Đề tài Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự tại trường đại học

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Санкт-Петербургский государственный электротехнический университет «ЛЭТИ» имени В.И.Ульянова(Ленина) (СПбГЭТУ) Направление 552800 - “Информатика и вычислительная техника” Кафедра МО ЭВМ К защите допустить: Руководитель направления д.т.н, проф. А.Р. Лисс ВЫПУСКНОЙ КВАЛИФИКАЦИОННОЙ РАБОТЫ БАКАЛАВРА Тема: СОЗДАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ УНИВЕРСИТЕТА Студент: Нгуен Тхи Хуэ Группа: ЛЭТИ01А (3082) Руководитель: Инж. Чинь Хонг Кыонг Зав. кафедрой МО ЭВМ д.т.н, проф. А.Р. Лисс Санкт-Петербург 2007 г. CƠ QUAN GIÁO DỤC LIÊN BANG Cơ sở giáo dục đại học chuyên nghiệp quốc gia Trường đại học tổng hợp kỹ thuật điện Xanh-Pêtécbua «LETI» mang tên V.I. Ulianôv(Lênin) (СПбГЭТУ) ---------------------------------------- Hướng ngành 552800 - "Tin học và kỹ thuật tính toán" Bộ môn Đảm bảo toán học máy tính Cho phép bảo vệ: Lãnh đạo hướng ngành TSKH, GS. A.R. Lixx LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP CHUYÊN NGÀNH BẬC CỬ NHÂN Đề tài: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC Sinh viên: Nguyễn Thị Huệ Lớp: LETI01A (3082) Giáo viên hướng dẫn: K.S. Trịnh Hồng Cường Trưởng bộ môn Đảm bảo toán học máy tính: TSKH, GS. A.R.Lixx Xanh-Pêtécbua 2007 Утверждаю Председатель НМС ЭТУ по направлению 230100 "Информатика и вычислительная техника" профессор Герасимов И.В. _____________________________________________ "_____"__________________2006 САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭЛЕКТРОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ЗАДАНИЕ НА ВЫПУСКНУЮ КВАЛИФИКАЦИОННУЮ РАБОТУ БАКАЛАВРА Студенту: Нгуен Тхи Хуэ 1. Тема работы: Создание программного обеспечения для управления персоналом университета утверждена на заседании НМС ЭТУ по направлению 230100 2006 2. Срок сдачи студентом законченной работы 15 Марта 2007 г 3. Исходные данные к работе - Модель объета глязадаги управления персоналом - Материалы, касающиеся персонада и организации персонала ______ - сферы изучения темы_________________________________________ 4. Содержание расчетно-пояснительной записки (перечень подлежащих разработке вопросов) - Обзор о системе управления прсоналом - Анализ схемы субстанций и функций - Построение модели распредения функций - Реализния построения прилажения управления персоналом - Замечания и заключение, направления развития 5. Консультанты по работе (с указанием относящихся к ним разделов работы): Чередниченко А.И., к.т.н., доцент каф. МО ЭВМ 6. Дата выдачи задания " 15 " ноября 2006 г Зав. кафедрой (подпись) Руководитель (подпись) Ижр. Чинъ Хонг Кыонг Задание к исполнению принял (дата, подпись студента) Нгуен Тхи Хуэ MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN Trước hết, em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo khoa Công nghệ thông tin Đại học Bách Khoa Hà Nội và học viện kỹ Thuật điện quốc gia Xanh – PêTécbua đã giảng dạy, trang bị cho em những kiến thức cần thiết trong thời gian học tập tại khoa. Đặc biệt, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Trịnh Hồng Cường, bộ môn Khoa học máy tính, Khoa Công nghệ thông tin trường Đại học Thuỷ lợi Hà Nội, đã hướng dẫn em ngay từ những bước đầu tiên trong viêc lựa chọn, phát triển đề tài cho đồ án tốt nghiệp. Trong suốt quá trình triển khai đề tài, thầy đã tận tình hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi, giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này. Cuối cùng, em xin cảm ơn gia đình và bạn bè đã động viên và giúp đỡ trong thời gian thực hiện đồ án này.  LỜI MỞ ĐẦU “Nhân sự là chìa khoá mọi thành công của mỗi cơ quan, doanh nghiệp”. Nhưng để quản lý có hiệu quả nguồn nhân lực thực sự không đơn giản, điều đó đòi hỏi nghệ thuật của người lãnh đạo. Làm sao để vừa có thể kiểm soát được tài nguyên con người vừa có thể khai thác tốt được tiềm năng chất xám trong khi bạn còn “trăm công ngàn việc” của một người quản trị. Trong thời kì trước việc quản lý chủ yếu sử dụng bằng sổ sách, giấy tờ rồi những quyết định điều động, chuyển công tác…có thể chất được hàng “núi”. Việc quản lý cũng như tìm kiếm là rất thủ công mất nhiều thời gian, công sức mà hiệu quả công việc chẳng những không cao mà có khi còn làm mất mát và sai lệch. Do đó việc đòi hỏi có một phần mềm trợ giúp là một nhu cầu tất yếu để đảm bảo hiệu quả và tiết kiệm thời gian trong công việc. Mục đích đồ án: Đồ án trình bày quá trình tìm hiểu cách quản lý nhân sự tại phòng tổ chức cán bộ và các khảo sát yêu cầu người sử dụng về chương trình quản lý nhân sự, miêu tả tổng thể bài toán quản lý, các yêu cầu về hệ thống, về chức năng của người sử dụng đối với hệ thống, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống. Nội dung đồ án: Đồ án bao gồm các chương sau: Lời mở đầu Chương 1: Giới thiệu chung về bài toán quản lý nhân sự và tình hình ứng dụng bài toán quản lý nhân sự trong thực tế. Chương 2: Thực trạng quản lý tại các trường Đại học Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự Chương 4: Cài đặt thử nghiệm hệ thống Phần kết luận Mục lục Chương 1. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ 1. Những khái niệm cơ bản Khái niệm về nhân lực. Nhân lực được xem là “Tổng hợp các khả năng về thể lực và trí lực của con người sử dụng trong quá trình lao động sản xuất…” Khái niệm về quản lý nhân lực. Quản lý nhân lực tiếp cận theo chức năng quản lý. “…là hoạt động hoạch định, tổ chức, chỉ huy và kiểm soát các hoạt động liên quan đến việc thu hút, sử dụng và phát triển con người…” Quản lý nhân lực theo quan điểm hiện đại. “…những hoạt động nhằm tăng cường những đóng góp có hiệu quả của cá nhân vào mục tiêu của tổ chức trong khi đồng thời cố gắng đạt được các mục tiêu xã hội và mục tiêu cá nhân…” Mục đích của quản lý nhân lực. - Củng cố và duy trì đầy đủ số lượng và chất lượng người lao động phục vụ việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp. - Tìm kiếm và phát triển các hình thức, phương pháp tốt nhất để mọi nhân viên có thể đóng góp tối đa cho doanh nghiệp. - Tạo cơ hội để cá nhân phát triển. Nội dung của quản lý nhân lực. - Thu hút và tiếp cận nhân lực + Phân tích và thiết kế công việc + Lập kế hoạch nhân lực + Tuyển dụng - Tổ chức và sử dụng nguồn nhân lực + Phân công và tổ chức quản lý + Trả công lao động + Điều kiện lao động + Đánh giá lao động - Phát triển nguồn nhân lực + Đào tạo, tái đào tạo, thay đổi vị trí, chức vụ làm việc - Các hoạt động khác liên quan đến nguồn nhân lực +Cung cấp thông tin, công đoàn và giải quyết tranh chấp phúc lợi và phân chia lợi nhuận. 2. Một số công việc quan trọng của quản lý nguồn nhân lực 2.1. Tuyển dụng nhân viên Khái niệm tuyển dụng nhân viên. “…là một quá trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và quyết định nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức…” Mục đích tuyển dụng. Tìm kiếm người phù hợp với các tiêu chuẩn và yêu cầu của vị trí cần tuyển Đánh giá tình hình nhân lực hiện tại. - Dựa vào kết quả của phân tích công việc + Bản mô tả công việc + Bản tiêu chuẩn công việc - Năng suất lao động - Cơ cấu tổ chức Căn cứ xác định nhu cầu nhân lực. - Chiến lược phát triển của tổ chức - Khối lượng công việc cần thực hiện + Định lượng + Định tính cơ cấu tổ chức - Trình độ trang bị kỹ thuật và thay đổi về công nghệ - Sự thay đổi về tổ chức hành chính nhằm tăng cao năng suất - Năng suất - Cơ cấu ngành nghề theo yêu cầu công việc - Khả năng nâng cao chất lượng nhân viên - Tỷ lệ nghỉ việc của nhân viên - Yêu cầu nâng cao chất lượng sản phẩm Phương pháp xác định nhu cầu nhân lực. Cân đối giữa nhu cầu và nguồn nhân lực hiện có - Cung bằng cầu → ổn định không hành động - Dư thừa nhân lực → Tinh giảm nguồn nhân lực - Thiếu hụt nhân sự → Tuyển dụng mới và các biện pháp khác Quy trình tuyển dụng. Theo các nước châu âu quy trình tuyển dụng gồm 10 bước sau: Xác định nhu cầu tuyển dụng - Nhu cầu định trước - Nhu cầu không định trước Phân tích vị trí cần tuyển dụng - Dựa vào bản mô tả công việc - Dựa vào bản yêu cầu về công việc Xây dựng tiêu chuẩn - Các tiêu chuẩn lựa chọn phải dựa trên 3 khía cạnh + Tiêu chuẩn chung của tổ chức + Tiêu chuẩn của phòng ban hoặc bộ phận cơ sở + Tiêu chuẩn đối với cá nhân thực hiện (liệt kê trong bản yêu cầu về công việc) Thăm dò nguồn cần tuyển - Tuyển nội bộ - Tuyển từ bên ngoài Thông báo quảng cáo - Sử dụng phương tiện đại chúng: đài, báo…. - Trung tâm dịch vụ việc làm - Thông báo tại cơ quan Thu hồ sơ, sơ tuyển Kiểm tra tuyển - Thi viết - Phỏng vấn (kĩ năng phỏng vấn) Quyết định tuyển dụng Hoà nhập nhân viên mới - Tuỳ theo từng vị trí mà các hoạt động có thể khác nhau (giới thiệu từng phòng, tiệc chiêu đãi….) Đánh giá chi phí tuyển dụng - Chi phí về thời gian - Chi phí về tài chính 2.2. Trả công lao động Khái niệm về tiền lương. Theo ILO: Tiền lương là sự trả công hoặc thu nhập, bất luận tên gọi hay cách tính thế nào nó biểu hiện bằng tiền được ấn định bằng thoả thuận giữa người sử dung lao động. Cho một công việc đã thực hiện hay sẽ phải thực hiện hoặc cho những dịch vụ đã hay sẽ làm. Tiền lương trong nền kinh tế thị trường. “…giá cả của sức lao động được hình thành trên cơ sở thoả thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động…” Theo luật Việt Nam. “…giá cả sức lao động, được hình thành qua thoả thuận giữa người sử dụng và người cung cấp sức lao động phù hợp với quan hệ cung cầu trong nền kinh tế thị trường…” Bản chất của tiền lương. - Về kinh tế: tiền lương là đối trọng của sức lao động mà người lao động cung cấp cho người sử dụng lao động → Quan hệ trao đổi. - Về xã hội: Tiền lương là khoản thu nhập của người lao động để bù đắp hao phí đã bỏ ra của người lao động và tái sản xuất sức lao động tại một thời điểm kinh tế xã hội nhất định. Khoản tiền đó phải được thoả thuận và có tính đến mức tối thiểu do nhà nước qui định. - Quan niệm tiền lương đang thay đổi từ hình thức bóc lột sang hình thức cùng hợp tác. Yêu cầu của hệ thống tiền lương. - Thu hút nhân viên: Doanh nghiệp trả lương cao có khả năng thu hút những ứng cử viên giỏi trên thị trường - Duy trì những nhân viên giỏi - Kích thích động viên nhân viên + Tâm lý trung khi làm việc nhân viên luôn luôn mong muốn công việc họ thực hiện được đánh giá và khen thưởng. Những mong đợi này cũng hình thành mức độ yêu cầu công việc trong tương lai. Nếu khen thưởng phân minh sẽ kích thích nhân viên làm việc hiệu quả hơn - Đáp ứng các yêu cầu luật pháp + Quy định về mức lương tối thiểu + Quy định về thời gian và điều kiện lao động + Các quy định về phúc lợi lao động như Bảo hiểm XH, ốm… Tiền lương cơ bản. “…ghi trong hợp đồng lao động - là sự thoả thuận giữa người cung cấp sức lao động và người sử dụng lao động…” Phụ cấp. “…là khoản phụ vào tiền lương cơ bản, bù đắp cho người lao động khi họ phải làm việc trong những điều kiện không ổn định hoặc không thuận lợi mà chưa được tính đến khi xác định lương cơ bản hay trong hợp đồng…” - Độc hại - Nghề nghiệp Chế độ tiền lương trong doanh nghiệp. Chế độ tiền lương cấp bậc: - Áp dụng cho người trực tiếp sản xuất hoặc công nhân - Chế độ tiền lương cấp bậc bao gồm 3 yếu tố + Tiêu chuẩn cấp bậc kỹ thuật: văn bản quy định về mức độ phức tạp của công việc và yêu cầu về trình độ lành nghề của công việc + Thang bảng lương công nhân: thang bảng lương xác định quan hệ tỉ lệ về tiền lương giữa các công nhân cùng nghề hoặc nhóm nghề giống nhau theo trình độ cấp bậc của họ. Hệ số lương chỉ rõ lao động của công nhân ở bậc nào đó được trả hơn so với lao động giản đơn mấy lần. + Mức lương: là số tiền để trả công lao động trong một đơn vị thời gian phù hợp với cấp bậc trong thang lương Chế độ tiền lương chức vụ - chức danh. - Áp dụng cho cán bộ công nhân viên khi họ đảm nhận các chức danh, chức vụ trong cơ quan. Đặc điểm của nó là: + Mức lương quy định cho từng chức danh chức vụ. Những người giữ nhiệm vụ này phải có đủ tiêu chuẩn về chính trị, đạo đức, văn hoá, chuyên môn + Cơ sở để xếp lương đối với viên chức nhà nước là tiêu chuẩn nghiệp vụ chuyên môn - Chế độ tiền lương theo chức danh bao gồm 2 yếu tố sau: + Tiêu chuẩn nghiệp vụ viên chức + Thang và bảng lương Trả lương theo sản phẩm. - Trả lương theo sản phẩm thực chất là trả lương theo số công việc đã hoàn thành - Căn cứ + Đơn vị sản phẩm + Đơn giá tiền lương (định mức sản phẩm và thời gian ) + Ưu điểm: Đây là hình thức trả lương cơ bản và phổ biến. Quán triệt đầy đủ nguyên tắc “Phân phối theo lao động”, gắn việc trả lương với kết quả sản xuất kinh doanh cụ thể của mỗi cá nhân và tập thể trong doanh nghiệp. - Điều kiện áp dụng + Có một hệ thống các mức lương lao động có căn cứ khoa học để tạo điều kiện tính đơn giá chính xác + Có chế độ theo dõi kiểm tra chất lượng sản phẩm + Làm tốt công tác giáo dục tư tưởng tránh khuynh hướng chạy theo số lượng mà quên mất chất lượng - Các hình thức cụ thể + Lương sản phẩm cá nhân trực tiếp: hình thức này áp dụng rộng rãi cho người lao động trực tiếp với điều kiện công việc của họ độc lập và kết quả có thể đo lường được + Lương theo sản phẩm gián tiếp: áp dụng cho công nhân phụ hoặc phục vụ. Do vậy tiền lương sản phẩm tuỳ thuộc vào sản xuất của công nhân chính + Lương Sản phẩm tập thể: áp dụng với công việc cần một tập thể thực hiện + Lương sản phẩm luỹ tiến: áp dụng cho những “khâu yếu” trong sản xuất góp phẩn quyết định vào sự hoàn thành kế hoạch của doanh nghiệp Các hình thức trả lương theo thời gian. - Trả công theo số ngày (giờ) làm việc thực tế và tiền lương trong 1 đơn vị thời gian tương ứng (căn cứ vào cấp bậc tiền lương) thường được áp dụng ở các nước phát triển với trình độ công nghiệp hoá và văn hoá cao. Ở Việt Nam thường chỉ áp dụng cho các bộ phận gián tiếp quản lý và với các công nhân ở bộ phận sản xuất không thể định mức lao động một cách chính xác được. - Điều kiện áp dụng tốt: + Có sự chuyên môn hoá cao và bố trí đúng công việc + Có hệ thống kiểm tra và theo dõi việc chấp hành thời gian làm việc + Có ý thức làm việc cao, công tác tư tưởng tốt để không có tình trạng làm ẩu qua loa để lấy công - Các hình thức cụ thể + Tiền lương thời gian giản đơn tính bằng số thời gian làm việc của nhân viên + Tiền lương thời gian có thưởng kết hợp giữa thời gian thưởng khi vượt mức các chỉ tiêu Chương 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC 1. Chức năng nhiệm vụ của các đơn vị trực thuộc trường đại học Trong trường có các phòng ban liên quan đến việc quản lý nhân sự như: Ban giám hiệu, phòng tổ chức cán bộ, phòng tài vụ, hội đồng lương, hội đồng thi đua, hội đồng kỉ luật…Mỗi bộ phận đảm nhận một chức năng riêng: Ban giám hiệu: có chức năng quản lý điều hành tất cả các bộ phận trong trường Phòng tổ chức cán bộ: có chức năng quản lý về mặt tổ chức trong cơ quan, thay đổi cập nhật mọi thông tin có liên quan đến công chức trong nhà trường. Hội đồng thi đua, Kỷ luật: có chức năng quản lý về việc khen thưởng kỷ luật của từng công chức Phòng tài vụ: có chức năng quản lý các vấn đề có liên quan đến tài chính của cơ quan và tiền lương của công chức Bộ phận đào tạo: có chức năng quản lý về quá trình đào tạo của công chức Ngoài ra mỗi phòng ban sẽ có bộ phận tuyển dụng chịu trách nhiệm tuyển dụng mỗi khi phòng ban có nhu cầu. Mô hình tổ chức tại trường đại học BAN GIÁM HIỆU Hội đồng tuyển sinh Hội đồng xét học bổng Hội đồng xét kỉ luật Hội đồng tốt nghiệp Hội đồng khoa học Hội đồng lương Hội đồng thi đua PHÒNG BAN KHOA-BAN GD CÔNG TY CƠ SỞ 2 P.HC Tổng hợp P.Tổ chức CB P.Đào tạo P.CT chính trị và QL SV P.QL &HTQT P.Tài vụ P.QL Tbị&đầu tư P.Quản trị P.Bảo vệ Thư viện trường Ban QL kt xá Ban QL khu gdTC Trạm y tế Tổ VP đoàn thể Thanh tra GD K.Toán K.Cơ khí K. Điện K. Điện tủ viễn thông K.Công nghệ sinh học K.Kinh tế K.Công nghệ TT K.Công nghệ Hoá học K.Tại chức K.Sau đại học K.Mác-lênin Ban ngoại ngữ Ban quân sự thể dục CÁC BỘ MÔN THUỘC KHOA - BAN - TT Tư vấn học tập - Công ty SX thiết bị học tập - TT TV ứng dụng KTMT - Phòng phát triển KH& công nghệ - TT Tin học - VP tư vấn việc làm - Cty tư vấn và chuyển giao công nghệ - Ban ĐT - Ban KHCN - Ban TCHC - Ban TVTB - Ban Giáo viên Hình 2.1. Mô hình tổ chức trường Đại học 2. Qui trình nghiệp vụ đang được sử dụng ở các Trường đại học 2.1. Qui trình tuyển dụng cán bộ Hàng năm các phòng ban, khoa ban gửi yêu cầu tuyển dụng cán bộ của mình cho phòng tổ chức cán bộ. Phòng tổ chức cán bộ tổng hợp yêu cầu và dựa vào qui chế và chỉ tiêu cho phép của bộ để quyết định số lượng cần tuyển. Phòng tổ chức cán bộ đưa thông tin tuyển dụng lên các phương tiện thông tin đại chúng, tiếp nhận và sơ tuyển các hồ sơ đủ yêu cầu của các ứng viên tham gia dự tuyển. Tiến hành tổ chức thi công chức để lựa chọn các ứng viên phù hợp. 2.2. Qui trình tiếp nhận cán bộ Kí hợp đồng thử việc có thời hạn một năm với các ứng viên đã đạt kết quả tốt qua kì thi tuyển công chức. Trong thời gian thử việc nếu đáp ứng được yêu cầu của công việc thì kí tiếp hợp đồng ngắn hạn ba năm. Nếu làm việc có hiệu quả thì kí hợp đồng dài hạn chính thức. 2.3. Quá trình chuyển công tác, nghỉ chế độ của cán bộ Hàng năm khi có cán bộ đủ tuổi nghỉ hưu theo qui định được giải quyết theo qui định của luật lao động. Dựa vào báo cáo của các phòng, khoa ban mà Ban giám hiệu có quyết định chuyển công tác phù hợp với yêu cầu. 2.4. Chế độ tiền lương đang được thực hiện tại các trường Hiện tại vẫn sử dụng các quản lý ngạch công chức, bậc lương và hệ số lương của công chức. Ngoài ra còn quản lý các khoản phụ cấp của công chức. Mỗi ngạch công chức có những bậc lương ứng với hệ số lương tương ứng khác nhau: Ví dụ: ngạch chuyên viên cao cấp có 7 bậc lương tương ứng với những hệ số lương như sau: Bậc lương 1 2 3 4 5 6 7 Hệ số lương 4,92 5,23 5,54 5,85 6,26 6,67 7,10 Ngạch chuyên viên chính có 8 bậc lương với hệ số lương tương ứng như sau: Bậc lương 1 2 3 4 5 6 7 8 Hệ số lương 3,35 3,63 3,91 4,19 4,47 4,75 5,03 5,31 Mỗi công chức đều có mức lương cơ bản như nhau. Tiền lương công chức được tính dựa trên ngạch của công chức cùng với bậc lương và hệ số lương công chức được hưởng, cộng với các khoản phụ cấp (nếu có). Lương công chức được tính theo công thức: Tổng lương = 350.000*(Hệ số lương + tổng hệ số phụ cấp) Trong đó: - 350.000 là mức lương tối thiểu mà mỗi công chức hiện nay được hưởng - Tổng hệ số phụ cấp là tổng tất cả các hệ số phụ cấp mà công chức được hưởng cộng lại. Việc nâng lương của công chức được xét như sau: - Tuỳ thuộc ngạch công chức mà thời hạn thời hạn nâng lương có thể là ba năm được nâng một bậc lương hoặc hai năm được nâng một bậc lương Ví dụ: Ngạch 15.109 là ngạch Giáo sư, giảng viên cao cấp cứ sau 3 năm thì được nâng một bậc lương. Ngạch 17.171 là ngạch thư viện viên trung cấp cứ sau 2 năm thì được nâng một bậc lương. - Nếu trong thời gian công tác đã nâng hết bậc lương mà không có quá trình thay đổi ngạch công chức thì những năm tiếp theo sẽ được hưởng hệ số vượt cấp tuỳ theo mỗi ngạch công chức. - Những công chức bị kỉ luật thì thời gian nâng lương sẽ tăng lên 1 năm. Trong một số trường hợp đặc biệt như: có thành tích đặc biệt trong công tác, khen thưởng… mà công chức có thể được nâng lương trước thời hạn. 3. Phần mềm quản lý sử dụng ở phòng tổ chức cán bộ tại các trường 3.1. Chức năng chính - Quản lý thông tin về cán bộ theo dõi tình hình biến động về nhân sự, đưa ra các số liệu thống kê phục vụ cho quá trình quản lý. - Tìm kiếm thông tin về cán bộ trong cơ quan. - Thêm nhân viên mới - Sửa thông tin về cán bộ đã và đang làm việc tại cơ quan - Xoá thông tin về cán bộ nếu không cần quản lý nữa - Đưa ra các báo cáo về nhân sự. 3.2. Ưu nhược điểm của những hệ thống đó 3.2.1. Ưu điểm Quá trình nhập liệu tương đối thuận tiện và cập nhật vào hệ thống nhanh. Hệ thống trợ giúp tương đối hoàn chỉnh giúp đỡ người dùng thao tác với các chức năng của hệ thống. 3.2.2. Nhược điểm Hệ thống các báo cáo của phần mềm không nhất quán với thông tin khi nhập liệu. Chức năng báo cáo về lương không tự động cập nhật danh sách nâng lương theo định kì. Không có khả năng cho người sử dụng tuỳ chọn các thông tin cần xuất, chỉnh sửa các báo cáo. Khi muốn in báo cáo cần phải thông qua một phần mềm trung gian (Microsoft Word, Microsoft Excel…). Giao diện không tương tác với người sử dụng gây khó khăn cho người dùng thao tác. Chương 3. PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Trong chương này sẽ thực hiện việc phân tích và thiết kế hệ thống quản lý nhân sự bao gồm quá trình phân tích các chức năng nghiệp vụ của hệ thống, thiết kế dữ liệu và chức năng mà hệ thống sẽ đáp ứng. Như đã trình bày ở chương hai, một trường Đại học có nhiều phòng ban, mỗi phòng ban có chức năng và nhiệm vụ riêng biệt. Phòng tổ chức cán bộ là phòng có chức năng quản lý chung của toàn hệ thống. Hàng năm theo thời gian qui định phòng tổ chức cán bộ sẽ lấy thông tin từ hồ sơ cán bộ thống kê và lập danh sách cán bộ đã đến niên hạn nâng lương. Với những cán bộ trong các phòng khoa ban đã đến tuổi nghỉ hưu hoặc những cán bộ chưa đến tuổi nghỉ hưu nhưng có đơn xin nghỉ hưu trước thời hạn thì phòng tổ chức cán bộ sẽ lập danh sách đề xuất lên ban giám hiệu. Ban giám hiệu sẽ duyệt danh sách và gửi cho phòng tổ chức cán bộ. Từ đây phòng tổ chức cán bộ sẽ in quyết định nghỉ hưu và lên lương cho từng cán bộ đã được duyệt và lưu vào kho hồ sơ cán bộ và hồ sơ lưu. Trong quá trình công tác của mỗi cán bộ, khi có thay đổi thông tin về cán bộ như thay đổi học hàm, học vị, nơi ở, trình độ lý luận…phòng tổ chức cán bộ dựa vào những thông tin tổng hợp từ các phòng khoa ban mà cập nhật các thông tin vào hồ sơ của cán bộ. Dựa vào các thông tin về ngạch, bậc lương, chức vụ…mà phòng tổ chức cán bộ tính toán và đưa ra bảng lương hàng tháng đối với mỗi cán bộ. Khi có yêu cầu báo cáo về nhân sự phục vụ cho quá trình quản lý và tổ chức thì phòng tổ chức cán bộ thống kê, báo cáo về tình hình nhân sự như tổng biên chế, chất lượng cán bộ… 1. Phân tích hệ thống quản lý nhân sự Sơ đồ ngữ cảnh Mục đích của sơ đồ ngữ cảnh cho chúng ta cái nhìn tổng quát về hệ thống ở trong môi trường của nó. Một sơ đồ ngữ cảnh gồm ba thành phần sau: - Một tiến trình duy nhất để mô tả toàn bộ hệ thống được xét. - Các tác nhân có mối quan hệ thông tin với hệ thống. - Các luồng dữ liệu đi từ các tác nhân vào hệ thống hay từ hệ thống đến các tác nhân. Hình 3.1. Sơ đồ ngữ cảnh Giải thích sơ bộ: Tác nhân ngoài cán bộ sẽ đưa thông tin của bản thân để hệ thống cập nhật và lưu trữ thông tin. Luồng thông tin bao gồm hồ sơ cán bộ, các quyết định, bằng cấp…. Tác nhân ngoài người quản trị đưa ra các yêu cầu cho hệ thống và nhận các báo cáo và kết quả từ hệ thống. 2. Sơ đồ luồng dữ liệu các mức 2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Hình 3.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 Chú thích về hình vẽ: 1. Tài khoản người quản trị; Yêu cầu xem thông tin cá nhân của các thành 2. Thông tin về người dùng, đáp ứng yêu cầu về hệ thống 3. Yêu cầu báo cáo 4. Các báo cáo đáp ứng yêu cầu 5. Yêu cầu thay đổi các thông tin về ngạch, bậc, phụ cấp cán bộ 6. Đáp ứng yêu cầu thay đổi 7. Yêu cầu xem, sửa, thêm mới hồ sơ cán bộ 8. Yêu cầu về lương 9. Thông tin về lương 10. Các thông tin về cán bộ Sơ đồ gồm 3 kho dữ liệu: Dữ liệu hồ sơ bao gồm các thông tin về cán bộ, các quyết định, hợp đồng… Dữ liệu Bảng lương bao gồm thông tin về lương trong từng tháng của mỗi cán bộ Dữ liệu Báo cáo bao gồm các loại báo cáo thống kê 2.2. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 a. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1 “Quản trị hệ thống”: Hình 3.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 1 Chú thích hình vẽ: 1. Thông tin tài khoản, thông tin chung của cán bộ 2. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống chức vụ 3. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống 4. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống ngạch công chức, bậc lương 5. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo từ hệ thống 6. Yêu cầu thay đổi, thêm mới hệ thống phòng khoa ban, bộ môn 7. Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống b. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2 “Quản lý hồ sơ”: Hình 3.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 2 Chú thích sơ đồ: Hồ sơ lý lịch của cán bộ Thông tin về quá trình học tập Quá trình chuyển đổi công tác Yêu cầu cập nhật, thêm hồ sơ lý lịch Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống Yêu cầu cập nhật, thêm mới quá trình học tập Đáp ứng yêu cầu thay đổi, thông báo của hệ thống Yêu cầu cập nhật, thêm mới quá trình công tác Đáp ứng yêu cầu thay đổi Sơ đồ gồm một kho dữ liệu: Dữ liệu hồ sơ bao gồm các thông tin về cán bộ, hợp đồng, quyết định… Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3 “Quản lý lương”: Hình 3.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 của tiến trình 3 Chú thích sơ đồ: 1. Thông tin ngạch, bậc, yêu cầu về lương 2. Lương hàng tháng 3. Yêu cầu về diễn biến lương 4. Thông tin về diễn biến lương 5. Lương từng tháng 6. Yêu cầu cập nhật ngạch, bậc lương, lương cơ bản… 7. Đáp ứng yêu cầu cập nhật, thông báo của hệ thống 8. Yêu cầu thay đổi diễn biến tiền lương 9. Đáp ứng yêu cầu cập nhật diễn biến tiền lương Sơ đồ gồm một kho dữ liệu: Dữ liệu bao gồm lương tháng, quá trình diễn biến lương của từng cán bộ Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 c