Giáo trình môn Tin văn phòng - Tài liệu, ebook, giáo trình

Tài liệu được chia thành 4 chương chính và một số phụ lục đi kèm:

Chương I: Giới thiệu các khái niệm cơ bản và Hệ điều hành MS Windows.

Chương II: Chương trình soạn thảo văn bản MS WORD

Chương III: Làm việc với bảng tính MS EXCEL.

Chương IV: Công cụ trình chiếu MS POWERPOINT

226 trang | Chia sẻ: phuongt97 | Lượt xem: 421 | Lượt tải: 0

Bạn đang xem trước 20 trang nội dung tài liệu Giáo trình môn Tin văn phòng, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên

n ra t t c các b n ghi trong c t ó. Top 10 : hi n ra 10 b n ghi có giá tr cao nh t ( Top ) ho c th p nh t ( Bottom ) trong c t. Blanks : hi n ra t t c nh ng b n ghi tr ng trong c t ó. NonBlanks : hi n ra t t c các b n ghi có ch a thông tin (khác tr ng) trong c t ó. Giáo trình TIN V N PHÒNG 160 Custom : giúp t o ra các tiêu chí ph c h p mà không có trong danh sách tiêu chí. Vi l a ch n Custom b n có th s d ng xây d ng bi u th c iu ki n. b. B ch Autofilter ho c b l c t i c t b t k − Ti các c t có t l c d li u thì nút m i tên có màu xanh ( blue ). t t t l c, ch n nút m i tên trên c t ó r i ch n All . − t t ch AutoFilter, ch n menu Data/ Filter/ AutoFilter. c. Ví d Ch hi n ra nh ng ng ưi ho c là Tr ưng phòng, ho c là Phó phòng, i làm ít h n ho c bng 20 ngày/tháng. iu ki n l c d li u ưc t trên tr ưng Ch c v v i giá tr Tr ng phòng ho c Phó phòng ; trên tr ưng Ngày công có giá tr không v t quá 20 . − Di chuy n vào vùng d li u, chn menu Data/ Filter/ AutoFilter. − Kích chu t vào nút m i tên trên c t Ch c v , ch n Custom . − Hp tho i Custom AutoFilter hi n ra, trong h p th 1 c a dòng 1: ch n Equals , trong h p th 2 c a dòng 1: ch n TP t danh sách ho c gõ giá tr TP . − Kích ch n nút Or ngay phía d ưi h p ch n c a dòng 1. Trong h p th 1 c a dòng th 2: ch n Equals , trong h p th 2 c a dòng th 2: ch n PP . − Ch n OK, khi ó ch các b n ghi có giá tr trên c t Ch c v và TP ho c PP hi n th . − Kích chu t vào nút m i tên trên c t Ngày công , ch n Custom . − Tư ng t nh ư làm v i c t Ch c v , ch n Is less than or equals to trong h p th nh t c a dòng 1: ch n is less than or equals to, trong h p th 2 c a dòng 1: gõ 20. − Ch n OK k t thúc. 3.2. Advanced Filter u im c a Advanced Filter là có th nhìn các tiêu chu n m t cách t ng quát, b ng kt qu có th ưa ra m t v trí khác v i b ng d li u g c. Thêm n a, có th th c hi n lc ưc v i các iu ki n ph c t p (có t 3 iu ki n tr lên trên 1 tr ưng) mà Autofilter không làm ưc. a. To dãy tiêu chu n (vùng iu ki n l c - criteria range) − Copy toàn b dòng nhãn (tiêu ) c a b ng d li u vào m t dòng tr ng b t k cu i b ng d li u. − Vi t ng c t có iu ki n, gõ tiêu chu n vào các hàng ngay dưi dòng nhãn c t ó (xem cách xây d ng vùng iu ki n trong ph n 2.2 c a Các hàm tính toán th ng kê ). b. S d ng Advanced Filter − To dãy tiêu chu n − Di chuy n con tr vào b ng d li u ho c bôi en b ng d li u Giáo trình TIN V N PHÒNG 161 − Ch n menu Data/ Filter/ Advanced Filter, xu t hin c a s Advanced Filter , − Ch n cách hi n th k t qu l c trong h p Action Filter the list, in-place : k t qu l c ngay trong b ng d li u Copy to another location : kt qu l c ưc ra m t v trí khác − m c nh vùng d li u trong h p List Range , − Ch n vùng iu ki n l c ( ã t o b ưc 1), − Nu mu n lo i b các hàng gi ng nhau trong t p k t qu ch n Unique Record Only , − Ch n OK ch p nh n các thông s c a Filter. MS Excel s th c hi n l c theo các yêu c u trên. c. Ví d Hi n ra nh ng ng ưi có b ng Trung c p ho c b ng i h c mà thu c phòng Marketing và i làm ít h n 18 ngày/tháng. Dãy tiêu chu n: Bng c p Phòng ban Ngày công TC Marketing <18 H Marketing <18 Sau ó, thc hi n lc d li u nh ư trong ph n trên. 4. S p x p d li u (Sort) ph c v yêu c u th ng kê, ho c kh o sát d li u, có th s p x p d li u trong b ng theo các tiêu chí khác nhau. N u d li u là ki u s thì s p x p theo giá tr t ng/ gi m dn. N u d li u là ki u ký t thì s p x p theo th t A-Z ho c ng ưc l i. − Nu b ng d li u th a mãn các yêu c u c a m t c s d li u, thì không c n ánh du b ng d li u ó mà ch c n di chuy n con tr so n th o vào 1 ô b t k trong danh sách. MS Excel s ch n toàn b vùng d li u − Nu không, th c hi n ánh d u b ng d li u. 4.1. S d ng − Ch n b ng theo cách trên, − Ch n menu Data/Sort, c a s Sort xu t hi n, − Nu b ng có tiêu c t và có ch n h p Header row (Tiêu c t) thì có th s p x p các d li u thông qua tên tr ưng. Nu không ( No header row ), ch n s p x p theo tên c t do MS Excel quy nh (Column1, Column2,), − Chn tr ưng (c t/ tiêu chí) cn s p x p trong h p Sort by , ch n ki u s p x p t ng dn ( Ascending )/ gi m d n ( Descending ) ngay c nh tiêu chí ó, − Nu mu n s p x p thêm theo tiêu chí nào ó, ch n tr ưng trong các h p Then by phía d ưi (dùng khi các d li u ã cùng giá tr trên tr ưng Sort by, thì s s p x p theo giá tr trong c t Then by), Giáo trình TIN V N PHÒNG 162 − Ch n OK khi k t thúc. 4.2. Ví d Sp x p d li u theo Phòng ban và theo Lư ng c b n gi m d n. − Ch n b ng d li u, − Chn menu Data/ Sort, − Trong h p Sort by , ch n Phòng ban , − Trong h p Then by , ch n L ng c b n và ch n Descending . − Ch n OK. Chú ý: Ph n Sort by ưc ưu tiên s p x p tr ưc sau ó d li u m i ưc s p x p theo Then by. Theo ví d trên, tr ưc h t các d li u ưc s p x p theo Phòng ban, trong m i Phòng ban d li u ưc s p x p theo th t Lư ng c b n gi m d n. II. T O CÁC BÁO CÁO MS Excel cho phép t o báo cáo t ng h p d li u ph c v cho yêu c u c a ng ưi dùng. Trong ph m vi môn h c, gi i thi u − Thêm các t ng ph (Subtotal) và t ng g p (Grand Total) vào b ng d li u. − Hi n d li u d ưi d ng các m c t t ng quát n c th (Outline). − To báo cáo h p nh t t các worksheet có cùng ki u d li u (Consolidate). − To d ng báo cáo theo ý c a b n (Pivot tables). 1. T ng ph (Subtotal) và t ng g p (Grand Total) trong b ng d li u Ngoài t ng chung, có th thêm các t ng nh cho t ng nhóm b n ghi b ng cách dùng tính n ng Subtotals. Tuy nhiên, dùng Subtotals, b n ph i m b o r ng b ng d li u ca b n ã ưc s p x p theo c t mà b n nh thêm t ng ph . 1.1. Thêm t ng ph và t ng g p cho b ng d li u − Sp x p d li u ( Sort ) theo tiêu chí nh thêm t ng ph , − Ch n menu Data/ Subtotals, c a s Subtotals xu t hi n, − Ch n tr ưng/ c t c n gom nhóm d li u tính toán trong h p At each change in , − Ch n hàm th ng kê s s d ng khi thêm t ng ph trong h p Use Function , − Ch n tr ưng/ c t s thêm giá tr t ng ph trong h p Add Subtotals to , − ánh d u vào 2 m c: Replace Current Subtotals : T ng ph m i s thay th t ng c (n u có) Summary Below Data : Giá tr t ng ưc thêm vào ngay dưi t ng nhóm giá tr . − Nu mu n v i m i nhóm s t ng ng t sang trang khác khi in, ch n Page break between groups , − Ch n OK k t thúc. MS Excel s thêm t ng ph và t ng g p theo yêu c u trên. 1.2. H y b t ng ph và t ng g p Giáo trình TIN V N PHÒNG 163 h y b t t c các t ng g p và t ng ph hi n có trong b ng d li u − Di chuy n n b ng d li u c n b t ng g p và t ng ph , − Ch n menu Data/ Subtotals, c a s Subtotals xu t hi n, − Ch n nút Remove All , − Ch n OK k t thúc. 1.3. Ví d Hãy cho bi t t ng s l ưng hàng bán ưc c a m i m t hàng trong tháng 1. − Nu d li u ch ưa ưc s p x p thì S p x p b ng d li u theo Tên hàng, sau ó theo Ngày mua − Ch n menu Data/ Subtotals, − Trong h p At each change in , chn Tên hàng , − Trong h p Use Function , ch n hàm Sum , − Trong h p Add Subtotals to , ánh d u c t S l ng . − Ch n OK. Kt qu là màn hình c a các b n s gi ng nh ư sau: Các nút m c Outline Chú ý: ph i ki m tra m b o r ng ch có nh ng c t nh tính t ng ph m i ưc ánh d u, các c t khác thì không ánh d u. 1.3. Thêm nhi u m c t ng ph khác vào b ng d li u Có th thêm m t vài t ng ph vào b ng d li u, cách làm c ng t ư ng t nh ư trên. Giáo trình TIN V N PHÒNG 164 Tuy nhiên, c ng không nên có quá nhi u t ng ph trong b ng d li u, iu ó khi n báo cáo tr nên ph c t p. Ví d : Tính s nhân viên và t ng l ư ng c b n ph i tr theo B ng c p và Phòng ban. Mc t ng ph yêu c u là trên B ng c p và Phòng ban, do ó c n s p x p d li u theo 2 tr ưng này. Hàm s d ng khi thêm t ng ph là hàm COUNT và SUM. − Sp x p b ng d li u theo Bng c p ( Sort by ), sau ó theo Phòng ban ( Then by ), Thêm t ng ph theo Bng c p − Ch n menu Data/ Subtotals, − Trong h p At each change in , chn Bng c p, − Trong h p Use Function , chn hàm Sum , − Trong h p Add Subtotals to , ánh d u c t L ng c b n, − Ch n OK. Thêm t ng ph theo Phòng ban − Ch n menu Data/ Subtotals, − Trong h p At each change in , chn Phòng ban , − Trong h p Use Function , chn hàm Sum , − Trong h p Add Subtotals to , ánh d u c t L ng c b n, − B tích trong h p Replace current subtotals vi c thêm t ng ph m i không thay th t ng ph ã thêm trên, − Ch n OK. Th c hi n t ư ng t , n u mu n thêm các t ng ph khác. V i m i t ng ph thêm vào, trong b ng t ng thêm 1 m c outline. K t qu Hä vµ tªn Ngµy BĐ B»ng cÊp Chøc vô Phßng ban L−¬ng c¬ b¶n NguyÔn B×nh 5/1/2001 §H CB Ban l·nh ®¹o 360,000 Ban lnh ®¹o Total 360,000 TrÇn V¨n B¶o 5/1/2000 §H CB KÕ ho¹ch 360,000 Huúnh S¬n 8/19/1998 §H CB KÕ ho¹ch 360,000 KÕ ho¹ch Total 720,000 T« Thanh T©m 6/25/1998 §H PP KÕ to¸n - Tµi vô 360,000 NguyÔn ViÖt Nga 4/1/1989 §H CB KÕ to¸n - Tµi vô 360,000 Cao Doan Th¾ng 2/14/1999 §H CB KÕ to¸n - Tµi vô 360,000 KÕ to¸n - Tµi vô Total 1,080,000 Vò Minh Chi 3/8/1997 §H PP Nh©n sù 360,000 Nh©n sù Total 360,000 §H Total 2,520,000 C§ Total 1,080,000 TC Total 540,000 ThS Total 1,800,000 TS Total 1,080,000 Grand Total 7,020,000 Grand Total 7,020,000 Giáo trình TIN V N PHÒNG 165 2. Hi n th d li u d i d ng các m c t t ng quát n chi ti t (Outline) Khi b n dùng câu l nh Subtotal, MS Excel t ng phân m c ( Outlined ) cho b ng d li u c a b n. Kích chu t vào các nút m c Outline 1, 2, 3, b n s th y b ng d li u ưc hi n d ưi d ng các m c t t ng quát n c th . Khi b ng d li u hi n m c chi ti t nh t, b n có th kích vào các nút có d u tr (ho c c ng) bên l trái ch hi n mc t ng quát (ho c hi n c các chi ti t). Ngoài ra b n c ng có th phân m c d li u mà không c n dùng Subtotal. Khi ó b n ph i tính t ng ph b ng tay, các t ng ph này s quy t nh d li u c a b n có bao nhiêu m c, b ng cách: − ánh d u (bôi en) b ng d li u không k dòng tiêu , ch n menu Data/ Group and Outline/Auto Outline. − b ch phân m c: Data/ Group and Outline/ Clear Outline. 3. Báo cáo h p nh t (Consolidate) Báo cáo h p nh t là ki u báo cáo ưc t ng h p d li u t nhi u b ng d li u khác nhau theo yêu c u c a ng ưi dùng. Báo cáo có s dòng t ư ng ng v i s giá tr trong ct ưc ch n làm tiêu chí t ng h p. 3.1. Yêu c u Khi t o báo cáo h p nh t, các b ng d li u ngu n ph i có c u trúc nh ư nhau. Ngh a là, tên các c t và ki u d li u trong các c t t ư ng ng là gi ng nhau. ng th i các c t cng ưc s p x p theo cùng m t tr t t . th c hi n thành công vic k t h p d li u t dãy các b ng tính này, các b ng tính ó nên ưc to ra t cùng m t v n b n m u (template ). Báo cáo h p nh t có th ưc t o ra t nhi u worksheet trong cùng m t workbook, nh ưng c ng có th t ng h p t các worksheet trong các workbook khác nhau. Khi l p báo cáo c n phân tích xem yêu c u t ng h p d li u theo tiêu chí nào. 3.2. Cách th c hi n − Di chuy n con tr sang worksheet s t o báo cáo, − Ch n menu Data/ Consolidate m c a s Consolidate , − Ch n hàm s s d ng khi t o báo cáo trong h p Function , − Ch n các vùng d li u ngu n t o báo cáo o Nu d li u trong các worksheet cùng file, ch n nút cu i h p References thu nh c a s Consolidate l i, ti n hành ch n vùng d li u u tiên. Vùng d li u s có c t c n t ng h p d li u u tiên bên trái, các c t s li u bên ph i ca c t này. Ch n l i nút cu i h p References m r ng c a s Consolidate tr l i. Ch n nút Add thêm vùng d li u ó vào danh sách All References . Ti p t c l i các b ưc trên khi c n ch n thêm các vùng d li u khác. Giáo trình TIN V N PHÒNG 166 o Nu d li u thu c các file khác nhau, tr ưc h t m các file ch a d li u ó. Sau ó, chuy n sang các file ó và th c hi n ch n vùng d li u t ư ng t theo cách trên. − Nu mu n b m t vùng d li u nào ó, ch n tham chi u vùng t ư ng ng trong danh sách All References , r i ch n nút Delete , − Nu mu n s d ng giá tr trong c t u tiên bên trái làm tiêu dòng trong báo cáo, ch n nút Left column , − Nu mu n dùng tiêu c t trong vùng d li u ngu n làm tiêu c t trong báo cáo, ch n nút Top row , − Nu mu n báo cáo có k t n i v i d li u ngu n, ch n nút Creat links to source data (vi c thay i giá tr trong b ng d li u ngu n, giá tr t ng c p nh t sang báo cáo) − Ch n OK k t thúc. Nu báo cáo có liên k t v i d li u ngu n, trong báo cáo xu t hi n các nút Outline ng ưi dùng có th xem ưc d li u chi ti t c a m t s li u nào ó trong báo cáo. 3.3. ng d ng Gi s có ba worksheet là Bt2_Thang1 , Bt2_Thang2 , Bt2_Thang3 có cu trúc b ng gi ng nhau, các worksheet l n l ưt l ưu thông tin bán hàng c a t ng tháng. Yêu c u: Hãy t o báo cáo cho bi t tng s l ng m i m t hàng bán ưc trong quý 1. Ta th y tiêu chí t ng h p d li u ây là theo m t hàng, c th là c t Tên hàng . − Chuy n qua worksheet s t o báo cáo, r i ch n ô b t k , − Ch n menu Data/ Consolidate, − Trong h p Function , ch n hàm SUM tính t ng giá tr trong báo cáo, − Ch n worksheet Bt2_Thang1 , ch n vùng d li u bt u t c t Tên hàng (C3:E21). Sau ó ch n nút Add ưa vùng d li u trên vào danh sách All References , − Làm t ư ng t v i 2 worksheer Bt2_Thang2 , Bt2_Thang3 , − Trong h p Use Label In , ánh d u c Top row và Left column n u b n mu n s dng c dòng trên cùng và c t bên trái làm tiêu c a báo cáo, − Nu mu n d li u trong báo cáo có liên k t v i d li u ngu n, ch n Create links to source data , − Ch n OK k t thúc, − Vi các c t d li u không c n cho m c ích t ra, có th xóa chúng kh i báo cáo. Báo cáo s có d ng Giáo trình TIN V N PHÒNG 167 4. Báo cáo t thi t k theo ý c a ng i dùng (Pivot tables) Khi t o m t báo cáo, b n c n hi n d li u theo nhi u chi u khác nhau. làm ưc vi c ó, b n có th s d ng tính n ng Pivot table. Trong báo cáo Pivot, b n có th thêm/ b t ho c thay th các tr ưng m t cách d hay phân tích d li u d ưi các góc khác nhau mà không làm nh h ưng n d li u g c. có th s d ng tính n ng Pivot table m t cách d dàng, m i m t c t trong b ng d li u ph i có m t tên c t riêng. 4.1. Cách th c hi n − Ch n menu Data/ Pivottable and Pivotchart Report m c a s Pivottable and Pivotchart wizard , − Ti b ưc 1 ( Step 1 of 3 ), ch n v trí c a d li u c n phân tích ( Where is the data that you want to analyze? ) o MS Office Excel list or database : b ng d li u trong MS Excel o External data source : d li u t bên ngoài o Multiple consolidation range : t các báo cáo h p nh t o Another Pivottable report or Pivotchart report : t báo cáo Pivot khác − Ch n ki u báo cáo: Pivot table hay Pivotchart report , sau ó ch n nút Next , − Ti b ưc 2 ( Step 2 of 3 ): ch n vùng d li u ngu n b ng cách ch n worksheet ho c workbook ch a d li u sau ó ánh d u vùng a ch c a d li u, ch n nút Next , − Ti b ưc 3 ( Step 3 of 3 ): ch n v trí t báo cáo o New worksheet : báo cáo ưc t trong m t worksheet m i o Existing worksheet : báo cáo t trong wortsheet hi n hành − Ch n nút Layout thi t k d ng báo cáo, − Trong c a s Layout , m i m t tr ưng c a b ng d li u ngu n ưc i di n b i mt nút trong ph n bên ph i c a s , kéo th các nút vào ph n t ư ng ng t o báo cáo o Page (Tiêu trang) : v i m i m t giá tr trong tr ưng t t i ph n này, báo cáo ưc t sang m t trang m i. o Column (Tiêu c t) : m i m t giá tr trong tr ưng t t i ph n này s là m t c t trong báo cáo. Có th có nhi u tr ưng xu t hi n trong ph n tiêu c t. Giáo trình TIN V N PHÒNG 168 o Row (Tiêu hàng) : t ư ng t nh ư tiêu c t. o Data (D li u c n phân tích) : s li u c n t ng h p theo các tiêu chí t ư ng ng vi m i b giá tr hàng-ct. Ph n này th ưng s d ng các c t có ki u d li u s . − Nu mu n thay i hàm tính toán th ng kê cho m t c t d li u c a ph n Data , kích úp chu t vào tên c t t ư ng ng. Trong c a s Pivottable field , n u c n thay i tên c t s li u thì gõ tên m i vào h p Name . N u mu n dùng hàm tính toán khác, ch n tên hàm t ư ng ng trong phn Summarize by . Ch n OK n u ã thay i xong, − Khi k t thúc vi c thi t k d ng báo cáo, ch n OK. − Ch n nút Finish . Nu ch n Pivottabe thì b n có th t o ưc Pivotchart d a trên Pivottable. Ng ưc l i, bn không th ch t o Pivotchart riêng r mà không có Pivottable. Mt tr ưng d li u có th ưc phân tích d ưi nhi u góc khác nhau (ch n nhi u l n mt tr ưng nào ó vào ph n Data ). 4.2. S a i Pivottable Sau khi t o Pivottable, báo cáo xu t hi n t i v trí ng ưi dùng t ra. ng th i trong MS Excel xu t hi n thanh công c PivotTable . V i thanh công c này, có th th c hi n sa i l i khuôn d ng báo cáo, b ng cách − Di chuy n con tr vào vùng báo cáo Pivottable c n s a, − Ch n nút Pivottable trên thanh công c PivotTable, ch n PivotTable Wizard t menu, − Nu mun b m t tr ưng nào ó ra kh i báo cáo, ch c n kéo th nút i di n tr ưng ó ra kh i các ph n thu c ph m vi báo cáo, − Th c hi n thao tác thêm các tr ưng vào báo cáo (t ư ng t các b ưc trong ph n xây dng Pivottable trên). Ho c có th kéo th tr c ti p trên báo cáo, tuy nhiên cách này òi h i ng ưi dùng thành th o các công c c a Pivot. Ngoài ra có th th c hi n m t s thao tác khác có h tr cho Pivottable b ng cách s dng các nút s n có trên thanh công c Pivottable. hi n thanh công c này, ch n View/ Toolbars/ Pivot Table. − Pivot Table Wizard : thêm b t tr ưng, thay i ph n Layout . − Field setting : thay i thu c tính c a tr ưng, thay i phép toán c a tr ưng thu c vùng Data . − Display field : hi n ra các nút th hi n các tr ưng trong b ng, bn có th thêm, b t, thay i v trí b ng cách kéo, th mà không c n vào ph n Layout . − Refresh data : làm t ư i l i d li u (th ưng dùng n u d li u ngu n có thay i). − Chart Wizard : t o th t b ng Pivot Table. 4.3. ng d ng Giáo trình TIN V N PHÒNG 169 Xây d ng báo cáo cáo cho bi t Ngày công l n nh t và Tng l nh c a m i Ch c v trong t ng Phòng ban Vi yêu c u trên c ng có th dùng Subtotal th c hi n. Tuy nhiên ki u báo cáo này không cho phép ng ưi dùng phân tích d li u theo chi u d c c ng nh ư chi u ngang. Do ó, gi i pháp ưa ra là báo cáo xây d ng b ng Pivottable. − Di chuy n n m t ô b t k ngoài b ng d li u, − Ch n menu Data/ Pivottable and Pivotchart Report, − Ti b ưc 1 ( Step 1 of 3 ), ch n MS Office Excel list or database và ch n ki u báo cáo là Pivot table , ch n Next , − Ti b ưc 2 ( Step 2 of 3 ): ch n vùng d li u (A2:A22), ch n Next , − Ti b ưc 3 (Step 3 of 3): ch n v trí t báo cáo là Existing worksheet , − Ch n nút Layout , − Trong c a s Layout , kéo th nút Phòng ban vào ph n Row , nút Ch c v vào ph n Column , nút Ngày công và Tng l nh vào ph n Data . V i nút Sum of Ngày công , kích úp chu t vào nút này và thay i hàm s d ng thành MAX , ch n OK, − Kt thúc vi c thi t k d ng báo cáo, ch n OK. − Ch n nút Finish . Báo cáo có d ng Trong báo cáo, các ô tr ng có ngh a là không có d li u nào th a mãn tr ưng h p ( th a mãn giá tr t ươ ng ng hàng và c t ó). 4.4. Xem d li u trên Pivottable Trong báo cáo, t i u m i ph n xu t hi n các nút i di n cho tr ưng d li u thu c ph n ó. Bên c nh tên tr ưng có nút cho phép ng ưi dùng ch n hi n th các giá tr tư ng ng v i tr ưng ó trong báo cáo, b ng cách tích vào tên các giá tr c n hi n th trong h p danh sách sau ó ch n nút OK. Giáo trình TIN V N PHÒNG 170 5. Báo cáo d ng bi u (Chart) Ngoài vi c t o các báo cáo s li u có th minh ho báo cáo b ng các bi u . Thao tác vi bi u trong MS Excel t ư ng t nh ư trong MS Word. C ng gi ng nh ư các lo i báo cáo khác, b ng d li u xây d ng bi u c ng c n t yêu c u v c s d li u. Bi u có th ưc xây d ng t b ng d li u chi ti t ho c d li u ã ưc t ng h p dưi d ng h p nh t th m chí trên báo cáo t ng ph / t ng h p. 5.1. Cách th c hi n chèn 1 bi u vào workbook, cách làm nh ư sau: − Di chuy n vào b ng d li u t o bi u , − Ch n menu Insert/ Chart ( ho c ch n bi u t ưng bi u trên thanh Standard) m c a s Chart Wizard , − Ti b ưc 1 ( Step 1 of 4 ), ch n ki u bi u ( Chart Type ) trong danh sách t ư ng ng o Tab Standard Types : danh sách các ki u bi u chu n o Tab Custom Types : danh sách các ki u bi u khác − Ch n nút Next , − Ti b ưc 2 ( Step 2 of 4 ), ch n ngu n d li u ( Chart data source ) t i h p Data range . Có th ch n nhi u vùng d li u b ng cách b m phím CTRL trong lúc ánh du các vùng d li u, − Ch n d li u c a bi u t i ph n Series in là l y giá tr theo hàng ( Rows ) hay theo ct ( Columns ). Nu mu n thay i hay xây dng dãy s li u ch n tab Series , t i hp d ưi tiêu Series có hi n th t t c các dãy s li u có trong bi u , dùng nút Add/Remove thêm/b t dãy s li u, − Ch n Next , − Ti b ưc 3 ( Step 3 of 4 ), xây d ng các thành ph n c a bi u ( Chart option ) o Tab Titles : Nh p tiêu c a bi u , tiêu lo i ( Category (X) axis ), tiêu cho giá tr ( Value (Y) axis ), o Tab Axes : Ch nh có hi n th ưng tr c X, Y hay không, o Tab Gridlines : Thi t l p ưng ch d n n n cho t ng tr c giá tr , o Tab Legend : Ch nh có hin th ph n Chú gi i hay không, n u có thì hi n th ti v trí nào, o Tab Data Labels : Ch nh cách hi n th nhãn s li u, n u không mu n hi n th ch n None, n u hi n th giá tr ch n Show Values ,... o Tab Data Table : Ch nh có hi n th b ng s liu không, n u có ch n h p Show Data table , − Ch n Next , − Ti b ưc 4 ( Step 4 of 4 ), xác nh v trí t biu ( Chart Location ), o As New sheet : t bi u sang m t worksheet m i Giáo trình TIN V N PHÒNG 171 o As Object in : hi n th cùng v trí v i d li u ngu n − Ch n Finish k t thúc. Nu mu n quay l i các b ưc tr ưc thay i ch n Back . Chú ý: Có th ch n các vùng d li u xây d ng bi u thay cho b ưc u tiên. Khi ó t i Step 2 , b n không c n ph i xác nh các vùng d li u ó n a. 5.2. nh d ng d li u và thi t l p l i các l a ch n trong bi u a. Thi t l p l i các ch n l a cho bi u Sau khi chèn bi u vào trang tính, trên thanh menu chính xu t hi n tên nhóm l nh Chart . thi t l p l i các option cho bi u dùng menu Chart , sau ó ch n nhóm nh d ng t ư ng ng. − Chart Type : Thay i ki u bi u , − Source data : Thi t l p l i d li u ngu n, − Chart Option

Các file đính kèm theo tài liệu này:

giao_trinh_mon_tin_van_phong.pdf