Giáo trình microsoft excel 2000 - Bài 6: Đồ thị

Giáo trình Microsoft Excel 2000 1/11 BÀI 6: ĐỒ THỊ Charts cho phép bạn vẽ đồ thị cho dữ liệu trên bảng tính. Đồ thị được gán với dữ liệu. Khi thay đổi dữ liệu, đồ thị tự cập nhật lại. Excel cung cấp nhiều tính năng tạo và định dạng đồ thị. Chart Wizard hướng dẫn bạn từng bước. Bạn có thể thay đổi kiểu đồ thị, thêm các mục như tiêu đề hay chú giải, thay đổi định dạng các thành phần của đồ thị. Excel cũng cho phép bạn thêm các hình vẽ do bạn tự vẽ dùng công cụ Drawing hay lấy từ các ảnh, thư viện ảnh. 6.1. Vẽ đồ thị 1. Vẽ đồ thị dùng Chart Wizard Chart Wizard hướng dẫn bạn từng bước tạo đồ thị. 1. Chọn vùng dữ liệu kể cả hàng tiêu đề, nhấn nút Chart Wizard trên thanh công cụ chuẩn. 2. Chọn kiểu đồ thị từ Chart Type; sau đó nhấn nút Next. 3. Kiểm tra địa chỉ vùng dữ liệu và chọn vẽ đồ thị theo hàng (Rows) hay cột (Columns); nhấn Next. 4. Chọn phiếu tương ứng, sau đó chọn các mục như tiêu đề, nhãn dữ liệu, nhấn Next. 5. Chọn vẽ đồ thị trên một trang riêng hay nhúng lên bảng tính hiện hành. Nhấn Finish. TIP: Sau khi vẽ có thể kéo và thay đổi kích thước đồ thị như mọi đối tượng hình vẽ khác 2. Vẽ đồ thị từ các vùng không kề nhau 1. Chọn vùng thứ nhất. Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 2/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n 2. Nhấn giữ CTRL, chọn các vùng khác. Các vùng không liền nhau phải tạo nên một hình chữ nhật. 3. Nhấn nút Chart Wizard Theo các chỉ dẫn của Chart Wizard 3. Vẽ một đồ thị ngầm định chỉ trong một bước Đồ thị dạng ngầm định của Microsoft Excel là đồ thị cột, trừ khi chúng ta thay đổi chúng. y Để tạo đồ thị sử dụng dạng ngầm định, chọn dữ liệu và nhấn F11. y Để tạo một đồ thị nhúng, chọn dữ liệu, nhấn nút Default Chart. Nếu không thấy nút này hãy bổ xung thêm vào thanh công cụ (view/toolbars/customize phiếu command, dới Categories chọn Charting). 6.2. Thêm bớt dữ liệu và các đối tượng 1. Thêm dữ liệu vào đồ thị nhờ sao chép và dán Có thể thêm một đường, thêm điểm hay thay đổi dữ liệu gốc của một đường. Để thêm dữ liệu bạn có thể chọn đồ thị rồi sử dụng lệnh Chart, Add. Để sửa địa chỉ vùng dữ liệu của một đường, sử dụng lệnh Chart, Source Data 1. Chọn các ô có dữ liệu cần thêm vào đồ thị, cả tiêu đề. Nhấn Copy. 2. Chọn đồ thị. 3. Để Microsoft Excel tự đa dữ liệu vào đồ thị, nhấn Paste. Để chỉ định cách vẽ đồ thị, chọn Paste Special trên Edit menu, chọn các tuỳ chọn. 2. Thêm dữ liệu bằng kéo thả Giáo trình Microsoft Excel 2000 3/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n 1. Chọn vùng dữ liệu cần đa thêm vào đồ thị. Các ô phải nằm cạnh nhau. 2. Đa con trỏ chuột tới đờng viền của vùng chọn, con trỏ có dạng mũi tên. 3. Kéo vùng chọn thả vào đồ thị. Nếu Microsoft Excel cần thêm các thông tin khác để vẽ, hộp Paste Special sẽ xuất hiện. Chú ý: Nếu đồ thị nằm trên một trang riêng thì thêm vùng dữ liệu sử dụng lệnh Chart, Add Data. Nhập vùng dữ liệu mới sau đó nhấn OK. Nếu không thể kéo thả vùng chọn, kiểm tra xem hộp Allow cell drag and drop có đợc chọn không. Nhấn Options trên Tools menu, chọn phiếu Edit. 3. Thêm nhãn dữ liệu (Data Labels) 1. Chọn đồ thị 2. Chọn Chart, Chart Options; sau đó nhấn phiếu Data Labels trong cửa sổ Chart Options 3. Chọn các mục Data Labels bạn cần, nh Show Value, Show Percent, hay Show Label (Tuỳ theo kiểu đồ thị mà một số mục chọn có thể mờ đi). Nhấn OK. Để bỏ các nhãn dữ liệu ra khỏi đồ thị, hiện thị lại phiếu Data Labels của cửa sổ Chart Options, chọn mục None và nhấn OK. Để thêm nhãn chỉ cho một đờng đồ thị nhấn chuột phải lên đờng đó, chọn Format Data Series, sau đó chọn phiếu Data Labels Để thêm nhãn chỉ cho một điểm, nhấn chuột hai lần lên điểm đó để chọn nó, sau đó nhấn chuột phải, chọn chọn Format Data Point sau đó chọn phiếu Data Labels Giáo trình Microsoft Excel 2000 4/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Chú ý: Nhãn dữ liệu số có định dạng nh các ô liên quan. Để định dạng lại bạn có thể định dạng các ô liên quan hoặc định dạng trực tiếp trên đồ thị bằng cách chọn nhãn cần định dạng và chọn Format, Selected Labels; sau đó chọn phiếu Number và thay đổi định dạng. 4. Thêm các đường lưới (Chart Gridlines) Các đường lưới giúp đọc và so sánh các điểm dữ liệu. Nếu bạn sử dụng Chart Wizard để vẽ đồ thị, Excel cho phép bạn thêm các đường lưới. 1. Chọn đồ thị. Lên mục Chart, Chart Options; chọn phiếu Gridlines. 2. Chọn kiểu đường lưới; sau đó nhấn OK. Để bỏ đường lưới ra khỏi đồ thị, hiển thị phiếu Gridlines của cửa sổ Chart Options và xoá chọn hộp lới cần bỏ. 5. Thêm chú giải cho đồ thị (Chart Legends) Chú giải cho biết đường nào thể hiện mục dữ liệu nào trên đồ thị. Nếu bạn sử dụng Chart Wizard để vẽ đồ thị. Excel tự tạo chú giải dựa trên các nhãn dữ liệu chiều ngắn hơn của bảng dữ liệu. 1. Chọn đồ thị 2. Chọn Chart, Chart Options; nhấn phiếu Legend trong cửa sổ Chart Options. 3. Chọn Show Legend. Sau đó chọn vị trí : Bottom, Corner, Top, Right, hay Left. Nhấn OK. Có thể kéo, thay đổi kích thước hộp chú giải đến vị trí mong muốn. Để xoá hộp chú giải, chọn nó rồi nhấn nút Delete. Giáo trình Microsoft Excel 2000 5/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n TIP: Để định dạng hộp chú giải, nhấn chuột phải lên nó sau đó chọn Format Legend. Thực hiện các sửa đổi cần thiết và nhấn OK. 6. Thêm tiêu đề cho đồ thị (Chart Titles) Có thể thêm tiêu đề khi vẽ đồ thị dùng Chart Wizard, hoặc bổ sung tiêu đề sau. 1. Chọn đồ thị, sau đó chọn Chart, Chart Options; phiếu Titles trong cửa sổ Chart Options. 2. Chọn mục tiêu đề cần thêm (nh Chart Title) và nhập tiêu đề; sau đó nhấn OK. Bạn có thể kéo tiêu đề đến vị trí khác hay xoá nó. TIP: Để định dạng tiêu đề, nhấn chuột phải lên nó rồi chọn Format Title. 7. Thêm đường xu hướng (Chart Trendlines) Bạn có thể thêm đường xu hướng vào đồ thị để chỉ ra xu hớng dữ liệu và dự báo. Phơng pháp phân tích hồi quy (một kỹ thuật để diễn tả quan hệ giữa các đại lợng) đợc sử dụng để tạo nên đờng xu hớng từ dữ liệu hiện có. Bạn có thể chọn một trong 5 đờng hồi quy hoặc chọn đờng bình quân dịch chuyển. 1. Chọn đồ thị, chọn Chart, Add Trendline; sau đó chọn phiếu Type trong cửa sổ Add Trendline. 2. Chọn đường đồ thị bạn muốn vẽ đờng xu hớng cho nó trong danh sách Based On Series. 3. Chọn một trong sáu kiểu đường xu hướng/hồi quy: tuyến tính (Linear), lôga (Logarithmic), đa thức (Polynomial), luỹ thừa (Power), mũ (Exponential), và bình quân dịch chuyển (Moving Average). Để có thêm thông tin về các loại đường này, nhấn nút hỏi chấm trên thanh tiêu đề của cửa sổ đang mở. Giáo trình Microsoft Excel 2000 6/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n 4. Chọn phiếu Options nếu bạn muốn có thêm các mục chọn khác như tên của đường xu hướng, phương trình cho đường xu hướng. Nhân OK. 8. Thêm ảnh nền cho bảng tính Ảnh nền, ví dụ biểu tượng công ty làm tăng ấn tượng cho các biểu mẫu và báo cáo. 1. Mở bảng tính cần thêm ảnh nền; chọn Format, Sheet, Background. Cửa sổ Sheet Background xuất hiện. 2. Chọn ảnh cần sử dụng (ví dụ từ thư mục \MSOffice\Clipart) . Sau đó nhấn Open. Để xoá ảnh nền, chọn Format, Sheet, Delete Background. TIP: Để thấy rõ hơn ảnh nền, bạn có thể bỏ các đờng lới. Chọn Tools, Options; nhấn phiếu View. Bỏ chọn hộp Gridlines và nhấn OK. 6.3. Định dạng dữ liệu 1. Định dạng các đường đồ thị Bạn có thể tăng ấn tượng bởi thêm các thanh sai số hay các nhãn cho một chuỗi dữ liệu. Bạn cũng có thể thay đổi khe giữa các cột trong đồ thị cột. 1. Nhấn chuột phải lên đường đồ thị cần định dạng, chọn Format Data Series. 2. Trong cửa sổ Format Data Series, chọn phiếu chứa các mục (như Error Bars, Data Labels, Series Order, hay Options). 3. Hiệu chỉnh các mục; sau đó nhấn OK. 2. Chọn Fonts và Styles Giáo trình Microsoft Excel 2000 7/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Bạn có thể thay đổi fonts và styles trong đồ thị giống như trong bảng tính. 1. Chọn đối tượng văn bản bạn cần định dạng. Nếu chỉ định dạng một số ký tự thì hãy chọn chúng. 2. Nhấn lên nút mong muốn trên thanh công cụ định dạng. Ví dụ co chữ, hay in nghiêng. TIP: Để có thêm các tuỳ chọn định dạng khác, nhấn chuột phải lên mục văn bản cần định dạng, chọn Format, sau đo phiếu Font, chọn các định dạng mong muốn sau đó nhấn OK. 3. Định dạng số trên đồ thị Định dạng các mục trên đồ thị giống nh trên bảng tính. Ví dụ thêm ký hiệu tiền tệ hay thay đổi các định dạng. 1. Nhấn chuột phải lên các mục số cần định dạng, chọn Format. 2. Trong cửa sổ Format, chọn phiếu Number sau đó chọn định dạng từ danh sách Category. 3. Cửa sổ Format thay đổi tương ứng với mục chọn. Thực hiện đinh dạng; sau đó nhấn OK. TIP: Để định dạng số nh trong bảng tính, chọn mục Linked to Source trong cửa sổ Format. 4. Định dạng các đối tượng Excel cung cấp nhiều lệnh và mục chọn để bạn định dạng các đối tượng trên đồ thị. Các đối tượng của đồ thị gồm tiêu để (titles), chú giải (legends), trục (axes), Giáo trình Microsoft Excel 2000 8/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n đường đồ thị (data series), ... Bạn có thể tô mầu, hoa văn, và viền cho các đối tượng trong một đồ thị. Các bước 1. Nhấn chuột phải lên đối tượng của đồ thị, chọn Format. 2. Trong cửa sổ Format, chọn phiếu Patterns. 3. Trong nhóm Border, chọn kiểu viền. Trong nhóm Area chon mầu mong muốn. 4. Để tạo hiệu ứng tô, chọn Fill Effects. Chọn một trong các phiếu và chọn mẫu; sau đó nhấn OK hai lần để quay lại bảng tính. TIP: Nếu bạn muốn thay đổi mầu hay hoa văn của nền đồ thị, nhấn chuột phải lên một góc bất kỳ của đồ thị và chọn Format Chart Area. Chọn lựa các định dạng, sau đó nhấn OK. 5. Định dạng tiêu đề và nhãn cho đồ thị Đối với một số đối tượng văn bản trong đồ thị, nh tiêu đề, bạn có thể dóng chúng nằm ngang hay thẳng đứng hay xoay. Với một số đối tượng văn bản khác như các nhãn trên trục, bạn chỉ có thể thay đổi định hớng. Các bước 1. Nhấn chuột phải lên đối tượng văn bản, chọn Format. 2. Trong cửa sổ Format, chọn phiếu Alignment; chọn các mục từ danh sách Horizontal và Vertical. 3. Kéo kim chỉ hớng trong hộp Orientation hoặc nhập một góc giứa -90 và 90 trong hộp Degrees để thay đổi hớng văn bản. Giáo trình Microsoft Excel 2000 9/11 Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n TIP: Để xếp văn bản từ trên xuống, chọn hộp xếp các chữ trên nhau bên trái đồng hồ định hớng 6. Thêm hình ảnh cho các đường Excel có thể sử dụng hình ảnh làm điểm mốc (markers) dữ liệu cho các cột, thanh, đờng hay nền. 1. Trong đồ thị, nhấn chuột phải lên đờng bạn muốn đưa ảnh lên đó, chọn Format Data Series. Bạn cũng có thể chọn vùng vẽ hay vùng nền đồ thị nếu bạn muốn đa ảnh vào đó. 2. Trong cửa sổ Format Data Series, chọn phiếu Patterns; chọn Fill Effects và phiếu Picture. 3. Chọn Select Picture. trong Look In, tìm đến th mục có chứa ảnh, chọn ảnh và nhấn OK. 4. Chọn các mục chọn khác trong phiếu Picture. Thử với các tuỳ chọn khác nhau (Stretch, Stack, hay Stack và Scale) để chọn hiệu ứng bạn cần. Đối với đồ thị 3-D, chọn mục bạn cần từ Apply To group. Nhấn OK hai lần để quay lại bảng tính. Giáo trình Microsoft Excel 2000 10/11 6.4. Bài tập 1. Vẽ đồ thị sau 2. Vẽ đồ thị tiết kiệm sau 3. Dùng đồ thị dự báo sản lượng sau Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n Giáo trình Microsoft Excel 2000 11/11 4. Vẽ đồ thị sau Lª ViÖt Anh – S−u tÇm vμ biªn so¹n