Dự án Quy hoạch “nhà trẻ” cho người già

Lêi më ®Çu Quản trị dự án là một quá trình thực hiện các hoạt động hoạch định, tổ chức, điều khiển và kiểm soát các giai đoạn của một dự án. Từ khâu hình thành , thẩm định, triển khai và vận hành dự án theo một mục tiêu nhất định, đến đánh giá hiệu quả đạt được của dự án trong từng thời kỳ và trong cả thời hạn đầu tư đồng thời phối hợp các giai đoạn của dự án với nhau làm cho dự án hoạt động nhịp nhàng và có hiệu quả cao. Để đảm bảo tính hiệu quả và thành công, dự án phải được phân tích đánh giá trong suốt quả trình thực hiện. Điều này đòi hỏi người quản trị cũng như nhân sự tham gia dự án phải luôn được cập nhật thông tin và nắm rõ tiến trình, yêu cầu thực hiện dự án. Nền kinh tế Việt Nam không ngừng tăng trưởng và phát triển mạnh trong hai thập kỷ vừa qua, và đời sống của đại bộ phận người dân đã chuyển từ “ăn no mặc ấm” sang “ăn ngon mặc đẹp”. Đã có số liệu cho thấy rằng số người từ 50 tuổi trở lên chiếm gần 15% dân số cả nước và vì cuộc sống đã sung túc hơn so với trước kia nên tuổi thọ bình quân cũng tăng: nam giới khoảng 71 tuổi, nữ giới khoảng 73 tuổi. Cấu trúc xã hội gần đây cũng thay đổi do người trí thức ở thành thị có xu hướng ngại lập gia đình, thích sống thoải mái không vướng bận con cái, vì thế số dân trẻ dần giảm đi. Và không thể không tính đến số người Việt kiều lớn tuổi đang sinh sống ở nước ngoài có nhu cầu định cư tại quê hương, cho nên số người lớn tuối sẽ tăng lên nhanh chóng. Qua bài thảo luận một và hai, và quá trình tìm tòi, học hỏi từ thực tế, cũng như quá trình rút kinh nghiệm trong chín buổi học, tôi hi vọng rằng bài tiểu luận này sẽ mang lại cho thầy và các bạn , một bản dự án đầy đủ và phản ánh sát thực các công việc cần phải làm trong quá trình quản trị dự án “Quy hoạch “nhà trẻ” cho người già”. PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN Tªn dù ¸n: Quy hoạch khu điều hành “nhà trẻ” cho người già Người quản lý dự án: Công ty cổ phần SKM Chủ đầu tư: Công ty thiết kế và dịch vụ đầu tư BLUESKY Địa chỉ : Số 8 ngõ 554 Nguyễn Văn Cừ 4. Thời gian thực hiện: Khoảng 118 ngày với độ co giãn 11 ngày 5. Ý tưởng Hiện trạng: Ở Việt Nam số người từ 60 tuổi trở lên chiếm khoảng 10% dân số và do cuộc sống đã sung túc hơn cho nên tuổi thọ cũng tăng, nam giới khoảng 71tuổi, nữ giớí khoảng 73 tuổi cao hơn mức trung bình của thế giới. Gần đây người thành thị lại có xu hướng thời thượng ngại lập gia đình, thích sống thoải mái tự do không vướng bận con cái. Cũng không thể không tính đến số người Việt lớn tuổi đang sinh sống ở nước ngoài có nhu cầu về định cư ở quê hương. Lại thêm, để dồn sức ưu tiên cho phát triển kinh tế bền vững, nhà nước không còn cách nào khác là phải ban hành chính sách hạn chế sinh con. Viễn cảnh một cặp vợ chồng trẻ phải giảm thời gian làm việc, học tập, nghiên cứu, hưởng thụ để chăm sóc cho những người lớn tuổi trong gia đình là điều khó tránh khỏi, có thể sự phát triển kinh tế xã hội cũng vì thế mà chịu ảnh hưởng. Dù hiện nay tháp tuổi hình nón của nước ta khá lạc quan, trẻ là đáy già là đỉnh, nhưng với tốc độ lão hoá dân số đang tăng nhanh cho thấy trong tương lai gần cái nón đó sẽ bị lật ngược. Vì vậy, vấn đề chăm sóc người cao tuổi không chỉ là nỗi bận tâm của từng gia đình mà còn là trách nhiệm của toàn xã hội, trong đó có giới kinh doanh. Bằng trực giác nhạy bén của người làm kinh doanh,chúng tôi nhận thấy rằng vào thời điểm này mô hình nhà trẻ cho người già là sự cần thiết cho xã hội VN,và chúng tôi thực sự muốn góp phần chia sẻ trác nhiệm này với nhà nước,với cộng đồng thông qua hoạt động đầu tư “nhà trẻ“ cho người già 6. Môc ®Ých vµ môc tiªu dù ¸n ●Mục đích: - Quy hoạch một khu vui chơi,giải trí,trao đổi và học tập cho những người già.Tạo một không gian thân thiện và những điều kiện chăm sóc tốt nhất cho người già. - Giữ gìn nét đẹp văn hoá truyền thống: kính trọng người già, hiếu thảo với cha mẹ. - Góp phần giải quyết một số vấn đề an sinh xã hội, tạo ra một món ăn tinh thần ngày càng trở nên cần thiết cho lứa tuổi “đã xế chiều” -Giúp con cháu của họ có thể an tâm về ông bà, cha mẹ của mình để học tập, làm việc có hiệu quả hơn. -Tạo một không gian đầm ấm, thoải mái nhưng không kém phần sôi nổi với điều kiện đầy đủ để học tập, phát huy những “môn học giải trí” , xua đi những nỗi lo cô độc, buồn chán của tuổi già. ●Mục tiêu: -Quy hoạch một “nhà trẻ” phục vụ tốt cho 200-250 cụ -Tập trung đáp ứng nhu cầu của người cao tuổi trong các hạng mục của dự án quy hoạch,và luôn luôn lấy họ làm trung tâm. 7. Các bên liên quan trong dự án: Ban quản lý dự án “nhà trẻ” cho người già Sở quy hoạch thành phố Hà Nội Chủ đầu tư: Công ty tư vấn thiết kế và dịch vụ đầu tư BLUESKY Ban chuyên gia tư vấn Các tổ chức liên quan khác(báo điện tử, báo in…) 8. Tài nguyên của dự án Nhóm chuyên gia tư vấn Những thiết bị máy móc sử dụng trong dự án Những phần mềm hỗ trợ quá trình quản lý dự án 9. Chi phí: 1.416.000.000 PHẦN 2: CHI TIẾT VỀ DỰ ÁN QUY HOẠCH “NHÀ TRẺ” CHO NGƯỜI GIÀ I Khái quát dự án -Diện tích xây dựng: 300m2 -Độ cao của tòa nhà: 3 tầng -Phân bổ : +Tầng 1: khu nhà ăn +Tâng 2,3: khu nghỉ ngơi Hầm để xe Khu nhà ăn Bếp Phòng ngủ: Khung cảnh bao trùm khu nhà trẻ là cây cối và những con đường lát đá nhỏ trải dài. Ngoài ra chúng tôi còn thiết kế nhiều ghế đá cho các cụ ngồi nghỉ chân đọc sách hay bàn đá cho những cụ ông, cụ bà yêu thích cờ tướng… thậm chí còn có cả võng cho các cụ nếu các cụ có nhu cầu muốn được một giấc ngủ trưa có cây cối chim hót.. II. Mô hình quản trị dự án Tích hợp Chất lượng Đấu thầu Thông tin Rủi ro Chi Phí Phạm vi Thời gian Nhân lực 1.Người quản lý dự án và các bên liên quan 2.Các bước thực hiện quản trị dự án: Điều chỉnh Xác định và tổ chức Lập kế hoạch Quản lý Kiểm soát Kết thúc III. Quản lý dự án 1. Quản trị phạm vi dự án (project scop management) Quản trị phạm vi dự án bao gồm quá trình xác định và kiểm soát các công việc thuộc về dự án và phải thực hiện để đảm bảo dự án kết thúc thành công. Chúng tôi xác định phạm vi cho cả dự án - Mục đích xác định phạm vi + Giúp cải tiến sự chính xác về thời gian, chi phí và tài nguyên. + Xác định nền tảng để đo hiệu suất vận hành và điều khiển dự án. + Giúp truyền đạt rõ ràng trách nhiệm của mỗi công việc. - Cấu trúc phân rã công việc: là phân nhóm các công việc cần thực hiện trong dự án, những công việc này xác định phạm vi tổng thể dự án. Đây là tài liệu nền tảng trong quản lý dự án vì nó cung cấp cơ sở cho việc lập kế hoạch và quản lý lịch biểu, chi phí và những thay đổi. 1.1. Sơ đồ cây sản phẩm: “Nhà trẻ” Khu nhà ở và sinh hoạt Khu nhà ăn Khu nghỉ ngơi 1.2. Mô tả chi tiết sản phẩm Khu Sản phẩm Mục tiêu Tiêu chí đánh giá Yêú tố thành công Khu nhà ở và sinh hoạt •Diện tích xây dựng:300m2 •Độ cao của tòa nhà:3 tầng •Phân bổ : +Tầng 1:khu nhà ăn phục vụ cho công nhân viên và các cụ +Tâng 2,3:khu nghỉ ngơi • Khu nhà ăn phục vụ những món ăn phù hợp với người già đồng thời đảm bảo cung cấp đầy đủ các chất dinh dưỡng trong từng bữa ăn,cũng như thực hiện tốt việc bảo đảm vệ sinh an toàn thực phẩm. -Là nơi các cụ thể hiện khả năng nấu nướng của chính bản thân mình cũng như đươc học hỏi thêm về các món ăn không chỉ của phương Đông mà của cả phương Tây. •Phòng ăn được thiết kế theo phong cách hiện đại,là sự pha trộn giữa những nét văn hóa phương Đông và phương Tây -Cách bài trí bên trong căn phòng tạo được không gian gần gũi,thân mật,ấm cúng cho các cụ. -Được trang bị hệ thống cơ sở vật chất hiện đại,đồ dùng tiện nghi nhưng vẫn phù hợp với người già. -Không gian nhà ăn thoáng đãng với thiết kế 4 mặt đều là cửa kính có thể nhìn ra ngoài trời,tạo khung cảnh gần gũi với thiên nhiên. •Khu trung tâm được chia làm 3 tầng,mỗi tầng đảm nhận 1 chức năng riêng nhằm đáp ứng được nhu cầu tối đa của các cụ •Trang bị cơ sở vật chất hiện đại phù hợp với người già 1.3. Xác định phạm vi dự án: 1.3.1. Phạm vi dự án: phạm vi quy hoạch gồm khảo sát địa hình,thiết kế mô hình và từng sản phẩm của dự án và tổ chức đấu thầu thiết kế các phần liên quan thuế đội khảo sát địa chất thủy văn Thuê công ty thiết kế kiến tạo mô hình và thiết kế từng sản phẩm của dự án ( ngoài các sản phẩm quy hoạch còn có cả hệ thống đèn, đường giao thông, hệ thống điện, hệ thống cáp thoát nước và xử lý rác thải ). Thuê các nhóm chuyên gia tư vấn hợp tác. Tổ chức đấu thầu lựa chọn đơn vị thiết kế. 1.3.2. Phạm vi ban quản lý: Thuê đội khảo sát địa hỡnh,thuê công ty thiết kế quy hoạch dự án.Tổ chức đấu thầu thiết kế, thuê chuyên gia tư vấn quy hoạch 1.3.3. Bảng phân công công việc WBS: STT Công việc Trách nhiệm 1 Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư Giám đốc 2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan Ban điều hành 3 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý Ban thông tin và ban thư ký hành chính, ban tư vấn 4 Thuê khảo sát địa hình Ban thiết kế và ban thông tin, ban tư vấn 5 Lập dự toán về mặt quản lý Ban tài chính, ban tư vấn 6 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu Ban thông tin và ban thiết kế 7 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu Ban tư vấn và ban điều hành 8 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu Ban điều hành 9 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư Ban thông tin 10 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc Ban thiết kế 11 Hoàn thiện và trỡnh chủ đầu tư bản quy hoạch Ban điều hành 12 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt Ban thông tin 13 Sử a chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch Ban thiết kế 14 Họp bàn quản lý, rỳt kinh nghiệm và kết thúc dự án Tất cả các ban 1.4. Kiểm soát phạm vi: Trong quá trỡnh thực hiện dự án, ban điều hành có trách nhiệm quản lý sao cho không có sự chồng chéo công việc giữa các phũng ban. Đảm bảo công việc được phân chia chính xác cho các phũng ban, phù hợp với năng lực và trỡnh độ của từng cá nhân. Nếu có sự thay đổi hoặc sự nhầm lẫn về phạm vi, phải có sự điều chỉnh phù hợp và nhanh chóng. Ban QLDA họp tổng kết thành quả dự án. Quan tâm phân tích các sai sót, rút kinh nghiệm, tổng kết thành quả công việc của các ban và rút kinh nghiệm trong các dự án sau. 1.5. Kiểm tra kiểm soát thay đổi phạm vi 1.5.1. Kiểm tra phạm vi - Khó tạo được phạm vi WBS tốt cho một dự án. - Kiểm tra phạm vi dự án và giảm thiểu thay đổi phạm vi là điều khó hơn. 1.5.2. Điều kiện thay đổi phạm vi - Các đề xuất giảm các yêu cầu đầy đủ và thay đổi yêu cầu. - Dùng phần mềm để quản trị phạm vi dự án. - những thăy đổi trong phạm vi và kiểm soát có thể được thăy đổi theo mẫu sau M« t¶ thay ®æi Ph©n tÝch t¸c ®éng Møc ­u tiªn Tr¸ch nhiÖm C¸ch xö lý Phạm vi dự án bị kéo dài không đúng trọng tâm Lan man sang các hoạt động khác không thuộc chức năng của dự án Trung bình Các phòng ban liên quan Ban quản lý cần có những điều chỉnh cơ cấu hoạt động cũng như hoạt động cụ thể của từng phòng ban - Các đề xuất giảm các yêu cầu không đầy đủ và thay đổi yêu cầu. + Tuân thủ quy trình quản lý yêu cầu. + Dùng các kỹ thuật prototyping, use case modeling và JAD . + Các yêu cầu phải được viết ra và giữ chúng luôn hiện hành. + Phải có thử nghiệm thoả đáng và phải thử nghiệm trong suốt chu trình sống của dự án. + Xem xét nhừng thay đổi từ góc nhìn hệ thống. + Nhấn mạnh những gì hoàn tất để giúp tập trung vào nhừng gì quan trọng nhất. + Phân bổ tài nguyên đặc thù để xử lý các yêu cầu thay đổi hoặc nâng cấp. - Dùng phần mềm quản trị phạm vi dự án. + Phần mềm xử lý văn bản tạo các tài liệu liên quan đến phạm vi dự án. + Các bản tính giúp thực hiện các tính toán tài chính, tạo mô hình tính điểm có trọng số và phát triển các biểu đồ, đồ thị. + Phần mềm giao tiếp như email và web giúp làm rõ hơn và truyền đạt tốt hơn thông tin về phạm vi dự án. + Phần mềm quản trị dự án giúp tạo WBS, nền tảng cho các công việc trong biểu đồ Gantt. + Có thể dùng các phần mềm chuyên dùng để áp dụng các phương pháp bảng điểm cân đối ( Balanced scorecard), mind maps, quản lý yêu cầu. Những thay đổi trong phạm vi có thể được kiểm tra và kiểm soát theo biểu mẫu sau: Biểu mẫu kiểm soát, kiểm tra thay đổi trong phạm vi Giai đoạn STT Công việc I 1 Khảo sát địa hình 2 Thiết kế sơ bộ và lập dự toán II 3 Lựa chọn nhà thầu III 4 Thiết kế, lên kế hoạch chi tiết 5 Thẩm định thiết kế 6 Hoàn thành thiết kế bản quy hoạch dự án IV 7 Họp tổng kết dự án 2. Qu¶n trÞ thêi gian dù ¸n (project time management) Qu¶n trÞ thêi gian dù ¸n lµ viÖc lËp kÕ ho¹ch, ph©n phèi vµ gi¸m s¸t tiÕn ®é thêi gian nh»m ®¶m b¶o thêi h¹n hoµn thµnh dù ¸n. Qu¶n trÞ thêi gian x¸c ®Þnh râ mçi c«ng viÖc kÐo dµi bao l©u, khi nµo b¾t ®Çu, khi nµo kÕt thóc vµ toµn bé dù ¸n bao giê sÏ hoµn thµnh. X¸c ®Þnh c¸c c«ng viÖc cÇn thùc hiÖn Do khèi l­îng c«ng viÖc cña dù ¸n kh¸ lín, nªn ®­îc thùc hiÖn theo tr×nh tù sau: STT Công việc 1 Ký hợp đồng với chủ đầu tư 2 Thực hiện thủ tục chuẩn bị 3 Lựa chọn nhà thầu 4 Thiết kế, lên kế hoạch chi tiết 5 Thẩm định thiết kế 6 Hoàn thiện thiết kế bản quy hoạch dự án 7 Họp tổng kết dự án LËp kÕ ho¹ch thêi gian: Giai đoạn STT Công việc Kế hoạch thời gian Khởi đầu (1/1/2010) 1 Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư 1/2010 2 Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan 1/2/2010 3 Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý 30/2/2010 Thực hiện 4 Thuê khảo sát địa hình 3/2010 5 Lập dự toán về mặt quản lý 4/2010 6 Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu 5/2010-8/2010 7 Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu 1/9/2010 8 Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu 30/9/2010 9 Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư 10/2010 10 Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc 10/2010-12/2011 Kết thúc 11 Hoàn thiện và trình chủ đầu tư bản quy hoạch 1/2012 12 Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt 2/2012 13 Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch 4/2012 14 Họp bàn quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án Đầu tháng 7/2012 Dự án thực hiện trong 118 ngày Sắp xếp công việc Sơ đồ sắp xếp công việc của dự án STT Công việc Công Việc Trước Tên Công Việc Công Việc Sau A _ Tiếp nhận và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư E,C B _ Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan C,D C B Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý D B Thuê khảo sát địa hình F E A Lập dự toán về mặt quản lý F F E,D Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu G,I G F Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu H H G Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu J I F Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư K J H Đươn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc K K I,J Hoàn thiện và trình chủ đầu tư bản quy hoạch L L K Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt M M L Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch N N M Họp ban quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án _ Ước tính thời gian thực hiện công việc Bảng ước tính thời gian thực hiện công việc §¬n vÞ tÝnh: ngµy Công việc Tên Công Việc Thời gian bi quan Thời gian lạc quan Thời gian thường gặp Thời gian dự tính A Tiếp nhận và kí kết hợp đồng 19 13 16 16 B Thành lập ban quản lý và họp các bên liên quan 33 23 31 30 C Chuẩn bị hồ sơ thủ tục pháp lý 16 12 14 14 D Thuê khảo sát địa hình 120 90 110 108 E Lập dự toán về mặt quản lý 90 60 75 75 F Chuẩn bị đấu thầu và tổ chức đấu thầu 94 82 91 90 G Đánh giá hồ sơ dự thầu, xét duyệt trúng thầu 20 15 17 17 H Phê duyệt và thông báo kết quả trúng thầu 16 10 13 13 I Báo cáo kết quả đấu thầu cho chủ đầu tư 17 13 15 15 J Đơn vị trúng thầu và ban thiết kế thực hiện công việc 290 260 275 275 K Hoàn thiện và trình chủ đầu tư bản quy hoạch 70 50 60 60 L Chủ đầu tư nhận xét và phê duyệt 30 20 25 25 M Sửa chữa, hoàn thiện và bàn giao bản quy hoạch 28 23 25 25 N Họp bàn quản lý, rút kinh nghiệm và kết thúc dự án 20 10 15 15 C«ng thøc tÝnh Thêi gian dù tÝnh: Trong ®ã: te: thêi gian dù tÝnh t0: thêi gian l¹c quan tm: thêi gian th­êng gÆp tp : thêi gian bi quan LËp kÕ ho¹ch tiÕn ®é: Khởi động dự ¸n: th¸ng 1 n¨m 2010 Xong thủ tục pháp lý, khảo sát địa hình: tháng 5 năm 2010 Xong đấu thầu và lựa chọn nhà thầu: tháng 10 năm 2010 Xong thiết kế : tháng 4 năm 2012 Kết thúc dự án: tháng 7 năm 2012 KiÓm so¸t tiÕn ®é SV(schedule variance): BiÕn thiªn vÒ lÞch tr×nh SV = BCWP – BCWS (KÕt qu¶ - Cam kÕt) NÕu SV = 0 dù ¸n ®óng tiÕn ®é SV > 0 dù ¸n nhanh tiÕn ®é SV <0 dù ¸n chËm tiÕn ®é SPI (schedule performace index): chØ sè ®¸nh gi¸ tiÕn ®é ho¹t ®éng cña dù ¸n SPI = BCWP/ BCWS NÕu SPI = 1 dù ¸n ®óng tiÕn ®é SPI >1 dù ¸n nhanh tiÕn ®é SPI <1 dù ¸n chËm tiÕn ®ộ 3. Quản trị chi phí dự án(project cost management) Quản trị chi phí dự án là quá trình dự tóan kinh phí,giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án,là việc tổ chức phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. 3.1. Lập kế hoạch chi phí. Bảng tổng hợp chi phí dự án ĐVT:VNĐ Nội dung Chi phí Thuê thiết kế nhà trung tâm Thuê đội khảo sát địa hình Đội ngũ chuyên gia tư vấn Đội ngũ nhân viên dự án Chi phí khác Tổng chi phí 218.000.000 150.000.000 265.000.000 587.000.000 196.000.000 1.416.000.000 3.2. Dự toán chi tiết chi phí. 3.2.1. Chi phí thuê thiết kế STT Khoản mục Chi phí(VNĐ) Tổng Chi phí(VNĐ) 1 Tầng 1: Thiết kế khu nhà ăn phục vụ cho công nhân viên và các cụ 67.000.000 218.000.000 2 Tầng 2 + 3: Thiết kế khu nghỉ ngơi 113.000.000 3 Thiết kế khác 38.000.000 3.2.2. Chi phí nhân công. ĐVT:VNĐ Nội dung Chi phí 1 tháng Thưởng Chi phí toàn bộ dự án Ban điều hành 3.000.000 3.000.000 93.000.000 Ban thiết kế và quy hoạch 2.100.000 2.000.000 65.000.000 Ban thư kí và hành chính 2.300.000 2.000.000 71.000.000 Ban thông tin 2.700.000 3.000.000 84.000.000 Ban tư vấn 2.500.000 1.500.000 76.500.000 Ban thanh tra và giám sát 3.500.000 3.000.000 108.000.000 Ban tài chính 2.900.000 2.500.000 89.500.000 Tổng cộng 587.000.000 Thưởng = 1 tháng lương Chi phí toàn bộ dự án =30* chi phí 1 tháng + thưởng 3.2.3.Chi phí khác ĐVT:VNĐ Nội dung Chi phí Chi phí thiết bị ,phần mềm 48.000.000 Chi phí giấy tờ thủ tục hành chính 23.000.000 Chi phí công tác 55.000.000 Chi phí quản lí (điện nước,điện thoại…) 70.000.000 Tổng cộng 196.000.000 3.3. Kiểm soát thay đổi chi phí. Chúng tôi đã lên kế hoạch lập dự phòng chi phí cho dự án với 5 % tổng chi phí là: 70.800.000 VNĐ .Khoản dự phòng này sẽ được sử dụng trong trường hợp chi phí có sự thiếu hụt cần bổ sung do những yếu tố khách quan,lạm phát…Nếu kết thúc dự án mà không sử dụng tới số tiền này thì sẽ trả lại cho chủ đầu tư. 4.Quản trị nhân lực của dự án (Project quality management) 4.1. Sơ đồ tổ chức 4.2. Tuyển dụng: Bước 1: Đăng tin tuyển dụng nhân sự trên các phương tiện thông tin đại chúng như TV, báo, tạp chí, internet… Bước 2: Nhận hồ sơ và tiến hành chọn lọc những hồ sơ có đủ tiêu chuẩn được phỏng vấn. Tiếp đó gửi thông báo tới các hồ sơ đạt yêu cầu qua địa chỉ mail và điện thoại. Bước 3: Phỏng vấn lần 1 để xác định năng lực và khả năng thích ứng công việc của các ứng viên .Các ứng viên được phỏng vấn qua điện thoại do trực tiếp trưởng phòng nhân sự phụ trách Bước 4: Những ứng viên đạt yêu cầu trong lần phỏng vấn 1 tiếp tục phỏng vấn lần 2 để kiếm tra trình độ chuyên môn cũng như kiến thức của ứng viên. Các ứng viên sẽ làm 1 bài test trình độ kiến thức, thực tế và ngoại ngữ. Bước 5: Phỏng vấn lần cuối do Giám đốc dự án hoặc Phó giám đốc dự án thực hiện. 4.3. Kế hoạch quản lý nhân sự, phân công chức năng và nhiệm vụ : 4.3.1. Ban điều hành quản lý dự án : - Ban điều hành quản lý dự án bao gồm 3 người : + Giám đốc dự án (1 người): Chịu trách nhiệm pháp lý về các quyết định liên quan đến những vấn đề thuộc thẩm quyền trong quá trình thực hiện dự án. Phân công công viêc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. + Phó Giám đốc chuyên môn (1 người): Chịu trách nhiệm chung đối với toàn bộ hoạt động về lĩnh vực thiết kế. Giải quyết mọi vấn đề về thiết kế thi công, đảm bảo tiến độ, chất lượng thiết kế, đảm bảo hiệu quả công việc và báo cáo trực tiếp cho Giám đốc dự án. + Phó Giám đốc tài chính (1 người): Kiểm soát và phân tích kinh phí theo tiến độ dự án, tình hình mua sắm hàng hóa dịch vụ, quản lý việc lập ngân sách, dự phòng cho toàn bộ dự án, hạch toán chi phí và các hoạt động hành chính của của ban tài chính. Nhiệm vụ: Ban điều hành dự án là bộ phận quan trọng nhất trong các bộ phận tham gia dự án. Bộ phận này có vai trò chủ đạo trong tổng thể dự án, điều hành và ra các quyết định, phân công công việc cho các bộ phận khác. Ban điều hành dự án có vai trò gắn kết các bộ phận khác của dự án. Đồng thời cũng là nơi tổng hợp và xử lý các thông tin. Yêu cầu: Có khả năng lãnh đạo, quản lý. Biết cách phân bổ công việc tới từng bộ phận một cách hợp lý. Có tinh thần trách nhiệm và kiến thức về chuyên môn cao để xử lý thông tin chính xác. Là những người có đủ phẩm chất, năng lực chuyên môn, kinh nghiệm công tác trong quản lý thực hiện dự án, hiểu biết về chính sách và quy trình, có năng lực quản lý và điều phối các hoạt động của dự án. Về ngoại ngữ, ưu tiên những người thông thạo ngoại ngữ phù hợp đối với dự án được giao quản lý thực hiện. BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA BAN ĐIỀU HÀNH DỰ ÁN STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ phía chủ đầu tư. Có văn bản. 2 1.1 Nghiên cứu và góp ý kiến cho chủ đầu tư. Phối hợp với các trưởng ban. 3 1.2 Thông tin lại cho chủ đầu tư. 4 2.0 Họp toàn bộ các ban và lên kế hoạch cụ thể. Ngay sau khi nhận văn bản chấp nhận của chủ đầu tư. 5 2.1 Họp truyền đạt ý tưởng và mục đích cho các ban. Lưu ý bám sát tư tưởng quản lý dự án quy hoạch “Nhà trẻ” cho người già. 6 2.2 Phân công công viêc cụ thể cho từng ban, từ đó ấn định thời gian bắt đầu và kết thúc. Trưởng các ban sẽ chịu trách nhiệm phân công công việc cho các thành viên trong ban mình. 7 3.0 Ký kết hợp đồng với nhà thầu Có tham khảo ý kiến của các ban. 8 3.1 Hợp đồng với nhà thầu thiết kế 9 4.0 Lập nhóm thẩm định thiết kế. Nhóm này chỉ hoạt động trong thời gian thẩm định bao gồm những đại diện của từng ban. 10 4.1 Tiến hành thẩm định bản thiết kế của nhà thầu. 11 4.2 Duyệt lại bản thiết kế lần cuối. Phải thông qua các ban chức năng. 12 5.0 Theo dõi kiểm tra, điều hành tiến độ làm việc của các ban. Phối hợp chặt chẽ với ban kiểm tra giám sát. 13 6.0 Kết thúc dự án. 14 7.0 Họp tổng kết và rút kinh nghiệm. 4.3.2.Ban thiết kế và quy hoạch: Gồm 5 người bao gồm: 2 kiến trúc sư, 2 kỹ sư xây dựng, 1 người phụ trách điện, điều hòa, phòng cháy, nước. Nhiệm vụ: Giữ vai trò chủ đạo trong việc sắp xếp các khu vực một cách hợp lý. Là bộ phận cung cấp những bản vẽ thiết kế của từng khu trong dự án. Làm hồ sơ mời thầu, xét thầu, giám sát hoạt động của nhà thầu. Tổ chức khảo sát thực địa và thu thập những thông tin cần thiết. Thực hiện các yêu cầu và chỉnh sửa trong thực hiện quy hoạch. Thiết kế bản quy hoạch tổng thể cuối cùng và trình cho ban điều hành và chủ đầu tư. Tiếp nhận ý tưởng ban đầu của chủ công trình và tư vấn để đưa ra ý tưởng cuối cùng. Dự toán giá công trình và các chi phí khác có thể phát sinh để cân đối với ban tài chính. Yêu cầu: Có khả năng thiết kế, đọc bản vẽ. Sử dụng thành thạo các phần mềm đồ hoạ, 3D… Có khả năng ngoại ngữ. Sáng tạo, làm việc nhiệt tình, chăm chỉ. BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA BAN THIẾT KẾ VÀ QUY HOẠCH TỔNG THỂ STT WBS TÊN CÔNG VIỆC CHÚ THÍCH 1 1.0 Tiếp nhận nhiệm vụ từ Ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 2.0 Họp bàn & thiết kế bản quy hoạch. Bám sát ý tưởng và yêu cầu từ phía chủ đầu tư. 3 2.1 Xác định địa hình, vị trí thực hiện các công việc. 4 2.2 Lên kế hoạch thiết kế tổng thể. 5 3.0 Phối hợp với các ban liên quan để điều chỉnh cho phù hợp. 6 4.0 Hoàn thiện bản thiết kế. Có sự đóng góp của các khu vực liên quan. 7 5.0 Trình bản thiết kế lên Ban điều hành dự án và chủ đầu tư. Bao gồm toàn bộ bản vẽ tổng thể các hạng mục. 4.3.3. Ban tư vấn: Bao gồm 6 người Nhiệm vụ: Tư vấn cho chủ đầu tư về các vấn đề sau: Kĩ thuật công nghệ. Kinh tế: tiếp nhận nhu cầu và nguyện vọng của chủ công trình thông qua ban điều hành, dự trù quy mô và dự trù các khoản phải thu khác của công trình dựa trên các tiêu chí đã đưa ra. Kiến trúc, thẩm mỹ. Phong thuỷ…. Pháp luật: giải quyết và tư vấn các vấn đề tranh chấp bất đồng về mặt pháp luật giữa các bên vơi nhau hoặc với cơ quan bên ngoài. Phối hợp với ban điều hành và ban thi công thiết kế để xem xét, đánh giá bản quy hoạch. Yêu cầu: Am hiểu tường tận về các lĩnh vực mình phụ trách. BẢNG PHÂN TÁCH CÔNG VIỆC CỦA PHÒNG TƯ VẤN STT WBS Tên công việc Chú thích 1 1.0 Tiếp nhận yêu cầu từ ban điều hành. Văn bản hoá thông tin. 2 1.1 Phân tích yêu cầu. 3 1.2 Tìm hiểu nhu cầu thực tế. 4 1.3 Tổng hợp, báo cáo lại lên ban điều hành. Đảm bảo đầy đủ, chính xác. 5 2.0 Phối hợp với các ban liên quan để xem xét và đưa ra phương án. Sau khi nội bộ ban đã có những ý kiến đề xuất. 4.3.4. Ban tài chí