Giáo trình Kế toán tổng hợp bằng MS Access - Chương 1: Tạo các biểu mẫu nhập/xem dữ liệu gốc

Chương 2 Tạo các biểu mẫu nhập/xem dữ liệu gốc Các biểu mẫu để nhập/xem dữ liệu gốc gồm các biểu mẫu liên kết với các bảng danh mục và các chứng từ gốc Để cho nhanh chúng ta sẽ tạo các biểu mẫu bằng các Wizards rồi sau đó sẽ chỉnh sửa theo ý muốn. 1. Biểu mẫu Danh mục tài khoản:frmDanhMucTaiKhoan Chiếu sáng tên bảng tblDanhMucTaiKhoan rồi bấm mủi tên nhỏ ở nút New Object trên thanh công cụ và chọn Form. Trong hộp thoại New Form chọn AutoForm: Tabular rồi bấm OK: Biểu mẫu liên kết với bảng tblDanhMucTaiKhoan được tạo ra: Bấm nút Save và đặt tên biểu mẫu là frmDanhMucTaiKhoan. Bấm nút Design để mở bản thiết kế của biểu mẫu, điều chỉnh các ô điều khiển,chọn kiểu chữ tiếng Việt, thêm ô nhãn (label) có DANH MỤC TÀi KHOẢN, sửa lại các tiêu đề trong đoạn Form Header để có hình thức như sau: Bấm nút View để xem biểu mẫu sau khi chỉnh sửa: 2. Biểu mẫu Danh mục hàng hóa: frmDanhMucHangHoa Chúng ta tạo biểu mẫu liên kết với bảng tblDanhMucHangHoa để nhập/xem các mặt hàng theo cách tương tự như biểu mẫu frmDanhMucTaiKhoan. Đặt tên biểu mẫu là frmDanhMucHangHoa. 3. Biểu mẫu chính/phụ Danh mục khách hàng và các tài khoản công nợ: frmDanhMucKhachHang và frmDanhMucTaiKhoanCongNoKhachHang_Sub Đối với các bảng tblDanhMucKhachHang và tblDanhMucCacTaiKhoanCongNo chúng ta không tạo hai biểu mẫu riêng lẻ mà là một biểu mẫu dạng chính/phụ (hai biểu mẫu đặt chung nhau) để có thể nhập/xem dữ liệu cùng lúc ở cả hai bảng. Biểu mẫu sẽ được tạo bằng Form Wizard. Trong cửa sổ cơ sở dữ liệu chọn nhóm Forms rồi bấm nút New hoặc bấm mủi tên ở nút New Object rồi chọn Form. Trong hộp thoại New Form chọn Form Wizard rồi bấm OK. Trong hộp thoại Form Wizard hiện ra chọn tblDanhMucKhachHang trong ô Tables/Queries và đưa tất cả các tên cột của bảng qua phần bên phải: Tiếp theo trong ô Tables/Queries chọn tiếp bảng tblDanhMucTaiKhoanCongNo KhachHang: Sau đó đưa các tên cột TaiKhoan, SoDuNoDau,SoDuCoDau, NgaySoDu qua ô bên phải tiếp theo các cột của bảng tblDanhMucKhachHang (không cần đưa cột MaKhachHang): Bấm nút Next. Trong bước tiếp theo chúng ta chọn hình thức trình bày dữ liệu là biểu mẫu với biểu mẫu phụ (form with subform(s) như đề nghị (đánh dấu vô ô tròn). Bấm Next. Trong bước tiếp theo chúng ta chọn hình thức của biểu mẫu phụ là Datasheet: . Bấm Next. Trong bước tiếp theo chúng ta chọn kiểu Standard như đề nghị: Bấm Next. Trong bước cuối cùng chúng ta sửa lại tên sẽ đặt cho các biểu mẫu chính và phụ bắt đầu bằng các chữ frm thay vì tbl như tên của các bảng nền:frmDanhMucKhachHang và frmDanhMucTaiKhoanCongNoKhachHang_Sub. Bấm nút Finish, Wizard sẽ tạo biểu mẫu như sau: Mở lại biểu mẫu dạng thiết kế và chỉnh sửa, bỏ bớt ô nhãn frmDanhMucTaiKhoanCongNoKhachHang_Sub, thêm tiêu đề, chọn kiểu chử tiếng Việt để có hình thức: Đến đây chúng ta đã có các biểu mẫu liên kết với các bảng danh mục. Tiếp theo chúng ta sẽ tạo các biểu mẫu để nhập/xem/sửa các chứng từ gốc như Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập hàng hóa, Phiếu xuất hàng hóa, Phiếu nhập hàng trả lại, Phiếu xuất hàng trả lại, Chứng từ ghi sổ, Chứng từ ngân hàng, Chứng từ kết chuyển. 4. Biểu mẫu Phiếu thu: frmPhieuThu và frmPhieuThuChiTiet_Sub Dữ liệu của Phiếu thu được lưu trong hai bảng tblPhieuThu và tblPhieuThuChiTiet. Do đó biểu mẫu mà chúng ta dùng để nhập/xem/sửa dữ liệu sẽ có dạng chính/phụ như biểu mẫu frmDanhMucKhachHang trong đó có biểumẫu phụ frmDanhMucTaiKhoanCongNoKhachHang_Sub. Bước 1: Bước 2: Chú ý: Không cần đưa cột MaChungTu của bảng tblPhieuThuChiTiet qua ô bên phải để cột nầy không hiện ra trong biểu mẫu. Bước 3: Bước 4: Bước 5: Bước 6: Đổi tên đề nghị của biểu mẫu chính lại là frmPhieuThu và biểu mẫu phụ là frmPhieuThuChiTiet_Sub. Bước 7: Wizard tạo xong biểu mẫu frmPhieuThu trong đó có biểu mẫu phụ frmPhieuThuChiTiet_Sub: Mở bảng thiết kế của frmPhieuThu và sắp xếp lại các ô điều khiển theo thừ tự trước sau: Loại chứng từ, Ngày chứng từ, Số chứng từ, Mã chứng từ như trong hình. Chú ý: Khi tạo bảng tblPhieuThu và tblPhieuThuChiTiet chúng ta đã khai tính chất Lookup cho các trường MaKhachHang và TaiKhoanCo trong trang là combo box với đầy đủ các thuộc tính nên Wizard cũng đã tạo tự động các combo box cho các ô nầy. Để phiếu thu có tính chính xác hơn cần tạo thêm các ô trong biểu mẫu chính thể hiện tổng số tiền, số tiền bằng chữ như sau: Muốn làm như vậy trước hết phải tính số tiền tổng trong biểu mẫu phụ trước. Đóng biểu mẫu frmPhieuThu lại. Trở lại cửa sổ cơ sở dữ liệu và mở biểu mẫu frmPhieuThuChiTiet_Sub dạng thiết kế. Cho hiện ra đoạn Form Footer trong đó đặt một ô text box (không cần ô nhãn kèm theo) và khai tính chất: Name txtCongSoTien Control Source =Sum(SoTien) Đóng biểu mẫu lại. Mở biểu mẫu frmPhieuThu dạng thiết kế, đặt thêm một ô text box trên ô biểu mẫu phụ bên phải xem hình phía trên). Khai tính chất như sau: Name txtCongSoTien Control Source =[frmPhieuThuChiTiet_Sub].Form!txtCongSoTien Chú ý: Nếu thấy nhập từ bàn phím biểu thức để lấy tổng số tiền có thể bị lỗi thì bấm vô nút (nút Build) bên phải để mở cửa sổ Expression Builder giúp tạo biểu thức. Trong nữa cửa sổ phía dưới cột thứ nhất, bấm vô frmPhieuThu để hiện ra frmPhieuThuChiTiet_Sub, cột ở giữa sẽ hiện ra tất cả các ô điều khiển đã tạo trong biểu mẫu phụ. Tìm ô có tên txtCongSoTien rồi bấm nút Paste sẽ có biểu thức dẫn đường vô ô txtCongSotien trong biểu mẫu phụ. Nhớ thêm dấu = ở đầu biểu thức. Bấm OK để đưa biểu thức vô tính chất Control Source. Sau nầy nếu cần tạo đường dẫn vô một ô điều khiển trong biểu mẫu phụ chúng ta dùng cửa sổ Expression Builder cho chính xác và nhanh chóng. Bấm nút View để xem dữ liệu trên biểu mẫu và xem có tổng số tiền hiện ra hay không. Để có số tiền bằng chữ cần phải có chương trình để đọc số. Nếu bạn chưa có chương trình thì xem trong phần phụ lục và nhập các chương trình vô một module và đặt tên DoiSoRaChu. Nếu bạn có bài mẫu thì Import từ bài mẫu vô khỏi phải gõ lại từ bàn phím. Đặt một ô text box mới ngay trên ô biểu mẫu phụ. Để có số tiền bằng chữ chỉ cần khai ở Control Source: =DocSo(txtCongSoTien) Như vậy chúng ta hoàn tất việc tạo biểu mẫu phiếu thu. Trong các đoạn tiếp theo các biểu mẫu khác cũng sẽ được tạo ra cùng phương pháp như trên. Chú ý: Để phân biệt giữa tên của một ô điều khiển với nguồn dữ liệu là cột liên kết với ô cần đặt tên lại cho các ô điều khiển. Thí dụ ô MaChungTu chúng ta đặt tên lại là txtMaChungTu vì nó có hình thức text box, nếu là ô mã khách hàng chúng ta khai là cmbMaKhachHang hay cboMaKhachHang vì nó là combo box. 5. Biểu mẫu nhập/xem phiếu chi: frmPhieuChi và frmPhieuChiChiTiet_Sub Cũng với những bước như trên chúng ta tạo biểumẫu frmPhieuChi. Sau khi dùng Wizard để tạo 2 biểu mẫu frmPhieuChi và frmPhieuChiChiTiet_Sub, mở các bảng thiết kế và chỉnh sửa và đặt thêm các ô tổng số tiền và số tiền bằng chữ để có hình thức như sau: 6. Biểu mẫu nhập hàng hóa: frmPhieuNhapHangHoa và frmPhieuNhapHangHoaChiTiet_ Sub Tên của các biểu mẫu phiếu nhập hàng là frmPhieuNhapHangHoa và frmPhieuNhapHangHoaChiTiet_ Sub. 7. Biểu mẫu phiếu xuất hàng hóa: frmPhieuXuatHangHoa và frmPhieuXuatHangHoaChiTiet_ Sub Tên của các biểu mẫu phiếu xuất hàng là frmPhieuXuatHangHoa và frmPhieuXuatHangHoaChiTiet_ Sub. Chú ý biểu mẫu frmPhieuXuatHangHoaChiTiet_Sub có nhiều cột hơn frmPhieuNhapHangHoaChiTiet_Sub vì có hai giá: giá mua và giá bán và một cột để lưu mã lô hàng xuất (xuất theo phương pháp đích danh hay nhập trước xuất trước). Tạo thêm các ô Tổng số tiền và Số tiền bằng chữ giống như trong các biểu mẫu về phiếu thu. Trong hình biểu mẫu phiếu xuất hàng hóa có nút Xem các lô hàng còn tồn dùng để xem các lô hàng tồn để chọn và lấy giá vốn theo phương pháp chọn đích danh. Chúng ta sẽ xét vấn đề nầy ở chương sau. 8. Biểu mẫu nhập/xem Chứng từ ghi sổ: frmChungTuGhiSo và frmChungTuGhiSoChiTiet_Sub Tên của các biểu mẫu Chứng từ ghi sổ là frmChungTuGhiSo và frmChungTuGhiSoChiTiet_ Sub. Thêm các ô Cộng số tiền và Số tiền bằng chữ. 9. Biểu mẫu Chứng từ ngân hàng: frmChungTuNganHang và frmChungTuNganHangChiTiet_Sub Tên của các biểu mẫu Chứng từ ghi sổ là frmChungTuNganHang và frmChungTuNganHangChiTiet_ Sub. Thêm các ô Cộng số tiền và Số tiền bằng chữ. Khi tạo biểu mẫu liên kết với các bảng tblChungTuNganHang và tblChungTuNganHangChiTiet chúng ta tạo ô liên kết với trường Thu_Chi có hình thức một nhóm chọn (option group) trong đó có đặt 2 ô chọn (check box) để đánh dấu 1 trong 2, ô thứ 1 có giá trị chọn (option value) là 1, ô thứ 2 có giá trị chọn là 2. Khi nhập dữ liệu nếu là phiếu thu qua ngân hàng thì chọn ô thứ 1, nếu là chi thì chọn ô thứ 2. 10. Biểu mẫu Chứng từ kết chuyển: frmChungTuKetChuyen và frmChungTuKetChuyenChiTiet_Sub Biểu mẫu nầy không dùng nhập dữ liệu mà chỉ dùng để xem lại các bút toán kết chuyển tạo ra tự động. Tên của các biểu mẫu Chứng từ ghi sổ là frmChungTuKetChuyenvà frmChungTuKetChuyenChiTiet_ Sub. 11. Biểu mẫu Phiếu nhập hàng trả lại: frmPhieuNhapHangTraLai và frmPhieuNhapHangTraLai ChiTiet_ Sub Tên của các biểu mẫu Phiếu nhập hàng trả lại là frmPhieuNhapHangTraLai và frmPhieuNhapHangTraLai ChiTiet_ Sub. 12. Biểu mẫu Phiếu xuất hàng trả người cung cấp: frmPhieuXuatHangTraLai và frmPhieuXuatHangTraLaiChiTiet_Sub Tên của các biểu mẫu Phiếu xuất hàng trả lại là frmPhieuXuatHangTraLai và frmPhieuXuatHangTraLai ChiTiet_ Sub. Trong phần chi tiết có cột MaChungTuNhap để lưu lô hàng gốc cho xuất trả. Khi xuất trả cũng như xuất bán cần phải xác định giá vốn nên có nút Xem các lô hàng còn tồn để cho hiện các lô hàng còn tồn, từ đó sẽ chọn lô cho xuất ra theo phương pháp đích danh. 13. Tạo nút lệnh để đóng một biểu mẫu Chọn biểu mẫu frmDanhMucTaiKhoan để đặt một nút lệnh. Mở bảng tính chất của nút lệnh rồi khai tính chất như sau: Tạo một tập lệnh (macro) mới và đặt tên là mcrDong Trở về bảng tính chất của nút lệnh Đóng và khai tên mcrDong ở tính chất On Click như sau: Mở biểu mẫu dạng xem dữ liệu rồi bấm nút Đóng sẽ thấy biểu mẫu được đóng lại.