Đồ án Khảo sát xây dựng phầm mềm quản lý nhân sự công ty nhựa Hưng Yên

đồ áN TốT NGHIệP Đại học Chuyên nghành : công nghệ thông tin Đề tài : KHẢO SÁT XÂY DỰNG PHẦM MỀM QUẢN Lí NHÂN SỰ CễNG TY NHỰA HƯNG YấN lời nói đầu T rong xu thế phát triển của thế giới ngày nay, thông tin đóng một vai trò hết sức quan trọng. Bởi vì lượng thông tin ngày càng nhiều và phức tạp do đó việc lựa chọn, phân tích, tổng hợp, khai thác thông tin ngày càng khó khăn nếu ta phải làm thủ công truyền thống. Rất may mắn, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ việc ứng dụng tin học vào quản lý sản xuất, dã mở ra cho các doanh nghiệp và các tổ chức hành chính những cơ hội để giải quyết những khó khăn của mình. Công ty Nhựa Hưng Yên là một trong những doanh nghiệp lớn trong Tổng Công Ty Nhựa Việt Nam. Công ty có số lượng cán bộ công nhân viên lớn, bao gồm gần 500 người với nhiều loại hình đào tạo, bằng cấp, nơi đào tạo, chức danh vị trí công tác và những bậc lương khác nhau tuỳ theo bậc thợ chức danh và vị trí công tác của từng nhân viên trong Công ty. Từ trước tới nay công tác Quản lý nhân sự hầu như vẫn phải làm theo cách thủ công. Do yêu cầu đòi hỏi quản lý khai thác thông tin ngày càng nhiều nên những người làm công tác tổ chức cán bộ phải mất rất nhiều công sức để có được một thông tin chi tiết hoặc một báo cáo đầy đủ và chính xác. Trong khi đó thì một chương trình Quản Lý Nhân Sự sẽ cho được kết quả mong muốn trong thời gian ngắn nhất. Qua thời gian thực tập em đã tiến hành khảo sát các yêu cầu công việc, thu thập tài liệu và từng bước, phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản Lý Nhân Sự này. Em nhận thấy có thể phát triển chương trình này để làm đồ án tốt nghiệp cũng như ứng dụng vào thực tế quản lý. Mục lục Trang Lời nói đầu 2 Chương I: Tìm hiểu bài toán 6 I/ Hoạt động của phòng tổ chức lao động Công ty Nhựa Hưng Yên 6 cơ cấu tổ chức công ty nhựa hưng yên 7 1.Chức năng của các phòng 8 Cách thức tổ chức của hệ thống Quản lý nhân sự hiện tại 8 3.Vấn đề đặt ra cho chương trình 9 II/ Những yêu cầu đối với chương trình 10 1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch. 10 2. Yêu cầu cho phép thống kê. 10 3. Những yêu cầu cho phép tìm kiếm tra cứu dữ liệu. 11 chương II Phân tích và thiết kế hệ thống 12 i.Biểu đồ phân cấp chức năng 12 iI.Sơ đồ dòng thông tin nghiệp vụ của hệ thống (dfd) 15 1. Mức khung cảnh 15 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 16 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 17 Chức năng 1: Quản lý hồ sơ 17 Chức năng 2: Xử lý hưu 18 Chức năng 3: Tìm kiếm 19 Chức năng 4: Thống kê báo cáo 19 Chương III xây dựng cơ sở dữ liệu 20 I. Mô hình thực thể 20 1. Thực thể 20 2. Kiểu thực thể 20 3. Thuộc tính 21 4. Quan hệ 23 II. Mô hình dữ liệu 24 Xác định các quan hệ 25 III. Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống 26 1.Xác định các thuộc tính 26 2. Chuẩn hoá các thực thể 26 chương iv thiết kế các bảng lưu trữ dữ liệu 27 chương V Giới thiệu về microsoft access 33 I. Tìm hiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu access 33 II. Những đặc điểm cơ bản của Microsoft Access 35 1. Một số tính năng của hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ 35 2. Khả năng hỏi đáp bằng QBE 35 3. Công cụ trợ giúp thiết kế biểu mẫu và báo cáo. 35 4. Kiểu trường OLE (Object Linhking And Embebing) 36 5.Khả năng trao đổi dữ liệu với các ứng dụng khác 36 chương Vi Thiết kế chương trình I. các bảng đã được thiết kế 37 mối quan hệ giữa các bảng 37 II. thiết kế các form 38 1. Form chính 38 2. Form nhập Hồ sơ cán bộ 44 3. Form nhập danh mục đơn vị 48 4. Form nhập danh sách Tỉnh/TP 49 5. Form nhập danh sách các dân tộc 50 6. Form nhập danh sách ngoại ngữ 51 7. Form nhập danh sách quốc gia 52 8. Form tìm kiếm hồ sơ theo đơn vị 53 9. Form tìm kiếm theo tên 54 10. Form tìm kiếm theo ngày sinh 55 11. Form tìm kiếm theo bậc thợ 56 12. Form tìm kiếm tổng hợp 57 13. Form hướng dẫn sử dụng 58 14. Form lưu cơ sở dữ liệu 58 15. Form thay đổi mât khẩu 59 16. Form giới thiệu 59 III.Thiết kế các REport (báo cáo) 60 Báo cáo danh sách cán bộ theo đơn vị 60 Báo cáo danh sách cán bộ theo bậc 60 3. Báo cáo danh sách cán bộ lãnh đạo công ty 60 4. Báo cáo danh sách cán bộ CNV toàn công ty 61 5. Báo cáo danh sách cán bộ theo diện chính sách 61 6. Báo cáo danh sách cán bộ là đảng viên 61 7. Báo cáo danh sách cán bộ là đoàn viên 62 8. Báo cáo danh sách cán bộ theo giới 62 9. Báo cáo danh sách cán bộ đã nghỉ hưu 62 10. Báo cáo sơ yếu lý lịch 63 chương Vi hướng dẫn cài đặt và sử dụng 64 đánh giá và kết luận 66 Tài liệu tham khảo 67 Chương I Tìm hiểu bài toán I/ Hoạt động của phòng tổ chức lao động Công ty Nhựa Hưng Yên Các hoạt động thực tế của công việc là cơ sở cho việc xây dựng chương trình, vì thế em đã thực hiện việc khảo sát các công việc trên thực tế tại Phòng tổ chức lao động Công ty Nhựa Hưng Yên và đã thu được một số kết quả như sau: Từ trước đến nay những công việc thuộc phạm vi quản lý nhân sự do phòng Tổ chức lao động thực hiện. Các hoạt động chính của phòng này có liên quan cụ thể đến hồ sơ nhân sự là: Cung cấp cho giám đốc lý lịch của cán bộ, công nhân. Thống kê số lượng cán bộ công nhân hiện có đối với từng bộ đơn vị, từng khối ( hành chính, sản xuất...) Xem các cán bộ công nhân nào được hưởng các chế độ chính sách. Quan tâm đến thâm niên công tác trong các môi trường độc hại, vận hành nhiều năm, khen thưởng theo số năm phục vụ trong nghành. Hàng năm báo cáo về thực trạng cán bộ công nhân trong Công ty. Đề xuất mở các lớp bồi dưỡng nghiệp vụ cho mỗi loại đối tượng. Cùng giám đốc quyết định những thay đổi về thực trạng cán bộ công nhân. Ngoài ra vấn đề nhân sự còn được một số phòng ban, nghành khác quan tâm chẳng hạn: Phối hợp với các phòng kế hoạch, tài vụ để làm các chế độ tiền lương. Cùng các nghành bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội... để làm công tác bảo hiểm. Theo thống kê sơ bộ thì trong tuần ít nhất phòng tổ chức phải làm việc với giám đốc về vấn đề nhân sự một lần. Trong tháng phải kết hợp với phòng tài vụ về vấn đề tiền lương như duyệt bản công của các đơn vị gửi lên. Ngoài ra còn rất nhiều vấn đề không cố định khác như tra cứu , xác nhận hồ sơ, kết hợp cùng với phòng kỹ thuật sản xuất các đơn vị trong Công ty tổ chức thi lên lương cho các công nhân trong Công ty. Do vậy việc thực hiện thủ công tất cả các công việc này thực sự tốn khá nhiều thời gian và công sức. cơ cấu tổ chức công ty thiết bị thực phẩm Giám đốc Phòng Kỹ Thuật Công nghệ CLSP Phòng Kế Hoạch Đầu Tư Phòng Tài vụ Phòng Hành Chính Quản trị Văn phòng Đại Diện Phân xưởng nhựa 1 Phân xưởng nhựa 3 Phân xưởng nhựa 2 Phân xưởng nhựa 4 Phòng Tổ chức LĐ Bảo vệ Quân sự Phó Giám đốc kinh tế Phó Giám đốc kỹ thuật 1.Chức năng của các phòng: Phòng Tổ Chức - Lao động - Bảo vệ quân sự : Làm nhiệm vụ về chế độ với các cán bộ công nhân viên, quản lý nhân viên, sắp xếp lao động ,đào tạo,nâng bậc, Bảo vệ tài sản của Công ty. Phòng Hành chính - Quản trị: Làm chức năng văn phòng , soạn thảo văn bản, nhận các công văn giấy tờ đi lại của cơ quan, làm công tác hậu cần cho cán bộ công nhân viên. Phòng Tài vụ: Xây dựng các kế hoạch tài chính, quản lý hoạt động thu chi tài chính của Công ty. Phòng KT-CN-CLSP: Xây dựng các quy trình sản xuất các mặt hàng,đảm bảo các mặt về KT, chức năng kiểm tra chất lượng thiết bị đầu vào và sản phẩm đầu ra. Phòng Kế hoạch - Đầu tư: Giao dịch với khách hàng, nhiệm vụ XNK, lập kế hoạch sản xuất cho Công ty. Văn phòng đại diện: Giao dịch, nắm bắt thị trường , marketing. Phân xưởng Nhựa 1: Sản xuất mặt hàng túi Shopping Beg. Phân xưởng Nhựa 2: Sản xuất Màng che mưa PVC Phân xưởng Nhựa 3: Sản xuất đệm mút xốp Phân xưởng Nhựa 4: Sản xuất Túi Hoa quả XK Giám đốc là thủ trưởng cơ quan , hai phó gián đốc giúp việc cho giám đốc và tổ chức thực hiện các phần việc được phân công trong ban lãnh đạo. 2. Cách thức tổ chức của hệ thống Quản lý nhân sự hiện tại Hồ sơ về một nhân viên sẽ được nộp tại phòng tổ chức nếu như nhân viên đó trúng tuyển hoặc chuyển từ nơi khác về Công ty. Sau khi đã chính thức được nhận công tác, hồ sơ của nhân viên đó chính thức được lưu trữ tại đây. Các giấy tờ, quyết định liên quan đến lương, công việc, sinh hoạt đoàn thể, được gửi tới các phòng ban liên quan thi hành. Khi có những thay đổi trong quá trình hoạt động của mỗi nhân viên cán bộ phòng tổ chức sẽ cập nhật thông tin vào hồ sơ theo quy định. Dựa trên cơ sở các bảng biểu, sổ theo dõi các cán bộ phòng tổ chức sẽ tìm kiếm theo yêu cầu quản lý như : + Danh sách nhân viên theo giới tính. + ......................................... tuổi + ......................................... được lên lương theo bậc. + ......................................... theo bằng cấp. +.......................................... chức danh ... Những công việc ở trên đôi khi lại được tập hợp từ cơ sở nên gây nên sự tốn phí thời gian và không thống nhất. Nói chung cách làm này chắc chắn nhưng tìm kiếm và cập nhật không nhanh. Em xin đề xuất một phương án quản lý sau. 3.Vấn đề đặt ra cho chương trình Từ những hoạt động thực tế đã trình bầy ở trên thì vấn đề đặt ra cho chương trình Quản lý nhân sự là phải xây dựng được các chức năng thích hợp tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý cán bộ và việc tính lương sử dụng đúng để phát huy hết khả năng chuyên môn, đảm bảo quyền lợi cho của cán bộ công nhân.Tuy nhiên để làm tốt việc đó cần tìm hiểu kỹ những vấn đề cụ thể mà bài toán đặt ra và cách giải quyết các vấn đề đó. Đối tượng cần quản lý là thông tin về tất cả các cán bộ công nhân và một số các thông tin khác của các đơn vị trực thuộc Công ty bao gồm: Quản lý thông tin về một cá nhân của một cán bộ: Tức là quản lý sơ yếu lý lịch, quá trình làm việc, quá trình đào tạo, hệ số lương ... của từng cán bộ công nhân. Quản lý thông tin về các đơn vị trực thuộc Công ty:Bao gồm các thông tin cơ bản về từng đơn vị, số lựơng, chất lượng cán bộ công nhân... của đơn vị đó. Lưu trữ lại các thông tin về các nghạch bậc lương cho các chuyên môn nghành nghề, bậc học phục vụ cho việc tra cứu thông tin, mặt khác chúng có liên quan hệ đến các đối tượng khác cần lưu trữ và tính toán. Thống kê số lượng cán bộ công nhân theo từng chuyên môn để có kế hoạch đào tạo bồi dưỡng... Chương trình này xây dựng các đối tượng độc lập một cách rõ ràng và các mối quan hệ của các đối tượng đó. Với các đối tượng độc lập, chúng ta quan tâm đến các thuộc tính cá nhân liên quan đến các đối tượng đó. Ví dụ như: Thông tin về cá nhân cán bộ công nhân: Họ tên, năm sinh, địa chỉ... Thông tin về các đơn vị: Tên đơn vị, đơn vị trưởng... Thông tin về quan hệ giữa bậc lương, hệ số lương ... Giữa các đối tượng lại còn có các mối quan hệ với nhau do vậy chúng ta có thể đưa ra các thông tin tổng hợp từ các thông tin cơ bản trên. Nhờ việc kết nối các thông tin cơ bản thành các thông tin tổng hợp chúng ta có thể làm cho hệ thống quản lý của chúng ta đáp ứng được các yêu cầu thực tế. II/ Những yêu cầu đối với chương trình Xuất phát từ việc tìm hiểu hoạt động thực tế tại Công ty Nhựa Hưng Yên, em xác định những yêu cầu đặt ra cho chương trình như sau: 1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch. Yêu cầu về quản lý hồ sơ lý lịch như nhập thông tin về lý lịch một cán bộ, thay đổi, đưa vào hồ sơ gốc hoặc in lý lịch của một số cán bộ công nhân nào đó là những yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của hệ thống quản lý nhân sự. Về vấn đề nhập dữ liệu: Dữ liệu đưa vào là bản sơ yếu lý lịch gốc theo mẫu của Công ty. Chương trình sẽ có một biểu mẫu nhập dữ liệu riêng và ứng với mỗi thông tin của bản sơ yếu lý lịch tương ứng với một bảng nào đó trong cơ sở dữ liệu thì biểu mẫu nhập dữ liệu sẽ đưa ra bảng đó để người nhập dữ liệu làm việc thuận tiện Vấn đề chỉnh sửa dữ liệu cũng được thực hiện trên các biểu mẫu nhập thông tin. Trong các biểu mẫu nhập thông tin sẽ có các hộp danh sách giúp cho người nhập liệu chọn lựa đối tượng cần chỉnh sửa. Huỷ dữ liệu: Khi không cần lưu giữ thông tin về một cán bộ nào đó thì chúng ta có thể huỷ bỏ hồ sơ của cán bộ này nhằm giúp cho CSDL gọn nhẹ hơn và hoạt động có hiệu quả hơn. In hồ sơ của một cán bộ: Đây là một yêu cầu quan trọng trong công việc quản lý hồ sơ lý lịch. Chức năng này giúp cho người quản lý có được một bản thông tin đầy đủ về một cán bộ khi cần thiết. 2. Yêu cầu cho phép thống kê. Đáp ứng được những yêu cầu thống kê số liệu là một chức năng không thể thiếu của một hệ thống thông tin. Đối với hệ thống Quản lý nhân sự này thì các yêu cầu về thống kê bao gồm: Thống kê danh sách Đảng viên Thống kê danh sách Đoàn viên Thống kê danh sách CNV theo đơn vị, phòng... Thống kê danh sách CNV thuộc diện chính sách Thống kê danh sách CNV sắp nghỉ hưu Thống kê danh sách CNV theo bậc ... 3. Những yêu cầu cho phép tìm kiếm tra cứu dữ liệu. Cho phép Người sử dụng có thể tìm kiếm một cách nhanh nhất theo các yêu cầu cần tìm kiếm như: Theo mã nhân viên . Họ tên nhân viên Năm sinh Quê quán Theo bậc lương Theo trình độ Theo đơn vị ... Những tra cứu này có thể xem và in ra. chương II Phân tích và thiết kế hệ thống I. Biểu đồ phân cấp chức năng quản lý hồ sơ Hệ thống quản lý nhân sự Nhập HS Huỷ HS In HS Hệ thống Lưu CSDL Mật Khẩu Thống kê báo cáo DS Đảng viên, Đoàn viên DS cán bộ CNV theo bậc DS cán bộ CNV Hồ sơ cán bộ Một số báo cáo khác tìm kiếm Tìm kiếm theo tiêu thức In KQ Xử lý hưu DS CNV chuẩn bị hưu DS CNV đã nghỉ hưu Lưu HS CNV đã nghỉ hưu Tìm kiếm Tổng hợp Sửa HS Thoát Thông qua việc tìm hiểu bài toán quản lý nhân sự và tiền lương ở Công ty Nhựa Hưng Yên tiến tới xậy dựng biểu đô phân cấp chức năng Mục đích : chỉ ra các ràng buộc áp đặt lên hệ thống thông tin phải xây dựng và xác định những gì mà hệ thống phải thực hiện .Mỗi chức năng của biẻu đồ được trình bày thông qua các tiêu trí sau: Tên chức năng Mô tả Thông tin vào Thông tin ra Các sự kiện gây ra sự thay đổi và hiệu quả của chúng Chức năng : Quản lý nhân sự Mô tả: Đây là hệ thống quản lý nhân sự được xây dựng để quản lý các thay đổi về nhân sự cho cán bộ công nhân viên Công ty Nhựa Hưng Yên Thông tin vào : Các sự kiện về nhân sự thông tin cá nhân của các công nhân viên trong Công ty Thông tin ra: Các báo cáo Các sử lý: Sự thay đổi về nhân sự Chức năng : Quản lý Hồ sơ Mô tả : Quản lý các thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty Thông tin vào : Thông tin về sự thay đổi công nhân trong Công ty như: -Cập nhật khi có sự thay đổi lớn như: Tiếp nhận Nhân viên mới, chuyển đơn vị công tác. - Các thông tin thường xuyên thay đổi như : Trình độ, ngoại ngữ, bậc lương, quá trình công tác... -Cập nhật thông tin không cần thiết đối với một Nhân viên hoặc thông tin đã cũ, loại bỏ danh sách những cán bộ đã chuyển đi, bỏ việc ... Thông tin ra: Cung các Thông tin về các bộ công nhân viên trong Công ty Các xử lý: Cập nhật, sửa chữa nhưng thay đổi của các bộ công nhân viên trong Công ty Chức năng: Xử lý hưu Mô tả : Cho phép đưa ra danh sách cán bộ CNV chuẩn bị nghỉ hưu và danh sách đã nghỉ hưu theo chế độ , lưu lại danh sách CNV đã nghỉ hưu. Thông tin vào : Các thông tin về danh sách nhân viên đã và chuẩn bị nghỉ hưu Thông tin ra: Đưa ra các kết quả xử lý Các xử lý: Xử lý hồ sơ lưu Chức năng: Tìm kiếm Mô tả : Cho phép tìm kiếm nhanh một cách chi tiết tất cả thông tin về một hoặc nhiều Nhân viên với các điều kiện tìm kiếm cơ bản trong nhu cầu quản lý như : Mã NV, Tên, ngày sinh, CNV của phòng, Bậc thợ, Trình độ ngoại ngữ, văn hoá, chuyên môn, học vị... in ra kết quả tìm được khi có nhu cầu Thông tin vào : Các thông tin về nhân viên, tìm kiếm theo các điều kiện Thông tin ra: Đưa ra các kết quả tìm kiếm Các xử lý: Tìm kiếm hồ sơ nhân viên Chức năng: Thống kê báo cáo Mô tả: Thống kê báo các thông tin về cá nhân, đơn vị ,theo các mẫu yêu cầu của cấp trên như: Công ty, Tổng công ty, các cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội.. Thông tin vào : Thông tin về cán bộ công nhân viên trong Công ty Thông tin về các đơn vị Thông tin ra : Các bản báo cáo về nhân sự của các bộ công nhân viên trong Công ty Các xử lý : Tổng hợp thống kê in các báo cáo Chức năng : Hệ thống Mô tả : Cho phép người sự dụng được quyền sử dụng hệ thống,lưu CSDL cũng như chấm dứt công việc và thoát khỏi hệ thống Thông tin vào : Mật khẩu của người sử dụng Các xử lý : Thực hiện quyền cập nhật hệ thống và thoát khỏi hệ thống iI.Sơ đồ dòng thông tin nghiệp vụ của hệ thống (dfd) Sơ đồ dòng dữ liệu của hệ thống là công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc. Nó đưa ra phương pháp thiết lập mối quan hệ giữa chức năng của hệ thống với thông tin mà chúng ta sử dụng. Ta xây dựng DFD của hệ thống như sau : 1. Mức khung cảnh Cán bộ CNV Người Sử dụng Cung cấp thông tin Trả lời Yêu cầu Trả lời hệ thống quản lý nhân sự tiền lương Tác nhân ngoài : Nhân viên, Người sử dụng -Người sử dụng: Là người trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống quản lý nhân sự là Ban lãnh đạo và phòng Tổ chức lao động -Nhân viên : Là đối tượng sẽ được quản lý Đầu vào : Của hệ thống có một chức năng là giao tiếp với các tác nhân ngoài Đầu ra : Của hệ thống là:Hồ sơ, các báo cáo, danh sách của các bộ công nhân viên trong Công ty. 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Báo cáo Y/cầu 1. Quản lý hồ sơ 4. thống kê/ Báo cáo 3. Xử lý hưu 2. tìm kiếm Phòng tổ chức Ban lãnh đạo Cán bộ CNViên Hố sơ nhân viên Q/Định Lý lịch Q/Định Hồ sơ lưu Yêu cầu Báo cáo Y/cầu Báo cáo 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Chức năng 1: Quản lý hồ sơ Cập nhật In hồ sơ Huỷ hồ sơ Cán bộ CNViên Kiểm tra Hồ sơ nhân viên Hồ sơ lưu Nộp hồ sơ Thông tin mới về cá nhân Thông tin chuẩn về cá nhân Ban lãnh đạo Q/Định Phòng tổ chức Y/cầu In hồ sơ Chuyển côngtác,bỏ việc,chết,về hưu Chức năng 2: Xử lý hưu Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Lưu hồ sơ CBNV đã nghỉ hưu Danh sách đã nghỉ hưu Q/định Hồ sơ nhân viên Hồ sơ lưu Yêu cầu Danh sách Danh sách Yêu cầu In kết quả tìm kiếm Tìm kiếm Các điều kiện tìm kiếm Hồ sơ nhân viên Kết quả tìm kiếm DS Tìm được Người sử dụng Chức năng 3: Tìm kiếm Chức năng 4: Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo In ra báo cáo Người sử dụng Các yêu cầu T/kê - Báo cáo Trả lời Hồ sơ nhân viên Kết quả báo cáo Y/cầu in In Chương III xây dựng cơ sở dữ liệu I/ Mô hình thực thể Là mô hình dữ liệu lôgic được xây dựng trên các khái niệm lôgic như: Thực thể, kiểu thực thể, thuộc tính và quan hệ. 1. Thực thể: Thực thể là một chủ điểm, một nhiệm vụ một đối tượng hay một sự kiện đáng quan tâm, kể cả thông tin mà nó lưu giữ mà sự hiện diện của nó là có ích cho hệ thống. Sau đây là một số thực thể của hệ thống Hồ sơ cá nhân Quá trình công tác Quá trình NVụ QSự Quá trình đào tạo Quá trình hưởng lương Quan hệ gia đình Trình độ ngoại ngữ Khen thưởng/Kỷ luật 2. Kiểu thực thể Khái niệm : Kiểu thực thể việc nhóm tự nhiên một số thực thể lại mô tả cho một loai thông tin chứ không phải là bản thân thông tin. Các kiểu thực thể cần thiết cho hệ thống là: a. Các thông tin liên quan đến một trong các giao dịch chính của hệ thống: - Sơ yếu lý lịch b. Các thông tin liên quan đến thuộc tính hoặc tài nguyên của hệ thống Tỉnh/thành phố. Quốc tịch Ngoại ngữ Dân tộc Đơn vị c. Các thông tin liên quan đến lập kế hoạch - Danh sách nhân viên được kèm cặp thi nâng bậc - Danh sách nhân viên về nghỉ hưu Danh sách nhân viên theo tỷ lệ: nam, nữ, tuổi... ... 3. Thuộc tính Sau khi xác định được kiểu thực thể và thực thể thì ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường hoặc cột trong bảng. Căn cứ vào thực thể và kiểu thực thể đưa ra cho hệ thống ta thiết lập thuộc tính cho mô hình thực thể của hệ thống. Hồ sơ Nhân viên MSNV Họ tên Giới tính Ngày sinh Số CMND Nơi cấp CMND Ngày cấp Nguyên quán Hộ khẩu TT Tỉnh/TP Điện thoại Dân tộc Tôn Giáo Quốc tịch Trình độ văn hoá Trình độ chuyên môn Trình độ tin học Trình độ lý luận Ngày vào đoàn Ngày vào đảng Ngày vào cơ quan TP gia đình TP bản thân Tình trạng hôn nhân Công việc hiện tại Chức vụ Đơn vị công tác Bậc lương Diện chính sách ảnh quá trình hưởng lương Tháng/năm hưởng lương Bậc thợ Hệ số Quá trình đào tạo Từ năm Đến năm - Trường đào tạo Nghành đào tạo Trình độ Hình thức đào tạo Quá trình công tác Từ năm Đến năm Đơn vị công tác Công việc Lý do nghỉ việc Khen thưởng Ngày tháng Hình thức Cấp khen thưởng Quá trình Nghĩa vụ qs Từ năm Đến năm Đơn vị Cấp bậc cao nhất Ghi chú kỷ luật Ngày tháng Hình thức Lý do Quan hệ gia đình Họ tên Năm sinh Nghề nghiệp Tên Quan hệ Giới tính Gia dình trình độ ngoại ngữ Ngoại ngữ Trình độ Ngày công nhận Nơi công nhận 4. Quan hệ Bản chất của mối quan hệ là tổ chức và tạo ra cách sử dụng trong việc điều khiển hoạt động nghiệp vụ. Có 3 kiểu quan hệ được sử dụng của mô hình quan hệ: a/Quan hệ một - một A B Giả sử có hai bảng thực thể A và B, giữ chúng có quan hệ một-một nếu như mỗi thực thể trong bảng A đều có tương ứng một thực thể trong bảng B và ngược lại. Xét cho các thực thể đưa ra trong hệ thống ta không có các mối quan hệ một- một giữa các bảng thực thể . b/Quan hệ một - nhiều Giữa hai bảng thực thể A và B có quan hệ một-nhiều nếu như mỗi dòng trong bảng thực thể A tương ứng với một hay nhiều dòng trong bảng thực thể B nhưng mỗi dòng trong bảng thực thể B tương ứng duy nhất với một dòng của bảng thực thể A. B A c/Quan hệ nhiều-nhiều Hai bảng thực thể A và B có quan hệ nhiều-nhiều với nhau nếu mỗi thực thể trong bảng B có nhiều thực thể trong bảng A và ngược lại. Quan hệ nhiều -nhiều không phục vụ trực tiếp cho việc khai thác thông tin nhưng nó giúp chúng ta xác lập các mối quan hệ Người ta chứng minh được rằng mọi quan hệ nhiều - nhiều đều có thể tách ra thành những quan hệ một nhiều đơn giản. A B II. Mô hình dữ liệu Tiếp cận theo sơ đồ chức năng nghiêp vụ, bằng cách ta đặt ra các câu hỏi: Hệ thống cần lưu trữ thông tin về vấn đề này hay không, nếu có thì nó được lưu trữ thành dòng hay cả bảng? Xuất phát từ hệ thống đó ta mô tả nó như sau: Hồ sơ nhân viên Trình độ ngoại ngữ Quá trình hưởng lương Quá trình công tác Quá trinh nghĩa vụ QS Quá trình đào tạo Quan hệ gia đình Khen Thưởng Kỷ luật 1. Xác định các quan hệ Sau khi đã xác định các kiểu thực thể chính ta sẽ xác định các nối kết tự nhiên giữ chúng, ghi các quan hệ này dưới dạng quan hệ một-nhiều. Ta căn cứ vào các gợi ý sau đây để xác định quan hệ: Một quan hệ tồn tại giữa hai thực thể khác nhau thuộc hai bảng khác nhau nếu cần phải giữ thông tin trong thực thể này về thực thể kia. Trong quan hệ một- nhiều, thực thể giữ thông tin kết nối theo định nghĩa là ở đầu nhiều. Các quan hệ gián tiếp (nhiều nhiều) được bỏ qua. Thông qua việc xác định các thực thể, quan hệ các thực thể ta xây dựng được mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống như sau: Mô hình thực thể liên kết Hồ sơ cá nhân QTCT QTĐT TĐNN KHen thưởng Kỷ luật QHGĐ QT H_LƯƠNG Hình trên là mô hình dữ liệu ban đầu của hệ thống III/ Mô hình dữ liệu quan hệ của hệ thống Đây là một phần của cách tiếp cận quan hệ của hệ thống. Qua việc xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ người ta tiếp cận với việc phân tích dữ liệu cho hệ thống. Trong phần này sẽ dề cập hai vấn đề: - Xác định các thuộc tính - Chuẩn hoá các dữ liệu 1.Xác định các thuộc tính Để phân tích dữ liệu cho hệ thống cần dựa vào ba nguồn cung cấp cơ bản để lấy được chi tiết về những thuộc tính của các thực thể trong hệ thống: - Từ tri thức của chính bản thân mình về thực tế công việc chung trong lĩnh vực mình đang nghiên cứu mà dự đoán các thuộc tính trong một thực thể - Từ người tiếp xúc phỏng vấn. - Từ việc xem xét cá bảng biểu, tài liệu liên quan đến lĩnh vực đang nghiên cứu. 2. Chuẩn hoá các thực thể Khái niệm: Chuẩn hoá là quá trình phân tích chuyển hoá các thực thể thành một dạng mà tối thiểu việc lặp lại, không dư thừa nhưng dữ liệu vẫn đầy đủ. Có ba dạng chuẩn hoá dữ liệu Quy tắc chuẩn hoá 1 Bảng không được chứa những thuộc tính có thể xuất hiện nhiều lần. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính lặp lại vào một bảng khác cùng với những thuộc tính khoá trong kiêủ thực thể chứng kiến mà thuộc tính này lặp lại. Quy tắc chuẩn hoá thứ 2 Mọi thuộc tính phải phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá. Giải pháp: Loại bỏ những thuộc tính không phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá vào một bảng khác cùng với những thuộc tính thành phần của khoá mà nó đã phụ thuộc vào. Quy tắc chuẩn hoá thứ 3 : Mỗi thuộc tính chỉ phụ thuộc hàm vào toàn bộ khoá mà không phụ thuộc hàm vào bất cứ thuộc tính nào khác trong bảng. Giải pháp: Loại bỏ những phụ thuộc không khoá vào một bảng khác cùng những thuộc tính mà nó phụ thuộc vào. Từ những khái niệm trên và những mẫu biểu liên quan đến hệ thống ta tiến hành chuẩn hoá dữ liệu cho hệ thống. chương iv Thiết kế các bảng lưu trữ dữ liệu Bảng Hồ sơ cá nhân Stt Tên trường Kiểu dữ liệu độ rộng trường ý nghĩa MSNV Text 10 Mã số nhân viên Hoten Text 50 Họ tên Gioitinh Text 3 Giới tính NS Date/Time Năm sinh Sinhquan Text 50 Sinh quán MaTinh_TP Numb