Giáo trình hệ thống hồ sơ địa chính

nhà ở gắn với quyền sử dụng ñất ở), tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài; Giấy chứng nhận của tổ chức, cơ sở tôn giáo, người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài, tổ chức nước ngoài, cá nhân nước ngoài ñã thu hồi trong các trường hợp thu hồi ñất, tách thửa hoặc hợp thửa ñất, cấp ñổi, cấp lại giấy chứng nhận; Hệ thống các Bản ñồ ñịa chính, bản Trích ño ñịa chính và các bản ñồ, sơ ñồ khác, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai ñược lập qua các thời kỳ trước ngày 17/08/2007. 1.4.1.2. Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường Cơ sở dữ liệu ñịa chính (trên các thiết bị nhớ) hoặc Bản ñồ ñịa chính, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai, Sổ theo dõi biến ñộng ñất ñai ñối với trường hợp chưa xây dựng cơ sở dữ liệu ñịa chính; 38 Bản lưu giấy chứng nhận, Sổ cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất ñối với hộ gia ñình, cá nhân, người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài ñược mua nhà ở gắn với quyền sử dụng ñất ở, cộng ñồng dân cư; Giấy chứng nhận của hộ gia ñình, cá nhân, người Việt Nam ñịnh cư ở nước ngoài mua nhà ở gắn với quyền sử dụng ñất ở, cộng ñồng dân cư ñã thu hồi trong các trường hợp thu hồi ñất, tách thửa hoặc hợp thửa ñất, cấp ñổi, cấp lại giấy chứng nhận; Hệ thống các Bản ñồ ñịa chính, bản Trích ño ñịa chính và các bản ñồ, sơ ñồ khác, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai ñược lập trước ngày 17/08/2007. 1.4.1.3. Ủy ban nhân dân cấp xã Chịu trách nhiệm quản lý Bản ñồ ñịa chính, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai, Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính và các giấy tờ khác kèm theo do Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất gửi ñến ñể cập nhật, chỉnh lý bản sao hồ sơ ñịa chính. 1.4.2. Phân loại, sắp xếp hồ sơ ñịa chính và các tài liệu có liên quan 1.4.2.1. Phân loại - Bản ñồ ñịa chính; - Thiết bị nhớ chứa dữ liệu ñất ñai; - Bản lưu giấy chứng nhận; - Sổ ñịa chính; - Sổ mục kê ñất ñai; - Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính và các giấy tờ khác kèm theo; - Các giấy tờ có liên quan ñến việc cấp giấy chứng nhận lần ñầu; - Hồ sơ ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất, giấy chứng nhận ñã thu hồi ñối với từng thửa ñất; - Các tài liệu khác. 1.4.2.2. Sắp xếp Các tài liệu nêu trên (trừ 2 loại cuối cùng) ñược sắp xếp theo từng ñơn vị hành chính cấp xã; trong ñó Bản lưu giấy chứng nhận ñược sắp xếp theo số thứ tự vào sổ cấp giấy chứng nhận, các giấy tờ về cập nhật, chỉnh lý sắp xếp theo thứ tự thời gian, các giấy tờ liên quan ñến việc cấp giấy chứng nhận lần ñầu sắp xếp theo mã thửa ñất; 39 Các tài liệu về hồ sơ ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất, giấy chứng nhận ñã thu hồi sắp xếp theo thứ tự thời gian và ñược ñánh số từ 000001 ñến hết trong toàn bộ phạm vi quản lý của Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất. 1.4.3. Bảo quản hồ sơ ñịa chính Việc bảo quản hồ sơ ñịa chính và các tài liệu có liên quan ñến hồ sơ ñịa chính ñược thực hiện theo quy ñịnh của pháp luật về lưu trữ quốc gia. Sở Tài nguyên và Môi trường, Phòng Tài nguyên và Môi trường, Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm bảo ñảm các ñiều kiện cho việc bảo quản hồ sơ ñịa chính và các tài liệu có liên quan ñến hồ sơ ñịa chính. Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất và cán bộ ñịa chính cấp xã chịu trách nhiệm thực hiện việc bảo quản hồ sơ ñịa chính và các tài liệu có liên quan ñến hồ sơ ñịa chính theo ñúng quy ñịnh của phát luật về lưu trữ quốc gia. 1.4.4. Thời hạn bảo quản hồ sơ ñịa chính Bảo quản vĩnh viễn ñối với bản ñồ ñịa chính, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai, bản lưu giấy chứng nhận, hồ sơ xin cấp giấy chứng nhận, hồ sơ xin ñăng ký biến ñộng về sử dụng ñất. Bảo quản trong thời hạn 5 năm ñối với giấy tờ thông báo công khai các trường hợp ñủ ñiều kiện, trường hợp không ñủ ñiều kiện cấp giấy chứng nhận; Thông báo về việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính và các giấy tờ khác kèm theo. 1.4.5. Tổng hợp báo cáo tình hình lập hồ sơ ñịa chính, cấp giấy chứng nhận Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổng hợp, cập nhật thường xuyên ñể báo cáo Sở Tài nguyên và Môi trường về kết quả lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm báo cáo Bộ Tài nguyên và Môi trường theo ñịnh kỳ sáu (06) tháng một lần (báo cáo sáu tháng ñầu năm và báo cáo cuối năm) về kết quả lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính và kết quả cấp giấy chứng nhận ở ñịa phương; báo cáo sáu (6) tháng ñầu năm ñược gửi vào ngày 15 tháng 7 năm ñó, báo cáo cuối năm ñược gửi vào ngày 15 tháng 01 năm sau; nội dung báo cáo thực hiện theo Mẫu số 03/TTðð, Mẫu số 04/TTðð, Mẫu số 05/TTðð và Mẫu số 06/TTðð ban hành kèm theo Thông tư 09/2009/TT-BTNMT. 1.4.6. Kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ ñịa chính 1.4.6.1. Quy ñịnh về kiểm tra, nghiệm thu Hồ sơ ñịa chính Bản ñồ ñịa chính phải ñược kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận theo quy ñịnh của Quy phạm thành lập bản ñồ ñịa chính; 40 Việc nhập dữ liệu bản ñồ ñịa chính vào cơ sở dữ liệu phải ñược kiểm tra, nghiệm thu theo quy ñịnh về chuẩn hóa dữ liệu ñịa chính của Bộ Tài nguyên và Môi trường; Việc nhập dữ liệu thuộc tính ñịa chính vào cơ sở dữ liệu ñịa chính phải ñược kiểm tra ngay trong quá trình nhập dữ liệu theo quy ñịnh của phần mềm nhập liệu; Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai ñược lập tại những ñịa phương chưa triển khai xây dựng cơ sở dữ liệu ñịa chính thì phải ñược kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận trước khi ñưa vào sử dụng ở các cấp. Nội dung kiểm tra phải ñối soát thống nhất về tất cả các thông tin giữa Sổ ñịa chính, Sổ mục kê và giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất (hoặc hồ sơ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng ñất). 1.4.6.2. Trách nhiệm kiểm tra, nghiệm thu hồ sơ ñịa chính Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm thực hiện việc kiểm tra, nghiệm thu và xác nhận ñối với bản ñồ ñịa chính, sổ ñịa chính, sổ mục kê ñất ñai trước khi ñưa vào sử dụng; kiểm tra nghiệm thu việc nhập dữ liệu bản ñồ ñịa chính vào cơ sở dữ liệu ñịa chính; Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất trực thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm kiểm tra việc nhập dữ liệu thuộc tính ñịa chính trong quá trình thực hiện; Trường hợp phải trích ño ñịa chính thửa ñất thì Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất có trách nhiệm kiểm tra chất lượng trước khi sử dụng; ðối với ñịa phương chưa lập bản ñồ ñịa chính mà ñang có các loại bản ñồ, sơ ñồ khác thì Sở Tài nguyên và Môi trường xem xét, quyết ñịnh việc sử dụng hoặc tổ chức chỉnh lý trước khi ñưa vào sử dụng ñể cấp giấy chứng nhận. 1.4.7. Trách nhiệm lập, cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm ñầu tư và chỉ ñạo việc lập, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính theo hướng dẫn. Sở Tài nguyên và Môi trường có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc ño vẽ bản ñồ ñịa chính và chỉ ñạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu ñịa chính, lập và chỉnh lý hồ sơ ñịa chính ở ñịa phương. Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau ñây: - Tổ chức xây dựng, quản lý và vận hành cơ sở dữ liệu ñịa chính; - Chỉnh lý dữ liệu bản ñồ ñịa chính và cập nhật, chỉnh lý dữ liệu thuộc tính ñịa chính ñối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp, chỉnh lý giấy chứng nhận của cấp tỉnh; - In Bản ñồ ñịa chính, Sổ ñịa chính, Sổ mục kê ñất ñai cấp cho Ủy ban nhân dân cấp xã sử dụng; 41 - Trong thời gian chưa xây dựng ñược cơ sở dữ liệu ñịa chính thì thực hiện việc lập, chỉnh lý, quản lý hồ sơ ñịa chính trên giấy và sao hai (02) bộ, một (01) bộ gửi Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất trực thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường, một (01) bộ gửi Ủy ban nhân dân cấp xã ñể phục vụ yêu cầu quản lý ñất ñai ở ñịa phương. Văn phòng ñăng ký quyền sử dụng ñất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường chịu trách nhiệm thực hiện các công việc sau ñây: - Cập nhật, chỉnh lý bản ñồ ñịa chính và dữ liệu thuộc tính ñịa chính ñối với các trường hợp thuộc thẩm quyền cấp mới hoặc chỉnh lý giấy chứng nhận của cấp huyện; - Trong thời gian chưa xây dựng ñược cơ sở dữ liệu ñịa chính thì thực hiện việc cập nhật, chỉnh lý hồ sơ ñịa chính trên giấy theo quy ñịnh. Ủy ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm cập nhật, chỉnh lý vào hồ sơ ñịa chính trên giấy ñang quản lý ñối với tất cả các trường hợp biến ñộng về sử dụng ñất. Các cơ quan có trách nhiệm thực hiện việc ño ñạc lập bản ñồ ñịa chính và xây dựng cơ sở dữ liệu ñịa chính ñược phép thuê dịch vụ tư vấn ñể thực hiện các nhiệm vụ ñược giao. 1.5. Các dạng thức hồ sơ ñịa chính ở Việt Nam 1.5.1. Hồ sơ ñất ñai thời phong kiến Trên thế giới công tác ño ñạc ruộng ñất ñã có từ rất lâu, từ khi con người biết tính toán số tài sản mà mình ñang chiếm hữu trong ñó có ruộng ñất ñể chứng minh quyền lực của họ với những chủ ñồn ñiền, trang trại khác. Ở Việt Nam, công tác ñạc ñiền và quản lý ñiền ñịa ñược hình thành từ thế kỷ thứ VI, tuy nhiên theo số liệu và những tài liệu còn lữu giữ lại thì hệ thống cũ nhất còn lại ñược ñến nay là hệ thống ñịa bạ thời Gia Long. Từ năm 1806, Vua Gia Long ñã tiến hành ñạc ñiền toàn quốc và lập ñịa bạ cho mỗi xã. ðịa bạ ñược phân biệt cho từng vùng ñất: ñất công, ñất tư, ñiền thổ và ñược phân biệt rõ chủ sở hữu, diện tích và hạng thuế ñược áp dụng. ðịa bạ ñược lập thành 3 bản: Bản Giao nộp tại Bộ Hộ, Bản Binh nộp tại Dinh Bố Chánh và Bản ðinh lưu tại xã. ðịa bạ là một quyển sổ ghi chép và mô tả thật rõ ràng từ tổng quát ñến chi tiết ñịa phận của làng thuộc hệ thống hành chính nào, vị trí theo các hướng ðông, Tây, Nam, Bắc, tổng số ruộng ñất thực canh cũng như hoang nhàn, kể cả ao, hồ rừng núi. Sau ñó phân tích từng loại, hạng ruộng ñất, mỗi sổ ñiền hay thổ, diện tích cụ thể, vị trí, loại cây trồng, thuộc quyền sở hữu của ai (công ñiền, công thổ, quan ñiền, quan thổ hay ruộng tư). ðiền bạ là quyển sổ khai báo và ñóng thuế của làng, hàng năm căn cứ vào sổ ñịa bạ và biểu thuế của triều ñình ñể ban hành ñiền bạ. Mỗi năm lập ñiền bạ một lần ñể nộp thuế, căn cứ thêm vào những thay ñổi ñó gọi là tiểu tu ñiền bạ, 5 năm sửa ñổi kỹ hơn 42 cùng với việc ño khám lại gọi là ñại tu ñiền bạ. Quá trình này ñược quy ñịnh cách ñây ñã hơn hai thế kỷ và ñã ñược áp dụng vào công tác quản lý ñất ñai hiện nay công tác thống kê ñược tiến hành 1 năm 1 lần và tổng kiểm kê ñất ñai 5 năm 1 lần những công tác này ñược tiến hành dựa trên các loại sổ sách trong hồ sơ ñịa chính (Sổ mục kê và Sổ theo dõi biến ñộng), kết quả kiểm kê ngoài các biểu mẫu, thuyết minh báo cáo còn kèm theo bản ñồ hiện trạng sử dụng ñất. ðây là sự kế thừa và phát huy những kinh nghiệm quản lý ñất của các triều ñại Việt Nam trước kia. Dưới triều Minh Mạng công tác ñạc ñiền ñược tiếp tục ñể lập “bộ ñiền” sau ñổi lại thành “ñịa bộ”, mỗi bộ lập 3 bản lưu ở 3 nơi như thời Gia Long và ñược gọi là Bản Giáp, Bản Ất và Bản Bính; kết quả ñạc ñiền lập sổ ñịa bạ có mô tả về loại ñất, diện tích, có sự chứng kiến của Chức việc làng và các quan Kinh phái. Sổ chỉ lập 1 lần vào cuối triều Minh Mạng và thời gian ñầu có tổ chức tu chỉnh và tháng 10 âm lịch. Trải qua các cuộc chiến tranh và thời gian hiện chỉ còn lại duy nhất Bản Giáp (bản lưu giữ ở kinh thành Huế) với 10.044 tập ñịa bạ gồm 16.000 quyển cho 16.000 xã thôn, trong tổng số 18.000 xã thôn thời Nguyễn trong cả nước (thất lạc 2.000 quyển). 1.5.2. Hồ sơ ñất ñai dưới thời Pháp thuộc Thực dân Pháp chia nước Việt Nam thanh 3 khu vực ñể tiện việc cai trị, vì vậy phụ thuộc vào từng ñiều kiện tự nhiên, kinh tế, xã hội của từng khu vực mà có những chế ñộ ñiền ñịa khác nhau: - Chế ñộ quản thủ ñịa bộ tại Nam kỳ - Chế ñộ bảo tồn ñiền trạch, sau ñổi thành quản thủ ñịa chánh tại Trung kỳ - Chế ñộ bảo thủ ñể áp (còn gọi là ñế dương) bảo ñảm quyền bất ñộng sản cho người Pháp và kiều dân kết ước theo luật lệ của nước Pháp. - Chế ñộ ñiền thổ theo sắc lệnh ngày 29/03/1939 áp dụng tại Bắc kỳ - Tân chế ñộ ñiền thổ theo sắc lệnh ngày 21/07/1925 áp dụng tại Nam kỳ và các nhượng ñịa của Pháp tại Hà Nội, Hải Phòng, ðà Nẵng. Các chế ñộ ñiền ñịa nói trên tuy khác nhau về hình thức, cách lập nhưng về cơ bản là giống nhau về yêu cầu nội dung và với mục tiêu cao nhất là dùng ñể tính thuế ñất một cách triệt ñể các loại ñất có sử dụng. Chế ñộ ñiền thổ tại Nam Kỳ Trong thời kỳ pháp thuộc các tỉnh khu vực phía Nam nước ta tiến hành quản lý ruộng ñất theo 2 chế ñộ sau: chế ñộ ñịa bộ và chế ñộ ñiền thổ theo sắc lệnh 1925. Chế ñộ ñịa bộ: ñể thực hiện chế ñộ ñiền ñịa người Pháp ñã xây dựng hệ thống tam giác ñạc từ năm 1871 ñể làm cơ sở làm bản ñồ bao ñạc và bản ñồ giải thửa. Tỷ lệ của các mảnh bản ñồ bao ñạc của các xã từ 1/10.000 ñến 1/5.000, trên ñó thể hiện các nội dung như ranh giới của xã, ranh giới của các loại ñất khác nhau có ghi chú mục ñích 43 sử dụng như ñất ñồi núi, ñất rừng, ñất ruộng 1 vụ, 2 vụ, ñất ao hồ, ñường xá, sông ngòi ðồng thời dưới góc của bản ñồ có bảng liệt kê các loại ñất. Từ những năm ñầu thế kỷ 20 công tác ño ñạc, lập bản ñồ giải thửa ñược bắt ñầu triển khai ở các tỉnh: Gò Công (1912); Chợ Lớn (1913); Sóc Trăng (1915), ñến năm 1930 việc ño ñạc bản ñồ giải thửa ñã ñược tiến hành cho hầu hết các tỉnh thuộc Nam kỳ và ñược ño vẽ ở các tỷ lệ1/1.000; 1/5.000 và khu vực ñô thị ñược ño chi tiết hơn với tỷ lệ bản ñồ là 1/200. Hệ thống sổ bộ (theo chế ñộ ñịa bộ) ñược người Pháp thiết lập từ những năm cuối thế kỷ 19. Ban ñầu ñược lập trên cơ sở kế thừa, tu chỉnh (có nơi theo kết quả ño ñạc mới) hệ thống ñịa bộ của thời Minh mạng thứ 17 (1836). Từ năm 1911 công tác này bắt ñầu ñược củng cố và hoàn thiện: Hệ thống sổ ñịa bộ phải có bản ñồ giải thửa kèm theo; nội dung sổ ñịa bộ phải ghi nhận ñầy ñủ các văn kiện về chuyển quyền, lập quyền, hủy quyền và án tòa, sổ ñịa bộ này ñã ñáp ứng ñược yêu cầu việc quản lý ñất ñai trong giai ñoạn ñó. Tuy nhiên, nó còn khuyết tật do việc phân cấp chức năng ño ñạc lập bản ñồ giải thửa và lập sổ ñịa chính ra 2 cơ quan khác nhau, thiếu sự phối hợp với nhau là Sở ðịa chính và Phòng ðịa bộ. Hơn nữa việc ñăng ký ñịa bộ không quy ñịnh rõ loại chứng thư nào ñược ñăng ký mà chỉ nói vắn tắt chứng thư phải ñược trước bạ mới ñược sửa chữa ñịa bộ. Hệ thống ñịa bộ này chỉ ñược áp dụng ñể quản thủ ñiền ñịa cho dân bản xứ, riêng người Pháp và ngoại kiều ñồng hóa Pháp thì áp dụng theo chế ñộ ñế dương do Ty bảo thủ ñế dương thực hiện. Khắc phục nhược ñiểm trên, ngày 21/07/1925 Chính phủ Pháp ñã có sắc lệnh thiết lập chế ñộ bảo thủ ñiền thổ nhằm thống nhất 2 chế ñộ ñịa bộ và ñế dương thành một văn kiện duy nhất công bố bất ñộng sản. Sắc lệnh này ñược áp dụng dần trên lãnh thổ Nam kỳ ở những nơi ñã ñược ño ñạc lập bản ñồ giải thửa chính xác do Ty ðiền ñịa ñặc trách thực hiện. Hồ sơ ñiền thổ lập theo chế ñộ này bắt buộc phải có: sổ ñiền thổ, bản ñồ giải thửa, thủ tục ñăng tịch ñược tổ chức công khai trên cơ sở tra cứu kỹ càng các cơ sở pháp lý về quyền sở hữu; nội dung sổ ñiền thổ ñã thể hiện rõ từng lô ñất của mỗi chủ về diện tích, loại ñất, vị trí, ranh giới, biến ñộng tăng giảm của lô ñất, tên chủ sở hữu, những ñiều ràng buộc với quyền sở hữu, cầm thế và ñế dương. Người sử dụng ñất sau khi ñăng tịch ñược cấp bằng khoán ñiền thổ. Trường hợp bị mất bằng khoán, ñiền chủ phải ñăng công báo sau ñó phải xin tòa tuyên án mới ñược cấp lại lần thứ 2. Hệ thống hồ sơ ñiền thổ theo sắc lệnh 1925 ñược ñánh giá là bộ tài liệu ñất ñai ñầy ñủ nhất, chặt chẽ nhất và ñược thiết lập với chất lượng cao nhất trong toàn bộ các chế ñộ quản thủ ñiền ñịa thời Pháp thuộc. Chế ñộ quản thủ ñịa chánh tại Trung kỳ (1939) Việc thiết lập chế ñộ quản thủ ñịa chánh ở Trung kỳ ñược bắt ñầu từ năm 1930 theo nghị ñịnh số 1358 của tòa Khâm sứ Trung kỳ (lúc này gọi là bảo tồn ñiền trạch) và ñến năm 1939 ñổi thành quản thủ ñịa chánh theo Nghị ñịnh số 3138 ngày 14/10/1939. 44 Tài liệu ñược lập theo chế ñộ này gồm có: bản ñồ giải thửa, ñịa bộ, ñiền chủ bộ và tài chủ bộ. Sổ ñịa bộ ñược lập theo một thủ tục ñầy ñủ, chặt chẽ sau khi ño phân chia ranh giới xã, cắm mốc và phân chia ranh thửa, ño ñạc lập bản ñồ giải thửa tỷ lệ 1/2000, tổ chức nhận ruộng và lập biên bản cắm mốc, biên bản cắm mốc sẽ dùng làm căn cứ ñể lập ñịa bộ và danh sách các quyền của người sử dụng; kết quả cuối cùng xẽ ñược viên Công sứ duyệt và công khai hồ sơ trong 2 tháng tại huyện ñường, sau 2 tháng công khai từ sổ ñịa bộ gốc sẽ lập thành sổ ñịa bộ chính thức. Bộ chính thức kèm theo bản ñồ sẽ ñược lưu lại phòng quản thủ ñịa chánh ñể thực hiện việc quản thủ. Chế ñộ quản thủ ñịa chính tại Bắc kỳ Công tác ñạc ñiền tại bắc kỳ ñược bắt ñầu từ năm 1889; cũng như Nam kỳ, giai ñoạn ñầu từ 1889 ñến 1920 công tác ñạc ñiền tập trung chủ yếu do lập bản ñồ bao ñạc tại các vùng ñất phải chịu thuế thuộc các tỉnh ñồng bằng và một số nơi thuộc Trung du, miền núi. Từ năm 1921, Chính phủ Bắc kỳ bắt ñầu cho triển khai ñạc ñiền lập bản ñồ giải thửa chính xác trên cơ sở lưới tam giác ñạc, tuy nhiên do ñặc thù ñất ñai miền Bắc rất manh mún, thủ tục phân chia ranh giới và cắm mốc phức tạp, nên tiến ñộ ño ñạc chậm, vì vậy song song với việc ño ñạc chính quy (triển khai chủ yếu ở các ñô thị) ñã triển khai phương pháp lập lược ñồ ñơn giản ñể sử dụng ñạc viên tại các làng xã sau khi ñã huấn luyện cho họ; lược ñồ giải thửa ñược lập ở tỷ lệ 1/1.000 ñể phục vụ kịp thời việc lập sổ sách ñịa chính. Chế ñộ quản thủ ñịa chính ở Bắc kỳ ñã hình thành một hệ thống tài liệu ñược quy ñịnh khá ñầy ñủ và chắt chẽ ñể phù hợp với tình hình ñất ñai ở miền Bắc; hồ sơ gồm có: - Bản ñồ giải thửa chính xác hoặc lược ñồ; - Sổ ñịa chính lập theo số hiệu thửa ñất (nơi ño lược ñồ có mẫu riêng: nơi ño ñạc chính xác ở các làng xã có mẫu riêng và nơi ño ñạc chính xác ở thành thị có mẫu riêng). - Sổ ñiền bộ lập theo từng chủ kèm tất cả các số thửa ruộng của họ (lập cho vùng ño lược ñồ), hoặc sổ ñiền ñịa chủ liệt kê ñầy ñủ ruộng ñất của mỗi chủ (dùng cho vùng ño chính quy); - Sổ khai báo ghi các văn tự chuyển dịch ñất ñai; - Sổ mục lục thửa ñất và mục lục ñiền chủ ñể phục vụ tra cứu. Chủ sở hữu ñất ñược cấp bằng khoán ñiền thổ hoặc giấy chứng nhận ñăng tịch. Hệ thống sổ bộ ñịa chính ñược lưu tại xã do trưởng bạ giữ (áp dụng cho nơi còn ño lược ñồ) hoặc chỉ lưu giữ tại ty ñịa chính (áp dụng ở nơi ñã ño ñạc chính quy). Song song với chế ñộ quản thủ ñịa chính, ở Bắc kỳ còn tồn tại một hình thức bảo thủ ñiền thổ theo sắc lệnh ngày 21/07/1925 giống như ở Nam kỳ; chế ñộ này chủ yếu ñược áp dụng ở một số thành phố: Hà Nội, Hải Phòng. 45 1.5.3. Hồ sơ ñất ñai dưới chế ñộ Việt Nam Cộng hoà (1954 - 1975) Sau chiến thắng ðiện Biên Phủ (1954), miền Nam Việt Nam tạm thời ñặt dưới quyền cai trị của chính quyền Sài gòn. Thời gian từ 1954 - 1962 vẫn tồn tại 3 chế ñộ ñiền ñịa như thời Pháp thuộc, tuy nhiên ñến năm 1962 Chính quyền Việt Nam cộng hòa ñã ra Sắc lệnh số 124 - CTNT về công tác kiến ñiền và quản thủ ñiền ñịa tại những nơi chưa thực hiện theo Sắc lệnh 1925. Tân chế ñộ ñiền thổ (theo Sắc lệnh 1925). Thực hiện chế ñộ này hệ thống hồ sơ thiết lập gồm có: - Bản ñồ ño ñạc chính xác từng thửa ñất; - Sổ ñiền thổ lập theo ñơn vị bất ñộng sản; - Sổ mục lục lập theo từng chủ sở hữu có thể hiện các thửa ñất của mỗi chủ. Hệ thống thứ tự tên chủ ñược xếp theo vần A, B, C ñể tra cứu; - Hệ thống hồ sơ bất ñộng sản lập cho mỗi sổ bằng khoán một tập gồm tất cả các giấy tờ văn kiện lược giản có liên quan ñến lô ñất. Toàn bộ hồ sơ trên lập thành 2 bộ lưu tại ty ñiền ñịa và xã sở tại. Người chủ sở hữu ñược cấp bằng khoán ñiền thổ gồm có 1 tờ gấp thành 8 trang mang toàn bộ nội dung của trang bằng khoán. Mỗi lô ñất cấp 1 tờ, một chủ có thể có nhiều lô ñất ở các vị trí khác nhau ñược cấp nhiều tờ. Hệ thống hồ sơ thực hiện theo chế ñộ này ñã ñược lập cho 1/6 diện tích (khoảng 1 triệu ha) chủ yếu tập trung ở ñồng bằng Sông Cửu Long. Hệ thống này ñược các nhân viên ñịa chính phục vụ cho chính quyền Sài gòn ñánh giá là chặt chẽ, ñơn giản, có hiệu lực nhất và dự kiến sẽ thay thế cho chế ñộ ñịa bộ trên toàn miền Nam. Tuy nhiên, hệ thống này vẫn còn một số nhược ñiểm: - Số lượng sổ sách song song tồn tại quá nhiều ñể phục vụ tra cứu; - Kích thước khổ giấy quá lớn nhưng chỉ thể hiện nội dung 1 thửa ñất, lượng giấy ñầu tư ban ñầu rất lớn và trên thực tế nhiều nội dung ít khi dùng ñến. Về chế ñộ ñịa bộ. Thực hiện chế ñộ ñịa bộ phù hợp với hoàn cảnh thực tiễn, ñiều kiện kinh tế và yêu cầu quản lý trước mắt. Thực hiện chế ñộ này, nội dung các bước thực hiện cũng gần giống như quy trình thực hiện chỉ thị 299/TTg ngày 10/11/1980 của Thủ tướng Chính phủ ở cả nước Việt Nam giai ñoạn từ 1981 ñến 1987. Kết thúc công tác này phải lập ñược các tài liệu sau: - Bản ñồ chỉnh lý hoặc lược ñồ giải thửa; 46 - Sổ ñịa bộ lập theo thứ tự thửa, mỗi trang lập 5 thửa (mỗi thửa ñất phải thể hiện các nội dung: số tờ bản ñồ, số thửa, tên chủ sở hữu, diện tích, loại ñất, vị trí, nguồn gốc, các ñiều ràng buộc, những thay ñổi trong quá trình sử dụng); - Sổ ñiền ñịa chủ yếu lập theo chủ sử dụng, mỗi chủ 1 trang, nội dung liệt kê tất cả các thửa của mỗi chủ; - Phiếu cá nhân, nội dung như 1 trang sổ ñiền chủ ñể tra cứu sổ ñiền chủ; - Sổ mục lục ghi tên chủ (xếp theo vần A, B, C ñể tra cứu). Các tài liệu trên ñược lập 2 bộ, lưu tại ty ñiền ñịa và xã sở tại. Chủ sở hữu ñược cấp chứng thư kiến ñiền thể hiện theo từng thửa ñất. Hệ thống tài liệu lập theo chế ñộ ñịa bộ sau hơn 10 năm áp dụng ñã ñược thiết lập trên hầu hết lãnh thổ miền Nam Việt Nam (trừ vùng áp dụng theo tân chế ñộ ñiền thổ). Hệ thống tài liệu lập theo chế ñộ này ñã ñược ñánh giá và khẳng ñịnh có tính ưu việt về kinh tế và thời gian, tuy nhiên còn có 1 số tồn tại như sau: - Có quá nhiều sổ sách, tài liệu cùng song song tồn tại ñể phục vụ tra cứu; - Hệ thống sổ về cách lập không thích ứng ñược nhu cầu chỉnh lý biến ñộng, ñặc biệt là sổ ñịa bộ. Các tài liệu của chính quyền Sài Gòn ñã ñánh giá rằng: việc ghi mỗi trang sổ cho 5 thửa ñất ñã làm lãng phí giấy rất lớn, có rất nhiều thửa lại không ghi ñủ nội dung về biến ñộng ñất ñai. 1.5.4. Hồ sơ ñất ñai dưới chế ñộ Việt Nam Dân chủ Cộng hoà và Cộng hòa Xã hội chủ nghĩa Việt Nam 1.5.4.1 Giai ñoạn trước năm 1993 Trước năm 1980 ðiểm khác biệt của giai ñoạn này là Nhà nước vẫn công nhận sự tồn tại của các hình thức sở hữu ñất ñai như quốc doanh, tập thể, cá nhân Sau cách mạng tháng 8, chính quyền cách mạng ñã tịch thu ruộng ñất của ñịa chủ chia cho người nghèo, nên mọi gia ñình nông dân ñều có quyền sở hữu ruộng ñất. Tuy nhiên trong giai ñoạn 1957 - 1960, ñại ña số nông dân hưởng ứng phong trào hợp tác hóa, vì vậy sau năm 1960 90% diện tích ñất canh tác ñã chuyển sang hình thức sở hữu tập thể. Hệ thống tài liệu ñất ñai thiết lập trong giai ñoạn này chủ yếu là bản ñồ giải thửa và sổ mục kê kiêm thống kê ñất ñai. Nội dung sổ sách bản ñồ chủ yếu phản ánh quỹ ñất theo từng loại ñất, chủ sử dụng ñất tuy có ñược thể hiện nhưng không phân tích và nêu các căn cứ pháp lý nên mới chỉ mang tính phản ánh hiện trạng. Ngày 28/01/1975, liên Bộ ủy ban nông nghiệp và Bộ xây dựng ñã ban hành thông tư hướng dẫn thi hành Chỉ thị 231-TTg về ñợt tổng kiểm tra việc quản lý và sử dụng ruộng ñất, cùng với các Chỉ thị 208, 209 của ban Bí thư Trung ương ðảng, Chỉ thị 231- 47 TTg ñã xác ñịnh "Công tác quản lý ruộng ñất nhằm bảo vệ sản xuất nông nghiệp, bảo vệ quyền sở hữu xã hội chủ nghĩa, bảo vệ ñộ màu mỡ của ruộng ñất, ñồng thời bảo vệ những yêu cầu phát triển của các ngành, là một nhiệm vụ rất cấp bách và quan trọng". ðối với công tác quản lý hồ sơ ñịa chính cũng xem xét lại chức năng quản lý và cấp ñất của các cơ quan có thẩm quyền, hoàn thiện những tài liệu, bản ñồ, sổ sách ñể ghi chép lại những biến ñộng về sử dụng ñất. Các biện pháp ñược sử dụng nhiều: - Bản tự kê khai của người sử dụng ñất; - Xem xét các loại hồ sơ, giấy tờ, bản ñồ; - Kết hợp với kiểm tra ngoài thực ñịa dựa trên kết quả ño ñạc và bản ñồ. Ngày 25/9/1976, Phủ Thủ tướng ñã ra quyết ñịnh của Hội ñồng Chính Phủ số 188- CP về chính sách xóa bỏ triệt ñể tàn tích chiếm hữu ruộng ñất và các hình thức bóc lột thực dân phong kiến ở miền Nam Việt Nam. Ngay sau khi miền Nam ñược giải phóng, Nhà nước ñã ra chính sách thu hồi toàn bộ những ruộng ñất thuộc sở hữu Quốc gia và ñem chia cấp hết cho nông dân. Trong giai ñoạn này chính quyền không cần cấp giấy chứng nhận quyền sở hữu ruộng ñất cho người ñược chia ñất. Người ñược chia chỉ ñược quyền sử dụng, nếu không có nhu cầu nữa thì phải trả lại ruộng ñất cho chính quyền xã mà không ñược sang tên và bán cho người khác. Trong gian ñoạn này, hồ sơ quản lý ruộng ñất thực chất chỉ là những sổ sách ghi chép việc phân chia ruộng ñất cho các xã, biến ñộng sử dụng ñất chỉ là sự phân chia lại giữa những người có nhu cầu và không có nhu cầu thông qua chính quyền xã. Tương tự, ñối với ñất ở khu dân cư nông thôn và ñất ở ñô thị chỉ tồn tại dưới hình thức ñược giao nhà ñể sử dụng hoặc