Đề tài Xây dựng chương trình quản lý vật tư

Lời Mở đầu Trong bất kỳ thời đại nào thông tin cũng luôn tồn tại và được sử dụng hàng ngày. Thông tin ngày càng trở nên quan trọng nhất là đối với xã hội phát triển, nó đã thực sự trở thành nguồn tài nguyên quan trọng. Việc nắm bắt khai thác và sử lý thông tin nhanh, chính xác là con đường dẫn đến thành công và tin học đã cung cấp cho chúng ta những công cụ và phương pháp giải quyết các yêu cầu đó. Tin học hoá các công tác quản lý của các đơn vị kinh tế, hành chính là một trong những lĩnh vực quan trọng của ứng dụng tin học. Việc áp dụng tin học vào quản lý không những làm tăng đáng kể năng xuất lao động mà còn tạo điều kiện cho việc xây dựng một hệ thống tin quản lý chặt chẽ và có cơ sở khoa học. Công ty TNHH thương mại và thiết bị mới dnt là một đơn vị chuyên cung cấp các thiết bị điện lạnh điện máy chất lượng cao, trong nền kinh tế thị trường việc nắm bắt thu thập và xử lý thông tin nhanh chóng, chính xấc để kịp thời đưa ra những quyết định đúng đắn là một yêu cầu đối với công ty. Để đáp ứng yêu cầu trên Công ty đã có kế hoạch tin học hoá khâu quản lý trong Công ty nhằm mục đích cải tiến phương thức quản lý cũ, xây dựng hệ thống quản lý mới với sự giúp đỡ của máy tính. Đề tài “Xây dựng chương trình quản lý vật tư “ sẽ giải quyết một phần kế hoạch tin học hoá đó. Mục lục Lời mở đầu 1 Chương I: Mục đích và yêu cầu của hệ thống 4 1. Mục đích của hệ thống 4 2. Yêu cầu của hệ thống 4 Chương II: Phân tích và thiết kế hệ thống 6 1. Định nghĩa hệ thống thông tin 6 2. Mô hình hệ thống thông tin 6 Phần I: Phân tích hệ thống quản lý hiện tại của Công ty 7 I: Tổng quan về hệ thống 7 II: Các chức năng chính của hệ thống 7 III: Phương thức hoạt động của các chức năng 8 IV: Cách phân loại 9 V: Yêu cầu xây dựng hệ thống thông tin mới 10 Phần II: Phân tích hệ thống hiện tại của Công Ty TNHH thương mại và thiết bị mới DNT 11 I: Tổng quan về hệ thống mới 11 II: Chức năng chính cuả hệ thống 11 III: Phương thức hoạt động của chức năng chính 11 IV: Thiết kế hệ thống thông tin 12 Sơ đồ phân cấp chức năng 14 A: Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh 15 A1: Biểu đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh 16 1: Chức năng mua vật tư 16 2: Chức năng bán vật tư 17 3: Chức năng tra cứu 18 4: Chức năng quản lý kho 19 5: Chức năng quản lý nợ đọng 20 6: Chức năng báo cáo 21 A2: Biểu đồ luồng dữ liệu 21 A3: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 23 A4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 24 A5: Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 25 B: Tổ chức cơ sở dữ liệu 26 Chương III: Phân tích hệ thống về dữ liệu 33 I: Các mô hình thực thể 33 II: Mô hình thực thể liên kết 36 III: Thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu 38 Chương IV: Giới thiệu về ngôn ngữ VB và hệ quản trị Access 41 I: Giới thiệu về ngôn ngữ VB 41 II: Hệ quản trị Access 45 Chương V: Thiết kế Form 50 1: Form tạo người sử dụng 50 2: Form đăng nhập 50 3: Form chính 51 4: Form phiếu nhập kho 51 5: Form phiếu xuất kho 52 6: Form phiếu tồn kho 52 7: Form tra cứu nhà cung cấp 53 8: Form tra cứu khách hàng 53 9: Form tra cứu vật tư 54 10: Form Phiếu thu nợ 54 11: Form phiếu trả nợ 55 12: Form phiếu giao hàng 55 13: Form hoá đơn thanh toán 56 14: Form bán vật tư 56 15: Form mua vật tư 57 16: Form khách hàng 57 17: Form nhà cung cấp 58 18: Form vật tư 58 19: Form báo cáo xuất kho 59 20: Form báo cáo nhập kho 59 21: Form báo cáo tồn kho 60 Kết luận 61 Tài liệu tham khảo 62 Chương I Mục đích và yêu cầu của hệ thống Mục đích của hệ thống Ngày nay, cùng với sự phát triển của tin học về phần cứng cũng như phần mềm, sự ứng dụng của máy vi tính trong quản lý ngày càng trở nên phổ biến Hệ thống quản lý Vật tư được thiết kế nhằm mục đích hỗ trợ cho công tác quản lý của Công ty TNHH thương mại và thiết bị mới dnt được dễ dàng hơn. Chương trình sẽ giúp cho các cán bộ của các phòng ban cũng như nhân viên trong Công ty tiết kiệm được thời gian công sức trong việc tổng hợp các số liệu hoá đơn chứng từ, rút ngắn thời gian lập báo cáo, nhanh chóng đáp ứng được đầy đủ các thông tin chi tiết về tất cả các loại hàng đến khách hàng. Hệ thống thông tin quản lý vật tư thông qua máy tính sẽ được triển khai tại phòng kinh doanh của Công ty TNHH thương mại và thiết bị mới dnt, dữ liệu sẽ được cập nhật đầy đủ đồng bộ tại tất cả các phòng ban trong Công ty. Sử dụng hệ thống tin quản lý sẽ thu được những lợi điểm sau: + Nhập dữ liệu một cách dễ dàng + Sử dụng dữ liệu nhiều lần + Đáp ứng nhiều loại dữ liệu tổng hợp + Đưa ra các báo cáo thống kê một cách nhanh chóng và chính xác. Yêu cầu của hệ thông: + Yêu cầu của một đơn vị: Mỗi đơn vị có một yêu cầu và đặc điểm quản lý riêng. Hệ thống tin quản lý phải đáp ứng được các yêu cầu quản lý của đơn vị đó. Nhà quản lý đơn vị phải là nhà đề đạt và quyết định đưa ra các ứng dụng tin học vào công tác quản lý. Như vậy một hệ thống tin quản lý cần phải nắm được các chiến lược phát triển chung của đơn vị quản lý, không để những thay đổi nhỏ về tổ chức cũng như quản lý làm sai lệch thông tin tập hợp. Trong quá trình phát triển của hệ thống phải được kiểm chứng tính đúng đắn, tính khoa học đồng thời hệ thống phải luôn luôn được hoàn thiện, điều chỉnh cho phù hợp. Các thông tin đầu ra phải đảm bảo mục tiêu rõ ràng chuẩn xác, đầy đủ, mang tính khoa học cao, đáp ứng kịp thời của nhà quản lý. +Yêu cầu của người sử dụng: Một hệ thống có tính thực tế cao thì nó dễ vận hành và thâm nhập vào công việc một cách dễ dàng. Khi thiết kế một hệ thống cần phải tuân theo các quy tắc sau: - Yêu cầu về truy nhập dữ liệu: Hệ thống phải có khả năng truy cập dữ liệu mau chóng, thuận lợi, chuẩn xác. Các thao tác phải thuận lợi, đơn giản nhưng phải đáp ứng được đầy đủ các yêu cầu truy nhập dữ liệu. - Yêu cầu về hệ thống thông tin: Hệ thống phải được bảo trì, có tính mở dễ phát triển, điều chỉnh. Đặc biệt phải có khả năng kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu cũng như khả năng phát hiện lỗi và xử lý lỗi. - Yêu cầu về giao diện: Giao diện người dùng và máy phải được thiết kế khoa học, thân thiện đẹp mắt và không cầu kỳ. Phải có tính thống nhất về phương pháp làm việc, cách trình bầy, khả năng trợ giúp kịp thời giải quyết mọi thắc mắc của người sử dụng Các thông báo lỗi phải đày đủ, dự kiến mọi khả năng sai xót của người sử dụng. - Yêu cầu về đối thoại và giải đáp: Hệ thống phải có khả năng thực hiện chế độ hội thoại ở một mức nào đó nhằm cung cấp nhanh, chuẩn xác yêu cầu của người quản lý. Đây là tính mở của hệ thống nhằm đảm bảo cho người sử dụng khai thác tối đa hệ thống. Yêu cầu về bảo mật hệ thống: Thông tin hệ thống phải được đảm bảo cao tránh mọi trường hợp lộ thông tin, ảnh hưởng đến công việc của Công ty. Để đảm bảo hiệu quả kinh tế của chương trình các phương án được lựa chọn để bảo mật thông tin hệ thống cần phải đặt lên hàng đầu. Chương II Phân tích và thiết kế hệ thống Định nghĩa hệ thống thông tin Hệ thống thông tin là một tập hợp con người, các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu, thực hiện hoạt động cập nhật, lưu trữ và phân phối thông tin trong một ràng buộc gọi là môi trường. Nó được thể hiện bằng con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin học không tin học. Đầu vào của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn và được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu được lưu trữ từ trước. Kết quả chuyển đến được chuyển đến các đích hoặc cập nhật vào kho dữ liệu Mô hình của hệ thống thông tin Cập nhật Nguồn Thông tin đưa ra Xử lý và lưu trữ Kho dữ liệu Như vậy, hệ thống thông tin đều có 4 bộ phận: + Bộ phận đưa dữ liệu vào + Bộ phận xử lý + Kho dữ liệu + Bộ phận đưa dữ liệu ra Phần I. Phân tích hệ thống quản lý vật tư hiện tại của Công ty Tổng quan về hệ thống quản lý hiện tại của Công ty. Hệ thống tổ chức hoạt động của Công ty được tổ chức theo mô hình sau: Phòng giám đốc Kinh doanh Phòng kĩ thuật bảo hành Phòng kế toán Phòng trợ giúp khách hàng Hiện tại hệ thống quản lý vật tư của Công ty chủ yếu dựa vào phương thức lưu trữ mọi thông tin trên giấy tờ, Xử ký thủ công các thông tin vào ra. Cách quản lý này có nhược điểm, cồng kềnh, rất khó khăn trong việc truy cập và tìm kiếm thông tin, báo cáo. Các chức năng chính của hệ thống: Hoạt động chủ yếu của công ty là kinh doanh một số mặt hàng về Điện lạnh-Điện máy, cung cấp cho thị trường trong và ngoài nước. Chính vì vậy các chức năng chính của hệ thống quản lý vật tư của Công ty bao gồm: 1.Mua vật tư 2.Bán vật tư 3.Quản lý tồn kho 4.Quản lý công nợ 5.Quản lý xuất nhập hàng hoá Phương thức hoạt động của các chức năng chính: 1.Chức năng mua vật tư: Có hai phương thức mua vật tư: + Mua những vật tư mà Công ty thường xuyên phải cung cấp cho khách hàng, trường hợp này Công ty thường mua vật tư ở những đơn vị cung cấp quen thuộc của Công ty. +Mua những vật tư theo yêu cầu đột xuất trong trường hợp khách hàng yêu cầu những vật tư đặc biệt mà Công ty không có sẵn trong kho. Trường hợp này, người phụ trách tìm trong hồ sơ xem có đơn vị nào cung cấp vật tư đó không? .Nếu tìm được thì lựa chọn trong các đơn vị đó một đơn vị nào cung cấp tốt nhất (Theo tiêu chuẩn về chất lượng vật tư về số lượng theo yêu cầu, thái độ phục vụ và giá cả hợp lí) sau đó, lập dự trù mua vật tư duyệt mua và cuối cùng là liên hệ với đơn vị cung cấp và lập hợp đồng mua vật tư. 2.Bán vật tư: Mỗi khi có khách yêu cầu mua một vật tư nào đó thì bộ phận bán vật tư sẽ kiểm tra xem trong kho có còn vật tư đó với số lượng đáp ứng đủ yêu cầu của khách hàng không. Nếu không đủ thì thoả thuận lại số lượng bán. Sau đó thoả thuận với khách về giá cả, số lượng, phương thức thanh toán, số tiền nợ (nếu có nợ ), thời hạn thanh toán ,bước cuối cùng là lập phiếu bán vật tư cho khách . 3.Chức năng quản lý kho: Chức năng này có nhiệm vụ sau: -Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được nhập kho. -Dựa theo phiếu mua vật tư lần lượt cập nhật thông tin về các vật tư được xuất kho. Để làm được vấn đề này, bộ phận quản lý kho sẽ phải quản lý tất cả các thông tin về tất cả các vật tư hiện đang tồn kho, bao gồm các thông tin về chủng loại, quy cách, giá cả, số lượng tồn kho. Mỗi khi có hoạt đông mua bán vật tư thì các thông tin trên được cập nhật. 4.Quản lý nợ đọng: Chức năng này có nhiệm vụ quản lý hệ thống tài chính về mua bán và hỗ trợ cho công tác kế toán của công ty. Cách phân loại: (Các loại vật tư gồm có) Công Ty TNHH thương mại và thiết bị mới dnt Danh mục vật tư STT Mã VT Tên vật tư ĐVT Đơn giá(VND) 1 MYD_BA May lam nong lanh nuoc uong Cái 189000 2 YLRO4_4 May lam N. am loaidung Cái 632000 3 X33 May lam NL loai dung Cái 932000 4 JY200 Binh loc nuoc gom su (vang) Cái 800000 5 Jy1 Gom loc Cái 1030000 6 JY2 Loi loc Cái 32000 7 LK_011 Bong den lo vi song Cái 62000 8 LK_006 Chip lam lanh Cái 62000 9 LK_017 Pin loc Cái 32000 10 LK_005 Quat gio Cái 532000 11 LK_002 Role (bau dun) Cái 52000 12 LK_015 Voi nong lanh Cái 632000 13 KC_9 Noi da nang Cái 60000 14 EG9025P Lo vi song Cái 800000 15 VOI JY Voi binh loc may JY Cái 22000 16 NAP_KC Nap noi Cái 56000 17 LK_003 Chemostar Cái 450000 18 IC Binh loc nuoc de ban (NP) Cái 279000 19 DAI_GC Dai GC Cái 89000 21 DE_GC De GC Cái 632000 21 LK_004 Nhua mat truoc Cái 34000 22 LK_002 Cong tac Cái 27000 23 THAN_K Than noi KC 9 Cái 80000 24 THAN_T Than tren GC Cái 65000 25 LK_007 Mach dien tu Cái 90000 26 LK_013 Van 1 chieu CáI 890000 27 LK_015 Vo ton than may CáI 89000 28 LK_008 Voi nang lanh CáI 122000 29 LK_014 Ong nhua mem CáI 109000 …. Kế toán trưởng (Ký họ tên) Ngày… tháng… năm Người lập phiếu Yêu cầu xây dựng hệ thống mới: Sau khi khảo sát hoạt động của hệ thống cũ em thấy nó bộc lộ những nhược điểm yếu kém làm hạn chế hiệu qủa sản xuất kinh doanh, cụ thể là: -Lượng thông tin cần xử lý lớn nên phải có nhiều người làm việc này, tốn nhiều thời gian và đôi khi công việc tiến hành không chính xác, kém hiệu quả. -Chưa có được một chiến lược kinh doanh thích hợp, phù hợp với tình hình phát triển của thị trường, nhất là thị trường vật tư xây dựng. -Việc lưu trữ, tìm kiếm thông tin tốn nhiều thời gian và công sức do phải làm việc thủ công, nhất là việc kết xuất các thông tin thống kê. -Trước tình hình đó, việc xây dựng hệ thống thông tin mới với sự hỗ trợ của máy tính là một yêu cầu hết sức bức bách đảm bảo cho Công ty hoạt động có hiệu quả trong cơ chế thị trường hiện nay. Bên cạnh việc duy trì các hoạt động của hệ thống cũ, hệ thống mới phải thoả mãn các yêu cầu sau: Quản lý chặt chẽ các thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Cho phép xem các thông tin cụ thể và các thông tin thống kê về các hoạt động của Công ty một cách nhanh chóng và chính xác. Hỗ trợ thông tin, trợ giúp quyết định tại các thời điểm mua vật tư, bán vật tư. Tự lập dự trù mua vật tư. Phần II. Phân tích và thiết kế hệ thống của Công ty TNHH thương mại và thiết bị mới dnt Tổng quan về hệ thống thông tin mới: Từ những yêu cầu thực tế đã phân tích ở trên với những hạn chế của hệ thống cũ thực tế để đuổi kịp tình hình phát triển của thị trường. Công ty cần có một hệ thống mới làm việc có hiệu qủa hơn với sự trợ giúp của máy tính, đáp ứng được các yêu cầu của công tác quản lý. Ngoài ra, hệ thống mới có thể trợ giúp quyết định cho người bán vật tư người mua vật tư, người quản lý, ban giám đốc Cho phép xem các thông tin thống kê, tự động in các phiếu nợ, in báo cáo bán hàng, báo cáo xuất nhập, tồn kho trong tuần, trong tháng. II. Chức năng chính của hệ thống thông tin mới: Để đáp ứng được các yêu cầu được đặt ra ở trên, hệ thống thông tin mới gồm có các chức năng chính là: Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu quản lý kho Quản lý nợ đọng Báo cáo III. Phương thức hoạt động của các chức năng chính của hệ thống mới: 1. Mua vật tư: Dựa vào số liệu kiểm kê kho, số liệu yêu cầu của bộ phận bán vật tư dựa vào các phiếu chào hàng của các đơn vị cung cấp đồng thời kết hợp với thông tin chung của thị trường, bộ phận mua vật tư thiết lập bản dự trù thông qua kiểm duyệt của ban giám đốc, sau đó liên hệ với nhà cung cấp để thoả thuận hợp đồng mua vật tư và cập nhật thông tin mua vật tư. 2. Bán vật tư: Khi khách có yêu cầu mua vật tư bộ phận bán vật tư lần lượt duyệt các vật tư mà khách yêu cầu, kiểm tra số lượng của vật tư đó mà Công ty có thể bán. Có thể xảy ra các trường hơp sau: a. Loại vật tư đó Công ty không có và hệ thống lưu trữ thông tin chào hàng không có thông tin gì liên quan đến các vật tư này. Trường hợp này phải từ chối bán các vật tư đó. b. Công ty có đủ số lượng vật tư và quy cách như yêu cầu của khách hàng. Trường hợp này tiếp tục thoả thuận về giá cả c. Công ty hiện không có vật tư này nhưng hệ thống thông tin chào hàng có các thông tin liên quan đến các vật tư này, qua đó bộ phận tiếp thị có thể trao đổi với khách hàng. Nếu khách hàng chấp nhận, bộ phận bán vật tư sẽ đề nghị với bộ phận mua vật tư liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng (bằng phương tiện ngoài hệ thống như máy móc các thiết bị), nếu đặt hàng được thì tiệp tục thoả thuận về giá cả và số lượng. Hệ thống sẽ trợ giúp các thông tin về giá cả (dựa theo các thông tin trong máy). Sau đó nếu người bán và khách mua thoả thuận được giá cả và số lượng thì bộ phận mua vật tư nên liên hệ lại với nhà cung cấp để khẳng định việc đặt hàng. Sở dĩ ở đây phải sử dụng các phương tiện ngoài hệ thống vì độ tin cậy vào phiếu chào hàng của nhà cung cấp không cao. d. Công ty không có đủ số lượng của vật tư theo yêu cầu của khách. Trường hợp này có thể bán hết số lượng vật tư còn lại trong kho rồi sau đó tiếp tục thoả thuận với khách hàng về số lượng vật tư còn lại như trong trường hợp C. 3.Quản lý kho: Chức năng này hoạt dộng theo phương thức tương tự hệ thống cũ. 4.Tra cứu: Cho phép người quản lý có thể tra cứu những thông tin về khách hàng, người cung cấp vật tư. 5.Quản lý nợ đọng: Trong mục này, hệ thống cung cấp các chức năng để quản lý việc thu nợ. Chức năng thu nợ sẽ cập nhật thông tin khi có khách hàng đến thanh toán nợ cho Công ty, chức năng trả nợ sẽ cập nhật thông tin khi Công ty thanh toán nợ mua vật tư cho đơn vị cung cấp. Chức năng đòi nợ sẽ in ra các phiếu đòi nợ đối với khách hàng nợ quá hạn với thời hạn thanh toán. 6.Báo cáo: In ra các báo cáo về tình hình công nợ, xuất nhập vật tư hay báo cáo thống kê vật tư tồn mỗi khi có yêu cầu của người quản lý. IV. Thiết kế hệ thống thông tin mới: Trước hết ta phải xác định các luồng thông tin vào ra của hệ thống từ đó sẽ tiến hành phân tích, thiết kế hệ thống mới. Có nhiều phương pháp phân tích thiết kế hệ thống thông tin và chức năng, ở đây ta áp dụng phương pháp phân tích chức năng từ trên xuống. + Luồng thông tin vào: - Các thông tin về khách hàng - Thông tin về các nhà cung cấp - Thông tin về vật tư + Luồng thông tin ra: - Báo cáo về khách hàng: - Báo cáo xuất nhập – tồn kho - Báo cáo công nợ - Tra cứu tổng hợp về các mục liên quan đến công tác kinh doanh của Công ty Biểu đồ phân cấp chức năng Quản lý vật tư Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu Ql kho QL nợ đọng Báo cáo Xem vật tư Nhập In HĐ mua Thêm NCC Xem vật tư In HĐ bán Thêm KH Xuất Trợ giúp Vật tư Nhà CC KH Trả nợ Trợ giúp Tồn kho Xuất Nhập kho Trợ giúp Trả nợ Thu nợ Thu nợ Tồn kho Nhập kho Xuất kho A-Biểu đồ phân cấp chức năng mức đỉnh Quản lý vật tư Mua vật tư Bán vật tư Tra cứu QL kho QL nợ đọng Báo cáo Mô tả chức năng: Mua vật tư: + Mô tả: quản lý việc mua vật tư + Thông tin vào: các thông tin cơ bản về loại vật tư cần mua: mua vật tư, tên vật tư, số lượng giá cả nhà cung cấp. + Thông tin ra: hoá đơn mua vật tư Bán vật tư: + Mô tả: các thông tin cơ bản về các yêu cầu của khách hàng + Thông tin vào: các thông tin cơ bản về yêu cầu của khách hàng + Thông tin ra: thông tin về giá cả vật tư + Các sự kiện: thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả Quản lý kho: + Mô tả: quản lý thông tin về số lượng xuất nhập, vật tư tồn trong kho. + Thông tin ra: hoá đơn nhập, xuất, kiểm tra. + Thông tin ra: báo cáo xuất, nhập, tồn kho Tra cứu: + Mô tả: Các thông tin tìm kiếm và tổng hợp cho việc quản lý kinh doanh vật tư + Thông tin vào: Các thông tin về vật tư + Thông tin ra: Thông tin cần tra cứu Quản lý nợ đọng: + Mô tả: Quản lý thông tin về nợ đọng của công ty + Thông tin vào: Các thông tin về các yêu cầu của nhà quản lý về tài chính + Thông tin ra: Báo cáo về tài chính công nợ liên quan đến việc kinh doanh của Công ty Báo cáo: + Mô tả: Thống kê tất cả các bảng liên kết với nhau A.1.Biểu đồ phân cấp chức năng mức dưới đỉnh 1. Chức năng mua vật tư: Nhập kho Mua vật tư Vật tư N.Cung cấp a. Vật tư: + Mô tả: Thông tin chung về các vật tư cần mua + Thông tin vào: Các thông tin cơ bản về tên vật tư chủng loại +Thông tin ra: Thông tin về chất lượng, giá cả, hãng sản xuất + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, hãng sản xuất, giá cả Có thể thêm các vật tư vào b. Nhà cung cấp: + Mô tả: cung cấp thông tin về các nhà cung cấp vật tư + Thông tin vào: các thông tin về loại vât tư + Thông tin ra: thông tin các nhà cung cấp + Các sự kiện: thay đổi về địa chỉ, số điện thoại 2. Chức năng bán vật tư: Bán vật tư Vật tư Khách hàng Xuất kho Vật tư: + Mô tả: thông tin chung về các vệt tư cần bán + Thông tin vào: các thông tin về việc bán vật tư + Thông tin ra: thông tin về số lượng vật tư, ngày bán, chủng loại + Các sự kiện: kiểm tra trước khi xuất kho Chức năng xuất kho: + Mô tả: quản lý thông tin về việc xuất vật tư của công ty + Thông tin vào: các hoá đơn bán vật tư cho khách hàng + Thông tin ra: thông tin về loại vật tư được xuất, phiếu xuất kho + Các sự kiện: thay đổi về số lượng, giá cả, hãng sản xuất Chức năng khách hàng: + Mô tả: cho biết thông tin các khách hàng của công ty + Thông tin vào: các thông tin cần tra cứu về khách hàng + Thông tin ra: thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời hạn + Các sự kiện: thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại. 3. Chức năng tra cứu: Vật tư Nhà cung cấp Khách hàng Tra cứu Chức năng vật tư: + Mô tả: Cho biết thông tin về các loại vật tư trong kho + Thông tin vào: Các yêu cầu cần tra cứu về vật tư + Thông tin ra: Báo cáo kết quả về loại vật tư cần xem + Các sự kiện: Thay đổi về số lượng, nơi sản xuất, giá cả Chức năng nhà cung cấp: + Mô tả: Chobiết thông tin về các nhà cung cấp vật tư + Thông tin vào: Các thông tin về một vật tư, yêu cầu tra cứu + Thông tin ra: Thông tin về tên, địa chỉ, điện thoại, của nhà cung cấp Chức năng khách hàng: + Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng của công ty + Thông tin vào: Các thông tin cần tra cứu về khách hàng + Thông tin ra: Thông tin về khách hàng không thanh toán nợ đúng thời hạn + Các sự kiện: Thay sự kiện, thay đổi địa chỉ, số điện thoại. 4. Ch Quản lý kho Nhập kho Xuất kho Tồn kho ức năng quản lý kho: Chức năng nhập kho: + Mô tả: Quản lý việc nhập vật tư của Công ty + Thông tin vào: Các thông tin mua vật tư + Thông tin ra: Các hoá đơn nhập vật tư gồm các loại vật tư, số lượng + Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư Chức năng xuất kho: + Mô tả: Quản lý việc bán, xuất vật tư của Công ty cho khách hàng + Thông tin vào: Các thông tin bán vật tư, đơn mua vật tư + Thông tin ra: Các hoá đơn xuất vật tư gồm các loại vật tư, số lượng đơn giá + Các sự kiện: Thay đổi mã vật tư, chủng loại, giá cả Chức năng tồn kho: + Mô tả: Quản lý việc /nhập /xuất/tồn vật tư + Thông tin ra: Các thông tin loại vật tư, số lượng tồn + Các sự kiện: Xem lọc từng loại vật tư hoặc xem tất cả các loại hàng hoá 5. Chức năng quản lý nợ đọng: QL.Nợ đọng Thu nợ Trả nợ Trợ giúp Quay về Chức năng thu nợ +Mô tả: Cho biết thông tin các khách hàng còn nợ của Công ty + Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những khách hàng của Công ty + Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những khách hàng còn nợ + Các sự kiện: Có thể chỉ xem những khách nợ, có thể xem toàn bộ khách hàng cung cấp vật tư của công ty Chức năng trả nợ: Mô tả: Cho biết thông tin về các nhà cung cấp mà công ty còn nợ Thông tin vào: Các yêu cầu cần biết những đơn vị cung cấp cho công ty Thông tin ra: Báo cáo kết quả về những nhà cung cấp mà công ty còn nợ Các sự kiện: Có thể chỉ xem những nhà cung cấp nhà cung cấp mà công ty còn nợ có thể xem toàn bộ các nhà cung cấp. Chức năng trợ giúp: Mô tả: Cho những thông tin cần thiết giúp bạn sử dụng chương trình hiệu quả hơn. Chức năng quay về: Mô tả: Quay trở về chương trình chính 6. Chức năng báo cáo: Báo cáo Xuất nhập kho Tồn kho Thu nợ Trả nợ Chức năng xuất/nhập kho: In báo cáo về xuất, nhập kho, kèm theo hoá đơn nhập, xuất Chức năng tồn kho: In báo cáo về các vật tư tồn kho sau một thời gian nhất định nào đó Chức năng thu nợ: In báo cáo về các khách hàng còn nợ quá hạn của công ty Chức năng trả nợ: In báo cáo về công nợ của công ty với các nhà cung cấp Các sự kiện: Ta có thể xem báo cáo trước khi in ra giấy A2. Biểu đồ luồng dữ liệu BĐLDL đưa ra một tập hợp các chức năng xử lý, các luồng dữ liệu chuyển giao giữa các chức năng đó Chức năng: là nhiệm vụ xử lý thông tin, được biểu diễn bằng hình tròn hoặc elip Chức năng Luồng dữ liệu: là thông tin vào hay ra một chức năng Biểu diễn: Kho dữ liệu: là thông tin được tích động lại để dùng về sau Biểu diễn: Tác nhân ngoài: là người hay tổ chức thuộc môi trường của hệ thống và có giao tiếp thông tin với hệ thống. Biểu diễn: Tác nhân trong: là một chức năng hay một hệ thống con trong hệ thống nhưng được miêu tả ở một trạng thái khác của hệ thống. Biểu diễn: Phân mức: Mức khung cảnh (mức 0): chỉ có một chức năng với các luồng vào và ra Mức đỉnh: chức năng của hệ thống được phân rã thành nhiều chức năng con. Mức dưới đỉnh: giải thích một chức năng tương ứng của mức đỉnh. Trong hệ thống quản lý vật tư của Công ty ta có biểu đồ sau: A3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Khách hàng Trả nợ Quản lý Kinh doanh Yêu cầu mua Yêu cầu mua, trả nợ Phiếu thu nợ + hoá đơn bán Nhà cung cấp Hoá đơn mua + phiếu trả nợ A.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Giao vật tư Nhà cung cấp Khách hàng Giao vật tư Quản lý kho Quản lý mua vật tư Quản lý bán vật tư Hoá đơn bán Vật tư mua vật tư Đơn mua vt Mua vật tư Tệp bán vật tư Tệp mua Tệp kho Quản lý nợ đọng Nhà quản lý Khách hàng Nhà cung cấp Thanh toán thanh toán Tệp công nợ Báo cáo Tra cứu Tệp kho Tệpkho Kết quả các báo cáo Yêu cầu yêu cầu A.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Công ty: Chức năng 1: Mua vật tư NCC Đăng ký NCC Lập hoá đơn mua Người cung cấp Giao Vt Dùng Ncc Trả tiền Tệp trả nợ Tệp mua vật tư Chức năng 2: Bán vật tư Khách nợ Đăng ký mới Lập hoá đơn bán Khách hàng KH Trả tiền Nhận VT Tệp thu nợ Hoá đơn bán Tệp bán vật tư Chức năng 3: Quản lý kho: Nhập vật tư bán Nhập vật tư mua Tệp mua vật tư Tệp bán vật tư Tệp kho Chức năng 4: Quản lý nợ đọng Trả nợ Thu nợ Nhà cung cấp Khách hàng Tệp bán vật tư Tệp mua vật tư Tệp thu nợ Tệp trả nợ Báo cáo B. Tổ chức cơ sở dữ liệu Từ sự phân tích đầu vào, đầu ra của hệ thống, từ các biểu đồ luồng