Giáo trình Kiểm toán - Nghề: Kế toán doanh nghiệp

điều kiện tiền đề và điều kiện cơ sở vật chất cụ thể có những điểm khác biệt, nhƣng có thể quy về một số công việc cần thiết cần thực hiện nhƣ sau: + Xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán  Bƣớc 2: Thực hành kiểm toán bao gồm tất cả các công việc thực hiện chức năng xác minh của kiểm toán để khẳng định đƣợc thực chất của đối tƣợng và khách thể kiểm toán cụ thể.  Bƣớc 3: Kết thúc kiểm toán bao gồm các công việc đƣa ra kết luận kiểm toán, lập báo cáo kiểm toán và giải quyết các công việc phát sinh sau khi lập báo cáo kiểm toán. 2. Chuẩn mực kế toán 2.1. Xác định mục tiêu, phạm vi kiểm toán 2.1.1. Mục tiêu: Mục tiêu kiểm toán là đích cần đạt tới đồng thời là thƣớc đo kết quả kiểm toán cho mỗi cuộc kiểm toán cụ thể. Mục tiêu chung của kiểm toán phải gắn chặt với mục tiêu, yêu cầu của quản lý. Vì vậy, trƣớc hết mục tiêu của kiểm toán phải tùy thuộc vào quan hệ giữa chủ thể với khách thể kiểm toán, tùy thuộc vào loại hình kiểm toán. 2.1.2. Phạm vi kiểm toán: 59 Phạm vi kiểm toán là sự giới hạn về không gian và thời gian của đối tƣợng kiểm toán. Phạm vi kiểm toán thƣờng đƣợc xác định đồng thời với mục tiêu kiểm toán và là một hƣớng cụ thể hóa mục tiêu này. Với một khách thể kiểm toán cần xác định rõ đối tƣợng cụ thể của kiểm toán: chẳng hạn cũng là cuộc kiểm toán tài chính, nhƣng ở khách thể này có thể chỉ kiểm toán Bảng Cân đối kế toán và Thuyết minh báo cáo tài chính (do cuộc kiểm toán thực hiện ở những ngày đầu khi doanh nghiệp mới đi vào hoạt động), ở khách thể khác lại là bộ Báo cáo tài chính bắt buộc, gồm 4 báo cáo: Bảng Cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáo lƣu chuyển tiền tệ và Thuyết minh báo cáo tài chính, ở khách thể khác nữa thì ngoài 4 báo cáo bắt buộc còn có Báo cáo về tình hình biến động vốn chủ sở hữu hay ở một doanh nghiệp nhà nƣớc thì Bảng khai tài chính còn chứa đựng các bảng kê khai tài sản của Nhà nƣớc, tài sản cá nhân ngoài 4 báo cáo tài chính bắt buộc Cùng với việc cụ thể hóa về đối tƣợng, phải cụ thể hóa về khoảng thời gian thuộc phạm vi kiểm toán (tháng, quý, năm). 2.2. Chỉ định người phụ trách công việc kiểm toán Tùy mục tiêu và phạm vi kiểm toán, cần chỉ định trƣớc ngƣời chủ trì cuộc kiểm toán sẽ tiến hành. Bộ máy kiểm toán cần nắm đƣợc thế mạnh của từng Kiểm toán viên để giao công việc phù hợp. Thực tế cho thấy, có sự luân chuyển liên tục về mặt nhân sự của các Bộ máy kiểm toán mà đặc biệt là kiểm toán độc lập, nên có thể có những Kiểm toán viên chƣa có kinh nghiệm làm việc đã tham gia vào cuộc kiểm toán. Vì vậy, ngƣời trƣởng nhóm cần có khả năng giám sát công việc của các Kiểm toán viên trong nhóm thích đáng và điều hành nhóm kiểm toán một cách phù hợp để tạo hiệu quả nhất định cho cuộc kiểm toán. Cùng với việc chỉ định con ngƣời, cần chuẩn bị các thiết bị và điều kiện vật chất các khác kèm theo: Phƣơng tiện tính toán và kiểm tra thích ứng với đặc điểm tổ chức kế toán, phƣơng tiện kiểm kê thích ứng với từng loại vật tƣ, đá quý; các phần mềm hỗ trợ Kiểm toán viên trong quá trình phân tích, chọn mẫu; các phƣơng tiện ghi hình 2.3. Thu thập thông tin 60 Để có thể xây dựng đƣợc kế hoạch kiểm toán phù hợp và khả thi với mục tiêu và phạm vi kiểm toán đã đƣợc xác định thì Kiểm toán viên phải có đầy đủ hiểu biết về khách thể kiểm toán. Những hiểu biết này sẽ giúp Kiểm toán viên hoạch định các thủ tục kiểm toán phù hợp với đặc điểm của đơn vị, nhất là giúp cho Kiểm toán viên khoanh vùng những vấn đề có rủi ro cao để có những phƣơng pháp kiểm toán phù hợp. Ở giai đoạn này, việc thu thập thông tin trƣớc hết cần tận dụng tối đa nguồn tài liệu đã có song khi cần thiết vẫn phải có những biện pháp điều tra bổ sung. Các nguồn tài liệu đã có thƣờng bao gồm: - Các nghị quyết có liên quan đến hoạt động của đơn vị đƣợc kiểm toán. - Các văn bản có liên quan đến đối tƣợng và khách thể kiểm toán. - Các kế hoạch, dự toán, dự báo có liên quan. o - Các báo cáo kiểm toán lần trƣớc, các biên bản kiểm kê hoặc biên bản xử lý các vụ đã xảy ra trong kỳ kiểm toán. - Các tài liệu khác có liên quan. Trong nhiều trƣờng hợp, nguồn thông tin đã có chƣa đủ cần tiến hành khảo sát, điều tra bổ sung, song cũng ở mức khái quát phục vụ cho việc lập kế hoạch kiểm toán. 2.4. Lập kế hoạch kiểm toán Cũng nhƣ các kế hoạch khác, lập kế hoạch kiểm toán là quá trình cân đối tích cực giữa nhu cầu và nguồn lực đã có. Kế hoạch kiểm toán phải đƣợc lập một cách thích hợp nhằm đảm bảo bao quát hết các khía cạnh quan trọng của cuộc kiểm toán, phát hiện đƣợc toàn bộ gian lận, rủi ro và những vấn đề tiềm ẩn. Mục tiêu chính của tổ chức kiểm toán và Kiểm toán viên trong lập kế hoạch kiểm toán là đảm bảo cuộc kiểm toán đƣợc tiến hành một cách chủ động và có hiệu quả. Trong kiểm toán, kế hoạch chung này gọi là kế hoạch chiến lƣợc. Tuy nhiên giới hạn lập kế hoạch đề cập ở đây là kế hoạch tổng quát cho một cuộc kiểm toán. Do đó, việc xác định nhu cầu đƣợc thực hiện chủ yếu qua việc cụ thể hóa mục tiêu và phạm vi kiểm toán đã dự kiến. Việc cụ thể hóa này trƣớc hết ở xác định những công việc cụ thể phải làm (ổn định) và trên cơ sở đó lƣợng hóa quy 61 mô từng việc và xác định thời gian kiểm toán tƣơng ứng (định lƣợng). Để thực hiện đƣợc cả hai quá trình đó, cần thiết không chỉ cụ thể hóa và chính xác hóa mục tiêu và phạm vi kiểm toán mà còn cần thiết xác định các nguồn thông tin có thể có. Trên cơ sở xem xét các quan hệ trên, cần xác định số ngƣời, kiểm tra phƣơng tiện và xác định thời hạn thực hiện công tác kiểm toán. - Số ngƣời tham gia kiểm toán cần đƣợc xem xét cả về tổng số và cơ cấu. Tổng số ngƣời phải tƣơng xứng với quy mô kiểm toán nói chung đã xác định ở phần trên; Cơ cấu của nhóm công tác phải thích ứng với từng việc cụ thể đã chính xác hóa mục tiêu, phạm vi ở phần xác định nhu cầu. - Thời hạn thực hiện công tác kiểm toán cần ấn định cụ thể cả về thời hạn chung cũng nhƣ thời hạn cần thiết và thời điểm thực hiện từng công việc cụ thể đã phân công cho từng ngƣời theo quan hệ lôgic giữa các công việc cụ thể. Chẳng hạn, trong việc xây dựng kế hoạch kiểm toán tổng quát cho kiểm toán tài chính, các Kiểm toán viên cần phải: + Xem xét các yếu tố quan trọng theo xét đoán nghề nghiệp của Kiểm toán viên trong việc xác định công việc trọng tâm của nhóm kiểm toán. + Xác định nội dung, lịch trình và nguồn lực cần thiết để thực hiện một cuộc kiểm toán. + Tùy thuộc vào kết quả đánh giá rủi ro mà Kiểm toán viên cần xác định:  Nguồn lực cho các vùng kiểm toán đặc biệt, nhƣ bố trí các Kiểm toán viên có kinh nghiệm phù hợp tham gia vào các vấn đề phức tạp, chứa đựng rủi ro cao.  Dự kiến nhu cầu chuyên gia (nếu cần thiết).  Quy mô nguồn lực phân bổ cho các vùng kiểm toán đặc biệt, nhƣ số lƣợng Kiểm toán viên tham gia quan sát kiểm kê ở các khu vực quan trọng; phạm vi soát xét công việc của Kiểm toán viên khác trong trƣờng hợp thực hiện kiểm toán cho đơn vị có quy mô lớn hoặc thời gian dành cho các khoản mục có rủi ro cao. Kế hoạch từng cuộc kiểm toán cũng phải đƣợc xây dựng phù hợp với từng loại hình kiểm toán. Trong kiểm toán độc lập, kế hoạch kiểm toán cần đƣợc cụ thể hóa 62 qua hợp đồng kiểm toán, trong đó quy định rõ trách nhiệm và quyền hạn từng bên cả trong việc chuẩn bị và cả trong thực hiện kế hoạch kiểm toán. 2.5. Xây dựng chương trình kiểm toán Sau khi hoàn thành kế hoạch kiểm toán tổng quát, chƣơng trình kiểm toán cần đƣợc xây dựng để đƣa ra hƣớng giải quyết các vấn đề đã đƣợc xác định ở kế hoạch này trên cơ sở đảm bảo đạt đƣợc mục đích của cuộc kiểm toán thông qua việc sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của Kiểm toán viên. Do mỗi phần hành kiểm toán có vị trí, đặc điểm khác nhau nên phạm vi, loại hình kiểm toán cũng khác nhau dẫn đến số lƣợng và thứ tự các bƣớc kiểm toán khác nhau. Xây dựng chƣơng trình kiểm toán chính là việc xác định số lƣợng và thứ tự các bƣớc kể từ điểm bắt đầu đến điểm kết thúc công việc kiểm toán. Do các nghiệp vụ về tiền mặt thƣờng biến động lớn, tiền là phƣơng tiện thanh toán gọn nhẹ, dễ di chuyển, dễ bảo quản, dự trữ nên khả năng gian lận, sai sót nhiều. Hơn nữa, các nghiệp vụ này lại phản ánh đƣợc thực chất quá trình hoạt động của đơn vị kiểm toán. Vì vậy nghiệp vụ tiền mặt thƣờng là đối tƣợng thƣờng xuyên, trực tiếp và toàn diện của kiểm toán. Trong khi đó, các loại tài sản khác nhƣ vật tƣ, lại có khối lƣợng lớn với rất nhiều chủng loại, lại đƣợc bảo quản trên nhiều kho, bãi khác nhau nên nội dung và trình tự kiểm toán không giống nhƣ đối với tiền mặt. Cũng tƣơng tự, nghiệp vụ bán hàng và thu tiền có đặc điểm riêng so với các nghiệp vụ về nguồn vốn, càng khác biệt với các nghiệp vụ sản xuất, dịch vụ... Do vậy cần xây dựng quy trình kiểm toán riêng cho từng loại nghiệp vụ. Mặt khác, sự khác nhau giữa các loại hình kiểm toán: kiểm toán tài chính, kiểm toán tuân thủ hay kiểm toán hoạt động cũng dẫn đến trình tự kiểm toán khác nhau ngay đối với mỗi loại nghiệp vụ. 3. Thực hành kiểm toán Thực hành kiểm toán là quá trình thực hiện đồng bộ các công việc đã ấn định trong kế hoạch, chƣơng trình kiểm toán. Thực chất của quá trình này là Kiểm toán 63 viên áp dụng các phƣơng pháp kiểm toán để thu thập, đánh giá các bằng chứng kiểm toán theo kế hoạch và chƣơng trình kiểm toán đã thiết kế. Để đảm bảo thực hiện hiệu quả các mục tiêu đã đề ra, Kiểm toán viên phải tuân thủ các nguyên tắc cơ bản sau: Thứ nhất: Kiểm toán viên phải tuyệt đối tuân thủ chƣơng trình kiểm toán đã đƣợc xây dựng. Trong mọi trƣờng hợp, kiểm toán viên không đƣợc tự ý thay đổi chƣơng trình. Chƣơng trình kiểm toán là sản phẩm của giai đoạn 1 của cuộc kiểm toán, nó đã đƣợc chuẩn bị kỹ lƣỡng bởi các Kiểm toán viên có trình độ tƣơng xứng dựa vào mục tiêu và đặc điểm của đối tƣợng kiểm toán, vì vậy nó là sự chỉ dẫn rất tốt cho những ngƣời thực hiện, đồng thời là cơ sở đảm bảo cuộc kiểm toán đạt đƣợc yêu cầu đã đề ra. Thứ hai: Trong quá trình kiểm toán, kiểm toán viên phải thƣờng xuyên ghi chép những phát giác, những nhận định về các nghiệp vụ, các con số các sự kiện... nhằm tích luỹ bằng chứng, nhận định cho những kết luận kiểm toán và loại trừ những ấn tƣợng, nhận xét ban đầu không chính xác về nghiệp vụ, các sự kiện thuộc đối tƣợng kiểm toán. Thứ ba: Định kỳ tổng hợp kết quả kiểm toán (trên các bảng tổng hợp) để nhận rõ mức độ thực hiện so với khối lƣợng công việc chung. Trong kế hoạch kiểm toán tổng thể, ngƣời phụ trách chung công tác kiểm toán sẽ nêu rõ thời hạn kiểm toán cho từng phần hành. Vì vậy, để đảm bảo tiến độ chung cho cuộc kiểm toán, các Kiểm toán viên cần phải tổng hợp kết quả kiểm toán định kỳ để đảm bảo kế hoạch kiểm toán đƣợc diễn ra đúng theo kế hoạch. Thứ tư: Mọi điều chỉnh về nội dụng, phạm vi, trình tự kiểm toán... đều phải có ý kiến thống nhất của ngƣời phụ trách chung công việc kiểm toán (chủ thể) và ngƣời ký thƣ mời và hợp đồng kiểm toán (khách hàng) – nếu có. Mức độ pháp lý của những điều chỉnh này phải tƣơng ứng với tính pháp lý trong lệnh kiểm toán hoặc hợp đồng kiểm toán. 3.1. Nghiên cứu đánh giá hệ thống kiểm toán nội bộ và các quy chế kiểm soát nội bộ 64 Việc đánh giá hệ thống KSNB giúp cho kiểm toán viên xác lập mức độ tin cậy vào hệ thống KSNB, giảm tối đa thử nghiệm cơ bản cần phải tiến hành mà vẫn đảm bảo chất lƣợng cuộc kiểm toán. Kiểm toán viên cần có hiểu biết đầy đủ về hệ thống KSNB, đánh giá chính xác mức độ rủi ro kiểm soát, để lập kế hoạch kiểm toán và xây dựng trình tự phƣơng pháp kiểm toán thích hợp. Sự hiểu biết về hệ thống KSNB, sự đánh giá xác đáng rủi ro kiểm soát, cùng với sự đánh giá về rủi ro tiềm tàng, cũng nhƣ mọi cân nhắc khác sẽ giúp cho kiểm toán viên: - Xác định đƣợc các loại thông tin sai sót nghiêm trọng có thể xảy ra. - Xem xét nhân tố tác động đến khả năng có thể xảy ra sai sót nghiêm trọng. - Thiết kế phƣơng pháp kiểm toán cơ bản. Các thông số để đánh giá kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp (1) Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ qua tham số 1 - Kiểm soát quản trị Sau khi tiến hành các chức năng hoạch định, tổ chức và lãnh đạo thì mô hình hoạt động của doanh nghiệp vẫn chƣa hoàn chỉnh. Kiểm soát là một chức năng mà mọi nhà quản trị đều phải thực hiện dù rằng kết quả công việc của các bộ phận do họ quản lý đều đạt đúng theo kế hoạch đề ra. (2) Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ qua tham số 2 - Kiểm soát phát triển hệ thống Kiểm soát sự phát triển của hệ thống nhằm đảm bảo một hệ thống xử lý hợp lệ mỗi khi các ứng dụng mới đƣợc phát sinh, đáp ứng các yêu cầu của bộ phận quản lý và ngƣời dùng. Để làm đƣợc điều này cần phải đảm bảo: - Sử dụng tài liệu chuẩn - Sử dụng các thủ tục chuẩn bất cứ khi nào có thể - Chỉ định các quy trình uỷ quyền cứng nhắc bất cứ khi nào các ứng dụng mới đƣợc dự kiến hoặc các chƣơng trình hiện có đƣợc sửa đổi hoặc mở rộng. - Kiểm tra đầy đủ trƣớc khi thực hiện - Thiết lập một hệ thống toàn diện về bảo mật chƣơng trình và tài liệu (3) Đánh giá kiểm soát nội bộ qua tham số 3 - Kiểm soát thủ tục Điều khiển đầu vào: 65 - Thiết lập quyền kiểm soát: thủ tục, kiểm tra trình từ, các trƣờng dữ liệu chứa dữ liệu tham chiếu quan trọng. - Xác minh chuyển đổi để đảm bảo sửa chữa tất cả các lỗi. Kiểm soát đầu vào: uỷ quyền đầu vào Kiểm soát xử lý: để đảm bảo rằng tất cả các từ chối đƣợc xử lý lại chắc chắn và kịp thời. Kiểm soát đầu ra: - Đảm bảo bản in có chứa đủ thông tin cho truy tìm tài liệu nguồn, xác minh các tính toán và tổng số máy tính tạo ra. Điều này đƣợc thiết kế để xác định xem có tồn tại dấu vết kiểm toán hay không. - Kiểm tra nhập liệu để đảm bảo dữ liệu đƣợc in ra là đầy đủ và chính xác. - Báo cáo - Phân phối sản phẩm đầu ra để đảm bảo rằng bộ phận ngƣời dùng đã nhận đƣợc tất cả các bản in còn nguyên vẹn. 3.2. Kiểm toán các bộ phận báo cáo tài chính 3.2.1. Khái niệm chung: Kiểm toán tài chính là một hoạt động đặc trƣng của kiểm toán, với mục tiêu cụ thể là “đƣa ra ý kiến xác nhận rằng Báo cáo tài chính có đƣợc lập trên cơ sở chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đƣợc chấp nhận), có tuân thủ pháp luật liên quan, có phản ánh trung thực và hợp lý trên các khía cạnh trọng yếu hay không” (theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 200/11). Diễn giải cụ thể những mục tiêu đƣợc nêu trong Chuẩn mực nhƣ sau: - Mục tiêu tổng quát: đƣợc hiểu là tìm kiếm bằng chứng kiểm toán để đƣa ra ý kiến về tính trung thực, hợp lý của thông tin trình bày trên Bảng khai tài chính. - Mục tiêu kiểm toán chung: là việc xem xét đánh giá tổng thể số tiền ghi trên các chu trình, trên cơ sở các cam kết chung về trách nhiệm của nhà quản lý về những thông tin thu đƣợc qua khảo sát thực tế ở đơn vị đƣợc kiểm toán (đồng thời xem xét cả tới các mục tiêu chung khác bao gồm mục tiêu có thực, đầy đủ trọn vẹn, mục tiêu về tính chính xác cơ học, mục tiêu về định giá hay phân loại trình bày, mục tiêu về quyền và nghĩa vụ). 66 Đối tƣợng trực tiếp của kiểm toán Báo cáo tài chính là các Bảng khai tài chính, Báo cáo tài chính đƣợc định nghĩa trong Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam 200/ 04 nhƣ sau: Báo cáo tài chính là hệ thống các báo cáo đƣợc lập theo chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành (hoặc đƣợc chấp nhận) phản ánh các thông tin kinh tế, tài chính chủ yếu của đơn vị. Ngoài ra, Bảng khai tài chính còn bao gồm những bảng kê khai có tính pháp lý khác nhƣ Bảng kê khai tài sản cá nhân, Bảng kê khai tài sản đặc biệt Các bảng khai này đều chứa đựng những thông tin đƣợc lập tại một thời điểm cụ thể trên cơ sở tài liệu kế toán tổng hợp và chi tiết. 3.2.2. Chu trình kiểm toán Báo cáo tài chính: Kiểm toán Báo cáo tài chính theo chu trình: là cách phân chia thông dụng hơn căn cứ vào mối liên hệ chặt chẽ lẫn nhau giữa các chu trình, các quá trình cấu thành, các yếu tố trong một chu trình chung của hoạt động tài chính. Theo đó, kiểm toán viên quan niệm rằng có nhiều chỉ tiêu trên Báo cáo tài chính có mối quan hệ chặt chẽ với nhau, thể hiện sự liên kết giữa các quá trình hoạt động kinh doanh, có thể lấy ví dụ nhƣ: các chỉ tiêu “Hàng tồn kho- Giá vốn- Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh” thể hiện mối quan hệ của các quá trình từ khi mua vào, sản xuất đến lúc tiêu thụ thành phẩm Theo đó, kiểm toán Báo cáo tài chính thƣờng bao gồm các chu trình cơ bản sau: - Kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền. - Kiểm toán tiền mặt (tại két, tại ngân hàng hoặc đang chuyển). - Kiểm toán chu trình mua hàng- thanh toán. - Kiểm toán tiền lƣơng và nhân viên. - Kiểm toán Hàng tồn kho. - Kiểm toán vốn bằng tiền. Mối quan hệ giữa các chu trình đƣợc thể hiện qua sơ đồ: Sơ đồ 1: Mối quan hệ giữa các phần hành kiểm toán. 3.3. Kiểm tra sự khớp đúng giữa các báo cáo tài chính với nguồn số liệu để lập báo cáo tài chính Trong quá trình thực hiện kiểm toán các bộ phận của báo cáo tài chính cần tiến hành các thử nghiệm cơ bản bao gồm: 67 - Các thủ tục phân tích đánh giá tổng quát, so sánh ngang dọc để xem có biểu hiện hì bất thƣờng không đối với các thông tin tài chính đã thu lƣợm đƣợc để có thể hình thành đƣợc những ý kiến nhận xét các dạng về báo cáo tài chính - Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ và số dƣ tài khoản từ chứng từ kế toán và các sổ kế toán. 3.4. Phân tích đánh giá Kiểm toán viên dựa trên các bằng chứng kiểm toán đã thu thập đƣợc ở các bƣớc trên để tiến hành phân tích, đánh giá một cách khoa học toàn diện, tỷ mỉ để đánh giá doanh nghiệp một các khách quan và đƣa ra ý kiến nhận xét, lập báo cáo kiểm toán phù hợp. Việc phân tích đánh giá đƣợc thực hiện bởi kiểm toán viên chính phụ trách kiểm toán bộ phận. 4. Kết thúc kiểm toán 4.1. Lập báo cáo kiểm toán Báo cáo kiểm toán là hình thức biểu hiện chức năng xác minh và bày tỏ ý kiến về báo cáo tài chính đƣợc kiểm toán phục vụ yêu cầu của những ngƣời quan tâm cụ thể. Nội dung cơ bản của một báo cáo cũng cần có những yếu tố cơ bản: 1. Nơi gửi. 2. Đối tƣợng kiểm toán. 3. Cơ sở thực hiện kiểm toán. 4. Kết luận kiểm toán. 5. Nơi lập và ngày lập báo cáo. 6. Chữ ký của kiểm toán viên. Kèm theo báo cáo kiểm toán có thể có “Thƣ quản lý” gửi cho ngƣời quản lý để nêu lên những kiến nghị của kiểm toán viên trong công tác quản lý. 4.2. Hoàn chỉnh hồ sơ kiểm toán Công việc kiểm toán đƣợc tiến hành bởi nhiều ngƣời, trong một thời gian nhất định. Do vậy, việc phân công và phối hợp kiểm toán cũng nhƣ việc giám sát công việc của ban kiểm soát chất lƣợng, phải đƣợc tiến hành một cách khoa học và chặt chẽ. Thông qua hồ sơ kiểm toán, kiểm toán viên (KTV) có thể đánh giá tiến 68 độ và tiếp tục điều hành công việc. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán là hệ thống tài liệu căn bản, để giúp lãnh đạo Công ty Kiểm toán và Kiểm toán Nhà nƣớc có thể kiểm tra tính đầy đủ của những bằng chứng kiểm toán thích hợp, làm cơ sở cho kết luận của KTV. Chính vì thế, có thể kết luận rằng, hồ sơ kiểm toán là một phần không thể thiếu đƣợc trong mỗi cuộc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có ý nghĩa to lớn trong cuộc kiểm toán: 1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán là cơ sở, là căn cứ cho KTV đƣa ra ý kiến của mình. Chức năng của kiểm toán tài chính là hƣớng tới việc xác minh và bày tỏ ý kiến dựa trên cơ sở các bằng chứng kiểm toán. Mà các bằng chứng kiểm toán đƣợc thu thập bằng nhiều cách khác nhau và từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, chúng cần đƣợc thể hiện thành các tài liệu theo những dạng nhất định, sắp xếp theo những nguyên tắc nhất định giúp KTV lƣu trữ và làm bằng chứng khi cần thiết, để bảo vệ ý kiến của mình. Đồng thời, hồ sơ kiểm toán bảo đảm cho KTV khác và những ngƣời không tham gia vào cuộc kiểm toán cũng nhƣ ngƣời kiểm tra, soát xét công việc kiểm toán hiểu đƣợc công việc kiểm toán. 2. Thứ hai, hồ sơ kiểm toán là bằng chứng quan trọng chứng minh cuộc kiểm toán đã đƣợc thực hiện theo đúng các chuẩn mực kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có các kế hoạch, chƣơng trình kiểm toán, các thủ tục kiểm toán đã áp dụng, . cũng cần đƣợc ghi chép dƣới dạng tài liệu, để phục vụ cho chính quá trình kiểm toán cũng nhƣ làm cơ sở để chứng minh việc kiểm toán đã đƣợc tiến hành theo đúng những chuẩn mực thực hiện. Theo tính chất tƣ liệu của KTV, thì hồ sơ kiểm toán đƣợc phân thành hồ sơ kiểm toán chung và hồ sơ kiểm toán chi tiết, hay còn gọi là hồ sơ kiểm toán riêng. - Hồ sơ kiểm toán chung, là các thông tin chung về đối tƣợng đƣợc kiểm toán, liên quan từ hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một đối tƣợng Hồ sơ kiểm toán chung thƣờng bao gồm: Các thông tin chung về đối tƣợng đƣợc kiểm toán, các tài liệu số liệu về tài chính. Hồ sơ kiểm toán chung đƣợc cập nhật hàng năm khi có sự thay đổi liên quan đến các tài liệu này. 69 - Hồ sơ kiểm toán chi tiết, bao gồm toàn bộ hồ sơ kiểm toán để làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán của một năm tài chính. Hồ sơ kiểm toán chi tiết, thƣờng bao gồm: Các thông tin về ngƣời lập, ngƣời kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán; Các văn bản về tài chính, kế toán,..; Báo cáo kiểm toán, thƣ quản lý, BCTC và các báo cáo khác,... (bản dự thảo và bản chính thức); Quyết định kiểm toán và kế hoạch kiểm toán, ý kiến của đối tƣợng kiểm toán. hợp đồng kiểm toán và bản thanh lý hợp đồng; Những bằng chứng kiểm toán và kết luận trong việc đánh giá rủi ro; Các kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán và các KTV đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó; Các tài liệu liên quan khác. Khi hoàn thành cuộc kiểm toán, các hồ sơ kiểm toán đƣợc tập hợp và lƣu trữ thành bộ hồ sơ theo thứ tự đã đánh số để giúp tra cứu dễ dàng. Hồ sơ kiểm toán là tài sản của công ty kiểm toán. Phải bảo quản hồ sơ kiểm toán theo nguyên tắc an toàn và bí mật số liệu. Việc lƣu trữ hồ sơ phải đảm bảo theo đúng các yêu cầu về mặt nghiệp vụ và luật pháp. Để thiết lập và thực hiện hồ sơ kiểm toán cần nhận thức đầy đủ về chức năng của hồ sơ kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán là một tài liệu đặc biệt quan trọng đối với hoạt động kiểm toán nói chung và kiểm toán Nhà nƣớc về tài chính nói riêng. Trong quy trình kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một phần rất quan trọng đảm nhận nhiều chức năng khác nhau. Xuất hiện từ khâu lập kế hoạch cho đến khâu kết thúc kiểm toán, hồ sơ kiểm toán là một tài liệu lƣu trữ bắt buộc, sử dụng nhiều năm sau ngày kết thúc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán có những chức năng chính sau: 1. Thứ nhất, hồ sơ kiểm toán phục vụ cho việc phân công và phối hợp kiểm toán. Công việc kiểm toán thƣờng đƣợc tiến hành bởi nhiều ngƣời trong một thời gian nhất định, do đó việc phân công và phối hợp làm việc là một yêu cầu cần thiết. Hồ sơ kiểm toán là một công cụ hữu hiệu cho mục đích này. Các KTV chính sẽ căn cứ vào chƣơng trình kiểm toán để thực hiện nhƣ sau: Lập ra các hồ sơ kiểm toán cho mỗi công việc chi tiết và giao cho các trợ lý kiểm toán thực hiện. Những công việc do các trợ lý kiểm toán tiến hành và các kết quả thu đƣợc sẽ phản ánh trên hồ sơ kiểm toán. Nhƣ vậy, thông qua cách này, một KTV chính sẽ giao việc và giám sát công việc của nhiều trợ lý. Hồ sơ kiểm toán, cung cấp thông tin giữa các KTV 70 để phối hợp hoạt động kiểm toán. Kết quả công việc của KTV này, có thể đƣợc sử dụng bởi các KTV khác để tiếp tục công việc đó hay thực hiện các công việc. Mỗi hồ sơ kiểm toán đánh dấu một bƣớc công việc đƣợc hoàn thành có liên quan trong quá trình kiểm toán. KTV chính căn cứ số hồ sơ kiểm toán đã phát hành và số hồ sơ kiểm toán đã thu hồi, để đánh giá tiến độ và tiếp tục điều hành công việc. 2. Thứ hai, mỗi hồ sơ kiểm toán là nơi lưu trữ toàn bộ thông tin về một đối tƣợng. Trong quá trình kiểm toán, các thông tin đã thu thập sẽ đƣợc tiếp tục bổ sung, cập nhật vào hồ sơ kiểm toán của từng đối tƣợng có liên quan. 3. Thứ ba, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho việc giám sát và kiểm tra công việc của cácKTV và trợ lý kiểm toán. Việc xem xét và kiểm tra chất lƣợng công việc của các trợ lý kiểm toán đƣợc tiến hành trên các hồ sơ kiểm toán do họ thực hiện. Việc xem xét và kiểm tra này, đƣợc tiến hành từ thấp đến cao: KTV chính sẽ kiểm tra và yêu cầu các trợ lý kiểm toán giải trình các nội dung trên hồ sơ kiểm toán của mình, sau đó các hồ sơ kiểm toán này sẽ tiếp tục bởi các trƣởng đoàn kiểm toán, kiểm toán trƣởng, ban soát xét, Quá trình này, bảo đảm chất lƣợng của hồ sơ kiểm toán và công việc của KTV, trợ lý kiểm toán đƣợc giám sát đầy đủ. Sau mỗi lần kiểm tra, ngƣời kiểm tra sẽ ký tên trên hồ sơ kiểm toán, để xác nhận sự kiểm tra của mình. 4. Thứ tƣ, hồ sơ kiểm toán làm cơ sở cho báo cáo kiểm toán. Đây là chức năng rất quan trọng của hồ sơ kiểm toán, vì mục đích cuối cùng của một cuộc kiểm toán là đƣa ra báo cáo kiểm toán thể hiện ý kiến của KTV về tình hình tài chính của đơn vị đƣợc kiểm toán. Hồ sơ kiểm toán chính là những bằng chứng bằng tài liệu cho các bằng chứng kiểm toán, những phân tích đánh giá của KTV. Vì thế, hồ sơ kiểm toán chính là cơ sở để các KTV đƣa ra ý kiến, đƣa ra báo cáo kiểm toán và các kết luận kiểm toán, sau khi tiến hành cuộc kiểm toán. 5. Th