Dự án cải tạo và nâng cấp thư viện

DỰ ÁN CẢI TẠO & NÂNG CẤP THƯ VIỆN Địa điểm: 227 Nguyễn Văn Cừ Q.5 và Linh Trung – Thủ Đức Chủ đầu tư: TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC TỰ NHIÊN ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1 PHẦN MỞ ĐẦU Sự xuất hiện và phát triển nhanh của Internet đã đẩy nhanh xu thế toàn cầu hóa kinh tế bằng con đường thương mại điện tử và đã khẳng định vị trí quan trọng của nền kinh tế tri thức, của xã hội tri thức. Ðó là cơ hội không chỉ dành cho các nước giàu đã phát triển, mà là cho nhiều quốc gia. Thông tin và tri thức đang nhanh chóng trở thành nguồn lực chủ đạo của các nền kinh tế phát triển. Trong nhiều ngành, tri thức đang thay thế vốn, tài nguyên và lao động với tư cách là nhân tố cạnh tranh có tính quyết định. Tri thức thấm sâu vào mọi mặt của quá trình tổ chức quản lý, từ việc thiết kế đến sản xuất sản phẩm, từ việc tìm hiểu nhu cầu khách hàng đến năng lực phán đoán tìm những cơ hội mới trong kinh doanh, trong hội nhập. Công nghệ thông tin và truyền thông đã giúp thông tin và tri thức phát huy được những mặt mạnh của mình, giúp con người thâm nhập tới mọi nguồn tri thức dễ dàng và kịp thời hơn, tạo nhiều cơ hội hợp tác vượt qua giới hạn không gian và thời gian và đặc biệt về văn hóa. Trong xu thế phát triển mạnh mẽ hiện nay của công nghệ thông tin (CNTT) và ảnh hưởng sâu rộng của mạng thông tin toàn cầu Internet, vai trò quản lý và cung cấp thông tin của các thư viện trong trường đại học là vô cùng quan trọng. Chủ tịch UBND TP.HCM đã ban hành Quyết định số 93/2002/QÐ-UB ngày 14 tháng 8 năm 2002 về việc phê duyệt chương trình mục tiêu ứng dụng và phát triển CNTT TP. HCM từ năm 2002 đến năm 2005. Tại mục II, điểm 1 của chương trình này, phần Tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước-Chính phủ Ðiện tử có ghi rõ : "… đến cuối năm 2003, hoàn thành cơ bản việc xây dựng và kết nối các nguồn lực của những thư viện, các trung tâm thông tin tư liệu lớn tại thành phố. Tổ chức số hóa một số kho tư liệu quan trọng đã tích lũy trong nhiều năm, phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng thông tin thuận tiện cho việc bảo quản lâu dài các kho tư liệu qúy. Các cơ quan chủ quản những kho tư liệu có kế hoạch hoàn thiện về mặt nghiệp vụ và trình Thường trực UBND TP. HCM trong năm 2003 các dự án số hóa có kế hoạch hợp lý cho triển khai các dự án ". Nằm trong chương trình chung của Đại học Quốc gia trong việc xây dựng Thư viện điện tử trung tâm cũng như chương trình mục tiêu ứng dụng và phát triển CNTT TP. HCM từ năm 2002 đến năm 2005, dự án cải tạo và nâng cấp thư viện trường Ðại học Khoa học Tự nhiên là một dự án nhằm xây dựng hệ thống tin học hóa quản lý thông tin - thư viện nối kết với Thư viện ĐHQG như là một mô hình liên thông trong Mạng thông tin – thư viện ĐHQG, đồng thời là bước chuẩn bị liên thông trong khuôn khổ “Đề án xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ đào tạo và nghiên cứu khoa học nối kết các trường đại học – cao đẳng trên địa bàn” hay “Đề án mạng thông tin các trường đại học – cao đẳng” phục vụ phát triển kinh tế, khoa học công nghệ và giáo dục đào tạo trong địa bàn do Hội đồng đại học thành phố Hồ Chí Minh đề xuất. 2 MỤC TIÊU DỰ ÁN Dự án cải tạo và nâng cấp Thư viện trường ĐH Khoa học Tự nhiên bao gồm: o Nâng cấp và di dời Thư viện hiện có đến tòa nhà 11 tầng có tên gọi tạm thời là nhà các Phòng Thí nghiệm Khoa Hoá (Thư viện gồm tầng 9 và tầng 10), hình thành thư viện số bao gồm Thư viện đại học, sau đại học và Phòng Tham khảo phục vụ học tập, giảng dạy cuûa giảng viên và sinh viên ĐH Khoa học Tự nhiên và phục vụ tham khảo cho giảng viên và sinh viên sau đại học của ĐHQG TP. HCM cũng như cán bộ nghiên cứu trên địa bàn TP. HCM. o Nâng cấp thư viện CS II ở Linh Trung nhằm tiến đến xây dựng Thư viện Đại học phục vụ sinh viên của trường ĐH Khoa học Tự nhiên và các trường thành viên, các đơn vị trực thuộc. Dự án nhằm mở rộng và quy hoạch lại cơ sở hạ tầng thiết bị hệ thống mạng thư viện, xây dựng mạng truyền thơng thư viện với quy mơ lớn và được giám sát chặt chẽ, trang bị đầy đủ các thiết bị ngoại vi cần thiết phục vụ tốt công tác nghiên cứu quản lý cũng như đáp lại nguyện vọng của đông đảo sinh viên đang mong đợi hiện nay, đưa thư viện phát triển lên một tầm cao mới, chuẩn bị tiến tới xây dựng hệ thống Mạng thông tin – thư viện Đại học Quốc gia TP.HCM và liên thông các thư viện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, trong Liên hiệp Thư viện các Trường Đại học khu vực phía Nam, tiến tới quá trình hội nhập khu vực và quốc tế. Thư viện trường ĐH Khoa học Tự Nhiên được cải tạo và nâng cấp với mục đích: o Nâng hiệu quả phục vụ cao nhất trong việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy trong trường ĐH Khoa học Tự Nhiên và Ñaïi hoïc Quoác gia TP. HCM trong những năm trước mắt và lâu dài kỷ nguyên thông tin đang phát triển nhanh như vũ bão. o Thật sự là một mô hình liên thông trong Mạng thông tin – thư viện Đại học Quốc gia TP. HCM và mô hình này sẽ làm hạt nhân trong “Hệ thống thông tin hỗ trợ đào tạo và nghiên cứu khoa học nối kết các trường đại học – cao đẳng trên địa bàn TP. Hồ Chí Minh” và là động cơ thúc đẩy hệ thống thư viện trong Liên hiệp thư viện các trường đại học khu vực phía Nam và cả nước nhanh chóng phát triển. 3 BỐI CẢNH LÀM DỰ ÁN Với xu thế phát triển chung của toàn xã hội, thông tin đóng một vai trò quan trọng trong sự phát triển mọi mặt như kinh tế, khoa học và giáo dục. Quá trình chuyển giao thông tin trong môi trường giáo dục đại học đã có những bước tiến vượt bậc thông qua việc ứng dụng công nghệ thông tin và Internet vào việc giảng dạy và học tập. Trong quá trình đó, thư viện là nơi góp phần đắc lực trong việc biến thông tin thành tri thức bằng cách liên kết các nguồn tài nguyên thông tin lại với nhau, mở rộng khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của mọi đối tượng thông qua sự hợp tác liên thông và chia sẻ nguồn lực thông tin. Thư viện trường Đại học Khoa học Tự nhiên liên kết với Thư viện ĐHQG trong Mạng Thông tin – Thư viện ĐHQG ra đời là hết sức cần thiết và phù hợp với xu thế phát triển của xã hội. Thành phố Hồ Chí Minh được xem là trung tâm kinh tế, văn hoá, khoa học lớn của cả nước, nơi tập trung rất nhiều trường đại học, cao đẳng, viện nghiên cứu,… đã, đang và sẽ luôn là nơi đào tạo nhân tài, nhân lực cho phía Nam nói riêng và cả nước nói chung. Mỗi trường đại học – cao đẳng đều nhận thức được tầm quan trọng của thư viện trong việc nâng cao chất lượng đào tạo tại đơn vị cũng như góp phần vào việc nâng cao chất lượng đào tạo chung của các trường Đại học và Cao đẳng. Do đó, đầu tư để hiện đại hóa thư viện là một đòi hỏi cấp bách và thiết thực bởi đẩu tư cho thư viện cũng chính là đầu tư để nâng cao chất lượng đào tạo nguồn nhân lực cho sự nghiệp công nghiệp hoá hiện đại hoá đất nước. 4 KHẢ NĂNG TIẾP THU DỰ ÁN Thư viện trường Đại học Khoa học Tự nhiên, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh được xây dựng trên nền tảng của một Thư viện hiện đại có một quá trình phát triển gần 20 năm, với đội ngũ cán bộ thư viện giàu năng lực và kinh nghiệm nhiệt tâm yêu nghề.Về đội ngũ cán bộ của thư viện: Biên chế cơ hữu:13 trong đó trình độ trên Đại học: 01, trình trên độ Đại học:05, Cao đẳng 07. Lực lượng sinh viên tham gia bán thời gian: 39, và luơn được sự quan tâm ủng hộ về mọi mặt của ban lãnh đạo nhà trường và ĐHQG TP.HCM. Bằng quyết tâm của mình, tập thể cán bộ nhân viên thư viện tin tưởng sẽ đẩy mạnh hoạt động thư viện theo hướng phát triển Mạng Thông tin – Thư viện ĐHQG TP. Hồ Chí Minh. Thực hiện việc “đi tắt đón đầu” trong hoạt động thư viện, để luôn xứng đáng với lòng tin yêu của độc giả. Đội ngũ cán bộ chuyên môn của thư viện có đủ năng lực tiếp thu và vận hành dự án có hiệu quả. Trường Đại học Khoa học Tự nhiên - Đại học Quốc gia TP.HCM là Trường có nhiệm vụ thực hiện các nghiên cứu khoa học về các nghành khoa học cơ bản và đào tạo cán bộ khoa học có trình độ từ Cử nhân đến Tiến sĩ, hiện nay trường có 7 khoa gồm: a) Khoa Toán – Tin học b) Khoa Công nghệ thông tin c) Khoa Vật lý d) Khoa Hoá học e) Khoa Sinh học – Công nghệ Sinh học f) Khoa Địa chất g) Khoa Môi trường Với 04 Phòng thí nghiệm cấp trường: được Nhà nước đầu tư trọng điểm và hiện đại. a) PTN Công nghệ Sinh học Phân tử . b) PTN Khoa học Vật liệu Kỹ thuật cao . c) PTN Phân tích Trung tâm . d) PTN Công nghệ Phần mềm. e) Và hơn 70 Phòng Thí nghiệm ở các Khoa. Trường có 614 cán bộ công chức, trong đó: 1. Cán bộ giảng dạy: 327 2. Giáo sư: 06 3. Phó Giáo sư: 36 4. Tiến sĩ : 103 5. Thạc sĩ: 142 6. Nghiên cứu sinh: 71 7. Cao học: 910 Tổng số sinh viên hiện đang theo học các nghành là: 15.149 sinh viên trong đó: 1. Đại học chính quy: 8.697 2. Đại học tại chức: 1.977 3. Cao đẳng: 4.218 4. Văn bằng II: 237 Điều đó nói lên yêu cầu rất lớn về thư viện của độc giả. 5 ĐỊNH HƯỚNG CẢI TẠO VÀ NÂNG CẤP THƯ VIỆN 5.1 Hiện trạng thư viện Thư viện đang hoạt động dưới dạng Thư viện điện tử, nghĩa là có phục vụ thông tin điện tử với những tài nguyên trên mạng Internet và CD-ROM. 5.1.1 Hạ tầng cơ sở o 21 máy tính Acer Pentium III, 800 MHz, 64 MRAM o 03 máy tính Robot Pentium III, 800 MHz, 64 MRAM o 03 máy tính CMS Pentium IV, 2.4 GHz, 128 MRAM o 02 máy tính Acer Pentium IV, 2.0 GHz, 128 MRAM o 01 Server IBM Netfinity 3500, Pentium III, 650 MHz, 256 MRAM 5.1.2 Phần mềm Phần mềm quản lý thư viện iLOC của Công ty Infortech 5.1.3 Tài nguyên điện tử o 284 đĩa CD-ROM o Thư viện điện tử bao gồm 500 e-book và nhiều thông tin trên Web được thư viện lưu trữ và trình bày tại URL: www.glib.hcmuns.edu.vn 5.2 Di dời và xây dựng thư viện số tại cơ sở I - 227 Nguyễn Văn Cừ Thư viện sẽ được di dời sang toà nhà 11 tầng mới xây dựng của nhà trường, có diện tích khoảng 1.600m2 (tầng 9 và tầng 10). Các bộ phận chức năng được dự kiến như sau: 5.2.1 Tầng 9 - Thư viện Đại học o Phòng đọc Sinh viên được thiết kế hiện đại với các tiêu chuẩn về ánh sáng, diện tích thích hợp cho mỗi độc giả, bố trí khoảng 200 chổ ngồi. o Kho mở có sức chứa 60.000 bản sách, phục vụ đọc tại chỗ và mượn về nhà. o Khu vực đọc báo hàng ngày khoảng 30 chổ ngồi. o Phòng đọc trang bị 10 máy tính để tra cứu mục lục trực tuyến và sử dụng thư điện tử. o Phòng Internet chứa 60 máy tính phục vụ theo lịch đăng ký, mỗi độc giả được sử dụng tối đa 4giờ/tuần. o Thư quán, nhận cung cấp tài liệu qua mạng theo yêu cầu của khách hàng. 5.2.2 Tầng 10 - Thư viện Cao học o Phòng đọc Cao học và phòng Tham khảo, bố trí khoảng 40 chổ ngồi, độc giả có thể mang máy tính xách tay vào thư viện để làm việc hoặc sử dụng Internet bằng các note mạng sẵn có tại phòng. o Kho mở có 05 máy tính phục vụ tra cứu và 10.000 bản sách có nội dung chuyên sâu về khoa học tự nhiên cùng các ấn phẩm tham khảo có giá trị cao. o Phòng tạp chí, phục vụ tạp chí chuyên ngành với 25 chổ ngồi. o Phòng Multimedia được trang bị 20 máy tính phục vụ học ngoại ngữ qua mạng, xem phim hoặc học từ xa bằng CD-ROM hay các cơ sở dữ liệu trực tuyến. o Phòng nghiệp vụ và quản trị mạng Thư viện, xử lý toàn bộ tài liệu thư viện, bảo trì hệ thống mạng thư viện, xây dựng nguồn tài nguyên học tập, bổ sung tài nguyên điện tử… o Phòng chuyên đề, với trang thiết bị hiện đại về âm thanh, ánh sáng, hình ảnh nhằm phục vụ hội thảo, lớp học chuyên đề đặc biệt cho các yêu cầu trong nhà trường và thư viện, có sức chứa từ 25-30 chổ ngồi. 5.2.3 Thư viện số Thư viện số là thư viện điện tử có xây dựng và xuất bản tài nguyên điện tử. Thư viện ĐH Khoa Tự nhiên xây dựng thư viện số bao gồm việc số hóa một phần tài liệu in ấn, xây dựng sưu tập điện tử và cổng thông tin để tích hợp thông tin và sưu tập điện tử. Hệ thống Thư viện số là sự kết hợp có tổ chức các yếu tố: con người, phần cứng, phần mềm, các mạng viễn thông và các nguồn dữ liệu thành một hệ thống thực hiện các chức năng thu thập, xử lý, lưu trữ và phân phát thông tin trong toàn trường. Nội dung hệ thống tập trung vào việc phát triển hệ thống nhằm mục đích nâng cao năng lực đào tạo, nghiên cứu khoa học và quản lý nhà trường đáp ứng xu hướng phát triển của trường trong những năm tới. bao gồm các khối chức năng chính sau: o Phân hệ tin học hoá các nghiệp vụ thư viện truyền thống: Đây là phân hệ thực hiện các chức năng nghiệp vụ của thư viện truyền thống dựa trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin. Phân hệ bao gồm các chức năng cơ bản như tra cứu thông tin, biên mục, biên tập thông tin, các nghiệp vụ quản lý lưu thông,... o Phân hệ thư viện số: Phân hệ thư viện số là phân hệ mới được xây dựng để quản lý thư viện trực tuyến (hay thư viện “ảo”). Chức năng của phân hệ bao gồm tạo ra các nguồn thông tin tư liệu số hoá (hay các kho thông tin số), tổ Phân hệ Tin học hoá nghiệp vụ thư viện truyền thống Phân hệ thư viện số Phân hệ cung cấp dịch vụ multimedia và truyền thông Phân hệ Quản trị và truyền tải nội dung CỔNG THÔNG TIN (Portal) D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata D ata Các hệ thống thông tin tác nghiệp khác của trường Các kho thông tin Các kho thông tin Cơ sở hạ tầng mạng thông tin Hạ tầng mạng thông tin chức lưu trữ, truyền tải và phân phối các nguồn thông tin tư liệu số tới người sử dụng. o Phân hệ cung cấp các dịch vụ multimedia và truyền thông: Đây là phân hệ cung cấp các dịch vụ đa phương tiện như Video on Demand, Video Broadcasting, Audio on Demand,...làm nền tảng cho các phân hệ các nghiệp vụ thư viện truyền thống và thư viện số hoặc cung cấp trực tiếp tới người sử dụng. o Phân hệ quản trị và truyền tải nội dung: Thực hiện chức năng quản trị và truyền tải nội dung (dữ liệu, Video, Audio,...) tới người sử dụng trong Trung tâm Tài nguyên thông tin thư viện, người sử dụng trong toàn trường hay người sử dụng trên các hệ thống mạng ngoài kết nối với hệ thống thông tin nhà trường như hệ thống Internet hay truy nhập từ xa với hiệu quả cao nhất. o Cơ sở hạ tầng thông tin: Cơ sở hạ tầng thông tin là thành phần quan trọng của hệ thống thông tin thực hiện chức năng kết nối toàn bộ hệ thống, tạo môi trường và phương tiện hoạt động cho tất cả các phân hệ khác trong hệ thống. Cơ sở hạ tầng thông tin bao gồm hạ tầng mạng thông tin (mạng nội bộ, mạng không dây, mạng diện rộng, mạng kết nối Internet) hệ thống máy chủ, máy trạm, các trang thiết bị ngoại vi, ... o Các kho thông tin và dữ liệu: Các kho thông tin và dữ liệu thực hiện chức năng lưu trữ toàn bộ thông tin và dữ liệu tác nghiệp của hệ thống thông tin. Các kho thông tin và dữ liệu được tổ chức để đảm bảo cung cấp một nguồn thông tin an toàn, ổn định tới toàn bộ các phân hệ trên hệ thống. o Hệ thống giao tiếp với các phân hệ thông tin khác: Hệ thống giao tiếp thực hiện chức năng kết nối hệ thống thông tin trung tâm Tài nguyên thông tin-Thư viện với các phân hệ thông tin tác nghiệp khác của nhà trường trong chỉnh thể hệ thống thông tin thống nhất. o Cổng thông tin (Portal): Cổng thông tin là trung tâm hệ thống thông tin thực hiện chức năng thống nhất các nguồn tài nguyên thông tin trên hệ thống và tổ chức cung cấp thông tin tới người sử dụng đảm bảo người sử dụng có thể truy nhập và khai thác thông tin với hiệu quả cao nhất. Hệ thống Thư viện số được xây dựng hiện đại và phương thức hoạt động đáp ứng yêu cầu của trung tâm Tài nguyên Thông tin với nền tảng là một Thư viện Số và tự động hoá. Việc xây dựng Hệ thống Thư viện số là một trong các hoạt động được tập trung thực hiện của dự án và đây là cơ sở quan trọng cho một trung tâm Tài nguyên Thông tin toàn trường. 5.2.3.1 Cổng thông tin Mục tiêu của dự án là xây dựng Trung tâm tài nguyên thông tin cho toàn bộ các cán bộ và sinh viên trong toàn trường, vì vậy việc thiết kế, xây dựng hệ thống Cổng thông tin giúp cho mọi người có thể truy cập đến các nguồn thông tin trong Thư viện là một nội dung vô cùng quan trọng. Nhằm đáp ứng các mục tiêu chiến lược của nhà Trường, hệ thống phần mềm Cổng thông tin Đào tạo và nghiên cứu khoa học sẽ được đưa vào sử dụng để có thể cung cấp thông tin cho mọi đối tượng sử dụng một cách đầy đủ, hiệu quả và thuận tiện. Cổng thông tin (Portal) là một mô hình mới, hiện đại và hiệu quả đã được nhiều trường đại học nổi tiếng trên thế giới ứng dụng và đưa vào vận hành. Về mặt ý tưởng, Cổng thông tin là một công cụ, hay Dịch vụ tập hợp tất cả các thông tin lại với nhau, liên kết chúng lại, và sau đó cung cấp cho một số lượng lớn người khai thác, truy cập và hình thành một cộng đồng các người sử dụng, trong đó họ sẽ khai thác, trao đổi, cập nhật thông tin,... và hình thành các nội dung cho cổng thông tin. Hơn nữa để chuyên biệt hoá theo các chủ đề của nội dung thông tin, Cổng thông tin cho phép người sử dụng có thể cá biệt hoá các nội dung quan tâm được cung cấp. Trong thực tế, Cổng thông tin, cung cấp một điểm tích hợp truy cập duy nhất tới tới tất cả các thông tin, ứng dụng và dịch vụ cho tất cả các người sử dụng trong Trường (Sinh viên, cán bộ, nghiên cứu sinh, cán bộ quản lý, các Viện nghiên cứu, các Bộ ngành có liên quan …) Và như vậy, có thể giới thiệu Cổng thông tin theo các tiêu chí đơn giản và phổ biến như sau: o Là điểm truy cập thông tin duy nhất, trong đó thỏa mãn: o Giao tiếp trên web (web based) o Được cá biệt hoá (personalization) o Được tích hợp o Hệ thống cung cấp thông tin cho mọi đối tượng khai thác cho phép, nghĩa là tất các người sử dụng của Trường: cán bộ, sinh viên, ... và các đối tượng ngoài trường như: cựu sinh viên, các Viện, bộ Ngành có liên quan. Nhằm phục vụ định hướng của Trrường, Cổng thông tin Thư viện số sẽ chủ yếu được xây dựng phục vụ công tác đào tạo, giảng dạy. Các hệ thống khác cũng sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc tích hợp với hệ thống Công thông tin như: Các dịch vụ thư viện số, Hệ thống tài chính, quản lý nghiên cứu, quản lý đào tạo, quản lý vật tư… Với mục tiêu xây dựng Cổng thông tin là là đầu mối thông tin của mọi hệ thống thông tin trong nhà trường, loại bỏ các tình trạng thắt cổ chai về thông tin, không chuẩn hoá và không chia sẻ và công tác trong việc phổ biến thông tin. Hệ thống phải đảm bảo được các tính năng cơ bản sau đây: o Điểm truy cập duy nhất tới mọi thông tin (Single Sign on và Single Page View): Hệ thống cho phép xem thông tin từ nhiều hệ thống khác nhau, dưói nhiều định dạng khác nhau, về bản chất tất cả được thể hiện trên một trang hiển thị duy nhất, một màn hình duy nhất cho tất cả những thông tin phục vụ công việc trong Trường đại học. Điều này giúp giảm đáng kể việc định hướng nhân lực và đào tạo nhân lực cũng như tiết kiệm được thời gian cho giáo viên - sinh viên có thể theo dõi và cập nhật nhiều hệ thống thông qua một trang hiển thị duy nhất. o Tìm kiếm và tổ chức phân loại nội dung thông tin: Là một phần cơ bản trong việc thực hiện cổng thông tin, cho phép người sử dụng tìm kiếm, trình duyệt, phân loại và quản lý các thể loại thông tin khác nhau, hay cơ cấu lại dữ liệu. Nội dung bao gồm tất cả mọi thứ từ tài liệu, văn bản tới những bảng tính hay những nọi dung trong cơ sở dữ liệu… Điều tạo nên tính năng đặc biệt của cổng là nó tổ chức các thông tin theo một hệ thống logíc các hạng mục. Cũng tương tự như vậy, những công cụ tìm kiếm hệ thống có thể tìm kiếm mọi thứ thông tin trong hệ thống, đơn giản hoá việc tìm kiếm và khả năng tìm kiếm cá nhân. o Cá nhân hoá, Thông tin được cung cấp theo các yêu cầu đặc thù: Khả năng cá nhân hoá cổng thông tin có thể xuất hiện tại nhiều mức. Mỗi cá nhân sử dụng có thể được cài đặt từng chức năng của cổng thông tin mà họ sử dụng. Một cộng đồng, hoặc một nhóm người sử dụng có thể có các cấp độ cài đặt và những cấp độ cài đặt đó có thể được thiết lập tới cấp độ tổ chức. o Hình thành các chuyên gia trong hệ thống: Bên cạnh việc hỗ trợ người sử dụng định vị thông tin quan trọng đối với họ, một cổng thông tin còn rất hữu ích trong việc tìm kiếm “những chuyên gia” trong tổ chức. Điều này mở rộng khái niệm về tri thức trong trường đại học sẽ bao gồm cả con người và những từ kỹ năng của họ. Trong một số trường hợp, những chế độ kỹ năng này là để chỉ chức năng công việc của họ và thể loại thông tin mà họ thường xuyên xử lý và từ đó họ chính là nguồn cung cáp các nội dung thông tin cho cổng. o Báo cáo, hỗ trợ quản lý điều hành: Các các bộ lãnh đạo có thể yêu cầu tới nhiều cơ sở dữ liệu và lấy ra những báo cáo quan trọng. Cổng thông tin cho phép lãnh đạo nhà trường có được danh mục mới nhất những báo cáo quan trọng đối với họ ngay trên trang chủ của họ. Từng người sử dụng có những báo cáo cá nhân riêng. Chức năng này tạo khiến cho giải pháp về cổng thông tin trở thành một hệ thống điều hành thông tin lý tưởng mà mọi người quản lý đều có thể sử dụng được. Một Cổng thông tin, bằng cách chú trọng vào những gì mà người sử dụng cần và muốn xem, có thể giúp người sử dụng truy suất đến những thông tin được lưu trữ trong CSDL hoặc trong datawarehouse một cách hiệu quả nhất. o Xuất bản thông tin và quản lý nội dung thông tin: Cổng thông tin cho phép thực hiện chính sách về quản lý tri thức và quản lý các nội dung của tổ chức, cho phép các thành viên trong cộng đồng người sử dụng khai thác tri thức của từng thành viên. Thực hiện bằng cách đóng góp tri thức vào trong cổng thông tin, và thông qua việc liên kết các workflow để phê duyệt phù hợp, cho phép tổ chức “phân phối” công việc quản lý nội dung trong cổng thông tin và trong nội bộ trường đại học. o Làm việc cộng tác: Một giải pháp Cổng thông tin có thể là một công cụ tổng hợp rất mạnh. Các chức năng tổng hợp bao gồm các tính năng nhập vào hệ thống thông điệp tức thời, cung cấp công cụ quản lý văn bản, team workspace và diễn đàn thảo luận. Với tính chất là điểm bắt đầu đối với những người sử dụng cổng thông tin cũng có các tính năng tập trung cộng đồng, ví dụ như thảo luận theo mạch, danh mục công tác... o Các tính năng đặc thù: Hầu hết các cổng thông tin đều có cơ chế tạo ra các khối chức năng được xây dựng theo yêu cầu riêng của mình. Điểm chính của cơ chế này chính là mỗi tổ chức có thể tạo cho mình các module riêng, nhập vào trong nguồn dữ liệu riêng của họ và xuất hiện như một bộ phận liên kết của cổng thông tin của nhà trường với đầy đủ tính năng bảo mật, cá nhân, và nội dung được quản lý của nó. 5.2.3.2 Dịch vụ Thư viện Số Nguồn tài nguyên của Thư viện gồm hai thành phần chính là (1) các tài liệu truyền thống như sách, báo tạp chí các loại và (2) các loại tài liệu số. Hiện tại các hoạt động thư viện truyền thống còn thủ công và lạc hậu. Các nguồn tài liệu Số đã có và các hoạt động khác của nhà trường hiện chưa được quản lý thông nhất và chưa thể đưa ra truy cập và khai thác chung cho giáo viên và học viên toàn trường. Do đó trong dự án này nhà trường xác định việc đầu tư thiết lập và ứng dụng phần mềm quản trị Thư viện Số là một hạng mục quan trọng nhất để nâng cao khả năng đào tạo và nghiên cứu của nhà trường. Phần mềm Thư viện Số gồm hai thành phần cơ bản là o Quản trị Thư viện truyền thống o Quản trị Thư viện Số 5.2.3.2.1 Yêu cầu chung o Phân hệ quản trị thư viện truyền thống • Phải là giải pháp tổng thể về quản lý thư viện hiện đại. Phần mềm phải cung cấp các chức năng nghiệp vụ như bổ sung, lưu chiểu, biên mục, lưu thông, quản lý ấn phẩm định kỳ, tra cứu và lưu thông trực tuyến, quản lý kho tài liệu, quản lý bảo quản. Ngoài ra phần mềm còn phải cung cấp các chức năng quản lý như quản lý luồng công việc, phân quyền bảo mật, theo dõi hoạt động, v.v. • Đáp ứng các tiêu chuẩn Việt nam và Quốc tế về hoạt động thư viện. Có khả năng quản lý và mô tả nhiều loại tài liệu: sách, báo, tạp chí, tài liệu nghe nhìn, địa chí.... theo đúng chuẩn MARC21; hỗ trợ công tác biên mục theo các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục khác nhau như ISBD, AACR2, TCVN 4734-89; hỗ trợ song song các khung phân loại hiện có ở Việt Nam như: DDC, UDC, BBK, LCC, NLM. Tra cứu liên thư viện theo chuẩn Z39.50 Nhãm qu¶n lý XBP nhiÒu kú Nhãm qu¶n lý l−u th«ng Nhãm tra cøu Nhãm khai th¸c multimedia Nhãm truy nhËp tõ xa Nhãm qu¶n trÞ hÖ thèng Nhãm qu¶n lý Nhãm biªn môc M« h×nh chøc n¨ng hÖ thèng th− viÖn ®iÖn tö HÖ thèng h¹ tÇng th«ng tin Nhãm qu¶n lý kho Nhãm bæ sung Nhãm t¸c nghiÖp Nhãm ng−êi sö dông Xử lý TL Số Cổng Thông tin • Có kiến trúc phần mềm tốt, đảm bảo khả năng mở rộng về lâu dài. • Tích hợp dữ liệu số. • Hỗ trợ tiếng Việt và đa ngôn ngữ (unicode) • Hỗ trợ các chuẩn mã vạch • Có khả năng liên thông với các thư viện trong hệ thống thư viện công cộng và các thư viện khác. Mượn liên thư viện theo chuẩn ISO10160, ISO10161, IPIG2. o Phân hệ Thư viện Số • Biên mục theo chuẩn Dublin Core : Nguyên tắc chung của việc biên mục dữ liệu số là xây dựng các bộ nhãn trường cá biệt cho mỗi loại tài liệu cần số hoá. Các nhãn trường này tuân theo các thành phần do tổ chức Sáng kiến siêu dữ liệu Dub