Giáo trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin - Chương VI: Thiết kế mô hình hệ thống thông tin Tổng Thể

người trách nhiệm điều khiển các buổi hội thảo của cùng một chủ đề). Một buổi hội thảo diễn ra trong một ngày, một buổi (sáng hoặc chiều), một phòng và liên quan đến một chủ đề, ban phụ trách chương trình có thể xếp vào nhiều buổi hội thảo, nếu có một lượng lớn các báo cáo được chọn xếp cho chủ đề đó. Để người tham dự dễ nhớ phòng, các buổi hội thảo của cùng một chủ đề luôn được xếp vào cùng một phòng. Trong cùng một ngày và cùng một buổi có thể diễn ra nhiều buổi hội thảo song song liên quan đến những chủ đề khác nhau. Đối với những báo cáo không được chọn, ban phụ trách chương trình gởi trả tác giả hết cả 3 bản cùng với 2 bản nhận xét (không kèm điểm) của các phản biện. Đối với các phản biện chưa gởi nhận xét, sau khi hết hạn một tuần, ban phụ trách chương trình sẽ bố trí cho người đến tận nơi đòi. 6. QUẢN LÝ LƯƠNG SẢN PHẨM Một công ty sản xuất muốn quản lý tiền lương của tất cả các nhân viên. Các nhân viên thuộc hai loại: nhân viên hành chánh và công nhân. Mỗi một nhân viên có một mã số, họ tên, phái, ngày sinh, và ngày bắt đầu tham gia công tác. Mỗi nhân viên sẽ thuộc một đơn vị quản lý nào đó. Công ty chịu trách nhiệm sản xuất ra các sản phẩm. Các sản phẩm này thường được khách hàng (thường là các công ty khác) đặt hàng thông qua một hợp đồng. Mỗi hợp đồng thường đặt nhiều sản phẩm với một số lượng và đơn giá tương ứng cùng những Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 139 yêu cầu về kỹ thuật và thẩm mỹ kèm theo. Một sản phẩm có một mã số và mang một tên để gọi và đơn vị tính của nó. Các hợp đồng được đánh số thứ tự, tên hợp đồng, ngày bắt đầu và ngày kết thúc (ngày giao hàng) cùng những thõa thuận, cam kết giữa hai bên. Một hợp đồng khách hàng đặt ít nhất về một sản phẩm, nếu liên quan đến nhiều sản phẩm thì tất cả các sản phẩm này đều cùng kết thúc cùng một thời điểm ghi trên hợp đồng để giao hàng và thanh lý hợp đồng. Quá trình sản xuất một sản phẩm gồm nhiều công đoạn tùy theo sản phẩm. Do đặc tính kỷ thuật, thẩm mỹ và môi trường làm việc mà mỗi công đoạn được trả một đơn giá tương ứng. Các công đoạn sản xuất một sản phẩm được gọi bằng tên công đoạn và thường được đánh số thứ tự. Đối với công nhân hưởng lương sản phẩm. Hàng ngày, bộ phận quản lý sẽ ghi nhận kết quả làm việc của công nhân ngày hôm trước do đơn vị sản xuất (các phân xưởng) báo lên. Kết quả làm việc của mỗi công nhân trong ngày thể hiện việc công nhân đó thực hiện được những công đoạn nào (của sản phẩm nào đã được hợp đồng) với số lượng tương ứng của công đoạn đó là bao nhiêu trong ca làm việc nào. Làm việc ở ca 3 hoặc các ca của ngày chủ nhật được hưởng thêm một hệ số cao hơn làm việc các ca khác trong ngày làm việc bình thường. Kết quả này sẽ xác định thu nhập của công nhân trong ngày hôm đó. Đối với việc tính lương cho nhân viên hành chánh căn cứ vào hệ số lương và số ngày làm việc trong tháng của người đó. Nếu nghỉ có lý do (bệnh đột xuất, thai sản, ... ) sẽ được hưởng tiền bảo hiểm xã hội tùy theo số ngày nghỉ có lý do trong tháng. Nếu nghỉ không lý do thì không được tính lương. Hệ số lương thường căn cứ vào trình độ chuyên môn, trình độ ngoại ngữ, và thâm niên công tác (ngày bắt đầu tham gia công tác) và do lãnh đạo công ty xem xét và quyết định. Đối với những người có đảm trách chức vụ thì được hưởng phụ cấp chức vụ tùy theo đặc thù của chức vụ. Do nhu cầu của công tác, có thể có các nhân viên hành chánh làm việc ngoài giờ. Bộ phân theo dõi lương sẽ tổng kết số buổi làm thêm ngoài giờ của từng nhân viên trong tháng để tính lương ngoài giờ cho nhân viên. Cuối tháng bộ phận tiền lương phải in phiếu lương để phát cho từng công nhân, bảng lương công nhân theo từng đơn vị, bảng lương nhân viên hành chánh theo từng đơn vị và bảng lương tổng hợp toàn công ty để phát lương cho từng đơn vị, sau đó mỗi đơn vị cử người lên lãnh về phát cho từng thành viên của mình. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 140 7. CÔNG TÁC THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Thực tập tốt nghiệp là một học phần trong chương trình đào tạo sinh viên. Hàng năm nhà trường có kế hoạch và gửi sinh viên cuối khóa đến các cơ quan, đơn vị ban ngành trong nước thực tập tốt nghiệp. Công tác thực tập hàng năm đều do khoa chịu trách nhiệm lập kế hoạch và thực hiện. Kế hoạch này cũng thay đổi hàng năm tuỳ theo tình hình thực tế. Chẳng hạn: thời gian, thời điểm và nơi sinh viên đến thực tập năm này có thể khác năm trước. Tuỳ theo ngành học mà thời gian thực tập tốt nghiệp khác nhau. Trường có nhiều khoa và mỗi khoa có thể chịu trách nhiệm đào tạo nhiều ngành, dĩ nhiên là không thể tồn tại một ngành thuộc sự quản lý của hai khoa khác nhau. Sinh viên khi vào trường nhập học được gán cho một mã số gọi là Mã sinh viên. Mã số này không thay đổi trong suốt quá trình học tập tại trường. Người ta cũng cần quản lý đến họ tên, phái, ngày sinh và quê quán của sinh viên (huyện - tỉnh nào). Mỗi sinh viên thuộc một và chỉ một ngành học nào đó. Trước khi triển khai đưa sinh viên đi thực tập, khoa phải liên hệ các địa điểm thực tập cho sinh viên. Thông thường khoa phải gửi thông báo đến các đơn vị trình bày vấn đề, xem họ có khả năng và nhu cầu nhận sinh viên thực tập hay không? và có thể nhận với số lượng sinh viên là bao nhiêu. Có trường hợp khoa phải cử cán bộ trực tiếp đến liên hệ. Để tạo điều kiện thuận lợi cho sinh viên thì khoa cũng cho phép sinh viên tự liên hệ nơi thực tập, tuy nhiên phải báo cho khoa biết để xét duyệt xem địa điểm đó có thích hợp hay không. Nơi thực tập có thể là các cơ quan, đơn vị, trường học, ... có điều kiện vật chất và khả năng chuyên môn để hướng dẫn và thực hiện nội dung công tác thực tập. Để dễ dàng trong việc quản lý mỗi điểm thực tập gán cho một mã số gọi là mã đơn vị. Người ta cần quan tâm đến tên đơn vị, địa chỉ cụ thể, các số điện thoại liên lạc nếu có. Mỗi đơn vị như vậy sẽ đóng tại một huyện - tỉnh hay thành phố nào đó. Điều này ước lượng khoảng cách từ nơi thực tập tới trường để xác định chi phí đi lại cho sinh viên thực tập. Khi đến hạn, trợ lý giáo vụ cùng một người trong ban chủ nhiệm khoa sẽ phân bổ sinh viên đến các điểm thực tập. Việc phân bổ này thể hiện qua một quyết định cử sinh viên đi thực tập tốt nghiệp. Tất nhiên trước lúc đi, lãnh đạo hoặc người có trách nhiệm của khoa sẽ nhắc nhở những điều cần thiết liên quan đến đợt thực tập: yêu cầu sinh viên phải chấp hành nội quy của cơ quan và thực hiện công tác thực tập theo hướng dẫn của cán bộ phụ trách. Khi hoàn thành đợt thực tập phải làm một báo cáo công tác cho toàn nhóm thực tập, có xác nhận của đơn vị và nhận xét về tinh thần, thái độ, kết quả công tác và đánh giá (tốt/khá/trung bình/kém) đối với từng sinh viên. Khoa muốn tin học hóa công tác này để quản lý công tác thực tập tốt nghiệp của sinh viên thuận tiện hơn. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 141 8. QUẢN LÝ NGUYÊN LIỆU, SẢN PHẨM VÀ HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU Một công ty sản xuất các sản phẩm để phục vụ các hợp đồng xuất khẩu của mình với các khách hàng. Về mặt cơ cấu tổ chức, công ty có một số đơn vị phòng ban (phòng kế toán, phòng cung ứng, phòng kinh doanh), và một số phân xưởng sản xuất. Một trong các đơn vị là phòng cung ứng. Nhiệm vụ chính của phòng cung ứng là mua nguyên liệu của khách hàng sau đó cung cấp cho các phân xưởng sản xuất. Các phân xưởng có nhiệm vụ nhận nguyên liệu từ bộ phận cung ứng, sản xuất ra các sản phẩm để cung cấp cho các hợp đồng xuất khẩu. Công ty có nhiều khách hàng thường xuyên ký kết các hợp đồng. Trên mỗi hợp đồng có ghi số thứ tự của hợp đồng, ngày ký hợp đồng, thông tin về khách hàng: Tên, địa chỉ, số điện thoại, số fax, thời gian giao hàng, nơi giao hàng, phương thức thanh toán và các điều khoản cam kết giữa hai bên. Một hợp đồng khách hàng có thể đặt nhiều sản phẩm với số lượng và đơn giá tương ứng. Trị giá hợp đồng là tổng số tiền mà khách hàng sẽ phải thanh toán khi hợp đồng hoàn thành và thanh lý. Tr−êng ®¹i häc CÇn Th¬ Céng hßa x· héi chñ nghÜa ViÖt Nam Khoa c«ng nghÖ th«ng tin §éc lËp - Tù do - H¹nh phóc. STT: 09163/Q§ QuyÕt ®Þnh - C¨n cø vμo chøc n¨ng, quyÒn h¹n cña tr−ëng khoa. - C¨n cø vμo néi dung ch−¬ng tr×nh ®μo t¹o sinh viªn ngμnh: TIN Häc §−îc sù chÊp thuËn cña: C«ng ty FPT chi nh¸nh t¹i thμnh phè Hå ChÝ Minh. Nay cöû caùc sinh vieân sau ñaây: STT M· sè Hä tªn 1 2 3 4 §Õn thùc tËp tèt nghiÖp t¹i: C«ng ty FPT chi nh¸nh t¹i thμnh phè Hå ChÝ Minh. Trong kho¶ng thêi gian tõ ngμy: 02-01-1999 ®Õn ngμy: 18-03-1999. Caùc sinh vieân ñöôïc höôûng caùc khoaûn chi phí: löu truù, ñi laïi theo qui ñònh veà coâng taùc thöïc taäp toát nghieäp cuûa Boä Giaùo duïc vaø Ñaøo taïo hieän haønh. Caàn Thô, ngaøy 25 thaùng 12 naêm 1999. Tröôûng khoa: Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 142 Để tạo ra sản phẩm ngoài việc phải tuân theo những quy trình công nghệ, sự tham gia công sức của công nhân, các chi phí như nhiên liệu, nước, điện năng, các máy móc thiết bị chủ yếu cần các nguyên liệu. Bảng cơ cấu sản phẩm – nguyên liệu chỉ ra một đơn vị sản phẩm cần những loại nguyên liệu gì, với cơ cấu nguyên liệu (số đơn vị nguyên liệu) tương ứng là bao nhiêu. Như vây nguyên liệu là thành chủ yếu làm nên các sản phẩm xuất khẩu. Mỗi nguyên liệu có một tên nguyên liệu, đơn vị tính và được người ta gán cho một mã số gọi là mã nguyên liệu. Tương tự mỗi sản phẩm có một tên sản phẩm, đơn vị tính và được gán cho một mã số gọi là mã sản phẩm. Để tạo ra các sản phẩm kịp đáp ứng cho các hợp đồng công ty phải mua nguyên liệu. Khi mua nguyên liệu của khách hàng về một phiếu nhập nguyên liệu được lập. Trên phiếu nhập nguyên liệu có ghi số thứ tự của phiếu, ngày mua, thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế của khách hàng) và tỷ suất thuế giá trị gia tăng và chi tiết về nguyên liệu: tên nguyên liệu, số lượng, đơn giá tương ứng. Trị giá của phiếu nhập nguyên liệu bằng tổng số tiền các nguyên liệu cộng với tiền thuế giá trị gia tăng mà công ty sẽ phải thanh toán cho khách hàng. Khi mua nguyên liệu xong xong bộ phận cung ứng sẽ phải bảo quản và đem xuất cho các phân xưởng để sản xuất ra các sản phẩm. Khi xuất nguyên liệu cho các phân xưởng để sản xuất, một phiếu xuất nguyên liệu được lập (thường xuất cuối ca làm việc sau khi mua của khách hàng). Hình thức và nội dung một phiếu xuất tương tự như phiếu nhập nguyên liệu, tuy nhiên trên đó không có những thông tin về khách hàng mà có thêm thông tin về phân xưởng – nơi nhận nguyên liệu để tổ chức sản xuất. Mỗi phiếu xuất nguyên liệu chỉ xuất cho một phân xưởng duy nhất. Thông thường tất cả nguyên liệu mua xong cuối ca làm việc là phải xuất ngay cho các phân xưởng để bảo quản và sản xuất không để tồn kho. Khi phân xưởng sản xuất xong một lô sản phẩm, người ta chuyển sản phẩm cho bộ phận cung ứng, khi đó một phiếu nhập sản phẩm được lập. Trên phiếu nhập sản phẩm có ghi số thứ tự của phiếu nhập sản phẩm, ngày nhập sản phẩm và chi tiết về các sản phẩm: tên sản phẩm, số lượng tương ứng và thông tin về phân xưởng - nơi sản xuất ra các sản phẩm đó. Các sản phẩm này được tập trung cho bộ phận cung ứng để xuất cho các hợp đồng mà công ty đã ký với khách hàng từ trước. Bộ phận cung ứng sẽ căn cứ trên số lượng các sản phẩm mà các phân xưởng sản xuất được và các hợp đồng chưa thanh lý (các hợp đồng sắp đến hạn giao hàng sẽ được ưu tiên hơn) để cung ứng cho các hợp đồng. Khi xuất các sản phẩm nào đó cho hợp đồng thì một phiếu xuất sản phẩm được lập. Trên phiếu xuất sản phẩm có ghi số thứ tự của phiếu xuất sản phẩm, ngày ngày xuất, xuất cho hợp đồng nào và chi tiết các sản phẩm với số lượng xuất tương ứng. Đến thời điểm hiện tại căn cứ vào các hợp đồng, các phiếu nhập nguyên liệu, phiếu xuất nguyên liệu, phiếu nhập sản phẩm, phiếu xuất sản phẩm công ty cần biết: Tình hình tồn các sản phẩm (chưa xuất). Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 143 Tình hình cung ứng các sản phẩm cho các hợp đồng: hợp đồng nào đã hoàn thành có thể thanh lý, hợp đồng nào gần đến hạn giao hàng và mỗi hợp đồng còn thiếu từng sản phẩm là bao nhiêu? Và tầt nhiên từ đó biết cần phải cung ứng từng sản phẩm cho tất cả các hợp đồng là bao nhiêu. Căn cứ vào bảng cơ cấu nguyên liệu tạo ra sản phẩm mà biết cần phải mua từng nguyên liệu là bao nhiêu để bảo đảm sản xuất ra các sản phẩm để cung ứng cho từng hợp đồng và cho tất cả các hợp đồng nhằm lên kế hoạch vay vốn để mua nguyên liệu, bố trí sản xuất... 9. QUẢN LÝ CÔNG TÁC THỰC HÀNH TIN HỌC Khoa Công nghệ thông tin muốn quản lý công tác thực hành tin học của các phòng thực hành. Khoa có nhiều phòng máy tính phục vụ các môn học thực hành và làm niên luận, luận văn cho sinh viên. Mỗi phòng có số phòng, cùng hệ thống các máy tính trong đó. Các máy tính được đánh số và có thể có cấu hình (các phụ tùng: Mainboard, Ram, Harddisk, với đặc tính kỷ thuật liên quan) khác nhau. Mỗi phòng thực hành do một cán bộ phụ trách. Người ta quan tâm đến họ tên, phái, ngày sinh, địa chỉ của cán bộ và để cho đơn giản người ta cho mỗi cán bộ một mã số để phân biệt. Dựa vào việc đăng ký các môn thực hành của sinh viên vào đầu học kỳ mà phòng Giáo vụ chuyển danh sách cho, trợ lý giáo vụ của khoa sẽ phân thành các nhóm thực hành. Các sinh viên cùng một nhóm sẽ có cùng một lịch thực hành. Lịch thực hành của mỗi môn học tại một học kỳ được bố trí thành các buổi tại các phòng thực hành. Mỗi buổi thực hành chỉ dành cho một môn thực hành của một nhóm nào đó. Phòng Giáo vụ dựa vào việc đăng ký môn học đầu học kỳ của sinh viên mà cung cấp danh sách các nhóm thực hành cho từng môn, căn cứ vào đó cán bộ coi thi thực hành điểm danh và kiểm tra. Khi tiến hành mỗi buổi thực hành, cán bộ phụ trách sẽ bố trí vị trí của sinh viên (ngồi vào máy nào của phòng máy). Nói chung sinh viên tham dự các buổi thực hành theo lịch thực hành mà trợ lý giáo vụ hay trưởng phòng thí nghiệm đã sắp xếp. Cũng như đối với cán bộ, người ta quan tâm đến họ tên, phái, ngày sinh, địa chỉ của sinh viên và để cho đơn giản người ta cho mỗi sinh viên một mã số gọi lã mã sinh viên để phân biệt. Những thông tin về sinh viên được ghi nhận tại Phòng Giáo vụ khi sinh viên nhập học sau khi trúng tuyển qua kỳ tuyển sinh. Một buổi thực hành tại một phòng máy chỉ thực hành một môn học nào đó. Chú ý là một ngày làm việc có thể có 3 buổi thực hành (sáng, chiều, và tối). Sau khi trợ lý giáo vụ công bố lịch thực hành, bộ môn sẽ phân công cán bộ giảng dạy hướng dẫn sinh viên thực hiện các bài tập cho thực hành này. Cùng một môn nhưng có thể có nhiều cán bộ coi thực hành tại một buổi thi. Xong mỗi đợt thực hành cán bộ phụ trách phòng thực hành kiểm tra sinh viên nào đủ tiêu chuẩn thi, sinh viên nào không tham dự đầy đủ số buổi thực hành sẽ bị cấm thi. Cuối học kỳ bộ môn sẽ tổng kết số giờ coi thực hành của từng cán bộ để giáo vụ khoa tổng hợp công tác giảng dạy. QUẢN LÝ VIỆC PHÂN PHÁT BÁO, TẠP CHÍ Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 144 Công ty Bưu chính của một thành phố cần quản lý việc đặt mua và phân phát các loại báo /tạp chí cho các độc giả. Công ty có nhiều nhân viên. Khi được nhân vào làm việc ở công ty, mỗi một người, trong lý lịch cơ bản của mình ngoài việc được đặc tả bởi họ tên, ngày sinh, địa chỉ còn được gán một mã số và có thể đảm trách một chức vụ nào đó. Mỗi một loại báo hay tạp chí có một tên duy nhất do một tòa soạn được phép xuất bản. Một loại báo hay tạp chí tùy theo định kỳ phát hành (hàng ngày, hàng tuần, bán nguyệt san, hàng tháng hay hai tháng, vv... ) mà một lần phát hành mang một số. Số này được đánh số thứ tự lần phát hành trong năm (thí dụ báo Nhân Dân phát hành hàng ngày nên có số từ 1 tới 365 đối với năm bình thường và tới 356 đối với năm nhuận, chẳng hạn tờ số 60/2001 của báo Nhân Dân phát hành ngày 1-03-2001). Hàng năm, các độc giả đặt mua báo tạp chí tại Công ty Bưu chính thành phố, khi đặt mua phải điền vào một phiếu đặt. Mỗi một phiếu đặt có một số thứ tự, độc giả phải điền vào những thông tin của mình như họ tên, địa chỉ và nơi sẽ nhận báo/tạp chí. Người ta yêu cầu độc giả ghi rõ số nhà, tên đường (nơi nhận) để thuận tiện cho việc phân phát sau này. Trên phiếu đặt, độc giả cần ghi rõ sẽ mua những báo/tạp chí nào ứng với số nào và số lượng bao nhiêu. Nếu độc giả ghi mua từ một thời điểm này đến một thời điểm khác nào đó thì cũng suy ra độc giả sẽ mua những số nào của báo/tạp chí tương ứng đó. Từ đó sẽ xác định được số tiền mà độc giả phải thánh toán cho phiếu đặt trên. Việc đăng ký trước không chỉ bảo đảm chắc chắn độc giả sẽ có báo hay tạp chí mình đã đặt mà giá thường rẻ hơn giá bán lẻ. Mỗi một báo hay tạp chí đều có một nhà xuất bản chịu trách nhiệm tổ chức in ấn, phát hành và phân phối cho các đơn vị đặt mua. Một nhà xuất bản đặc trưng bởi một tên nhà xuất bản, một địa chỉ và một số điện thoại. Từ những phiếu đặt của độc giả trong năm, Công Ty Bưu Chính của thành phố sẽ tổng hợp được số lượng từng số của từng báo/ tạp chí mà độc giả sẽ mua để liên hệ báo (bằng điện thoại hoặc fax) cho các nhà xuất bản để có kế hoạch trong việc in ấn và phát hành. Hàng ngày Công Ty Bưu Chính nhận các loại báo theo số lượng đặt mua từ các nhà xuất bản mà công ty đã báo trước. Nhân viên bưu chính chịu trách nhiệm nhận báo/tạp chí từ các nhà xuất bản phải kiểm tra số lượng ghi trên hóa đơn và chuyển hóa đơn cho bộ phận tài vụ để thanh toán tiền cho nhà xuất bản. Thông thường việc thanh toán cho nhà xuất bản được thể hiện bằng các phiếu chuyển khoản thông qua tài khoản ngân hàng của hai bên tại các ngân hàng. Sau khi nhận báo từ các nhà xuất bản, để phân phát cho các độc giả và các điểm bán lẻ, người ta phải phân chia báo/tạp chí cho từng nhân viên. Việc phân phát báo chí cần phải nhanh chóng nhằm phục vụ khách hàng bằng cách phân công mỗi nhân viên bưu chính đảm trách việc phân phát báo và các tạp chí với số lượng kèm theo cho tất cả các độc giả hay các điểm bán lẻ trên một khu vực nào đó. Một khu vực thường gồm những điểm phát báo/tạp chí trên một số tuyến đường gần nhau trong thành phố. Để thuận tiện cho việc phân phát báo/tạp chí, mỗi một khu vực do một nhân viên bưu chính phụ trách. Trách nhiệm này nói chung là không thay đổi nếu không có biến động về mặt nhân sự của công ty (như sa thãi, chuyển công tác,). Công ty cũng cần quản lý cả việc phân phát đó để khi nếu có một sự khiếu nại từ độc giả sẽ biết được trách nhiệm thuộc về ai. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 145 10. QUẢN LÝ ĐIỂM SINH VIÊN ĐẠI HỌC Hàng năm sau kỳ tuyển sinh, những thí sinh trúng tuyển đến nhập học sẽ được bổ sung vào sinh viên của nhà trường. Mỗi sinh viên ngoài những thuộc tính như họ tên, giới tính, ngày sinh, quê quán (huyện, tỉnh) được gán cho một mã số (gọi là mã sinh viên). Mỗi sinh viên sẽ được xếp vào một lớp (một ngành của một khóa) của trường Đại Học. Theo chương trình đào tạo cuối mỗi học kỳ sinh viên phải trãi qua các kỳ thi. Phòng Giáo vụ sẽ xếp lịch thi cuối học kỳ cho tất cả các sinh viên. Trước hết người ta xếp lịch thi lần 1. Sau khi có kết quả thi lần 1, những sinh viên thiếu điểm sẽ được xếp vào lịch thi lần 2 cho học kỳ đó. Việc xếp lịch thi dựa vào số lượng sinh viên đã học từng môn, dung lượng (số chổ) của phòng thi để xếp chổ cho sinh viên. Do số chổ mỗi phòng cố định và có giới hạn nên một môn có thể được xếp vào nhiều phòng nếu số lượng sinh viên học môn đó đông. Để tạo thuận lợi cho việc coi thi tại một lúc không thể xếp hơn một môn thi vào trong cùng một phòng thi. Thời lượng (bao nhiêu phút), ngày thi, giờ thi cũng là nội dung quan trọng của lịch thi. Sau khi có lịch thi Phòng Giáo vụ gửi lịch này cho các khoa để phân công cán bộ coi thi, in danh sách sinh viên tại các phòng thi để đến lúc thi bàn giao danh sách này cho cán bộ coi thi để gọi danh sách vào phòng thi và theo dõi sinh viên trong suốt thời gian thi. Sau khi thi phòng đào tạo cắt phách, giao cho các khoa để gửi giáo viên chấm bài. Giáo viên sau khi chấm xong phải bàn giao bài thi cho phòng Giáo vụ để cập nhật kết quả thi. Công việc này xảy ra tuần tự (hết lần 1 đến lần 2) và lặp lại từng học kỳ. Phòng giáo vụ muốn tin học hóa công việc quản lý kết quả học tập của sinh viên với những nội dung sau: Công tác tổ chức thi: Lập Lịch thi (lần 1 & 2): + Học kỳ_niên khoá. + Môn thi + Lần thi. + Tên phòng. + Ngày thi. + Ca thi/giờ thi. + Thời lượng. - Sắp xếp thí sinh vào các phòng thi, in danh sách sinh viên từng phòng thi theo lịch thi. - Phân công coi thi (lần 1 & 2): sau khi lập lịch thi, có thể cho cán bộ đăng ký coi thi. - Quản lý kết quả học tập: + Nạp kết quả thi (sau khi giáo viên chấm xong), in kết quả thi từng môn Î từ đó tính điểm trung bình cuối mỗi học kỳ và cuối khoá học. - Lập lịch thi tốt nghiệp: + Học kỳ_niên khoá. + Môn thi + Lần thi. + Thời lượng. Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 146 + Tên phòng. + Ngày thi. + Ca thi. - Nạp kết quả thi tốt nghiệp. - Kết xuất học bạ cuối khóa (khi sinh viên ra trường) 11. QUẢN LÝ ĐIỂM HỌC SINH PHỔ THÔNG TRUNG HỌC Một sở giáo dục đào tạo cần quản lý học tập của tất cả học sinh trung học trong tỉnh. Việc quản lý được phân cấp về cho các trường học. Người ta nhận biết mỗi trường qua tên, địa chỉ cùng một số điện thoại và để cho đơn giản gán cho mỗi trường một mã số gọi là mã trường học. Tại một trường, người ta quan tâm đến những thông tin cơ bản của từng học sinh: họ tên, giới tính, ngày sinh. Ngoài ra người ta cũng cần biết mỗi học sinh thuộc dân tộc nào, tôn giáo gì, đang sống tại xã, huyện nào. Cũng như đối với các trường, để cho đơn giản người ta gán cho mỗi học sinh một mã số gọi là mã số học sinh. Mã số này là duy nhất đối với từng học sinh và không thay đổi trong suốt quá trình học tập tại trường. Vào đầu năm học sau khi thi tuyển các trường sẽ xếp các học sinh trúng tuyển cho từng lớp, đó là những lớp mới đầu cấp học (khối 10). Đối với những lớp cũ thì nói chung sang năm học mới học sinh tăng lên một lớp (chẳng hạn năm 2004 lớp 11A7 thì năm học 2005 trở thành lớp 12A7), trong trường hợp học sinh bị lưu ban hoặc chuyển lớp thì phải có sự sắp xếp lại. Học sinh đã xếp học lớp nào thì trong suốt năm học không được phép đổi lại. Nhờ sự sắp xếp này mà ban giám hiệu nhà trường có thể biết sỹ số từng lớp là bao nhiêu. Vào đầu học kỳ của mỗi năm học nhà trường phân công giảng dạy từng môn và phân công giáo viên làm chủ nhiệm cho từng lớp. Giáo viên chủ nhiệm của một lớp phải thuộc trong số giáo viên giảng dạy cho lớp tại học kỳ đó. Giáo viên dạy môn gì cho lớp nào phải chịu trách nhiệm về điểm số môn học cho tất cả học sinh lớp đó. Trong lớp, tại học kỳ đó mỗi học sinh mỗi môn học có 3 loại điểm: điểm hệ số 1 (kiểm tra 15 phút hoặc kiểm tra miệng), điểm hệ số 2 là điểm kiểm tra một tiết và điểm hệ số 3 là điểm thi cuối học kỳ, trên cơ sở đó xác định điểm trung bình cuối học kỳ của môn đó. Cuối học kỳ giáo viên chủ nhiệm tập hợp điểm tất cả các môn của các giáo viên giảng dạy lớp đó cung cấp để lập bảng điểm tổng hợp và khi hoàn tất điểm tất cả các môn thì xác định được điểm trung bình chung cuối học kỳ. Về hạnh kiểm, giáo viên chủ nhiệm lớp tại học kỳ đó có trách nhiệm theo dõi, đánh giá và xếp loại cho từng học sinh. Dựa vào kết quả học tập và hạnh kiểm hai học kỳ mà xếp loại chung toàn năm học cho từng học sinh, điểm trung bình học tập cuối năm là điểm trung bình của hai học kỳ. Khi học sinh ra trường nhà trường có trách nhiệm cung cấp học bạ (kết quả học tập và hạnh kiểm chi tiết trong suốt quá trình học tập tại nhà trường). Giáo trình: Phân tích & thiết kế HTTT. Biên soạn: Ths. Đinh Khắc Quyền & ThS. Phan Tấn Tài. 147 12. TUYỂN SINH ĐẠI HỌC Thực hiện chỉ thị của Bộ Giáo dục và Đào tạo về cải tiến công tác tuyển sinh, Các Trường Đại học kết hợp với Bộ Giáo dục và Đào tạo tổ chức tuyển sinh năm 2002 theo cách thức mới: thí sinh sử dụng chung đề, thi vào một trường nhưng có thể sử dụng kết quả để xét tuyển nguyện vọng vào nhiều trường. Công tác tuyển sinh được xem là xã hội hóa, nghĩa là mọi người cùng tham gia với những trách nhiệm khác nhau: từ Bộ Giáo dục và Đào tạo, các sở Giáo dục và Đào tạo, các trường Đại học; trong mỗi trường có nhiều bộ phận, phối hợp lẫn nhau. Khi đăng ký thí sinh phải đến Ban tuyển sinh tỉnh hoặc Phòng Giáo vụ trường Đại học nào đó mua hồ sơ và tự ghi vào những thông tin theo mẫu đã ghi trong hồ sơ, dán hình, xin xác nhận của chính quyền địa phương (có dấu xác thực) và nộp (cùng 2 tấm hình 3x4