Giáo trình Microsoft Access Căn bản

Bµi 1 Giíi thiÖu chung vÒ access Access lµ mét hÖ qu¶n trÞ c¬ së d÷ liÖu (Data Base Management System – viÕt t¾t lµ DBMS) dïng ®Ó t¹o, xö lý c¸c c¬ së d÷ liÖu. Cho phÐp qu¶n lý c¸c sè liÖu mét c¸ch thèng nhÊt cã tæ chøc, liªn kÕt c¸c sè liÖu rêi r¹c l¹i víi nhau vµ gióp ng­êi sö dông cã thÓ thiÕt kÕ c¸c ch­¬ng tr×nh mét c¸ch tù ®éng, tr¸nh nh÷ng thao t¸c thñ c«ng trong qu¸ tr×nh tÝnh to¸n xö lý. C¸ch cµi ®Æt Access. Microsoft Access lµ mét bé phËn cña Microsoft Office. Nªn khi cµi ®Æt Microsoft Office nÕu kh«ng cã g× thay ®æi th× phÇn Access còng ®­îc mÆc ®Þnh lµ ®­îc cµi ®Æt. Trong tr­êng hîp khi cµi ®Æt Microsoft Office kh«ng cã Access th× cã thÓ bæ sung thªm tõ tr×nh Setup cña Microsoft Office víi lùa chän Add/Move vµ sau ®ã ®¸nh dÊu vµo môc Access ®Ó chän thªm phÇn mÒm nµy. Khëi ®éng Access. Cã nhiÒu c¸ch khëi ®éng Microsoft Access. Nh­ng ta cã thÓ khëi ®éng theo hai c¸ch sau ®©y: C¸ch 1: T¹i mµn h×nh nÒn cña Windows. NhÊp Start à Programs à Microsoft Access. C¸ch 2: Chän biÓu t­îng Microsoft Access trªn mµn h×nh Windows Sau khi khëi ®éng Access th× xuÊt hiÖn m«i tr­êng lµm viÖc cña Access. 3. Cöa sæ Microsoft Access. T¹i hép tho¹i Microsoft Access cña cöa sæ xuÊt hiÖn ba lùa chän: Chän Blank Database: NÕu tù t¹o míi mét file c¬ së d÷ liÖu . Chän Database Wizards: NÕu muèn t¹o 1 file c¬ së d÷ liÖu theo mÉu file c¬ së d÷ liÖu ®· t¹o s½n trong Access. Chän Open an Existing Database: NÕu muèn më mét c¬ së d÷ liÖu ®· cã. H×nh – Hép tho¹i ®Çu tiªn khi khëi ®éng Access 4. C¬ së d÷ liÖu trong Access. D÷ liÖu lµ c¸c th«ng tin mµ ta muèn l­u tr÷ vµ sö dông l¹i. CSDL lµ tËp hîp cã tæ chøc nh÷ng d÷ liÖu liªn quan ®Õn mét chñ ®Ò hay mét môc ®Ých nµo ®ã. Mçi CSDL cña Access ®­îc l­u tr÷ trong 1 file mµ tªn file cã ®u«i mÆc nhiªn lµ .MDB. Mét c¬ së d÷ liÖu cña Access cã 6 thµnh phÇn(Object): Table - B¶ng d÷ liÖu Lµ thµnh phÇn quan träng nhÊt cña CSDL, chøa c¸c d÷ liÖu cÇn thiÕt cña CSDL. Query - B¶ng truy vÊn( b¶ng vÊn tin) Dïng ®Ó xö lý, tÝnh to¸n c¸c d÷ liÖu ë Table. Form - MÉu biÓu Lµ c«ng cô t¹o ra c¸c mÉu tr×nh bµy d÷ liÖu theo c¸c d¹ng mµ ng­êi sö dông mong muèn ®Ó cã thÓ nhËp hay söa mét c¸ch dÔ dµng, gièng c¸c mÉu phiÕu th«ng th­êng. Report - MÉu b¸o c¸o Lµ c«ng cô t¹o c¸c mÉu vµ in c¸c b¸o c¸o. Macro - LÖnh vÜ m« Lµ mét tËp hîp c¸c lÖnh ®­îc chän, s¾p xÕp hîp lý cho viÖc tù ®éng ho¸ c¸c thao t¸c. Module - §¬n thÓ ch­¬ng tr×nh Lµ ph­¬ng tiÖn lËp tr×nh trong Access víi ng«n ng÷ lËp tr×nh Access Basic (Visual Basic for Access). T¹o - Më - §ãng mét c¬ së d÷ liÖu T¹o mét c¬ së d÷ liÖu míi Chän menu File/ New Database ®Ó më hép tho¹i New. Chän Database: NÕu muèn t¹o mét File CSDL theo mÉu ®· cã s½n trong Access. Chän General: NÕu muèn tù t¹o mét File CSDL. H×nh – Cöa sæ t¹o míi file CSDL b. Më mét c¬ së d÷ liÖu Chän menu File/Open. Chän ®­êng dÉn vµo File CSDL à Open c. §ãng c¬ së d÷ liÖu Menu File/ Close hoÆc ®ãng cöa sæ c¬ së d÷ liÖu Chó ý: Khi chÊm døt lµm viÖc víi c¬ së d÷ liÖu, nªn nhí ph¶i ®ãng c¬ së d÷ liÖu, nÕu kh«ng ®ãng cã thÓ dÉn ®Õn t×nh tr¹ng bÞ háng CSDL. Bµi 2 X©y dùng mét c¬ së d÷ liÖu Më tÖp CSDL míi. Sau khi khëi ®éng Access ta chän Blank Database th× xuÊt hiÖn cöa sæ “ File New Database”. T¹i cöa sæ nµy ta cÇn x¸c ®Þnh c¸c tham sè: - §Æt tªn CSDL mµ b¹n muèn t¹o t¹i « File Name. - L­u tÖp CSDL b¹n t¹o t¹i « Save In. - KÝch vµo nót Create ®Ó ghi l¹i c¸c néi dung mµ ta ®· chän. Chó ý: Tªn CSDL mµ b¹n ®Æt kh«ng dµi qu¸ 64 ký tù vµ kh«ng ®­îc b¾t ®Çu b»ng dÊu c¸ch, dÊu chÊm, dÊu phÈy, dÊu chÊm phÈy, dÊu ngoÆc, dÊu nh¸y, dÊu chÊm than... Khi ®ang lµm viÖc víi mét CSDL b¹n cã thÓ chuyÓn sang t¹o mét CSDL míi kh¸c b»ng c¸ch: Chän File/New Database/ General/ Bank Database/ Gâ tªn CSDL vµo « File Name/ Create. T¹o cÊu tróc b¶ng d÷ liÖu míi. ThiÕt kÕ mét b¶ng CSDL. Trong cöa sæ Database. Chän ®èi t­îng Table ®Ó t¹o ra c¸c c¬ së d÷ liÖu. §Ó t¹o mét b¶ng c¬ së d÷ liÖu ta ph¶i x¸c ®Þnh: T¹o cÊu tróc d÷ liÖu. NhËp d÷ liÖu cho b¶ng. C¸ch t¹o b¶ng c¬ së d÷ liÖu: T¹i cöa sæ Database, Chän Table/New /Design View/ OK. XuÊt hiÖn cöa sæ thiÕt kÕ cÊu tróc d÷ liÖu cña b¶ng. Trong cöa sæ nµy cã hai vïng khai b¸o: Vïng chÝnh gåm 3 thµnh phÇn: Field Name : Tªn tr­êng CSDL. Data Type : KiÓu d÷ liÖu. Cã c¸c d¹ng d÷ liÖu sau: + Text : Chuçi ký tù, dµi tèi ®a 255 ký tù. + Memo : V¨n b¶n nhiÒu dßng, tèi ®a 64 000 ký tù. + Number : KiÓu sè + Date/Timer : KiÓu ngµy giê. + Currency : KiÓu tiÒn tÖ. + Auto Number : Acceess tù ®éng g¸n gi¸ trÞ sè ph©n biÖt nhau vµo File nµy + Yes/ No : Gi¸ trÞ logic ®óng/ sai. + OLE Object : §èi t­îng nhóng vµ liªn kÕt (H×nh ¶nh). + Hyperlink : KiÓu siªu liªn kÕt. +Lookup Wizard: Hép liÖt kª ®Ó chän 1 gi¸ trÞ trong danh s¸ch c¸c gi¸ trÞ ®· cã theo trî gióp cña Wizard. Description: M« t¶. Vïng Field Properties gåm hai thµnh phÇn: General: Gåm c¸c néi dung sau: Field Size : KÝch th­íc tr­êng. Format : §Þnh d¹ng d÷ liÖu. Decimal Place : Sè sè lÎ. Input Mask : MÆt n¹ nhËp liÖu. Caption : Phô ®Ò cña tr­êng (§©y lµ tiªu ®Ò cña cét). Default Value : Gi¸ trÞ mÆc ®Þnh. Validation Rule : Quy t¾c nhËp liÖu. Validation Text : V¨n b¶n h­íng dÉn quy t¾c nhËp liÖu. Required : Yªu cÇu tÝnh duy nhÊt. Allow Zero Length: Cho phÐp ®é dµi = 0, cho phÐp d÷ liÖu rçng Indexed : ChØ sè ho¸ (S¾p xÕp theo tÖp chØ sè, ngÇm ®Þnh s¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn). Lookup gåm c¸c néi dung sau: Display Control: §iÒu khiÓn hiÓn thÞ, nh­ng phô thuéc vµo néi dung ta chän trong hép nµy nh­ “Text box (Hép v¨n b¶n)”, “List Box (Hép liÖt kª)”, “Combo Box (Hép chän)” mµ cã thªm c¸c tr­êng: Row Source Type : KiÓu nguån d÷ liÖu cho dßng. Row Source : Nguån d÷ liÖu cho dßng. Bound Column : Cét d÷ liÖu liªn kÕt. Column Count : Sè c¸c cét d÷ liÖu..... Column Heads : Cã sö dông kh«ng (Yes/No) tªn tr­êng hay d÷ liÖu dßng ®Çu tiªn trong danh s¸ch lµm tiªu ®Ò cho cét trong danh s¸ch. Column Widths : §é réng cña c¸c cét trong danh s¸ch. List Row : Sè dßng hiÓn thÞ trong danh s¸ch. List Width : Tæng ®é réng cña cét tr×nh bµy trong danh s¸ch. Limit to list : Yes: ChØ ®­îc nhËp d÷ liÖu cho tr­êng lµ 1 gi¸ trÞ trong danh s¸ch. : No : Cã thÓ nhËp 1 gi¸ trÞ ngoµi danh s¸ch cho tr­êng. Kho¸ chÝnh. Mçi Table th­êng cã môc kho¸ chÝnh. Môc kho¸ chÝnh cña 1 Table cã thÓ lµ mét hay kÕt hîp nhiÒu tr­êng ®Ó Access nhËn diÖn mét c¸ch duy nhÊt mçi b¶n ghi trong b¶ng (trªn vïng ®­îc chän lµm kho¸ chÝnh kh«ng ®­îc cã 2 b¶n ghi cã gi¸ trÞ gièng nhau). C¸ch t¹o kho¸ chÝnh: §¸nh dÊu tr­êng ®­îc chän lµm kho¸ chÝnh. Chän menu Edit/ Primary hoÆc chän biÓu t­îng ch×a kho¸ trªn thanh c«ng cô. C¸ch xo¸ kho¸ chÝnh: C¸ch 1: Chän l¹i biÓu t­îng ch×a kho¸ trªn thanh c«ng cô. C¸ch 2: - Chän menu View/ Indexes. - Chän dßng chøa kho¸ chÝnh, Ên Delete. Chi tiÕt mét sè thuéc tÝnh File Thuéc tÝnh Field Size: §èi víi kiÓu d÷ liÖu Text: Quy ®Þnh chiÒu dµi tèi ®a cña d÷ liÖu. Cho phÐp b¹n khai b¸o tèi ®a chiÒu dµi tõ 1 ®Õn 255 ký tù. §èi víi kiÓu Number: Quy ®Þnh miÒn gi¸ trÞ cña d÷ liÖu Gi¸ trÞ MiÒn gi¸ trÞ Sè sè lÎ Sè Byte Byte 0 ®Õn 255 0 1 Integer -32768 ®Õn 32767 0 2 Long Integer -214783648 ®Õn 214783647 0 4 Single -3.4 x 1038 ®Õn 3.4 x 1038 7 4 Double -1.79 x 10 308 ®Õn 1.79 x 10308 15 8 Thuéc tÝnh Format: §èi víi d¹ng Number: Gi¶ sö b¹n cã gi¸ trÞ 3456.789 th× : Chän D¹ng hiÓn thÞ M« t¶ General Number Currency Fixed Standard Percent Scientific 3456.789 $3,456.79 3456.79 3,456.79 345678.90% 3.46E +03 Cã ký hiÖu tiÒn tÖ ë ®Çu vµ cã dÊu c¸ch hµng ngµn. Sè sè lÎ cè ®Þnh Cã dÊu c¸ch hµng ngµn TÝnh theo phÇn tr¨m §Þnh d¹ng sè mò §èi víi d¹ng Date/Time Chän D¹ng hiÓn thÞ General Date Long Date Medium Date Sort Date Long Time Medium Time Short Time 19/6/02 Sunday, June 19, 2002 19- June- 02 19/06/02 5:34:23PM 5:34 PM 17:34 Thuéc tÝnh Indexed: No : Kh«ng s¾p xÕp. Yes[Duplicate Ok] : Cã s¾p xÕp vµ c¸c gi¸ trÞ trªn Field cã thÓ trïng nhau. Yes[No Duplicate] : Cã s¾p xÕp vµ c¸c gi¸ trÞ trªn Field kh«ng trïng nhau Thuéc tÝnh Input Mask: 0 VÞ trÝ dµnh cho mét sè tõ 0-9 (B¾t buéc nhËp) 9 VÞ trÝ dµnh cho mét sè tõ 0-9 (Kh«ng b¾t buéc nhËp) # VÞ trÝ dµnh cho mét sè tõ 0-9, dÊu +, -, trèng L VÞ trÝ dµnh cho mét ký tù (B¾t buéc nhËp) ? VÞ trÝ dµnh cho mét ký tù ch÷ hoÆc sè (Kh«ng b¾t buéc nhËp) A VÞ trÝ dµnh cho mét ký tù ch÷ hoÆc sè (B¾t buéc nhËp) a VÞ trÝ dµnh cho mét ký tù ch÷ hoÆc sè (Kh«ng b¾t buéc nhËp) & VÞ trÝ dµnh cho mét ký tù bÊt kú (B¾t buéc nhËp) C VÞ trÝ dµnh cho mét kýtù (Kh«ng b¾t buéc nhËp) . ; : , / C¸c dÊu . , : ; / < C¸c ký tù bªn ph¶i ký hiÖu ph¶i biÕn thµnh ch÷ th­êng > C¸c ký tù bªn ph¶i ký hiÖu ph¶i biÕn thµnh ch÷ hoa \ Quy ®Þnh ký tù theo sau dÊu \ lµ d÷ liÖu C¸c thao t¸c xö lý thiÕt kÕ Table ChÌn Field vµo gi÷a c¸c Field hiÖn cã Xo¸ Field Thay ®æi vÞ trÝ Field. 3. Sao chÐp, Xo¸, §æi tªn table Sao chÐp B­íc 1: §¸nh dÊu tªn Table B­íc 2: Chän Menu Edit, Copy hoÆc nh¸y ph¶i chuét chän Copy. B­íc 3: Chän Edit, Paste sÏ hiÖn 1 hép tho¹i vµ chän lÖnh Table Name : Khai b¸o tªn Table ®Ých. Paste Option : Chän d¹ng sao chÐp. Structure Only : ChØ sao chÐp cÊu tróc Table. Structure and Data : Sao chÐp cÊu tróc vµ d÷ liÖu. Append Data to Existing Table: Thªm d÷ liÖu vµo cuèi b¶ng ®Ých. B­íc 4: Chän OK. §æi tªn. Chän b¶ng cÇn ®æi tªn. Chän menu Edit / Rename hoÆc nh¸y ph¶i chuét chän Rename. Gâ tªn míi. Enter. Xo¸. Chän b¶ng cÇn xo¸. Chän Edit / Delete hoÆc nh¸y ph¶i chuét chän Delete hoÆc Ên phÝm Delete. 4. Khai b¸o quan hÖ gi÷a c¸c Table C¸c lo¹i quan hÖ Quan hÖ mét - mét Quan hÖ mét – nhiÒu Quan hÖ nhiÒu – nhiÒu Khai b¸o quan hÖ gi÷a c¸c Table Chän menu Tool / Relationship Chän c¸c b¶ng tham gia ®Æt quan hÖ §Æt quan hÖ gi÷a hai b¶ng nh­ sau: - KÝch chuét t¹i tr­êng quan hÖ cña b¶ng thø nhÊt (B¶ng chÝnh) vµ kÐo ®Õn tr­êng quan hÖ cña b¶ng thø hai (B¶ng quan hÖ) khi ®ã xuÊt hiÖn hép héi tho¹i Relationships. + Enfore Referential Integrity: NÕu muèn Ðp buéc tÝnh toµn vÑn cña d÷ liÖu th× d©y quan hÖ sÏ cã biÓu diÔn 2 ®Çu mót. + Cascade Update Related Fields: Khi söa gi¸ trÞ trªn tr­êng quan hÖ cña b¶ng chÝnh th× d÷ liÖu t­¬ng øng trªn tr­êng quan hÖ cña b¶ng quan hÖ sÏ tù ®éng thay ®æi theo. + Cascade Delete Related Fields : Khi xo¸ mét b¶n ghi cña b¶ng chÝnh th× c¸c b¶n ghi t­¬ng øng trong quan hÖ sÏ tù ®éng xo¸ theo. Relationship Type: KiÓu quan hÖ. + One to one : Quan hÖ mét – mét. + One to many : Quan hÖ mét – nhiÒu. Söa/ Xo¸ mèi quan hÖ. Söa l¹i mèi quan hÖ : Nh¸y ®óp t¹i d©y quan hÖ. Xo¸ mèi quan hÖ : ChØ chuét vµo d©y quan hÖ vµ Ên phÝm Delete. Bµi 3 Query - truy vÊn CSDL Kh¸i niÖm Query lµ c«ng cô khai th¸c vµ xö lý d÷ liÖu cña Access. Nã cã thÓ ®¸p øng c¸c nhu cÇu tra cøu vÒ d÷ liÖu cña c¸c b¶ng thuéc c¬ së d÷ liÖu. 1. T¹o míi mét Query vµ xem kÕt qu¶ a. T¹o míi mét Query B­íc 1: Trªn cöa sæ Database. Chän Queries/ New/ DesignView/OK. B­íc 2: X¸c ®Þnh c¸c Queries, Table hoÆc c¶ hai tham gia truy vÊn t¹i Show Table. Chän Table :X¸c ®Þnh c¸c b¶ng tham gia truy vÊn. Chän Quereis :X¸c ®Þnh c¸c Query tham gia truy vÊn. Chän Both :X¸c ®Þnh c¶ 2 tham gia truy vÊn. Chän c¸c Table/ Queries trªn ShowTable: Add/Close. NÕu chän nhiÒu b¶ng hoÆc Queries cïng mét lóc th× gi÷ Shift hoÆc Ctrl vµ nhÊp chän. B­íc 3: X¸c ®Þnh quan hÖ gi÷a c¸c Table/Queries (NÕu cã nhiÒu b¶ng tham gia truy vÊn) B­íc 4: X¸c ®Þnh truy vÊn tin t¹i phÇn d­íi cöa sæ SelectQuery. Field: X¸c ®Þnh c¸c tr­êng trùc tiÕp tham gia truy vÊn. Cã hai c¸ch: - LÊy tõ b¶ng (Con chuét). - NhÊp ®óp chuét t¹i Field cÇn lÊy néi dung Table : Khi tr­êng ®­îc lÊy tõ mét b¶ng xuèng dßng Field th× t¹i dßng Sort: X¸c ®Þnh chØ tiªu s¾p xÕp: Ascending: S¾p xÕp theo thø tù t¨ng dÇn. Descending: S¾p xÕp theo thø tù gi¶m dÇn. Not sortted: Kh«ng s¾p xÕp. Show: X¸c ®Þnh Èn / hiÖn néi dung c¸c tr­êng. Criteria vµ Or : §Æt ®iÒu kiÖn läc d÷ liÖu B­íc 5: L­u Queries Chän File/ Save/§Æt tªn/OK HoÆc Ên phÝm CTRl+S b. Xem kÕt qu¶ cña Mét Query: T¹i cöa Database: Chän Queries/ Chän Queries cÇn më/ Open. Design: Më Query ë chÕ ®é DesignView ®Ó hiÖu chØnh thiÕt kÕ. Open: Më Query ë chÕ ®é DatasheetView ®Ó hiÓn thÞ d÷ liÖu. 2. T¹o Simple QueryWizard Trªn Database/ Query/ New/ SimpleQueryWizard/ Ok. B­íc 1: Chän tr­êng tham gia truy vÊn: Table/Queries: Chän b¶ng chøa tr­êng tham gia truy vÊn AvailableField: Chän tr­êng tham gia truy vÊn B­íc 2: Lùa chän viÖc hiÓn thÞ chi tiÕt kÕt qu¶ hay thùc hiÖn tæng kÕt d÷ liÖu. Chän Summary: NÕu muèn thùc hiÖn tæng kÕt sè liÖu. Chän Detail: NÕu muèn hiÓn thÞ chi tiÕt toµn bé gi¸ trÞ c¸c Field ®· chän. NÕu chän Summary th× b­íc tiÕp theo lµ chän Summary Options ®Ó chän chi tiÕt tæng kÕt. Sum: TÝnh tæng gi¸ trÞ c¸c Field. Avg: TÝnh gi¸ trÞ trung b×nh c¸c Field. Min: T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt cña Field. Max: T×m gi¸ trÞ lín nhÊt cña Field. Count: §Õm sè b¶n ghi. Sau chän OK/ Next/ Chän kiÓu d÷ liÖu Data /Time (NÕu viÖc tæng kÕt dùa trªn c¸c Field cã kiÓu d÷ liÖu lµ Data/ Time) ®Ó b¸o thªm kho¶ng thêi gian tæng kÕt theo néi dung sau: Day : Tæng kÕt theo ngµy (HiÓn thÞ theo d¹ng Long Date) Month :Tæng kÕt theo th¸ng. Year :Tæng kÕt theo n¨m. Quarter :Tæng kÕt theo quý (3 th¸ng). UniqueDate/Time:Tæng kÕt theo ngµy, giê. Chän Next. Chó ý: NÕu C¸c Field m×nh chän cã kiÓu Number th× míi thùc hiÖn b­íc 2 cßn kh«ng th× thùc hiÖn lu«n b­íc 3. B­íc 3: §Æt tªn Query cho dßng “What tilte do you want for your query” Chän Finish. 3. §Æt ®iÒu kiÖn cho Query. B­íc 1: X¸c ®Þnh Field lµm ®iÒu kiÖn sµng läc t¹i dßng field. B­íc 2: X¸c ®Þnh Èn hiÖn néi dung cña Field lµm ®iÒu kiÖn t¹i dßng Show. B­íc 3: §Æt ®iÒu kiÖn t­¬ng øng t¹i c¸c dßng Criteria, Or… 4. C¸c phÐp to¸n: a. PhÐp to¸n sè häc: Ký HiÖu Có Ph¸p Tªn Néi Dung + A+B PhÐp céng - A-B PhÐp trõ / A/B PhÐp chia ^ A^B PhÐp mò Mod A Mod B PhÐp chia lÊy phÇn d­ LÊy sè d­ cña A chia cho B \ A\B PhÐp Chia nguyªn LÊy phÇn th­¬ng nguyªn trong phÐp chia A cho B * A*B PhÐp nh©n b.C¸c phÐp to¸n so s¸nh. Ký hiÖu ý nghÜa KÕt qu¶ = B»ng C¸c kÕt qu¶ so s¸nh lµ mét biÓu thøc l«gic( cho kÕt qu¶ ®óng hoÆc sai) Kh¸c < Nhá h¬n > Lín h¬n <= Nhá h¬n hoÆc b»ng >= Lín h¬n hoÆc b»ng c. C¸c phÐp to¸n Logic: Dïng ®Ó xö lý c¸c gi¸ trÞ logic 1. Not: PhÐp to¸n phñ ®Þnh A NOT A True False False True 2. And: PhÐp to¸n Vµ A B A AND B True True True True False False False True False False False False 3. OR: PhÐp to¸n hoÆc. A B A OR B True True True True False True False True True False False False Thø tù ­u tiªn PhÐp to¸n: Not->And->Or. 4. C¸c to¸n tö: Between: LÊy gi÷a kho¶ng gi¸ trÞ ®Çu And gi¸ trÞ cuèi. VÝ dô: Between 20 and 45. In: LÊy mét trong c¸c gi¸ trÞ nµo ®ã. VÝ dô: In (0,20,40,56). Like: Dïng ®Ó so s¸nh chuçi d÷ liÖu víi mÉu d÷ liÖu ®­îc chØ sau Like. C¸c ký tù ®¹i diÖn sö dông trong mÉu d÷ liÖu: *: §¹i diÖn cho nhiÒu ký tù. ?: §¹i diÖn cho mét ký tù. #: §¹i diÖn cho mét ch÷ sè. D÷ liÖu d¹ng ngµy giê lu«n ®Æt trong dÊu #. VÝ dô: #03/05/1998#. Mét sè hµm cho ra: + Day : Ngµy + Month : Th¸ng + Year : N¨m +Date : Thø + Weekday : TuÇn Chó ý: C¸c kiÓu ký tù ph¶i ®­a vµo “ “. Bµi 4 C¸c lo¹i Query kh¸c 1. Find duplicates Query Wizard ý nghÜa: T×m c¸c b¶n ghi (Record) trïng lÆp trªn 1 sè tr­êng nµo ®ã. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän Queries/New/ Find duplicates Query Wizard/OK. B­íc 2: Chän b¶ng chøa d÷ liÖu trïng lÆp cÇn t×m/ Next. B­íc 3: Chän nh÷ng tr­êng chøa gi¸ trÞ trïng lÆp cÇn t×m/ Next. B­íc 4: Chän cét hiÖn ë b¶ng kÕt qu¶/ Next. B­íc 5: §Æt tªn Query/Finish. 2. Find Unmatched Query Wizard. ý nghÜa: T×m c¸c b¶n ghi (Record) xuÊt hiÖn trong b¶ng nµy mµ kh«ng xuÊt hiÖn trong b¶ng kia. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän Queries/ New/ Find Unmatched Query Wizard/OK. B­íc 2: Chän b¶ng A/Next. B­íc 3: Chän b¶ng B/Next. Chó ý: Hai b¶ng A, B ë ®©y kh¸c nhau, t×m c¸c b¶n ghi cã trong A mµ kh«ng cã trong B. B­íc 4: Chän cét quan hÖ gi÷a hai b¶ng vµ nhÊp nót /Next. B­íc 5: Chän cét hiÖn ë b¶ng kÕt qu¶/ Next. B­íc 6: §Æt tªn Query kÕt qu¶/ Finish. 3. Crosstab Query: a.T¹o Crosstab Query b»ng Wizard: ý nghÜa: Crosstab Query Wizard lµ mét lo¹i Query dïng ®Ó tæng hîp. Trong ®ã gi¸ trÞ cña mét sè Field trong Table hoÆc Query nguån ®­îc dïng lµm tiªu ®Ò dßng, gi¸ trÞ cña mét sè tr­êng ®­îc dïng lµm tiªu ®Ò c¸c cét vµ gi¸ trÞ tæng hîp cña mét tr­êng ®­îc biÕn thµnh gi¸ trÞ cña c¸c cét . C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän Queries/ New/ Crosstab Query Wizard/OK. B­íc 2: Chän Query hoÆc c¸c b¶ng chøa c¸c cét cÇn tÝnh/ Next. B­íc 3: Chän c¸c cét chøa c¸c gi¸ trÞ ®Æt ë Row Heading/ Next. B­íc 4: Chän hµng chøa gi¸ trÞ ®Æt ë vïng Column Heading/Next. B­íc 5: Chän cét chøa gi¸ trÞ tÝnh to¸n vµ chän hµm tÝnh to¸n/Next. Chän Yes/Include rowsums: NÕu b¹n muèn t¹o thªm 1 cét lµ kÕt qu¶, tæng céng sè liÖu cña c¸c cét t¹o bëi Column Heading. B­íc 6: §Æt tªn cho Query kÕt qu¶. b. T¹o c¸c Crosstab query kh«ng dïng Wizard. B­íc1: T¹i b¶ng Database/Queries/New/DesignView/Ok. B­íc 2: Chän b¶ng hoÆc Query chøa c¸c cét cÇn tÝnh to¸n. B­íc 3: Chän biÓu t­îng Querytype/Crosstab Query (Trªn Query Design Toolbal) t¹i cöa sæ Design View hiÖn dßng Crosstab d­íi dßng Total. B­íc 4: Chän c¸c gi¸ trÞ trªn dßng Crosstab tuú theo cét: Rowheading : C¸c gi¸ trÞ cña cét chän ®Æt ë vïng RowHeading cña b¶ng Crosstab. ColumnHeading : C¸c gi¸ trÞ cña cét chän ®Æt ë vïng Column Heading cña b¶ng Crosstab. Value : C¸c gi¸ trÞ cña cét chän tÝnh to¸n ë vïng Value cña b¶ng Crosstab vµ chän hµm tÝnh to¸n ë dßng Total. Notshow: Dßng cho cét øng víi môc Total =Where. B­íc 5: Ghi tªn Query vµ xem kÕt qu¶. c. T¹o Crosstab b»ng c¸ch tæng hîp d÷ liÖu. Chøc n¨ng: Gép c¸c Record gièng nhau theo mét gi¸ trÞ nµo ®ã thµnh mét nhãm vµ tÝnh tæng, ®Õm sè b¶n ghi,… trong nhãm. C¸ch dïng: Trong cöa sæ DesignView cña Query: B­íc 1: NhÊp biÓu t­îng S trªn Query DesignToolbar -> Dßng Total d­íi dßng Table. B­íc 2: Tuú chän gi¸ trÞ trªn dßng Total theo cét. Group by : Gép c¸c dßng cã gi¸ trÞ gièng nhau trªn cét thµnh nhãm. Sum : TÝnh tæng cña c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Avg : TÝnh tæng gi¸ trÞ trung b×nh cña c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Max : T×m gi¸ trÞ lín nhÊt trong c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Min : T×m gi¸ trÞ nhá nhÊt trong c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Count : §Õm sè Record cã trong nhãm mµ t¹i ®ã cét cã gi¸ trÞ. First : T×m gi¸ trÞ ®Çu tiªn trong c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Last : T×m gi¸ trÞ cuèi cïng trong c¸c gi¸ trÞ trªn cét cña nhãm. Expression : Cho biÕt cét lµ mét biÓu thøc to¸n häc. Where : Cho biÕt cét lµ mét biÓu thøc ®iÒu kiÖn dïng ®Ó läc Record tr­íc khi tÝnh to¸n vµ kh«ng hiÖn néi dung khi xem kÕt qu¶. + NÕu läc Record tr­íc khi tÝnh to¸n dïng Where. + NÕu läc Record sau khi tÝnh to¸n th× kh«ng dïng Where Bµi 5 C¸c lo¹i Query kh¸c. (TiÕp theo) 1. Query t¹o b¶ng – Make Table Query. ý nghÜa : T¹o mét b¶ng míi víi d÷ liÖu lÊy tõ c¸c b¶ng hoÆc Query kh¸c. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän New / Design View / OK. B­íc 2: Chän b¶ng hoÆc Query chøa d÷ liÖu nguån B­íc 3: Chän menu View / Make Table Query. B­íc 4: Gâ tªn b¶ng cÇn t¹o vµo hép Table Name. 2. Query cËp nhËt – Update Query. ý nghÜa : Söa ®æi d÷ liÖu cho nhiÒu b¶n ghi ë nhiÒu b¶ng theo ®iÒu kiÖn. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän New / Design View / OK. B­íc 2: Chän b¶ng chøa d÷ liÖu cÇn söa. B­íc 3: Chän menu Query / Update Query. B­íc 4: Chän tr­êng cÇn söa: Update to gi¸ trÞ míi. 3. Query bæ sung- Append Query. ý nghÜa : Thªm vµo cuèi mét b¶ng 1 sè b¶n ghi míi lÊy tõ c¸c b¶ng hoÆc c¸c Query kh¸c. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän New / Design View / OK. B­íc 2: Chän b¶ng hoÆc Query chøa d÷ liÖu nguån B­íc 3: Chän menu Query / Apppen Query. + Chän tªn b¶ng ®Ých trong hép Table Name + Gâ tªn file vµo hép File Name B­íc 4 : Khai b¸o Field: Tªn cét chøa d÷ liÖu nguån Append to: Tªn cét ®Ých Criteria: §iÒu kiÖn ®Ó b¶n ghi ®­îc sao chÐp. 4. Query xo¸ - Delete Query. ý nghÜa : Xo¸ c¸c b¶n ghi theo ®iÒu kiÖn. C¸ch t¹o: B­íc 1: Chän New / Design View / OK. B­íc 2: Chän b¶ng chøa d÷ liÖu cÇn xo¸. B­íc 3: Chän menu Query / Delete Query. B­íc 4 : Chän ®iÒu kiÖn xo¸. Bµi 6 T¹o Form vµ Report b»ng Wizard 1.T¹o Form b»ng wizard. B­íc 1: T¹o c¸c Query hoÆc Table lµm nguån d÷ liÖu cho Form (NÕu cÇn). B­íc 2: T¹i cöa sæ Database- chän Object lµ Form- Chän New/FormWizard/ OK. B­íc 3: Chän c¸c tr­êng (Fields) ®­îc hiÖn trªn Form Chän b¶ng chøa Field cÇn lÊy t¹i hép liÖt kª Table/Queries. Chän Field t¹i hép Available Fields råi chän: - Nót >(hoÆc kÝch ®óp) sÏ ®­a ®­îc Field ®· chän vµo hép Selected Field - Nót >> sÏ ®­a tÊt c¶ c¸c iFeld cña b¶ng ®ang chän vµo Form. Bá chän c¸c Field: Chän Field cÇn lo¹i bá trong hép Selected Field råi nh¾p nót < (HoÆc kÝch ®óp). Cßn nÕu nh¾p nót << ®Ó bá chän tÊt c¶ c¸c Field ®· chän. Next Chó ý: Muèn trë l¹i b­íc tr­íc ta chän nót Back. NÕu b¹n chän c¸c Field ®­a vµo form tõ mét Table: B­íc 4: Chän kiÓu tr×nh bµy Form: Columnar : Tr×nh bµy Form s¾p c¸c Field thµnh cét. Tabular : Tr×nh bµy Form d¹ng b¶ng. Datasheet : Tr×nh bµy Form d¹ng 1 Datasheet. Justified : S¾p ®Òu c¸c Field tr×nh bµy Form theo thø tù hiÓn thÞ trªn mµn h×nh tõ tr¸i qua theo tõng dßng. B­íc 5: Chän kiÓu tr×nh bµy nÒn. B­íc 6: X¸c ®Þnh tiªu ®Ò cña Form. Chän “Open the Form...”: NÕu muèn më Form ®Ó nhËp hay xem d÷ liÖu ngay sau khi thiÕt kÕ Form b»ng Wizard. Chän “Modify the...”: NÕu muèn ®iÒu chØnh thiÕt kÕ Form ngay sau khi thiÕt kÕ Form b»ng Wizard. B­íc 7: Chän Finish. NÕu b¹n chän c¸c Field ®­a vµo form tõ nhiÒu Table: B­íc 4: T¹o nguån d÷ liÖu cho Form. Chó ý: Nguån d÷ liÖu cña Form ph¶i ®­îc x¸c ®Þnh sao cho cã thÓ quan hÖ ®­îc víi nhau. B­íc 5: Chän c¸c Field hiÓn thÞ trong Main Form Wizard (HoÆc Form Link). B­íc 6: Chän h×nh thøc tr×nh bµy d÷ liÖu cho c¸c Form. Sau ®ã chän + Form With SubForm: NÕu tr×nh bµy ë d¹ng Main/Subform. Chän kiÓu tr×nh bµy cho Subform: Tabular: Tr×nh bµy Subform d¹ng b¶ng hoÆc Datasheet Chän kiÓu tr×nh bµy cho Form chÝnh §Æt tiªu ®Ò cho c¸c Form: Form (HoÆc First Form) : §Æt tiªu ®Ò cho Form chÝnh. Subform (HoÆc Second form) : §Æt tiªu ®Ò cho Form phô. +Linked form: NÕu muèn tr×nh bµy ë d¹ng Link Form. B­íc 7: Chän Finish. 2. T¹o Report B­íc 1: T¹i cöa sæ Database/ Report/ New. B­íc 2: Chän Report Wizard. B­íc 3: T­¬ng tù nh­ t¹o Form. NÕu b¹n chän c¸c Field ®­a vµo Report tõ mét Table: B­íc 4: Chän Field lµm c¸c cÊp ph©n nhãm. B¹n dïng c¸c mòi tªn >,< ®Ó chän hay bá 1 Field lµm chØ tiªu ph©n nhãm - HoÆc biÓu t­îng () §Ó chuyÓn ®æi c¸c cÊp nhãm nÕu cã tõ 2 nhãm trë lªn. Chó ý: ë ®©y b¹n chØ ®­îc phÐp chän tèi ®a 4 cÊp ph©n nhãm mµ th«i. B­íc 5: Chän c¸ch thøc tr×nh bµy d÷ liÖu vµ lÒ trong Report t¹i môc Layout: B­íc 6: Chän h×nh thøc tr×nh bµy chung cña Report B­íc 7: §Æt tiªu ®Ò cho Report B­íc 8: Chän Finish . NÕu b¹n chän c¸c Field ®­a vµo Report tõ nhiÒu Table: B­íc 4: Chän h×nh thøc tr×nh bµy d÷ liÖu cho Report B­íc 5: Chän c¸c Field lµm chØ tiªu ph©n nhãm d÷ liÖu ë phÇn phô B­íc 6: Chän chØ tiªu s¾p xÕp d÷ liÖu, chän c¸c th«ng tin tæng kÕt b»ng c¸ch nh¾p nót Summary Options. B­íc 7: Chän c¸ch thøc tr×nh bµy d÷ liÖu vµ lÒ trong Report. B­íc 8: Chän h×nh thøc tr×nh bµy chung cña Report. B­íc 9: §Æt tiªu ®Ò cho Report. B­íc 10: Chän Finish. Bµi 7 ThiÕt kÕ Form 1. C¸c thµnh phÇn cña Form Form Header : Tiªu ®Ò ®Çu cña Form. Page Header : Tiªu ®Ò ®Çu cña trang in. Detail : PhÇn chi tiÕt. Page Footer : Tiªu ®Ò cuèi trang in. Form Footer : Tiªu ®Ò cuèi Form. Chó ý: Néi dung ®Æt t¹i phÇn Page Header, Page Footer chØ xuÊt hiÖn khi xem trang in. 2. Giíi thiÖu c¸c c«ng cô trªn Toolbox Select Objects : Chän ®èi t­îng. Label : T¹o tiªu ®Ò. Text box : T¹o ®èi t­îng chøa d÷ liÖu cña mét Field hay mét biÓu thøc. Option Group : T¹o mét nhãm gi¸ trÞ ®Ó chän. Toggle Button : T¹o ®èi t­îng d¹ng nót bËt t¾t. Option Button : T¹o ®èi t­îng d¹ng nót chän. Check Box : T¹o ®èi t­îng d¹ng hép kiÓm tra. Combo Box : T¹o ®èi t­îng d¹ng hép liÖt kª th¶. List Box : T¹o ®èi t­îng d¹ng hép liÖt kª Image : T¹o ®èi t­îng d¹ng h×nh ¶nh. SubForm/SubReport: T¹o Form phô hay Report con. Unbound Object Frame: T¹o ®èi t­îng d¹ng OLE ®­îc t¹o bëi mét ch­¬ng tr×nh. Bound Object Frame: T¹o ®èi t­îng lµ mét Field OLE trong nguån d÷ liÖu. Line : VÏ ®­êng th¼ng. Rectangle : VÏ h×nh ch÷ nhËt. Page break : Ký tù ng¾t trang (ChØ sö dông trong Report). Tab Control : T¹o c¸c trang mµn h×nh tr×nh bµy c¸c th«ng tin cña mçi Record theo thø tù. Command Box : T¹o ®èi t­îng d¹ng nót lÖnh Control Wizard: BËt t¾t c«ng cô Wizard Insert Control : ChÌn thªm mét ®èi t­îng ActiveX vµo Form/ Report. 3. C¸c b­íc t¹o Form B­íc 1: T¹i cöa sæ Database/ Form/New. B­íc 2: Chän Design View/ chän nguån d÷ liÖu cho Form (nÕu cÇn). Khëi ®éng hay t¾t bá thµnh phÇn Form Header/Footer. Nh¾p Menu View chän Form Header/Footer. Khëi ®éng hay t¾t bá thµnh phÇn Page Header/Footer Nh¾p Menu View chän Page Header/Footer. T¹o c¸c ®èi t­îng C¸c ®èi t­îng d¹ng Label, Textbox, Unbound Object, Frame, Line, Rectangle hay c¸c field. ChØnh thuéc