Giáo trình Kế toán tổng hợp bằng MS Access - Chương 1: Tạo các bảng dữ liệu gốc

lý do vì mỗi phiếu nhập hàng chỉ được định khoản một lần gồm tài khoản Nợ (khai Default Value là 156), tài khoản Nợ GTGT (khai Default Vaue là 1331) và tài khoản Có (khai Default Value là 331). Các cột tài khoản nầy không cần làm combo box vì cách định khoản không thay đổi. • Cột MaKhachHang trong trang LookUp cũng khai là combo box như trong frmPhieuThu Mỗi mặt hàng nhập được nhận diện bằng mã hàng. Đối với cột MaHang khai thêm tính chất trong trang Lookup để có hình thức hộp danh sách chọn: Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 16/25 Tính chất Khai báo Ý nghĩa Display Control Combo box Hình thức nhập liệu là hộp danh sách Row Source Type Table/Query Nguồn dữ liệu là từ một bảng/bảng hỏi Row Source tblDanhMucHa ngHoa Bảng cung cấp dữ liệu là bảng tblDanhMucHangHoa Bound Column 1 Dữ liệu lấy từ cột 1 của bảng Column Count 2 Danh sách hiện ra có 2 cột Column Heads No Không cho hiện ra tiêu đề cột Column Widths 0.7”;3” Chiều rộng ấn định cho mỗi cột khi hiện ra List Rows 8 Số dòng cho hiện ra List Width 3.7” Bề rộng của hộp danh sách khi cho trãi danh sách ra Limit To List Yes Chỉ lấy giá trị trong danh sách Quan hệ giữa các bảng tblPhieuNhapHangHoa, tblPhieuNhapHangHoaChiTiet và tblDanhMucHangHoa Nhập dữ liệu vô phiếu nhập hàng Tương tự như các bảng tblPhieuThu và tblPhieuThuChiTiet trong cùng cửa sổ chúng ta cho hiện ra cả 2 bảng cùng lúc. Khi nhập bút toán cho bảng chi tiết ở cột MaHang chúng ta chỉ được chọn một mặt hàng đã đăng ký trong Danh mục hàng hóa. Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 17/25 Trong chương 2 sẽ tạo biểu mẫu nhập liệu tiện dụng hơn. 12. Các bảng tblPhieuXuatHangHoa và tblPhieuXuatHangHoaChiTiet Cấu trúc của 2 bảng nầy cũng tương tự như 2 bảng về nhập hàng hóa nhưng có nhiều định khoản hơn vì có hai giá: giá bán và giá vốn. Giá bán thì nhập vô, giá vốn thì sẽ cho tính bằng một trong các phương pháp: bình quân, nhập trước xuất trước hoặc chọn đích danh. Chúng ta có thể chép các bảng tblPhieuNhapHangHoa và tblPhieuNhapHangHoaChiTiet rồi chỉnh sửa lại các tên trường và khai lại cho đúng các tính chất.  Khai Default Value của cột LoaiChungTu là “XH”  Khai tính chất Default Value cho các cột tài khoản:  TaiKhoanNoGiaVon: 632  TaiKhoanCoGiaVon: 156  TaiKhoanNoGiaBan: 131  TaiKhoanCoGiaBan: 511  TaiKhoanCoGTGT: 3331 Cột MaChungTuNhap dùng để lưu mã chứng từ của phiếu nhập hàng hóa có lô hàng được cho xuất. Trong chương 3 sẽ có mô tả thuật giải tính giá xuất hàng bằng phương pháp chọn đích danh lô hàng. Đặt quan hệ giữa các bảng tblPhieuXuatHangHoa, tblPhieuXuatHangHoaChiTiet và tblDanhMucKhachHang Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 18/25 13. Các bảng tblPhieuNhapHangTraLai và tblPhieuNhapHangTraLaiChiTiet Các bảng lưu dữ liệu khi người mua trả hàng lại như sau: Chúng ta nhận xét đối với hàng trả lại có nhiều định khoản như phiếu xuất hàng hóa vì phải hạch toán 2 giá. • Khai Default Value của cột LoaiChungTu là “NT” • Khai tính chất Default value cho các cột tài khoản: • TaiKhoanNoGiaVon: 156 • TaiKhoanCoGiaVon: 632 • TaiKhoanNoGiaBan: 531 • TaiKhoanNoGTGT: 3331 • TaiKhoanCoGiaBan: 131 • Hai bảng nầy cũng đặt quan hệ qua cột MaChungTu của mỗi bảng. Cột MaKhachHang trong trang LookUp cũng khai là combo box như trong frmPhieuThu 14. Các bảng tblPhieuXuatHangTraLai và tblXuatHangTraLaiChiTiet Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 19/25 Hai bảng nấy để lưu dữ liệu khi có trả lại hàng cho người bán. Cấu trúc của 2 bảng nầy như sau: • Khai Default Value của cột LoaiChungTu là “XT”. • Khai Default Value của các cột tài khoản: ¾ TaiKhoanNoGiaVon: 632 ¾ TaiKhoanCoGiaVon: 156 ¾ TaiKhoanNoGiaMua: 331 ¾ TaiKhoanCoGiaMua: 531 ¾ TaiKhoanCoGTGT: 1331 Hai bảng nầy cũng đặt quan hệ qua cột MaChungTu của mỗi bảng. 15. Các bảng tblChungTuGhiSo và tblChungTuGhiSoChiTiet + Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 20/25  Khai Default Value của LoaiChungTu là “GS”.  Các cột MaKhachHangNo, MaKhachHangCo, TaiKhoanNo, TaiKhoanCo khai tính chất ở trang Lookup là combo box tương tự như MaKhachHang và TaiKhoanCo trong các bảng về phiếu thu. Hai bảng nầy cũng quan hệ nhau qua cột MaChungTu ở mỗi bảng. 16. Các bảng tblChungTuKetChuyen và tblChungTuKetChuyenChiTiet Dữ liệu lưu trong hai bảng nầy không được nhập từ bàn phím mà sẽ được tạo ra tự động vào cuối tháng khi:  Kết chuyển doanh thu và chi phí vô tài khoản 911.  Kết chuyển các số phát sinh của 911 vô 4212.  Kết chuyển thuế GTGT được khấu trừ. Cấu trúc của 2 bảng nầy như sau: Do dữ liệu trong các bảng nầy được tạo ra tự động nên không cần khai các tính chất cho các cột. Đặt quan hệ giữa 2 bảng qua cột MaChungTu qua các trườngMaChungTu. Đến đây chúng ta đã tạo xong các bảng cần thiết để lưu dữ liệu ban đầu. Nếu các bạn có dữ liệu của doanh nghiệp mình thì nhập một số vô các bảng mình đã tạo để thực hành. Nếu không có dữ liệu có thể nhập khẩu (import) các bảng có đủ dữ liệu từ bài mẫu. 17. Bảng tblKhong Khi thiết kế một query luôn luôn phải đưa một hay nhiều bảng dữ liệu để lấy số liệu rồi cho lọc, xử lý để có kết quả mong muốn. Tuy nhiên có trường hợp query không lấy dữ liệu trong một bảng nào hết mà kết quả do từ công thức mà ra. Trong trường hợp nầy chúng ta cần một bảng khống để đưa vô thiết kế query cho đúng thủ tục. Bảng có một cột duy nhất đặt tên là Khong và dữ liệu trong bảng chỉ là một dấu * mà thôi. Sau này chúng ta sẽ thấy công dụng của bảng này. 18. Kiểm tra tính cân đối các số dư trong các bảng danh mục Các số liệu trong các bảng danh mục, nhất là các số dư đầu, phải thật chính xác, do đó cần phải kiểm tra tính cân đối bằng cách tính toán qua các bảng hỏi. 18.1 Đối chiếu số dư Nợ với số dư Có của các tài khoản chi tiết Chúng ta tạo query loại tính tổng (Total query) như sau: Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 21/25 Chạy query ta có tổng các số dư Nợ bằng tổng các số dư Có. 18.2 Đối chiếu số dư đầu các tài khoản công nợ với tổng các số dư từ khách hàng Trước hết tạo query tính tổng số dư từ khách hàng theo từng tài khoản công nợ bằng query qryKiemTra_CongSoDuDauCacTaiKhoanCongNo. Kết quả: Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 22/25 Tiếp theo tạo query qryKiemTra_DoiChieuSoDuDauCacTaiKhoanCongNoVoiSoDuKhachHang Dữ liệu được lấy từ bảng tblDanhMucTaiKhoan và query qryKiemTra_CongSoDuDaucacTKCongNo. Nối 2 bảng qua các cốt TaiKhoan. Chi tiết các cột như sau: STT Cột 1 TaiKhoan 2 CongSoDuNo_KhachHang:SoDuNoDau (lấy từ bảng hỏi) 3 CongSoDuCo_KhachHang:SoDuCoDau (lấy từ bảng hỏi)) 4 SoDuNoDau (lấy từ bảng tblDanhMucTaiKhoan) 5 SoDuCoDau (lấy từ bảng tblDanhMucTaiKhoan) Chạy query có kết quả: Ta thấy các số dư cộng lại từ chi tiết khách hàng khớp với số dư của tài khoản tương ứng.. 18.3 Đối chiếu số dư đầu của tài khoản 156 với tổng các thành tiền tồn hàng hóa trong bảng danh mục hàng hóa Trước hết chúng ta cũng tính tổng các thành tiền tồn từ bảng danh mục hàng hóa bằng query qryKiemTra_CongThanhTienTonDauHangHoa Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 23/25 Kết quả: Tiếp theo tạo query qryKiemTra_DoiChieuSoDuTK156VoiThanhTienTonHangHoa đối chiếu với số dư (Nợ) của tài khoản 156. Kết quả: Ta thấy các số dư từ chi tiết các mặt hàng cộng lại bằng với sồ dư của tài khoản 156. 19. Một số điều cần biết thêm về cơ sở dữ liệu trong MS Access Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 24/25 19.1 Thu gọn kích tước một tập tin MS Access Một tập tin .mdb của MS Access thường tăng kích thước mỗi khi được mở và thao tác trên các thành phần của nó. Để thu gọn trở lại kích thước tối thiểu cần làm động tác Compact Database thông qua trình đơn Tools > Database Utilities > Compact and Repair Database. Để công việc nầy được thi hành tự động mỗi khi CSDL được đóng lại chúng ta dùng trình đơn Tools > Options sẽ có hộp thoại Options được mở ra. Trong trang General của hộp thoại đánh dấu ô Compact On Close rồi bấm nút Apply. Như vậy mỗi lần đóng CSDL Access sẽ compact tự động CSDL và kích thước của tập tin sẽ không tăng lên. 19.2 Tách chương trình kế toán làm 2 tập tin mdb Hiện giờ thì tất cả các bảng, query và các thành phần khác sẽ tạo ra đều được đặt trong cùng CSDL tên XXX.mdb. Sau nầy khi đã thành thạo làm việc với Access và tạo ứng dụng thực tế, chúng ta sẽ đặt riêng các bảng dữ liệu gốc, tức là những bảng đã tạo trên đây trong một tập tin .mdb riêng và đặt tên là XXXDuLieu.mdb. Các bảng hỏi, biểu mẫu, biểu báo sẽ đặt trong một tập tin .mdb khác đặt tên XXXChuongTrinh.mdb, thí dụ như vậy, khi làm việc chỉ mở tập tin nầy mà thôi trừ khi nào tạo thêm một bảng mới thì mở tập tin dữ liệu XXXDuLieu.mdb. Để kết nối dữ liệu đặt trong XXXDuLieu.mdb từ XXXChuongTrinh.mdb chúng ta dùng chức năng Link Tables từ trình đơn File > Get External Data > Link Tables hoặc trong cửa sổ CSDL bấm nút phải chuột có trình đơn rút gọn và chọn Link Tables..., sẽ có hộp thoại để xác định tập tin .mdb chứa các bảng muốn kết nối. Sau đó trong hộp thoại LinkTables chúng ta chọn các bảng trong danh sách rồi bấm OK. Kế toán tổng hợp bằng MS Access 1. Tạo các bảng dữ liệu gốc 25/25 Khi đó các bảng trong tập tin XXXChuongTrinh sẽ được thể hiện trong cửa sổ CSDL với ký hiệu mủi tên đặt trước tên bảng. Làm như vậy chúng tránh được việc xóa mất các bảng dữ liệu gốc rất tai hại do lầm lẫn. ¹¹¹¹¹¹