Giáo trình Nguyên lý kế toán - Chương 6: Chứng từ, sổ sách kế toán và kiểm kê tài sản

i ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác. Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán. Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. 2.3.2 Ghi sổ kế toán Số liệu ghi chép vào sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh. Đơn vị kế toán được ghi sổ kế toán bằng tay hoặc ghi sổ kế toán bằng máy vi tính. 2.3.3. Khoá sổ 23 Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán. Người ghi sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ số chứng chỉ hành nghề. 2.4 Sửa chữa sổ kế toán 2.4.1 Đối với sai sót của kỳ báo cáo: Khi phát hiện sổ kế toán ghi bằng tay có sai sót của kỳ báo cáo thì không được tẩy xoá làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo một trong các phương pháp sau: a. Phương pháp cải chính: Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:  Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;  Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. b. Phương pháp ghi số âm (còn gọi Phương pháp ghi đỏ): Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai. Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế. Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:  Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính;  Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. c. Phương pháp ghi bổ sung: Phương pháp này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Sửa chữa theo phương pháp này phải lập “Chứng từ ghi sổ bổ sung" để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. d. Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế toán bằng máy vi tính: Trường hợp phát hiện sai sót thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; 2.4.2 Đối với sai sót của các kỳ trước 24 Trường hợp phát hiện sai sót trong các kỳ trước, doanh nghiệp phải điều chỉnh hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót”. 3. Kiểm kê tài sản, bảo quản và lưu trữ tài liệu kế toán 3.1 Kiểm kê tài sản : 3.1.1 Nội dung của kiểm kê tài sản Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Các trường hợp phải kiểm kê tài sản a) Cuối kỳ kế toán năm, trước khi lập báo cáo tài chính; b) Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặc bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp; c) Chuyển đổi hình thức sở hữu doanh nghiệp; d) Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác; đ) Đánh giá lại tài sản theo quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền; e) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Sau khi kiểm kê tài sản, đơn vị kế toán phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê. Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kế toán, đơn vị kế toán phải xác định nguyên nhân và phải phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lý vào sổ kế toán trước khi lập báo cáo tài chính. Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản. Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quả kiểm kê. 3.2 Tác dụng của kiểm kê tài sản Trong quá trình kinh doanh, có nhiều nguyên nhân xuất phát từ bản thân của người thực hiện nghiệp vụ hay bản chất của tài sản kinh doanh mà xảy ra hiện tượng thất thoát tài sản. Kiểm kê tài sản là một trong những biện pháp ngăn ngừa và phát hiện rủi ro về tài sản bị mất cắp do hiện tượng tham ô, lãng phí do việc bất cẩn trong quản lý và sử dụng tài sản. Việc kiểm kê tài sản cung cấp bằng chứng về sự tồn tại của tài sản, giúp thông tin kế toán có tính tin cậy. Đây cũng là cơ sở thông tin ban đầu quan trọng cho nhà quản trị nhằm đưa ra nhận định về tình hình tài sản nhằm quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn. 3.3 Phân loại kiểm kê 25 3.3.1 Phân loại theo phạm vi kiểm kê Kiểm kê toàn diện: Là kiểm kê toàn bộ các tài sản của đơn vị gồm : tiền, hàng tồn kho, tài sản cố định, khoản phải thu, tạm ứng, khoản phải trả,Các tài sản này cần phải thực hiện kiểm kê ít nhất mỗi năm một lần trước khi lập báo cáo tài chính Kiểm kê từng phần: Tùy theo thực tế yêu cầu quản lý, đặc thù của hoạt động kinh doanh mà nhà quản lý yêu cầu kiểm kê từng loại tài sản cố định tại những thời điểm khác nhau. Việc kiểm kê tài sản thường được thực hiện khi có sự bàn giao tài sản, khi cần phải xác định giá trị tồn tại của một loại tài sản nào đó, khi có hiện tượng mất cắp tài sản, 3.3.2 Phân loại theo thời gian tiến hành kiểm kê Kiểm kê định kỳ : Để đảm bảo việc quản lý tài sản một cách hiệu quả, nhà quản lý thường có quy định kiểm kê tài sản tại những thời điểm nhất định. Tùy thuộc vào đặc điểm của từng loại tài sản mà nhà quản lý có quy định thời điểm kiểm kê. Ví dụ đối với tiền mặt, là tài sản có tính linh hoạt khá cao và dễ dàng bị mất mát, nên kiểm kê vào cuối mỗi ngày; hàng tồn kho nên kiểm kê vào cuối mỗi tháng và tài sản cố định nên kiểm kê cuối năm . Kiểm kê bất thường : xảy ra khi có biến cố, làm ảnh hưởng đến công tác quản lý và kiểm soát tài sản. Đây chính là hoạt động kiểm kê đột xuất ngoài kỳ hạn quy định. Kiểm kê đột xuất thường thực hiện khi có sự thay đổi về người quản lý tài sản, khi có xự cố cháy nổ hay mất trộm, 3.3.3 Thủ tục và phương pháp tiến hành kiểm kê Kiểm kê tài sản là công tác cần được thực hiện bởi tất cả các nhân viên, bộ phận liên quan đến tài sản, do vậy cần phải tổ chức thực hiện một cách khoa học nhằm đạt được mục tiêu quản lý. Thủ trưởng đơn vị là người lãnh đạo và chịu trách nhiệm trong tổ chức kiểm kê; kế toán trưởng giúp Thủ trưởng đơn vị trong việc chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ cho những người tham gia kiểm kê, xác định phạm vi kiểm kê, vạch kế hoạch công tác kiểm kê. Trình tự công tác kiểm kê : − Trước khi tiến hành kiểm kê: Thủ trưởng đơn vị ký quyết định thành lập ban kiểm kê, kế toán hoàn thành việc ghi sổ tất cả mọi nghiệp vụ kinh tế đã phát sinh, tiến hành tổng hợp và khóa sổ. Nhân viên quản lý tài sản cần sắp xếp lại tài sản theo từng loại, có trật tự ngăn nắp để kiểm kê được thuận tiện nhanh chóng. − Trong khi thực hiện kiểm kê : Tùy theo đối tượng mà cần có phương pháp tiến hành kiểm kê phù hợp. 26 + Đối với tài sản kiểm kê là hàng tồn kho, tiền mặt và các chứng khoán, ấn chỉ có giá trị như tiền thì nhân viên kiểm kê tiến hành cân, đo, đong, đếm tại chỗ có sự chứng kiến của người chịu trách nhiệm quản lý số hiện vật, tiền mặt chứng khoán đó. Ngoài việc cân, đo, đong, đếm số lượng còn cần quan tâm đánh giá chất lượng hiện vật, phát hiện những trường hợp tài sản, vật tư hư hỏng, kém chất lượng, mất phẩm chất. + Đối với kiểm kê tiền gởi ngân hàng, tài sản trong thanh toán: Việc kiểm kê được thực hiện thông qua công tác đối chiếu số liệu giữa số dư của sổ sách kế toán tại đơn vị với số liệu của ngân hàng và các đơn vị khách hàng, nhà cung cấp có liên quan đến nghĩa vụ thanh toán. Nếu phát sinh chênh lệch thì phải đối chiếu từng khoản để tìm nguyên nhân và điều chỉnh sửa sai cho khớp đúng số liệu ở hai bên. − Sau khi kiểm kê: + Tổng hợp số liệu kiểm kê, xác định chênh lệch và phản phản ánh vào các biên bản kiểm kê. + Phân tích số liệu kiểm kê, xác định nguyên nhân chênh lệch thông tin giữa số liệu sổ sách và số liệu kiểm kê; báo cáo với nhà quản lý và đề nghị hướng giải quyết + Nhà quản lý cần căn cứ theo quy định và thủ tục của pháp luật, các trình tự và thủ tục kiểm soát tại đơn vị để đưa ra hướng giải quyết phù hợp, hiệu quả 3.4 Bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán Tài liệu kế toán phải được đơn vị kế toán bảo quản đầy đủ, an toàn trong quá trình sử dụng và lưu trữ. Tài liệu kế toán lưu trữ phải là bản chính. Trường hợp tài liệu kế toán bị tạm giữ, bị tịch thu thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp có xác nhận; nếu bị mất hoặc bị huỷ hoại thì phải có biên bản kèm theo bản sao chụp hoặc xác nhận. Tài liệu kế toán phải đưa vào lưu trữ trong thời hạn mười hai tháng, kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm hoặc kết thúc công việc kế toán. Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán chịu trách nhiệm tổ chức bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán. Thời hạn lưu trữ tài liệu kế toán : a) Tối thiểu năm năm đối với tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành của đơn vị kế toán, gồm cả chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính; 27 b) Tối thiểu mười năm đối với chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính, sổ kế toán và báo cáo tài chính năm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác; c) Lưu trữ vĩnh viễn đối với tài liệu kế toán có tính sử liệu, có ý nghĩa quan trọng về kinh tế, an ninh, quốc phòng. Ngoài ra, Chính phủ còn có quy định cụ thể từng loại tài liệu kế toán phải lưu trữ, thời hạn lưu trữ, thời điểm tính thời hạn lưu trữ quy định tại khoản, nơi lưu trữ và thủ tục tiêu huỷ tài liệu kế toán lưu trữ. 3.5 Công việc kế toán trong trường hợp tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại Khi phát hiện tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại, đơn vị kế toán phải thực hiện kiểm tra, xác định và lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại và thông báo cho tổ chức, cá nhân có liên quan và cơ quan nhà nước có thẩm quyền; Tổ chức phục hồi lại tài liệu kế toán bị hư hỏng; Liên hệ với tổ chức, cá nhân có giao dịch tài liệu, số liệu kế toán để được sao chụp hoặc xác nhận lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại; Đối với tài liệu kế toán có liên quan đến tài sản nhưng không thể phục hồi bằng các biện pháp trên thì phải kiểm kê tài sản để lập lại tài liệu kế toán bị mất hoặc bị huỷ hoại. 28 TÓM TẮT BÀI 1. Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán. Doanh nghiệp được chủ động xây dựng biểu mẫu chứng kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và đặc thù hoạt động kinh doanh, nhưng phải đảm bảo đủ các tiêu chí theo hướng dẫn của chế độ kế toán hiện hành 2. Kiểm kê tài sản là việc cân, đong, đo, đếm số lượng; xác nhận và đánh giá chất lượng, giá trị của tài sản, nguồn vốn hiện có tại thời điểm kiểm kê để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kế toán. Ngoài công tác kiểm kê nhằm phục vụ yêu cầu quản lý tài sản của đơn vị, việc kiểm kê tài sản còn phải được thực hiện trong những trường hợp theo luật định. Kiểm kê cần thiết phải thực hiện theo trình tự và thủ tục phù hợp với tài sản kiểm kê nhằm đảm bảo tính tin cậy của kết quả kiểm kê 3. Sổ kế toán gồm sổ chi tiết và sổ tổng hợp. Tùy theo mục đích, yêu cầu quản lý, đặc thù hoạt động kinh doanh mà doanh nghiệp tự xây dựng sổ kế toán nhằm cung cấp thông tin đến đối tượng sử dụng một cách minh bạch và đầy đủ. 4. Các phương pháp sửa sai sổ kế toán gồm : phương pháp cải chính, phương pháp ghi số âm và phương pháp ghi bổ sung 29 CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP : 1. Trình bày khái niệm và nội dung của chứng từ kế toán ? 2. Trình bày trình tự lập chứng từ kế toán ? 3. Cho ví dụ về một số chứng từ kế toán áp dụng theo từng phân hệ kế toán ? 4. Trình bày khái niệm và phương pháp kiểm kê tài sản ? 5. Doanh nghiệp thực hiện kiểm kê trong những trường hợp nào, tác dụng của việc kiểm kê trong từng trường hợp ? 6. Cho biết sự khác biệt giữa sổ chi tiết kế toán và sổ tổng hợp kế toán ? 7. Trình bày các phương pháp sửa chữa sổ kế toán, tính và thực hiện các bút toán sửa sai. Thực hiện sửa sai trong các trường hợp sau : a) Công ty ABC đã ghi nhận việc mua hàng trong kỳ trên sổ kế toán như sau : Nợ TK 156 33 triệu đồng Có TK 331 : 33 triệu đồng Vào cuối kỳ kế toán phát hiện lô hàng trên là lô hàng thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, thuế suất 10%. Hãy thực hiện điều chỉnh bút toán trên cho đúng b) Công ty X đã ghi nhận một khoản tiền đã chi ra để trả nợ như sau Nợ TK 331 10 triệu đồng Có TK 112 10 triệu đồng Vào cuối tháng, công ty phát hiện rằng khoản tiền chi ra là để trả nợ vay ngân hàng, không phải trả nợ người bán. Hãy thực hiện bút toán điều chỉnh trên