Giáo trình hệ thống kiểm soát nội bộ

p chủ yếu được giao khoán cho các đội công trình về mặt khối lượng thế nhưng cũng phải bố trí kỹ sư ở phòng kỹ thuật xuống kiểm tra và theo dõi về khối lượng thực hiện, chất lượng và kỹ thuật tay nghề của công nhân nhằm đảm bảo chất lượng và tiến độ. Sau mỗi lần kiểm tra cần có báo 36 cáo về chất lượng, khối lượng thực hiện, kỹ thuật tay nghề của công nhân. Cuối tháng phải tổng kết lại trình lên giám đốc để có những cách xử lý đối với những trường hợp trình độ tay nghề kém, khai khống khối lượng công việc. Đội trưởng công trình định kỳ 5 ngày tiến hành kiểm tra việc chấm công. Các đội trưởng đội công trình kết hợp với phòng Nhân sự quản lý công nhân theo từng trình độ, từng ngành nghề và theo nhu cầu thực tế thi công. Bảng thanh toán lương và quyết toán lương phải được đối chiếu với dự toán chi phí nhân công trực tiếp của từng công trình. Kiểm soát nội bộ chi phí sử dụng máy thi công Phòng vật tư thiết bị cần phải căn cứ vào kế hoạch sử dụng máy thi công để có kế hoạch điều động máy móc đáp ứng nhu cầu và cân đối giữa các công trình nhằm nâng cao hiệu quả, năng suất làm việc của máy móc – thiết bị góp phần làm giảm chi phí của công trình. Kế hoạch sử dụng máy thi công cũng là căn cứ để phòng kế toán đối chiếu số liệu thực tế thực hiện do bộ phận công trường và tổ thiết bị báo cáo lên đồng thời cũng lên kế hoạch về tiền thuê ca máy bên ngoài khi các máy móc thiết bị của công ty không đáp ứng nhu cầu Để thuận lợi cho việc trông giữ, bảo vệ máy thi công và để máy thi công đỡ bị hư hỏng do thời tiết thì hàng ngày sau khi hoạt động cần phải đưa xe, máy thi công vào bãi tập trung, phải có vật che chắn, có bảo vệ canh giữ Để kiểm soát chi phí máy thi công thì kế toán các đội công trình cần lập Sổ ghi chép quản lý máy thi công cho từng công trình. Trong sổ này mỗi máy thi công được mở 1 hoặc vài trang sổ (tuỳ thuộc vào thời gian thi công công trình), các nội dung cần được phản ánh trong sổ đối với mỗi máy thi công bao gồm: thời gian đưa máy vào sử dụng cho công trình, nội dung sửa chữa bảo dưỡng trong quá trình sử dụng, thời gian máy tạm dừng thi công, thời gian máy sử dụng ngoài giờ, thời gian máy không được tiếp tục dùng cho công trìnhCác thông tin sẽ được dùng để đối chiếu với thông tin thực tế khi phòng vật tư thiết bị kiểm tra đột xuất hoặc định kỳ máy thi công ở công trình, các sai phạm về chi phí máy thi công có thể được phát hiện thông qua việc đối chiếu này chẳng hạn như máy thi công sử dụng ngoài giờ nhưng 37 không được phản ánh vào sổ, chi phí sửa chữa thực sự không phát sinh nhưng trong sổ lại có, máy thi công bị mất mát các phụ tùng thiết bị Đối với máy thi công đặc chủng thì công nhân vận hành phải có bằng hoặc giấy chứng nhận đã được đào tạo vận hành loại thiết bị đó Công nhân vận hành trước khi làm việc phải kiểm tra tình trạng kỹ thuật máy móc thi công, kiểm tra hiện trường thi công, phải bảo đảm an toàn cho người và máy thi công, nội dung công việc phải phù hợp với tính năng kỹ thuật và chất lượng của máy móc thiết bị. Nếu các điều kiện này không đảm bảo, phải kịp thời báo cáo với Đội để báo cáo bằng văn bản với Công ty (qua phòng vật tư thiết bị) biết để xử lý kịp thời không ảnh hưởng đến sản xuất Hàng tháng, phòng vật tư thiết bị cử người xuống các công trường để kiểm tra đột xuất việc sử dụng máy thi công và báo cáo lại kết quả kiểm tra Kiểm soát nội bộ chi phí sản xuất chung Trong chi phí sản xuất chung cũng có chi phí nguyên vật liệu, chi phí nhân công, việc hoàn thiện hoạt động kiểm soát chi phí này cũng tương tự các nội dung hoàn thiện đã trình bày ở trên Qua báo cáo chi phí sản xuất chung cho từng công trình, cần xem xét khoản chi phí sản xuất chung nào tăng nhiều, chiếm tỷ lệ nhiều trong tổng chi phí sản xuất chung. Sau đó kiểm tra mẫu các chứng từ của chi phí sản xuất chung đó. Đồng thời tính tỷ lệ chi phí sản xuất chung của từng công trình. Để kiểm soát được chi phí này thì cần phải bám sát dự toán, cần so sánh tỷ lệ chi phí này trong thực tế với tỷ lệ theo dự toán của mỗi công trình. Nếu vượt quá thì phải xem lại nguyên nhân, có thể là do tỷ lệ theo dự toán được xây dựng là quá thấp, có thể do lãng phí, thất thoátcòn nếu thấp hơn so với dự toán thì cần xem lại tỷ lệ dự toán xây dựng đã phù hợp hay chưa. Đối với những khoản chi phí đã có quy định của công ty như chi phí điện thoại, chi phí đi lại thì cần phải đối chiếu số liệu thực tế thực hiện với quy định để xem xét việc thực hiện quy định như thế nào, các quy định đó đã phù hợp chưa. Đối với những khoản chi phí chưa có quy định cụ thể đồng thời cũng hay xẩy ra sai phạm như chi phí tiếp khách thì nên đưa ra định mức như định mức chi tiếp khách của các đội trưởng đội công trình, nếu vượt phải có sự đồng ý của giám đốc mới được thanh toán. 38 Đối với chi phí khấu hao tài sản cố định thì cần phải theo dõi chặt chẽ hơn tài sản cố định được sử dụng tại công trường bằng cách sử dụng thêm sổ chi tiết tài sản cố định tại nơi sử dụng để gắn trách nhiệm quản lý của từng đội thi công với việc sử dụng tài sản cố định đó. Số liệu trên sổ này sẽ được dùng để đối chiếu với số liệu kiểm kê tài sản cố định tại mỗi đội thi công. 2.5. Kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên 2.5.1 Khái niệm và đặc điểm Tiền lương là số tiền thù lao mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động để tái sản xuất sức lao động, bù đắp hao phí lao động của họ trong quá trình sản xuất kinh doanh. Các hình thức trả lương: Trả lương theo thời gian: căn cứ vào thời gian làm việc, cấp bậc kỹ thuật và hệ số lương của người lao động để tính lương. Để áp dụng hình thức trả lương này, doanh nghiệp phải theo dõi ghi chép thời gian làm việc của người lao động thông qua bảng chấm công Trả lương theo sản phẩm: căn cứ và số lượng và chất lượng sản phẩm, công việc hoàn thành và đơn giá tiền lương cho một đơn vị sản phẩm và công việc đó để tính lương. Tiền lương sản phẩm thường áp dụng đối với lao động trực tiếp sản xuất gọi là tiền lương sản phẩm trực tiếp . Tiền lương sản phẩm có thể áp dụng đối với người gián tiếp phục vụ sản xuất gọi là tiền lương sản phẩm gián tiếp. Để khuyến khích người lao động nâng cao chất lượng sản phẩm, nâng cao năng suất thì doanh nghiêp có thể áp dụng các đơn giá lương sản phẩm khác nhau. Trả lương theo doanh số: căn cứ vào doanh thu bán hàng hoặc số lượng hàng tiêu thụ được để tính lương. Hình thức trả lương lại thường được áp dụng đối với nhân viên bán hàng để khuyến khích bán được nhiều hàng hoá, sản phẩm Các khoản trích theo lương của doanh nghiệp bao gồm bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn và bảo hiểm thất nghiệp Quỹ bảo hiểm xã hội là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp tạm thời hay vĩnh viễn mất sức lao động. Khi người lao động bị ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, tử 39 tuất thì được hưởng bảo hiểm xã hội nếu họ tham gia đóng bảo hiểm xã hội đủ thời gian quy định. Quỹ bảo hiểm y tế dùng để đài thọ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong các trường hợp khám chữa bệnh Kinh phí công đoàn là quỹ dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp Quỹ bảo hiểm thất nghiệp là quỹ dùng để trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi họ bị thất nghiệp Các chức năng cơ bản của quy trình tiền lương và nhân viên: - Xác định mức lương - Chấm công, xác định số lượng sản phẩm hoàn thành - Tính lương và các khoản trích theo lương - Ghi nhận và báo cáo 2.5.2 Mục tiêu của kiểm soát nội bộ đối với tiền lương và nhân viên Xác định được mức lương phù hợp cho từng nhân viên, mức lương phải hợp pháp, hợp lý và hợp lệ Ghi nhận và báo cáo một cách đầy đủ, đúng đắn, kịp thời, ngắn gọn, rõ ràng dễ hiểu về tất cả các chức năng mà công ty quy định Nhân sự của công ty luôn được cập nhật một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Sức lao động của từng nhân viên luôn được đánh giá theo quy định về chấm công, xác định về sản phẩm, khối lượng công việc hoàn thành, mức doanh số hàng, sản phẩm tiêu thụ Tiền lương và các khoản trích theo lương của nhân viên được tính một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời Tiền lương của nhân viên luôn được chi trả đầy đủ, chính xác, kịp thời Ghi sổ kế toán các nghiệp vụ về tiền lương, các khoản trích theo lương đúng theo chế độ, chuẩn mực kế toán, nguyên tắc kế toán Tính đúng các khoản trích theo lương theo đúng quy định của nhà nước 2.5.3 Những rủi ro thường gặp đối với tiền lương và nhân viên Rủi ro về cập nhật dữ liệu về nhân sự: - Chức danh, chức vụ, cấp bậc.. của nhân viên không chính xác - Số lượng nhân viên trong kỳ tính lương không đầy đủ 40 - Không phản ánh kịp thời sự thay đổi nhân sự trong kỳ tính lương, nhân viên đã nghỉ việc nhưng vẫn có trong danh sách trả lương, nhân viên mới, nhân viên điều chuyển chưa được phản ánh kịp thời; những nhân viên tăng lương, bị giảm lương cũng chưa được ghi nhận Rủi ro về chấm công, xác định số lượng sản phẩm hoàn thành, xác định doanh số - Chấm công sai ( vượt quá hoặc thấp hơn thực tế) - Kê khai khống số lượng sản phẩm, công việc hoàn thành - Kê khai tăng doanh số bán hàng Rủi ro khác về tính lương: - Tính lương sai, không đúng với chính sách của công ty - Tính sai các khoản trích theo lương, tính không đúng với quy định của nhà nước - Tính sai thuế thu nhập cá nhân - Trả lương cho nhân viên đã nghỉ việc, nhân viên không có thực 2.5.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với quy trình tiền lương và nhân viên Xác định và thực hiện các nguyên tắc quyết định mức lương: Căn cứ vào mức đóng góp của nhân viên. Mức đóng góp này dựa vào sự đánh giá: - Thực tế đóng góp của nhân viên cũ của công ty - Khả năng có thể đóng góp của nhân viên mới - Năng lực không phải là căn cứ duy nhất để đánh giá sự đóng góp của nhân viên Căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của công ty: - Tình hình kinh doanh và khả năng tài chính không tốt đang chững lại hoặc đi xuống thì mức lương được xác định thấp hơn so với thị trường lao động - Tình hình kinh doanh tốt và khả năng tài chính tốt thì mức lương cao hơn so với thị trường lao động Căn cứ vào thị trường lao động hiện tại: xem xét mức lương ở các công ty cùng ngành nghề, cùng lĩnh vực, những công ty cùng là tư nhân hay cùng 41 là nhà nước hay cùng là nước ngoài, những công ty cùng địa bàn hoạt động, những công ty cùng hoàn cảnh thâm niên trong ngành Căn cứ vào sự công bằng giữa các nhân viên cùng phòng và giữa các bộ phận trong cùng công ty Căn cứ vào giá trị tinh thần mà công ty trao cho nhân viên: - Môi trường làm việc tốt - Cơ hội thăng tiến - Sự ổn định công việc về lâu dài - Danh tiếng công ty - Những chế độ phúc lợi về nhà ở, du lịch, y tế, trợ vốn, tham gia cổ phần - Điều kiện học hỏi, nâng cao nghề nghiệp Căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, bảo hiểm thất nghiệp: quy định về mức lương tối thiểu, quy định về xác định quỹ lương theo doanh số Phải xây dựng được quỹ lương cho từng bộ phận hay hoạt động của công ty, xây dựng được thang lương cho từng cấp bậc và từng tính chất công việc trong toàn công ty Phân cách nhiệm vụ giữa người chấm công với người tính lương và phân cách nhiệm vụ giữ người tính lương với người chi trả lương Sử dụng máy móc trong việc chấm công chẳng hạn như máy kiểm tra Vân tay Bảng chấm công do từng bộ phận lập ra được trưởng bộ phận phê duyệt và phải chịu trách nhiệm về bảng chấm công này Phê duyệt bảng thanh toán tiền lương Xây dựng chính sách lương rõ ràng Bộ phận tính lương phải thường xuyên cập nhật những thay đổi về nhân sự từ phòng nhân sự Phê duyệt những thay đổi trong cách tính lương và các khoản trích theo lương Phê duyệt căn cứ trích lập các khoản theo lương Định kỳ kiểm tra việc tính lương, tính thuế thu nhập cá nhân 42 Nhờ chuyên gia tư vấn cách tính thuế thu nhập cá nhân Phê duyệt trước khi chi lương Phân tích tính hợp lý của quỹ lương Ký nhận lương, chi qua tài khoản ngân hàng Bảng lương và các chứng từ chi lương chuyển kế toán ghi chép Đối chiếu chi phí lương với thực tế chi lương Báo cáo về tình hình làm thêm giờ, tăng ca, thay đổi số lượng nhân viên các bộ phận Phân tích sự biến động đột biến của nhân viên Phân tích biến động tiền lương bình quân 2.6. Kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho 2.6.1 Đặc điểm hàng tồn kho Hàng tồn kho của doanh nghiệp bao gồm rất nhiều loại khác nhau có thể gồm các loại sau: nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa, hàng gửi bán Nguyên vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh sẽ cấu nên thực thể sản phẩm, toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển vào giá trị sản phẩm mới. Vật liệu phụ được sử dụng trong sản xuất để tăng chất lượng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặc phục vụ cho công việc quản lý sản xuất. Công cụ dụng cụ là những tư liệu lao động không có đủ tiêu chuẩn của tài sản cố định về giá trị và thời gian sử dụng, thông thường không đủ tiêu chuẩn về giá trị. Sản phẩm dở dang là sản phẩm chưa kết thúc các giai đoạn chế biến, còn đang nằm trong quá trình sản xuất. Sản phẩm hoàn thành (thành phẩm) là sản phẩm đã kết thúc giai đoạn chế biến cuối cùng trong quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó của doanh nghiệp, đã qua kiểm tra kỹ thuật và được xác nhận là phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật quy định, đã được nhập kho. Hàng hoá là những sản phẩm được mua của đơn vị khác để tiêu thụ. Hàng tồn kho khi chưa được sử dụng, chưa bán được thì được bảo quản tại các kho, bãi. Trong quá trình bảo quản hàng tồn kho có thể bị mất, bị hư hỏng, bị biển thủ, bị cháy, bị sử dụng không đúng mục đích Vì thế hàng tồn kho cần được bảo vệ 43 2.6.2 Mục tiêu kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Hàng tồn kho không bị cháy nổ Hàng tồn kho không bị hỏng, hư hại Hàng tồn kho không bị mất mát, trộm cắp Hàng tồn kho được sử dụng đúng mục đích, không bị biển thủ Hàng tồn kho được ghi chép đầy đủ, chính xác, được báo cáo đúng, kịp thời 2.6.3 Những rủi ro thường gặp đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Hàng tồn kho bị hỏng, bị hư hại Hàng tồn kho bị nhân viên thủ kho sử dụng không đúng mục đích, có thể đã đem đi tiêu thụ nhưng lại báo cáo mất mát, hao hụt Nhân viên thủ kho trông giữ không cẩn thận nên bị mất mát, trộm cắp Thủ kho, kế toán hàng tồn kho ghi chép không đầy đủ, đúng đắn số lượng và giá trị hàng tồn kho Báo cáo sai giá trị, số lượng, chất lượng hàng tồn kho 2.6.4 Nội dung kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ bảo quản hàng tồn kho Phân cách nhiệm vụ giữa thủ kho và kế toán vật tư, hàng hoá Bố trí người làm thủ kho có sức khoẻ có tính trung thực, cẩn thận Kiểm kê hàng tồn kho định kỳ và đối chiếu kết quả kiểm kê với số liệu trên sổ sách vật tư, hàng hoá Sử dụng hệ thống kho bãi chắc chắn Thủ kho có trách nhiệm ký nhận hàng tồn kho đã nhập kho Đánh dấu riêng đối với hàng tồn kho của đơn vị khác nhưng lại được bảo quản trong kho của doanh nghiệp Cập nhật sổ sách về hàng tồn kho Xây dựng định mức hao hụt hàng tồn kho Xác định mức dự trữ hàng tồn kho Các chi phí về hàng tồn kho phải được sự phê duyệt của kế toán trưởng Sử dụng các chứng từ gốc có đánh số thứ tự trước Thí dụ về kiểm soát nội bộ đối với nguyên vật liệu được lưu giữ tại các công trình xây dựng trong các doanh nghiệp xây lắp: Đối với nguyên vật liệu dễ bị hao hụt, mất mát như cát, đá thì tập kết theo từng đợt của từng hạng mục công trình và có hàng rào thép gai bảo vệ 44 che chắn. Còn đối với nguyên vật liệu có giá trị lớn như xi măng, sắt thép phải có hệ thống kho bảo quản an toàn, cháy nổ, bão lụt. Khối lượng nguyên vật liệu được nhập phải tuỳ thuộc vào diện tích của kho, kế hoạch thi công công trình Trong quy trình kiểm soát chi phí nguyên vật liệu cần phải quan tâm đến kiểm soát tồn kho vật tư để đảm bảo tiến độ thi công và chất lượng công trình. Với đặc điểm của ngành xây dựng công trình, các công trình thường được hoàn thành trong một thời gian dài, các công trình thường được xây dựng tại các địa điểm xa công ty, việc vận chuyển vật tư khó khăn nhưng vẫn phải đảm bảo tiến độ và chất lượng công trình, tránh trường hợp ngừng thi công do thiếu nguyên vật liệu, điều này có nghĩa là kiểm soát mức tồn kho vật tư là rất cần thiết. Hơn nữa, nếu vật tư tồn kho quá nhiều cũng dẫn tới việc bảo quản khó khăn, hư hỏng vật tư, ứ đọng vốn. Như vậy, để xác định được mức tồn kho và lượng hàng bổ sung hợp lý, đảm bảo chất lượng công trình, quá trình thi công không bị gián đoạn, phòng kế toán cần kết hợp với phòng vật tư – thiết bị, phòng kỹ thuật căn cứ vào hồ sơ trúng thầu của mỗi công trình để biết được tiến độ thi công của từng hạng mục công trình, công trình; đồng thời dựa vào dự toán thi công của từng công trình xác định chủng loại, số lượng vật tư cần cho mỗi giai đoạn thi công và ước tính thời gian vận chuyển vật tư từ nơi cung cấp đến hiện trường để đưa ra mức tồn kho hợp lý cho mỗi loại vật tư ở từng công trình. Mỗi loại vật tư của từng công trình có mức tồn kho không giống nhau, nó tuỳ thuộc vào quy mô ( lớn, nhỏ), địa điểm xây dựng, có những địa điểm rất khó khăn, có những địa điểm thuận lợi trong việc vận chuyển vật tư của từng công trình nên lượng hàng bổ sung cho mỗi loại vật tư khác nhau. Kiểm soát lượng vật tư tồn kho thể hiện qua báo cáo vật tư cần bổ sung. Báo cáo này có thể xác định các loại hàng tồn kho cần được bổ sung khi mức tồn kho của một loại vật tư nào đó thấp hơn so với mức tồn kho tối thiểu của loại vật tư. Khi kiểm soát được mức tồn kho vật tư hợp lý thì sẽ giảm bớt được chi phí dự trữ nguyên vật liệu, đáp ứng được yêu cầu sản xuất, đảm bảo được lượng vật tư đưa vào công trình là đúng chủng loại, quy cách, số lượng tức là đảm bảo chất lượng và tiến độ thi công công trình. 45 HƯỚNG DẪN HỌC TẬP CÂU HỎI VÀ BÀI TẬP VẬN DỤNG I.Câu hỏi 1. Hãy nêu những hoạt động kiểm soát đối với tiền mặt? 2. Hãy nêu hoạt động kiểm soát đối với vật tư tồn kho? 3. Hãy nêu những sai phạm có thể xẩy ra đối với nghiệp vụ mua hàng? Hãy chỉ ra những hoạt động kiểm soát tương ứng để hạn chế sai phạm đó? 4. Hãy nêu những sai phạm có thể xẩy ra đối với chu trình tiền lương và nhân viên? Hãy chỉ ra những hoạt động kiểm soát tương ứng để hạn chế sai phạm đó? II. Bài tập vận dụng 1. Doanh nghiệp tư nhân Hoàng Hà kinh doanh trong lĩnh vực du lịch đã thực hiện đầu tư tôn tạo khu di tích Chùa cát. Theo chủ trương của chính quyền địa phương là khuyến khích các doanh nghiệp đầu tư cho ngành du lịch của địa phương nên Doanh nghiệp Hoàng Hà được miễn các khoản thuế và không bắt buộc phải sử dụng vé vào cửa do cơ quan thuế phát hành. Hai nhân viên trực ở cửa khu di tích sẽ trực tiếp tiền vào cửa theo quy định của doanh nghiệp là 10.000đ/1 người trong giờ khu di tích mở cửa. Theo quy định của doanh nghiệp các hướng dẫn viên có thẻ hành nghề của Sở văn hoá thể thao và Du lịch thì được miễn tiền vào cửa. Vào cuối ngày, chỉ có một trong hai nhân viên thu tiền vé vào khu di tích sẽ mang tiền đi nộp cho ông X- người quản lý khu di tích, ông X đếm tiền và cho vào két sắt và không ghi vào sổ sách, không lập phiếu thu. Cuối tuần, ông X mang tiền đi nộp ngân hàng và đưa Bảng kê nộp tiền về Doanh nghiệp. Kết quả hoạt động kinh doanh của năm hoạt động đầu tiên làm cho Giám đốc Doanh nghiệp Hoàng hà nhận thấy hoạt động của khu di tích không mang lại hiệu quả kinh tế như mong đợi. Sau khi nghiên cứu, Giám đốc giao cho anh Huy nhiệm vụ đưa ra các giải pháp để hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền. Nếu đóng vai trò là anh Huy, anh (chị) hãy đưa ra giải pháp để cải tiến kiểm soát nội bộ đối với khâu thu tiền? 2. Công ty kiểm toán và thuế ACC tư vấn về hoàn thiện kiểm soát nội bộ cho khách hàng là công ty Y, một trong những bộ phận mà công ty kiểm toán tiến hành tư vấn là bộ phận kế toán, nội dung tư vấn là phân công phân nhiệm cho 46 các nhân viên phòng kế toán . Bộ phận kế toán của công ty Y gốm có 3 nhân viên kế toán có trình độ và có tính trung thực, những nhân viên này không thực hiện nhiệm vụ nào khác ngoài các nhiệm vụ sau: a. Theo dõi và ghi chép vào nợ phải thu khách hàng, phải thu nội bộ và phải thu khác của công ty b. Giữ tiền và gửi tiền thu được từ các hoạt động khác nhau của công ty vào ngân hàng c. Theo dõi và ghi chép vào sổ Nhật ký chung và lập séc để trình ký d. Theo dõi và ghi chép nợ phải trả ngắn hạn, nợ phải trả dài hạn e. Theo dõi và ghi chép vào sổ cái các tài khoản f. Theo dõi các nghiệp vụ chiết khấu thương mại khi bán hàng, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và lập báo cáo Yêu cầu: Hãy đưa ra 3 trường hợp nếu bố trí nhân viên kiêm nhiệm sẽ có thể dẫn đến sai phạm? 3. Hãy cho biết những hoạt động kiểm soát nội bộ dưới đây có thể hạn chế được những sai phạm nào: a. Khi xét duyệt thanh toán, hoá đơn phải kèm theo đơn đặt hàng và báo cáo nhận hàng b. Trước khi giao hoá đơn cho khách hàng, một nhân viên kế toán kiểm tra đơn giá, số lượng hàng và cộng lại tất cả các hoá đơn có giá trị từ 10 triệu đồng trở lên, sau đó ký nháy vào liên hoá đơn bán hàng lưu giữ tại doanh nghiệp c. Thiết lập mức hao hụt hàng tồn kho được lưu giữ trong kho của doanh nghiệp d. Luân chuyển cán bộ mua hàng sang bộ phận khác sau 3 năm e. Phân cách nhiệm vụ giữa người bán hàng và người thu tiền f. Cập nhật giá mới cho những mặt hàng thay đổi giá bán g. Treo bảng giá về những mặt hàng công ty bán để nhìn rõ giá bán các mặt hàng 4. Tại doanh nghiệp thương mại K kinh doanh hàng may mặc, có số lượng nghiệp vụ mua hàng phát sinh nhiều, có nhiều nhà cung cấp khác nhau, sản xuất nhiều loại hàng có giá trị khác nhau, thông tin về kiểm soát nội bộ về quá trình mua hàng tại doanh nghiệp như sau: 47 Khi doanh nghiệp mua hàng thì các nghiệp vụ mua đều phải lập Đơn đặt hàng. Đơn này được lập căn cứ trên phiếu đề nghị mua hàng của bộ phận có yêu cầu. Tuy nhiên phiếu đề nghị mua hàng và đơn đề nghị mua hàng thiếu chữ ký phê duyệt của những người có quyền hạn. Các đơn đặt hàng chưa được thực hiện thì được lưu vào hồ sơ riêng. Khi hàng về tiến hành kiểm nhận hàng, sau khi kiểm nhận thì lập Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá, biên bản. Về phân công nhiệm vụ thì người mua hàng khác với người nhận hàng khác với kế toán khác với thủ kho. Trước khi chuyển chứng từ phiếu đề nghị mua hàng, đơn đặt hàng, Biên bản kiểm tra chất lượng hàng hoá và Hoá đơn cho kế toán thanh toán thì các chứng từ này được bộ phận mua hàng tiến hành đối chiếu các chỉ tiêu có liên quan. Định kỳ doanh nghiệp không tiến hành đối chiếu giữa Nợ phải trả, Hàng nhập kho và Đơn đặt hàng, không tiến hành kiểm tra nội bộ về công tác đặt hàng, nhận hàng và trả tiềnCuối kỳ không đối chiếu công nợ với nhà cung cấp Yêu cầu: Qua những thông tin về kiểm soát nội bộ đối với nghiệp vụ mua hàng, hãy đưa ra nhận xét về quá trình kiểm soát nội bộ này? và chỉ ra những sai phạm có thể xẩy ra đối với nghiệp vụ mua hàng? 5. Tại một doanh nghiệp tư nhân chuyên kinh doanh về dịch vụ ăn uống được biết một số thông tin như sau: - Doanh nghiệp áp dụng hình thức ghi sổ kế toán là Chứng từ ghi sổ - Kế toán là cháu ngoại của giám đốc - Kế toán chỉ có một người và kiêm mọi mặt công việc của kế toán. - Doanh thu hàng năm khoảng 8 tỷ VNĐ. Trong đó tiền Việt Nam 4,5 tỷ, ngoại tệ 3,5 tỷ - Doanh nghiệp thường tổ chức kiểm kê đối chiếu số liệu vào cuối năm giữa thủ quỹ và kế toán Yêu cầu: 1. Nêu quá trình kiểm soát nội bộ về tiền mặt? 2. Hãy đánh giá khái quát quá trình kiểm soát tiền mặt ở doanh nghiệp này? Trả lời: 1. Quá trình kiểm soát nội bộ về tiền mặt ( xem mục 1.3.2 và 1.4.2 chương 2) 48 2. Đánh giá khái quát quá trình kiểm soát tiền mặt tại doanh nghiệp Phân công nhân sự:chưa thấy nói đến trách nhiệm và yêu cầu của thủ quỹ về tính trung thực, thủ quỹ là người nhà của giám đốc là vi phạm luật kế toán, điều này không tốt trong việc kiểm soát tiền mặt. Chỉ có duy nhất một kế toán đảm nhận tất cả mọi mặt của công việc kế toán như vậy kế toán doanh thu bán hàng cũng là kế toán thu tiền, kế toán tiền lương cũng là kế toán chi tiền, điều này vi phạm nguyên tắc bất kiêm nhiệm dẫn đến khả năng sai phạm rất cao như biển thủ tiền, sử dụng tiền không đúng mục đích. Khi sai phạm xẩy ra cũng khó phát hiện vì không có sự tách biệt các nhiệm vụ. Hoạt động kiểm soát: đây là doanh nghiệp có doanh thu hàng năm lớn nên việc kiểm soát thu tiền cũng phải được xem xét cẩn thận. Việc đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán được thực hiện định kỳ vào cuối tháng là ít mà phải thực hiện thư