Đề tài Vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu

Lời mở đầu Tương ứng mỗi giai đoạn phát triển của xã hội loài người là một hình thái kinh tế - xã hội và gắn liền với nó là một phương thức sản xuất nhất định. Sự thay thế của phương thức sản xuất tiến bộ hơn phương thức sản xuất cũ là một quy luật khách quan, một yếu tố của quá trình phát triển lịch sử xã hội. Để quá trình sản xuất diễn ra một cách thông suốt thì một yếu tố không thể thiếu được đó là nguyên vật liệu. Nguyên vật liệu là một trong ba yếu tố của quá trình sản xuất, là đối tượng lao động. Đối với ngành sản xuất công nghiệp thì nguyên vật liệu là một yếu tố vô cùng quan trọng, nó là cơ sở vật chất để cấu tạo nên thực thể sản phẩm thoả mãn nhu cầu người tiêu dùng. Đất nước ta đang trên đà phát triển, để hội nhập cùng bạn bè thế giới đòi hỏi kinh tế phải lớn mạnh mà đặc biệt ngành công nghiệp sản xuất phải phát triển mạnh và giữ vị trí then chốt trong nền kinh tế quốc dân. Muốn cho ngành công nghiệp phát triển mạnh, đem lại lợi ích lớn cho đất nước thì các doanh nghiệp phải chú trọng tới yếu tố giảm chi phí và hạ thấp giá thành sản phẩm, đem lại lợi nhuận cao. Chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất cũng như trong tổng giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Chính vì thế mà đòi hỏi doanh nghiệp phải tiết kiệm một cách triệt để và hợp lý nguyên vật liệu. Để làm được việc đó phải xây dựng được chu trình quản lý vật liệu từ khâu cung cấp đến khâu dự trữ, sử dụng về số lượng, chủng loại. Điều đó đã góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất - kinh doanh của doanh nghiệp. Công tác kế toán vật liệu trở thành bộ phận quan trọng, có tác động tích cực đến công tác quản lý nguyên vật liệu, quản lý sản xuất kinh doanh. Kế toán vật liệu có kịp thời, chính xác, đầy đủ tình hình nhập xuất, dự trữ nguyên vật liệu, giá mua,… thì lãnh đạo mới có thể nhận biết được, từ đó đề ra kế hoạch thu mua, kế hoạch sản xuất. Hơn nữa, chất lượng của công tác kế toán nguyên vật liệu quyết định tính kịp thời, chính xác của hạch toán giá thành, bởi vậy để đảm bảo cho hạch toán giá thành chính xác thì trước hết kế toán vật liệu là khâu đầu tiên cũng phải chính xác. Nguyên vật liệu có vai trò quan trọng trong tổng chi phí sản xuất. Hơn nữa tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu luôn là vấn đề cấp bách đòi hỏi nhà quản lý không ngừng nghiên cứu và hoàn thiện nhằm quản lý và sử một cách có hiệu quả nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Công ty Quy chế Từ Sơn là một doanh nghiệp chuyên sản xuất và kinh doanh các loại: Bulông, ốc vít, đai ốc, các thiết bị lắp xiết phục vụ cho lắp ráp ô tô, xe máy và phục vụ điện dân dụng nên nguyên vật liệu là một yếu tố đầu vào rất quan trọng, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng cho phí sản xuất. Do vậy, Công ty cũng rất quan tâm chú trọng đến công tác kế toán nguyên vật liệu để giảm chi phí nguyên vật liệu, góp phần hạ giá thành, tăng sức cạnh tranh trên thị trường, đem lại lợi nhuận cao. Xuất phát từ lí luận và thực tiễn trên, em đã chọn đề tài “ Vấn đề hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy chế Từ Sơn và các biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng nguyên vật liệu ”với mong muốn tìm hiểu thực trạng công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty và từ đó đưa ra ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty Quy chế Từ Sơn. Do thời gian nghiên cứu và thực tế có hạn nên trong bài viết của mình em chỉ đi sâu nghiên cứu thực trạng kế toán nguyên vật liệu ở bộ phận sản xuất của Công ty. Ngoài phần mở đầu và kết luận, khoá luận gồm ba chương chính sau: Chương 1: Những vấn đề lí luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất. Chương 2: Thực trạng công tác hạch toán nguyên vật liệu tại Công ty Quy chế Từ Sơn. Chương 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu ở Công ty Quy chế Từ Sơn. Chương 1 Những vấn đề lý luận cơ bản về hạch toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất 1.1.Sự cần thiết phải tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp. 1.1.1.Khái niệm về nguyên vật liệu: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hoá, chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinh doanh trong kỳ. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất, dưới tác động của lao động, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu. Như vậy, nguyên vật liệu là một trong ba bộ phận trọng yếu của quá trình sản xuất( sức lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động ) trực tiếp cấu tạo nên thực thể sản phẩm. Nội dung cơ bản của đối tượng lao động là nguyên vật liệu. 1.1.2.Đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: 1.1.2.1.Đặc điểm: Một doanh nghiệp sản xuất phải có đủ ba yếu tố: Lao động, tư liệu lao động, đối tượng lao động. Ba yếu tố này có tác động qua lại với nhau để tạo ra của cải vật chất cho xã hội. Đối tượng lao động là tất cả mọi vật có sẵn trong tự nhiên mà lao động có ích của con người có thể tác động vào. Đối tượng lao động được chia làm hai loại: Loại thứ nhất có sẵn trong tự nhiên như quặng trong lòng đất,…Loại thứ hai đã qua chế biến, nghĩa là đã có sự tác động của con người gọi là vật liệu. Nguyên vật liệu có các đặc điểm sau: -Về mặt hiện vật: Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định. Khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vâth chất của sản phẩm. -Về mặt giá trị: Khi tham gia vào quá trình sản xuất toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu bị hao phí và chuyển hết một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. -Nguyên vật liệu thuộc loại tài sản lưu động, giá trị nguyên vật liệu tồn kho là vốn lưu động dự trữ cho sản xuất của doanh nghiệp. 1.1.2.2.Vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất: Nguyên vật liệu có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với sự sống còn của doanh nghiệp. Kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ bị ảnh hưởng nếu việc cung cấp nguyên vật liệu không được đầy đủ, kịp thời. Chất lượng của sản phẩm cũng phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng của nguyên vật liệu làm ra nó. Do vậy, để đảm bảo sản xuất được những sản phẩm tốt, đáp ứng được nhu cầu của thị trường cần phải có những nguyên vật liệu có chất lượng cao, đảm bảo đúng quy cách, chủng loại. Về mặt chi phí thì nguyên vật liệu thường chiếm một tỷ trọng rất lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất. Trong giá thành sản phẩm của ngành công nghiệp, giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 50%- 60% giá thành sản xuất, trong sản phẩm chế biến giá trị nguyên vật liệu chiếm khoảng 70% - 80% giá thành sản xuất. Do vậy, việc tiết kiệm chi phí nguyên vật liệu một cách hợp lý có ý nghĩa quan trọng đến giá thành sản phẩm, giúp cho doanh nghiệp thu được nhiều lợi nhuận hơn. Vì vậy, tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản và giảm mức tiêu hao vật liệu trong sản xuất có ý nghĩa rất lớn trong việc hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm. Và trong chừng mực nhất định giảm mức tiêu hao nguyên vật liệu là cơ sở để tăng thêm sản phẩm xã hội. 1.1.3.Yêu cầu và nội dung của công tác quản lý nguyên vật liệu: Trong điều kiện ngày nay, khoa học kỹ thuật phát triển như vũ bão, nhu cầu của con người ngày càng cao, việc sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Do vậy công tác quản lý nguyên vật liệu là yêu cầu tất yếu của mọi phương thức sản xuất. Tuy nhiên, trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Từ xa xưa để xây dựng một túp lều tranh hay chế một công cụ thô sơ, người ta đã tính toán xem phải sử dụng loại vật liệu gì là hợp lý, khối lượng bao nhiêu và sử dụng ra sao cho hiệu quả nhất. Xã hội càng phát triển kéo theo phương pháp hạch toán ngày càng hoàn thiện hơn. Nhu cầu vật chất và tinh thần ngày càng tăng buộc sản xuất phải được mở rộng mà mục đích cốt lõi là đạt được lợi nhuận cao nhất. Muốn vậy phải giảm chi phí sản xuất, hạ giá thành sản phẩm. Bởi vậy, công tác quản lý nguyên vật liệu là nhiệm vụ, yêu cầu đối với mọi phương thức kinh doanh trong nền kinh tế thị trường. ở nước ta, nguồn nguyên vật liệu sản xuất chưa đáp ứng đầy đủ yêu cầu sản xuất trong nước nên một số nguyên vật liệu còn phải nhập khẩu mà vấn đề vận chuyển, thanh toán gặp nhiều khó khăn. Vì vậy, quản lý nguyên vật liệu là rất cần thiết và quan trọng, song cần phải quản lý ở tất cả các khâu từ khâu thu mua đến bảo quản, dự trữ và sử dụng. - ở khâu thu mua: Mỗi loại vật liệu có tính chất lý hoá khác nhau, công dụng khác nhau, mức độ và tỉ lệ tiêu hao khác nhau do đó khi thu mua phải làm sao cho đủ số lượng, đúng chủng loại, chất lượng tốt, giá cả hợp lý, chỉ cho phép mức hao hụt trong định mức. Đặc biệt quan tâm đến chi phí thu mua làm hạ thấp chi phí nguyên vật liệu một cách tối đa. -ở khâu bảo quản: Cần bảo quản theo đúng quy định, theo tính chất lý hoá và công dụng của mỗi loại nguyên vật liệu, sắp xếp vật liệu trong kho một cách hợp lý từ đó có phương pháp bảo quản tốt nhất tránh tình trạng vật liệu này gây hỏng vật liệu kia. -ở khâu dự trữ: Để quá trình sản xuất được tiến hành liên tục thì phải quản lý tốt khâu này. Dự trữ vật liệu hợp lý tức là không thừa nhiều gây ứ đọng vốn, tốn diện tích kho và không thiếu gây gián đoạn sản xuất nhất là đối với các doanh nghiệp sản xuất mang tính chất thời vụ. -ở khâu sử dụng: Cần phải làm tốt tổ chức tổ chức tốt việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng nguyên vật liệu. Phải xây dựng được hệ thống định mức tiêu hao nguyên vật liệu cho từng chi tiết, từng công đoạn. Sử dụng vật liệu hợp lý, tiết kiệm là một trong những yêu cầu của công tác quản lý nguyên vật liệu trong sản xuất. 1.1.4.Nhiệm vụ hạch toán nguyên vật liệu: Kế toán có vai trò quan trọng trong nền kinh tế nói chung và đặc biệt quan trọng trong điều kiện nền kinh tế thị trường cạnh tranh. Nó là công cụ phục vụ quản lý, có chức năng cung cấp các thông tin, dữ liệu tài chính và kiểm tra kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Kế toán phản ánh đầy đủ, chính xác, kịp thời tình hình hiện có và sự biến động của nguyên vật liệu có tác động tích cực đến công tác quản lý nguyên vật liệu ở doanh nghiệp. Để đáp ứng được yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: -Phản ánh kịp thời, chính xác số lượng, chất lượng và giá cả vật liệu tăng, giảm, tồn kho theo từng loại, từng thứ. -Xác định chính xác số lượng và giá trị vật liệu thực tế tiêu hao cho các mục đích nhằm giúp cho việc tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm được nhanh chóng. -Kiểm tra việc chấp hành các định mức tiêu hao, sử dụng và dự trữ vật liệu, phát hiện và ngăn ngừa các trường hợp sử dụng lãng phí vật liệu hay thất thoát vật liệu cũng như các nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng, mất phẩm chất….Từ đó, đề xuất biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế các thiệt hại có thể xảy ra. 1.2.Phân loại nguyên vật liệu. Để tiến hành sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp sản xuất phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau với khối lượng lớn. Mỗi loại nguyên vật liệu có nội dung kinh tế, chức năng trong sản xuất, tính năng lý hoá khác nhau, bởi vậy, để quản lý tốt cần phải tiến hành phân loại. Phân loại nguyên vật liệu là sắp xếp các vật liệu cùng loại với nhau theo một đặc trưng nhất định như theo vai trò và tác dụng của vật liệu, theo nguồn hình thành, theo quyền sở hữu vật liệu,…trong đó, việc phân loại dựa vào vai trò và tác dụng của vật liệu trong sản xuất được sử dụng phổ biến. Theo cách phân loại này, nguyên vật liệu được chia thành các loại sau: -Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm( ví dụ như sắt trong Nhà máy thép Thái Nguyên, mủ cao su trong Nhà máy Cao su Sao Vàng…). -Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu chỉ có tác dụng phụ trợ trong sản xuất, được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để làm thay đổi màu sắc, hình dáng, mùi vị hoặc dùng để bảo quản, phục vụ hoạt động của các tư liệu lao động hay phục vụ cho lao động của công nhân viên chức( ví dụ như: Dầu nhờn, hồ keo, thuốc tẩy, thuốc nhuộm, xà phòng, hương liệu…). -Nhiên liệu: Là những vật liệu dùng để cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất kinh doanh như than, củi, xăng, dầu, khí đốt,… -Phụ tùng thay thế: Là các chi tiết phụ tùng dùng để sửa chữa và thay thế cho máy móc, thiết bị phương tiện vận tải… -Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các vật liệu và thiết bị ( cần lắp, không cần lắp, vật kết cấu, công cụ, khí cụ,…) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu tư cho xây dựng cơ bản. -Phế liệu: Là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản, có thể sử dụng hay bán ra ngoài( phôi bào, vải vụn, sắt,…). -Vật liệu khác: Bao gồm các loại vật liệu còn lại ngoài các thứ chưa kể trên như bao bì, vật đóng gói, các loại vật tư đặc chủng… Việc phân loại này giúp cho doanh nghiệp tổ chức các tài khoản chi tiết, dễ dàng hơn trong việc quản lý hạch toán vật liệu. 1.3.Tính giá nguyên vật liệu. Tính giá nguyên vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nguyên vật liệu theo những nguyên tắc nhất định, đảm bảo yêu cầu thống nhất. Việc tính giá nguyên vật liệu mang một ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc tổ chức hạch toán nguyên vật liệu. Nguyên tắc: Phải xác định theo giá thực tế, tuy nhiên do đặc điểm của nguyên vật liệu là thường xuyên biến động trong quá trình sản xuất kinh doanh nên ngoài việc dùng giá thực tế, vật liệu còn có thể đánh giá theo giá hạch toán. 1.3.1.Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu nhập kho: Giá nguyên vật liệu nhập kho được xác định tuỳ theo từng nguồn nhập như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài: Giá thực tế nguyên vật liệu mua ngoài là giá ghi trên hoá đơn của người bán, cộng thuế nhập khẩu( nếu có ), thuế giá trị gia tăng( nếu áp dụng phương pháp trực tiếp ) và các khoản chi phí thu mua thực tế( chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí nhân viên thu mua, chi phí thuê kho bãi…) trừ đi các khoản giảm giá hàng mua được hưởng. - Đối với nguyên vật liệu do doanh nghiệp tự sản xuất: Giá thực tế tính theo giá thành sản xuất thực tế. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến thì giá thực tế bao gồm: Giá trị vật liệu xuất kho thuê gia công chế biến cộng với các chi phí liên quan( tiền thuê gia công, chế biến, chi phí vận chuyển, bốc dỡ…). - Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế là giá do các bên liên doanh đánh giá cộng với các chi phí tiếp nhận( nếu có ). - Đối với phế liệu nhập kho: Giá thực tế là giá ước tính có thể sử dụng được hay giá trị thu hồi tối thiểu. - Đối với nguyên vật liệu được tặng thưởng: Giá thực tế tính theo giá thị trường tương đương cộng với chi phí liên quan đến việc tiếp nhận. 1.3.2.Các phương pháp xác định giá nguyên vật liệu xuất kho: Tuỳ theo đặc điểm hoạt động của từng doanh nghiệp, vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, có thể sử dụng một trong các phương pháp sau đây để tính giá thực tế vật liệu xuất dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng. 1.3.2.1-Phương pháp giá đơn vị bình quân: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ được tính theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = Số lượng vật liệu xuất dùng * Giá đơn vị bình quân Trong đó: Giá đơn vị bình quân có thể tính theo một trong ba cách sau Cách 1: Giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này tuy đơn giản, dễ làm nhưng độ chính xác không cao. Hơn nữa, công việc tính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nói chung. Cách 2: Giá đơn vị bình quân = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ( cuối kỳ trước ) Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ( cuối kỳ trước ) Cách này mặc dù khá đơn giản và phản ánh kịp thời tình hình biến động vật liệu trong kỳ, tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến động của giá cả vật liệu kỳ này. Cách 3: Giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kho sau mỗi lần nhập Lượng thực tế vật liệu tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập khắc phục được nhược điểm của hai phương pháp trên, vừa chính xác, vừa cập nhật. Nhược điểm của phương pháp này là tốn nhiều công sức, tính toán nhiều hơn. 1.3.2.2-Phương pháp nhập trước, xuất trước( FIFO ). Theo phương pháp nay, giả định rằng số vật liệu nào nhập trước thì xuất trước, xuất hết số nhập trước mới đến số nhập sau theo giá thực tế của từng số hàng xuất. Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giá thực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vật liệu xuất trước. Và do vậy, giá trị vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giá thực tế của số vật liệu mua vào sau cùng. 1.3.2.3-Phương pháp nhập sau, xuất trước( LIFO ). Phương pháp này giả định rằng những vật liệu mua vào sau cùng sẽ được xuất trước tiên, ngược lại với phương pháp FIFO ở trên. Phương pháp LIFO thích hợp trong trường hợp lạm phát. 1.3.2.4-Phương pháp giá trị thực tế đích danh( trực tiếp ). Theo phương pháp này, nguyên vật liệu được xác định giá trịn theo đơn chiếc hay từng lô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng ( trừ trường hợp điều chỉnh ). Khi xuất nguyên vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của nguyên vật liệu đó. Do vậy, phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp đặc điểm riêng hay phương pháp trực tiếp và thường sử dụng với các loại vật liệu có giá trị cao và có tính tách biệt. 1.3.2.5-Phương pháp giá hạch toán: Theo phương pháp này, toàn bộ nguyên vật liệu biến động trong kỳ được tính theo giá hạch toán( giá kế hoạch hoặc một giá ổn định trong kỳ ). Cuối kỳ kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế theo công thức sau: Giá thực tế vật liệu xuất dùng = giá hạch toán vật liệu xuất dùng x hệ số giá vật liệu. Hệ số giá có thể tính cho từng loại, từng nhóm, hoặc từng thứ nguyên vật liệu( chủ yếu tuỳ thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý ). Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn kho đầu kỳ + giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn dầu kỳ + giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ 1.4.Nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu. 1.4.1.Chứng từ kế toán sử dụng: Theo chế độ chứng từ kế toán quy định ban hành theo QĐ1141 /TC/ QĐ/ CĐKT ngày 01/01/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ kế toán về vật liệu bao gồm: -Hoá đơn bán hàng của đơn vị bán. -Hợp đồng mua hàng. -Phiếu nhập kho ( mẫu 01 - VT: bắt buộc ). -Phiếu xuất kho ( mẫu 02 - VT: bắt buộc ). -Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ ( mẫu 03 - VT: bắt buộc ). -Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( mẫu 04 - VT: hướng dẫn ). -Biên bản kiểm nghiệm vật tư ( mẫu 05 - VT: hướng dẫn ). -Thẻ kho ( mẫu 06 - VT: bắt buộc ). -Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm hàng hoá ( mẫu 08 - VT ). -Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho ( mẫu 02 - BH ). -Hoá đơn VAT. 1.4.2.Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu đòi hỏi phản ánh cả về giá trị, số lượng, chất lượng của từng loại nguyên vật liệu theo từng kho và từng người phụ trách. Tuỳ theo quy mô, yêu cầu quản lý và điều kiện cụ thể doanh nghiệp có thể chọn một trong ba phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu sau đây: 1.4.2.1-Phương pháp thẻ song song: Phương pháp này yêu cầu phải mở thẻ chi tiết đồng thời tại kho và phòng kế toán. -Tại kho: Thủ kho dùng thẻ kho để phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt số lượng. Thẻ kho được mở chi tiết cho từng danh điểm vật liệu. Hàng ngày, căn cứ vào từng chứng từ nhập xuất, thủ kho ghi số lượng thực nhập xuất và cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn trên thẻ kho. Mỗi chứng từ ghi một dòng vào thẻ kho. Thủ kho phải thường xuyên đối chiếu với sổ chi tiết vật liệu để đảm bảo luôn khớp nhau. Cuối tháng, thủ kho phải tiến hành tổng cộng số nhập xuất, tính ra số tồn kho về mặt lượng theo từng danh điểm vật tư. -Tại phòng kế toán: Kế toán vật tư mở thẻ kế toán chi tiết vật tư cho từng danh điểm vật tư tương ứng với thẻ kho đã mở ở kho. Thẻ này có nội dung tương tự thẻ kho, chỉ khác là theo dõi cả về mặt giá trị. Hàng ngày hoặc định kỳ khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho do thủ kho chuyển tới, nhân viên kế toán vật tư phải kiểm tra, đối chiếu và ghi đơn giá hạch toán vào thẻ kế toán chi tiết vật tư và tính ra số tiền. Sau đó, lần lượt ghi các nghiệp vụ nhập, xuất vào các thẻ chi tiết vật tư có liên quan. Cuối tháng tiến hành cộng thẻ và đối chiếu với thẻ kho. Sơ đồ 1.1: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp thẻ song song Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ hoặc sổ chi tiết nguyên vật liệu Bảng tổng hợp nhập, xuất tồn kho nguyên vật liệu Kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. Để thực hiện đối chiếu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, kế toán phải căn cứ vào các thẻ kế toán chi tiết để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho về mặt giá trị của từng loại nguyên vật liệu. Số liệu của bảng này được đối chiếu với số liệu của phần kế toán tổng hợp. Điều kiện áp dụng của phương pháp này: Phương pháp này ghi chép đơn giản, dễ kiểm tra, đối chiếu. Tuy nhiên, trong điều kiện sản xuất lớn áp dụng phương pháp này mất nhiều công sức do ghi chép trùng lặp. Vì vậy, phương pháp này thường được áp dụng đối với đơn vị vừa và nhỏ, ít chủng loại vật tư, khối lượng các nghiệp vụ nhập xuất ít, không thường xuyên. 1.4.2.2-Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. -Tại kho: Theo phương pháp này thì việc ghi chép của thủ kho cũng được thực hiện trên thẻ kho giống phương pháp thẻ song song. -Tại Phòng kế toán: Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà mở sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật tư theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất phát sinh trong tháng của từng vật liệu, mỗi loại chỉ ghi một dòng trong sổ. Cuối tháng, đối chiếu số lượng vật liệu trên sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho, đối chiếu số tiền với kế toán tổng hợp. Sơ đồ 1.2: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển. Chứng từ nhập Thẻ kho Chứng từ xuất Bảng kê nhập Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng kê xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu. Điều kiện áp dụng phương pháp: Số lượng ghi chép của kế toán được giảm bớt do chỉ phải ghi vào cuối tháng nhưng việc ghi sổ vẫn còn trùng lặp. Do vậy, thường áp dụng ở doanh nghiệp có quy mô vừa, chủng loại hàng tồn kho thường tương đối nhiều. 1.4.2.3-Phương pháp sổ số dư. -Tại kho: Giống như các phương pháp trên, định kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải tập hợp toàn bộ chứng từ nhập kho, xuất kho phát sinh theo từng loại vật liệu quy định. Sau đó, lập phiếu giao nhận chứng từ và nộp cho kế toán theo các chứng từ nhập, xuất vật liệu. Ngoài ra thủ kho còn phải ghi số lượng vật liệu tồn kho cuối tháng theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư. Sổ số dư được kế toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm, trước ngày cuối tháng, kế toán giao cho thủ kho để ghi vào sổ. Ghi xong thủ kho phải gửi về Phòng kế toán để kiểm tra và tính thành tiền. -Tại Phòng kế toán: Định kỳ, kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho và thu nhận chứng từ. Khi nhận được chứng từ kế toán kiểm tra và tính giá chứng từ( theo giá hạch toán ), tổng cộng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ. Đồng thời, ghi số tiền vừa tính được của từng nhóm vật liệu( nhập riêng, xuất riêng ) vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này được mở cho từng kho, mỗi kho một tờ, được ghi trên cơ sở các phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu. Tiếp đó, cộng số tiền nhập, xuất trong tháng và dựa vào số dư đầu tháng để tính ra số dư cuối tháng của từng nhóm vật liệu. Số dư này được dùng để đối chiếu với cột “số tiền” trên sổ số dư( số liệu trên sổ số dư do kế toán tính bằng cách lấy số lượng tồn kho nhân với giá hạch toán ). Sơ đồ 1.3: Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo phương pháp sổ số dư. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Sổ số dư Phiếu giao nhận chứng từ nhập Bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho Phiếu giao nhận chứng từ xuất Kế toán tổng hợp Ghi chú: : Ghi hàng ngày. : Ghi cuối tháng. : Quan hệ đối chiếu. Điều kiện áp dụng: Do công việc được tiến hành đều trong tháng nên giảm bớt khối lượng ghi sổ kế toán và nó kết hợp chặt chẽ giữa hạch toán nghiệp vụ và hạch toán kế toán. Tuy nhiên, phương pháp này công việc khá phức tạp, thường được áp dụng trong những doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng chủng loại vật liệu nhiều, có khối lượng nghiệp vụ kinh tế về nhập xuất vật liệu xảy ra thường xuyên và khối lượng lớn. 1.4.3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. 1.4.3.1-Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên. Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi và phản ánh tình hình hiện có, biến động tăng, giảm n