Giáo trình mô đun Kế toán quản lý doanh nghiệp - Ngành/nghề: Quản trị kinh doanh

kho (invenchory) + Thực hiện kiểm kê toàn bộ hoặc chọn mẫu hàng tồn kho. + Xác định hàng tồn kho hư hỏng, lỗi thời. + So sánh kết quả kiểm kê vật chất với sổ chi tiết. + Xem xét chất lượng hàng tồn kho. + Xem xét các điều kiện lưu kho, bảo quản, xắp xếp tại kho xem có đảm bảo, hay có phù hợp với các tiêu chuẩn kỹ thuật hay không. - Tài sản cố định (Fixed asset) Bài 6: Chứng từ và kiểm kê KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 85 + Thực hiện kiểm kê toàn bộ tài sản cố định hiện có tại doanh nghiệp. + Dán nhãn tài sản cố định sau khi kiểm kê. + Đối chiếu giữa số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê 1.2.6. Vai trò của kế to n trong kiểm kê Kế toán có vai trò rất quan trọng trong kiểm kê. Kế toán vừa là 1 thành viên của ban kiểm kê, vừa là người tham mưu cho lãnh đạo doanh nghiệp trong việc tổ chức và thực hiện công tác kiểm kê. - Vai trò kế toán thể hiện trước, trong và sau khi kiểm kê: + Trước khi tiến hành kiểm kê: căn cứ tình hình thực tế của đơn vị để ra phương hướng và phạm vi kiểm kê, khĩa sổ kế toán trước khi kiểm kê + Trong khi kiểm kê kế toán đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với biên bản kiểm kê để phát hiện chênh lệch. + Sau khi kiểm kê hoàn thành, kế toán phải căn cứ vào kết quả kiểm kê và ý kiến giải quyết khoản chênh lệch mà tiến hành điều chỉnh sổ kế toán. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 86 BÀI 7: SỔ KẾ TOÁN VÀ HÌNH THỨC KẾ TOÁN Giới thiệu: Sổ kế toán là khâu trung tâm của toàn bộ công tác kế toán. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã phản ánh vào các chứng từ kế toán một cách rời rạc, nó chỉ được tổng hợp thành các chỉ tiêu kinh tế để có thể biểu hiện toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh, khi được ghi chép một cách hệ thống, liên tục vào sổ kế toán. Tuỳ theo phương thức khác nhau đối với từng đối tượng của kế toán hay từng loại hoạt động kinh tế cụ thể mà sổ kế toán ghi chép liên tục các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo một phương thức nhất định. Các thông tin cần thiết cho quản lý của đơn vị kinh tế có thể được cung cấp nhờ chứng từ, sổ kế toán và báo cáo kế toán. Trong đó sổ kế toán khâu trung tâm, rất quan trọng vì nó không những là công cụ đúc kết và tập trung những tài liệu cần thiết mà còn là cầu nối liên hệ giữa chứng từ và báo cáo tài chính của đơn vị. Mục tiêu: Chương này nhằm giới thiệu: - Giới thiệu sổ kế toán - Kỹ thuật ghi sổ, sửa sổ kế toán - Các hình thức ghi sổ áp dụng tại Việt Nam Nội dung chính: 1.1. Sổ kế to n 1.1.1. Kh i niệm Sổ kế toán là những tờ sổ có mẫu nhất định, được dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên cơ sở số liệu từ chứng từ kế toán. 1.1.2. Phân loại sổ kế to n Phân loại theo nội dung ghi chép: Có 3 loại sổ kế toán cơ bản - Sổ kế toán tổng hợp: ghi chép theo tài khoản kế toán như sổ cái - Sổ kế toán chi tiết: Như sổ chi tiết vật liệu - Sổ kết hợp: kết hợp 2 sổ trên như sổ nhật ký chứng từ Phân loại theo hình thức cấu tr c: Có 4 loại sổ kế toán: - Sổ đối chiếu kiểu 2 bên: Mỗi trang sổ được chia thành 2 bên để phản ánh số phát sinh bên nợ và bên có của tài khoản như sổ cái. - Sổ kiểu một bên: Số phát sinh bên nợ và bên có của tài khoản được trình bày ở cùng 1 bên như sổ cái. - Sổ kiểu nhiều cột: Dùng để kế hợp ghi số liệu chi tiết bằng cách mở nhiều cột bên nợ hoặc biên có của tài khoản trong cùng 1 trang sổ như sổ cái. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 87 - Sổ kiểu bàn cờ: Kết cấu bảng đối chiếu số phát sinh kiểu bàn cờ như sổ cái Phân loại theo phương ph p ghi chép: Có 3 loại sổ: - Sổ ghi theo thứ t thời gian ph t sinh: Sổ nhật ký chung - Sổ ghi theo hệ thống: Sổ cái, sổ chi tiết - Sổ liên hợp: kết hợp giữ ghi theo thời gian và ghi theo hệ thống như nhật ký sổ cái Phân loại theo hình thức tổ chức sổ: Có 2 hình thức sổ kế toán cơ bản: - Sổ đóng thành quyển: các tờ sổ được đóng thành từng quyển - Sổ tờ rời: các tờ sổ được để riêng rẽ 1.2. Kỹ thuật mở sổ ghi sổ sửa sổ và khóa sổ - Trình t ghi sổ: Mở sổ: + Mở vào đầu kỳ kế toán năm hoặc ngày thành lập, trang đầu phải ghi tên DN, tên sổ, ngày mở sổ, năm, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng, ngày chuyển giao người khác. + Chuyển số dư + Giáp lai giữa hai trang, số trang, số quyển Ghi sổ: + Ghi kịp thời, rõ ràng, đầy đủ, chính xác, trung thực, theo trình tự thời gian phát sinh, trường hợp ghi không hết trang sổ phải gạch chéo phần không ghi, khi ghi hết trang phải cộng số liệu tổng cộng của trang và chuyển số liệu tổng cộng sang trang kế tiếp. + Căn cứ chứng từ + Mực tốt, không tẩy xoá, chèn, cách dòng Khóa sổ + Cuối kỳ kế toán trước khi in BCTC + Xác định số dư trên sổ tổng hợp và sổ chi tiết - Sai sót trong ghi chép sổ s ch và c c phương ph p sửa sai Khi ph t hiện sổ kết to n ghi ng tay có sai sót trong quá trình ghi sổ kế toán thì không được tẩy xóa làm mất dấu vết thông tin, số liệu ghi sai mà phải sửa chữa theo 1 trong các phương pháp sau: 1. Phương pháp cải chính: Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 88 Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch 1 đường thẳng xóa bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai. Trên chỗ bị xóa bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản; - Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng công. 2. Phương pháp ghi số âm: Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại trong ngoặc đơn số tiền đã ghi sai hoặc ghi thừa để hủy bút toán đã ghi sai hoặc ghi thừa. Trường hợp ghi sai quan hệ đối ứng thì ghi lại bút toán đúng để thay thế. Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp: - Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán. - Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan có thẩm quyền. - Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng. Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 800.000đ nhưng khi định khoản thì đã ghi sai như sau: Nợ TK 112: 800.000 Có TK 111: 800.000 Đúng ra là phải ghi Nợ TK 111, Có TK 112. Kế toán sửa sai như sau: - Huỷ bỏ bút toán ghi sai bằng bút toán âm. Nợ TK 112: (800.000) Có TK 111: (800.000) - Dùng mực thường ghi lại định khoản đúng. Nợ TK 111: 800.000 Có TK 112: 800.000 3. Phương pháp ghi bổ sung: Phương này áp dụng cho trường hợp ghi đúng về quan hệ đối ứng tài khoản nhưng số tiền ghi sổ ít hơn số tiền trên chứng từ hoặc là bỏ sót không cộng đủ số tiền ghi trên chứng từ. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 89 Sửa chữa theo phương pháp này phải lập chứng từ ghi sổ bổ sung để ghi bổ sung bằng mực thường số tiền chênh lệch còn thiếu so với chứng từ. Ví dụ: Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt là 800.000đ nhưng khi định khoản chỉ ghi có 80.000đ Nợ TK 111: 80.000 Có TK 112: 80.000 Như vậy đã định khoản đối ứng tài khoản đúng nhưng số tiền đã ghi sai nhỏ hơn số đúng là 720.000. Ta điều chỉnh bằng cách ghi bổ sung thêm một bút toán. Nợ TK 111: 720.000 Có TK 112: 720.000 Sửa chữa trong trường hợp ghi sổ kế to n ng m y vi tính - Trường hợp phát hiện sai sót trước khi báo cáo tài chính năm nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đó trên máy vi tính; - Trường hợp phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính năm đã nộp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì phải sửa chữa trực tiếp vào sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót trên máy vi tính và ghi chú vào dòng cuối của sổ kế toán năm có sai sót; - Các trường hợp sửa chữa khi ghi sổ kế toán bằng máy vi tính đều được thực hiện theo phương pháp ghi số âm hoặc phương pháp ghi bổ sung. 1.3. C c hình thức kế to n (Accounting form) Hình thức kế toán là hình thức tổ chức hệ thống sổ sách kế toán Tổ chức: - Số lượng, chủng loại, mẫu biểu sổ sách sử dụng - Mối quan hệ, trình tự ghi chép, đối chiếu C c hình thức kế to n - Nhật ký chung - Nhật ký sổ cái - Chứng từ ghi sổ - Nhật ký chứng từ  Kế toán trên máy vi tính. Hình thức nhật ký chung (General journal) - Đặc trưng cơ ản: Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 90 Tất cả các NVKT phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi vào sổ cái theo từng nghiệp vụ phát sinh. - C c loại sổ kế to n: + Sổ nhật ký chung + Sổ nhật ký đặc biệt + Sổ cái + Sổ và th kế toán chi tiết. - Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức kế to n Nhật ký chung 1. Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp. Nếu đơn vị có mở sổ, th kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, th kế toán chi tiết liên quan. Trường hợp đơn vị mở các sổ nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ nhật ký đặc biệt liên quan. Định kỳ (3,5,10. . .ngày) hoặc cuối tháng, tùy khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên sổ cái, sau khi đã loại trừ số trùng lắp do 1 nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ nhật ký đặc biệt (nếu có). 2. Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên sổ cái, lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, th kế toán chi tiết) được dùng để lập các báo cáo tài chính. Về nguyên tắc, tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có trên sổ nhật ký chung (hoặc sổ nhật ký chung và các sổ nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lắp trên các sổ nhật ký đặc biệt) cùng kỳ. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 91 Hình 7.1: Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức kế to n nhật ký chung Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hê đối chiếu, kiểm tra Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ ghi chép, dễ phân công công việc Nhược điểm: + Khối lượng công việc tăng do ghi chép trùng lắp nhiều + Chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có quy mô lớn Ví dụ: Giải bài tập 1 Hình thức nhật ký sổ c i - Đặc trương cơ ản: Chứng từ gốc Sổ nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, th kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo kế toán Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 92 Tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế trên cùng một cuốn sổ kế toán tổng hợp duy nhất là Nhật ký-Sổ cái. - C c loại sổ kế to n: + Nhật ký - Sổ cái + Sổ và th kế toán chi tiết. - Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức nhật ký sổ c i - Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc kế toán ghi vào nhật ký- sổ cái, sau đó ghi vào các sổ, th kế toán chi tiết. - Cuối tháng, phải khóa sổ và tiến hành đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ nhật ký- sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, th kế toán chi tiết). - Về nguyên tắc, Số phát sinh Nợ, Số phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản trên sổ nhật ký- sổ cái phải khớp đúng với số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản tương ứng. Hình 7.2: Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức nhật ký sổ c i Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hê đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, th kế toán chi tiết Nhật ký sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 93 Ưu điểm: Mẫu sổ đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu Nhược điểm + Khó phân công công việc + Chỉ thích hợp với đơn vị có quy mô họat động nhỏ, số lượng nghiệp vụ không nhiều Hình thức kế to n chứng từ ghi sổ - Đặc trương cơ ản: Đặc trương cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ: căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán tổng hợp là chứng từ ghi sổ. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm: + Ghi theo trình tự thời gian trên số đăng chứng từ ghi sổ + Ghi theo nội dung kinh tế trên sổ cái Chứng từ ghi sổ do kế toán lập trên cơ sở chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từ tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ) và có chứng từ gốc đi kèm, phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi vào sổ kế toán. - C c loại sổ kế to n: + Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ + Sổ cái + Các sổ, th kế toán chi tiết. - Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, Căn cứ vào chứng từ gốc hoặc bản tổng hợp chứng từ gốc kế toán lập chứng từ ghi sổ. Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái. Các chứng từ gốc sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào các sổ, th kế toán chi tiết. Cuối tháng phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính tổng số phát sinh nợ, tổng số phát sinh có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái. Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh. Sau khi đối chiếu số khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết ( lập từ các sổ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo tài chính. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 94 Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng số phát sinh Nợ và tổng số phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Tổng số dư Nợ và tổng số dư có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau, và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết. Hình 7.3: Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức chứng từ ghi sổ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ gốc Sổ quỹ Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ, th kế toán chi tiết Chứng từ ghi sổ Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Bảng cân đối số phát sinh Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Báo cáo tài chính Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 95 Hình thức kế to n nhật ký-chứng từ - Nguyên tắc cơ ản: Tập hợp và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo bên Có của các tài khoản kết hợp với phân tích các nghiệp vụ kinh tế đó theo các tài khoản đối ứng Nợ. Kết hợp chặt chẽ việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian với việc hệ thống hóa các nghiệp vụ theo nội dung kinh tế (theo tài khoản) Kết hợp rộng rãi việc hạch toán tổng hợp với hạch toán chi tiết trên cùng 1 sổ kế toán và cùng 1 quá trình ghi chép. Sử dụng các mẫu số in sẵn các quan hệ đối ứng tài khoản, chỉ tiêu quản lý kinh tế tài chính và lập báo cáo tài chính. - C c loại sổ kế to n: + Nhật ký chứng từ + Bảng kê + Sổ cái + Sổ hoặc th kế toán chi tiết. - Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức chứng từ ghi sổ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ gốc đã được kiểm tra lấy số liệu ghi trực tiếp vào các nhật ký chứng từ hoặc bảng kê, sổ chi tiết có liên quan. Đối với các nhật ký chứng từ được ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì hàng ngày căn cứ vào chứng từ kế toán vào bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng phải chuyển số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký chứng từ. Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào các bảng kê và nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng khóa sổ, cộng số liệu trên các nhật ký chứng từ, kiểm tra, đối chiếu số liệu trên các nhật ký chứng từ với các sổ kế toán chi tiết, bảng tổng hợp có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của các nhật ký chứng từ ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ có liên quan đến các sổ và th kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, th có lien quan. Cuối tháng, cộng các sổ hoặc th kế toán chi tiết lập các bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và 1 số chỉ tiêu chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê và các bảng tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 96 Hình 7.4: Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức nhật ký-chứng từ Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu, kiểm tra Hình thức kế to n trên m y vi tính - Đặc trương cơ ản của hình thức kế to n trên m y vi tính + Đặc trương cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được thực hiện theo 1 chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính. Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của 1 trong 4 hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên. Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định. + Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay. - Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức kế to n trên m y vi tính Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ, th kế toán chi tiết Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết Báo cáo tài chính Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 97 1. Hàng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán. Theo quy định của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cái hoặc nhật ký-sổ cái. . .) và các sổ, th kế toán chi tiết liên quan. 2. Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ. Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định. Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay. Hình 7.5: Trình t ghi sổ kế to n theo hình thức kế to n trên m y vi tính Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm Đối chiếu, kiểm tra Chứng từ kế toán Phần mềm kế toán SỔ KẾ TOÁN Máy vi tính -Sổ tổng hợp -Sổ chi tiết Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại -Báo cáo tài chính -Báo cáo kế toán quản trị Bài 7: Sổ kế toán và hình thức kế toán KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 98 Bài tập Bài 1: Tại một DN có tình hình như sau: Số dư đầu kỳ của TK 112 “Tiền gửi ngân hàng” là 10.000.000đ Trong kỳ có các nghiệp vụ phát sinh: 1- Rút tiền gửi ngân hàng nhập quỹ tiền mặt 5.000.000đ 2- Mua nguyên vật liệu nhập kho trả bằng tiền gửi ngân hàng 4.000.000đ 3-Vay ngắn hạn trả nợ người bán 3.000.000đ 4-Được cấp tài sản cố định hữu hình 12.000.000đ Yêu cầu: Hãy ghi vào sổ nhật ký chung và sổ tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Bài 2: Tại một công ty TNHH A trong tháng 3/20xx có các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt như sau (đơn vị tính: 1000 đồng) 1- Ngày 2/3: phiếu chi số 432, mua công cụ dụng cụ (CCDC) bằng tiền mặt 5.500, trong đó thuế giá trị gia tăng (GTGT) là 500. 2- Ngày 2/3: phiếu thu số 301, công ty Y trả nợ bằng tiền mặt 45.000. 3-Ngày 4/3: phiếu thu số 302, thu tiền bán hàng bằng tiền mặt là 66.000. Yêu cầu: Hãy ghi vào sổ nhật ký chung, sổ tài khoản tiền mặt, sổ tài khoản phải thu của khách hàng, sổ tài khoản thuế GTGT được khấu trừ và sổ tài khoản công cụ dụng cụ. Bài 8: Chi phí và phân loại chi phí KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 99 BÀI 8: CHI PHÍ VÀ PHÂN LOẠI CHI PHÍ Giới thiệu: Đối với nhà quản trị thì việc quản lý chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quả luôn là mối quan tâm hàng đầu. Phân loại chi phí giúp cho nhà quản trị hiểu được bản chất của các yếu tố chi phí phát sinh từ đó đưa ra các biện pháp kiểm soát chi phí. Chi phí trong một doanh nghiệp được phân dựa trên chức năng hoạt động bao gồm chi phí sản xuất và chi phí ngoài sản xuất. Phân loại theo mối quan hệ với thời ký xác định kết quả kinh doanh gồm chi phí sản phẩm và chi phí thời kỳ. Chi phí trực tiếp và chi phí gián tiếp được phân loại dựa trên quy mô hoạt động của doanh nghiệp. Chi phí kiểm soát được và chi phí không kiểm soát được sử dụng để mô tả khả năng của nhà quản trị trong việc kiếm soát chi phí. Nếu dựa trên bản chất của chi phí, chi phí cơ hội là tiềm năng bị mất đi khi lựa chọn phương án này mà bỏ qua phương án khác. Chi phí chìm là chi phí đã phát sinh trong quá khứ và không ảnh hưởng đến quyết định hiện tại hoặc tương lai. Khái niệm chi phí chênh lệch đề cập đến sự khác biệt chi phí trong các phương án. Mục tiêu: - Phân loại được chi phí theo các tiêu thức khác nhau phù hợp với từng mục đích sử dụng; - Xác định được biến phí, định phí, chi phí hỗn hợp và các phương pháp phân tích chi phí hỗn hợp; - Lập được báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh theo 2 phương pháp toàn bộ và trực tiếp. Nội dung chính: 1.1. Phân loại chi phí theo chức năng hoạt động 1.1.1. Chi phí sản xuất Giai đoạn sản xuất là giai đoạn chế biến nguyên vật liệu thành thành phẩm bằng sức lao động của công nhân kết hợp với việc sử dụng máy móc thiết bị. Chi phí sản xuất bao gồm ba khoản mục: chi phí nguyên liệu vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Chi phí nguyên liệu vật liệu tr c tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm các loại nguyên liệu và vật liệu xuất dùng trực tiếp cho việc chế tạo sản phẩm. Trong đó, nguyên vật liệu chính dùng để cấu tạo nên thực thể chính của sản phẩm và các loại vật liệu phụ khác có tác dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn chỉnh sản phẩm về mặt chất lượng và hình dáng. Chi phí trực tiếp được tính trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí. Chi phí nhân công tr c tiếp: Khoản mục chi phí này bao gồm tiền lương phải trả cho bộ phận công nhân trực tiếp sản xuất sản phẩm và những khoản trích theo lương của họ Bài 8: Chi phí và phân loại chi phí KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH 100 được tính vào chi phí. Cần phải chú ý rằng, chi phí tiền lương và các khoản trích theo lương của bộ phận công nhân phục vụ hoạt động chung của bộ phận sản xuất hoặc nhân viên quản lý các bộ phận sản xuất thì không bao gồm trong khoản mục chi phí này mà được tính là một phần của khoản mục chi phí sản xuất chung. Chi phí nhân công trực tiếp được tính trực tiếp vào các đối tượng chịu chi phí. Chi phí sản xuất chung: Chi phí sản xuất chung là các chi phí phát sinh trong phạm vi các phân xưởng để phục vụ hoặc quản lý quá trình sản xuất sản phẩm. Khoản mục chi phí này bao gồm: chi phí vật liệu phục vụ quá trình sản xuất hoặc quản lý sản xuất, tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên quản lý phân xưởng, chi phí khấu hao ,sửa chữa và bảo trì máy móc thiết bị, nhà xưởng, chi phí dịch vụ mua ngoài phục vụ sản xuất và quản lý ở phân xưởng, v.v.. Ngoài ra, trong kế toán quản trị còn dùng các thuật ngữ khác: chi phí ban đầu (prime cost) để chỉ sự kết hợp của chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp và chi phí nhân công trực tiếp; chi phí chuyển đổi (conversion cost) để chỉ sự kết hợp của chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. 1.1.2. Chi phí ngoài sản xuất Đây là các chi phí phát sinh ngoài quá trình sản xuất sản phẩm liên quan đến qúa trình tiêu thụ sản phẩm hoặc phục vụ công tác quản lý chung toàn doanh nghiệp. Thuộc loại chi phí này gồm có hai khoản mục chi phí: Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Chi phí bán hàng: Khoản mục chi phí này bao gồm các chi phí phát sinh phục vụ cho kh