Giáo trình Access - Chương 3: Table - Bảng dữ liệu

GIÁO TRÌNH ACCESS – CHƯƠNG 3: TABLE – BẢNG DỮ LIỆU I. CẤU TRÚC LOGIC CỦA MỘT BẢNG 1) Khái niệm Table được tổ chức thành dạng bảng gồm nhiều hàng và nhiều cột. Mỗi cột mô tả một thuộc tính nào đó gọi là một field, mỗi hàng mô tả thông tin về một đối tượng nào đó gọi là một record. Ví dụ : Table Sinhvien Field Record Chức năng chính dùng để lưu trữ và quản lý dữ liệu. 2) Cấu trúc a) Field :  Field Name : ten field Bắt đầu bằng chữ cái, sau đó là các ký tự, số, khoảng trắng. Dài tối đa 64 ký tự. Nếu có khoảng trắng mỗi lần thao tác trên field phải để tên trong dấu ngoặc vuông [tenfield]  Field type : Kiểu dữ liệu của Field KIỂU DỮ LIỆU Ý NGHĨA MIỀN GIÁ TRỊ SỐ BYTE Text Văn bản Tối đa 255 ký tự Mỗi ký tự chiếm 1 byte Memo Văn bản Tối đa 65.535 ký tự Mỗi ký tự chiếm 1 byte Byte Số nguyên Từ 0 đến 255 1 Integer Số nguyên -32.768 đến 32.767 2 Long Integer Số nguyên dài - 2.147.483.648 đến 2.147.483.647 4 Single Số thực chính xác đơn -3.4*1038 đến 3.4*1038 4 (Có 7 số lẻ) Double Số thực -1.79*10308 8(Có 15 chính xác kép đến 1.79*10308 số lẻ) Currency Tiền tệ +/-900 ngàn triệu 8(trị âm –52 ghi ($52) Autonumber Số nguyên dài, tự động tăng và không sửa được Giống Long Integer 4 Date/Times Ngày /giờ Năm trong khoảng 100 đến 9999 6 Yes/No Logic 0: False ; 1: True 2 Replication Thẻ đồng ID bộ dữ liệu OLE Object Đối tượng được nhúng hay liên kết vào bảng Hình ảnh, âm thanh, đoạn phim… Tùy Hyperlink Đường dẫn Có giá trị dẫn đến một tài liệu, một trang Web, một đối tượng… Tối đa 2048 Lookup Wizard Combo box b) Record (mẫu tin) : Mỗi mẫu tin có số thứ tự mẫu tin, mẫu tin thứ nhất có số thứ tự là 1, mẫu tin thứ hai có số thứ tự là 2,…, mẫu tin cuối cùng có số thứ tự bằng tổng số mẫu tin II. THIẾT KẾ TABLE (Chế độ design view _ tạo Field) 1) Vào chế độ design View a) Tạo Table  Chọn trang Table  Nhấn nút New  Chọn Design View b) Vào để sửa chữa thiết kế Table  Nếu đang ở cửa sổ Database :  Chọn tên Table  Nhấn nút Design  Nếu đang ở DataSheet View : Vào menu View  Chọn Design View c) Ra khỏi chế độ Design View  Nhắp nút Save để lưu cấu trúc Table d) Chuyển sang chế độ DataSheet View :  Vào menu View  Chọn Datasheet View. e) Đóng Table :  Vào menu File  Chọn Close hay click X của cửa sổ Design View. 2) Cửa sổ Design View  Field Name : Dùng để khai báo tên Field.  Data type : Khai báo kiểu dữ liệu cho Field (Các kiểu dữ liệu đã trình bày ở trên) .  Các bước tạo kiểu dữ liệu cho field bằng Lookup Wizard Giaûi thích cuûa Access Vuøng aán ñònh thuoäc tính cho Field Vuøng thieát keá caùc field Choïn 1 field  Bước 1 : Chọn phương thức định nguồn dữ liệu cho danh sách (Trả lời câu hỏi How do you want your lookup column to get its values?) Nếu chọn : I want the lookup column to lookup the values in a table or query tức là lấy giá trị trong danh sách lấy từ table hay query.  Bước 2 : Chọn table hay query làm nguồn dữ liệu cho danh sách (trả lời cho câu hỏi : Which table or query should provide the values for your lookup column?)  Bước 3 : Chọn các cột trình bày trong danh sách.  Bước 4 : định kích thước, vị trí dòng và cột trình bày trong danh sách. Nếu chọn Hide key column (recommended) thì sẽ ẩn cột khoá và giá trị của field sẽ là giá trị của cột khoá này và tiếp tục bước 6. còn nếu không chọn sẽ tiếp tục bước 5. Lưu ý : dữ liệu hiển thị trong field sẽ là dữ liệu của cột đầu tiên.  Bước 5 : Chọn cột làm giá trị sử dụng cho field.  Bước 6 : Đặt Caption (tiêu đề) cho field. Nếu chọn I will type in the value that I want ( tức là qui định giá trị trong danh sách)  Bước 2 : Qui định giá trị cho các cột trong danh sách (trả lời câu hỏi : What values do you want to see in your lookup column ?) Number of columns : qui định số cột trình bày trong danh sách. Sau đó đặt giá trị trong danh sách tại các cột Col1, Col2,… Lưu ý : dữ liệu hiển thị trong field sẽ là dữ liệu của cột đầu tiên.  Bước 3 : Chọn cột làm giá trị sử dụng của field  Bước 4 : đặt tên cho field.  Field Properties : Dùng để khai báo các thuộc tính của Field. Ý nghĩa các thuộc tính có thể thay đổi tùy theo kiểu dữ liệu của Field. Ý nghĩa các thuộc tính :  General :  FieldSize : Qui định kích thước của Field.  Data Type là Text :Gõ số qui định chiều dài của field.  Data Type là Number hay Auto Number : Chọn một trong các loại Byte, Integer, Long Integer, Single, Double, Replication ID.  Format : Qui định dạng thể hiện dữ liệu của Field  Data Type là Text hay Memo : KÝ TỰ ĐỊNH DẠNG Ý NGHĨA VÍ DỤ @ & > < Đại diện cho một ký tự bắt buộc Đại diện cho một ký tự không bắt buộc Đổi tất cả các ký tự sang chữ hoa Đổi tất cả các ký tự sang chữ thường @@@@ : “NZLS” &&&& : “NZLS” >@@@@: “NZLS” <@@@@: “nzls”  Data Type là Number, Currency, AutoNumber :Ta có thể chọn một trong các dạng có sẵn của Access ĐỊNH DẠNG Ý NGHĨA VÍ DỤ General Number Currenc y Fixed Standard Percent Scientifi c Như số đã nhập Phân cách phần ngàn và chèn thêm dấu $ Làm tròn Phân cách phần ngàn Nhân cho 100 và chèn thêm dấu % Nhập 1563.28 Hiển thị 1563.28 1563.23 $1,563. 23 1563.28 1563.3 1563.28 1,563.2 8 1563.28 156.32 8% 1563.28 1.56328E+03 Số khoa học Hay các ký tự sau để định dạng : DẠNG Ý NGHĨA Dấu chấm (.) Dấu phẩy (,) 0 # $ % E – hay E+ Dấu phân cách thập phân. Dấu phân cách phần ngàn Thay thế cho một số Thay thế cho một số hay không có gì cá Hiện dấu $ Nhân 100 và hiện dấu % Hiển thị số khoa học  Data type là Date/Time : ta có thể chọn một trong các dạng có sẵn của Access ĐỊNH DẠNG Ý NGHĨA VÍ DỤ General Date Long Date Medium date Short date Long Time Medium time Short Time Ngày giờ đầy đủ Thứ, tháng, ngày, năm Ngày, tháng, năm Ngày, tháng, năm Giờ, phút, giây AM/PM Giờ, phút Am/PM Giờ, phút 17/11/02 6:40:25 PM Sunday, november 17,2002 17 – Nov –02 17/11/02 6:40:25 PM 6:40 PM 6:40  Data Type là Yes/No có các dạng sau :Yes/No, True/False, On/Off. Nếu không khai báo Format thì sẽ hiển thị –1 là Yes, 0 là No.  InputMask : Qui định dạng nhập dữ liệu KÝ TỰ ĐỊNH DẠNG Ý NGHĨA VÍ DỤ 0 Đại diện cho một số(0_9) bắt buộc phải nhập (00)000-000 Nhập (08)876-234 9 Đại diện cho một số(0_9) không bắt buộc phải nhập (99)000-000 Nhập (7)456- 890 # Đại diện cho một số(0_9) , khoảng trắng không bắt buộc phải nhập #999 Nhập – 20,2000 L Đại diện cho một ký tự LL000 Nhập (A_Z) bắt buộc phải nhập TH001 ? Đại diện cho một ký tự (A_Z) không bắt buộc phải nhập LL??? Nhập THAbn, th A Đại diện cho một ký tự (A_Z) hay số bắt buộc phải nhập aa-aaa Nhập 55-Tel a Đại diện cho một ký tự (A_Z) hay số không bắt buộc phải nhập AA-AAA Nhập 55-te & Đại diện cho một ký tự bất kỳ bắt buộc phải nhập 00-&&& Nhập 89-a98 C Đại diện cho một ký tự bất kỳ không bắt buộc 00-CCC Nhập 89-a phải nhập < Đổi ký tự theo sau thành chữ thường > Đổi ký tự theo sau thành chữ hoa ! Dữ liệu nhập từ phải sang trái \ Ký tự theo sau là hằng trị không cần phải nhập Dấu. ; , : Các dấu 99/99/99;; Chú ý : Nếu bạn qui định Input Mask là PassWord thì những ký tự đánh vào sẽ là dấu * (dạng mật khẩu). Input Mask có 3 thành phần :  Nội dung Input Mask - Qui định các ký tự trong Input Mask có là ký tự hay không. Nếu là 0 : có (lưu ký tự trong Input mask cùng dữ liệu gõ vào. Nếu là 1 hay bỏ trống thì chỉ lưu dữ liệu gõ vào. - Qui định ký tự hiện thay ký tự trống trong Input Mask.  New value : Chỉ dùng cho field có loại dữ liệu là Autonumber. Increment : Số tăng dần. Random : Số ngẫu nhiên.  Decimal Places : Qui định số số lẻ.  Caption : Tiêu đề hiển thị của cột.  Dafault Value : Qui định giá trị mặc định ban đầu.  Validation Rule : Qui định qui tắc kiểm tra khi nhập dữ liệu.  Validation Text : Dòng thông báo lỗi hiện ra nếu như nhập dữ liệu sai qui tắc trong Validation Rules.  Required : Có bắt buộc nhập dữ liệu cho Field này hay không.  Allow Zero Length : Có được nhập chuỗi rỗng hay không.  Indexed : Có sắp xếp dữ liệu hay không.  Chọn No : Không sắp xếp.  Chọn Yes Duplicates OK : Có sắp xếp và cho phép trùng dữ liệu.  Chọn Yes no Duplicates OK : Có sắp xếp và không cho phép trùng dữ liệu.  Lookup  Display control : Chọn dạng hiển thị  Textbox : hộp nhập dữ liệu thường.  List box : hộp liệt kê.  Combo box : hộp kiểm tra (Chỉ có ở field Yes/No)  Row Source Type :  Table/Query : danh sách lấy từ dữ liệu của Table hay query.  Value List : tự định giá trị cho danh sách.  Field List : danh sách là tên các field trong một table/query.  Row Source : Nguồn giá trị trong danh sách.  Bound Column : Cột được lấy làm giá trị của field.  Column Count : Số cột hiển thị tring danh sách.  Column Heads : Có sử dụng hay không tên field hay dữ liệu dòng đầu tiên trong danh sách làm tiêu đề cho các cột trong danh sách.  Column Width : Độ rộng của các cột trong danh sách.  List Row : Số dòng hiển thị trong danh sách.  List Width : tổng độ rộng các cột trình bày trong danh sách.  Limit to list :  Yes : Chỉ được nhập dữ liệu cho field là một giá trị trong danh sách.  No : Có thể nhập một giátrị ngoài danh sách cho field. Tạo thuộc tính của bảng table : Click phải vào cửa sổ Design, chọn Properties. THUỘC TÍNH Ý NGHĨA Description Gõ chuỗi ký tự để mô tả về bảng Validation rule Nhập biểu thức qui định qui tắc kiểm tra dữ liệu cho dòng dữ liệu Validation text Nhập chuỗi thông báo để hiển thị lên màn hình khi nhập sai qui tắc qui định ở Validation rule Filter Đưa một biểu thức để lọc dữ liệu Order by Nhập danh sách cá field dùng để sắp xếp. Các field được viết cách nhau bằng dấu phẩy. 3) Các thao tác xử lý thiết kế Table trong access a) Chèn một field vào giữa các field hiện có  Nhắp mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field bị chèn.  Chọn menu Insert, chọn Rows (hay Aán phím Insert)  Khai báo tên và kiểu dữ liệu của field. b) Xóa field  Nhắp Mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field xóa.  Chọn menu Edit, Delete Row (hay ấn phím delete). c) Thay đổi vị trí field  Nhắp Mouse ở ô xám bên trái dòng ứng với field khi Mouse có dạng mũi tên   Đặt mouse ở vị trí trên (Mouse dạng ) và kéo mouse. 4) Khóa chính a) Khái niệm  Khóa chính của Table là tập hợp một hay nhiều Field để Access nhận diện một cách duy nhất mỗi Record trong Table (Trên vùng được chọn làm khoá chính không được có hai giá trị trùng nhau và không được rỗng. Mỗi Table thường bắt buộc phải có khóa chính. Ví dụ 1: trong Table NV(MSNV, HONV, TENNV, PHAI, MSPB) có MSNV làm khóa chính. THAMGIA(MSNV, MSDT, GHICHU) có MSNV, MSDT làm khóa chính. Ví dụ 2 : Trong bảng Sinhvien(MASV, HOTEN, PHAI, MALOP,..), mỗi sinh viên có duy nhất một MASV nên MASV được chọn làm khóa chính. Trong bảng Ketqua(MASV, MAMH, LANTHI, DIEM), mỗi sinh viên thi nhiều môn và có thể bị thi lại, nếu trường hợp chỉ cho phép sinh viên thi lại hai lần thì khóa chính là tập hợp các field : Masv+Mamh+lanthi. b) Khai báo khóa chính  Đánh dấu các field được chọn làm khóa chính bắng cách kéo Mouse (Nếu các field không nằm liên tục nhau thì giữ phím CTRL và nhắp chuột).  Nhắp nút lệnh (hay chọn Menu Edit, chọn Primary Key). Lưu ý : Nếu khi tạo Table mà không chọn khóa chính thì khi lưu Table, Access sẽ hiện hộp thoại để hỏi có tạo khóa chính hay không ? Nếu chọn : - Yes : Có tạo, Access sẽ thêm vào 1 field tên ID (Identification) có kiểu dữ liệu là AutoNumber và được chọn làm khóa chính. - No : Không tạo. - Cancel : Ngưng lệnh lưu và bạn khai báo khóa chính. c) Xóa khóa chính  Cách 1 Bước 1 : Nhắp nút lệnh (hay chọn Menu View, Indexes) sẽ hiện hộp thoại Bước 2 : Chọn dòng chứa khóa chính, nhấn phím Delete.  Cách 2 : Nhắp chọn dòng chứa khóa chính. Nhắp vào biểu tượng (hay vào menu Edit, chọn Primary key) 5) Tác dụng của Description  Dùng để giải thích ý nghĩa tên Field chỉ có giá trị tham khảo cho người sử dụng.  Khi bạn nhập hay sửa dữ liệu trên Field ở cửa sổ DataSheet, nội dung phần Description sẽ xuất hiện ở thanh trạng thái (Status bar) để hướng dẫn bạn. 6) XỬ LÝ DỮ LIỆU TRONG TABLE (Chế độ datasheetview ) trong access III. 1) Vào chế độ DataSheet View : Chế độ này cho phép xem và cập nhật dữ liệu của table a) Vào chế độ DataSheet View o Nếu đang ở cửa sổ database :  Đánh dấu tên Table  Nhắp nút open. o Nếu đang ở chế độ Design View : nhắp (hay Menu View, chọn DataSheet View). b) Ra khỏi chế độ DataSheet View  Chuyển sang chế độ design View : nhắp ( hay Menu View, chọn Design View).  Đóng cửa sổ Table hay vào menu File, chọn Close. Nhắp chuột để thêm record mới Nhắp chuột về record kế tiếp Nhắp chuột để về Record cuối Nhắp chuột để về Record đầu Nhắp chuột để chọn record Nhắp chuột về Record trước Nhắp chuột để chọn Font chữ 2) Các thao tác cập nhật dữ liệu a) Thêm Record : Chỉ được thêm vào cuối Table.  Nhắp mouse vào dòng cuối  Nhập dữ liệu vào.  Nếu muốn hủy bỏ ô đang nhập : Ấn phím Esc hay vào Menu Edit  chọn Undo Current Field/Record)  Nếu muốn lưu Record này ngay : ấn Shift + Enter ( hay vào menu Record Chọn Save Record). b) Sửa chữa record  Nhắp Mouse tại vị trí dữ liệu cần sửa (hay dùng phím mũi tên đưa con trỏ đến ô chọn và nhấn phím F2).  Sửa dữ liệu.  Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa ô đang sửa : ấn ESC.  Nếu muốn hủy bỏ lệnh sửa toàn bộ Record : ấn ESC. c) Xóa Record  Nhắp Mouse tại ô xám bên trái cột đầu tiên của Record xóa  Ấn phím Delete. d) Tìm kiếm  Bước 1 : Nhắp tại cột chứa giá trị muốn tìm và tại dòng bắt đầu tìm.  Bước 2 : Chọn menu Edit chọn Find sẽ hiện hộp thoại  Bước 3 : Khai báo giá trị tìm và cách tìm  Find what : Gõ trị tìm.  Search : Hướng tìm  Up : Tìm lên trên.  Down : Tìm xuống dưới.  All : tím trên toàn bộ.  Match : chọn cách so sánh giá trị tìm với giá trị trong ô.  Start of Field : giá trị tìm là phần đầu của ô.  Any Part of Field : giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô.  Whole Field : giá trị tìm bằng giá trị trong ô.  Match case : tìm có phân biệt chữ hoa, chữ thường (nếu chọn).  Search Field as Formatted : Tìm theo dạng hiện của cột (nếu chọn).  Bước 4 : thi hành lệnh  Nhắp Find Next để tìm.  Chọn Close khi chấm dứt. e) Thay thế  Bước 1 : nhắp Mouse tại cột chứa giá trị tìm và tại dòng bắt đầu tìm.  Bước 2 : chọn menu Edit, chọn Replace  Khai báo giá trị tìm và cách thay thế  Find what : Gõ trị tìm.  Replace with : Gõ giá trị thay thế.  Search : Hướng tìm  Up : Tìm lên trên.  Down : Tìm xuống dưới.  All : tím trên toàn bộ.  Match : chọn cách so sánh giá trị tìm với giá trị trong ô.  Start of Field : giá trị tìm là phần đầu của ô.  Any Part of Field : giá trị tìm 1 phần (bất kỳ) trong ô.  Whole Field : giá trị tìm bằng giá trị trong ô.  Match case : tìm có phân biệt chữ hoa, chữ thường (nếu chọn).  Search Field as Formatted : Tìm theo dạng hiện của cột (nếu chọn).  Look in : Chọn field hay bảng.  Bước 4 : thi hành lệnh  Nhắp Find Next để tìm. Chọn  Replace : Thay thế tại vị trí báo và tìm tiếp.  Replace all : thay thế tất cả.  Chọn Close khi chấm dứt.  Lưu ý : Có thể dùng dấu * hay ? trong lệnh find và Replace ở ô Find What. f) Sao chép và di chuyển dữ liệu  Sao chép : o Đánh dấu dữ liệu cần sao chép, chọn menu Edit  Chọn copy. o Đưa con trỏ đến vị trí đích, chọn Menu Edit  Chọn Paste.  Di chuyển o Đánh dấu dữ liệu cần di chuyển, chọn menu Edit  Chọn cut. o Đưa con trỏ đến vị trí mới, chọn Menu Edit  Chọn Paste. g) Nhập và sửa chữa dữ liệu kiểu OLE Object  Bước 1 : nhắp ở ô nhập.  Bước 2 :Chọn Menu Insert  Chọn Object, hiện hộp thoại  Bước 3 : Chọn Create New : tạo mới đối tượng và chọn phần mềm tạo đối tượng. OK. Create from File : chọn đối tượng là một file và gõ tên tập tin hay nhắp nút lệnh Browse để chọn File.  Bước 4 : nếu xem/sửa đối tượng nhắp đúp tại ô chứa đối tượng. 3) Các thao tác điều chỉnh trên cửa sổ Datasheet View trong access a) Chọn Font chữ Chọn menu Format, chọn Font và chọn font chữ. b) Điều chỉnh độ rộng cột  Chọn cột cần điều chỉnh.  Nếu điều chỉnh nhanh bằng Mouse  Đặt Mouse tại cạnh phải ô tên cột.  Kéo mouse hay nhắp đúp (độ rộng cột vừa đủ).  Nếu điều chỉnh bằng lệnh Menu format  Chọn Column Width sẽ hiện hộp thoại : Và chọn một trong ba lệnh sau : - Column Width : độ rộng tùy chọn. - Standard Width : độ rộng mặc định. - Best Fit : dộ rộng vừa đủ. Xong chọn OK. c) Thay đổi vị trí cột  Nhắp tại tên cột chọn (chọn cột).  Nhắp chuột tại ô tên cột và kéo Mouse. d) Ẩn cột  Nhắp chọn cột ẩn, chọn menu Format, chọn Hide Column.  Hiện lại cột  Vào menu Format, chọn Unhide Column sẽ hiện hộp thoại :  Nhắp tại ô tên cột cần hiện, Chọn Close. e) Giữ cố định cột  Giữ cố định cột: o Chọn các cột cần cố định. o Chọn menu Format, chọn Freeze Columns.  Thôi giữ cố định cột : o Chọn menu Format, chọn UnFreeze All Columns. f) Điều chỉnh chiều cao dòng Cách 1 : dùng mouse Đặt mouse tại cạnh dưới 1 ô xám bất kỳ (trước cột đầu tiên ) và kéo Mouse. Cách 2 : Chọn menu Format, chọn Row Height sẽ hiện hộp thoại và chọn một trong các lệnh sau : - Row Height : độ cao tùy chọn. - Standard Height : độ cao mặc nhiên. Xong chọn OK. g) Đổi tên cột  Nhắp Mouse tại cột cần đổi tên.  Chọn menu Format, chọn Rename Column. Sau đó gõ tên mới vào cho cột. Lưu ý : Đổi tên cột tức là sẽ đổi tên của Field. h) Sắp xếp Record  Nếu khóa sắp xếp là một cột :  Chọn cột cần sắp xếp, nhắp : : Sắp xếp tăng dần (Hay vào menu Records  Chọn Sort  Chọn Sort Ascending) : Sắp xếp giảm dần (Hay vào menu Records  Chọn Sort  Chọn Sort Descending)  Nếu khóa sắp xếp gồm nhiều cột : Bước 1 : khai báo khóa sắp xếp. Chọn menu Records  Chọn Filter  Chọn Advanced Filter/Sort sẽ hiện cửa sổ  Dòng field : nhắp chọn cột làm khóa sắp ở bảng phần trên, rồi kéo thả vào một cột tại Chọn chỉ tiêu sắp xếp dòng này (các cột trên dòng Field được sắp từ trái sang phải theo thứ tự ưu tiên).  Dùng Sort : Chọn Ascending (sắp tăng dần hay Descending (sắp giảm dần). Bước 2 : thi hành lệnh  Nhắp nút (hay Menu Filter Chọn Menu Filter  Chọn Apply Filter/Sort) i) Lọc Record  Nếu điều kiện lọc theo nhiều cột : Bươc1 : khai báo điều kiện lọc  Chọn menu Records  chọn Filter  Chọn Advanced Filter/Sort xuất hiện hộp thông báo trên.  Dòng fields : chọn các cột làm điều kiện lọc.  Dòng Criteria, or…: Qui định điều kiện lọc. Bước 2 : Thi hành lệnh lọc  Nhắp nút (hay Menu Filter Chọn Menu Filter  Chọn Apply Filter/Sort)  Nếu điều kiện lọc theo một cột : Click Mouse phải tại cột này.  Nếu lọc theo 1 giá trị của cột (Bạn nhớ nhắp nút phải Mouse tại giá trị cần lọc), rồi chọn Filter By Selection.  Nếu lọc theo điều kiện nào đó thì chỉ việc gõ điều kiện lọc tại mục Filter For, xong nhấn Enter.  Nếu cần hiện lại tất cả các mẫu tin thì nhắp nút phải Mouse tại một vị trí nào đó trong bảng rồi chọn Remove Filter / Sort ( hay nhắp lại biểu tượng ) 4) In nhanh dữ liệu trong access  Chọn Menu File, Print sẽ hiện hộp thoại Print  Chọn :  All : In tất cả các mẫu tin.  Pages : In theo trang từ trang ở ô From đến trang ở ô To.  Selected Record(s) : chỉ in các mẫu tin đang chọn.  Number of Copies : Chọn số bản in.  Chọn OK. 5) CÁC THAO TÁC TRÊN TABLE trong access 6) Đổi tên Bước 1 : Nhắp chuột chọn tại Table cần đổi Bước 2 : Có 2 cách Chọn menu Edit  Chọn Rename. Click phải vào đối tượng  Chọn Rename. 7) Xóa (Cut/Delete) Xóa bằng Cut ta có thể phục hồi được bằng Paste, xóa bằng Delete không phục hồi được. Bước 1 : Nhắp chuột chọn Table cần xóa. Bước 2 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Delete hay Cut.  Click phải vào đối tượng  Chọn Delete hay Cut.  Nhấn phím Delete hay CTRL+X. Nếu chọn Delete, hiện hộp thoại  Chọn Yes : Xoá.  Chọn No : không xóa.  Chọn Help : xem giải thích. 8) Sao chép Bước 1 : Nhắp chọn Table cần sao chép. Bước 2 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Copy.  Click phải vào đối tượng  Chọn Copy.  Nhấn phím CTRL+C Bước 4 : Có 3 cách  Chọn menu Edit  Chọn Paste.  Click phải vào đối tượng  Chọn Paste.  Nhấn phím CTRL + V Hiện hộp thoại chọn : Table name : Khai báo tên Table đích. Paste options : - Structure only : Chỉ lấy cấu trúc Table. - Structure and data : lấy cấu trúc và cả dữ liệu. - Append Data to Exsting table : thêm dữ liệu vào cuối Table đích (hiện đang tồn tại). Chọn OK. 9) Copy một Table từ CSDL khác  Chọn Menu File, Get External data  Chọn import ( hay nhắp nút phải mouse lại phần trống ở cửa sổ database, rồi chọn Import).  Chọn File chứa dữ liễu cần Import, Chọn Import thì sẽ hiện hộp thoại sau :  Tại mục Import table có các lựa chọn :  Definition Only : Chỉ lấy cấu trúc Table, không lấy dữ liệu.  Definetion and Data : lấy cả cấu trúc Table và dữ liệu. Lưu ý: Ta có thể Import/Link table từ các hệ quản trị cơ sở dữ liệu khác hoặc từ các phầm mềm khác như Word, Excel, SQL Server, ….. Ví dụ: Có một tập tin Excel chứa danh sách các giám đốc chi nhánh của Công Ty Cổ phần ABC. Hãy đưa danh sách đó vào CSDL của Access - Chọn Thực đơn File, Get External data, chọn Import. Xuất hiện hộp thoại. - Chọn Files of type là MicroSoft Excel, Chon thư mục chứa tập tin Excel, chọn tên tập tin Excel. Chọn Import. Xuất hiện hộp thoại Hình 2. 21 – Hộp thoại xác định dòng tiêu đề cột Hình 2. 22 - Hộp thoại xác định nơi lưu dữ liệu Xác định  In a New Table  In an Existing Table Chọn Next. Xuất hiện hợp thoại Hình 2. 23 - Hộp thoại xác định một số lựa chọn khác Xác định lại tên trường, chỉ mục nếu thấy cần thiết Hình 2. 24 - Hộp thoại xác định có khóa chính không Xác định khóa chính hay không  Let Access add primary key  Choose my own primary key.  No Primary ky Chọn Next Hình 2. 25 - Hộp thoại xác định tên bảng Chỉ định tên table. 10) Export dữ liệu từ một Table/Query sang CSDL khác hoặc loại tập tin khác - Chọn tên table hoặc Query cần Export - Nhắp nút phải tại tên hoặc chọn File, chọn Export Hình 2. 26 - Hộp thoại đích đến của dữ liệu được export Xác định Save as type – xác định loại tập tin dữ liệu được chuyển sang. File name:chỉ định tên tập tin. Chọn Save IV. KHAI BÁO QUAN HỆ GIỮA CÁC TABLE TRONG ACCESS 1) Các loại quan hệ a) Quan hệ một – một (One to One) Hai bảng A và B có quan hệ Một – Một với nhau nếu mỗi mẫu tin trong có duy nhất một mẫu tin tương ứng trong B và ngược lại là mỗi mẫu tin trong B cũng có duy nhất một mẫu tin tương ứng trong A. Ví dụ Hai bảng Sinhvien và Bangdiem có quan hệ một – một với nhau thông qua trường Masv b) Quan hệ một nhiều (One to Many) Hai bảng A và B có quan hệ Một – Nhiều với nhau nếu mỗi mẫu tin trong sẽ có nhiều mẫu tin 11 tương ứng trong B nhưng mỗi mẫu tin trong B có duy nhất một mẫu tin tương ứng trong A. Ví dụ : Hai bảng Svien và Lophoc có quan hệ một – nhiều với nhau thông qua trường MALOP. Một giá trị trên field malop của bảng Lophoc xuất hiện nhiều lần trên bảng Svien, ngược lại một giá trị trên field Malop của bảng Svien chỉ xuất hiện duy nhất một lần trên bảng Lophoc. 2) Khai báo quan hệ giữa các Table Bước 1 : vào menu Tools  Chọn Relationship (hay nhắp biểu tượng trên Relationship 1 n Toolbar) sẽ hiện cửa sổ RelationShip và hộp thoại Show Table để chọn các Table tham gia đặt quan hệ. Bước 2 : Chọn các Table tham gia đặt quan hệ như sau :  Chọn Table (chọn 1 table hay nhấn phím CTRL hoặc SHIFT để chọn nhiều Table) và nhắp nút Add. Nhắp chuột chọn bảng, rồi nhấn nút Add  Chọn Close để đóng cửa sổ Show Table. Nếu sau khi chọn :  Thiếu Table : Chọn nút lệnh (hay vào Menu RelationShip, Show table) để hiện hộp thoại Show Table như trên.  Dư Table : Nhắp Mouse tại Table dư, ấn phím Delete. Bước 3 : Đặt quan hệ giữa hai Table như sau :  Nhắp Mouse tại field quan hệ của table thứ nhất (table cha) và kéo