Giáo trình Nguyên lý kế toán (Bản đẹp)

Bảng cân đối kế toán Tại ngày 10/01/N ĐVT: 1000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng - Nguyên vật liệu - TSCĐ hữu hình 100.000 100.000 700.000 900.000 - Phải trả người bán - Vay và nợ thuê tài chính - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 300.000 400.000 1.100.000 Tổng cộng 1.800.000 Tổng cộng 1.800.000 Nhận xét: Tổng tài sản và tổng nguồn vốn không thay đổi chỉ thay đổi các mục nguồn vốn. Nguồn nợ người bán giảm 100.000, nguồn vay và nợ thuê tài chính tăng 100.000. Tổng tài sản và tổng nguồn vốn vẫn = 1.800.000, vẫn “cân đối”. 102 * Trường hợp 3: Nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm 1 tài sản tăng, 1 nguồn vốn khác tăng tương ứng. Hoạt động kinh tế tài chính diễn ra gây ảnh hưởng đến các loại tài sản, các loại nguồn vốn sẽ làm cho tài sản nào đó tăng thêm, đồng thời làm cho một loại nguồn vốn nào đó cũng tăng thêm với giá trị tương ứng, tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn cùng tăng thêm với giá trị tương ứng, do đó tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn vẫn bằng nhau. Tỷ trọng các loại tài sản và tỷ trọng các nguồn vốn thay đổi. Ví dụ 5.3: Căn cứ vào số liệu ví dụ trên. Ngày 15/01/N ngân sách cấp cho doanh nghiệp X một TSCĐ hữu hình 50.000 làm tăng nguồn vốn đầu tư của chủ sở hữu. Làm tăng TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp và tăng nguồn vốn đầu tư của chủ sở hữu 50.000. Như vậy, tổng tài sản tăng 50.000 và tổng nguồn vốn tăng 50.000, nhưng vẫn giữ nguyên quan hệ cân đối. Chỉ có tổng số tiền tăng. Ta có bảng cân đối kế toán như sau: Bảng cân đối kế toán Tại ngày 15/01/N ĐVT: 1000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng - Nguyên vật liệu - TSCĐ hữu hình 100.000 100.000 700.000 950.000 - Phải trả người bán - Vay và nợ ngắn hạn - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 300.000 400.000 1.150.000 Tổng cộng 1.850.000 Tổng cộng 1.850.000 Nhận xét: Tổng tài sản và tổng nguồn vốn đã thay đổi đều bằng nhau, nhưng không làm mất tính cân đối của bảng. * TH 4: Nghiệp vụ KT phát sinh làm 1 tài sản giảm, 1 nguồn vốn khác giảm đi tương ứng. Hoạt động kinh tế tài chính diễn ra gây ảnh hưởng đến các loại tài sản và các loại nguồn vốn nhưng làm cho loại tài sản nào đó giảm bớt, đồng thời làm cho loại nguồn vốn nào đó cũng giảm bớt với giá trị tương ứng, do đó tổng số tài sản và tổng số nguồn vốn vẫn bằng nhau. Tỷ trọng của các loại tài sản và tỷ trọng các nguồn vốn không thay đổi. Ví dụ 5.4: Căn cứ số liệu ví dụ trên. Ngày 20/01/N dùng tiền gửi ngân hàng trả nợ người bán 80.000, làm giảm tiền gửi ngân hàng 80.000, làm giảm khoản nợ phải trả người bán 80.000. Làm cho tổng tài sản giảm 80.000 và tổng nguồn vốn giảm 80.000 nhưng vẫn cân đối. Ta có bảng cân đối sau: Bảng cân đối kế toán Tại ngày 20/01/N ĐVT: 1000đ Tài sản Số tiền Nguồn vốn Số tiền - Tiền mặt - Tiền gửi ngân hàng - Nguyên vật liệu - TSCĐ hữu hình 100.000 20.000 700.000 950.000 - Phải trả người bán - Vay và nợ thuê tài chính - Vốn đầu tư của chủ sở hữu 220.000 400.000 1.150.000 103 Tổng cộng 1.770.000 Tổng cộng 1.770.000 Nhận xét: Tổng tài sản và tổng nguồn vốn đã thay đổi đều giảm bằng nhau nhưng không làm mất tính cân đối của bảng. 5.3.4. Cơ sở số liệu và phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán 5.3.4.1. Cơ sở số liệu - Căn cứ vào bảng cân đối kế toán cuối niên độ kế toán trước. - Số dư cuối kỳ bên Nợ, bên Có của các tài khoản trên sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết của kỳ lập bảng cân đối kế toán. 5.3.4.2. Phương pháp chung lập bảng cân đối kế toán a. Cột số cuối kỳ (năm, quý, tháng): Lấy số dư cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp hoặc sổ kế toán chi tiết tương ứng với các chỉ tiêu đó để lập: + Những chỉ tiêu phản ánh tài sản thì căn cứ vào số dư cuối kỳ bên Nợ của các tài khoản tương ứng ở loại tài sản (vốn) để lập phần tài sản của bảng. + Những chỉ tiêu phản ánh nguồn hình thành tài sản thì căn cứ vào số dư cuối kỳ bên Có của các tài khoản tương ứng với loại nguồn hình thành tài sản (vốn) để lập phần nguồn vốn của bảng. + Các trường hợp ngoại lệ: - Các chỉ tiêu dự phòng như: dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn, dài hạn, dự phòng giảm giá hàng tồn khovà các chỉ tiêu giá trị hao mòn luỹ kế của TSCĐ lấy số dư Có của các tài khoản để ghi âm (ghi đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn vào các chỉ tiêu tương ứng phần tài sản). - Các chỉ tiêu liên quan đến các khoản thanh toán như phải thu khách hàng, phải trả người bán, phải căn cứ vào số dư chi tiết trên các tài khoản liên quan tương ứng để ghi. Nếu số dư chi tiết bên Nợ sẽ được ghi vào các chỉ tiêu tương ứng phần tài sản, nếu số dư chi tiết bên Có sẽ ghi vào các chỉ tiêu tương ứng phần nguồn vốn, không được bù trừ lẫn nhau. - Một số tài khoản có số dư lưỡng tính thuộc loại nguồn vốn như lợi nhuận chưa phân phối, chênh lệch tỷ giá Căn cứ vào số dư cụ thể để ghi vào các chỉ tiêu tương ứng: Nếu tài khoản có số dư Có thì ghi bình thường, nếu tài khoản có số dư Nợ thì ghi âm b. Cột số đầu năm: Lấy số liệu ở cột “ Số cuối kỳ” trên bảng cân đối kế toán cuối niên độ trước để ghi vào chỉ tiêu tương ứng. Số đầu năm không thay đổi suốt niên độ kế toán. 5.3.5. Mối quan hệ giữa bảng cân đối kế toán và các tài khoản kế toán. Trong thực tế công tác kế toán, việc lập bảng cân đối kế toán được tiến hành định kỳ, tại một thời điểm nhất định. Sở dĩ như vậy, vì các hoạt động kinh tế xảy ra thường xuyên, với quy mô lớn, người làm công tác kế toán không thể và không cần thiết cứ sau mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh lại lập một bảng cân đối kế toán mới. Để thay cho việc đó, kế toán thường dùng tài khoản kế toán để phản ánh, sau đó tổng hợp số liệu để lập bảng cân đối kế toán. Có thể khái quát mối quan hệ giũa bảng cân đối kế toán với tài khoản kế toán như sau: 104 - Kết cấu của tài khoản kế toán và kết cấu của bảng cân đối kế toán được xây dựng trong mối quan hệ phù hợp với nhau. - Đầu kỳ căn cứ vào sổ kế toán (tài khoản kế toán) kỳ trước để ghi chuyển số dư vào sổ kế toán (tài khoản kế toán) kỳ này. Có thể căn cứ số liệu bảng cân đối kế toán kỳ trước để kiểm tra lại việc ghi số dư đầu kỳ vào sổ kế toán. - Trong kỳ, căn cứ vào chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán định khoản và ghi vào sổ kế toán của các tài khoản. - Cuối kỳ, khoá sổ kế toán, tính số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán và lấy số liệu để lập bảng cân đối kế toán mới. Lưu ý: Các báo cáo tài chính còn lại: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; báo cáo lưu chuyển tiền tệ; thuyết minh báo cáo tài chính xem trong tài liệu Quyết định số 15/2006/ QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính. 105 BÀI TẬP CHƯƠNG 5 Bài số 5.1 Tình hình tài sản và nguồn vốn tại công ty Hoa Hồng ngày 1/1/N (1.000 đồng) Tài sản cố đinh hữu hình 950.000 Phải thu của khách hàng 50.000 Nguyên vật liệu 300.000 Tiền đặt trước của người mua 58.000 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1.100.000 Phải trả người bán 192.000 Lợi nhuận chưa phân phối 100.000 Tạm ứng 15.000 Tiền mặt 50.000 Thành phẩm 105.000 Tiền gửi ngân hàng 100.000 Sản phẩm dở dang 30.000 Vay và nợ thuê tài chính 150.000 Trong tháng 1/N có các nghiệp vụ phát sinh sau (đơn vị 1.000đ) 1. Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán bớt số nợ vay ngắn hạn ngân hàng đến hạn trả: 60.000 2. Người mua trả nợ bằng tiền mặt: 50.000 3. Dùng tiền mặt trả nợ người bán: 80.000 4. Xuất kho thành phẩm gửi bán, trị giá vốn: 70.000 5. Vay ngắn hạn ngân hàng 50.000 để ứng trước tiền hàng cho người bán 6. Trích lập quĩ đầu tư phát triển từ lợi nhuận: 10.000 7. Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho ngân sách bằng chuyển khoản 15.000 Yêu cầu: 1. Định khoản, mở tài khoản, ghi số dư và số phát sinh vào tài khoản có liên quan. 2. Lập bảng cân đối kế toán tháng 1/N Bài số 5.2 Tài liệu tại công ty cổ phần Á Châu trong quý I/N như sau (1000đ): I. Tình hình đầu quý Tài sản cố định hữu hình 2.000.000 Vay và nợ thuê tài chính 500.000 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 2.305.000 Phải trả người bán công ty Q 112.000 Lợi nhuận ST chưa phân phối 9.500 Hàng hoá 250.000 Tiền mặt 188.500 Thuế và các khoản phải nộp NN 12.000 Tiền gửi ngân hàng 500.000 II. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quý 1. Xuất kho gửi bán một số hàng hoá theo giá vốn 100.000 106 2. Công ty K đặt trước tiền hàng bằng tiền mặt 150.000 3. Mua hàng của công ty Q chưa trả tiền theo tổng giá thanh toán cả thuế GTGT 10% là 385.000. Hàng đã kiểm nhận, nhập kho đủ. 4. Thanh toán tiền hàng cho công ty Q bằng chuyển khoản 385.000 5. Vay ngắn hạn ngân hàng 112.000 để trả nợ cho công ty Q 6. Trích lập quỹ khen thưởng từ lợi nhuận 8.000 Yêu cầu 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh vào sơ đồ tài khoản. 2. Lập bảng cân đối kế toán Bài số 5.3 Tình hình tài sản và nguồn vốn tại công ty chế biến nông sản Hoa Mai ngày 1/1/N (1.000đồng) Tài sản cố đinh hữu hình 950.000 Vốn đầu tư của chủ sở hữu 1.100.000 Nguyên vật liệu 300.000 Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối 100.000 Tiền mặt 50.000 Tiền đặt trước của người mua 58.000 Tiền gửi ngân hàng 100.000 Phải trả người bán 192.000 Vay và nợ thuê tài chính 150.000 Tạm ứng 15.000 Phải thu của khách hàng 50.000 Thành phẩm 105.000 Sản phẩm dở dang 30.000 Trong tháng 1/N có các nghiệp vụ phát sinh sau (đơn vị 1.000đ) 1. Dùng tiền gửi ngân hàng thanh toán bớt số nợ vay ngắn hạn ngân hàng đến hạn trả: 60.000 2. Người mua trả nợ bằng tiền mặt: 50.000 3. Dùng tiền mặt trả nợ người bán: 80.000 4. Xuất kho thành phẩm gửi bán, trị giá vốn: 70.000 5. Vay ngắn hạn ngân hàng 50.000 để ứng trước tiền hàng cho người bán 6. Trích lập quĩ đầu tư phát triển lợi nhuận: 10.000 7. Xác định thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp ngân sách: 15.000 8. Nộp thuế thu nhập doanh nghiệp cho ngân sách bằng chuyển khoản 15.000 Yêu cầu: 1. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phản ánh vào sơ đồ tài khoản. 2. Lập bảng cân đối kế toán 107 Chương 6. SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN 6.1. SỔ KẾ TOÁN 6.1.1. Khái niệm, ý nghĩa và nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán 6.1.1.1. Khái niệm Sổ kế toán là những tờ sổ được xây dựng theo mẫu nhất định có mối liên hệ chặt chẽ với nhau được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các loại hoạt động kinh tế tài chính trên cơ sở số liệu của các chứng từ kế toán theo đúng phương pháp kế toán nhằm cung cấp thông tin có hệ thống phục vụ công tác lãnh đạo và công tác quản lý các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị. Sổ sách kế toán là những tờ sổ theo mẫu nhất định có liên hệ chặt chẽ với nhau dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ gốc. Sổ kế toán là phương pháp để hệ thống hóa thông tin theo từng đối tượng kế toán phục vụ cho công tác kế toán và công tác quản lý trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị. Như vậy, ghi sổ kế toán là một giai đoạn phản ánh quan trọng trong quá trình xử lý và cung cấp thông tin của kế toán. Theo Luật kế toán thì: - Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán. - Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai. - Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau: + Ngày, tháng, năm ghi sổ. + Số hiệu và ngày tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ. + Tóm tắt nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh. + Số tiền của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào tài khoản kế toán. + Số dư đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ. 108 6.1.1.2. Ý nghĩa Sổ kế toán phản ánh một cách liên tục và có hệ thống sự biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn và quá trình sản xuất kinh doanh. Xây dựng hệ thống sổ kế toán một cách khoa học đảm bảo cho việc tổng hợp số liệu được kịp thời, chính xác và tiết kiệm thời gian. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi chép rời rạc trên các chứng từ gốc được phản ánh đầy đủ, có hệ thống từ đó kế toán có thể tổng hợp số liệu lập các báo cáo kế toán và phân tích tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Công việc của kế toán luôn bắt đầu từ chứng từ và kết thúc là lập các báo cáo tài chính. Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong kỳ đều đã được phản ánh vào chứng từ kế toán, tuy đầy đủ, đa dạng và phong phú nhưng thông tin cung cấp rời rạc và phân tán. Nhờ có sổ kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên chứng từ được ghi chép, phản ánh đầy đủ một cách có hệ thống theo từng đối tượng kế toán cụ thể nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tượng có nhu cầu sử dụng thông tin. Mặt khác, cuối kỳ dựa vào số liệu đã được hệ thống hóa trên sổ kế toán, có thể tổng hợp số liệu, lập báo cáo tài chính phục vụ cho việc phân tích, đánh giá tình hình và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị trong 1 thời kỳ. 6.1.1.3. Nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán - Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật kế toán số 03/2003/-QH11 ngày 17/6/2003, Nghị định số 129/2004/ NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật kế toán và Chế độ kế toán này. - Bộ Tài chính nghiên cứu xây dựng và ban hành hệ thống tài khoản kế toán, mẫu sổ kế toán bắt buộc sử dụng chung cho các đơn vị (sổ cái, sổ nhật ký) và mẫu sổ kế toán có tính chất hướng dẫn (các sổ chi tiết) để các đơn vị vận dụng sử dụng. Cụ thể hiện nay, Bộ Tài Chính yêu cầu các doanh nghiệp phải thực hiện chế độ kế toán theo quyết định số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/3/2006 - Trong điều kiện ứng dụng tin học trong kế toán, sổ kế toán cần được xây dựng, thiết kế với mẫu sổ phù hợp với cơ chế hoạt động của phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng trong kế toán, đảm bảo cho phương tiện kỹ thuật tin học sử dụng có thể thực hiện được việc ghi chép, hệ thống hoá thông tin về các hoạt động của đơn vị vào mẫu sổ kế toán đó. 6.1.2. Phân loại các loại sổ kế toán. Phân loại sổ kế toán là phương tiện để ghi chép có hệ thống thông tin kế toán trên cơ sở chứng từ gốc, chứng từ kế toán khác hợp lý, hợp pháp, sổ kế toán cần có nhiều loại để phản ánh tính đa dạng, phong phú của đối tượng hạch toán. Để sử dụng hệ thống các loại sổ có đặc trưng kết cấu, nội dung phản ánh và hình thức biểu hiện khác nhau, cần phải phân loại sổ theo tiêu thức riêng, từ đó có thể chọn cách mở sổ thích hợp, đảm bảo hiệu quả chung của công tác kế toán trên sổ. 6.1.2.1. Theo cách ghi chép Theo cách ghi chép sổ kế toán được phân thành 3 loại - Sổ ghi theo thứ tự thời gian: Là sổ kế toán dùng để ghi tất cả các hoạt động kinh tế tài chính xảy ra trong kỳ hạch toán theo trình tự thời gian diễn ra hoạt động kinh tế tài chính 109 hay trình tự thời gian bộ phận kế toán nhận được chứng từ kế toán phản ánh hoạt động kinh tế tài chính đó, như sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ ghi theo hệ thống: Là sổ kế toán được sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá các hoạt động kinh tế tài chính theo từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, theo từng đối tượng kế toán cụ thể. Thuộc loại này có Sổ Cái các tài khoản, sổ kế toán chi tiết, sổ nhật ký chứng từ. - Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính diễn ra trong kỳ hạch toán vừa theo thứ tự thời gian, vừa theo hệ thống trên cùng một trang sổ. Thuộc loại này có Sổ nhật ký - sổ cái. 6.1.2.2. Theo nội dung ghi chép Theo nội dung ghi chép sổ kế toán được phân thành 03 loại - Sổ kế toán tổng hợp: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính liên quan đến đối tượng kế toán ở dạng tổng quát được phản ánh vào tài khoản kế toán tổng hợp (tài khoản cấp 1). Thuộc loại này có sổ cái các tài khoản (kiểu 1 bên, kiêu 2 bên, kiểu bàn cờ) sổ nhật ký - sổ cái, sổ nhật ký chung, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. - Sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo các tài khoản chi tiết (tài khản cấp 2, cấp 3) đáp ứng yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị. Thuộc loại này có các sổ kế toán chi tiết - Sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết: Là loại sổ kế toán được sử dụng để ghi chép các hoạt động kinh tế tài chính vừa theo tài khoản kế toán tổng hợp, vừa theo tài khoản kế toán chi tiết. Thuộc loại này có 1 sổ Sổ Nhật ký chứng từ, một số các sổ cái các tài khoản (kiểu nhiều cột). 6.1.2.3. Theo cấu trúc mẫu sổ Theo cấu trúc mẫu sổ, sổ kế toán được chia thành 4 loại - Sổ kiểu 1 bên: Là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản được bố trí ở 1 bên trang sổ. Thuộc loại này có sổ cái các tài khoản kiểu 1 bên. - Sổ kiểu 2 bên: Là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản được bố trí cân đối ở 2 bên trang sổ. Thuộc loại này có sổ cái các tài khoản kiểu 2 bên. - Sổ kiểu nhiều cột: Là loại sổ kế toán mà trên trang sổ cột số tiền ghi Nợ, ghi Có của tài khoản được chia ra nhiều cột để ghi các hoạt động kinh tế tài chính một cách chi tiết, cụ thể theo các tài khoản chi tiết. Thuộc loại này có Sổ cái các tài khoản kiểu nhiều cột, 1 số sổ nhật ký chứng từ. - Sổ kiểu bàn cờ: Là loại sổ kế toán được xây dựng theo nguyên tắc kết cấu của bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ. Thuộc loại này có Sổ nhật ký chứng từ, sổ cái các tài khoản sử dụng trong hình thức kế toán nhật ký chứng từ. 6.1.2.4. Theo hình thức tổ chức sổ Theo hình thức tổ chức sổ, sổ kế toán được phân thành 2 loại: - Sổ đóng thành quyển: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được đóng thành quyển, có đánh số thứ tự các trang sổ và đóng giáp lai giữa các trang sổ. - Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà các trang sổ được để riêng biệt. 110 6.1.3. Chu trình kế toán trên sổ kế toán Sử dụng sổ kế toán là một kỹ thuật nghiệp vụ, để đảm bảo sự thống nhất ngôn ngữ biểu diễn các thông tin trên sổ cần phải quy định các kỹ thuật: mở sổ, ghi sổ, chữa sai sót trên sổ, chuyển sổ và khoá sổ kế toán. Các kỹ thuật thực hành công tác kế toán trên sổ đảm bảo thực hiện chính xác, thống nhất chu trình hạch toán, làm cho ngôn ngữ trên sổ trở thành ngôn ngữ của kinh doanh. 6.1.3.1. Chu trình ghi sổ kế toán: 3 giai đoạn a. Mở sổ kế toán + Đầu niên độ kế toán (đầu năm dương lịch) các đơn vị tiến hành mở sổ kế toán theo danh mục sổ kế toán đã đăng ký với cơ quan quản lý nhà nước và ghi chuyển số dư trên sổ kế toán cuối năm trước (cuối kỳ) sang số dư đầu năm (đầu kỳ) trên sổ kế toán mới mở năm nay. + Mỗi đơn vị kế toán chỉ mở 1 hệ thống sổ kế toán chính thức và duy nhất. + Các sổ mở phải có dấu giáp lai giữa hai trang sổ liền nhau, cuối sổ phải có chữ ký quy định tính hợp pháp của sổ mở cũng như số liệu được ghi vào đó trong suốt niên độ. + Niên độ sử dụng sổ sách mở là 12 tháng (365 ngày). Niên độ tài chính để mở sổ kể từ ngày 01/01/N đến 31/12/N. b. Kỹ thuật ghi sổ + Sổ ghi theo đúng nội dung, kết cấu, tác dụng của mỗi loại sổ đã quy định khi mở sổ. + Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp hoặc ghi rõ nội dung số liệu chuyển sổ từ đầu. + Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác, rõ ràng và sạch sẽ. Số liệu ghi trên sổ kế toán phải dùng mực tốt, không phai, được ghi liên tục, có hệ thống, không được ghi xen kẽ, không ghi chồng đè lên nhau, không được bỏ cách, cấm tẩy xoá, cấm dùng chất hoá học để sữa chữa. + Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán cần phải sửa chữa theo đúng phương pháp chữa sổ quy định không được làm mất đi những số ghi sai, đảm bảo đọc được và tính so sánh được của số liệu. + Thông lệ quốc tế quy định: Số tiền dương của nghiệp vụ được ghi bằng mực xanh (đen) thường; còn số tiền điều chỉnh giảm (số âm) được ghi bằng mực đỏ để phân biệt và dễ xác định giá trị thực bằng tiền của chỉ tiêu. + Việc ghi sổ được thực hiện liên tục trong niên độ, khi chuyển sang sổ do chưa kết thúc kỳ hạch toán chưa kết thúc niên độ thì phải ghi rõ “cộng mang sang” ở trang trước và ghi “cộng trang trước” ở trang tiếp liền sau. + Phải tuân thủ nguyên tắc ghi và nội dung cũng như phương pháp ghi sổ: nhật ký, sổ cái, sổ chi tiết, sổ bàn cờ ... nhằm không làm ảnh hưởng đến mối liên hệ ghi chép của hệ thống sổ kế toán của đơn vị và đảm bảo nguyên tắc kết chuyển số liệu ghi sổ và đối chiếu sổ khi cần thiết. c. Khoá sổ Cuối kỳ kế toán (tháng, quý, năm) hoặc trong các trường hợp kiểm kê tài sản, sát nhập, giải thể, chia tách,phải tiến hành khoá sổ kế toán. Khoá sổ kế toán công việc ghi chuyển 111 số liệu giữa các sổ liên quan, cộng phát sinh, tính và ghi số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán trên sổ kế toán phục vụ cho việc lập các bảng tổng hợp - cân đối kế toán. 6.1.3.2. Kỹ thuật chữa sổ kế toán Trong quá trình ghi chép, có thể xảy ra các sai sót ở những trường hợp cụ thể khác nhau, khi phát hiện sai sót trong ghi sổ, kế toán phải chữa sổ theo các phương pháp sau: a. Phương pháp cải chính - Là phương pháp trực tiếp thay thế phần ghi sai bằng phần ghi đúng. - Điều kiện áp dụng: Áp dụng chữa sổ kế toán trong trường hợp sai sót phát hiện sớm trong diễn giải, số liệu ghi sai không liên quan đến mối quan hệ đối ứng tài khoản, không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng. - Phương pháp chữa sổ kế toán: Kế toán dùng mực đỏ gạch ngang chỗ ghi sai 1 gạch để còn thấy rõ nội dung số liệu chỗ ghi sai và sau đó ghi số đúng bằng mực thường lên phía trên xen kẽ 2 dòng ở chỗ bị gạch bỏ, người chữa và kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận việc chữa sổ. Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt 500.000đ. Kế toán ghi sai tài khoản tiền gửi ngân hàng: 300.000đ, còn tài khoản tiền mặt ghi đúng 500.000đ TK 112 Tiền gửi ngân hàng TK 111 Tiền mặt 500.000 (ký chữa sổ) 300.000 500.000 (gạch bằng mực đỏ) b. Phương pháp ghi bổ sung + Điều kiện áp dụng: Trường hợp bỏ sót nghiệp vụ hoặc số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số tiền thực tế phải ghi phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản. + Phương pháp chữa sổ: - Trường hợp ghi sai số tiền được chữa sổ ghi bổ sung bằng một định khoản cùng quan hệ đối ứng với số tiền chênh lệch ghi thiếu, ở dòng tiếp theo của trang sổ sau dòng cộng sổ, sau đó cộng sổ lại. - Trường hợp ghi sót nghiệp vụ kinh tế kế toán thì ghi tiếp nghiệp vụ kinh tế bỏ sót vào dòng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ, hoặc ghi vào dòng tiếp theo dòng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng sổ lại. Ví dụ 6.1: Khách hàng trả nợ bằng tiền gửi ngân hàng số tiền 500.000đ. Kế toán đã ghi sai với số tiền 400.000đ như bút toán (1), sau đó sửa lại bằng bút toán (2) là ghi thêm định khoản bằng số tiền chênh lệch thiếu 100.000đ. TK 131 Phải thu khách hàng TK 112 Tiền gửi ngân hàng xxx xxx 400.000 (1) (1) 400.000 CPS: 0 400.000 400.000 0 112 100.000 (2) (2) 100.000 0 500.000 500.000 0 c. Phương pháp ghi số âm + Điều kiện áp dụng: Ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản, ghi trùng nghiệp vụ, ghi số sai lớn hơn số đúng và phát hiện sau khi cộng sổ nhưng không sai quan hệ đối ứng tài khoản. + Phương pháp chữa sổ: Lập 1 chứng từ ghi sổ đính chính được kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán ký xác nhận. - Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản: Ghi lại nguyên vẹn hoạt động kinh tế đã ghi sai (theo định khoản sai) với số tiền ghi bằng số âm, sau đó ghi lại hoạt động kinh tế đó theo định khoản đúng bằng mực thường. Ví dụ 6.2: Dùng tiền gửi ngân hàng trả tiền mua nguyên vật liệu 20.000đ Kế toán ghi sổ sai: Nợ TK Công cụ dụng cụ: 20.000 (1) Có TK tiền gửi ngân hàng: 20.000 Kế toán chữa sổ: Ghi lại định khoản trên bằng số âm Nợ TK Công cụ dụng cụ: (20.000) Có TK tiền gửi ngân hàng: (20.000) Sau đó ghi định khoản đúng bằng mực thường Nợ TK Nguyên vật liệu: 20.000 Có TK Tiền gửi ngân hàng: 20.000 TK 112 TGNH TK 153 CCDC TK 152 NVL xxx xxx xxx 20.000 (1) 20.000 (20.000) (2) (20.000) 20.000 (3) (3) 20.000 20.000 0 20.000 - Trường hợp ghi trùng nghiệp vụ: Ghi lại nghiệp vụ kinh tế đã ghi trùng số tiền bằng số âm ở dòng tiếp theo của trang sổ nếu chưa cộng sổ hoặc ghi dòng tiếp theo dòng cộng sổ nếu đã cộng sổ, sau đó tiến hành cộng lại sổ. Ví dụ 6.3: Mua nguyên vật liệu nhập kho chưa trả tiền người bán 15.000đ. Kế toán đã vào sổ 2 lần bằng bút toán (1), (2), sửa sổ bằng bút toán (3). TK Phải trả người bán TK Nguyên vật liệu xxx xxx 113 15.000 (1) 15.000 15.000 (2) 15.000 (15.000) (3) (15.000) - Trường hợp số ghi lớn hơn số ghi đúng: Ghi tại nghiệp vụ đó theo định khoản đã ghi số tiền bằng số chênh lệch và ghi số âm. Ví dụ 6.4: Dùng tiền gửi ngân hàng để trả nợ vay ngắn hạn 200.000đ. Kế toán ghi sai theo bút toán (1) và chữa sổ theo bút toán (2). TK 112 TGNH TK Vay và nợ thuê tài chính xxx xxx 300.000 (1) (1) 300.000 300.000 (100.000) (2) (2)(100.000) 200.000 200.000 Chú ý: - Trường hợp ghi sổ sai nhiều nội dung (sai cả về số tiền, sai cả về quan hệ đối ứng tài khoản) thì vận dụng phương pháp ghi số âm để sửa chữa. Cách chữa như trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng tài khoản. - Trường hợp ghi sổ bằng máy