Giáo trình Cơ sở kinh tế và quản lý - Chương 4: Kỹ năng thuyết trình

ời khác. Vì vậy, khi thuyết trình bạn phải luôn 26 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý chú ý tiếp xúc bằng mắt với khán thính giả. Khi bạn nhìn khán giả có nghĩa là bạn đang nói rằng: họ quan trọng và bạn rất quan tâm tới họ. Khi bạn nhìn họ cùng có nghĩa là bạn đang hứa với họ, sẽ mang lại cho họ những điều bổ ích. Do đó, họ sẽ cảm thấy gần gũi hơn với bạn và chú ý lắng nghe bạn. Khi bạn nhìn họ, bạn còn có thể kiểm tra được thái độ của họ và điều chỉnh lại bài nói của mình cho phù hợp. Khi nhìn xuống khán giả nếu bắt gặp những ánh mắt ấm áp, chăm chú, những cái gật đầu tán thưởng, bạn sẽ thấy được khích lệ rất nhiều và sẽ nói hay hơn, truyền cảm hơn. Ngược lại, nếu nhìn thấy những ánh mắt lo âu, cố giương mắt để hiểu mà vẫn chưa hiểu, những cái nhăn trán, cắn bút khổ sở,.. thì bạn hãy nói chậm lại, to và rõ hơn, tốt hơn cả hãy dừng lại hỏi khán giả có điều gì thắc mắc và ân cần giải đáp. Hoặc nếu bắt gặp những cái ngáp rõ to không cần che đậy, những kiểu ngồi ngả ngốn, .. thì hãy lên cao giọng, nói sôi nổi hơn, nhanh hơn, to hơn, hãy di chuyển, đừng đứng nguyên một chỗ, hoặc hỏi một câu hỏi, để thay đổi không khí. Trong suốt quá trình diễn thuyết, nếu có thể được bạn hãy nhìn tất cả mọi khán giả trong khán phòng, ít nhất mỗi người một lần. Bạn nên nhìn khắp khán phòng theo kiểu chữ “w” hoặc “z” nhìn như vậy sẽ tự nhiên hơn nhìn theo kiểu chữ “c”. Trong quá trình tiếp xúc bằng mắt với khán giả, bạn nên dừng lại ở mỗi người khoảng 3 giây là vừa. • Biểu lộ bằng nét măt: “Hãy mỉm cười và cả thế giới sẽ cùng cười với bạn”. Lời khuyên của Charlie Chaplin vô cùng hữu ích cho mọi diễn thuyết viên. Hãy mỉm cười, ít nhất bạn sẽ đạt được 3 lợi ích. Thứ nhất, khi bạn cười thì dù tim bạn đang đập thình thịch, chân bạn đang rung, người ta vẫn tưởng là bạn rất tự tin. Thứ hai, bạn cười làm cho khán giả nghĩ rằng bạn là một người thân thiện, dễ mến, họ sẽ cảm thấy đầu óc thư thái hơn, cởi mở và gần gũi với bạn hơn. Thứ ba, khi bạn cười bạn sẽ thấy một số khán giả mỉm cười lại với bạn, điều đó sẽ làm cho bạn vững tin hơn, bớt hồi hộp và trình bày hay hơn. • Dáng điệu: Muốn thu hút được người nghe thì khi thuyết trình bạn hãy đừng đứng nghiêm như một pho tượng. Nghiêm quá trông bạn sẽ rất gò bó, căng thằng, không sinh động, thiếu hấp dẫn. Ngược lại, bạn cũng đừng đứng 27 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý theo kiểu con cò ngủ gật, chân duỗi, chân co, hoặc bò ườn, tì cả người lên bục giảng, đứng như vậy trông thật cNu thả, tùy tiện, chẳng chuyên nghiệp chút nào. Bạn hãy đứng thẳng, hơi ngả về phía khán giả một chút, hai tay xuôi, hoặc một tay cầm micro, và phải biết cử động hai tay một cách thích hợp, hai bàn chân cách nhau khoảng 30 c. Đừng khép chặt hai bàn chân vì nếu đứng quá lâu bạn sẽ phạm phải điều cấm kỵ - đung đưa thân mình, thậm chí những người quá mập (béo) có thể bị ngã. Trong khi thuyết trình, bạn không nên đứng chôn chân một chỗ, hãy di chuyển để có thể quan sát hết mọi người trong khán phòng. Nhưng hãy nhớ, di động hoặc cử động quá nhiều cũng sẽ gây phản tác dụng. Chỉ di động, cử động khi cần thiết mà thôi! • Trang phục: Trang phục luôn là công cụ quan trọng giúp bạn thu hút được khán thính giả, giúp bạn thành công trong các buổi thuyết trình. Ngay từ thế kỷ thứ 16, Nữ hoàng Elizabeth đệ nhất đã từng nói: Chín người thợ may có thể tạo nên một người nổi tiếng, với ngụ ý rằng: nếu biết ăn mặc đẹp, lịch lãm, hợp thời trăng, phù hợp với lứa tuổi, địa vị, bạn sẽ trở thành người nổi tiếng, thu hút được mọi người xung quanh. Nhiều thế kỷ đã trôi qua, biết bao quan niệm sống đã thay đổi, nhưng câu nói của nữ hoàng Elizabeth vẫn cón có giá trị cho đến ngày hôm nay. Để giúp buổi thuyết trình thành công bạn hãy luôn nhớ chuNn bị trang phục chỉnh tề, lịch sự, được là ủi cNn thận, phù hợp với lứa tuổi, địa vị của người thuyết trình, phù hợp với mức độ trang trọng, quy mô, tính chất của buổi thuyết trình. Và hãy đừng quên, trang phục phải phù hợp với nhiệt độ của khán phòng. Vào mùa nóng/ nhiệt độ trong phòng cao, thì ở Việt Nam, nam giới chỉ cNn mặc sơ mi dài tay, đeo cà vạt, nữ giới mặc áo dài dân tộc là đủ, nhưng nếu ở trong phòng lạnh, nhiệt độ thấp thì nên mặc bộ vest, nữ giới nếu mặc áo dài thì cần có thêm áo khoác hoặc khăn choàng. 2.3. Chất lượng giọng nói 28 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Chất lượng giọng nói cũng tác động rất lớn đến thành công của buổi thuyết trình. Chính vì vậy, cũng giống như ca sĩ, các diễn thuyết gia phải thường xuyên luyện giong, Chất lượng giọng nói phụ thuộc vào nhiều yếu tố, như: tốc độ, nức độ sôi nổi và chất giọng. • Tốc độ: Hãy luôn nhớ rằng: nói quá chậm hoặc quá nhanh đều làm cho bài nói không thành công. Nói quá chậm làm cho bài diễn thuyết buồn tẻ, không thu hút được người nghe. Ngược lại, khi nói quá nhanh, bạn dễ mắc phải nhiều lỗi phát âm, nhiều âm bị nuốt trong cổ họng, không phát âm ra được, đặc biệt là những người thường hạ giọng ở cuối câu. Nói quá nhanh sẽ làm cho người nghe mệt óc, căng thẳng và không muốn nghe nữa. Nói vừa phải, rõ ràng, lưu loát, truyền cảm sẽ tạo thành sức hút mạnh mẽ đối với người nghe. Đặc biệt, những người được trợ phú cho hoặc nhờ khổ luyện mà có được giọng nói âm vang, truyền cảm hay thánh thót, trầm bổng sẽ có được lợi thế hết sức to lớn khi diễn thuyết. Vậy nói với tốc độ thế nào là vừa phải? Theo các nhà nghiên cứu, nếu bạn vốn là người có khả năng nói lưu loát, thì khi nói tiếng mẹ đẻ, bạn nên nói khoảng 120 – 150 từ/ phút. Nếu nói bằng ngôn ngữ thứ hai thì chỉ nên nói tối đa 100 từ/ phút. Tốc độ nói như vậy đủ giúp bạn có thể phát âm rõ ràng, truyền cảm, có thể dùng những từ hoa mỹ, có thể nhấn giọng, hạ giọng làm cho bài nói sinh động, thu hút được người nghe. • Mức độ sôi nổi: Hãy luôn nhớ rằng: nếu bạn nói sôi nổi, truyền cảm và luôn quan tâm đến những gì mình nói, thì người nghe sẽ chú ý lắng nghe và hưởng ứng. Ngược lại, nếu bạn nói với giọng đều đều, vô hồn, vô cảm thì người nghe sẽ nghĩ sang vấn đề khác, luôn cầu mong cho bạn sớm chấm dứt bài diễn thuyết buồn tẻ, để họ được ra về hoặc chìm dần vào giấc ngủ, chẳng ai quan tâm đến bạn nữa, thậm chí có người cón huýt sáo, vỗ tay để mời bạn xuống, và tất nhiên buổi thuyết trình thất bại. Muốn cho bài nói sôi nổi bạn phải biết sử dụng giọng nói một cách linh hoạt, trong suốt bài nói có lúc cao, lúc trầm, phải có trọng tâm, có điểm nhấn, phải có lúc nhanh, lúc cậm, lúc sôi nổi, lúc thúc giục, lúc mượt mà du dương. 29 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý • Giọng nói: Tùy thuộc vào việc bạn có giọng cao hay thấp, mà còn có những nghệ thuật khác nhau để thu hút người nghe. Nói chung, các nhà diễn thuyết dù là nam hay nữ, nếu có được làn hơi đầy đặn, giọng vang ấm, thấp sẽ có lợi thế hơn rất nhiều so với những người có làn hơi mảnh, giọng cao. Người nói giọng cao, mảnh dễ bị rơi vào các tình trạng: nói bị hụt hơi, âm phát ra không rõ, nói nhanh chiu chíu như đạn bắn, hoặc nói xin xít qua kẽ răng, Các cách nói đó đều không thu hút người nghe nên phải chú ý rèn luyện nhiều hơn. Trong quá trình rèn luyện hãy luôn nhớ: nói lí nhí là điều cấm kỵ, phải nói to, rõ ràng, lưu loát – đó là điều tối thiểu cần có đối với một người thuyết trình. Dưới đây xin tóm lược một số lỗi phổ biến trong thuyết trình và cách sửa chữa TT Lỗi Cách sửa chữa 1 Nói lí nhí Cần nói lớn hơn, chó đến khi âm thanh bật ra được bên ngoai, mọi người đều nghe rõ 2 Ngắt hơi nhiều lần trong câu (tạo thành khoảng dừng hay dùng dùng những tiếng đệm vô nghĩa như “ơ”, “ớ” Cần phải tập luyện nhiều hơn, cho đến khi nói trôi chảy không phải ngững giữa câu để nhớ, nghĩ, tập đến khi hết những tiếng đệm vô nghĩa 3 Nói quá nhanh Hãy nói chậm lại. Hãy nhớ chỉ nói khoảng 120 – 150 từ/ phút khi nói tiếng mẹ đẻ, 100 từ/ phút khi nói ngôn ngữ 2. 4 Nói chậm, rời rạc, buồn Rèn luyện nói nhanh hơn, sôi nổi hơn 5 Ngại tiếp xúc Hãy can đảm lên. Hãy bắt đầu nhìn khán giả từ một 30 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý bằng mắt với khán thính giả bên phòng theo dạng chữ “w” để rồi khi nhìn bao quát khắp phòng. Khi quen rồi bạn sẽ thấy vững tâm hơn 6 Ăn mặc cNu thả Hãy tự nhìn vào gương và tự thấy: khi ăn mặc cNu thả trông bạn như thế nào và tự chỉnh đốn lại 3. Sử dụng các công cụ hỗ trợ một cách hiệu quả Khổng Tử đã từng dạy: “Một bức tranh có thể diễn tả cả ngàn lời” Vì vậy, để có một bài thuyết trình thành công, bên cạnh việc vận dụng nhuần nhuyễn quy trinh TOPP để có một bài nói thật hay, rèn luyện thành thục các ngôn ngữ cơ thể, bạn cần biết sử dụng hiệu quả các công cụ hỗ trợ. Tùy từng bài thuyết trình và điều kiện cụ thể, bạn có thể lựa chọn và sử dụng các công cụ hỗ trợ trực quan sau: bảng biểu, đồ thị, biểu đồ, hình ảnh (ảnh chụp, tranh vẽ, tranh biếm họa), bản đồ, phim video, phim hoạt hình Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, các công cụ để biểu diễn ngày càng đa dạng và phong phú: bảng đen, bảng giấy lật, bảng trắng, tài liệu phát, phim nhựa trong, phim đèn chiếu, băng hình, Khi lựa chọn công cụ hỗ trợ cần lưu ý: - Công cụ sử dụng phải phù hợp với nội dung bài thuyết trình. - Các hỗ trợ nghe nhìn cần dễ thấy đối với khán giả (đơn giản, kích cỡ phù hợp) - Các hỗ trợ nghe nhìn cần thật dễ sử dụng đối với diễn giả - Các hỗ trợ nghe nhìn cần đẹp, hiện đại đến một mức độ cần thiết nhưng không làm phân tâm khán giả. Dưới đây xin giới thiệu một số điểm cần lưu ý khi sử dụng các công cụ hỗ trợ phổ biến hiện nay. 3.1. Slide sử dụng trong thuyết trình 31 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Một câu hỏi luôn làm cho những người mới tham gia thuyết trình băn khoăn, lo lắng: cần chuNn bị bao nhiêu slide là vừa? Theo kinh nghiệm, một bài thuyết trình khoảng 10 phút nên sử dụng từ 6 đến 12 slide là vừa phải, và bài nói khoảng một giờ bạn nên chuNn bị từ 30 đến 70 slide. Nếu quá ít slide, thì phần minh họa bằng hình ảnh của bạn sẽ trở nên nghèo nàn, đơn điệu, người nghe khó theo dõi và tất nhiên, không hấp dẫn người nghe. Ngược lại, nếu slide quá nhiều, để phục vụ cho bài nói nửa giờ mà bạn tham lam chuNn bị hàng trăm slide, thì sẽ rất dễ xảy ra tình trạng: nói quá giờ, hoặc bạn bị “ngập lụt” trong đống slide, chỉ còn biết tập trung toàn lực vào slide và đọc như máy, không còn có khả năng quan tâm đến khán giả; ngược lại, khán giả cùng chỉ tập trung theo dõi slide mà quên mất người thuyết trình, buổi thuyết trình sẽ trở thành buổi “đọc slide” tẻ nhạt, chán ngán. Về hình thức slide: có nên làm những slide chi chít chữ nhỏ hay không? Câu trả lời: Đương nhiên là không! Để có được những slide đúng tiêu chuNn, cần lưu ý: - Cỡ chữ (font size) dùng để thiết kế slide nên từ 28 trở lên, chữ dùng cho tựa đề cần lớn hơn - Trừ phần tựa đề, mỗi slide có khoảng 5 dòng, khoảng 25 chữ là vừa. Không nên thiết kế những slide dày đặc chữ, điều đó thể hiện tính không chuyên nghiệp và làm cho người nghe rất khó theo dõi. - Trên mỗi slide tối đa chỉ nên dùng hai kiểu chữ (font type). Tiêu đề nên dùng chữ in hoa hoặc kiểu chữ có chân, nét đậm. Phần nội dung, nên chọn kiểu chữ thường, không chân, nét mảnh, đầu câu viết hoa. - Trước khi in slide cần cNn thận kiểm tra lại và sửa tất cả các lỗi chính tả và lỗi ngữ pháp. 3.2. Những lưu ý khi sử dụng Power Point và Projectors: 32 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Bạn sẽ bị mất bình tĩnh, thậm chí hoảng hốt một khi đã đến giờ thuyết trình nhưng projector không kết nối được với máy tính, không hoạt động như mong muốn và bạn lúng túng không biết phải khắc phục như thế nào. Vì vậy, trước buổi thuyết trình bạn nhất thiết phải làm quen với công cụ trình chiếu và chuNn bị phương án dự phòng cần thiết. Khi sử dụng Projector cùng với việc tuân thủ các nguyên tắc đã trình bày ở mục 3.1, cần lưu ý: - Chọn một thiết kế cơ bản và gam màu chủ đạo cho toàn bộ bài thuyết trình - Chọn kiểu chữ cNn thận, để máy có thể đọc được - Chọn màu sắc thích hợp tạo nên tâm lý thoải mái và tăng cường sự chú ý - Đề phòng những lỗi có thể xảy ra khi sử dụng projector. Dưới đây xin điểm lược những lỗi thông thường khi sử dụng Power Point, LCD Projector và cách khắc phục: Những lỗi thông thường khi sử dụng Projector Cách khắc phục Máy khởi động chậm hoặc không hoạt động Hãy làm quen với thiết bị trước buổi thuyết trình. Luyện tập vài lần với những máy móc thiết bị sẽ sử dụng. Nắm vững các thao tác cơ bản, đừng lệ thuộc hoàn toàn kỹ thuật viên. Nhưng cần lưu ý: Giữ mối liên hệ chặt chẽ với kỹ thuật viên, để đề phòng trường hợp có sự cố bất thường, có thể thay đổi máy khác. ChuNn bị sẵn sàng phương án dự phòng, và thực hiện khi 33 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý cần thiết. Màn hình trắng (chỉ có một màu xanh biếc, không nhận được tín hiệu từ máy tính) Máy tính và Projector chưa kết nối được, xem lại các đầu cáp nối. Thử lại một lần nữa. Chú ý thao tác khởi động Projector theo hướng dẫn. Máy tính và Projector không tương thích, thì đổi máy khác, nếu có thể được. Vấn đề liên quan đến âm thanh và hình ảnh động Bạn chỉ nên sử dụng âm thanh và hình ảnh một khi thực sự cần thiết, nếu không bạn hãy mạnh dạn loại bỏ chúng. Hãy luôn nhớ: lạm dụng thái quá những phương tiện kỹ thuật hiện đại, nhiều khi chỉ gây thêm phiền phức cho bạn. Khán giả không xem được slide, do gam màu sắc của slide không phù hợp Khi chọn màu nền và màu chữ cho slide, nên chọn những màu tương phản mạnh. Ví dụ: chữ đen trên nền trắng, chữ trắng/ vàng trên nền xanh hoặc nền đen. Cần lưu ý: khi sử dụng chữ trắng trên nền vàng nhìn trên màn hình máy vi tính trông khá đẹp nhưng khi chiếu lên sẽ không thấy gì. Tương tự chữ hồng trên nền đỏ trên máy tính nhìn rõ nhưng khi chiếu lên màn hình lớn thì không thể đọc được. Tốt hơn hết, nên chiếu thử slide trước ngày thuyết trình bằng chính những thiết bị bạn sẽ sử dụng, nếu thấy màu không đẹp, không phù hợp thì cần điều chỉnh lại Một buổi thuyết trình có nhiều người tham gia, nếu sử dụng nhiều Hãy dùng chung một laptop và mang theo đĩa mềm hoặc USB có ghi phần slide phục vụ cho thuyết trình của tất cả mọi người để dự phòng. Lý tưởng là kết nối các bài thuyết trình vào chung một file. Điều này rất có ích không chỉ 34 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý laptop sẽ tốn thời gian để thay thế và kết nối lại, sẽ gặp rủi ro. đối với các sinh viên mà còn cho cả các buổi thuyết trình chuyên nghiệp bởi nhờ nó mà giảm được thời gian chết, đảm bảo tính liên tục giữa các thuyết trình viên. Quay lưng lại khán giả, chăm chú đọc slide, không tiếp xúc bằng mắt với khán giả Hãy luôn nhớ: nếu bạn chỉ chăm chú nhìn slide không quan sát khán giả, bạn sẽ không biết họ làm gì? Phản ứng ra sao? Vì vậy hãy đừng ham sử dụng quá nhiều slide và đặc biệt đừng dùng những slide chi chít chữ. “Con chuột” gặp vấn đề Nếu bạn gặp vấn đề với con chuột hãy chuyển sang dùng bàn phím. Space bar để tiến lên còn back space để lùi lại. CNn thận là tốt hơn cả, trước buổi thuyết trình cần kiểm tra kỹ thiết bị, đặc biệt là bàn phím và “chuột” Thiết bị trục trặc, slide biến mất Đôi lúc bạn gặp tình huống khó xử: bỗng nhiên biến mất hoặc quay trở lại slide đầu tiên. Hãy bình tĩnh khắc phục, nếu không được hãy mời một kỹ thuật viên. Nếu xảy ra lần thứ hau thì cần đổi thiết bị khác hoặc sử dụng phương án dự phòng Một lần nữa xin nhấn mạnh: trước buổi thuyết trình nên kiểm tra thiết bị cNn thận. 3.3. Những lưu ý khi sử dụng Overhead Sử dụng Overhead đơn giản hơn LCD Projector rất nhiều, nhưng với những người không quen thì cũng không dễ dàng gì, họ vẫn mắc phải rất nhiều lỗi làm cho bài thuyết trình kém hiệu quả. Dưới đây xin điểm lược những lỗi thường mắc khi sử dụng Overhead và cách khắc phục: 35 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý Những lỗi thông thường khi sử dụng Overhead Cách khắc phục Những slide không chuyên nghiệp Bạn hãy thiết kế các slide dùng cho Overhead trên nền Power Point, nên chọn nền đơn giản, nền trắng chữ đen. Hãy in slide, đừng sử dụng slide viết tay, trừ phi đó là bức tranh có giá trị nghệ thuật lớn. Dùng slide viết tay bạn sẽ gây ấn tượng xấu cho người nghe. Khán giả sẽ cho rằng hoặc là bạn chuNn bị không tốt, hoặc bạn là người cNu thả, thiếu tôn trọng người nghe. Những slide dày đặc biểu đồ, bảng xe lẫn những hàng chữ Hãy đừng hà tiện. Trên mỗi slide chỉ nên trình bày một bảng biểu hoặc một hình vẽ, đừng chèn những dòng nhận xét với cỡ chữ nhỏ li ti bên dưới các bảng biểu, hình vẽ trông rất không chuyên nghiệp. Cùng cần lưu ý thêm: không cần dùng quá nhiều slide, chỉ cần 4 – 5 slide cho 10 phút trình bày là đủ. Slide bị cong Cần chuNn bị khung hoặc vật chặn slide, nhờ đó slide sẽ thẳng và không bị bay khỏi Overhead khi có gió thông qua. Slide bị đặt ngược Bình tĩnh đặt lại cho đúng. Tiếp xúc bằng mắt với khán giả sẽ giúp bạn nhanh chóng phát hiện ra slide có vấn đề. Slide bị xáo trộn lộn xộn - Cần đánh số slide - Xếp slide theo đúng thứ tự - Mỗi slide cần được lót một tờ giấy trắng, để dễ dàng nhận biết đó là slide gì. - Những slide đã chiếu cũng cần được sắp xếp theo một 36 Phạm Anh Tuấn – Bộ môn Cơ sở kinh tế và quản lý trình tự nhất định cho dễ nhìn. Slide chứa quá nhiều nội dung, nên khi sử dụng phải che bớt một phần Cách dùng slide kiểu này không gây được ấn tượng tốt cho khán giả, đặc biệt là khán giả có trình độ cao. Tốt nhất là thiết kế slide đúng chuNn, để không phải che bớt một phần trong quá trình trình bày. Sử dụng que chỉ không đúng cách Nếu phòng thuyết trình nhỏ thì không nên dùng que chỉ. Trong trường hợp này, nếu bạn dùng que chỉ, khán giả sẽ nghĩ bạn là kẻ thích phô trường, kệch cỡm. Tuy nhiên, nếu văn phòng lớn và khoảng cách giữa người nói và người nghe đủ lớn, thì nên dùng que chỉ, nó sẽ giúp bạn tăng tính chuyên nghiệp. Hãy nhớ luôn tắt que chỉ laser sau khi sử dụng. Đừng bao giờ hướng que chỉ về phía khán giả. 37