Đề tài Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội

LỜI NÓI ĐẦU Trong lịch sử phát triển của các hình thái kinh tế - xã hội, con người luôn được coi là nhân tố quan trọng nhất, quyết định sự tồn tại và phát triển của xã hội. Trong mọi thời đại, con người luôn là chủ thể sáng tạo ra mọi của cải, vật chất, văn hóa và xã hội. Trong lịch sử dựng nước và giữ nước của dân tộc ta thì vai trò của nhân tố con người cũng đã được chứng minh và khảng định Ngày nay, công nghệ thông tin được coi là công nghệ mũi nhọn hàng đầu. Việt Nam cũng đã và đang phát triển công nghệ này và cũng đạt được một số thành quả nhất định. Việc áp dụng công nghệ thông tin và mọi lĩnh vực đều mang lại sự phát triển vượt trội. Nó thực sự thúc đẩy các ngành càng phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn và chính xác hơn. Việc áp dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật nói chung và thành tựu của công nghệ thông tin nói riêng vào việc công tác quản lý không ngừng phát triển. Công tác quản lý ngày càng được nhiều các công ty và các đơn vị quan tâm. Tuy nhiên yếu tố quan trọng là cách thức sử dụng như thế nào để hệ thống đó đạt hiệu quả cao nhất. Quy mô, tính phức tạp của công việc ngày nay càng cao nên xây dựng hệ thống thông tin quản lý không chỉ là việc lập trình đơn giản mà phải xây dựng một cách hệ thống. Chính vì vậy hầu hết các công ty đề cần có một công nghệ quản lý về mọi mặt trong công ty, trong đó không thể thiếu quản lý nhân sự. Việc quản lý nhân sự ảnh hưởng rất lớn đến hoạt động và sự tồn tại của bất kỳ công ty nào, chúng có tầm ảnh hưởng đến đến sự phát triển của công ty. Nhưng tuỳ thuộc vào mô hình của các công ty mà họ đưa ra cho mình một cách quản lý hợp lý Sau một thời gian tìm hiểu tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội em nhận thấy công ty vẫn đang quản lý nhân sự bằng phần mền MS Word và Exel. Việc quản lý như vậy tốn rất nhiều thời gian và công sức. Khi mới thành lập phòng số lượng cán bộ và đại lý còn hạn chế thì việc quản lý này vẫn tối ưu. Nhưng trong những năm gần đây công ty phát triển và mở rộng kênh phân phối vì vậy số lượng cán bộ, nhân viên và đại lý trong công ty ngày càng tăng lên thì việc quản lý này gặp nhiều khó khăn. Em nhận thấy việc quản lý nhân sự trong công ty bằng Word và Excel còn nhiều hạn chế vì chính vì vậy đó là lý do em chọn đề tài “Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội.” để nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập Mục đích nghiên cứu của luận văn. CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI I. SỰ RA ĐỜI VÀ PHÁT TRIỂN CỦA BẢO VIỆT HÀ NỘI Công ty Bảo Việt Hà Nội, được thành lập từ năm 1980 theo quyết định số 1125/QĐ - TCCB ngày 17/11/1980 của Bộ Tài chính. Tên công ty: Công ty Bảo Việt Hà Nôi. Tên tiếng anh: BAOVIET INSURANCE Địa chỉ công ty: Số 15C, Trần Khánh Dư, Hoàn Kiếm, Hà Nội. Giám đốc: Đinh Hồng Hải Điện thoại: (84.4) 3.933395 fax: (84.4) 3.8267663 Web site: www.baoviet.com.vn Email: hn-pnt@baoviet.com.vn Công ty Bảo hiểm Hà Nội (nay là Bảo Việt Hà Nội) được thành lập từ năm 1980 theo quyết định số 1125/QĐ - TCCB ngày 17/11/1980 của Bộ Tài chính. Trước hết, BV - HN là một đơn vị trực thuộc Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam (Bảo việt), là đơn vị đứng đầu trong tổng số 62 đơn vị thành viên. Do đó đã nhận được sự ủng hộ và quan tâm chỉ đạo sát sao của Tổng công ty bảo hiểm Việt Nam kể cả về người lẫn cơ sở vật chất như cải tạo văn phòng, mua trụ sở quận, huyện. Đến nay Bảo việt Hà Nội đã thành lập các văn phòng trực thuộc tại tất cả các quận, huyện trên địa bàn thành phố để kinh doanh khai thác các dịch vụ bảo hiểm. Với khả năng tài chính lớn mạnh, với những kinh nghiệm lâu năm cùng với sự nỗ lực hết sức của mình, Bảo việt đã góp phần không nhỏ vào sự đảm bảo an toàn, sự bồi thường thiệt hại cũng như sự ổn định sản xuất và đời sống. Để phục vụ nhu cầu bảo hiểm đa dạng của các tổ chức kinh tế, các nhà đầu tư cũng như mọi thành phần kinh tế khác. Bảo việt Hà Nội đã không ngừng nghiên cứu và triển khai các loại hình nghiệp vụ bảo hiểm mới. Hiện nay những dịch vụ mà Bảo Việt Hà Nội cung cấp cho khách hàng luôn là những dịch vụ có chất lượng cao "phục vụ khách hàng một cách tốt nhất để phát triển" luôn được coi là phương châm hành động của toàn thể đội ngũ cán bộ công nhân viên Bảo Việt Hà Nội. Chính nhờ rộng mà Bảo Việt Hà Nội ngày càng trở lên vững mạnh và phát triển. Hiện nay Bảo Việt đang tiến hành những nghiệp vụ bảo hiểm sau: - Bảo hiểm hàng hoá nhập khẩu - Bảo hiểm hàng hoá xuất khẩu - Bảo hiểm hàng hóa vận chuyển nội địa - Bảo hiểm thân tàu biển - Bảo hiểm trách nhiệm chủ tàu biển - Bảo hiểm thân tàu sông - Bảo hiểm trách nhiệm tàu sông - Bảo hiểm trách nhiệm chủ đóng tàu - Bảo hiểm tài sản trong khai thác dầu khí - Bảo hiểm máy bay cánh bằng - Bảo hiểm trách nhiệm chủ sân bay - Bảo hiểm hàng không khác - Bảo hiểm mọi rủi ro xây dựng - Bảo hiểm mọi rủi ro lắp đặt - Bảo hiểm máy móc - Bảo hiểm thiết bị điện tử - Bảo hiểm máy móc thiết bị xây dựng - Bảo hiểm hoả hoạn và các rủi ro đặc biệt - Bảo hiểm mọi rủi ro trong công nghiệp - Bảo hiểm tổn thất vật chất bất ngờ - Bảo hiểm tiền - Bảo hiểm trộm cắp - Bảo hiểm nhà tư nhân - Bảo hiểm hỗn hợp văn phòng - Bảo hiểm gián đoạn kinh doanh sau cháy hoặc tổn thất - Bảo hiểm Cháy nổ bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm sản phẩm - Bảo hiểm trách nhiệm công cộng - Bảo hiểm trách nhiệm công cộng và sản phẩm dạng mới - Bảo hiểm lòng trung thực - Bảo hiểm trách nhiệm Hole in one - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nhiệp với bệnh viện, bác sỹ - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp luật sư - Bảo hiểm trách nhiệmnghề nghiệp kiến trúc sư và kỹ sư tư vấn - Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp môi giới Bảo hiểm - Bảo hiểm trách nhiệm khác - Bảo hiểm vật chất ôtô - Bảo hiểm vật chất môtô - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe ôtô bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe môtô bắt buộc - Bảo hiểm trách nhiệm chủ xe đối với hành khách - Bảo hiểm trách nhiệm chủ xe đối với hàng hóa vận chuyển trên xe - Bảo hiểm trách nhiệm dân sự chủ xe ôtô tự nguyện - Chương trình HIP - Bảo hiểm tại nạn con người 24h/24h - Bảo hiểm kết hợp con người - Bảo hiểm tai nạn con người theo mẫu đơn Cologn Re - Bảo hiểm sức khoẻ con người mức cao - Bảo hiểm trợ cấp nằm viện phẫu thuật - Bảo hiểm sinh mạng cá nhân - Bảo hiểm tai nạn hành khách - Bảo hiểm toàn diện học sinh - Bảo hiểm tai nạn thuỷ thủ thuyền viên - Bảo hiểm bồi thường cho người lao động - Bảo hiểm tai nạn lái phụ xe và người ngồi - Bảo hiểm tai nạn người ngồi trên xe môtô - Bảo hiểm khách du lịch - Bảo hiểm cho người Việt Nam du lịch nước ngoài ngắn hạn - Bảo hiểm chi phí y tế và vận chuyển y tế cấp cứu - Bảo hiểm chăm sóc sức khỏe cho người đình sản - Bảo hiểm sức khỏe thành tài - Bảo hiểm Vietnam Care - Bảo hiểm Aon Care - Bảo hiểm Aon Premier Care - Bảo hiểm Y tế kết hợp con người Ngoài ra còn có một số loại hình bảo hiểm khác đang được triển khai thực hiện. Cùng với sự đa dạng hoá các nghiệp vụ bảo hiểm. Bảo Việt Hà Nội còn nghiên cứu tìm ra những bước đi và đối sách thích hợp để đáp ứng nhu cầu khách hàng ngày một tốt hơn. Một trong những phương thức quan trọng nhăm nâng cao uy tín của công ty đó là sự mở rộng quan hệ với nhiều công ty bảo hiểm trên thế giới. Hiện nay Bảo Việt Hà Nội thông qua Tổng công ty Bảo hiểm Việt Nam đã quan hệ với nhiều công ty tái Bảo hiểm, và các tập đoàn lớn Bảo hiểm trên thế giới như: Tôkyo Marine, Yasuda Mitsui Marine (Nhật), Munich Re(Đức), Swiss Re (Thụy Sĩ), Commercial Union(UK) nhờ hoạt động tái Bảo hiểm, Bảo Việt Hà Nội đã không những tham gia ký kết được các hợp đồng Bảo hiểm có giá trị lớn mà còn đảm bảo được công tác bồi thường cho khách hàng nhanh chóng và thuận tiện. Đến nay Bảo Việt Hà Nội đã đạt những thành tựu đáng kể. Tuy nhiên công ty cũng đang phải đối mặt với những khó khăn và thách thức mới đó là sự biến động của thị trường phức tạp, sự cạnh tranh gay gắt giữa các công ty Bảo hiểm nhằm thu hút khách hàng. Đây chính là những cơ hội cho công ty Bảo Việt Hà Nội tự khẳng định mình và tự vươn lên hơn nữa để xứng đáng với niềm tin của khách hàng đối với công ty. II. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. Cổ phần hóa doanh nghiệp nhà nước là một trong những định hướng quan trọng của quá trình cải cách doanh nghiệp nhà nước. Đối với Bảo Việt, Thủ tướng Chính Phủ đã ra quyết định số 310/2005/QĐ –TTg phê duyệt đề án cổ phần hóa Tổng Công ty Bảo Hiểm Việt Nam và thí điểm thành lập Tập đoàn tài chính Bảo hiểm-Bảo Việt hoạt động theo mô hình công ty mẹ -công ty con. Ngày 31/05/2007 đánh dấu một dự kiện, một mốc lịch sử quan trọng của Bảo Việt, đó là việc Bảo Việt bán cổ phần lần đầu tiên ra công chúng chính thức trở thành công ty cổ phần kinh doanh đa ngành, đa lĩnh vực. Ngày 15/10/2007, Tập đoàn Bảo Việt đã hoàn thành đăng ký kinh doanh công ty cổ phần có sự tham gia của đối tác chiến lược là các tập đoàn kinh tế hàng đầu trong nước và nước ngoài, hình thành Tập đoàn Tài chính-Bảo Việt Hà Nội. Hoàn thành quá trình cổ phần hóa và thành lập Tập đoàn Tài chính-Bảo Việt Hà Nội đã mở ra một thời kỳ mới trong hoạt động kinh doanh của Bảo Việt nói chung và Bảo Việt Hà nội nói riêng. Cơ chế mới mang lại nguồng lực mới, những cơ hội thành công mới nhưng đồng thời cũng là yêu cầu, thách thức mới. Bên cạnh đó, khủng hoảng kinh tế toàn cầu bắt đầu từ năm 2007 đã ghi dấu ấn sâu đậm của nó trong nền kinh tế Việt Nam nói chung và ngành kinh doanh bảo hiểm nói riêng mà cho đến nay dấu hiệu phục hồi chưa rõ ràng. Trong những năm gần đây, thị trường bảo hiểm Việt Nam nói chung và thị trường bảo hiểm nói riêng đã có nhiều biến động đáng kể. Nghị định 100/CP ban hành ngày 18/12/1993 và Nghị định 74/CP ban hành ngày 14/06/1997 của Chính phủ về việc cho phép nhiều doanh nghiệp thuộc các thành phần kinh tế kể cả các doanh nghiệp nước ngoài tham gia kinh doanh bảo hiểm tại Việt Nam đã phá vỡ thế độc quyền của Bảo Việt. Sự xuất hiện của các Công ty bảo hiểm mới buộc Bảo Việt Hà Nội phải không ngừng cải thiện nâng cao chất lượng dịch vụ của mình thì mới đảm bảo khả năng đứng vững trong cạnh tranh. Một trong những biện pháp quan trọng đó là phải thay đổi cơ cấu tổ chức văn phòng Công ty. Theo cơ cấu tổ chức mới, song song với nhiệm vụ khai thác khách hàng, văn phòng Công ty còn có chức năng quản lý và giám sát hoạt động của các văn phòng địa phương trực thuộc. Bởi vậy ngoài các phòng ban phụ trách các vấn đề tổ chức nhân sự, hành chính, kế toán... Những phòng nghiệp vụ ngoài nhiệm vụ trực tiếp tiến hành kinh doanh các nghiệp vụ trên địa bàn mà Công ty phân cấp còn có chức năng giúp đỡ các văn phòng tại các Quận, Huyện trong việc quan hệ với khách hàng, cân nhắc trách nhiệm bảo hiểm, phát hành hợp đồng bảo hiểm, quy tắc bảo hiểm, xử lý, giám định và bồi thường khiếu nại. Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Hà Nội được thể hiện theo sơ đồ sau: Sơ đồ các phòng ban trong công ty Giám Đốc P .giám đốc P .giám đốc P .giám đốc Các phòng kinh doanh nghiệp vụ Phòng hành chính Tổng hợp Phòng nghiệp vụ I, II Và Các phòng khu vực Phòng bồi thường Phòng quản lý đại lý Phòng Tài chính kế toán Hình 1: Sơ đồ tổ chức của Bảo Việt Hà Nội Nhờ có một cơ cấu tổ chức thích hợp, Bảo Việt Hà Nội đã phát huy được sức mạnh của mình trên cơ sở khai thác được ưu thế hoạt động của tất cả các phòng ban cũng như các văn phòng chi nhánh công ty. III. CHỨC NĂNG, QUYỀN HẠN CỦA CÁC PHÒNG BAN Qua sơ đồ trên ta thấy được cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Hà Nội. Sau đây ta sẽ đi sâu vào nghiên cứu chức năng và quyền hạn của các phòng ban trực thuộc. 1. Phòng tổng hợp *Chức năng: - Có chức năng tổ chức hành chính, quản trị, lễ tân, tổ chức lao động tiền lương thi đua. - Tổng hợp, kế hoạch, pháp chế, tuyên truyền quảng cáo, công tác văn thư lưu trữ. - Quản lý tài sản, trụ sở phương tiện vật dụng của Công ty. Ngoài ra còn quản lý và cung cấp ấn chỉ, tài liệu văn phòng phẩm cho Công ty. * Quyền hạn: - Phòng tổng hợp có quyền hạn theo dõi kiểm tra các phòng trong việc thực hiện nội quy, quy định quy chế của Công ty. - Duy trì hoạt động của văn phòng Công ty theo quyết định và phân cấp của giám đốc, đôn đốc Ban giám đốc, phòng, các bộ phận thực hiện đúng tiến độ nội dung công việc. - Chủ trì các vấn đề khác khi được giám đốc uỷ quyền 2. Phòng Tài chính - Kế toán * Chức năng: - Quản lý toàn diện các hoạt động kinh tế, tài chính kế toán. Giám đốc bằng tiền các hoạt động tài chính kinh tế. Hạch toán phản ánh các hoạt động kinh tế tài chính theo qui định pháp luật. - Thống kê báo cáo hoạt động của Công ty. Quản lý điều hành hệ thống tin học nội bộ và phối hợp hoạt động, tham mưu về quản lý kinh doanh. * Quyền hạn: - Kiểm tra để hướng dẫn các hoạt động tài chính kế toán theo phân cấp của giám đốc Công ty. - Tạm ngừng các khoản chi tiêu sai nguyên tắc, kiến nghị với ban giám đốc để giải quyết. Kiểm tra trong toàn Công ty và kiến nghị giám đốc đình chỉ việc sử dụng thiết bị tin học trái nội qui qui định của Công ty. 3. Phòng quản lý đại lý Phòng quản lý đại lý( thuộc các phòng thức năng ) chịu trách nhiệm chung toàn bộ các vấn đề liên quan tới quản lý đại lý của toàn công ty và có trách nhiệm báo cáo với ban giám đốc tình hình hoạt động của tất cả các đại lý. Chức năng chính của phòng là lập kế hoạch, điều hành hoạt động, đồng thời kiểm tra, giám sát, hỗ trợ, tổ chức đại lý. Các phòng bảo hiểm khu vực và các phòng nghiệp vụ trong công ty cũng quản lý hệ thống đại lý của riêng mình nhưng dưới sự chỉ đạo và chịu sự giám sát, kiểm tra của phòng quản lý đại lý. Hầu hết đại lý ở các phòng bảo hiểm khu vực và các phòng nghiệp vụ là đại lý tổ chức( quản lý theo khu vực), đại lý bán chuyên nghiệp và đại lý nhân thọ khai thác phi nhân thọ. Qua mô hình quản lý hệ thống đại lý ta thấy được sự chuyên môn hoá về nhân sự, có sự phân công công việc cụ thể giữa các phòng, ban. Các đại lý sẽ được quản lý trực tiếp từ các phòng kinh doanh, sau đó được quản lý gián tiếp bởi phòng quản lý đại lý; mạng lưới đại lý rộng khắp có thể bao phủ được thị trường, từ đó tăng doanh thu cho công ty. Tuy nhiên, vẫn có sự chồng chéo trong quản lý dẫn tới quá tải hoặc kém hiệu quả; thông tin giữa khách hàng và các nhà quản trị cấp cao thường bị chậm chễ và đôi khi thiếu chính xác. Quản lý mạng lưới đại lý của doanh nghiệp bao gồm các công việc chủ yếu: +) Công tác tuyển dụng đại lý: tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp với công việc phân phối và bán sản phẩm bảo hiểm; +) Công tác đào tạo: các công việc liên quan đến việc mở các khoá đào tạo, huấn luyện về Bảo Việt Hà Nội nghiệp vụ bảo hiểm mà Bảo Việt Hà Nội đang triển khai, kỹ năng bán hàng cho những ứng cử viên đó…; +) Chế độ chính sách đối với đại lý bảo hiểm: là những việc như nghiên cứu đưa ra những chính sách hoa hồng, khen thưởng phù hợp để có thể kích thích hoạt động đại lý…; 3.1 Công tác tuyển dụng đại lý. 3.1.1. Lập kế hoạch tuyển dụng. Hàng năm, căn cứ vào kế hoạch kinh doanh, tiềm năng thị trường, các phòng kinh doanh, phòng khu vực có trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch tuyển dụng đại lý cho phù hợp và báo cáo về phòng quản lý đại lý. Trên cơ sở đó phòng quản lý đại lý lên kế hoạch về số lượng tuyển dụng, thời gian tuyển dụng…Tiêu chí chung để tuyển dụng đại lý của công ty là tuyển dụng những người có đạo đức trung thực, có khả năng giao tiếp, khả năng thuyết phục và động cơ cũng như mục tiêu làm việc. 3.1.2. Quy trình tuyển dụng. * Đối với đại lý chuyên nghiệp: Đại lý chuyên nghiệp là những đại lý làm việc trực tiếp tại văn phòng của Bảo Việt Hà Nội, chịu sự quản lý về hành chính như nhân viên chính thức của công ty. Ngoài việc được hưởng hoa hồng như đại lý thường, hàng tháng đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp còn được hỗ trợ kinh phí( mức cụ thể tuỳ thuộc vào từng đại lý cụ thể và tình hình thực tế của từng địa bàn). Quy trình tuyển dụng đại lý bảo hiểm chuyên nghiệp cụ thể như sau: Bước 1: Thông báo tuyển dụng Trước khi sơ tuyển ít nhất 30 ngày, các phòng kinh doanh phải thông báo công khai việc tuyển dụng đại lý bằng các hình thức phù hợp với nhu cầu tuyển dụng. Nội dung thông báo tuyển dụng bao gồm: tiêu chuẩn, điều kiện dự tuyển, nội dung, địa điểm và thời hạn nộp hồ sơ để mọi người biết và đăng kí dự tuyển. Bước 2: Phỏng vấn người dự tuyển: Phòng kinh doanh thành lập hội đồng xét tuyển gồm đại diện lãnh đạo phòng kinh doanh, các cán bộ quản lý đại lý và phòng nghiệp vụ để tiến hành phỏng vấn, đánh giá: + Trình độ giao tiếp, khả năng ứng xử trong công việc. + Mức độ hiểu biết kinh tế, xã hội, bảo hiểm, nghề nghiệp đại lý… Bước 3: Xét tuyển và công bố danh sách những người trúng tuyển. Trên cơ sở kết quả phỏng vấn và xem xét hồ sơ, lý lịch từng người dự tuyển, phòng kinh doanh xét tuyển và thông báo công khai danh sách những người trúng tuyển. 3.1.3. Công tác đào tạo. BHPNT với đặc trưng là ngành dịch vụ đặc biệt, tính vô hình của sản phẩm khiến khách hàng không dễ gì nhận ra được những đặc tính tốt đẹp của sản phẩm. Công ty bảo hiểm bán sự cam kết hay lời hứa về sự bảo đảm cho khách hàng, người mua bảo hiểm tin tưởng vào khả năng của công ty bảo hiểm và những cam kết trong hoạt động bán hàng, khách hàng sẽ lựa chọn những doanh nghiệp bảo hiểm có uy tín, danh tiếng, có nguồn vốn vững chắc, chất lượng dịch vụ cao để tham gia bảo hiểm. Tuy nhiên, để thực hiện được những vai trò trên thì đòi hỏi đại lý phải có đầy đủ kiến thức. Công tác đào tạo đại lý sẽ quyết định đến sự thành công đó của đại lý. Việc đào tạo thường xuyên sẽ giúp công ty có đội ngũ đại lý giỏi. Trước khi tổ chức đào tạo, các phòng kinh doanh phải hoàn thiện hồ sơ đại lý( chậm nhất là trong khi tham gia khoá đào tạo, toàn bộ hồ sơ đại lý phải được hoàn thiện). Các phòng kinh doanh lưu toàn bộ hồ sơ đại lý theo các khoá đào tạo. Ngoài hồ sơ các nhân của đại lý, các phòng kinh doanh còn lưu danh sách tham dự đào tạo, danh sách cấp chứng chỉ có mã số đại lý. Sau đó đại lý được tuyển dụng sẽ được tập trung đào tạo trong thời gian 7 ngày. Học viên có kết quả đạt yêu cầu sẽ tiến hành kí hợp đồng đại lý ngay sau khi hoàn tất khoá học. Sau khi đại lý hoàn tất khoá đào tạo sẽ được cấp chứng chỉ và được tiến hành làm thẻ đại lý. Trong thời gian đào tạo đến khi hoàn tất và cấp chứng chỉ, đại lý tập sự không được khai thác bảo hiểm, nếu có dịch vụ khai thác, dịch vụ đó phải được đưa vào hoạt động đại lý khác đã đủ điều kiện theo quy định, đại lý chỉ được chính thức khai thác bảo hiểm khi đã kí kết hợp đồng đại lý. Nhận xét: Dựa vào bảng số liệu trên ta thấy, số khoá đào tạo được mở trong năm giảm dần( từ 9 khoá trong một năm xuống còn 2 khoá trong năm ) chính vì thế mà số đại lý được tuyển qua các năm giảm dần từ năm 2004 đến năm 2008. Năm 2004 số học viên kí kết hợp đồng đại lý cao nhất là 220 đại lý, đến năm 2008 con số này chỉ là 30 đại lý. Điều đó chứng tỏ số lượng đại lý tại Bảo Việt Hà Nội trong những năm gần đây ít có sự biến động, do lượng tuyển dụng thêm không nhiều và số nghỉ việc cũng ít. Chính vì thế mà Bảo Việt Hà Nội cần có những chế độ chính sách ưu tiên hơn nữa đối với đại lý để có thể tuyển dụng được nhiều đại lý giỏi, tạo điều kiện mở rộng quy mô hoạt động, tăng doanh thu cho công ty. 3.1.4. Chế độ khen thưởng. Thực tế nhiều năm đã cho thấy, chính sách thi đua khen thưởng đã thực sự là đòn bẩy quan trọng không thể thiếu đối với hoạt động khai thác của đại lý. Vì vậy để có thể thúc đẩy hệ thống kênh phân phối đại lý hoạt động có hiệu quả cao, ngoài việc điều chỉnh chính sách hoa hồng đại lý qua các năm nhằm tăng thu nhập cho đại lý thì chế độ khen thưởng và chế độ đãi ngộ có vai trò tích cực hơn và luôn được ban lãnh đạo của công ty quan tâm. Có thể tỷ lệ hoa hồng của đại lý của một công ty không cao như các đối thủ cạnh tranh trên thị trường nhưng do công ty thực hiện có hiệu quả các chính sách đãi ngộ đại lý thì vẫn giúp cho công ty có thể giữ chân được các đại lý, nhất là những đại lý giỏi làm việc và gắn bó với công ty. Nắm bắt được vấn đề này, những năm vừa qua Bảo Việt Hà Nội không ngừng thực hiện các chính sách khen thưởng, đãi ngộ dành cho đại lý như: thưởng bằng vật chất đối với những đại lý có mức tăng trưởng doanh thu cao, chế độ thăng tiến dành cho đại lý; tổ chức các chương trình tham quan kết hợp tập huấn cho các đại lý có doanh thu cao tại các khu du lịch trong nước và quốc tế như Hạ Long, Đà Lạt hay Trung Quốc, Thái Lan…điều đó góp phần đáng kể khuyến khích các đại lý làm việc có hiệu quả hơn. 3.1.5. Chế độ kỷ luật. Để thực hiện được kế hoạch công ty đã đề ra đồng thời để giữ chân được đại lý làm việc lâu dài cho công ty, công ty không chỉ tăng cường khen thưởng mà còn đưa ra những hình thức kỷ luật xứng đáng để đại lý làm việc tốt hơn. Đại lý sẽ bị kỷ luật nếu vi phạm các quy định sau của công ty: + Vi phạm về ý thức tổ chức kỷ luật. + Vi phạm về quy định nghiệp vụ: giấy yêu cầu bảo hiểm, đánh giá rủi ro, giám định xác minh. + Vi phạm về hợp đồng bảo hiểm. + Vi phạm về thu nộp phí bảo hiểm. + Vi phạm về quản lý sử dụng hoá đơn, ấn chỉ. Với những vi phạm trên, tuỳ vào mức độ vi phạm mà công ty có hình thức kỷ luật thích đáng. Những hình thức kỷ luật mà công ty thường sử dụng: + Phê bình. + Hạ bậc xếp loại. + Dừng khai thác có thời hạn. + Phạt tiền. + Bồi thường trách nhiệm vật chất. + Chầm dứt hợp đồng đại lý. + Truy cứu trách nhiệm dân sự. 4. Phòng bồi thường: * Chức năng: - Giám định và phối hợp giám định các đối tượng bảo hiểm tổn thất theo yêu cầu của khách hàng và phân cấp của giám đốc. Giải quyết bồi thường trong phân cấp và đề xuất với lãnh đạo công ty giải quyết bồi thường các hồ sơ trên mức phân cấp đối với các nghiệp vụ bảo hiểm Công ty tiến hành - Quản lý nghiệp vụ giám định bồi thường trong toàn Công ty. - Tham mưu giúp giám đốc phối hợp với các phòng liên quan. * Quyền hạn: - Kiểm tra hướng dẫn các phòng về công tác giám định bồi thường theo phân cấp của giám đốc. Được yêu cầu các phòng phối hợp để giải quyết nhanh chóng chính xác việc giám định bồi thường khách hàng. 5. Phòng nghiệp vị I và II: *Chức năng: Quản lý và trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ phi hàng hải theo phân công phân cấp của giám đốc Công ty. - Phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh và tham mưu giúp việc giám đốc công ty. * Quyền hạn Được quyền kiểm tra hướng dẫn và yêu cầu các phòng báo cáo về công tác khai thác các nghiệp vụ và quyết định bồi thường theo phân cấp của giám đốc. 6. Các phòng kinh doanh nghiệp vụ (phòng bảo hiểm hàng hải, phòng bảo hiểm hoả hoạn và phòng bảo hiểm rủi ro kỹ thuật). * Chức năng: Các phòng này có chức năng quản lý nghiệp vụ kinh doanh của mình theo phân cấp và qui chế của giám đốc Công ty. Trực tiếp kinh doanh các nghiệp vụ bảo hiểm, phối hợp với các phòng trong hoạt động kinh doanh. * Quyền hạn: Các phòng này đều có quyền hạn kiểm tra tình hinh khai thác và chấp hành qui định về khai thác bảo hiểm, giao dịch và môi giới để khai thác các nghiệp vụ. áp dụng các chính sách khai thác và quyết định giải quyết bồi thường theo phân cấp của giám dốc công ty. 7. Các phòng khu vực: * Chức năng: Đại diện cho công ty tại các Quận, Huyện ngành kinh doanh bảo hiểm theo phân công, phân cấp của giám đốc công ty. Đồng thời tự chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động của phòng mình theo phân cấp, tham mưu và phối hợp với các phòng khác. * Quyền hạn: Được quyền giao dịch với chính quyền địa phương, các tổ chức các doanh nghiệp trên địa bàn để phục vụ kinh doanh bảo hiểm. Được mở rộng hoạt động kinh doanh sang các địa bàn khác trên cơ sở tuân thủ qui chế hợp tác và chống cạnh tranh nội bộ, được cấp giấy chứng nhận bảo hiểm, tổ chức giám định và quyết định bồi thường cho khách hàng theo phân cấp. IV: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI PHÒNG QUẢN LÝ ĐẠI LÝ CỦA CÔNG TY BẢO VIỆT HÀ NỘI. Sau một thời gian làm việc và tìm hiểu tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội em nhận thấy công ty vẫn đang quản lý nhân sự bằng phần mền MS Word và Exel. Việc quản lý như vậy tốn rất nhiều thời gian và công sức. Khi mới thành lập phòng số lượng cán bộ và đại lý còn hạn chế thì việc quản lý này vẫn tối ưu. Nhưng trong những năm gần đây công ty phát triển và mở rộng kênh phân phối vì vậy số lượng cán bộ, nhân viên và đại lý trong công ty ngày càng tăng lên thì việc quản lý này gặp nhiều khó khăn. Em nhận thấy việc quản lý nhân sự trong công ty bằng Word và Excel còn nhiều hạn chế vì thế em quyết định xây dựng phần mềm: Xây dựng HTTT quản lý nhân sự tại phòng Quản lý Đại lý của Công ty Bảo Việt Hà Nội * Mục đích khi thực hiện. - Tích kiệm thời gian và chi phí cho phòng Quản lý Đại lý - Nâng cao khả năng tìm kiếm khi cần biết thông tin về một cán bộ hay nhân viên nào đó - Cập nhật thông tin được kịp thời, hiệu quả và giảm bớt sổ sách giấy tờ * Nội dung yêu cầu chuyên đề. - Quản lý hồ sơ cán bộ, nhân viên và Đại lý - Thêm mới, sửa, xoá và lưu giữ thông tin nhân viên một cách nhanh chóng và dễ dàng nhất. - Có thể xem dễ dàng quá trình hoạt động, công tác của nhân viên. - Có khả năng tra cứu thông tin về tất cả các vấn đề liên quan, liên quan đến nhân viên như: phòng ban, tên, địa chỉ, chức vụ... và cho ra kết quả nhanh chóng và chính xác nhất. - Các bảng biểu thốn