Chức năng :
Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta
tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú c ùng các chức năng nhóm, sắp xếp.
Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay Query. Các report được phân biệt với nhau bởi một tên.
45 trang |
Chia sẻ: zimbreakhd07 | Lượt xem: 2819 | Lượt tải: 0
Bạn đang xem trước 20 trang nội dung tài liệu Giáo trình Access - Chương 6: Report - Báo biểu, để xem tài liệu hoàn chỉnh bạn click vào nút DOWNLOAD ở trên
GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 6
: REPORT _ BÁO BIỂU
I. GIỚI THIỆU
1) Chức năng :
Là công cụ dùng kết xuất dữ liệu, để tạo các báo
cáo, báo biểu dùng cho in ấn. Report cho phép ta
tạo các dạng báo cáo đa dạng, phong phú cùng
các chức năng nhóm, sắp xếp.
Report lấy dữ liệu nguồn từ các Table hay
Query. Các report được phân biệt với nhau bởi
một tên.
2) Các thành phần trong một Report
Report header : tiêu đề đầu của Report (
nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất
hiện đầu tiên trên màn hình).
Page Header : Tiêu đề đầu của trang in.
Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo
trong phần này.
Group
Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải
tạo ra các thành phần Group.
Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nội
dung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng
để trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữ
liệu.
Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nội
dung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để
trình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối
mỗi nhóm.
Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu
thuộc một record của nguồn dữ liệu.
Page Footer : Tiêu đề cuối trang in.
Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội
dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở
cuối màn hình.
II. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG
WIZARD
Bước 1 : Tạo Query làm nguồn dữ liệu cho
Report (nếu cần). Từ cửa sổ Database Chọn
Object là Report Nhắp nút New, màn hình
hiển thị khung đối thoại New Report.
Bước 2 : Chọn một trong các cách tạo Report
sau :
Design View : Tạo
Report thủ công.
Report Wizard : tạo
Form nhờ Form
Wizard.
Auto Report :
Columnar : Tạo Report tự động dưới dạng
cột.
Auto Report : Tabular : Tạo Report tự động
dưới dạng bảng.
Chart Wizard : Tạo biểu đồ.
LabelReport : tạo report dạng nhãn.
Choose the Table or Query where the object ‘s
data comes Report : chọn nguồn dữ liệu cho
Report. (Bạn bắt buộc phải chọn nếu thực hiện
AutoForm).
Trong kiến thức dưới đây, chúng ta sẽ chọn Report
Wizard.
Bước 3 : Chọn Table hay Query chứa các fields
cần xuất hiện, sau đó chọn các Field hiện trên
Report. (Trả lời câu hỏi : “Which fields do you
want on your Report ?”)
Chọn xong nhấn nút Next.
Bước 4 : Chọn các field làm các cấp phân
nhóm (trả lời câu hỏi :”Do you want to add any
grouping levels ?”)
Lưu ý : ở đây bạn chỉ được phép chọn tối đa 4 cấp
phân nhóm mà thôi. Qui định phương thức phân
nhóm (chỉ làm khi bạn có chọn chỉ tiêu phân
nhóm) cho từng cấpphân nhóm bằng cách nhắp
chọn nhóm tại hình ảnh bên trái rồi tại nút
Grouping Options… sẽ hiển thị hộp thoại yêu cầu
trải lời câu hỏi :”What Grouping intervals do you
want for your level fields?”
Sau đây là qui định phương thức đối với một số
dạng Field cơ bản.
Đối với Field kiểu Text
Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
1 st letter : Lấy 1 ký tự đầu của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
2 st letter : Lấy 2 ký tự đầu của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
3 st letter : Lấy 3 ký tự đầu của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
4 st letter : Lấy 4 ký tự đầu của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
Tên Field làm chỉ
tiêu phân nhóm
Qui định phương
thức cho từng nhóm
5 st letter : Lấy 5 ký tự đầu của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
Đối với Field kiểu Date/Time
Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
Year : Lấy giá trị năm của Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
Quarter : Lấy giá trị theo quý của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
Month : Lấy giá trị theo tháng của Field làm
chỉ tiêu phân nhóm.
Week : Lấy giá trị theo tuần của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
Day : Lấy giá trị theo ngày của Field làm chỉ
tiêu phân nhóm.
Hour : Lấy giá trị giờ của Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
Minute : Lấy giá trị phút của Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
Đối với Field kiểu Number
Normal : lấy toàn bộ giá trị Field làm chỉ tiêu
phân nhóm.
10s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị
:0 – 9, 10 – 19, 20 – 29,…
50s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị
:0 – 49, 50 – 99, 100 – 149,…
100s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị
:0 – 99, 100 – 199, 20 – 29,…
500s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá trị
:0 – 499, 500 – 999, 1000 – 1499,…
1000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá
trị :0 – 999 – 1000 – 1999, 2000 – 2999,…
5000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá
trị :0 – 4999,5000 – 9999,10000 – 14999,…
10000s : Lập nhóm cho Field theo khoảng giá
trị :0 – 9999,10000-199999,20000-29999,….
Sau khi xong nhắp Next
Bước 4: Chọn các Field làm chỉ tiêu sắp xếp dữ
liệu và tỗng cộng số liệu (Trảlời câu hỏi:”What
sort order and summary information do you
want for detail records ?”)
-Bạn có thể chọn các field làm chỉ tiêu sắp xếp
(Ascending) hoặc (Descending- muốn có thì chỉ
nhắp lại biểu tượng Ascending).
-Nhắp nút Summary Options..(chỉ có khi bạn có
chọn chỉ tiêu phân nhom để chọn các chỉ tiêu tính
tổng cộng. Hộp thoạiSummary Options như sau :
Chọn các chỉ tiêu tổng két theo từng nhóm:Sum
(tính tổng), Avg(tính trung bình), Min(giá trị nhỏ
nhât), Max(giá trị lớn nhất)
Tại mục chọn Show:
Chọn Detail and Summary: nếu bạn muốn in
báo cáo có cả phần chi tiết các record và tổng
kết theo nhóm.
Chọn Summary Only: nếu bạn muốn in báo
cáo chỉ có thông tin tổng kết mà thôi(tức là tạo
báo cáo tổng kết).
Chọn Calculate percent of total for sums:
nếu muốn in ra chỉ tiêu phần trăm của các
thông tin tổng cộng ở từng nhóm.
Chọn xong nhắp Ok, rồi chọn Next
Bước 5: Chọn cách thức trình bày dữ liệu và lề
trong Report tại mục Layout Orientation: chọn
kiểu in.
Chọn Adjust the field with so all fields fit on a
page: nếu bạn muốn trình bày tất cả trong field
trọn trong trang in.
Nhắp Next
Bước 6: Chọn hình thức trình bày chung của
Report (trả lời câu hỏi: “ what stile would you
like?”)
Bước 7: Đặt tiêu đề cho Report (trả lời câu hỏi:
“ What title do you want for your report?”)
Lựa chọn câu trả lời: Do you want to preview the
report or modify the reports design?
Preview the report: ban có thể xem kết quả
trang in ngay khi hoàn thành xong.
Modily the reports design: bạn có thể sửa chữa
ngay sau khi hoàn thành.
Nếu bạn chọn các field đưa vào Report từ
nhiều bảng tại hộp Tables/queries:
VI DỤ:
Trong file HoaDon.MDB tạo một REPORT để in
Hoá đơn bán hàng như hình vẽ :
Dưới đây sẽ trình bày các bước để tạo Report theo
như ví dụ trên.
Bước 1 : Tạo nguồn dữ liệu chính và phụ cho Report
(Trong ví dụ tạo nguồn dữ liệu là query gồm Mahd,
Masp, Tensap, Donvitinh, Soluong, Dongia,
Thamhtiem)
Chú ý : Nguồn dữ liệu chính và phụ phải được xác
định sao cho có thể quan hệ được với nhau.
Bước 2 : Chọn Report, nhấn nút New_ Chọn Report
Wizard, rồi chọn OK.
Bước 3 : Chọn các Field hiển thị trong Report (Trả
lời câu hỏi : “Which field do you want on your
Report?”
Chọn xong, nhấn Next.
Bước 4 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu cho
Report.
Chọn bảng trình bày nội dung chính tại Report (Trả
lời câu hỏi :”How do you want to view your data?”.
Chọn xong, nhấn Next.
Bước 5 : Chọn các field làm chỉ tiêu phân nhóm dữ
liệu ở phần phụ (nếu có).
Bước 6 : Chọn chỉ tiêu sắp xếp dữ liệu (Trong ví dụ
chọn Masv _ Ascending). Chọn các thông tin tổng
kết bằng cách nhắp nút Summary Options.
Bước 7 : Chọn hình thức trình bày dữ liệu và lề trong
Report.
Bước 8 : Chọn hình thức trình bày chung của Report
( Trả lời câu hỏi :”What style would you like ?”)
Bước 9 : Đặt tiêu đề (tên) cho Report (Trả lời câu
hỏi :”What title do you want on you Report?”
Xong nhấn nút Finish.
III. TẠO REPORT DẠNG LABEL WIZARD
1) Ví dụ : Tạo thẻ sinh viên có dạng sau :
2) Cách Tạo :
Bước 1 :
Chọn Report
nhấn
NewLabel
Wizard.
Chọn Table/Query. (Ví dụ Svien),Click OK.
Bước 2 : Chọn loại và kích thước.
Dimensions : Kích thước của nhãn.
Number Across : Số nhãn trình bày trên 1
hàng ngang.
Unit of Measure : Đơn vị đo.
Label Type : Loại nhãn.
Lưu ý : Unit of Measure và Label Type dùng
để hạn chế danh sách mẫu nhãn. Bạn có thể
nhắp nút Customize để bổ xung, sửa đổi hay
xóa bỏ 1 loại nhãn nào đó mà không có trong
danh sách có sẵn.
Bước 3 : chọn Font chữ.
Bước 4 : Xây dựng nội dung cho nhãn theo hộp
thoại sau :
Bước 5 : Chọn thứ tự sắp xếp khi hiển thị.
Bước 6 :Đặt tên cho Report, xong nhấn nút
Finish.
Report ở chế độ Design
IV. TẠO REPORT BẰNG CHỨC NĂNG
DESIGN
1) Các thành phần trong một Report
Report header : tiêu đề đầu của Report (
nội dung của thành phần này sẽ luôn xuất
hiện đầu tiên trên màn hình).
Page Header : Tiêu đề đầu của trang in.
Thường trình bày tiêu đề các cột của báo cáo
trong phần này.
Group
Muốn tạo một report có phân nhóm thì phải
tạo ra các thành phần Group.
Group Header : Tiêu đề đầu nhóm, là nội
dung được in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng
để trình bày tiêu đề đặt trưng phân nhóm dữ
liệu.
Group footer : Tiêu đề cuối nhóm, là nội
dung in ở cuối mỗi nhóm. Thường dùng để
trình bày các dữ liệu tổng kết, thống kê ở cuối
mỗi nhóm.
Detail : Phần chi tiết, dùng để in dữ liệu
thuộc một record của nguồn dữ liệu.
Page Footer : Tiêu đề cuối trang in.
Report Footer : Tiêu đề cuối Report, nội
dung ở thành phần này sẽ luôn xuất hiện ở
cuối màn hình.
2) Thiết Kế Report
Bước 1 : tạo Query làm nguồn dữ liệu cho
Report(nếu cần).
Bước 2 : tại cửa sổ Database, chọn mục
Report, nhấn nút New.
Nhắp nút OK. Hiện màn hình thiết kế Report có
dạng sau.
a) Khởi động hay tắt
bỏ thành phần
Report
Header/Footer
Vào menu View, chọn Report Header/Footer.
b) Khởi động hay tắt bỏ thành phần Page
Header/Footer
Chọn nguồn dữ
liệu cho Report
(nếu cần)
Vào menu View, chọn Page Header/Footer.
c) Tạo các đối tượng dạng Label, TextBox,
Unbound Object, Frame, Line, Rectangle hay
các Fields – Đồng thời chèn ngày giờ làm
việc, đáng số trang cho Report in ấn: các
thao tác tương tự như đã trình bày trong
chương thiếtkế Report.
d) Sao chép hay di chuyển các đối tượng :
Bước 1 : Nhắp chọn các đối tượng cần sao
chép hay di chuyển.
Bước 2 : Nhắp menu Edit chọn Copy(sao
chép) hay Cut (di chuyển).
Bước 3 : Chọn thành phần đích (nếu muốn sao
chép hay di chuyển sang thành phần khác).
Bước 4 : Nhắp menu Edit,chọn Paste.
e) Tạo dòng GROUP (phân nhóm) – Sắp xếp dữ
liệu cho báo biểu
Nhắp menu View chọn Sorting And
Grouping (hay nhắp biểu tượng Sorting And
Grouping trên Report Design toolbar). Access
hiển thị hộp thoại :
Field/Expression : chọn Field (hay gõ biểu
thức) làm chỉ tiêu phân nhóm (hay sắp xếp
dữ liệu cho báo biểu).
Lưu ý : Nếu là biểu thức thì phải có dấu
bằng ở đầu.
Sort Order : Chọn ghỉ tiêu sắp xếp dữ liệu.
Ascending : sắp xếp dữ liệu theo thứ tự
tăng dần.
Descending : sắp xếp dữ liệu theo thứ tự
giảm dần.
Group Properties : Qui định các thuộc tính
của nhóm.
Group Header : Aån/Hiện (No/Yes) tiêu đề
đầu nhóm.
Group Footer : Aån/Hiện (No/Yes) tiêu đề
cuối nhóm.
Group On : Qui định phương thức xử lý lập
nhóm cho các Field/Expression làm chỉ tiêu
phân nhóm.
Group Interval : qui định khoảng giá trị có
hiệu lực cho phương thức xử lí lập nhóm
trên tại mục Group On.
Nếu tại mục Group On là Each Value thì tại
mục Group Interval phải qui định là 1).
Chú ý : Ngoài phương thức Each Value, tại
mục Group On còn có một số phương thức
khác tùy thuộc vào kiểu dữ liệu của
Field/Expression làm chỉ tiêu phân nhóm
(Text, date/time hay number). Các phương
thức này tương tự như đã trình bày trong
mục report bằng Wizard.
Keep Together : Một số qui định trình bày
khi in.
No : In theo chế độ mặc nhiên.
Whole Group : Ngắt trang khi hết nhóm.
With First Detail : In tiêu đề của đầu nhóm
và dòng chi tiết đầu tiên của nhóm trên cùng
một trang.
f) Các hàm dùng để tổng kết dữ liệu trong báo
cáo có phân nhóm :
Hàm COUNT : COUNT()
Đếm số Record trong phạm vi mà tại đó
biểu thức có giá trị.
Hàm SUM : SUM()
Tính tổng giá trị của biểu thức trên các
Record trong phạm vi.
Hàm AVG : AVG()
Tính trung bình giá trị của biểu thức trên các
Record trong phạm vi.
Hàm MAX : MAX()
Tính giá trị lớn nhất của biểu thức ứng với
các Record trong phạm vi.
Hàm MIN : MIN()
Tính giá trị nhỏ nhất của biểu thức ứng với các
Record trong phạm vi.
Chú ý : Phạm vi của các Record tham gia tính
toán tùy thuộc theo vị trí của đối tượng chứa
công thức đặt ở thành phần nào.
Ví dụ : Để biểu diễn Tổng học bổng của mỗi lớp
thì tại thành phần Malop footer ta tạo TextBox
với công thức sau =SUM(hocbong).
g) Điều chỉnh cỡ lớn của đối tượng trong
khung chứa đối tượng dạng Unbound object,
Image hay Bound Object Frame :
Nhắp chọn đối tượng, nhắp Menu View, chọn
Properties :
Có thể sử dụng tính chất sau tại mục Size
Mode :
Clip : cỡ lớn của đối tượng không thay đổi
khi thay đổi kích thước của kung.
Strech : điều chỉnh kích thước của đối
tượng sao cho vừa với khung. Có thể làm
méo hình.
Zoom : Điều chỉng kích thước của đối
tượng nhưng vẫn không làm méo hình.
h) Đánh số thứ tự trong báo biểu
Sử dụng đối tượng dạng TextBox đặt tại thành
phần Detail thuộc tính của đối tượng:
Control Source : (Nguồn dữ luệu của đối
tượng) gõ vào =1
Định tính chất tại mục Running Sum :
Over Group : đánh số thứ tự theo từng
nhóm.
Over All : Đánh số thứ tự trên toàn bộ báo
biểu (Tức là đánh số từ 1 đến hết báo biểu).
V. CÁC VÍ DỤ
1) Tạo Report theo mẫu sau (QLSV.MDB)
1) Tạo Report theo mẫu sau
2) Tạo Form theo mẫu sau (HOADON.MDB)
a) From tham số truyền dữ liệu từ Form vào
Report và Query.
Các bước tiến hành :
Bước 1 : tạo Form XEMHD gồm các điều khiển sau :
Ô textbox thứ nhất : Chỉnh Properties và chọn
Name : Ngaybd.
Ô textbox thứ hai : Chỉnh Properties và chọn Name
: Ngaykt.
ComboBox hay ListBox để chọn sản phẩm : Chỉng
Propertied và chọn Name :Sp.
Bước 2 : Tạo Query làm dữ liệu nguồn cho Report có
dạng sau :
Bước 3 : tạo Report dùng Query trên làm nguồn dữ
liệu theo mẫu như hình trên.
Lưu ý : trong Report này khi làm Textbox hiện
khoảng thời gian như đã chọn ở Form XEMHD bạn
hãy gõ vào công thức sau :
=”Từ ngày “ & [Forms]![XEMHD]![NGAYBD] &
“Đến ngày “ & [Forms]![XEMHD]![NGAYKT]
Bước 4 : tạo xong Report, trở lại Form XEMHD :
Tạo nút lệnh (Command button) XEM : Khi tạo có
dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh Run
Query và chọn Query trên.
Tạo nút lệnh (Command button) IN : Khi tạo có
dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh Print
Preview và chọn Report trên.
Tạo nút lệnh (Command button) CANCEL : Khi
tạo có dùng chức năng Control Wizard, chọn lệnh
Close Form.
3) Tạo report sau
VI. LƯU VÀ XEM KẾT QUẢ REPORT.
1) Lưu Report
Tương tự như lưu Form
2) Xem kết quả và in báo cáo
Tại cửa sổ Database chọn report cần xem
Preview : Mở report ở chế độ Print Preview (
xem trang in).
Design : Mở Report ở chế độ Design View (Điều
chỉnh thiết kế).
Khi Report ở chế độ design View để điều chỉnh
thiết kế có thể nhắp hộp liệt kê của biểu tượng
View trên thanh Toolbar để xem kết quả in.
Ở chế độ thiết kế.
Xem Report với dữ liệu thật.
Xem mẫu Report (dữ liệu không đúng với
dữ liệu thật).
In báo cáo : Khi Report đã mở, Nhắp menu File
chọn Print hay biểu tượng Print trên Toolbar
Số bản in
In những trang qui
định từ From đến
To
In toàn bộ
In Record được
chọn
Các file đính kèm theo tài liệu này:
- 128.pdf