Giáo trình Nguyên lý kế toán - Nghề: Kế toán doanh nghiệp

viên bán hàng 1.000. Trích các khoản BHXH, BHYT, BHTN, BHTN, BHTN lao động nghề nghiệp, KPCĐ theo tỷ lệ quy định tính vào đối tượng chi phí có liên quan kể cả phần trừ vào tiền lương của CB - CNV. Nhập kho 5.000 kg nguyên vật liệu đơn giá 4.290 đồng/kg, gồm thuế GTGT 10% chưa thanh toán cho người bán. Chi phí vận chuyển 1.050, gồm 5% thuế GTGT thanh toán bằng tiền mặt. Xuất kho 20.000 NVL để trực tiếp sản xuất sản phẩm, 4.000 NVL dùng ở bộ phận quản lý phân xưởng. Xuất kho 10.000 ccdc cho bộ phận tiếp sản xuất sản phẩm. Tạm ứng 50% tiền lương bằng tiền mặt cho người lao động. Khấu trừ vào tiền lương các khoản bồi thường là 1.000, khoản tạm ứng chưa hoàn trả là 1.000. Thanh toán lương đợt 2 cho người lao động bằng tiền mặt. Trong tháng nhập kho 1.000 thành phẩm A Trong tháng xuất bán 800 thành phẩm A cho doanh nghiệp X, đơn giá chưa có thuế là 125.000 đ Yêu cầu 1. Định khoản và ghi vào sơ đồ tài khoản các nghiệp vụ phát sinh trên. 2. Lập bảng cân đối kế toán. Bài 2 Có tình hình hoạt động kinh doanh tại 1 doanh nghiệp như sau (nghìn đồng) Tài sản Số tiền Nguồn vốn Tài sản Tiền mặt 100.000 Vay ngắn hạn 120.000 Tiền gửi ngân hàng 300.000 Phải trả người bán 150.000 Hàng hoá tồn kho 50.000 Vốn chủ sở hữu 1.300.000 Phải thu khách hàng 120.000 Tài sản cố định 1.000.000 - Nguyên giá 1.200.000 - Hao mòn (lũy kế) (200.000) Tổng tài sản 1.570.000 Tổng nguồn vốn 1.570.000 Trong tháng 1 năm 2016 có nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mua hàng nhập kho trị giá 150.000, trả bằng chuyển khoản 50%, nợ lại người bán 50% Tính lương phải trả ở bộ phận bán hàng: 10.000, ở bộ phận quản lý doanh nghiệp : 7.000 Xuất hàng bán tại kho, trị giá: 180.000; giá bán 240.000, thu bằng tiền mặt. Trích khấu hao TSCĐ sử dụng ở bộ phận quản lý doanh nghiệp: 10.000. Dùng tiền mặt trả nợ vay ngắn hạn ngân hàng : 100.000. Nhận được ‘Giấy báo có’ của ngân hàng số tiền : 80.000, về khoản khách hàng trả nợ cho doanh nghiệp. Yêu cầu Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Tính kết quả kinh doanh trong kỳ Lập bảng cân đối tài khoản Lập bảng cân đối kế toán Lập báo cáo kết quả kinh doanh CHƯƠNG 6 : SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Giới thiệu: Nhằm trang bị cho người học những kiến thức về sổ kế toán, phân biệt được các loại sổ kế toán, các hình thức kế toán. Giúp người học vận dụng các phương pháp chữa sổ sách kế toán, hệ thống hóa các loại sổ sách kế toán. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, ý nghĩa của sổ kế toán; - Trình bày được đặc điểm, sổ kế toán sử dụng, trình tự và phương pháp ghi sổ theo từng hình thức; - Nêu được các phương pháp chữa sổ kế toán; - Phân biệt được các loại sổ kế toán; - Vận dụng được các quy tắc ghi sổ kế toán để ghi sổ kế toán; - Phân biệt được các hình thức kế toán; - Tổ chức được hệ thống sổ kế toán; - Lựa chọn được hình thức kế toán phù hợp cho từng loại hình doanh nghiệp; - Có ý thức tích cực, chủ động trong quá trình học tập; - Tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp. Nội dung chính: 1. Sổ kế toán 1.1. Khái niệm và ý nghĩa của sổ kế toán - Khái niệm: Sổ kế toán là các tờ sổ theo mẫu qui định dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. - Ý nghĩa + Sổ kế toán là phương tiện được sử dụng để thu nhận, cung cấp và lưu trữ thông tin theo từng đối tượng kế toán, phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý thường xuyên kịp thời từng loại tài sản, từng nguồn hình thành tài sản, từng mặt của quá trình kinh tế tài chính của DN. + Nhờ sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ, có hệ thống theo các đối tượng kế toán để từ đó có thể tổng hợp số liệu các báo cáo kế toán và phân tích, đánh giá tình hình về tài sản, tình hình và kết quả các hoạt động kinh tế của đơn vị tại 1 thời kỳ và trong từng thời kỳ nhất định 1.2. Các loại sổ kế toán 1.2.1. Theo cách ghi chép - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ kế toán dùng ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo thứ tự thời gian như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ... - Sổ ghi theo hệ thống: là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các tài khoản (tổng hợp hoặc chi tiết) như sổ cái, sổ chi tiết.... - Sổ liên hợp: Là sổ kế toán ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết hợp giữa 2 loại sổ trên như: Nhật ký sổ cái 1.2.2. Theo nội dung ghi chép - Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đơi tượng kế toán ở dạng tổng hợp VD: sổ cái... - Sổ kế toán chi tiết: Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các đối tượng kế toán chi tiết, cụ thể VD: Sổ chi tiết nguyên vật liệu - Sổ kế toán kết hợp: Là sổ kế toán dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vừa theo đối tượng kế toán ở dạng tổng quát vừa theo đối tượng kế toán chi tiết ví dụ như các Nhật ký chứng từ. 1.2.3. Theo kiểu bố trí mẫu sổ - Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: Là sổ kế toán mà trên đó được chia thành hai bên để phản ánh số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có như sổ cái kiểu 2 bên. - Sổ kiểu 1 bên: Là sổ kế toán mà trên đó số phát sinh bên Nợ và số phát sinh bên Có được bố trí hai cột cùng một bên của trang sổ như sổ cái kiểu một bên. - Sổ kiểu nhiều cột: Là sổ kế toán dùng để kết hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên Nợ hoặc bên Có của 1 tài khoản trong cùng 1 trang sổ như sổ cái nhiều cột. - Sổ kiểu bàn cờ: Là sổ kế toán được lập theo nguyên tắc của bảng đối chiếu số phát sinh như kiểu bàn cờ như sổ cái kiểu bàn cờ 1.2.4. Theo hình thức tổ chức sổ - Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng thành những tập nhất định. - Sổ tờ rời: Là sổ kế toán mà các tờ sổ được đóng riêng rẽ. 1.3. Qui tắc ghi sổ 1.3.1. Ghi sổ kế toán - Giai đoạn 1: Mở sổ + Đầu năm kế toán căn cứ vào danh mục sổ kế toán đã được xây dựng để mở đầy đủ các loại sổ kế toán để sử dụng cho năm mới. Sau đó căn cứ vào số dư trên sổ kế toán cuối năm trước đã được chỉnh lý, kiểm tra để ghi vào số dư đầu kỳ của sổ kế toán năm nay. + Đồng thời tiến hành đối chiếu kiểm tra với số liệu ghi trên bảng CĐKT cuối năm trước để đảm bảo tính chính xác của số liệu ghi trên sổ kế toán. - Giai đoạn 2: Ghi sổ + Ghi sổ là ghi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào các tài khoản trong sổ kế toán trên cơ sở chứng từ gốc. Nếu chứng từ có liên quan đến nhiều sổ kế toán thì phải có sự luân chuyển theo 1 trình tự hợp lý. + Ghi sổ phải sử dụng loại mực tốt, không được ghi xen kẽ, chồng lên nhau, các dòng không có số liệu phải gạch chéo, khi sai phải sửa theo phương pháp sửa sai kế toán, không tẩy xoá... - Giai đoạn 3: Khoá sổ Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán: Khoá sổ kế toán là tìm số dư cuối kỳ của các tài khoản và ghi sổ kế toán bằng cách cộng số phát sinh nợ, số phát sinh bên Có rồi tình số dư cuối kỳ 1.3.2 Phương pháp chữa sai sót trong sổ kế toán 1.3.2.1. Phương pháp cải chính - Điều kiện áp dụng: Khi phần ghi sai phát hiện sớm, trước khi cộng dồn số liệu hoặc chuyển sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng. - Phương pháp chữa: Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang phần ghi sai và dùng mực thường ghi phần đúng vào khoảng trống phía trên. Bên cạnh ghi rõ họ tên, chữ ký người sửa. 1.3.2.2. Phương pháp ghi bổ sung - Điều kiện áp dụng: + Khi bỏ sót nghiệp vụ + Con số ghi trong sổ nhỏ hơn con số thực tế cần phải ghi + Sai sót phát hiện muộn, khi đã cộng dồn số liệu và cũng không sai quan hệ đối ứng - Phương pháp chữa: Kế toán ghi bổ sung bằng định khoản cùng quan hệ đối ứng với số chênh lệch thiếu. Ví dụ: Người mua trả tiền cho đơn vị bằng TGNH 58.600.000đ - Giả sử kế toán ghi sổ bằng định khoản Nợ TK “ TGNH” 56.800.000 Có TK “ Phải thu khách hàng” 56.800.000 Khi phát hiện, kế toán phải ghi bổ sung: Nợ TK “ TGNH” 1.800.000 Có TK “ Phải thu khách hàng” 1.800.000 1.3.2.3. Phương pháp ghi đỏ (hay phương pháp ghi âm) - Điều kiện áp dụng: Khi kế toán cần điều chỉnh giảm bớt (hoặc xoá đi toàn bộ) con số đã ghi trong sổ trong trường hợp đã cộng dồn số liệu nhưng không sai quan hệ đối ứng hoặc sai quan hệ đối ứng. - Phương pháp chữa: + Khi số đã ghi sổ lớn hơn số thực tế: Kế toán ghi cùng quan hệ đối ứng tài khoản như cũ với số tiền chênh lệch thừa bằng bút toán đỏ ( sử dụng mực đỏ hay dặt vào khung chữ nhật hoặc ngoặc đơn. Cũng với ví dụ trên: Nợ TK “ TGNH” 85.600.000 Có TK “ Phải thu khách hàng” 85.600.000 Khi phát hiện, kế toán tiến hành chữa: Nợ TK “ TGNH” (27.000.000) Có TK “ Phải thu khách hàng” (27.000.000) + Ghi trùng nghiệp vụ hai lần: Lập định khoản mới cùng quan hệ đối ứng, cùng số phát sinh và ghi sổ bằng bút toán đỏ để xoá giá trị ghi thừa. + Ghi sai định khoản: Khi phát hiện, ghi lại định khoản đã ghi sai bằng mực đỏ để xoá, sau đó ghi lại định khoản đúng bằng mực thường Cũng với ví dụ trên: Nợ TK “ TGNH” 56.800.000 Có TK “ Phải trả người bán” 56.800.000 Khi phát hiện, kế toán tiến hành chữa: Nợ TK “ TGNH” (56.800.000) Có TK “ Phải trả người bán” (56.800.000) Nợ TK “ TGNH” 58.600.000 Có TK “ Phải thu khách hàng” 58.600.000 2. Hình thức kế toán 2.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung 2.1.1. Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký chung - Tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. 2.1.2. Sổ sách kế toán sử dụng: - Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt; - Sổ Cái; - Các sổ, thẻ kế toán chi tiết. 2.1.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung (Biểu số 01) (1) Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đó kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đó ghi trên sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, thẻ kế toán chi tiết đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3, 5, 10... ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đó loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có). (2) Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đó kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các Sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đó loại trừ số trùng lặp trên các sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Biểu số 01 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ CHUNG Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật ký đặc biệt Chứng từ kế toán SỔ NHẬT KÍ CHUNG SỔ CÁI Bảng cân đối số phát sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng tổng hợp chi tiết Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra 2.1.4. Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm: Dễ ràng, rễ hiểu, mẫu sổ đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán. - Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lặp - Điều kiện áp dụng: Áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh không nhiều và sử dụng máy vi tính trong công tác kế toán. 2.2 Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái 2.2.1. Đặc điểm của hỡnh thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại. 2.2.2. Sổ kế toán sử dụng - Nhật ký - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 2.2.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái (Biểu số 02) (1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đó được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi trên một dùng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc định kỳ 1 đến 3 ngày. Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đó ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2) Cuối tháng, sau khi đó phản ánh toàn bộ chứng từ kế toán phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng tài khoản ở phần Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh cuối tháng. Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh luỹ kế từ đầu quý đến cuối tháng này. Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ Cái. (3) Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải đảm bảo các yêu cầu sau: Tổng số tiền của cột Tổng số phát sinh Tổng số phát sinh “Phát sinh” ở phần = Nợ của tất cả các = Có của tất cả các Nhật ký Tài khoản Tài khoản Tổng số dư Nợ các Tài khoản = Tổng số dư Có các tài khoản (4) Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khoá sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng. Căn cứ vào số liệu khoá sổ của các đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản. Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và Số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái. Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập báo cáo tài chính. Biểu số 02 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ - SỔ CÁI Chứng từ kế toán Sổ quỹ NHẬT KÍ – SỔ CÁI Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.2.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép, vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu kiểm tra. - Nhược điểm: Khó phân công lao động kế toán tổng hợp với đơn vị có qui mô vừa và lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế tài chính, mẫu sổ kế toán tổng hợp sẽ cồng kềnh, không thuận tiện chi việc ghi sổ. - Điều kiện áp dụng: Đơn vị có qui nhỏ, sử dụng ít tài khoản kế toán tổng hợp. 2.3. Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ 2.3.1. Đặc điểm của hỡnh thức kế toán Chứng từ ghi sổ Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là “Chứng từ ghi sổ”. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. + Ghi theo nội dung kinh tế trong Sổ Cái. Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ) và có chứng từ kế toán đính kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán. 2.3.2. Sổ sách kế toán sử dụng - Chứng từ ghi sổ; - Sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ; - Sổ Cái; - Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết. 2.3.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ (Biểu số 03) (1)- Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng Tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đó được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, kế toán lập Chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào Chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào Sổ Cái. Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập Chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan. (2)- Cuối tháng, phải khoá sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ, tính ra Tổng số phát sinh Nợ, Tổng số phát sinh Có và Số dư của từng tài khoản trên Sổ Cái. Căn cứ vào Sổ Cái lập Bảng Cân đối số phát sinh. (3)- Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên Sổ Cái và Bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập Báo cáo tài chính. Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng Tổng số tiền phát sinh trên sổ Đăng ký Chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và Tổng số dư Có của các tài khoản trên Bảng Cân đối số phỏt sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên Bảng tổng hợp chi tiết. Biểu số 03 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN CHỨNG TỪ GHI SỔ Chứng từ kế toán Sổ quỹ CHỨNG TỪ GHI SỔ Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Sổ, thẻ kế toán chi tiết Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Bảng cân đối số phát sinh số phỏt sinh BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.3.4. Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, rõ ràng, dễ hiểu, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán hiện đại. - Nhược điểm: Việc ghi chép trùng lắp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ làm ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi bảng cân đối kế toán. - Điều kiện áp dụng: Phù hợp với mọi loại hình đơn vị có qui mô khác nhau, đặc biệt là những đơn vị có nhiều cán bộ kế toán 2.4. Hình thức sổ kế toán nhật ký - chứng từ 2.4.1.Đặc điểm của hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (NKCT) - Tập hợp và hệ thống các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với việc phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. - Kết hợp chặt chẽ việc ghi chộp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hoá các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản). - Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng một sổ kế toán và trong cùng một quá trình ghi chép. - Sử dụng các mẫu sổ in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế, tài chính và lập báo cáo tài chính. 2.4.2. Sổ sách kế toán sử dụng - Nhật ký chứng từ; - Bảng kê; - Sổ Cái; - Sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết. 2.4.3. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Chứng từ (Biểu số 04) (1). Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ kế toán đó được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các Nhật ký - Chứng từ hoặc Bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các Bảng kê và Nhật ký - Chứng từ có liên quan. Đối với các Nhật ký - Chứng từ được ghi căn cứ vào các Bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào Nhật ký - Chứng từ. (2). Cuối tháng khoá sổ, cộng số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các Nhật ký - Chứng từ với các sổ, thẻ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp chi tiết có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các Nhật ký - Chứng từ ghi trực tiếp vào Sổ Cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ, thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết để lập các Bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với Sổ Cái. Số liệu tổng cộng ở Sổ Cái và một số chỉ tiêu chi tiết trong Nhật ký - Chứng từ, Bảng kê và các Bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Biểu số 04 TRÌNH TỰ GHI SỔ KẾ TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÝ - CHỨNG TỪ Chứng từ kế toán và các bảng phân bổ Bảng kê NHẬT KÝ CHỨNG TỪ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ Cái BÁO CÁO TÀI CHÍNH Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra 2.4.4. Ưu nhược điểm và điều kiện áp dụng - Ưu điểm: Giảm bớt được khối lượng công việc ghi chép kế toán, khắc phục được việc ghi sổ kế toán trùng lắp, việc kiểm tra đối chiếu số liệu được tiến hành thường xuyên ngay trên trang sổ, cung cấp số liệu kịp thời cho việc tổng hợp số liệu lập báo cáo kế toán. - Nhược điểm: Mẫu sổ kế toán phức tạp đòi hỏi cán bộ nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn cao, không thuận tiện cho việc cơ giới hoá công tác kế toán. - Điều kiện áp dụng: Đơn vị lớn, số lượng nghiệp vụ nhiều, điều kiện kế toán thủ công, dễ chuyên môn hoá cán bộ kế toán. CHƯƠNG 7 : TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN Giới thiệu: Nhằm trang bị cho người học những kiến thức về tổ chức công tác hạch toán kế toán, phân biệt được các hình thức tổ chức kế toán từ đó giải thích được chức năng và nhiệm vụ của bộ máy kế toán. Mục tiêu: - Trình bày được khái niệm, ý nghĩa và nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán; - Nêu được những yêu cầu tổ chức công tác kế toán; - Nêu lên được một số nội dung cơ bản của tổ chức công tác kế toán; - Phân biệt các hình thức tổ chức công tác kế toán; - Nêu được những nhiệm vụ của công việc kiểm tra kế toán; - Nhận biết được kiểm toán nội bộ; - Vẽ được sơ đồ và giải thích được chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận và mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán theo từng hình thức tổ chức công tác kế toán; - Có ý thức tích cực, chủ động trong quá trình học tập; - Tuân thủ chế độ kế toán doanh nghiệp. Nội dung chính: 1. Ý nghĩa và nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán 1.1. Ý nghĩa tổ chức công tác hạch toán kế toán Cung cấp thụng tin cần thiết cho quản trị doanh nghiệp và người quan tâm. 1.2. Nhiệm vụ tổ chức công tác hạch toán kế toán - Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán và bộ máy kế toán... - Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, nguyên tắc kế toán, chế độ kế toán... - Tổ chức hướng dẫn mọi người chấp hành các chính sách chế độ thể lệ kinh tế tài chính... - Tổ chức đào tạo bồi dưỡng đội ngũ cán bộ nhân viên kế toán... 2. Nội dung công tác hạch toán kế toán 2.1. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán - Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh trong đơn vị đều phải lập chứng từ hợp pháp, hợp theo đúng mẫu, phương pháp tính toán và nội dung ghi chép. - Tuỳ thuộc vào nội dung hoạt động kinh doanh, trên cơ sở hệ thống chứng từ bắt buộc và hệ thống chứng từ hướng dẫn mà nhà nước đó ban hành, kế toán sẽ xác định những chứng từ cần thiết mà đơn vị phải sử dụng. 2.2. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán - Trên cơ sở hệ thống tài khoản Nhà nước đó ban hành, căn cứ vào nội dung nhiệm vụ kinh doanh, các đơn vị phải tiến hành nghiên cứu, cụ thể hoá và xác định những tài khoản kế toán sử dụng trong đơn vị mình, đồng thời, xây dựng danh mục và cách ghi chép các tài khoản cấp II, III. 2.3. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán - Căn cứ vào qui mô và điều kiện kinh doanh của đơn vị và các hình thức kế toán, sẽ chọn hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình 2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán - Hệ thống báo cáo trong đơn vị bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. 2.5. Tổ chức bộ máy kế toán 2.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Theo hình thức này thì toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán DN.các bộ phận và các đơn vị trực thuộc không tổ chức bộ phận kế toán riêng mà bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi chứng từ về phòng kế toán tập chung của DN. - Ưu điểm: + Tạo điều kiện để kiểm tra chỉ đạo nghiệp vụ thống nhất và kịp thời của kế toán trưởng cũng như lãnh đạo của DN. + Thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá công việc đối với các cán bộ kế toán cũng như việc trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, sử lý thông tin. - Nhược điểm: Việc kiểm tra kiểm soát các hoạt động SXKD ở đơn vị phụ thuộc, luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán thường bị chậm. - Hình thức tổ chức này áp dụ