Đề tài Xây dựng cơ sở dữ liệu áp dụng cho phần mềm kế toán tại doanh nghiệp sản xuất vầ chế biến thức ăn chăn nuôi wellhope

BỘ CÔNG THƯƠNG TRƯỜNG ĐH CÔNG NGHIỆP TP.HCM – CƠ SỞ PHÍA BẮC KHOA KINH TẾ ---oOo--- Tiểu luận môn HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN PHẦN 3: PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VẦ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI WELLHOPE GVHD: TS. TRẦN PHƯỚC Nhóm sinh viên thực hiện: 1. Phạm Quốc Khánh(01656285574) 2. Nguyễn Thị Vân Anh 3. Nguyễn Tú Loan 4. Nguyễn Thị Minh Phương 5. Trần Trọng Bình 6. Phạm Văn Cường 7. Phạm Văn Hoàng 8. Hoàng Xuân Thảo 06700504 06700034 06700584 06700734 06700064 06731524 06700324 06700804 Thái Bình, ngày 16 tháng 11 năm 2009 NHẬN XÉT CỦA THẦY GIÁO Mục lục Lời mở đầu Phần 1: Cơ sở lý luận 1.1 Phần mềm kế toán 1.1.1 Phần mềm kế toán là gì? 1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán 1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán 1.1.4 Hoạt động của phần mềm kế toán 1.1.5 Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán 1.2 Tổng quan về cơ sở dữ liệu 1.2.1 Hệ cơ sở dữ liệu 1.2.2 Mô hình dữ liệu 1.3 Giới thiệu về Công ty Cổ phần thức ăn chăn nuôi Wellhope Việt Nam PHẦN 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI WELLHOPE 2.1 Quy trình mua hàng 2.1.1 Dữ liệu yêu cầu 2.1.2 Mô hình quan hệ 2.1.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. 2.2 Quy trình bán hàng 2.2.1 Dữ liệu yêu cầu 2.2.2 Mô hình quan hệ 2.2.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. 2.3 Quy trình sản xuất 2.3.1 Dữ liệu yêu cầu 2.3.2 Mô hình quan hệ 2.3.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. 2.4 Quy trình quản lý nguồn nhân lực 2.4.1 Dữ liệu yêu cầu 2.4.2 Mô hình quan hệ 2.4.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. 2.5 Quy trình quản lý TSCĐ 2.5.1 Giai đoạn phân tích 2.5.3 Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý. Lời kết 4 5 5 5 5 6 7 7 8 8 9 10 12 12 12 23 30 34 34 49 59 63 63 72 78 81 81 90 96 99 99 116 120 Lời mở đầu Trong quá trình phát triển kinh tế ở bất kỳ quốc gia nào, doanh nghiệp là một nhân tố quan trọng góp phần thúc đẩy nền kinh tế, giải quyết việc làm và tạo phúc lợi xã hội. Nhưng trong bối cảnh nền kinh tế có nhiều biến động như hiện nay, một doanh nghiệp muốn tồn tại, phát triển và đạt được lợi nhuận là điều không dễ dàng. Vì vậy, việc đổi mới cách thức quản lý, điều hành, tổ chức sản xuất và ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin phục vụ cho hoạt động của doanh nghiệp là vấn đề được đặt lên hàng đầu. Tuy nhiên đó cũng là thách thức lớn đối với các doanh nghiệp, đặc biệt đối với các doanh nghiệp Việt Nam. Do phần lớn các doanh nghiệp nước ta có qui mô vừa và nhỏ, trình độ của các nhân viên còn hạn chế nên chưa phát huy được lợi thế của công nghệ thông tin. Một trong những thành tựu của lĩnh vực công nghệ thông tin đó là các phần mềm kế toán. Để có được một phần mềm kế toán tốt thì một trong những nhân tố quan trọng hàng đầu đó là xây dựng cơ sở dữ liệu. Cơ sở dữ liệu là một tập hợp gồm nhiều bảng dữ liệu. Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Xây dựng cơ sở dữ liệu sẽ giúp giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất, do đó đảm bảo thông tin có ính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu. Dữ liệu có thể được truy suất theo nhiều cách khác nhau. Nhiều người có thể sử dụng một cơ sở dữ liệu. Từ thực tiễn trên cùng với sự hướng dẫn của thầy Trần Phước, nhóm tiểu luận chúng em đã tìm hiểu và hoàn thành bài tiểu luận về đề tài: “Xây dựng cơ sở dữ liệu áp dụng cho phần mềm kế toán tại doanh nghiệp sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi Wellhope”. Bài tiểu luận gồm 2 phần. Phần 1. Cơ sở lý luận Phần 2. Xây dựng cơ sở dữ liệu áp dụng cho phần mềm kế toán tại doanh nghiệp Wellhope. Dù đã có nhiều cố gắng và tìm hiểu, nhưng bài tiểu luận của chúng em vẫn còn nhiều thiếu sót. Mong thầy và các bạn đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! NHÓM TIỂU LUẬN PHẦN 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Phần mềm kế toán 1.1.1 Phần mềm kế toán là gì? Khi công nghệ thông tin phát triển, các phần mềm máy tính dược các chuyên gia phần mềm thiết kế để ứng dụng vào mọi lĩnh vực. Tong đó, lĩnh vực kế toán là một trong các lĩnh vực thông thường được ưu tiên để tin học hoá nhiều nhất. Từ đó xuất hiện thuật ngữ phần mềm kế toán. Phần mềm kế toán (còn được gọi là phần mềm hệ thống kế toán, phần mềm giải pháp về kinh doanh, hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP)) là môt trong những phần mềm của máy tính thực hiện việc ghi nhận thông tin và xử lý thông tin của kế toán thông qua các phân hệ của kế toán như kế toán các khoản phải thu, phải trả, tiền lương, hàng tồn kho, chi phí, tính giá thành sản phẩm,.. Từ đó, tổng hợp và cung cấp các báo cáo kế toán theo yêu cầu của nhà quản lý Phần mềm kế toán là bộ chương trình dùng để tự động xử lý các thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin trên các chứng từ theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị. Hai khái niệm đều cho rằng, phần mềm kế toán là bộ chương trình, là phần mềm ứng dụng trên máy tính của kế toán theo một quá trình nhất định và cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo kế toán theo yêu cầu của ngưòi sử dụng thông tin. 1.1.2 Vai trò của phần mềm kế toán Vai trò của phần mềm kế toán đồng hành cùng với vai trò của kế toán, nghĩa là cũng thực hiện vai trò là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin, vai trò theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị. Tuy nhiên do có sự kết hợp giữa hai lĩnh vực: cộng nghệ thông tin và lĩnh vực kế toán do đó vai trò của phần mếm kế toán còn được thể hiện thêm qua các khía cạnh sau: - Vai trò thay thế toàn bộ hay một phần công việc kế toán bằng thủ công: Việc cơ giới hóa công tác kế toán bằng phần mềm kế toán đã thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xử lý bằng thủ công của người làm kế toán. Giúp cho việc kiểm tra giám sát tình hình sử dụng vốn và khả năng huy động vốn vào sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp nhanh hơn, chính xác hơn. Căn cứ vào thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyế định kinh doanh nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa. - Vai trò số hoá thông tin: Phần mềm kế toán tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hoá để hình thành nên một xã hội số hoá thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hoá để trao đổi thông tin thông qua các báo cáo trên mạng nôi bộ hay trên internet. Chẳng hạn như các nhà đầu tư có thể tìm thấy thông tin của doanh nghiệp thông qua các trang web của từng doanh nghiệp hoặc trên trang web của công ty chứng khoán (nếu các công ty đang được niêm yết). Như vậy thay vì đọc gửi các thông tin kế toán bằng giấy tờ qua đường bưu điện, fax… người sử dụng thông tin kế toán có thể có được thông tin từ máy vi tính của họ thông qua công cụ trao tin điện tử như email, internet và các vật mang tin khác. Đây cũng là công cụ nền tảng của một xã hội thông tin điện tử mà nhân loại sẽ sử dụng trao đổi với nhau trong hiện tại cũng như trong tương lai nhằm giảm thiểu trao đổi bằng giấy tờ. 1.1.3 Phân loại phần mềm kế toán Phần mềm kế toán có thể xử lý tất cả các loại nghiệp vụ của kế toán. Cơ chế vận hành chung của phần mềm kế toán thông thường được thiết kế theo sự vận hành của các quy trinh kế toán như quy trình bán hàng, quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình tài chính, quy trình quản lý nguồn nhân lực… Căn cứ vao từng quy trình và căn cứ vào quy mô sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp, nhà sản xuất phần mềm sẽ thiết kế theo từng phân hệ (mô đun) phù hợp với hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp. Sau đây là sự tóm tắt những phân hệ của phần mềm kế toán gắn kết với hệ thống thông tin kề toán qua các quy trình kế toán cơ bản trong doanh nghiệp: * Quy trình bán hàng: Là quy trình liên quan đến những công việc bán hàng hoá, dịch cụ và theo dõi công nợ phai thu đồng thời thu tiền của khách hàng. Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô đun bán hàng, mô đun hàng tồn kho (ở Việt Nam thường gọi là mô đun vật tư hàng hoá), mô đun quản lý tiền, mô đun công nợ phải thu… * Quy trình mua hàng: Là những công trình liên quan đến những công việc đặt hàng, mua hàng, nhập kho và theo dõi công nợ phải trả đồng thời thanh toán cho nhà cung cấp. Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô đun đơn đặt hàng, mô đun mua hàng, mô đun hàng tồn kho (mô đun này là sự kết hợp giữa hai mô đun mua hàng và mô đun bán hàng), mô đun quản lý tiền, mô đun quản lý công nợ phải trả… * Quy trình sản xuất: Là quy trình liên quan đến việc chuyển đổi tài nguyên (nguyên vật liệu, lao vụ dịch vụ… ) thành phẩm, hàng hoá và dịch vụ. Cho nên quy trình này có các mô đun tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, mô đun hoạch định tài nguyên vật liệu… * Quy trình tài chính: Là quy trình liên quan đến hoạt động đầu tư tài chính, kinh doanh tiền tệ, hoạt động đi vay, đi thuê hay cho thuê… của doanh nghiệp. Các mô đun của phần mềm kế toán liên quan đến quy trình này như mô đun quản lý tiền, mô đun báo cáo tài chính… * Quy trình quản lý nguồn lực: Là quy trình quản lý cac nguồn lực chính trong đơn vị như nguồn lực nhân sự và nguồn lực về tài sản cố định. Các mô đun phần mêm kế toán thường thiết kế như mô đun quản lý nhân sự - tiền lương, mô đun tài sản cố định. 1.1.4 Hoạt động của phần mềm kế toán Các chứng từ gốc được nhân viên kế toán nhập liệu vào phần mềm kế toán, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh này đựoc lưu trữ dưới các dạng mẫu tin trong các tập tin hay hệ quản trị cơ sở dữ liệu. Từ các mẫu tin trên hê thống cơ sở dữ liệu này phần mềm kế toán sẽ tự động xử lý, sau đó chuyển dữ liệu vào các sổ chi tiết hay sổ cái. Nếu phần mềm xử lý theo thời gian thực (real time posting) thì dữ liệu được kết chuyển ngay khi người sử dụng nhập liệu. Còn nếu phần mềm xử lý kết chuyển theo lô (bacth posting) thì định kỳ sau khi kiểm tra xác nhận của người sử dụng thì số liệu sẽ kết chuyển vào cơ sở dữ liệu. Để kết xuất những thông tin đầu ra như sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp, báo cáo kế toán, phần mềm kế toán phối hợp với các thông tin khác nhw danh mục vật tư, danh mục tài khoản, danh mục nhân viên,… tạo lập các bảng cân đối kế toán (cân đối tài khoản, cân đối hàng tồn kho,… ); ghi nhận các điều chỉnh, lập lại các bảng cân đối đã điều chỉnh. Cuối cùng là khoá sổ và in ấn các báo cáo tài chính hay báo cáo quản trị theo yêu cầu của Nhà Nước hay nhà quản lý. 1.1.5 Những yêu cầu đối với phần mềm kế toán - Tính năng kỹ thuật, phản ánh công dụng, chức năng, yếu tố thẩm mỹ… của sản phẩm. -Tính kinh tế, phản ánh chi phí dã đầu tư và hiệu quả mang lại từ việc đầu tư. - Tính an toàn trong việc sử dụng nhưng không ảnh hưởng đến sức khoẻ, môi trường, không bị sai lệch kế quả, công dụng khi sử dụng sản phẩm. - Thời điểm và thời gian giao nhận sản phẩm, giao hàng đúng lúc đúng thời hạn là một yếu tố vô cùng quan trọng trong “thoả mãn nhu cầu hiện nay”. - Các dịch vụ liên quan như thái độ người lám cácdịch vụ tiếp xúc khách hàng, cảnh quan, môi trường làm việc, dich jvụ bảo hành sau khi bán,… là các yếu tố được quan tâm. 1.2 Tổng quan về cơ sở dữ liệu 1.2.1 Hệ cơ sở dữ liệu 1.2.1.1 Cơ sở dữ liệu là gì? Một CSDL là một chỗ chứa có tổ chức tập hợp các tập tin, các mẫu tin và các cột dữ liệu có liên quan. Ngày nay CSDL tồn tại trong mỗi ứng dụng, ví dụ: - Hệ CSDL bán hàng. - Hệ CSDL mua hàng. - Hệ CSDL hàng tồn kho. - Hệ CSDL sản xuất. - Hệ CSDL nguồn nhân lực. … 1.2.1.2 Hệ quản trị CSDL (DBMS: database management system) Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (HQTCSDL) là: Một tập các phần mềm quản lý CSDL và cung cấp các dịch vụ xử lý CSDL cho các những người phát triển ứng dụng và người dùng cuối. - HQTCSDL cung cấp một giao diện giữa người sử dụng và dữ liệu. - HQTCSDL biến đổi CSDL vật lý thành CSDL logic. 1.2.1.3 Các loại hệ quản trị cơ sở dữ liệu Các HQTCSDL có thể được phân lớp theo một số cách. Một phương pháp phổ biến trong việc phân lớp là dựa vào cấu trúc bên trong của HQTCSDL. Hiện có năm loại hệ QTCSDL đang dùng: - Hệ QTCSDL phân cấp như hệ IMS của IBM - Hệ QTCSDL mạng IDMS của Cullinet Software - Hệ QTCSDL dạng tập tin đảo như ADABAS của Software AG - Hệ QTCSDL quan hệ (RDBMS) như ORACLE của Oracle, DB2 của IBM, ACCESS của Microsoft Access, SQL của Microsoft Hệ QTCSDL hướng đối tượng, loại này là một tiếp cận khá mới trong thiết kế HQTCSDL và việc sử dụng hệ loại này sớm trở nên phổ biến. Hiện tại, loại HQTCSDL chính được sử dụng trong công nghệ là loại HQTCSDL quan hệ (RDBMS). Loại này đã chiếm lĩnh trong công nghệ trên 10-15 năm cuối cùng khi đánh bật loại HQTCSDL phân cấp và gần đây là HQTCSDL mạng. 1.2.1.4 Cơ sở dữ liệu, Hệ QTCSDL và người dùng (User) Người dùng khai thác CSDL (thông qua HQTCSDL) có thể phân lớp thành ba loại: Người quản trị CSDL (administrator); Người phát triển ứng dụng và lập trình (programer); Người dùng cuối (end user). + Người quản trị CSDL: Hàng ngày, người QTCSDL chịu trách nhiệm quản lý và bảo trì CSDL như: Sự chính xác và toàn vẹn của dữ liệu và ứng dụng trong CSDLsự an ninh của CSDL. Lưu phòng hờ và phục hồi CSDL. Giữ liên lạc với người phát triển ứng dụng, người lập trình và người dùng cuối. Hoạt động trôi chảy và hiệu quả của CSDL và HQTCSDL. + Người phát triển và lập trình ứng dụng là những người chuyên nghiệp về máy tính có trách nhiệm thiết kế, tạo ra và bảo trì hệ thông tin cho người dùng cuối. + Người dùng cuối không phải là những người chuyên nghiệp về máy tính nhưng họ là các chuyên gia trong các lãnh vực khác có trách nhiệm cụ thể trong tổ chức. Họ khai thác CSDL quan hệ thông qua hệ được phát triển bởi người phát triển ứng dụng hay các công cụ truy vấn, báo cáo để rút trích thông tin cần thiết. Nhớ rằng chỉ CSDL quan hệ cung cấp khả năng thực cho người dùng cuối khai thác trực tiếp CSDL. Hệ QTCSDL dựa trên loại phân cấp và mạng thông thường đòi hỏi khai thác dữ liệu bởi các ứng dụng đặc biệt, được phát triển bởi những chuyên gia máy tính chuyên nghiệp, còn đa phần chỉ tạo được những xử lý dữ liệu đơn giản. 1.2.2 Mô hình dữ liệu 1.2.2.1 Tại sao cần mô hình dữ liệu * Phân tích dữ liệu và phân tích hệ thống thông tin - Phân tích dữ liệu là xem xét yêu cầu dữ liệu của một vấn đề đơn lẻ, và: - Phân tích hệ thống thông tin là xem xét toàn bộ dữ liệu của một tổ chức. * Vấn đề tồn kho và nhà cung cấp CSDL quan hệ không tự động loại bỏ sự dư thừa dữ liệu. Đây là trách nhiệm của người thiết kế CSDL. * Việc sử dụng và vai trò của mô hình dữ liệu Khi giải quyết vấn đề rõ ràng cần thiết phải tiếp cận có phương pháp để: - Nhận diện phần tử dữ liệu (sự vật, sự việc) của vấn đề. - Thiết lập mối kết hợp giữa các phần tử dữ liệu. Việc phân tích và cấu trúc hóa dữ liệu này được xem như mô hình hóa dữ liệu. Trước đây, một ứng dụng máy tính được thiết kế và cài đặt sau khi nghiên cứu kỹ các xử lý và yêu cầu chức năng của hệ thống. Nhưng kinh nghiệm cho thấy các xử lý và chức năng của một tổ chức thường có khuynh hướng hay thay đổi còn cấu trúc dữ liệu lại ít thay đổi. Vì lý do này mà nhiều hệ thống thông tin hiện nay cơ bản dựa trên dữ liệu hơn là dựa vào xử lý. THIẾT KẾ MÔ HÌNH DỮ LIỆU VÀ CSDL *Các bước phân tích thiết kế CSDL - Các bước được làm đi làm lại nhiều lần - Những điều thiếu sót ở bước trước sẽ trở thành các tổ hợp thiếu sót ở bước sau. - Thời gian ở các bước không có tính cố định: có các vấn đề rất khó ở bước phân tích, nhưng lại dễ ở bước thực hiện. Có những vấn đề lại ngược lại. 1. Các giai đoạn xây dựng một hệ cơ sở dữ liệu bao gồm: - Giai đoạn phân tích (analysis phase, requirements phase) - Hoàn thành mô hình dữ liệu - Hoàn thành chi tiết sưu liệu trong tự điển dữ liệu 2. Giai đoạn thiết kế CSDL logic (logical design phase) - Biến đổi mô hình thực thể (ER) thành mô hình quan hệ - Kiểm tra yêu cầu chức năng - Chuẩn hóa các quan hệ 3.Giai đoạn thiết kế CSDL vật lý (physical design phase) - Trong HQTCSDL được chọn, xây dựng các bảng (Table) và các chi tiết cài đặt * Tóm tắt các giai đoạn khác nhau trong PTTK CSDL 1. Phân tích yêu cầu dữ liệu: giai đoạn này được tiến hành đồng thời với giai đoạn mô hình hóa dữ liệu. Trong giai đoạn này người phân tích phải có hiểu biết về doanh nghiệp và các qui tắc quản lý của họ. 2. Mô hình hóa dữ liệu là xây dựng các cấu trúc dữ liệu và mối liên quan giữa chúng. 3. Tuyển chọn các quan hệ. Các quan hệ được tuyển chọn từ mô hình thực thể. 4. Chuẩn hóa các quan hệ là một xử lý tạo ra các cấu trúc dữ liệu cơ bản, có sự dư thừa dữ liệu tối thiểu và liên quan với nhau. 5. Thiết kế CSDL vật lý là giai đoạn thực hiện hệ thống trong một HQTCSDL cụ thể. 1.3 Giới thiệu về Công ty Cổ phần thức ăn chăn nuôi Wellhope Việt Nam Ra đời vào quí II năm 2007 với dây chuyền sản xuất hiện đại của Châu âu và các chuyên gia dinh dưỡng hàng đầu của Trung  quốc, thương hiệu WELLHOPE VIETNAM đã khẳng đinh được tên tuổi của mình trên thị trường toàn miền Bắc.Khi đưa ra thương hiệu thức ăn chăn nuôi WELLHOPE VIETNAM, ban lãnh đạo công ty đã kết hợp với công ty WELLHOPE của Trung Quốc để chia sẻ kinh nghiệm đồng thời mời các chuyên gia hàng đầu của Trung Quốc về lĩnh vực dinh dưỡng thức ăn chăn nuôi để kết hợp cùng các kỹ sư giỏi của Việt Nam nhằm tạo ra những sản phẩm thức ăn chăn nuôi vượt trội về chất lượng. Với sự đa dạng về chủng loại hàng hoá vì vậy khi khách hàng đến với WELLHOPE VIETNAM sẽ có được sự lựa chọn tốt nhất cho giải pháp kinh doanh cũng như sử dụng cho vật nuôi của mình.  Với yêu cầu ngày càng cao về chất lượng sản phẩm cũng như nhu cầu tiêu thụ của trhị trường, WELLHOPE VIETNAM đang lắp đặt thêm dây chuyền hiện đại. Sau khi hoàn thành sẽ cung cấp sản phẩm tới các tỉnh miền Trung và Nam Trung bộ. Doanh nghiệp Wellhope là doanh nghiệp vừa và nhỏ với số lượng công nhân là 43 người. Địa chỉ công ty: Đường Nguyễn Mậu Kiện – KCN Phúc Khánh – TP. Thái Bình. Hình ảnh Công ty WELLHOPE Việt Nam Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung, hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. PHẦN 2: XÂY DỰNG CƠ SỞ DỮ LIỆU ÁP DỤNG CHO PHẦN MỀM KẾ TOÁN TẠI DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT VÀ CHẾ BIẾN THỨC ĂN CHĂN NUÔI WELLHOPE 2.1 Quy trình mua hàng 2.1.1 Dữ liệu yêu cầu 2.1.1.1 Phân tích dữ liệu. - Công ty cổ phần Wellhope là một doanh nghiệp sản xuất và chế biến thức ăn chăn nuôi. Để phục vụ cho quá trình sản xuất công ty mua nhiều hàng hoá (ngô, khoai, sắn…). Thông tin về hàng hoá gồm có: mã hàng, đơn hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng, thành tiền… - Doanh nghiệp mua hàng của nhiều nhà cung cấp. Thông tin về mỗi nhà cung cấp gồm có: mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, người liên hệ, mã số thuế, điện thoại, số fax, dư Nợ đầu kỳ, dư Có đầu kỳ. Mỗi nhà cung cấp bán nhiều hàng hoá. Mỗi hàng hoá chỉ mua được từ một nhà cung cấp. - Hàng hoá mua về được nhập vào kho. Thông tin về kho gồm có: mã kho, tên kho, địa chỉ, loại kho. Một kho chứa nhiều hàng hoá, mỗi hàng hoá chứa trong một kho. - Hàng hoá mua về nhập kho sẽ được viết phiếu nhập. Thông tin về phiếu nhập gồm có: số phiếu nhập, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ…). Mỗi phiếu nhập của một nhà cung cấp, mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập lập bởi một kho hàng. Một kho hàng có nhiều phiếu nhập. - Khi thanh toán tiền cho người bán, doanh nghiệp sẽ lập phiếu chi. Mỗi nhà cung cấp có nhiều phiếu chi. Mỗi phiếu chi lập cho một người cung cấp. Thông tin trên phiếu chi gồm có: số phiếu chi, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. - Nếu hàng hoá mua về không đủ tiêu chuẩn, công ty sẽ trả lại hàng cho người bán. Khi trả hàng công ty sẽ lập phiếu xuất. Thông tin trên phiếu xuất: Số phiếu xuất, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. Khi thu tiền trả lại của người bán sẽ lập phiếu thu với nội dung: số phiếu thu, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung. - Doanh nghiệp có nhiều nhân viên. Mỗi nhân viên thuộc một bộ phận. Mỗi bộ phận có nhiều nhân viên. Thông tin của nhân viên gồm có: mã nhân viên, họ và tên, chức vụ, hệ số, bằng cấp, ngày sinh, địa chỉ. - Thông tin trên phiếu thu, phiếu nhập, phiếu xuất, phiếu chi sẽ được tổng hợp vào tài khoản trên sổ nhật ký chung. Mỗi loại phiếu được ghi vào nhiều tài khoản. Mỗi tài khoản có nhiều loại phiếu. 2.1.1.2 Nhận diện thực thể chính. Doanh nghiệp mua nhiều hàng hoá, có các thông tin cần lưu trữ gồm: mã hàng, tên hàng, loại hàng, đơn vị tính, số lượng tồn, thành tiền tồn. Do đó ta cần xác định một tập thực thể để lưu trữ các thông tin này gọi là tập thực thể: hàng hoá. Khi hàng hóa mua về nhập kho, thông tin về kho cần được lưu trữ do đó ta có tập thực thể kho. Hàng hoá mua về sẽ được viết phiếu nhập có các thông tin: số phiếu nhập, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, hạn thanh toán, tổng số tiền, số đã trả, phân loại nợ… nên ta có tập thực thể phiếu nhập. Khi trả tiền cho nhà cung cấp, doanh nghiệp sẽ lập phiếu chi. Trên phiếu chi có nhiều thông tin cần lưu trữ. Do đó ta cần xác định tập thực thể phiếu chi. Nếu hàng hoá mua về không đáp ứng được yêu cầu, doanh nghiệp trả lại hàng và lập phiếu xuất. Thông tin trong phiếu xuất gồm có: số phiếu xuất trả hàng, ngày lập phiếu, số chứng từ, ngày chứng từ, nội dung nên tồn tại tập thực thể số phiếu xuất trả hàng. Doanh nghiệp sử dụng nhiều nhân viên, với các thông tin về nhân viên cần được lưu trữ nên ta có tập thực thể nhân viên. Để thuận tiện cho công tác quản lý, các thông tin về nhà cung cấp và các bộ phận sẽ được tập hợp trên tập thực thể đối tác. Thông tin của tập thực thể đối tác gồm có: mã đối tác, tên đối tác, địa chỉ, người liên hệ, mã số thuế, điện thoại, số fax, dư nợ đầu kỳ, dư có đầu kỳ. Một đối tác thuộc một nhóm đối tác, một nhóm đối tác có nhiều đối tác. Do đó ta có tập thực thể nhóm đối tác với các thông tin cần lưu trữ là: mã nhóm, tên nhóm. Sau khi trả lại hàng hoá, nhận được tiền trả lại của đối tác, sẽ có phiếu thu cung với những thông tin cần lưu trữ nên ta có tập thực thể phiếu thu. Số liệu trên phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất trả hàng được tổng hợp vào tài khoản trên nhật ký chung. Ta có thêm tập thực thể: tài khoản, nhật ký chung. Vậy quy trình mua hàng gồm các tập thực thể chính sau: Tài khoản Đối tác Kho hàng Hàng hoá Nhân viên Nhóm đối tác Phiếu nhập Phiếu xuất trả hàng Phiếu chi Phiếu thu Sổ nhật ký chung PHIẾU NHẬP Số phiếu nhập TÀI KHOẢN TK chi tiết PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG Số phiếu xuất trả hàng Mã đối tác ĐỐI TÁC PHIẾU CHI KHO HÀNG Số phiếu chi Mã kho PHIẾU THU Số phiếu thu HÀNG HÓA Mã hàng NHÂN VIÊN SỔ NHẬT KÝ CHUNG Số dòng Mã nhân viên Mã nhóm NHÓM ĐỐI TÁC 2.1.1.3 Nhận diện mối quan hệ giữa các tập thực thể Hàng được mua từ nhiều đối tác Kho chứa nhiều hàng hoá Đối tác thuộc nhiều nhân viên Đối tác có nhiều phiếu nhập Nhóm đối tác có nhiều đối tác Kho có nhiều phiếu nhập Tài khoản có nhiều phiếu nhập Đối tác có nhiều phiếu chi Tài khoản có nhiều phiếu chi Đối tác có nhiều phiếu xuất trả hàng Tài khoản có nhiều phiếu xuất Đối tác có nhiều phiếu thu Tài khoản có nhiều phiếu thu * Bản số của thực thể - Một đối tác bán một hoặc nhiều hàng hoá. - Mỗi hàng hoá được mua từ một đối tác. - Một kho chứa một hoặc nhiều hàng hoá. - Mỗi hàng hoá được chứa trong một kho. chứa KHO HÀNG HÀNG HÓA bán ĐỐI TÁC được chứa được mua Mã kho Mã đối tác Mã hàng - Một đối tác có một hoặc nhiều phiếu nhập. Mỗi phiếu nhập của một đối tác. - Một kho hàng lập một hay nhiều phiếu nhập. Một phiếu nhập được lập bởi một kho hàng. lập KHO HÀNG PHIẾU NHẬP có ĐỐI TÁC được lập của Mã kho Số phiếu nhập Mã đối tác - Mỗi đối tác có một hay nhiều phiếu chi. Mỗi phiếu chi của một đối tác - Mỗi phiếu chi ghi vào một hay nhiều tài khoản. Mỗi tài khoản có một hay nhiều phiếu chi. ghi vào TÀI KHOẢN PHIẾU CHI Số phiếu chi có có Tài khoản chi tiết của ĐỐI TÁC Mã đối tác - Một đối tác thuộc một hoặc nhiều nhân viên. Một nhân viên quan hệ với một đối tác. Mã nhân viên Mã đối tác NHÂN VIÊN thuộc ĐỐI TÁC quan hệ - Một đối tác thuộc một nhóm đối tác. Một nhóm đối tác có nhiều đối tác. thuộc NHÓM ĐỐI TÁC có ĐỐI TÁC Mã đối tác Mã nhóm Một phiếu nhập ghi vào một hay nhiều tài khoản. Mỗi tài khoản có một hay nhiều phiếu nhập. ghi vào TÀI KHOẢN PHIẾU NHẬP có Tài khoản chi tiết Số phiếu nhập - Một đối tác có một hay nhiều phiếu xuât trả hàng. - Một phiếu xuất trả hàng của một đối tác. - Một kho hàng có một hay nhiều phiếu xuất. - Mỗi phiếu xuất được lập bởi một kho hàng. có KHO HÀNG PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG có ĐỐI TÁC lập bởi của Mã kho Số phiếu xuất Mã đối tác Một phiếu xuất ghi vào một hay nhiều tài khoản. Một tài khoản có một hay nhiều phiếu xuất. ghi vào TÀI KHOẢN PHIẾU XUẤT TRẢ HÀNG có Tài khoản chi tiết Số phiếu xuất - Một đối tác có một hay n