Đồ án Quản lý nhân sự công ty cổ phần vận tải ôtô số 1

Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 2 LỜI NÓI ĐẦU Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của xã hội và khoa học công nghệ, khoa học công nghệ thông tin là một trong những ngành lớn mạnh hàng đầu. Hầu hết các ứng dụng tin học đều được áp dụng trong mọi lĩnh vực nghiên cứu khoa học cũng như trong mọi lĩnh vực của đời sống. Nó trở thành công cụ hữu ích cho con người trong các hoạt động lưu trữ, xử lý thông tin một cách nhanh chóng và đã đem lại hiệu quả cao. Việc ứng dụng tin học trong quản lý kinh doanh nhằm nâng cao hiệu suất, tốc độ tính toán, khả năng chính xác và kịp thời giúp cho các nhà quản lý đưa ra các quyết định sáng suốt và xác thực. Để đạt được điều đó đòi hỏi phải có một hệ thống máy tính để lưu trữ thông tin một cách khoa học, nhanh, chính xác với khối lượng thông tin phức tạp, đồ sộ để đưa được những thông tin cần thiết chính xác theo yêu cầu của nhà quản lý. Trong thời gian làm luận văn tốt nghiệp theo đề tài được phân công, em đã tìm hiểu quy trình nghiệp vụ thực tế tại công ty CP vận tải ôtô số 1, khảo sát và xây dựng lên chương trình Quản lý nhân sự tại công ty. Nội dung khoá luận gồm: lời cảm ơn, mục lục, lời nói đầu, 5 chương, phần kết luận, tài liệu tham khảo. Chương 1. Cơ sở lý thuyết: Trong chương này, em trình bày cơ sở lý thuyết về hệ thống thông tin quản lý và phân tích thiết kế hệ thống thông tin. Chương 2. Khảo sát và mô tả hệ thống: Trong chương này em trình bày quy quy trình nghiệp vụ và bài toán quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1. Đồng thời đánh giá, nhận xét về thực trạng quản lý và đưa ra phương hướng giải quyết. Chương 3. Phân tích hệ thống:Trong chương này em trình bày các vấn đề: xây dựng mô hình nghiệp vụ của hệ thống, xây dựng các biểu đồ luồng dữ liệu, xây dựng mô hình liên kết thực thể ER Chương 4. Thiết kế hệ thống: Trong chương này em trình bày các vấn đề: Thiết kế cơ sở dữ liệu, các bảng dữ liệu vật lý, thiết kế các giao diện nhập liệu, thống kê báo cáo. Chương 5. Chương trình quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1:Trong chương này em trình bày các vấn đề: Ngôn ngữ lập trình Visual Basic, hệ quản trị cơ sở SQL Server và chương trình quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 3 CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1 Phân tích thiết kế hệ thống thông tin 1.1.1 Các định nghĩa Định nghĩa hệ thống: Hệ thống là tập hợp các phần tử có quan hệ qua lại với nhau cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi. Hệ thống thông tin: Là một hệ thống thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin và là một tập hợp có tổ chức của nhiều phần tử có những mối ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động chung cho một mục đích nào đó của con người. Hệ thống thông tin quản lí (MIS – Management Information System): là hệ thống thông tin để phục vụ toàn bộ hoạt động của một tổ chức nào đó. Đây là một hệ thống được tổ chức thống nhất từ trên xuống dưới có chức năng tổng hợp các thông tin giúp các nhà quản lý quản lý tốt cơ sở của mình và trợ giúp ra quyết định điều hành cho phù hợp. Một hệ thống quản lý được phân thành nhiều cấp từ dưới lên trên và từ trên xuống dưới. 1.1.2 Các cách tiếp cận và phát triển của một hệ thống thông tin Tiếp cận định hướng tiến trình (PDA – Process Driven Approach) Tiếp cận định hướng dữ liệu (DDA – Data Driven Approach) Tiếp cận định hướng cấu trúc (SDA – Structure Driven Approach) Tiếp cận định hướng đối tượng (OOA – Object Oriented Approach) Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 4 1.1.3 Nhiệm vụ và vai trò của một hệ thống thông tin Nhiệm vụ của hệ thống thông tin: 9 Đối ngoại: Thu nhận thông tin từ môi trường bên ngoài, đưa thông báo ra ngoài. 9 Đối nội: Liên lạc giữa các bộ phận cung cấp cho hệ thống tác nghiệp, hệ quyết định, có hai loại thông tin sau: o Phản ánh tình trạng của cơ quan o Phản ánh tình trạng hoạt động của cơ quan Vai trò của hệ thống thông tin: Đóng vai trò trung gian giữa hệ thống với môi trường, giữa hệ thống con quyết định với hệ thống con nghiệp vụ. Vì sao một tổ chức cần phải có một hệ thống thông tin? Một tổ chức cần có một hệ thống thông tin vì 3 lý do: - Giúp cho tổ chức khắc phục được những khó khăn trở ngại nhằm đạt mục tiêu của họ. - Hệ thống thông tin giúp cho tổ chức tăng cường tiềm lực để chớp lấy thời cơ hay vượt qua thử thách trong tương lai. - Áp lực bên ngoài trong quá trình công tác và làm việc. 1.1.4 Các thành phần của một hệ thống thông tin quản lý Hình 1.1 Các yếu tố cấu thành HTHT Phần cứng Phần mền Dữ liệu Thủ tục Con người Công cụ Cầu nối Nguồn lực Nhân tố có sẵn Nhân tố thiết lập Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 5 Việc liên kết giữa các thiết bị trong một hệ thống thông tin bằng các dây dẫn là những mối liên hệ của hệ thống có thể nhìn thấy được. Ngược lại, các mối liên kết phần lớn các yếu tố trên lại không thể nhìn thấy được, vì chúng được hình thành và diễn ra khi hệ thống hoạt động. Chẳng hạn, như việc lấy dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu, và việc truyền dữ liệu đi xa hàng trăm cây số, việc lưu trữ dữ liệu trên các thiết bị từ. 1.1.5 Các bước phát triển của một hệ thống thông tin • Khảo sát: Tìm hiểu về hệ thống cần xây dựng • Phân tích hệ thống: Phát hiện vấn đề, tìm ra nguyên nhân, đề xuất các giải pháp và đặt ra yêu cầu cho hệ thống thông tin cần giải quyết. • Thiết kế hệ thống: Lên phương án tổng thể hay một mô hình đầy đủ của hệ thống thông tin. Bao gồm cả hình thức và cấu trúc của hệ thống. • Xây dựng hệ thống thông tin: Bao gồm việc lựa chọn phần mền hạ tầng, các phần mền hạ tầng, các phần mền đóng gói, các ngôn ngữ sử dụng và chuyển tải các đặc tả thiết kế thành các phần mền cho máy tính. • Cài đặt và bảo trì: Khi thời gian trôi qua, phải thực hiện những thay đổi cho các chương trình để tìm ra lỗi trong thiết kế gốc và để đưa thêm vào các yêu cầu mới phù hợp với các yêu cầu của người sử dụng tại thời điểm đó Hình 1.2 Chu trình phát triển của một hệ thống thông tin Khảo sát Thiết kế Xây dựng Phân tích Cài đặt, vận hành bảo trì Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 6 1.1.6 Các mô hình phát triển của một hệ thống thông tin - Mô hình thác nước Hình 1.3 Mô hình thác nước - Mô hình làm mẫu - Mô hình xoáy ốc - Sử dụng các gói phần mền có sẵn 1.1.7 Phương pháp phân tích thiết kế hướng cấu trúc 1. Khảo sát nghiệp vụ, thu thập hồ sơ tài liệu có liên quan. 2. Xây dựng biểu đồ ngữ cảnh. 3. Liệt kê những hồ sơ tài liệu dùng cho hệ thống. 4. Xây dựng chức năng nghiệp vụ. 5. Ma trận thực thể chức năng. 6. Vẽ biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức. 7. Xác định sơ đồ chức năng chương trình. 8. Thiết kế các giao diện. 1.2. Cơ sở dữ liệu quan hệ Dữ liệu: Là tất cả các sự kiện có thể ghi lại được và có ý nghĩa. Cơ sở dữ liệu: là một tậ hợp các dữ liệu có liên quan đến nhau, được lưu trữ ở máy tính, cho nhiều người sử dụng và được tổ chức theo một mô hình nào đó. Định nghĩa cơ sở dữ liệu quan hệ (Relational DataBase - RDB) a, Cơ sở dữ liệu quan hệ là một tập các quan hệ biến thiên theo thời gian nghĩa là: Mỗi quan hệ trong cơ sở dữ liệu đó khi thời gian thay đổi thì số các bộ của nó cũng thay đổi theo (thêm, bớt), đồng thời nội dung của một số bộ cũng thay đổi. Sự Khởi thảo Phân tích Thiết kế Lập trình Vận hành & bảo trì Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 7 thay đổi đó rất cần thiết vì dữ liệu trong quan hệ phản ánh các đối tượng được quản lý trong thế giới thực do đó dữ liệu phản ánh đối tượng một cách chính xác. b, Cách tạo lập quan hệ; Để tạo lập một quan hệ trong cơ sở dữ liệu quan hệ ta cần xác định các thành phần sau: - Tên quan hệ - Tên và kiểu dữ liệu của các thuộc tính. - Mối ràng buộc dữ liệu với các quan hệ đó. - Xác định khóa của các quan hệ (nếu có). Trong đó E.Fcodd là người đầu tiên đề cập đến khái niệm ràng buộc dữ liệu. Khái niệm này nhằm đảm bảo lưu trữ dữ liệu phù hợp với đối tượng trong thực tế.Và ông đưa ra 3 loại rằng buộc cơ bản nhất: ƒ Ràng buộc về kiểu ƒ Ràng buộc về giải tích ƒ Ràng buộc về logic c, Các phép toán trên cơ sở dữ liệu quan hệ 9 Cơ sở dữ liệu thường xuyên thay đổi nhờ các phép toán: 9 Phép chèn(Insert): là phép thêm một bộ mới vào một quan hệ nhất định 9 Phép loại bỏ (Del): Phép xóa khỏi quan hệ một bộ bất kỳ. 9 Phép thay đổi (Ch): Sửa nội dung một số các bộ Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 8 CHƯƠNG II KHẢO SÁT, MÔ TẢ HỆ THỐNG 2.1 Khảo sát, mô tả hệ thống hiện tại 2.1.1 Công ty CP vận tải ôtô số 1 Hình 2.1 Mô hình tổ chức quản lý Công ty Vận tải số 1 tiền thân là Doanh nghiệp Nhà nước, được thành lập vào năm 1969. Chuyên làm nhiệm vụ vận chuyển hàng từ Cảng Hải Phòng đi các tỉnh trong cả nước và ngược lại. Từ tháng 01 năm 2006 Công ty chuyển đổi từ Doanh nghiệp Nhà nước thành Công ty cổ phần, với quá trình gần 40 năm xây dựng và phát triển. Hầu hết mọi hồ sơ, thông tin báo cáo đều lưu trên giấy tờ sổ sách. Vì vậy việc lưu trữ cồng kềnh, tốn nhiều thời gian, nhân lực và thiếu độ tin cậy nên chưa đáp ứng được yêu cầu của công tác nghiệp vụ một cách chính xác và nhanh chóng. Do vậy, việc xây dựng một chương trình quản lý dựa trên khoa học công nghệ là cần thiết để đáp ứng cho việc lưu trữ và xử lý thông tin một cách chính xác và khoa học. HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC Tài chính LĐ tiền lương Tài chính kế toán Xưởng bảo dưỡng Cửa hàng xăng dầu Trung tâm đào tạo Trunh tâm dịch vụ vận tải Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 9 2.1.2 Quy trình nghiệp vụ quán lí nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1 Người lao động Phòng tổ chức LĐ Hội đồng tiền lương Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Thông tin phản hồi Ký hợp đồng thử việc Hợp đồng lao động Bản t.báo tuyển dụng LĐ Tiếp nhận hồ sơ lao động Phỏng vấn và duyệt hồ sơ Hợp đồng thử việc Ký hợp đồng lao động Thông báo tuyển dụng lao động Sổ BHXH Hồ sơ lao động Vị trí tuyển dụng Duyệt vị trí tuyển dụng Thống kê nhân sự Báo cáo Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 10 Quyết định bổ nhiệm lao động Người lao động Phòng tổ chức LĐ Hội đồng tiền lương Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Ký hợp đồng lao động Phân công lao động Theo dõi quá trình công tác Quá trình công tác Chấm công cho người lao động Theo dõi chấm công LĐ Sổ chấm công Khen thưởng / Kỷ luật QĐ Khen thưởng/kỷ luật Báo cáo QL quá trình công tác Báo cáo Báo cáo / Thống kê thành tích Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 11 Người lao động Phòng tổ chức LĐ Hội đồng tiền lương Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Bảng phụ cấp chưc vụ Phân công lao động Xét phụ cấp chức vụ QĐ Khen thưởng kỷ luật Theo dõi chấm công LĐ Nâng bậc lương Quyết định nâng bậc lương Sổ BHXH Yêu cầu đóng bảo hiểmĐóng BHXH Báo cáo lương Báo cáo Hồ sơ lao động Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 12 Hình 2.2 Quy trình nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1 Sổ theo dõi nghỉ chế độ B.b VPLĐ B.b ATLĐ Người lao động Phòng tổ chức Hội đồng tiền lương Ban lãnh đạo Sở LĐTBXH Khen thưởng / Kỷ luật GQ VPLĐ/ ATLĐ Đơn xin nghỉ chế độ Giải quyết nghỉ chế độ Giải quyết chế độ thôi việc Sổ theo dõi thôi việc Hồ sơ lao động Quyết định thôi việc Giải quyết chế độ nghỉ hưu Sổ theo dõi nghỉ hưu Sổ BHXH Danh sách những người nghỉ hưu Bảng phụ cấp chức vụ Đơn xin nghỉ hưu Thống kê tăng giảm lao động Báo cáo Danh sách LĐ được hưởng BHXH Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 13 2.1.3 Bài toán quản lý nhân sự tại công ty CP vận tải ôtô số 1 Công ty Vận tải ôtô số 1 là một Doanh nghiệp vừa gồm có 6 trung tâm. Mỗi trung tâm đảm nhiệm một chức vụ khác nhau. Công việc quản lý nhân sự do phòng Tài chính lao động tiền lương đảm nhiệm. Công việc quản lý nhân sự của công ty hiện nay vẫn chưa có phần mền quản lý hỗ trợ mà vẫn thực hiện bằng tay với các sổ sách giấy tờ kèm theo. Công việc quản lý nhân sự của một hành chính sự nghiệp mà cụ thể tại công ty CP vận tải ôtô số 1 phải quản lý những vấn đề sau: - Quản lý về công tác tuyển dụng - Quản lý về hồ sơ nhân viên - Quản lý về khen thưởng, kỷ luật - Quản lý về đào tạo - Quản lý về quá trình công tác - Quản lý lương - Quản lý về chế độ BHXH - Quản lý về giải quyết chính sách cho người lao động - Quản lý về nghỉ việc, nghỉ hưu, nghỉ phép. Bài toán mô tả nghiệp vụ quản lý nhân sự của công ty CP vận tải ôtô số 1 như sau: Khi có nhu cầu bổ sung nhân lực, các phòng ban, trung tâm, phân xưởng, cửa hàng lên danh sách những vị trí thiếu gửi lên phòng tổ chức lao động cho Ban lãnh đạo duyệt. Nếu được duyệt, Ban lãnh đạo sẽ ra quyết định tuyển dụng và phòng tổ chức lao động sẽ đưa ra thông báo tuyển dụng tới người lao động. Sau khi đọc thông báo, người lao động sẽ nộp hồ sơ lao động vào công ty để xin thi tuyển. Hồ sơ thi tuyển phải đầy đủ các thông tin về bản thân, trình độ chuyên môn, trình độ học vấn …. Sau khi tiếp nhận hồ sơ lao động, bộ phòng tổ chức lao động cùng với nhân viên phòng ban cần bổ sung lao động sẽ trực tiếp duyệt hồ sơ và phỏng vấn người lao động. Nếu đạt, công ty sẽ kí hợp đồng thử việc với người lao động. Thời gian thử việc tùy thuộc vào trình độ của người lao động như đối với thợ hoặc trung cấp thời gian thử việc là 1 tháng, còn trình độ Cao đẳng, Đại học là 3 tháng. Trong thời gian thử việc, người lao động sẽ được hưởng mức lương và chế độ ưu đãi của chế độ thử việc. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 14 Sau thời gian thử việc, nếu đạt công ty sẽ kí hợp đồng lao động với người lao động theo thời hạn là 3 năm. Và sau 3 năm hợp đồng sẽ được kí lại. Sau khi đã kí hợp đồng lao động với người lao động, công ty có trách nhiệm đóng BHXH cho người lao động để đảo bảo lợi ích chính đáng cho người lao động trong thời gian làm việc tại công ty. Tùy vào từng khả năng trình độ chuyên môn của người lao động và nhu cầu, vị trí của đơn vị có nhu cầu bổ sung lao động mà người lao động sẽ được phân công lao động vào từng vị trí khác nhau.Việc phân công lao động sẽ được ghi trong quyết định bổ nhiệm lao động. Trong quá trình làm việc tại công ty, người lao động sẽ chịu sự giám sát và quản lý trực tiếp của đơn vị đó. Và người lao động có thể làm đơn yêu cầu chuyển công tác sang đơn vị khác trong công ty. Đơn yêu cầu này sẽ được chuyển đến phòng tổ chức lao động để gửi lên Banh lãnh đạo duyệt Nếu được duyệt thì phòng tổ chức lao động sẽ ra quyết định chuyển công tác đến người lao động. Hoặc người lao động có thể chuyển công tác theo nhu cầu làm việc của công ty. Và tại một đơn vị mới người lao động sẽ được xếp vào vị trí, chức vụ và có các mức phụ cấp chức vụ có thể giống hoặc khác khi ở đơn vị cũ. Khi làm trong công ty, tùy vào từng chức vụ đảm nhiệm mà người lao động có thể đi công tác ở đơn vị bạn. Và phòng lao độngt tiền lương sẽ theo dõi quá trình công tác để thực hiện tính lương và các phụ cấp(nếu có) cho người lao động Trong khi làm việc, Hội đồng kỉ luật của công ty có trách nhiệm khen thưởng, kỉ luật những cá nhân, tập thể có thành tích tốt cũng như vi phạm lao động, vi phạm an toàn lao động. Những thành tích hay kỉ luật này sẽ được lưu trong quyết định khen thưởng hay quyết định kỉ luật của công ty.. Khi mới vào công ty, tùy từng trình độ mà người lao động sẽ có mức lương và bậc lương khởi đầu. Trong thời gian làm việc, nếu người lao động hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, không có vi phạm kỉ luật lao động, không có vi phạm an toàn lao động thì sau 3 năm sẽ nâng bậc lương một lần. Việc nâng bậc lưong tùy vào trình độ học vấn của người lao động. Nếu người lao động với trình độ là thợ hoặc trung cấp, thì phải thi nâng bậc. Còn người lao động với trình độ là Cao đẳng, Đại học thì không phải thi nâng bậc mà được xếp vào hệ chuyên viên. Bậc lương hiện thời sẽ được lưu vào quyết định nâng bậc lương. Hàng ngày, quá trình công tác của người lao động được theo dõi qua bảng chấm công và hàng tháng xét lương cho người lao động. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 15 Ngoài ra, tùy vào từng chức vụ mà người lao động sẽ được hưởng mức phụ cấp chức vụ khác nhau (phụ cấp sẽ được tính theo một hệ số còn gọi là hệ số trách nhiệm). Các hệ số phụ cấp này được lưu tại bảng phụ cấp chức vụ. Trong quá trình lao động tại công ty, công ty có trách nhiệm giải quyết các chính sách để đảm bảo cho lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của người lao động như: Giải quyết chế độ nghỉ hưu: đối với người lao động có 20 năm công tác, 55 tuổi đối với nữ và 60 tuổi đối với nam. Riêng đối với lái xe là 15 năm công tác. Những người lao động đủ tuổi nghỉ hưu được lưu trong quyết định nghỉ hưu và được theo dõi trong sổ theo dõi nghỉ hưu và được hưởng lương từ sở LĐTBXH. Giải quyết các trường hợp nghỉ chế độ: như ốm, nghỉ đẻ, đi học để nâng cao trình độ tay nghề … thì họ được xét lương và hưởng các mức phụ cấp để đảm bảo lợi ích cho họ và họ được công ty theo dõi trong Sổ theo dõi nghỉ chế độ. Giải quyết các trường hợp thôi việc thì tùy theo nguyên nhân thôi việc. Nếu lỗi từ công ty, người lao động tiếp tục được hưởng 5 tháng lương tiếp theo trong thời gian chờ việc khác. Còn nều lỗi thuộc về người lao động thì công ty không phải trợ cấp bất cứ khoản kinh phí nào. Các trường hợp thôi việc sẽ có quyết định thôi việc và được theo dõi trong sổ theo dõi thôi việc. Đối với các trường hợp bị tai nạn trong khi làm việc thì sẽ được xét nguyên nhân và bồi thường một cách thích đáng. Với trường hợp vi phạm nội quy lao động, vi phạm an toàn lao động thì tùy theo mức độ năng nhẹ của vi phạm mà xử lí. Nhẹ thì phạt tiền, nặng thì đuổi việc. Các vi phạm này sẽ được lưu trong biên bản vi phạm lao động và biên bản vi phạm an toàn lao động. Phòng tổ chức hành chính lao động tiền lương hàng tháng sẽ phải báo cáo thống kê cho Ban lãnh đạo và sở LĐTBXH theo tháng, hoặc theo từng quý hoặc những khi đột xuất. 2.2 Thực trạng quản lý nhân sự tại công ty 2.2.1 Bộ phận quản lý nhân sự có nhiệm vụ: 9 Tuyển lao động mới cho công ty khi có nhu cầu từ các phòng ban, các phân xưởng… 9 Quản lý, lưu trữ thông tin của tất cả cán bộ, công nhân viên trong công ty. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 16 9 Sắp xếp, phân công lao động, chấm công, xét hệ số lương, quản lý diễn biến lương. 9 Theo dõi vào quản lý quá trình công tác của lao động. 9 Chịu trách nhiệm về việc đảm bảo lợi ích cho người lao động: Đóng BHXH, giải quyết các chính sách 9 Thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự và quá trình công tác của cán bộ công nhân viên trong công ty với Ban lãnh đạo và Sở LĐTBXH. 2.2.2 Yêu cầu của hệ thống thực Tin học hoá những khâu: - Lưu trữ hồ sơ lao động - Lưu trữ quá trình công tác của lao động. - Lưu trữ khen thưởng kỷ luật của lao động. - Lưu trữ quá trình diễn biến lương của người lao động. - Lưu trữ các thông tin về bảo hiểm xã hội của từng người lao động cụ thể - Các thông tin mới nhất sẽ dễ dàng được cập nhật. - Giải quyết các chính sách, chế độ cho người lao động một cách nhanh chóng và chính xác. - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội. Quá trình xử lý dữ liệu: - Các thông tin về lao động được lưu trữ trong kho dữ liệu hồ sơ. - Các thông tin phát sinh trong quá trình công tác sẽ liên tục được cập nhật nhanh chóng, chính xác và kịp thời. - Đối với các trường hợp đặc biệt như: điều động, thuyên chuyển công tác, nghỉ hưu hay nghỉ chế độ thì các dữ liệu liên quan sẽ được xử lý tuỳ theo yêu cầu cụ thể của người quản lý. - Công tác theo dõi diễn biến lương của người lao động sẽ lấy các dữ liệu liên quan từ kho dữ liệu hồ sơ cùng các quy định về lương của nhà nước để áp dụng cho người lao động cụ thể sau đó tất cả dữ liệu sẽ được đẩy vào kho dữ liệu lương. - Quá trình đóng bảo hiểm xã hội cho lao động sẽ căn cứ vào các dữ liệu từ kho dữ liệu lương để trích ra số tiền mà lao động đó phải trích để đóng cho BHXH Các chức năng của hệ thống: - Chức năng hệ thống: quản trị người dùng, cấp quyền sử dụng, đăng nhập hệ thống. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 17 - Chức năng quản lý hồ sơ: Cập nhật các danh mục liên quan, cập nhật hồ sơ lao động, tìm kiếm thông tin lao động, báo cáo danh sách lao động. - Chức năng quản lý quá trình công tác: cập nhật các thông tin phát sinh trong quá trình công tác như thông tin đi công tác, thông tin về khen thưởng kỷ luật, thông tin về thuyên chuyển công tác…Thống kê báo cáo về quá trình công tác. - Chức năng quản lý lương: cập nhật các quy định của nhà nước về lương, xét phụ cấp và diễn biến lương của từng lao động cụ thể. - Chức năng quản lý quá trình đóng BHXH: cập nhật các thông tin riêng của từng nhân viên về chế độ BHXH, đóng BHXH, xem các thông tin liên quan đến BHXH. 2.3 Đánh giá thực trạng quản lý và phương hướng giải quyết Trên thực tế, trong công ty số lượng công nhân viên không phải là nhiều. Nhưng quản lý nhân sự không chỉ đơn thuần quản lý về số lượng mà còn quản lý về mọi thông tin của công nhân viên làm việc tại công ty như lý lịch gia đình, trình độ cá nhân … để công ty có thể quan tâm hơn đến lợi ích vật chất cũng như lợi ích tinh thần của từng công nhân viên một. Thêm vào đó, việc tính toán thống kê và quản lý nhân sự của công ty có liên quan đến các cơ quan pháp luật. Vì vậy, việc lưu trữ xử lý thông tin công nhân viên thế nào cho tiện nhất đáp ứng các yêu cầu của công việc quản lý nhân sự. Hiện tại, mọi thông tin, hồ sơ nhân viên và sổ BHXH được lưu trữ trên giấy tờ và được thực hiện bằng tay. Việc quản lý, tìm kiếm đòi hỏi thời gian và thao tác thủ công quá nhiều gây khó khăn cho việc thống kê, tổng hợp, quản lý, tham mưu đề xuất, các báo cáo định kỳ và các báo cáo đột xuất của Ban lãnh đạo. Giải pháp đặt ra ở đây là đưa ra một phương pháp quản lý mới, dựa trên nền tảng khoa học công nghệ của xã hội phù hợp cho việc quản lý, đó là phần mền tin học giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm, thống kê, báo cáo được quản lí trên một giao diện thống nhất, đáp ứng được các yêu cầu công tác nghiệp vụ một cách nhanh gọn, đầy đủ và chính xác và tiện lợi cho người sử dụng. Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 18 CHƯƠNG III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 3.1 Bảng phân tích các chức năng, tác nhân và hồ sơ dữ liệu Động từ + bổ ngữ Danh từ Ghi chú Ra+quyết định tuyển dụng Quyết định tuyển dụng Hồ sơ dữ liệu Đưa ra+thông báo tuyển dụng Thông báo tuyển dụng = Nộp+hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu Tiếp nhận+hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu Duyệt +hồ sơ lao động Hồ sơ lao động Hồ sơ dữ liệu Phỏng vấn +người lao động Người lao động Tác nhân Ký+ hợp đồng thử việc Hợp đồng thử việc Hồ sơ dữ liệu Hưởng+mức lương Mức lương = Ký+hợp đồng lao động Hợp đồng lao động Hồ sơ dữ liệu Đóng + BHXH BHXH Hồ sơ dữ liệu Được phân công lao động vào từng + vị trí Vị trí = Ghi+trong quyết định bổ nhiệm lao động Quyết định bổ nhiệm lao động Hồ sơ dữ liệu giám sát và quản lý trực tiếp + đơn vị Đơn vị Tác nhân Ra + quyết định chuyển công tác Quyết định chuyển công tác Hồ sơ dữ liệu lưu vào+quyết định nâng bậc lương. Quyết định nâng bậc lương Hồ sơ dữ liệu Đi+công tác Công tác = Theo dõi quá trình công tác Quá trình công tác = Lưu trong+quyết định khen thưởng kỷ luật Quyết định khen thưởng kỷ luật Hồ sơ dữ liệu Lưu vào + quyết định nâng bậc lương Quyết định nâng bậc lương Hồ sơ dữ liệu theo dõi qua+bảng chấm công Bảng chấm công Hồ sơ dữ liệu Hưởng +mức phụ cấp Mức phụ cấp = Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô số 1 19 lưu tại +bảng phụ cấp chức vụ. Bảng phụ cấp chức vụ Hồ sơ dữ liệu Giải quyết+ chế độ nghỉ hưu Chế độ nghỉ hưu = Lưu trong +quyết định nghỉ hưu Quyết định nghỉ hưu Hồ sơ dữ liệu Giải quyết +trường hợp nghỉ chế độ Trường hợp nghỉ chế độ = Lưu trong +sổ theo dõi nghỉ chế độ Sổ theo dõi nghỉ chế độ Hồ sơ dữ liệu Đưa ra +quyết định thôi việc Quyết định thôi việc Hồ sơ dữ liệu lưu trong +biên bản vi phạm lao động Biên bản vi phạm lao động Hồ sơ dữ liệu Lưu trong +biên bản vi phạm an toàn lao động. Biên bản vi phạm an toàn lao động Hồ sơ dữ liệu Báo cáo thống kê cho +Ban lãnh đạo Ban lãnh đạo Tác nhân Báo cáo thống kê cho+sở LĐTBXH Sở LĐTBXH Tác nhân Đồ án tốt nghiệp Quản lý nhân sự công ty CP vận tải ôtô