Đề tài Xây dựng phần mềm Quản lý nhân sự của nhà máy Z192

Lời mở đầu Công tác Quản lý nhân sự và tiền lương của mỗi cơ quan hoặc doanh nghiệp từ trước tới nay luôn có một tầm quan trọng rất lớn, bởi vì công tác này quản lý về hồ sơ cán bộ - công nhân viên, tiền lương, số lượng lao động và thời gian lao động... Hiện nay đứng trước yêu cầu đòi hỏi cập nhật thông tin một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, thay thế hình thức lao động thủ công bằng máy móc thì việc tin học hoá cho các công việc nói chung và công tác Quản lý nhân sự nói riêng là một điều dễ hiểu. Với đề tài: " Xõy dựng phần mềm Quản lý nhõn sự của nhà mỏy Z192". Tôi đã tiến hành khảo sát thực tế tại Nhà máy Z192 để xây dựng bài toán quản lý nhân sự, sau đó tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống và cài đặt chương trình. Phần i giới thiệu bài toán quản lý nhân sự của nhà máy z192 I.1- Tìm hiểu bài toán I.1.1 Giới thiệu về nhà máy Z192 Nhà máy Z192 là một doanh nghiệp nhà nước, thuộc Tổng cục Công nghiệp Quốc phòng - Bộ Quốc Phòng. Về loại hình sản xuất: Nhiệm vụ chính của nhà máy là sản xuất các loại sản phẩm hoá chất và vật liệu nổ công nghiệp như: TPLC - C82(L), TPLC - C100(L), TPRK - 122(O), TPKU - 5(C)... và một số hàng cơ khí khác theo chỉ lệnh của BQP và theo đơn đặt hàng của các đơn vị trong và ngoài Quân đội, nếu được BQP cho phép. ( Do yêu cầu bí mật quân sự nên không được phép nêu rõ tên gọi của những sản phẩm này ) Ngày 04/04/1997 nhà máy được chính thức thành lập theo quyết định số 517/QĐ-QT do Bộ trưởng Bộ Quốc phòng ký, công nhận nhà máy có đầy đủ tư cách pháp nhân, có con dấu riêng, với một số quy định: Tên gọi : Nhà máy hoá chất 92 Tên giao dịch : 192 COMPANY Tên viết tắt : Nhà máy Z192 Địa chỉ : Bình xuyên - Vĩnh phúc Tổng số CB-CNV : 400 người I.1.1.2.- cơ cấu tổ chức bộ máy của nhà máy: a- Ban giám đốc: Giám đốc: Phụ trách chung tất cả các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của nhà máy, là người chịu trách nhiệm cao nhất trước nhà nước và cơ quan quản lý cấp trên. Đồng thời là người đại diện quyền lợi cho toàn thể CB-CNV trong nhà máy. Phó giám đốc kinh doanh: Phụ trách công tác kinh doanh và công tác kế hoạch, có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc, theo dõi và điều hành kế hoạch ngắn hạn, các hợp đồng sản xuất và tiêu thụ sản phẩm và các hợp đồng nhập - xuất nguyên vật liệu với khách hàng. Phó giám đốc kỹ thuật: Phụ trách công tác quản lý kỹ thuật công nghệ, có nhiệm tham mưu giúp việc cho giám đốc và điều hành toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm. Phó giám đốc chính trị: Phụ trách công tác Đảng, công tác hành chính hậu cần, có nhiệm vụ tham mưu giúp việc cho giám đốc về việc quy hoạch tổ chức bộ máy quản lý hoạt động của nhà máy, công tác đối ngoại và đời sống vật chất, tinh thần cho CB-CNV. b- Các phòng ban chức năng: Phòng kế hoạch vật tư: có nhiệm vụ nghiên cứu lập kế hoạch và theo dõi việc thực hiện theo kế hoạch của tất cả các bộ phận trong nhà máy, lập kế hoạch giá thành sản phẩm, đề xuất hướng sản xuất kinh doanh khả thi nhất, chịu trách nhiệm theo dõi việc cung ứng và quản lý toàn bộ hệ thống kho nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm. Ngoài ra còn có nhiệm vụ vận chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, thành phẩm theo kế hoạch của nhà máy. Phòng khoa học công nghệ: có nhiệm vụ quản lý, theo dõi toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm để xử lý các tình huống phát sinh có liên quan đến kỹ thuật công nghệ do quá trình sản xuất sản phẩm tạo ra. Phòng cơ điện: Có nhiệm vụ quản lý các máy móc thiết bị, đảm bảo việc cung cấp năng lượng phục vụ cho quá trình sản xuất như: Điện, hơi, nước và có trách nhiệm duy tu bảo dưỡng, sửa chữa các hỏng hóc về cơ- điện do quá trình sản xuất tạo ra. Phòng KCS: Có nhiệm vụ kiểm nghiệm, phân loại chất lượng sản phẩm trước khi đưa vào bao gói, đóng kiện, kẹp chì để tiêu thụ. Phòng chính trị: Chịu trách nhiệm về công tác Đảng công tác chính trị, lãnh đạo sự hoạt động của các tổ chức quần chúng như: Công đoàn, Phụ nữ, Thanh niên. Phòng hành chính - hậu cần: Có nhiệm vụ đảm bảo công tác văn thư lưu trữ, soạn thảo văn bản, thông tin liên lạc, an ninh cho đơn vị. Công tác quân nhu, quân trang, quân y, nhà trẻ và đời sống vật chất cho CB-CNV. Phòng tài chính - Kế toán: Có nhiệm vụ quản lý tài chính, tổ chức hạch toán kế toán toàn bộ các hoạt động trong nhà máy, tổng hợp và phân tích cả về số lượng và giá trị của quá trình sản xuất sản phẩm, trên cơ sở đó lập các báo cáo tài chính và kết quả sản xuất kinh doanh của toàn nhà máy. Phòng tổ chức lao động: Chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc nhà máy, là bộ phận nghiệp vụ giúp việc giám đốc xây dựng và quản lý bộ máy tổ chức của nhà máy: Tuyển dụng, quản lý, giáo dục, bồi dưỡng đào tạo, chính sách chế độ, lương thưởng và quản lý lao động. Nhiệm vụ: Thực hiện việc quản lý lao động, điều chỉnh phân bố lao động trên cơ sở kế hoạch sản xuất kinh doanh giúp giám đốc bố trí xây dựng bộ máy và bố trí sử dụng lao động hợp lý. Tổ chức tuyển dụng, đào tạo, ký kết hợp đồng lao động, thực hiện các chế độ chính sách đối với người lao động theo luật định. Thực hiện nâng lương, nâng bậc, hưu trí, thôi việc, xây dựng. Thực hiện việc theo dõi và điều chỉnh mức lao động, quản lý hồ sản phẩm lý lịch của cán bộ công nhân viên chức trong nhà máy. Giúp giám đốc ra các quyết định khen thưởng hoặc kỷ luật đối với các cán bộ công nhân viên trong lĩnh vực lao động c- Các phân xưởng: Tuỳ theo từng loại hình công việc cụ thể mà hoạt động của các phân xưởng có thể theo chỉ lệnh cuả Giám đốc hoặc Phó giám đốc I.2.1- Thực trạng quản lý cán bộ công nhân viên hiện nay: Với số lượng cán bộ công nhân viên cũng không phải là lớn nhưng công tác quản lý nhân sự là một vấn đề được đặt ra hàng đầu. Công việc quản lý CB-CNV hiện nay của Nhà máy Z192 chủ yếu bao gồm các công việc sau: + Lập danh sách CB-CNV của nhà máy. + Lưu hồ sơ của từng người. + Căn cứ vào số người của các đơn vị và số công làm việc hàng tháng của từng cá nhân để lập bảng lương rồi gửi lên phòng kế toán của nhà máy. + Hàng năm nhà máy phải cập nhật hồ sơ CB-CNV một lần và lập bảng thống kê tình hình thay đổi nhân sự trong nhà máy. + Mỗi kỳ nâng bậc lương phải kiểm tra ngày nâng bậc lương hiện tại và rà soát các tiêu chuẩn khác của cán bộ CNV để lập ra danh sách các cán bộ đủ tiêu chuẩn thi nâng bậc. + Theo dõi lương và các khoản phụ cấp, ghi nhận xét cuối năm đề nghị khen thưởng, kỷ luật, chuyển, thôi công tác cho các CB-CNV + Ngày công làm việc trong một tháng là: 22 ngày + Cách tính lương của Công nhân viên quốc phòng: Lương chính = 210.000 * hệ số Phụ cấp an ninh quốc phòng = lương chính * 50% Bảo hiểm y tế = lương chính *1% Bảo hiểm xã hội = lương chính * 5% Phụ cấp trách nhiệm: = 210.000*hệ số Thực lĩnh = lương chính + P.cấp ANQP +PC trách nhiệm - BHYT - BHXH + Cách tính lương của Sỹ quan, Quân nhân chuyên nghiệp: Lương chính = 210.000 * hệ số Thâm niên = lương chính * % số năm công tác Bảo hiểm y tế = (lương chính + thâm niên)*1% Bảo hiểm xã hội = (lương chính + thâm niên)* 5% Phụ cấp trách nhiệm: = 210.000*hệ số Thực lĩnh = lương chính + thâm niên +PC trách nhiệm- BHYT - BHXH I.2.2- Các nhược điểm của hệ thống cũ: + Việc cập nhật lý lịch của cán bộ công - nhân viên và tính lươngcòn làm bằng tay tốn kém nhiều thời gian và đôi khi thiếu chính xác . + Khi có các yêu cầu cho việc báo cáo hay tìm kiếm thông tin liên quan đến một hoặc nhiều cán bộ- công nhân viên thì tốn nhiều thời gian công sức và giấy tờ . Tóm lại: Việc quản lý theo phương thức thủ công rất tốn kém về thời gian, nhân lực, hơn nữa độ chính xác lại không cao, tốc độ xử lý chậm do vậy chưa đáp ứng kịp thời các yêu cầu của lãnh đạo. Vì vậy phải có một hệ thống quản lý bằng máy tính trong nhà máy Z192 để đáp ứng tốt nhất cho các nhu cầu nói trên . I.2.3- Nghiên cứu xây dựng chương trình Để đưa tin học vào quản lý có hiệu quả, sử dụng tốt các thiết bị thì cần phải có sự hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ đảm bảo đúng các quy định của đơn vị cũng như của ngành, đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước. Hiệu quả của phần mềm quản lý phụ thuộc nhiều vào khả năng hiểu biết của người phân tích và thiết kế chương trình. Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin là phương pháp lựa chọn để đưa ra giải pháp thích hợp với thực tiễn trong việc đưa khoa học công nghệ thông tin vào công tác quản lý. Nó làm tiền đề cho việc xây dựng chương trình, vì vậy công việc phân tích phải tỉ mỉ, thận trọng, chi tiết, chính xác. Qua đó sẽ thấy được sự lưu chuyển các lưồng dữ liệu mà hệ thống thực hiện . Như vậy việc phân tích và thiết kế hệ thống là phần quan trọng đầu tiên cho hiệu quả hoạt động của chương trình sau này. Trong quá trình phân tích hệ thống ta thấy: Sơ đồ luồng dữ liệu cho ta biết được yêu cầu của người sử dụng, mô hình của hệ thống luồng thông tin lưu chuyển từ quá trình này qua quá trình khác. Sự liên kết của dữ liệu từ đầu vào qua quá trình xử lý sẽ cho ta những thông tin của dữ liệu đầu ra . I.2.3- ứng dụng của tin học trong công tác quản lý Ngày nay với sự phát triển hết sức mạnh mẽ của cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật. Ngành công nghệ thông tin phát triển một cách vượt bậc, ngành ngành sử dụng tin học người người sử dụng tin học. Nó là động lực thúc đẩy nhiều ngành khoa học khác phát triển, tham gia vào hầu hết các hoạt động kinh tế của toàn cầu. ở nước ta trong những thập kỷ cuối của thế kỷ XX và đặc biệt những năm đầu của thế kỷ XXI tin học đã đi vào ngõ ngách của cuộc sống góp phần giải phóng đáng kể sức lao động của con người. Cùng với việc triển khai rộng rãi các ứng dụng tin học và truyền thông cho các tổ chức trải trên quy mô và địa bàn rộng. Nhu cầu ứng dụng công nghệ thông tin cũng không ngừng phát triển và phù hợp với nhiều ngành nghề. Đặc biệt trong công việc quản lý nó không thể tách rời việc tìm hiểu hoạt động của các cơ quan xí nghiệp và cách thức xử lý thông tin của các bộ phận trong đơn vị đó, máy tính đang dần thay thế con người trong một số lĩnh vực công việc. Ngày nay tin học đã và đang khẳng định được mình và ngày càng đứng vững vì nó có những ưu thế sau: + Có khả năng lưu trữ và xử lý thông tin lớn . + Thông tin được xử lý chính xác, nhanh chóng theo yêu cầu của con người thời gian xử lý nhanh trình bày đẹp . +Lưu trữ dữ liệu khoa học, gọn nhẹ, thuận lợi, an toàn và tiết kiệm. + Chi phí nhỏ, ít tốn kém. Ngày nay máy tính được xem như là một công cụ để quản lý rất có hiệu quả. Để có được điều đó không chỉ cần kiến thức nhất định về chuyên môn mà cần phải có kiến thức cơ bản về quản lý và nghiệp vụ hiểu rõ các chức năng, các bộ phận cần nghiên cứu. Mức độ hiệu quả của việc ứng dụng máy tính nhanh hay chậm còn phụ thuộc vào sự hiểu biết của người phân tích và thiết kế hệ thống. Trong hệ thống quản lý của ngành Ngân hàng nói chung hệ thống quản lý nhân sự nói riêng ứng dụng của máy tính như là một công cụ để thu thập, xử lý, cung cấp các thông tin cần thiết cho các nhà quản lý trong công việc. i.3- bài toán quản lý nhân sự của nhà máy z192: Công tác Quản lý nhân sự của nhà máy có rất nhiều công việc đặt ra đòi hỏi phải có những hiểu biết sâu sắc về mọi mặt cũng như đầu tư nhiều về thời gian, công sức. Nhiệm vụ của công tác Quản lý nhân sự là yêu cầu xử lý các thông tin bằng máy, giải phóng công tác quản lý thủ công. Bởi vậy qua thời gian ngắn thực tập tốt nghiệp tại nhà máy do trình độ còn hạn chế nên trong phạm vi đề tài tốt nghiệp này tôi chỉ đặt ra vấn đề xây dựng hệ thống quản lý nhân sự của nhà máy Z192 ở mức độ đơn giản: Khi cán bộ, công nhân viên được tuyển dụng vào nhà máy làm việc phải có một bộ hồ sơ nộp cho Phòng Tổ chức của nhà máy, sau đó từ bộ hồ sơ này các thông tin về cán bộ công nhân viên sẽ được lưu lại. Khi có yêu cầu đưa ra danh sách CB-CNV của nhà máy thì cán bộ phụ trách công tác này sẽ cung cấp một cách nhanh chóng và chính xác. Hàng năm đến thời hạn nâng bậc lương thì phải đưa ra được danh sách những cán bộ công nhân viên đủ tiêu chuẩn thi nâng bậc ( dựa vào số năm hưởng bậc hiện tại và thoả mãn những quy định khác như: không vi phạm bất kỳ hình thức kỷ luật nào trong thời gian hưởng bậc). Khi có bất kỳ sự thay đổi nào trong trong quá trình công tác của cán bộ công nhân viên đều được cập nhật kịp thời. Đối với trường hợp chuyển công tác khỏi nhà máy, bị buộc thôi việc do vi phạm kỷ luật, về nghỉ chế độ... thì sẽ lưu những thông tin cần thiết về cán bộ công nhân viên lưu vào hồ sơ lưu và xoá tên cán bộ công nhân viên đó ra khỏi biên chế nhà máy. Hàng năm khi nhà máy xét khen thưởng, kỷ luật thì bổ xung kịp thời vào hồ sơ của các cán bộ, nhân viên được khen thưởng, kỷ luật. Thống kê ngày công để tính lương cho các cán bộ công nhân viên. Lưu trữ tất cả các thông tin chuẩn của cán bộ công nhân viên để tiện tra cứu lại sau này. + Thực hiện quá trình quản lý cán bộ - CNV của Nhà máy Z192 + Lưu trữ các thông tin liên quan đến CNV đã và đang làm việc tại đơn vị. + Cập nhật sửa đổi các thông tin liên quan đến nhân sự: lý lịch, hệ số lương, ngày công, ngày nghỉ của cán bộ công chức viên chức . + Tạo, cập nhật sửa đổi các thông tin về nhân sự của đơn vị . + In danh sách CNV của từng phòng, bộ phận theo các thông số cần thiết, theo sự yêu cầu và kiểm tra của cấp trên. + Kiết xuất các biểu mẫu báo cáo một cách đầy đủ, chi tiết, khoa học theo yêu cầu của người sử dụng theo từng tháng, quý, năm hay một yêu cầu cụ thể khác như giới tính, trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học,... I.3.1. Thông tin I.3.1.1-Thông tin đầu vào: + Thông tin từ CB-CNV : Đó là các thông tin rút ra từ hồ sơ của cán bộ khi vào nhà máy. + Thông tin về các hoạt động hàng tháng, hàng quý. + Thông tin về các quy định của chức danh, ngạch và bậc lương. + Thông tin từ các danh mục chuẩn (như: danh mục ngạch, bậc ...) I.3.1.2- Thông tin đầu ra: + Thông tin về hồ sơ cán bộ công nhân viên. + Các báo cáo, thống kê những yêu cầu khác nhau. + Các thông tin tìm kiếm, tra cứu theo yêu cầu I.3.2 Các chức năng cơ bản của hệ thống I.3.2.1- Chức năng cập nhật Để hệ thống có nguồn gốc dữ liệu thống nhất phục vụ cho việc quản lý, trước hết phải cung cấp cho hệ thống một số thông tin chung, để thuận tiện cho quá trình xử lý, các thông tin này được truy xuất thông qua mã của chúng và phải nhập vào hồ sơ như sau: + Cập nhật danh sách cán bộ - CNV (theo hồ sơ). + Nhập vào hồ sơ CNV mới chuyển đến hay mới tuyển dụng . + Nhập danh sách các phòng ban + Cập nhật cho từng phòng ban, từng bộ phận, từng CNV. + Cập nhật các thông tin về sự thay đổi hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của cán bộ - CNV . I.3.2.2- Chức năng xử lý Với các dữ liệu đã cập nhật, để đáp ứng các nhu cầu đã đặt ra ta cần phải xử lý các dữ liệu này. Theo yêu cầu quản lý trong đơn vị hệ thống cần có chức năng xử lý như sau: * Chức năng sắp xếp Có thể xem danh sách cán bộ CNV trong đơn vị theo từng phòng, bộ phận. Theo trình độ chuyên môn, Đảng viên, Đoàn viên, độ tuổi giới tính. Sắp xếp danh sách CB - CNV theo vần A B C,... * Chức năng tìm kiếm Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu của người sử dụng như: + Tìm kiếm CB - CNV theo tên. + Tìm kiếm CB - CNV theo phòng ban, phân xưởng + Tìm kiếm CB - CNV theo cùng dân tộc + Tìm kiếm những người là Sỹ quan, QNCN, CNVQP + Tìm kiếm CB - CNV theo cấp bậc, chức vụ + Tìm kiếm CB - CNV theo giới tính * Chức năng báo cáo cáo Từ những nguồn dữ liệu đã cập nhật như trên hệ thống sẽ đưa ra các bảng báo cáo thống kê tổng quát hay chi tiết về nhân sự của Nhà máy tuỳ theo yêu cầu lựa chọn. Cụ thể là : + Lập danh sách CB - CNV toàn cơ quan + Lập danh sách CB - CNV của từng phòng , bộ phận . + Lập danh sách CB - CNV là Đảng viên . + Lập danh sách CB - CNV là Đoàn viên . + Tính lương cho từng cá nhân, từng phòng, toàn đơn vị . + In danh sách lương theo tháng cho từng phòng, đơn vị . I.3.2.3- Yêu cầu đối với hệ thống Hệ thống phải quản lý được toàn bộ các hồ sơ nhân sự của CB - CNV trong đơn vị bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu Hệ thống cho phép tìm kiếm nhân sự theo một tiêu chí nhất định theo giới tính, mã nhân viên, theo trình độ chuyên môn, ... Cho phép sửa đổi, cập nhật dữ liệu, đảm bảo có sàng lọc dữ liệu . Nhập sửa đổi thông tin về thay đổi lương, bậc thợ, nhập sửa ngày công hàng tháng . Từ thực trạng trên ta có thể mô tả quy trình máy tính hoá công việc qua sơ đồ sau: Danh sách CNV toàn đơn vị Danh sách CNV theo phòng Danh sách CNV Đảng viên Danh sách CNV Đoàn viên Danh sách CNV đã nghỉ hưu D. sách CNV đến kỳ nânglương Bảng lương .... Lí lịch cán bộ - CNV Khen thưởng / Kluật Quan hệ gia đình Quá trình công tác Lịch sử lương Trình độ văn hoá Trình độ C môn Trình độ C trị Trình độ N ngữ .... Chương trình quản lý Nhân sự và tính lương I.4- Các bước xây dựng hệ thống thông tin quản lý Việc xây dựng hệ thống này thường được thực hiện qua 5 giai đoạn sau: I.4.1 Nghiên cứu sơ bộ và lập dự án Khi tiến hành tìm hiểu, khảo sát hệ thống cũ ta phải phát hiện ra những nhược điểm còn tồn động, đề xuất ý tưởng cho giải pháp mới. Cần tham khảo ý kiến lãnh đạo của cơ quan để biết được yêu cầu của họ nhằm định hướng cho hệ thống mới . Phải nêu ra được tính khả thi của bài toán và có định hướng cho giai đoạn tiếp theo I.4.2- Phân tích hệ thống Phải tiến hành phân biệt một cách chi tiết hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ cũ trên cơ sở đó xây dựng lược đồ khái niệm cho hệ thống mới I.4.3- Thiết kế tổng thể Nhằm xác định vai trò, vị trí của máy tính trong hệ thống mới, phân tích rõ việc nào cần phải làm bằng thủ công do con người đảm nhiệm. I.4.4 Thiết kế chi tiết - Thiết kế các công việc thủ công để giải quyết việc xử lý thông tin trước khi đưa vào máy tính và một số công việc sau khi được máy tính xử lý đưa ra - Thiết kế các tệp dữ liệu - Thiết kế các thủ tục thông tin trên máy tính - Thiết kế giao diện với người sử dụng - Thiết kế các modul chương trình - Thiết kế mẫu thử và chạy thử chương trình - Hướng dẫn sử dụng làm việc với chương trình, cài đặt chương trình khi có sự cố, bảo quản dữ liệu. - Đánh giá được các mặt ưu điểm, nhược điểm của hệ thống mới I.4.5 Cài đặt, lập trình - Chọn ngôn ngữ lập trình - Cài đặt các tệp, viết các đoạn chương trình chung - Soạn thảo chương trình cho từng đơn vị xử lý - Khai thác và bảo trì: - Song song với quá trình khai thác thì chúng ta cần phải bảo trì hệ thống (Đảm bảo công tác an toàn và phát triển) - Sửa các lỗi - Điều chỉnh theo yêu cầu mới - Cải thiện hiệu năng của hệ thống Kết luận Qua cách tổ chức và quản lý của Nhà máy Z192 ta cần phải xây dựng một phần mềm " Quản lý nhân sự và tính lương " sao cho : - Đáp ứng được hầu hết các chức năng cần thiết - Chương trình đơn giản dể sự dụng - Giao diện đẹp - Để xây dựng một chương trình thỏa mãn các điều kiện trên, ta cần thiết kế một hệ thống sao cho : - Thông tin đầy đủ - Tránh dư thừa - Không trùng lặp Xử lý nhanh Độ chính xác cao I.5. Một số yêu cầu khác của chương trình I.5.1 Tính mở Với mỗi hệ thống thông tin, xây dựng có tính mở cao là công việc hết sức cần thiết. Trong hệ thống quản lý nhân sự này tính mở cần đáp ứng nội dung sau : Các báo cáo định kỳ, thường xuyên có thể sửa đổi và bổ sung với kinh phí nhỏ . Cập nhật thêm công chức viên chức mới vào . 1.2.6.2 Bảo mật Chương trình cần có tính bảo mật trong một số chức năng sau: +Sử dụng chương trình 1.2.6.3 Giao diện Với mỗi hệ thống, việc giao tiếp với người sử dụng rất cần thiết và quan trọng. Hiệu quả của chương trình phụ thuộc rất lớn vào giao diện của chương trình.Vì vậy để đáp ứng và nâng cao hiệu quả sử dụng, giao diện của hệ thống cần: - Sáng sủa, dễ nhìn, dễ đọc . - Thuận tiện, thân thiện với người sử dụng . - Rành mạch, có khoa học . - Không yêu cầu người sử dụng phải có trình độ tin học cao. phần II phân tích hệ thống Ii.1- Sơ đồ PHÂN CấP chức năng Biểu đồ phân cấp chức năng sẽ chia các chức năng của hệ thống thành các cấp khác nhau theo kiểu topdow. Qua đó thấy rõ được nhiệm vụ của từng bộ phận bao gồm các chức năng chính: Quản lý nhân viên, tìm kiếm, báo cáo và hệ thống. Mỗi chức năng lại được phân chia nhỏ Hệ thống quản lý nhân sự tìm kiếm báo cáo quản lý nhân viên hệ thống In kết quả Xử lý báo cáo Mật khẩu Cập nhật hồ sơ In báo cáo Thoát Xem hồ sơ In hồ sơ Chức năng: Cập nhật hồ sơ - Cập nhật các thông tin mới một hồ sơ, sửa đổi, bổ xung thông tin vào hồ sơ CB-CNV. - Cập nhật hồ sơ lưu: đối với cán bộ công nhân viên chuyển công tác ra khỏi nhà máy, nghỉ chế độ hoặc bất kỳ lý do nào thôi công tác thì sẽ lưu vào hồ sơ lưu và xoá tên khỏi danh sách biên chế. - Xem/In hồ sơ cán bộ - công nhân viên Chức năng: Tìm kiếm - Cho phép tìm kiếm trong hồ sơ một người nào đó theo một hoặc nhiều điều kiện kết hợp như tìm kiếm các nhân viên theo tên, theo chức danh, chức vụ, cấp bậc, dân tộc, giới tính, trình độ..... - Xem và in kết quả tìm kiếm khi có nhu cầu của cấp trên. Chức năng: Báo cáo - Báo cáo các vấn đề như: tổng số cán bộ theo từng chức danh, ngạch, bậc, theo trình độ văn hóa.... - Xem và in các báo cáo. Chức năng: Hệ thống -Cho phép người sử dụng được quyền sử dụng hệ thống cũng như chấm dứt công việc và thoát khỏi hệ thống. - Đặt mật khẩu để bảo vệ dữ liệu khỏi mất mát. II.2.- Biểu đồ luồng dữ liệu : II.2.1- Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh ban lãnh đạo nhân viên Hồ sơ, lý lịch Các báo cáo Các yêu cầu Các thông tin Hệ thống quản lý nhân sự Tác nhân ngoài: Ban lãnh đạo và nhân viên Ban lãnh đạo: Là người trực tiếp quản lý và sử dụng hệ thống quản lý. Nhân viên là đối tượng được quản lý II.2.2- Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Người sử dụng Nhân viên Hồ sơ nhân viên Lý lịch Quản lý nhân sự Báo cáo Hồ sơ nhân viên báo cáo nhân sự Yêu cầu Trả lời Tìm kiếm Người sử dụng Yêu cầu Phân rã chức năng 1: Quản lý nhân viên Nhân viên Nộp hồ sơ thông tin mới của cá nhân Kiểm tra Hồ sơ nhân viên Thông tin chuẩn về nhân viên Cập nhật hồ sơ In hồ sơ Xem hồ sơ Các danh sách về nhân viên Người sử dụng Phân rã chức năng 2: Tìm kiếm Người sử dụng Không tìm thấy Kết quả tìm được Các đk cần tìm In kết quả tìm kiếm Tìm kếm HSNV Kết quả tìm kiếm Phân rã chức năng 3: Báo cáo Người sử dụng Yêu cầu báo cáo In báo cáo nhân sự Kết quả tìm kiếm HSNV Xử lý báo cáo chương iii Xây dựng cơ sở dữ liệu cho chương trình III.1- Thuộc tính: Ta phải xét đến những thông tin nào cần thiết phải được lưu giữ cho mỗi thực thể. Thuộc tính đặc trưng của thực thể biểu diễn bằng các trường trong bảng. Đối với mỗi Cán bộ - Công nhân viên có các thuộc tính liên quan như sau: - Mã nhân viên - Họ tên - Giới tính - Ngày sinh - Số CMND - Nơi cấp CMND - Nguyên quán - Quê quán - Hộ khẩu thường trú - Dân tộc - Tôn giáo - Trình độ văn hoá - Ngày vào công tác - Ngày thôi công tác - Ngày vào Đoàn - Ngày vào Đảng - Trình độ chuyên môn - Chức vụ - Chức danh - Đơn vị (phòng, ban, Phân xưởng) - Bậc lương - Hệ số lương - Ngày hưởng lương - Quá trình công tác - Quá trình lương - Trình độ ngoại ngữ - Quan hệ gia đình - Khen thưởng - Kỷ luật Từ các phân tích trên ta có các bảng quan hệ sẽ nêu ở phần sau đây: III.2-Các bảng quan hệ: III.2.1- Table_Nhanvien ( Bảng Nhân viên ) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) MaNV Text 5 Mã nhân viên Maphong Text 5 Mã phòng Maphanxuong Text 5 Mã phân xưởng Hoten Text 25 Họ tên Ngaysinh Date/time dd/mm/yyyy Ngày sinh Hequannhan Text 10 Hệ quân nhân Capbac Text 10 Cấp bậc Chucvu Text 20 Chức vụ Chucdanh Text 30 Chức danh Dantoc Text 10 Dân tộc Tongiao Text 10 Tôn giáo Quequan Text 50 Quê quán HKthuongtru Text 50 Hộ khẩu thường trú TPgiadinh Text 20 Thành phần gia đình TPbanthan Text 20 Thành phần bản thân SoCMQP Text 20 Sô chứng minh Quốc phòng Donvicap Text 50 Đơn vị cấp NgaycapCMQP Date/time dd/mm/yyyy Ngày cấp chứng minh QP SoCMND Text 20 Số chứng minh nhân dân Ngaycap Date/time dd/mm/yyyy Ngày cấp Noicap Text 50 Nơi cấp Tdvanhoa Text 10 Trình độ văn hoá Tdchinhtri Text 10 Trình chính trị Tdngoaingu Text 10 Trình độ ngoại ngữ Tdchuyenmon Text 30 Trình độ chuyên môn Ngayvaodoan Date/time dd/mm/yyyy Ngày vào đoàn Noiketnapdoan Text 50 Nơi kết nạp đoàn Ngayvaodang Date/time dd/mm/yyyy Ngày vào đảng Noiketnapdang Text 50 Nơi kết nạp Đảng Luongcoban Number Currency Lương cơ bản Heso Number double Hệ số Thamnien Number Byte Thâm niên Anh OleQbject ảnh III.2.2- Table_Phong (Bảng Phòng) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) Maphong Text 5 Mã phòng Tenphong Text 30 Tên phòng Tentruongphong Text 30 Tên trưởng phòng Dienthoai Text 20 Điện thoại III.2.3- Table_Phanxuong (Bảng phân xưởng) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Description (Giải thích) Maphanxuong Text 5 Mã phân xưởng Tenphanxuong Text 30 Tên phân xưởng Tenquandoc Text 30 Tên quản đốc Dienthoai Text 20 Điện thoại III.2.4- Table_QHGD (Bảng quan hệ gia đình) Field Name (Tên trường) Data Type (Kiểu) Field Size (Kích thước) Desc