Đề tài Xây dựng chương trình quản lý thông tin về tổ chức, cỏn bộ công chức của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang

Mục lục Lời Giới thiệu Cùng với sự phát triển mạnh mẽ và không ngừng của xã hội, thông tin ngày càng trở nên phong phú đa dạng và phức tạp. Công nghệ thông tin ra đời nhằm đáp ứng những vấn đề to lớn và quan trọng đó. Hiện nay Công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho con người trong mọi lĩnh vực, nghành nghề. Một trong những lĩnh vực mà Công nghệ thông tin thâm nhập vào sâu và thu được những thành tựu to lớn đó là lĩnh vực quản lý. Các phần mềm nối tiếp ra đời nhằm quản lý, xử lý thông tin trên máy tính đối với nhiều vấn đề như: kế hoạch, nhân sự, kế toán, tài vụ, quản lý hàng hoá đến việc bán hàng. Tin học trong lĩnh vực này đã góp phần đáng kể làm giảm nhẹ công sức, thời gian chi phí của các tổ chức cá nhân, giúp cho các nhà lãnh đạo đưa ra những quyết định chiến lược đúng đắn ở tầm vĩ mô cũng như vi mô. ở nước ta trong những năm gần đây, lĩnh vực quản lý này đã được nhiều công ty phần mềm quan tâm giải quyết. Về tin học hoá công tác quản lý số liệu về cán bộ đã được triển khai tại các cơ quan tổ chức cán bộ ở nhiều bộ nghành, mà xây dựng các phần mềm riêng để quản lý cho phù hợp, trước xu thế hiện nay, ngoài việc ứng dụng công nghệ trong công tác tổ chức quản lý cán bộ. Sở giao thông vân tải- Tuyên Quang thấy rằng cần thiết phải nhanh chóng xây dựng một phần mềm nhằm quản lý tổ chức và cán bộ trong sở. Chính vì vậy mà tôi chọn đề tài thực tập tốt nghiệp của mình là “Xõy dựng chương trỡnh quản lý thụng tin về tổ chức, cỏn bộ cụng chức của Sở giao thụng vận tải - Tuyờn Quang” là một phần trong kế hoạch trên. Sự thành công của đề tài này sẽ tạo tiền đề, cơ sở cho việc xây dựng hệ thống quản lý số liệu về tổ chức và cán bộ của Sở giao thông vận tải tuyên quang. Chương i đặt vấn đề I. Mục đích đề tài Hệ thống quản lý Nhân sự - Lương được phân tích và thiết kế sao cho gần với công tác quản lý bằng phương pháp thủ công thường ngày. Các chỉ tiêu quản lý và tra cứu được thiết kế để giúp người làm công tác quản lý dễ dàng trong điều hành. Bài toán quản lý cán bộ được thiết kế nhằm giảm bớt sự cồng kềnh, phức tạp trong công tác quản lý Nhân sự - Lương trước đây, được quản lý bằng phương pháp thủ công. Nhưng hệ thống cũng không có sự thay đổi về mặt nghiệp vụ quản lý Nhân sự - Lương so với quản lý bằng thủ công, mà nó cho phép thực hiện công tác quản lý nhanh, chính xác, tiết kiệm thời gian, gọn nhẹ và an toàn hơn . Hệ thống quản lý này có thể đưa ra các bản báo cáo và các thông tin của cán bộ, công nhân một cách nhanh nhất với độ chính xác cao nhất. Công việc tra cứu và tìm kiếm cũng được quan tâm với thiết kế và phân tích giúp cho hệ thống thao tác với độ chính xác cao. Hệ thống cũng đảm nhận việc bảo vệ an toàn dữ liệu là cho phép sao chép dữ liệu nhằm tránh mất mát thông tin. Bài toán được phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu sao cho hệ thống không cồng kềnh, tránh tình trạng thừa thông tin nhưng vẫn đảm bảo các yêu cầu của bài toán. II. Phạm vi đề tài Đề tài là một ứng dụng tin học với công tác quản lý, cụ thể là quản lý Nhân sự - Lương, giúp cho công tác quản lý Cán bộ, công nhân của phòng Tổ chức hành chính, quản lý lương Cán bộ, công nhân của phòng Tài vụ được thuận lợi và nhanh chóng khi tra cứu các thông tin có liên quan đến Cán bộ, công nhân thuộc sở. Công tác quản lý của các phòng, ban hiện nay cụ thể là Sở giao thông vận tải Tuyên quang tuy đã có nhiều cải tiến, song vẫn còn nhiều hạn chế và mất nhiều công sức. Trên thực tế ở Sở giao thông vận tải Tuyên quang với số lượng cán bộ, công nhân viên chức đông do vậy việc đưa máy tính ứng dụng vào công tác quản lý là một điều thiết yếu việc quản lý Hồ sơ, Lương đến xét thưởng, kỷ luật. . . đều phải được quản lý chặt chẽ, chính xác. Vì vậy, phạm vi của Đề tài này chỉ nêu ứng dụng tin học trong công tác quản lý Nhân sự - Lương của Cán bộ, công nhân viên Sở giao thông vận tải Tuyên quang. Quản lý Nhân sự đã thuyên chuyển công tác, đã nghỉ hưu . . .bao gồm: Nhập vào và lưu trữ đầy đủ mọi thông tin từ trước và được bổ xung trong suốt quá trình công tác tại công ty để khi cần tìm hoặc kiểm tra lại thuận tiện nhất như các thông tin về Quá trình công tác, hồ sơ gia đình, hồ sơ cá nhân, hệ số lương, khen thưởng kỷ luật . . . Trong cơ sở phân tích trên đây, kết hợp với yêu cầu hiện tại cùng với những đặc tính của Sở giao thông vận tải Tuyên quang, Đồ án này sẽ giải quyết những vấn đề đó: xây dựng chương trình quản lý Nhân sự - Lương của công ty dựa trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access. Chương II Phân tích yêu cầu và khảo sát I. Tính cấp thiết của đề tài. Hiện nay công nghệ thông tin đã và đang trở thành một công cụ trợ giúp rất đắc lực cho con người rất nhiều trong nghiên cứu khoa học và ứng dụng trong thực tế. Tin học ứng dụng đang được triển khai rộng rãi trong các ngành học kỹ thuật, kinh tế, giáo dục, quản lý. Tuy nhiên hiện nay tại Sở giao thông vận tải Tuyên quang việc quản lý nhân sự vẫn còn được thực hiện theo cách làm thủ công truyền thống, hồ sơ của mỗi cán bộ được thiết lập tách rời nhau, các số liệu thiếu chính xác, trải qua thời gian và quá trình luân chuyển, nhiều hồ sơ bị mất, thất lạc. Khi tìm kiếm, xử lý, lưu giữ thông tin về một cán bộ mất rất nhiều thời gian và công sức mà độ tin cậy và chính xác không cao. Vì vậy, để khắc phục những nhược điểm của phương pháp quản lý thủ công, đáp ứng tốt yêu cầu cần thiết về chính xác, đầy đủ, nhanh chóng. Ta thấy rằng việc cải tiến quản lý nhân viên trong hình thức tin học hoá sẽ đáp ứng được yêu cầu của Sở đặt ra. Việc xây dựng hệ thống quản lý nhân sự nhằm các mục đích sau: + Cung cấp hệ thống thông tin liên quan tới mỗi cá nhân, (họ tên, quê quán, trình độ, chức vụ..) mỗi phòng ban (chuyên môn của phòng, số lượng, chất lượng cán bộ nhân viên của phòng….). + Dựa vào đặc điểm của mỗi cán bộ để sắp xếp hệ thống những thông tin cùng loại trên cơ sở đó sẽ giúp cho cơ quan đánh giá đúng đội ngũ cán bộ của mình. Các số liệu sau khi xử lý được lưu giữ sẽ giúp cho cơ quan giảm bớt thời gian nắm bắt thông tin đối với từng cán bộ, có thể phù hợp cho việc bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho cán bộ nhân viên trong cơ quan. + Thiết kế chương trình quản lý cán bộ công chức dựa trên cơ sở chủ yếu là: + Những quy định của Chính phủ đối với Cán bộ viên chức Nhà nước. + Quyết định phân cấp quản lý cán bộ công chức của uỷ ban nhân dân tỉnh. + Tình hình thực tế của cơ quan. + Khả năng sử dụng các lượng thông tin. + Năng lực và vốn hiểu biết của bản thân. II. Yêu cầu của hệ thống quản lý cán bộ công chức. 2.1. Yêu cầu về quản lý hồ sơ. Là yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất của chương trình gồm các chức năng sau: - Cập nhập lý lịch. - Cập nhập danh mục (cập nhập những thông tin về quá trình công tác, quá trình đào tạo, trình độ ngoại ngữ… của cán bộ nhân viên). - In lý lịch của một cán bộ. 2.2. Yêu cầu về tìm kiếm, tra cứu dữ liệu. Tìm kiếm cán bộ công chức theo các tiêu chí (tìm kiếm theo các phòng ban, theo chức danh, nam, nữ, đảng viên, trình độ chuyên môn, học vị…). 2.3. Yêu cầu về thống kê báo cáo. - Thống kê danh sách cán bộ công nhân viên theo các tiêu chí: Đảng viên, cán bộ công chức đề nghị nâng lương, chuẩn bị nghỉ hưu. - Báo cáo về chất lượng cán bộ công chức. III. Khảo sát công tác quản lý nhân sự tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang. 3.1 Cấu trúc : Bao gồm: - Ban giám đốc Sở giao thông vận tải-Tuyên quang - Các phòng ban nghiệp vụ: Phòng Tổ chức - Hành chính - Tổng hợp, phòng Quản lý giao thông vận tải, phòng Kỹ thuật, Ban quản lý các công trình giao thông, ban quản lý dự án WB, ban Quản lý dự án cầu, Đội quy hoạch công trình giao thông. 3.2 Thực trạng công tác quản lý cán bộ công chức tại Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang hiện nay: Chức năng nhiệm vụ của hệ thống quản lý: Về cán bộ công nhân viên: - Quản lý, xử lý các công việc về điều động, bổ nhiệm, luân chuyển cán bộ. - Quản lý hồ sơ cán bộ. - Thống kê số liệu về các vấn đề nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo. Về chế độ chính sách: - Quản lý, xử lý các công việc về : + Xét nâng Lương. + Tuyển dụng, nâng bậc, nâng nghạch công chức. + Chế độ nghỉ hưu. + Khen thưởng kỷ luật. - Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của ban Giám đốc Quản lý về tổ chức bộ máy và biên chế: Xử lý các công việc liên quan đến xây dựng, điều chỉnh sửa dổi các chức năng, nhiệm vụ của các tổ chức. Quản lý việc thành lập, sát nhập giải thể của các tổ chức theo thẩm quyền. Theo dõi biên chế của các phòng ban đơn vị. Thống kê số liệu về các việc nêu trên theo yêu cầu của lãnh đạo. IV. Hoạt động của hệ thống hiện tại và những thông tin đang quản lý. 4.1 Những thông tin hiện đang quản lý: Trong những năm gần đây, do thực hiện chủ trương của Đảng nhà nước về tinh gọn bộ máy tổ chức, giảm thiểu biên chế trong các cơ quan hành chính sự nghiệp, nên các thông tin về tổ chức và cán bộ nhân viên trong toàn Sở có nhiều biến động. - Thành lập tổ chức mới (sát nhập tổ chức), giải thể một số tổ chức không cần thiết. - Sắp xếp bố trí điều động cán bộ lãnh đạo, cán bộ công chức thừa hành trong nội bộ của từng tổ chức. - Chuyển xếp nghạch, bậc lương công chức phù hợp với trình độ đào tạo và chức danh công việc. Đồng thời vẫn có sự gia tăng của thông tin thường kỳ phải quản lý và xử lý: - Thông tin về công chức mới được tuyển dụng vào biên chế (do được bổ xung, do còn biên chế trống: chết, thôi việc, ra khỏi nghành…) bao gồm hồ sơ ban đầu: Quyển lý lịch công chức, các văn bản khác có liên quan đến cá nhân công chức). - Thông tin cần cập nhật thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên về cán bộ nhân viên: Trình độ đào tạo, nâng lương thường xuyên, nhận xét, bổ nhiệm, miễm nhiệm cán bộ nhân viên… Thực tế trên đòi hỏi công tác quản lý cán bộ công chức không chỉ cần chặt chẽ về mặt số lượng mà còn phải theo sát những biến động nhân sự, những thay đổi của mỗi cán bộ công chức trong quá trình làm việc công tác. 4.2 Cách thức thực hiện: Hiện nay, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công chức, cung cấp số liệu thống kê về tổ chức và nhân sự ở các phòng ban, bộ phận ở Sở giao thông vận tải-Tuyên Quang thực hiện chủ yếu bằng quản lý chủ yếu dựa trên sổ sách, giấy tờ. Việc theo dõi số liệu thống kê chưa được thường xuyên, chủ yếu dựa vào các biểu mẫu do các phòng ban, bộ phận báo cáo theo định kỳ. Về những thay đổi của cá nhân nhân viên: Định kỳ 6 tháng, 1 năm, cán bộ nhân viên phải khai bổ xung lý lịch theo mẫu hoặc khi có sự thay đổi đột biến về gia đình, chức vụ, bậc lương… phục vụ cho việc điều động, bổ nhiệm mà cần thiết phải bổ xung ngay thì cán bộ phòng tổ chức yêu cầu cá nhân khai lại lý lịch theo mẫu và bổ xung thêm thông tin mới. Sau đó lại phải lưu vào hồ sơ. Vì vậy số lượng hồ sơ ngày một tăng, dẫn đến sự khó khăn cho công tác quản lý. - Định kỳ hàng tháng hàng quý, hàng năm .đơn vị thu thập, xử lý các số liệu về nhân sự bao gồm thông tin về biên chế, tổ chức bộ máy, chất lượng đội ngũ công chức, và các chế độ chính sách khác có liên quan đến cán bộ nhân viên để tổng hợp thông tin, đề xuất xử lý giải quyết, hoặc đề nghị lên cấp trên giải quyết. Việc tổng hợp thông tin sẽ do cán bộ thống kê tính toán để đưa ra các biểu tổng hợp chung. Có nhiều loại biểu, cán bộ thống kê phải thực hiện tính toán thủ công, do đó thời gian xử lý kéo dài, đôi khi gặp phải nhầm lẫn sai sót. Đôi khi số liệu thống kê còn không thống nhất theo mẫu quy định, gây khó khăn cho việc tổng hợp và phân tích số liệu của cán bộ thống kê. - Đối với công tác quản lý hồ sơ cán bộ, khi lấy ra một hồ sơ cán bộ do cấp trên yêu cầu thì cán bộ làm công tác quản lý hồ sơ sẽ tra sổ, sau đó tìm trên ngăn, giá tư liệu để lấy ra hồ sơ cần tìm. Đồng thời việc lưu trữ hồ sơ cũng còn rất thủ công, thô sơ, gây khó khăn chậm trễ và tốn nhiều thời gian, phương tiện, công sức cho việc tra cứu thông tin phục vụ quản lý cán bộ công chức. 4.3 Trang thiết bị và con người: Trong những năm vừa qua Sở giao thông vận tải đã trang bị cho tất cả các phòng ban, bộ phận bộ ít nhất một máy vi tính gồm nhiều chủng loại, nguồn gốc khác nhau: Vấn đề đặt ra ở đây là đội ngũ những người sử dụng máy vi tính của các phòng chưa đồng đều và đa số chưa được đào tạo bài bản. Do đó việc đào tạo cũng như việc khai thác những ứng dụng của công nghệ thông tin mới chỉ dừng lại ở mức làm một vài thao tác kỹ thuật đơn giản như : Soạn thảo văn bản thông thường,… Chưa phát huy được tính tích cực của công nghệ thông tin cũng như chưa có đủ trình độ, khả năng khai thác, tính toán tổng hợp phân tích các dữ liệu để giải quyết các bài toán trong công tác quản lý cán bộ, công chức, biên chế và quỹ tiền lương, tổ chức bộ máy trao đổi các thông tin nói chung và những thông tin phục vụ cho nhiệm vụ của công tác quản lý nói riêng. 4.4 Đánh giá chung về hệ thống hiện tại: Từ những vấn đề nêu trên ta thấy rằng hệ thống thông tin quản lý cán bộ nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang hiện nay vẫn còn bị động, thủ công, chưa chuẩn xác, chưa khoa học. Chưa xây dựng được một cơ sở dữ liệu thường xuyên để dữ liệu luôn được tươi sống. Vì vậy dù cán bộ tổ chức có cố gắng và tìm mọi cách cải tiến phương pháp làm việc thì vẫn luôn tồn tại một số vấn đề sau: Thời gian tìm kiếm, ghi chép quá lớn. Khi có thông tin cần thiết thì do tính phức tạp của mẫu biểu cho nên thời gian tổng hợp thông tin yêu cầu dài, không đáp ứng được yêu cầu. - Công việc tổng hợp hết sức khó khăn, do thông tin đến từ nhiều người sẽ không nhất quán, dễ bị nhầm lẫn. - Nhiều khoản mục thông tin và ghi chép không thống nhất. - Khi có sự thay đổi, điều chỉnh tốn nhiều thời gian, công sức, tiền bạc. Đứng trước thực trạng nêu trên, được sự quan tâm của lãnh đạo, phòng tổ chức cán bộ nhân viên đã và đang gấp rút chuẩn bị cơ sở cho việc xây dựng chương trình ứng dụng tin học trong công tác quản lý nhân sự cho Sở. V.Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự mới: Hệ thống quản lý mới có vai trò rất quan trọng, nó là công cụ trợ giúp hữu ích cho các nhà quản lý cũng như giúp cho các nhân viên phát huy tốt năng lực của mình trong công việc. Tính chất cơ bản hệ thống mới là tính khoa học, tính logic và tính hệ thống cao. Hệ thống mới được xây dựng trên nguyên tắc cũ nhưng hầu hết công việc quản lý được tự động hoá, do vậy nó khắc phục được tối đa các nhược điểm của hệ thống cũ. Các chứng từ sổ sách, các hồ sơ được thay thế bằng các số liệu trên máy tính sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức giúp cho việc tính toán tìm kiếm, cập nhập, sửa chữa thông tin được nhanh chóng, dễ dàng, chính xác. Giải pháp: KHảO SáT - PHÂN TíCH - THIếT Kế - CàI ĐặT, Sử DụNG. Giới hạn của chương trình : Bài toán QL CáN Bộ CÔNG CHứC của Sở giao thông vận tải - Tuyên Quang chỉ đi sâu vào công tác quản lý các thông tin về hồ sơ lý lịch của cán bộ công chức trong sở. Chương iii: phân tích thiết kế hệ thống quản lý nhân sự I. Biểu đồ phân cấp chức năng: Biểu đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý nhân sự của Sở giao thông vận tải Tuyên quang - Phục vụ các yêu cầu tra cứu của ban lãnh đạo và những người có liên quan. - Đầu vào của hệ thống gồm có. + Lý lịch cán bộ nhân viên. + Kê khai bổ xung lý lịch cán bộ nhân viên. + Quyết định tăng lương. + Quyết định chuyển công tác (đi, đến). - Đầu ra của hệ thống gồm có: + Trích ngang lý lịch. + Danh sách cán bộ nhân viên các phòng. + Danh sách cán bộ lãnh đạo. + Danh sách cán bộ là nam, nữ. + Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu. + Bảng lương của cán bộ nhân viên. Những thông tin chính cần lưu trữ trong chương trình là: Hồ sơ gồm có: Hồ sơ nhân viên + Manv + Họ tên + Giới tính + Năm sinh + Nơi sinh + Dân tộc + Tôn giáo + Nơi thường trú + Nguyên quán + Nơi ở + Số CMND + Nơi cấp + Ngày vào Đảng + Ngày vào cơ quan + Trình độ văn hoá + Trình độ chuyên môn + Hệ số lương + Trình độ ngoại ngữ Quá trình công tác + Từ năm + Đến năm + Nơi công tác + Chức vụ Thông tin về đơn vị + Mã đơn vị + Tên đơn vị Quá trình đào tạo + Từ ngày + Đến ngày + Trường đào tạo + Hình thức đào tạo + Nghành + Trình độ Hồ sơ lưu + Họ tên + Năm sinh + Địa chỉ + Quê quán + Năm ra khỏi ngành + Lý do ra khỏi ngành + Trình độ chuyên môn + Học vị + Mã ngành công chức + Chức danh Hệ thống quản lý nhân sự Quản lý lý lịch Tìm kiếm Xử lý hưu Thống kê báo cáo Cập nhập lý lịch In trích ngang lý lịch Cập nhập danh mục Dân tộc Đơn Vị Tính lương Danh sách CBNV chuẩn bị Nghỉ hưu Danh sách CBNV Đã Nghỉ hưu Lưu hồ sơ CBNV Đã Nghỉ hưu Đảng viên Thuộc phòng Đơn vị Báo cáo lương Tìm kiếm theo Mã Tìm kiếm theo Tên Tìm kiếm theo phòng ban Tìm kiếm theo chức vụ Là Đảng viên Đã có gia đình Theo dân tộc Theo Tôn giao Chức vụ Học Vấn Tôn giáo Chuyên môn Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống. Nhiệm vụ các chức năng 1. Quản lý lý lịch: a. Cập nhập lý lịch. Cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như tiếp nhận cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển công tác. b. Cập nhập danh mục. Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như thông tin về lãnh đạo, ngoại ngữ, bậc lương, hệ số lương… c. In trích ngang lý lịch. In trích ngang lý lịch của cán bộ nhân viên khi có yêu cầu. 2. Tính lương. Căn cứ vào hệ số lương của từng cán bộ nhân viên kết hợp với phụ cấp trách nhiệm cũng như các khoản bảo hiểm lương thực lĩnh của mỗi người sẽ được tính toán. 3. Tìm kiếm: Tìm kiếm thông tin về phòng hay cán bộ nhân viên nào đó với các điều kiện như: Mã nhân viên, tên, ngày sinh, đơn vị, quê quán, trình độ …. 4. Xử lý hưu: a. Danh sách cán bộ chuẩn bị nghỉ hưu b. Danh sách cán bộ nghỉ hưu c. Lưu hồ sơ cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. 5. Thống kê báo cáo: a. Báo cáo chất lượng cán bộ nhân viên. b. Báo cáo danh sách cán bộ là lãnh đạo. c. Báo cáo danh sách cán bộ là nam, nữ. II. Biểu đồ luồng dữ liệu: 2. 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh. ở mức này coi toàn bộ hệ thống là một chức năng duy nhất và được bao bởi các tác nhân ngoài là: Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp, cán bộ nhân viên. Ban lãnh đạo, phòng hành chính tổng hợp sẽ cộng nhất, tra cứu và hỏi đáp các thông tin cần thiết đến mỗi cán bộ, một phòng nào đó và gửi kết quả đến chủ thể yêu cầu. Luồng thông tin Kho dữ liệu Tác nhân bên ngoài Các xử lý Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh: Cán bộ nhân viên Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Hệ thống quản lý nhân sự Bổ xung Kết quả Lý lịch Yêu cầu Quyết định Báo cáo Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đã thể hiện được mối quan hệ của các tác nhân ngoài đối với hệ thống bao gồm Cán bộ nhân viên, Phòng tổ chức, Ban lãnh đạo trong đó Cán bộ nhân viên là đối tượng của hệ thống còn hai tác nhân kia là các tác nhân trực tiếp tác động vào hệ thống để nhập vào và lấy ra những thông tin về đối tượng Cán bộ nhân viên. 2.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Danh mục Phòng tổ chức Quyết định Quản lý lý lịch Tính lương Tìm kiếm Báo cáo Xử lý hưu CBNV CBNV Lý lịch Hồ sơ lưu Hồ sơ Danh mục Yêu cầu Báo cáo Ban lãnh đạo Báo cáo Yêu cầu Quyết định Lý lịch Danh sách nghỉ hưu Bổ xung Yêu cầu Hệ thống bao gồm 5 chức năng sau: + Quản lý lý lịch: Chức năng này cho phép cập nhật, sửa đổi, huỷ bỏ hồ sơ, lý lịch của cán bộ, nhân viên trong cơ quan bao gồm các thông tin về Họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, dân tộc, tôn giáo …và quá trình công tác cũng như là qúa trình đào tạo của nhân viên. + Tính lương: Chức năng này sẽ tính lương thực lĩnh được cho các cán bộ, nhân viên của Sở giao thông vận tải Tuyên quang dựa trên hệ số lương, phụ cấp trách nhiệm, phần trăm bảo hiểm ytế, bảo hiểm xã hội. + Tìm kiếm: Chức năng này giúp người sử dụng có thể tìm nhanh được thông tin về nhân viên nào đó. + Xử lý hưu: Hệ thống quản lý trực tiếp hồ sơ, lý lịch của các nhân viên đang công tác trong Sở giao thông vận tải Tuyên quang, còn đối với các nhân viên khi nghỉ hưu thì hồ sơ, lý lịch của họ sẽ được chuyển vào kho lưu trữ. + In ấn, báo cáo: Chức năng này cung cấp cho người sử dụng các báo cáo thống kê theo yêu cầu. 2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh: ở mức dưới đỉnh ta tiến hành phân ra chi tiết các chức năng ở mức đỉnh. Trong quá trình phân rã phải đảm bảo được giữ liệu ở mức trên và bảo toàn được các tác nhân ngoài, khi phân rã có thể các luồng dữ liệu nội bộ và các kho dữ liệu mới. a. Biểu đồ dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý lý lịch: Lý lịch bổ xung Ban lãnh đạo Phòng tổ chức Cán bộ nhân viên Hồ sơ Lý lịch Danh mục Cập nhật lý lịch In trích Ngang lý lịch lý lịch Cập nhật danh mục Quyết định Quyết định Y/c + Cập nhập lý lịch: Cập nhập lý lịch cán bộ nhân viên, danh sách các phòng, cập nhập khi có sự thay đổi lớn về nhân sự như: tiếp nhận thêm cán bộ nhân viên mới hay cán bộ nhân viên trong cơ quan chuyển đi nơi khác. + Cập nhập danh mục: Cập nhập những thông tin thường xuyên thay đổi như: Thông tin về lãnh đạo, nhân viên học vị… + In trích ngang lý lịch: in trích ngang lý lịch các báo cáo về chất lượng cán bộ nhân viên , danh sách đảng viên, nam, nữ, danh sách cán bộ nhân viên theo phòng… b. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng xử lý hưu: Lưu hồ sơ CBNVđã nghỉ hưu Yêu cầu Yêu cầu Yêu cầu Ban lãnh đạo Phòng tổng hợp hành chính Danh sách CBNV chuẩn\bị nghỉ hưu Lưu hồ sơ CBNV đã nghỉ hưu Danh sách đã nghỉ hưu Danh sách Danh sách Hồ sơ Hồ sơ lưu Chức năng quản xử lý hưu bao gồm: + Danh sách CBNV chuẩn bị nghỉ hưu: Dựa trên quy định của nhà nước về độ tuổi nghỉ hưu nam giới là 60 và nữ là 55, những người đến độ tuổi nghỉ hưu sẽ được lựa chọn. + Lưu hồ sơ CBNV nghỉ hưu: Khi một CBNV có quyết định nghỉ hưu, hồ sơ, lý lịch của người này sẽ được chuyển vào kho hồ sơ lưu. + Danh sách CBNV đã nghỉ hưu: Chức năng này sẽ liệt kê tất cả các cán bộ nhân viên đã nghỉ hưu. III. Xây dựng biểu đồ cấu trúc dữ liệu: ở mức này ta phải xác lập được mô hình dữ liệu bao gồm: Mô hình thực thể liên kết và mô hình quan hệ. 3.1. Thực thể: Là đối tượng được quan tâm (có ích) trong quản lý đối tượng đó có thể là rất cụ thể (VD: như một cán bộ , 1 bản lý lịch) hoặc là rất trừu tượng. Các thực thể chính của hệ thống là: + Hồ sơ + Thông tin phòng + Quá trình công tác + Quá trình đào tạo + Quá trình lương + Trình độ ngoại ngữ + Quan hệ gia đình + Thông tin lãnh đạo 3.2 Liên kết : Là sự ràng buộc giữa 2 hoặc nhiều thực thể. Có các loại liên kết sau: + Liên kết 1 –1: là mối liên kết giữa một thực thể này với một thực thể khác. VD: 1 nhân viên chỉ có một mã nhân viên. + Liên kết 1 – nhiều: Là mối liên kết giữa một thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 phòng có nhiều nhân viên, nhưng 1 nhân viên chỉ thuộc 1 phòng. + Liên kết nhiều – nhiều: Là mối liên kết giữa nhiều thực thể này với nhiều thực thể khác. VD: 1 nhân viên biết nhiều ngoại ngữ , một ngoại ngữ có thể có rất nhiều nhân viên biết. 3.3. Thuộc tính: Là một giá trị dùng để mô tả một thực thể. Kiểu thuộc tính là một tập hợp các thuộc tính cùng loại: Có 3 loại thuộc tính sau: + Thuộc tính khoá: Một hay nhiều thuộc tính xác định duy nhất đối tượng. + Thuộc tính liên kết: Là khoá bên ít và liên kết bên nhiều. + Thuộc tính mô tả: Để mô tả thực thể. VD: Nhân viên MSNV: đ Thuộc tính khoá Họ tên đ Thuộc tính mô tả Công việc Lương Tổ đ Thuộc tính liên kết Phòng QT CONGTAC *Biểu diễn thuộc tính mô tả CSDL Sở giao thông vận tải Tuyên quang. HOSONV MANV STT HOTEN MANV GIOI TINH TU NGAY NGAY SINH DEN NGAY NOI SINH MACV QT ĐAO TAO MACV MADV MADT MATG QUE QUAN STT ĐIA CHI MANV SO CMTND TU NGAY NOI CAP DEN NGAY DANG VIEN TRUONG DT NGAY VAO ĐANG HINH THUC MADV NGANH MAHV TRINH DO MACM NgNGU HINH THUC ĐT VO CHONG MA HT CON TEN HT HESOLUONG GHI CHU BAO HIEM XH BAO HIEM Y TE LUONG TL DON VI PC TRACH NHIEM MADV TEN DV TON GIAO DAN TOC MA TG MADT TEN TG TEN DT GHI CHU GHI CHU HOC VAN MAHV CHUYEN MON TEN HV MACM TEN CM Quá Trình CT Tôn Giáo Đơn Vị Hồ Sơ NV Dân Tộc Học Vấn Chuyên Môn Quá Trình ĐT HìnhThức ĐT Sơ đồ thực thể liên kết: chương III: Giới thiệu hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access 1. Mô hình dữ liệu của Microsoft access: Microsoft access là hệ quản trị cơ sở dữ liệu trên môi trường Windows, có sẵn các công cụ hữu hiệu và tiện lợi để tự động sản sinh ra các chương trình cho hầu hết các bài toán thường gặp cụ thể như các bài toán: Quản lý, thống kê, kế toán… Với ACCESS người dùng không phải viết từng câu lệnh cụ thể mà chỉ cần tổ chức dữ liệu và thiết kế các yêu cầu cần giải quyết công việc. Công cụ mạnh mẽ của ACCESS cung cấp tương tác cơ sở dữ liệu như bảng, truy vấn. Truy vấn là công cụ mạnh dùng để xắp xếp, tìm kiếm dữ liệu trên các bảng, khi thực hiện truy vấn đề sẽ tập hợp được kết quả truy vấn hiện lên màn hình. Phần mã của ACCESS kết hợp với các công cụ có sẵn làm cho chương trình mềm dẻo hơn và hoàn toàn có thể thiết kế, cài đặt các cơ sở dữ liệu cho bài toán, nó giúp các ứng dụng thông qua hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft access là thành phần được sử dụng trong việc xử lý cơ sở dữ liệu quan hệ Microsoft access khá rõ ràng và dễ sử dụng trong việc xử lý dữ liệu kiểu này một cách có hiệu quả. Lợi ích của cơ sở dữ liệu qu