Giáo trình microsoft excel 2010

GIÁO TRÌNH MICROSOFT EXCEL 2010 Biên soạn: Bộ môn Hệ thống thông tin Dùng cho khối sinh viên không chuyên tin (Lưu hành nội bộ) Tp. HCM, 10/2011 Nhóm tác giả: ThS. Đỗ Trọng Danh ThS. Nguyễn Vũ Ngọc Tùng GIÁO TRÌNH MICROSOFT Excel 2010 Biên soạn: Bộ môn Hệ thống thông tin Dùng cho khối sinh viên không chuyên tin (Lưu hành nội bộ) Tp. HCM, 10/2011 MỤC LỤC Trang i MỤC LỤC MỤC LỤC ..................................................................................................................................................... I DANH MỤC HÌNH ẢNH ..................................................................................................................... VIII DANH MỤC BẢNG BIỂU ....................................................................................................................... XI BÀI 1. TỔNG QUAN EXCEL 2010 ..................................................................................................... 1 1.1. GIỚI THIỆU EXCEL ........................................................................................................................................... 1 1.1.1. Excel là gì? ............................................................................................................................................... 1 1.1.2. Ribbon là gì? ........................................................................................................................................... 1 1.2. TỔNG QUAN VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ DỮ LIỆU TRÊN EXCEL ............................................................................. 2 1.3. KHỞI ĐỘNG VÀ THOÁT KHỎI EXCEL 2010 ....................................................................................................... 2 1.3.1. .............................................................................................................................. 2 1.3.2. Đ ều chỉnh cửa sổ Excel 2010 ................................................................................................................. 4 1.3.3. ............................................................................................................................. 4 1.4. CỬA SỔ LÀM VIỆC EXCEL 2010........................................................................................................................ 5 1.4.1. Cửa sổ làm việc chuẩn của Excel 2010 .................................................................................................... 5 1.4.2. Các thành phần của m t sổ bảng tính Excel 2010 .................................................................................. 6 1.4.2.1. Workbook .................................................................................................................................. 6 1.4.2.2. Title Bar ..................................................................................................................................... 6 1.4.2.3. Chartsheet ................................................................................................................................. 6 1.4.2.4. Worksheet ................................................................................................................................. 6 1.4.3. Cấu trúc của m t bảng tính Excel 2010 .................................................................................................. 7 1.4.3.1. Tabsheet .................................................................................................................................... 7 1.4.3.2. Row và Column .......................................................................................................................... 7 1.4.3.3. Cell và Range ............................................................................................................................. 8 1.4.3.4. Cell pointer ................................................................................................................................ 9 1.4.3.5. Column Heading ........................................................................................................................ 9 1.4.3.6. Row Heading.............................................................................................................................. 9 1.4.3.7. Scroll Bar .................................................................................................................................... 9 1.4.3.8. Tab Sheet ................................................................................................................................... 9 1.5. QUẢN LÝ SỔ BẢNG TÍNH .............................................................................................................................. 10 1.5.1. Tạo mới tập tin bảng tính (Create a new workbook) ............................................................................ 10 1.5.2. M sổ bảng tính có sẵ rê ĩa (Op a s w r b ) ............................................................ 10 1.5.3. Lưu ập tin bảng tính (Save a workbook) .............................................................................................. 12 1.5.4. Đó sổ bảng tính (Close a workbook) ................................................................................................. 14 1.5.5. Sắp xếp sổ bảng tính (Arrange workbooks) .......................................................................................... 14 1.5.6. Ẩn m t workbook (Hide a workbook) .................................................................................................. 15 1.5.7. Làm hiển thị lại sổ bảng tính ẩn (Unhide a workbook) ......................................................................... 16 1.5.8. Thông tin quản lý sổ bảng tính ............................................................................................................. 17 1.5.8.1. Thu c tính của sổ bảng tính .................................................................................................... 17 1.5.8.2. Bảo vệ workbook ..................................................................................................................... 17 1.5.8.3. Kiểm ra rước khi chia sẻ ........................................................................................................ 19 1.6. BÀI TẬP ........................................................................................................................................................ 20 MỤC LỤC Trang ii BÀI 2. NHẬP, HIỆU CHỈNH VÀ XỬ LÝ DỮ LIỆU .........................................................................24 2.1. TÌM HIỂU CÁC KIỂU DỮ LIỆU ......................................................................................................................... 24 2.1.1. Dữ liệu kiểu số ...................................................................................................................................... 24 2.1.2. Dữ liệu kiểu chuỗi ................................................................................................................................. 24 2.1.3. Dữ liệu kiểu luận lý ............................................................................................................................... 25 2.1.4. Dữ liệu kiểu công thức .......................................................................................................................... 25 2.2. PHÂN LOẠI DỮ LIỆU ..................................................................................................................................... 25 2.2.1. Dữ liệu thô ............................................................................................................................................ 25 2.2.2. Dữ liệu ã qua ử lý .............................................................................................................................. 25 2.3. NHẬP DỮ LIỆU .............................................................................................................................................. 25 2.3.1. Các bướ ơ bản khi nhập liệu .............................................................................................................. 25 2.3.2. Nhập dữ liệu cho m t ô ........................................................................................................................ 26 2.3.3. Nhập cùng dữ liệu cho khối ô ............................................................................................................... 27 2.3.4. Nhập dữ liệu kiểu số ............................................................................................................................. 27 2.3.4.1. Dữ liệu kiểu trị số (Value) ........................................................................................................ 27 2.3.4.2. Dữ liệu kiểu ngày (Date) .......................................................................................................... 28 2.3.4.3. Dữ liệu kiểu giờ (Time) ............................................................................................................ 29 2.3.5. Nhập dữ liệu kiểu chuỗi ........................................................................................................................ 29 2.3.6. Nhập các ký tự ặc biệt ........................................................................................................................ 30 2.3.7. Lệnh Undo/Redo ................................................................................................................................... 30 2.3.8. Lặp lệnh ................................................................................................................................................ 30 2.3.9. Sử dụng các kỹ thuậ ể nhập liệu nhanh............................................................................................. 31 2.3.9.1. Sử dụng chứ ă Au F ..................................................................................................... 31 2.3.9.2. Sử dụng chứ ă Au C rr ............................................................................................. 33 2.4. HIỆU CHỈNH DỮ LIỆU .................................................................................................................................... 34 2.4.1. Xóa n i dung trong ô ............................................................................................................................ 34 2.4.2. Thay thế bằng n i dung khác ................................................................................................................ 35 2.4.3. Sửa n i dung trong ô ............................................................................................................................ 35 2.5. SAO CHÉP DỮ LIỆU ....................................................................................................................................... 36 2.5.1. ử ụ a C p – Paste ............................................................................................................. 36 2.5.2. F a .................................................................................................................................... 36 2.5.3. ế p ớ p m C r ............................................................................................................................ 36 2.5.4. Lệ F ................................................................................................................................................. 37 2.6. DI CHUYỂN DỮ LIỆU ..................................................................................................................................... 37 2.6.1. ử ụ a Cu – Paste ................................................................................................................ 37 2.6.2. F a .................................................................................................................................... 37 2.6.3. F a sử ụ u p ả ............................................................................................. 38 2.7. BÀI TẬP ........................................................................................................................................................ 38 BÀI 3. ĐỊNH DẠNG BẢNG TÍNH .....................................................................................................39 3.1. CÁC THAO TÁC QUẢN LÝ BẢNG TÍNH ........................................................................................................... 39 3.1.1. Chèn bảng tính ...................................................................................................................................... 39 3.1.2. Xoá b bảng tính ................................................................................................................................... 40 3.1.3. Đổi tên bảng tính .................................................................................................................................. 40 3.1.4. Sao chép bảng tính ............................................................................................................................... 40 3.1.5. Di chuyển bảng tính .............................................................................................................................. 41 3.1.6. Hiển thị cửa sổ viết Code trong Excel ................................................................................................... 42 3.1.7. Khóa/b khóa bảng tính ....................................................................................................................... 43 3.1.8. Qu ịnh màu cho Tab Sheet................................................................................................................. 43 MỤC LỤC Trang iii 3.1.9. Chọn cùng lúc tất cả các bảng tính ....................................................................................................... 44 3.1.10. Thao tác xử lý trên ô/dòng/c t ............................................................................................................. 44 3.1.11. Đặt tên ô/khối ô .................................................................................................................................... 46 3.1.12. Xóa tên ô/khối ô ................................................................................................................................... 47 3.1.13. Ẩn/Hiện worksheet ............................................................................................................................... 48 3.2. CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ TRONG QUÁ TRÌNH THAO TÁC .................................................................................. 49 3.2.1. Thanh Zoom .......................................................................................................................................... 49 3.2.2. Xem và so sánh worksheet trong nhiều cửa sổ .................................................................................... 49 3.2.3. Chia khung bảng tính làm nhiều phần và cố ị êu ề ............................................................ 49 3.2.4. Sử dụng Watch Window ....................................................................................................................... 50 3.3. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU .................................................................................................................................... 51 3.3.1. Định dạng chung ................................................................................................................................... 51 3.3.2. Sử dụng Wrap Text ............................................................................................................................... 55 3.3.3. Xoay chữ (Orientation) ......................................................................................................................... 55 3.3.4. Định dạng khung (border)..................................................................................................................... 55 3.3.5. Hiệu ứng tô nền ô (Fill effect) ............................................................................................................... 56 3.3.6. Tự ịnh dạ ó ều kiện. .......................................................................................................... 57 3.3.7. Bả à ịnh dạng bảng ........................................................................................................................ 57 3.3.7.1. Áp ịnh dạng bảng cho danh sách và chuyển danh sách thành bảng ..................................... 57 3.3.7.2. Xóa kiểu ịnh dạng bả a p ụng và chuyển bảng về danh sách................................... 58 3.3.8. Sử dụng mẫu ịnh dạng tài liệu (Document Themes) .......................................................................... 59 BÀI 4. CÁC TIỆN ÍCH CỦA EXCEL TRONG VIỆC QUẢN LÝ DỮ LIỆU .....................................60 4.1. ĐỊNH DẠNG DỮ LIỆU CÓ ĐIỀU KIỆN .............................................................................................................. 60 4.1.1. Kiểu sà ọc: ......................................................................................................................... 60 4.1.2. Kiểu ển thị mứ : ............................................................................................................. 61 4.2. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT ...................................................................................................................................... 62 4.3. SAO CHÉP ĐẶC BIỆT DÙNG CHUỘT ............................................................................................................... 65 4.4. SAO CHÉP CÔNG THỨC ................................................................................................................................. 66 4.5. SAO CHÉP, HỦY BỎ ĐỊNH DẠNG ................................................................................................................... 66 4.5.1. Sao chép dạng ....................................................................................................................................... 66 4.5.1.1. Dùng nút Format Painter ......................................................................................................... 66 4.5.1.2. Sử dụng Paste Special .............................................................................................................. 66 4.5.1.3. Sử dụng Fill Handle .................................................................................................................. 66 4.5.2. Hủy b dạng .......................................................................................................................................... 66 4.5.2.1. Sử dụng nút Format Painter .................................................................................................... 66 4.5.2.2. Sử dụng lệnh Clear .................................................................................................................. 67 4.6. DI CHUYỂN NHANH TRÊN WORKSHEET ........................................................................................................ 67 4.6.1. H p tên (Name Box) ............................................................................................................................. 67 4.6.2. Lệnh GOTO ............................................................................................................................................ 67 4.7. TÌM KIẾM VÀ THAY THẾ DỮ LIỆU .................................................................................................................. 68 4.8. PHÍM TẮT ..................................................................................................................................................... 70 4.8.1. Truy cập Ribbon .................................................................................................................................... 70 4.8.2. Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ến các thao tác soạn thảo ....................................................... 70 4.8.3. Danh sách tổ h p phím tắ ê qua ế ịnh dạng ........................................................................... 71 BÀI 5. THIẾT LẬP CÔNG THỨC VÀ VAI TRÒ CÁC ĐỐI TƯỢNG ............................................73 MỤC LỤC Trang iv 5.1. PHƯƠNG PHÁP THIẾT LẬP CÔNG THỨC ....................................................................................................... 73 5.1.1. Công thức là gì ...................................................................................................................................... 73 5.1.2. Lập công thứ ư ế nào ................................................................................................................... 73 5.2. CÁC ĐỐI TƯỢNG BÊN TRONG ....................................................................................................................... 74 5.3. CÁC THAO TÁC SỬ DỤNG ............................................................................................................................. 75 5.3.1. Sao chép công thức............................................................................................................................... 75 5.3.2. a ổi chế tính toán ..................................................................................................................... 76 5.3.3. Tham chiếu dữ liệu ............................................................................................................................... 78 5.3.3.1. Tham chiếu dữ liệu tạ ịa chỉ ô trong cùng Sheet hiện hành ................................................. 78 5.3.3.2. Tham chiếu dữ liệu từ Sheet khác ........................................................................................... 78 5.3.3.3. Tham chiếu dữ liệu từ tập tin Excel khác ................................................................................ 79 5.3.4. Địa chỉ ô tính toán ................................................................................................................................. 79 5.3.5. Chuyể ổi công thức thành giá trị ...................................................................................................... 80 5.3.6. Các lỗ ô ường (Formulas errors) ............................................................................................... 80 5.4. TỔNG QUAN VỀ HÀM ................................................................................................................................... 80 5.4.1. Thế nào là hàm ..................................................................................................................................... 81 5.4.2. Thiết lập công thức có ứng dụng hàm .................................................................................................. 81 5.5. XÂY DỰNG VÀ ỨNG DỤNG HÀM .................................................................................................................. 82 5.5.1. ập ừ bà p m ................................................................................................................................. 82 5.5.2. Sử dụng công cụ AutoSum .................................................................................................................... 83 5.5.3. Sử dụng chứ ă Fu L brar .................................................................................................... 84 BÀI 6. XÂY DỰNG CÔNG THỨC VÀ GIẢI PHÁP DỰA TRÊN NHÓM HÀM ...........................87 6.1. NHÓ H THỐNG S ............................................................................................................. 87 6.1.1. Hàm Sum............................................................................................................................................... 87 6.1.2. Hàm Max ............................................................................................................................................... 87 6.1.3. Hàm Min ............................................................................................................................................... 87 6.1.4. Hàm Count ............................................................................................................................................ 87 6.1.5. Hàm Counta .......................................................................................................................................... 88 6.1.6. Hàm Average ........................................................................................................................................ 88 6.1.7. Hàm CountIF .....................................................................