Giáo án Office

Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 1 Bμi 1 Những khái niệm cơ bản 1. Định nghĩa. - Ch−ơng trình Microsoft Word lμ ch−ơng trình dùng để soạn thảo văn bản, công văn, chứng từ, v.v... 2. Mμn hình giao diện. - Bao gồm các thanh sau: + Thanh tiêu đề. + Thanh Menu. + Thanh công cụ. + Thanh định dạng. + Thanh th−ớc ngang, dọc. + Thanh công cụ vẽ. + Thanh trạng thái. 3. Ph−ơng pháp vμo vμ thoát khỏi ch−ơng trình. - Vμo ch−ơng trình: Vμo Start\ Programes\ Microsoft Word. - Thoát ch−ơng trình: Vμo File chọn Exit hoặc (Alt + F4). 4. Chức năng của bμn phím. - Esc: Dùng thoát khỏi một ứng dụng bất kỳ. - Tab: Dùng táp thụt đầu dòng của đoạn văn bản. - Caps Lock: Dùng gõ chữ in hoa không dấu. - Shift: Dùng gõ chữ in hoa đầu dòng, danh từ riêng, lấy các ký tự bên trên nh− @, #, %, $, ... vμ kết hợp với các phím mũ tên để bôi đen đoạn văn bản. - Ctrl: Kết hợp với một số chữ cái vμ phím Shift để tạo thμnh lệnh tắt. - Alt: Kết hợp với các chữa gạch chân tạo thμnh lệnh tắt. - Space: Dùng cách các ký tự với nhau. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 2 - Enter: Dùng gắt đoạn xuống dòng hay nhận một lệnh nμo đó. - Back Space (←): Xóa ký tự về bên trái nơi con trỏ chuột đứng. - Delete: Xóa ký tự về bên phải nơi con trỏ chuột đứng. - Home: Đ−a con trỏ chuột về đầu dòng của đoạn. - End: Đ−a con trỏ chuột về cuối dòng của đoạn. - Các phím mũi tên: Dùng di chuyển con trỏ chuột. 5. Các lệnh tắt cơ bản. - Ctrl + A: Bôi đen toμn bộ văn bản. - Ctrl + O: Mở một file văn bản đã l−u trong máy. - Ctrl + N: Mở một file văn bản mới. - Ctrl + S: L−u tên file đang lμm việc, (Ta nhập tên file vμo mục File name rồi ấn Enter hoặc chọn Save để kết thúc). - Ctrl + G: Tìm kiếm số trang. - Ctrl + H: Tìm kiếm vμ thay thế từ chữ, (Ta nhập từ cần thay thế tại mục Find What sau đó nhập từ đúng vμo mục Replace With rồi ấn Replace All để kết thúc). - Ctrl + M: Di chuyển một khối văn bản sang bên phải. - Ctrl + Shift + M: Ng−ợc lại lệnh Ctrl + M. - Ctrl + Home: Đ−a con trỏ chuột về dòng đầu của trang đầu tiên. - Ctrl + End: Đ−a con trỏ chuột về dòng cuối cùng của trang cuối. - Ctrl + P: Lựa chọn chế độ in ấn tμi liệu. - Ctrl + L: Căn đều khối văn bản sang bên trái trang. - Ctrl + R: Căn đều khối văn bản sang bên phải trang. - Ctrl + E: Căn đều khối văn bản vμo giữa trang. - Ctrl + J: Căn đều khối văn bản sang hai bên. - Ctrl + C: Sao chép đối t−ợng đã đ−ợc bôi đen. - Ctrl + V: Dán đối t−ợng đã đ−ợc sao chép. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 3 - Ctrl + X: Cắt vμ sao chép đối t−ợng đã đ−ợc bôi đen. - Ctrl + Shift + C: Sao chép định dạng. - Ctrl + Shift + V: Dán đối t−ợng cần định dạng. - Ctrl + B: Chọn kiểu chữ béo. - Ctrl + I: Chọn kiểu chữ in nghiêng. - Ctrl + U: Chọn kiểu chữa gạch chân nét đơn. - Ctrl + Shift + D: Chọn kiểu chữ gạch chân nét đôi. - Ctrl + Z: Quay lại lệnh vừa lμm. - Ctrl + Y: Ng−ợc lại lệnh Ctrl + Z. - Ctrl + Shift + "=": Lấy trị số trên (x2). - Ctrl + "=": Lấy trị số d−ới (x2). - Ctrl + F2: Chọn chế độ xem tr−ớc khi in. - Ctrl + D: Chọn Font chữ. - Ctrl + Shift + F: Dùng chọn Font chữ, (Để hiện thị danh sách các loại Font chữ ta ấn phím Esc một lần rồi ấn phím mũi tên xuống để lựa chọn). 6. Cách gõ Font chữ Tiếng Việt. A + A = Â O + O = Ô E + E = Ê D + D = Đ O + W = Ơ U + W = Ư A + W = Ă [ = Ơ; ] = Ư F: Dấu huyền R: Dấu hỏi S: Dấu sắc X: Dấu ngã J: Dấu nặng (Chúng ta gõ dấu cuối cùng) 7. Chú ý: - Để định dạng bất kể một đối t−ợng nμo ta cần phải lựa chọn hoặc bôi đen đối t−ợng đó rồi mới thực hiện lệnh. - Font chữ Việt Nam bao giờ cũng bắt đầu lμ: .Vn(Tên Font cần lấy). - Để lấy Font chữ in hoa ta chỉ cần thêm chữ "H" vμo cuối Font chữ đó. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 4 Bμi 2 Ph−ơng pháp định dạng văn bản 1. Ph−ơng pháp định dạng Font. - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. - Vμo Format\ Font : (Lệnh tắt Ctrl + D). - Xuất hiện hộp thoại Font. a) Font: Dùng để chọn Font vμ kiểu chữ. - Font: Chọn Font chữ. - Font Style: Chọn kiểu chữ. - Size: Chọn cỡ chữ. - Font Color: Chọn mầu chữ. - Underline Style: Chọn các kiểu chữ gạch chân. - Effects: Chọn các hiệu ứng cho chữ. b) Character Spacing: Chế độ co, giãn khoảng cách từ, chữ. - Scale: Chế độ co, giãn từ, chữ theo tỷ lệ phần trăm. - Spacing: Chế độ co, giãn từ, chữ theo thông số tự chọn. + Normal: Chế độ bình th−ờng. + Expanded: Chế độ giãn khoảng cách giữa các từ chữ. + Condenced: Chế độ co khoảng cách giữa các từ chữ. - Position: Chọn vị trí dừng cho chữ. + Normal: Chế độ bình th−ờng. + Raised : Chọn vị trí trên (x2) ⇒ (Ctrl + Shift + "="). + Lowered: Chọn vị trí d−ới (x2) ⇒ (Ctrl + "="). c) Text Effects: Tạo hiệu ứng hoạt hình cho chữ. - Animations: Chọn các hiệu ứng hoạt hình. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 5 - Preview: Cho phép xem tr−ớc hiệu ứng cần tạo. 2. Ph−ơng pháp định dạng dòng vμ đoạn. - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. - Vμo Format\ Paragraph: (Lệnh tắt Alt + O + P). - Xuất hiện hộp thoại Paragraph. * General: Các chế độ căn chỉnh trung. + Alignment: Chế độ căn chỉnh lề. ♣ Left: Căn đều khối văn bản sang bên trái trang. ♣ Center: Căn đều khối văn bản vμo giữa trang. ♣ Right: Căn đều khối văn bản sang bên phải trang. ♣ Justified: Căn đều khối văn bản sang hai bên trang. (1) + Outline Level: Chế độ căn chỉnh theo lớp: (Body Text). * Indentation: Các chế độ thụt lề vμ đầu dòng của đoạn văn bản. + Left: Thụt lề trái của đoạn văn bản: (0 pt). + Right: Thụt lề phải của đoạn văn bản: (0 pt). + Special: Thụt đầu dòng của đoạn. ♣ None: Chế độ bình th−ờng. ♣ First Line: Thụt dòng đầu tiên của đoạn văn bản: (1.27cm) (2). ♣ Hanging: Chế độ thụt dòng thứ hai của đoạn. * Spacing: Chế độ giãn khoảng cách giữa các dòng vμ đoạn. + Before: Giãn khoảng cách đoạn tr−ớc so với đoạn sau: (6 pt) (3). + After: Giãn khoảng cách đoạn sau so với đoạn tr−ớc: (0 pt). + Line Spacing: Chế độ co giãn dòng. ♣ Single: Giãn dòng đơn. ♣ 1.5 Line: Giãn dòng 1.5. ♣ Double: Giãn dòng rộng gấp đôi. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 6 ♣ At least: Chế độ co khoảng cách dòng. ♣ Exacly: Chế độ giãn dòng chuẩn: (19 pt) (4). ♣ Multiple: Chế độ giãn dòng cực rộng. * Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh. 3. Chú ý(1). - Để định dạng một văn bản sao cho phù hợp, ta cần thực hiện đúng 4 tiêu trí chuẩn trên (4 ô vuông). - Sau khi gõ văn bản xong, ta thực hiện phần hai nhỏ tr−ớc rồi mới thực hiện phần một nhỏ. [[[[[ o0o \\\\\ 1 Giáo viên chú ý h−ớng dẫn học sinh thực hiện đúng 4 tiêu trí chuẩn trong ô vuông.!. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 7 Bμi 3A PP2 chia cột - tạo chữ in hoa đầu đoạn Vμ Ph−ơng pháp chèn ký tự đặc biệt 1. Ph−ơng pháp chia cột. - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. - Vμo Format\ Columns: (Lệnh tắt Alt + O + C). - Xuất hiện hộp thoại Columns. - Presets: Tạo các mẫu cột có sẵn. + One: Chia một cột. + Two: Chia hai cột. + Three: Chia ba cột. + Left: Chia cột trái nhỏ, cột phải to. + Right: Chia cột phải nhỏ, cột trái to. - Number of columns: Nhập số cột cần tạo. - Width and spacing: Nhập động rộng vμ khoảng cách giữa các cột. + Width: Nhập độ rộng cho cột. + Spacing: Nhập độ rộng khoảng cách giữa các cột. - Line between: Tạo đ−ờng kẻ tại khoảng trống giữa các cột. - Apply to: áp dụng cho tr−ờng hợp nμo? - Preview: Mμn hình cho phép xem tr−ớc nội dung. - Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh. 2. Ph−ơng pháp tạo chữ in hoa đầu đoạn. - Bôi đen đoạn văn bản cần định dạng. - Vμo Format\ Drop Cap: (Lệnh tắt Alt + O + D). - Xuất hiện hộp thoại Drop Cap. - Position: Chọn vị trí dừng cho chữ in hoa. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 8 + None: Chế độ bình th−ờng. + Dropped: Tạo chữ in hoa nằm trong đoạn văn bản. + In Margin: Tạo chữ in hoa nằm ngoμi đoạn văn bản. - Font: Chọn Font cho chữ in hoa. - Lines to drop: Chọn độ cao của chữ bao nhiêu dòng? - Distance from text: Nhập khoảng cách từ chữ in hoa đến chữ th−ờng. - Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh. 3. Ph−ơng pháp chèn ký tự đặc biệt. - Đ−a con trỏ chuột về vị trí cần chèn. - Vμo Insert\ Symbol: (Lệnh tắt Alt + I + S). - Xuất hiện hộp thoại Symbol. - Font: Chọn Font cho ký hiệu đặc biệt. - AutoCorrect(2): Đặt chế độ gõ tốc ký cho ký tự đặc biệt: (Nhập ký tự gõ tốc ký vμo mục Replace rồi ấn Add sau đó ấn Ok vμ Cancel để kết thúc). - Shortcut Key(3): Đặt phím tắt cho ký tự đặc biệt (Đặt phím tắt vμo mục Press new shortcut key rồi ấn Assign sau đó ấn Close vμ Cancel để kết thúc). - Insert: Chèn ký tự đặc biệt. - Cancel: Huỷ bỏ chế độ chèn ký tự đặc biệt. [[[[[ o0o \\\\\ 2 Nếu sử dụng gõ tốc ký để lấy ký tự đặc biệt ta cần phải sử dụng phím cách (Space) để thực hiện. 3 Nếu sử dụng phím tắt cho ký tự đặc biệt ta cần phải sử dụng phím F3 để thực hiện. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 9 Bμi 3B PP2 chèn ảnh vμ tạo chữ nghệ thuật 1. Ph−ơng pháp chèn ảnh. - Đ−a con trỏ chuột vμo vị trí cần chèn. - Vμo Insert\ Picture\ Clip Art hoặc From file: (Lệnh tắt Alt + I + P). - Xuất hiện hộp thoại Insert Clip Art. - Import Clips: Cho phép chèn thêm ảnh vμo danh sách theo dạng file. - Clips Online: Cho phép chèn thêm ảnh qua môi tr−ờng mạng Internet. - Pictures: Chèn các kiểu hình ảnh. - Sounds: Chèn các dạng hình ảnh âm thanh. - Motion Clips: Chèn các dạng hình ảnh chuyển động. ⇒ Kích chuột vμo hình ảnh cần chèn rồi chọn mục Insert Clip ⇒ Sau khi chèn ảnh ra ta kích chuột vμo hình ảnh vừa chèn rồi lựa chọn các ph−ơng pháp chèn ảnh nh− sau: + Insert Picture: Chèn thêm ảnh khác vμo văn bản. + Image Control: Chọn kênh điều khiển mầu. + More Contrast: Tăng độ t−ơng phản. + Less Contrast: Giảm độ t−ơng phản. + More Brightness: Tăng độ sáng cho hình ảnh. + Less Brightness: Giảm độ sáng cho hình ảnh. + Crop: Chế độ cắt, xén hình ảnh. + Text Wrapping: Các chế độ chèn hình ảnh. ♣ Square: Chữ chạy vuông theo xung quanh hình ảnh. ♣ Tight: Chữ chạy kín xung quanh hình ảnh. ♣ Behind Text: ảnh nằm d−ới chữ. ♣ In Front of Text: ảnh nằm trên chữ. ♣ Top and Botton: Chữ nằm trên vμ d−ới hình ảnh. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 10 ♣ Through: Chữ nhìn xuyên qua hình ảnh. ♣ Edit Wrap Points: Cho phép sửa chữa lại hình ảnh. + Format Picture: Chế độ định dạng hình ảnh. + Reset Picture: Lấy hình ảnh lại vị trí ban đầu. 2. Ph−ơng pháp tạo chữ nghệ thuật. - Bôi đen chữ cần tạo. - Vμo Insert\ Picture\ WordArt hoặc From file: (Lệnh tắt Alt + I + P). - Xuất hiện hộp thoại WordArt Gallery. - Select a WordArt Style: Chọn các kiểu chữ nghệ thuật rồi ấn Ok để chọn sang chế độ soạn thảo vμ định dạng Font vμ kiểu chữ nghệ thuật. - Ph−ơng pháp chèn vμ chỉnh sửa giống nh− chèn vμ chỉnh sửa hình ảnh. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 11 Bμi 4 Ph−ơng pháp đặt tab - Bôi đen đoạn văn bản cần đặt Tab. - Vμo Format/ Tabs: (Lệnh tắt Alt + O + T). - Xuất hiện hộp thoại Tabs nh− sau: + Tab Stop Position: Đặt điểm dừng cho Tab. + Default Tab Stops: Chế độ Tab chuẩn luôn lμ 1.27cm. + Alignment: Chế độ căn chỉnh Tab. ♣ Left: Tab căn đều bên trái. ♣ Center: Tab căn đều giữa. ♣ Right: Tab căn đều bên phải. ♣ Decimal: Tab nhị phân. ♣ Bar: Tab tạo đ−ờng kẻ dọc thanh ba. + Leader: Chọn đ−ờng dẫn cho Tab. ♣ 1: None: Chế độ bình th−ờng. ♣ 2: .........: Chọn đ−ờng dẫn kiểu nét chấm. ♣ 3: -------: Chọn đ−ờng dẫn kiểu nét đứt. ♣ 4: ________: Chọn đ−ờng dẫn kiểu nét liền. + Set: Xác nhận chế độ Tab. + Clear vμ Clear All: Xóa một Tab vμ nhiều Tab. - Ok: Thoát vμ kết thúc lệnh. * Chú ý: - Sau khi đặt Tab xong ta đ−a con trỏ chuột về đầu dòng rồi sử dụng phím Tab trên bμn phím để thực hiện. - Chúng ta có thể sử dụng Tab không có đ−ờng dẫn ngay góc trái bên trên của hai thanh th−ớc. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 12 Bμi 5 PP2 tạo đ−ờng viền - nền Vμ đặt chế độ tự động dáng số - ký tự 1. Ph−ơng pháp tạo đ−ờng viền vμ nền. - Bôi đen đoạn văn bản cần tạo. - Vμo Format/ Borders and Shading: (Lệnh tắt Alt + O + B). - Xuất hiện hộp thoại Borders and Shading: a) Borders: Dùng tạo đ−ờng viền cho đoạn văn bản vμ biểu bảng. - Setting: Thiết lập dạng đ−ờng viền. + None: Chế độ bình th−ờng. + Box: Tạo đ−ờng viền xung quanh đối t−ợng. + Shadow: Tạo đ−ờng viền dạng bóng đổ. + 3-D: Tạo đ−ờng viền dạng không gian 3D. + Custom: Lựa chong dạng khác. - Style: Chọn kiểu nét cho đ−ờng viền. - Color: Chọn mầu cho đ−ờng viền. - Width: Chọn nét đậm cho đ−ờng viền. - Preview: Mμn hình cho phép xem tr−ớc nội dung cần tạo. - Apply to: áp dụng cho đối t−ợng nμo? (Một đoạn hay một dòng). b) Page Borders: Tạo đ−ờng viền cho trang văn bản. - Mọi ứng dụng giống nh− phần Borders. - Chú ý: + Phần Page Borders có thêm một mục Art (Đ−ờng viền dạng hình họa có sẵn trong máy). + Sau khi chọn kiểu nét cho đ−ờng viền xong ta chọn Options, tại mục Measure From ta chọn Text, sau đó ấn Ok để kết thúc. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 13 c) Shading: Dùng tạo nền cho đoạn văn bản vμ biểu bảng. - Fill: Chọn mầu nền cho đối t−ợng. - Style: Chọn tỷ lệ phần trăm cho mầu nền. - Preview: Mμn hình cho phép xem tr−ớc nội dung. - Apply to: áp dụng cho đối t−ợng nμo? (Cho một đoạn hay một dòng). 2. Ph−ơng pháp đặt chế độ tự động. - Bôi đen đoạn văn bản cần tạo. - Vμo Format/ Bullets and Nubering: (Lệnh tắt Alt + O + N). - Xuất hiện hộp thoại Bullets and Nubering: a) Bulleted: Đặt chế độ tự động theo dạng ký tự đặc biệt (Symbol). - Picture: Đặt chế độ dạng hình ảnh. - Customize: Lựa chọn các dạng khác. b) Numbered: Đặt chế độ tự động theo dạng số. - Customize: Lựa chọn các dạng khác. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 14 Bμi 6 Ph−ơng pháp tạo biểu bảng sắp xếp dữ liệu vμ tính toán 1. Ph−ơng pháp tạo biểu bảng. - Vμo Table\ Insert Table: (Lệnh tắt: Alt + A + I + T). - Xuất hiện hộp thoại Insert Table. + Number of columns: Nhập số cột cần tạo. + Number of rows: Nhập số hμng cần tạo. + Ok: Nhận lệnh vμ kết thúc. - Để lấy độ rộng của hμng hay cột: Ta đ−a con trỏ chuột vμo đ−ờng kẻ giữa các cột hay hμng rồi giữ chuột trái để co kéo khoảng cách. - Để xóa hμng hay cột: Ta bôi đen hμng hay cột cần xóa rồi vμo Table chọn Delete. + Table: Xóa biểu bảng. + Columns: Xóa cột. + Rows: Xóa hμng. - Để chèn thêm hμng hay cột: Ta đ−a con trỏ chuột vμo vị trí cần chèn rồi vμo Table chọn Insert. + Columns to the Left: Chèn thêm một cột sang bên trái. + Columns to the Right: Chèn thêm một cột sang bên phải. + Rows Above: Chèn thêm một hμng lên trên. + Rows Below: Chèn thêm một hμng xuống d−ới. - Để chộn nhiều ô thμnh một ô: Ta bôi đen các ô cần trộn rồi vμo Table chọn Merge Cell. - Để thêm hμng hay cột vμo một ô: Ta bôi đen ô cần thêm rồi vμo Table chọn Split Cell. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 15 - Để tách biểu bảng: Ta đ−a con trỏ chuột về hμng cần tách rồi vμo Table chọn Split Table. 2. Ph−ơng pháp tính toán trong biểu bảng. - Ta đ−a con trỏ chuột về ô cần tính. - Vμo Table\ Formula: (Lệnh tắt: Alt + A + O). - Xuất hiện hộp thoại Formula. + Formula: Nhập công thức cần tính. + Number Format: Định dạng kiểu số. + Paste Function: Chọn công thức tính toán. ♣ ABS: Hμm lấy giá trị tuyệt đối. ♣ And: Hμm điều kiện vμ. ♣ False: Hμm lấy giá trị phủ định. ♣ True: Hμm lấy giá trị đúng. ♣ Or: Hμm điều kiện hoặc. ♣ Count: Hμm đếm. ♣ Round: Hμm lμm tròn. ♣ If: Hμm điều kiện nếu. ♣ Sum: Hμm tính tổng. ♣ Int: Hμm lấy phần nguyên. ♣ Mod: Hμm lấy phần d−. ♣ Max: Hμm lấy giá trị lớn nhất. ♣ Min: Hμm lấy giá trị nhỏ nhất. ♣ Average: Hμm lấy giá trị trung bình. ♣ Product: Hμm nhân. * Chú ý: + Để tính tổng cho một hμng có các ô dữ liệu liền nhau, ta sử dụng hμm: Sum(Left) (1). Để tính các ô tiếp theo ta sử dụng phím F4. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 16 + Để tính tổng cho một cột có các ô dữ liệu liền nhau, ta sử dụng hμm: Sum(Above) (2). Để tính các ô tiếp theo ta sử dụng phím F4. + Để tính tổng cho các ô có dữ liệu cách xa nhau, ta sử dụng hμm: Sum(Địa chỉ hμng, Địa chỉ cột) (3). Để tính các ô tiếp theo ta phải sao chép lại công thức rồi thay đổi địa chỉ hμng. 3. Ph−ơng pháp sắp xếp dữ liệu. - Ta bôi đen vùng dữ liệu cần sắp xếp. - Vμo Table\ Sort: (Lệnh tắt: Alt + A + S). - Xuất hiện hộp thoại Sort. + Sort by: Chọn cột thứ nhất cần sắp xếp. + Then by: Chọn cột tiếp theo cần sắp xếp. + Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần. + Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần. + Header row: Sắp xếp cả tiêu đề. + No header row: Không sắp xếp tiêu đề. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 17 Bμi 7 Ph−ơng pháp nhập công thức Vμ vẽ hình 1. Ph−ơng pháp nhập công thức. - Để đ−a đ−ợc biểu t−ợng nhập công thức lên thanh công cụ ta cần lμm các b−ớc sau: + B1: Nháy chuột phải tại khoảng trống trên thanh công cụ, thanh định dạng hoặc thanh menu rồi chọn Customize. + B2: Chọn Commands. + B3: Tại cửa sổ bên trái ta chọn Insert. + B4: Tại cửa sổ bên phải ta chọn biểu t−ợng √α Equation Editor. + B5: Giữa chuột trái tại biểu t−ợng rồi dê chuột lên khoảng trống của thanh bất kỳ sau đó thả chuột ra vμ chọn Close để kết thúc. - Để thực hiện việc nhập công thức ta chỉ cần kích chuột vμo biểu t−ợng vừa tạo để thực hiện, muốn kết thúc ta kích chuột vμo khoảng trống bất kỳ. - Chú ý: Để nhập công thức nhanh ta nên sử dụng lệnh sao chép dữ liệu (Ctrl + C, Ctrl + V). 2. Ph−ơng pháp vẽ hình. - Ta kích chuột vμo biểu t−ợng Drawing trên thanh công cụ để xuất hiện thanh công cụ vẽ hình. - Các chức năng của thanh công cụ Drawing nh− sau: + Draw: Chứa các chức năng nh−: Nhóm, gỡ nhóm, căn chỉnh các đối t−ợng vμ b−ớc nhẩy. + Select Object: Lựa chọn tất cả các đối t−ợng cùng một lúc. + Free Rotate: Chế độ xoay đối t−ợng tự do. + AutoShapes: Chọn các hình vẽ có sẵn vμ các chức năng vẽ tự do. + Line: Dùng vẽ đ−ờng thẳng. + Arrow: Dùng vẽ mũi tên. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 18 + Rectangle: Dùng vẽ ô vuông hay hình chữ nhật. + Oval: Dùng vẽ hình tròn hay hình elíp. + Text Box: Dùng nhập chữ vμo đối t−ợng. + Insert WordArt: Dùng tạo chữ nghệ thuật. + Insert ClipArt: Dùng để chèn hình ảnh. + Fill Color: Dùng tạo mầu nền cho đối t−ợng. + Line Color: Dùng tạo mầu đ−ờng viền cho đối t−ợng. + Font Color: Dùng tạo mầu cho chữ. + Line Style: Chọn độ dầy cho đ−ờng viền. + Dash Style: Chọn các kiểu nét đ−ờng viền. + Arrow Style: Chọn các dạng mũi tên. + Shadow: Chọn các kiểu bóng đổ cho đối t−ợng. + 3-D: Chọn kiểu hình khối cho đối t−ợng (không gian 3 chiều). - Chú ý: + Để vẽ ô vuông hay hình tròn ta chọn biểu t−ợng cần vẽ rồi giữ phím Shift để vẽ. + Để lựa chọn thêm các đối t−ợng ta cũng giữ phím Shift để lựa chọn hoặc sử dụng lệnh Slect Object. + Để di chuyển các đối t−ợng theo ph−ơng thẳng ta giữ phím Shift. + Để sao chép các đối t−ợng ta sử dụng phím Ctrl vμ kích chuột vμo đối t−ợng rồi dê sang vị trí khác. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 19 Bμi 8 Những khái niệm cơ bản 1. Định nghĩa. Microsoft Excel lμ ch−ơng trình bảng tính điện tử giúp ng−ời dùng thực hiện các công việc về quản lý dữ liệu bằng cách lập bảng. Công việc tính toán thống kê dữ liệu trở lên thật đơn giản bằng các ph−ơng pháp toán hay các hμm tính toán. Ng−ời dùng chỉ cần thực hiện tính toán cho một ô đầu, các ô còn lại đ−ợc tự động sao chép, khi thay đổi giá trị tham gia tính toán thì kết quả tính toán đ−ợc tự động cập nhật. Ngoμi ra Microsoft Excel còn đặc biệt hữ hiệu trong công tác thống kê, kết xuất dữ liệu thông qua các chức năng đặc biệt, giúp ng−ời dùng lọc, tách dữ liệu rồi lại tổng hợp dữ liệu. Chức năng liên kết, tự động móc nối dữ liệu giữa các nhân viên quản lý, kế toán ở các bẳng với nhau mμ vẫn đảm bảo tính bảo mật dữ liệu của từng ng−ời. 2. Mμn hình giao diện. - Bao gồm các thanh sau: + Thanh tiêu đề. + Thanh Menu. + Thanh công cụ. + Thanh định dạng. + Thanh công thức. 3. Ph−ơng pháp vμo vμ thoát khỏi ch−ơng trình. - Vμo ch−ơng trình: Vμo Start\ Programes\ Microsoft Excel. - Thoát ch−ơng trình: Vμo File chọn Exit hoặc (Alt + F4). 4. Ph−ơng pháp định dạng cơ bản. - Mỗi ô (cell) trong Excel có một định dạng độc lập. Để nhập dữ liệu cho các ô đ−a con trỏ đến ô cần nhập, nhập dữ liệu cho ô đó nếu kết thúc thì ấn Enter, muốn kết thúc một đoạn (xuống dòng) thì ấn Alt+Enter. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 20 - Muốn sửa đổi dữ liệu trong ô: Đ−a thanh sáng đến ô cần sửa đổi rồi ấn phím F2 hoặc kích đúp chuột vμo ô đó. - Cách tạo dãy có thứ tự: Excel cho phép ng−ời dùng tạo ra các dãy có thứ tự (nh− dãy số thứ tự, dãy các ngμy trong tuần...). + Cách 1: Sử dụng tính năng AutoFill. + Cách 2: Có thể dùng chuột: Bằng cách đánh số đầu vμo ô 1, gõ tiếp số tiếp theo vμo ô thứ 2 để tính toán b−ớc tăng. Chọn 2 ô liên tiếp đó. Nháy chột trái vμo góc phải d−ới của vùng chọn khi con trỏ biến thμnh = thì kéo chuột trái về phía cần đánh số thứ tự rồi nhả chuột. + Cách 3: Nếu số thứ tự có b−ớc tăng lμ 1: Thì ta chỉ cần nhập giá trị vμo ô đầu cần đánh ặ Chọn ô đó giữa Ctrl + nhấn chuột trái vμo góc d−ới cùng bên phải kéo về phía cần tạo. - Cách điều chỉnh độ rộng hμng vμ cột: Đ−a con trỏ chuột vμo đ−ờng kẻ giữa các cột hoặc hμng rồi giữ chuột trái để co kéo độ rộng của chúng. - Để trộn nhiều ô thμnh một ô ta kích chuột vμo biểu t−ợng Merge And Center trên thanh công cụ Formating hoặc Format → Cells → Alignment → Merge Cells → OK. 5. Ph−ơng pháp định dạng chung. - Bôi đen vùng dữ liệu cần định dạng rồi vμo Format chọn Cells (Lệnh tắt Ctrl + 1). - Xuất hiện hộp thoại Format Cells. + Number: Các chế độ định dạng tính toán dữ liệu. ♣ General: Chế độ định dạng chung. ♣ Nuber: Định dạng kiểu số. ♣ Currency: Định dạng kiểu tiền tệ. ♣ Accounting: Định dạng kiểu tμi khoản. ♣ Date: Định dạng kiểu ngμy tháng. ♣ Time: Định dạng kiểu giờ. ♣ Text: Định dạng kiểu chữ. Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 21 ♣ Custom: Lựa chọn định dạng khác. + Alignment: Các chế độ căn chỉnh dữ liệu. ♣ Horizontal: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều ngang. ♣ Vertical: Căn chỉnh dữ liệu theo chiều dọc. ♣ Orientation: Các chế độ xoay chữ theo toạ độ. + Font: Dùng chọn Font vμ kiểu chữ. ♣ Font: Chọn Font chữ. ♣ Font Style: Chọn kiểu chữ. ♣ Size: Chọn cỡ chữ. ♣ Underline: Chọn các kiểu chữ gạch chân. ♣ Color: Chọn mầu chữ. ♣ Effects: Chọn các hiệu ứng cho chữ. + Border: Tạo đ−ờng viền cho biểu bảng. ♣ Style: Chọn kiểu nét đ−ờng viền. ♣ Color: Chọn mầu đ−ờng viền. + Patterns: Tạo mầu nền cho biểu bảng. + Protection: Khóa vμ ẩn vùng dữ liệu. [[[[[ o0o \\\\\ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 22 Bμi 9 Thao tác tính toán tạo địa chỉ tuyệt đối Vμ đỉa chỉ t−ơng đối - sao chép dữ liệu 1. Cách tính toán trong bảng. + Đ−a thanh sáng vμo ô cần tính toán rồi nhập công thức tính toán: + Công thức tính toán đ−ợc bắt đầu bằng dấu (=) hay dấu (+). + Các toán tử: Phép cộng (+), Phép trừ (-), Phép nhân (*), Phép chia (/). + Phép luỹ thừa (^), Phép toán tính phần trăm (%). Các toán hạng: Lμ các số cụ thể hoặc lμ địa chỉ của các ô chứa giá trị cần tính toán. Chú ý: Trên Excel sau khi tính toán cho một công thức muốn sao chép công thức cho các ô khác tính toán t−ơng tự thì ta thực hiện nh− sau: Dùng chuột: Chọn ô đã tính rồi nhấn chuột trái vμo góc d−ới cùng bên phải của ô đó kéo về phía cần sao chép. Dùng phím tắt: Ctrl + D Sao chép từ trên xuống. Ctrl + R Sao chép từ trái sang phải. 2. Địa chỉ tuyệt đối vμ địa chỉ t−ơng đối. * Địa chỉ t−ơng đối: (Định nghĩa). Địa chỉ t−ơng đối lμ địa chỉ mặc định của Excel có dạng. * Địa chỉ tuyệt đối: $$ * Địa chỉ hỗn hợp: Lμ địa chỉ bao gồm cả địa chỉ tuyệt đối vμ t−ơng đối. + Địa chỉ tuyệt đối hμng vμ t−ơng đối cột: Hμng cố định - cột thay đổi: $ + Địa chỉ tuyệt đối cột vμ t−ơng đối hμng: Cột cố định - hμng thay đổi: $ Giáo trình giảng dạy * Biên soạn: Nguyễn Lê Minh Trang: 23 Chú ý: Muốn chuyển đổi giữa các địa chỉ nμy sau khi lấy địa chỉ t−ơng đối ta ấn phím F4. 3. Cách sao chép dữ liệu. + Đánh dấu dữ liệu cần sao chép chọn biểu t−ợng Copy trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phím Ctrl + C. + Đ−a thanh sáng đến vị trí cần dán chọn biểu t−ợng Paste trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phím Ctrl + V. 4. Cách di chuyển dữ liệu. + Đánh dấu dữ liệu cần di chuyển chọn biểu t−ợng Cut trên thanh công cụ hay ấn tổ hợp phím Ctrl + X. +