Đề tài Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM

Lời nói đầu Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của toàn nhân loại, dân tộc ta dưới sự lãnh đạo của Đảng cộng sản Việt Nam đang từng ngày, từng giờ khắc phục mọi khó khăn, quyết tâm hoàn thành đổi mới nền kinh tế đất nước, nhằm nhanh chóng phát triển kinh tế Việt Nam sớm hoà nhập cùng kinh tế các quốc gia trong khu vực. Thực tế sau nhiều năm thực hiện sự chuyển dịch từ nền kinh tế kế hoạch sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết của Nhà nước đến nay, bộ mặt của nền kinh tế Việt Nam đã có nhiều thay đổi tó lớn và trở thành một nền kinh tế có tốc độ phát triển cao. Tổ chức công tác bán hàng và xác định kết quả là mối quan tâm hàng đầu của mọi doanh nghiệp. Ngoài việc liên quan tới công tác quản trị doanh nghiệp nó còn có ảnh hưởng tới nguồn tài chính quốc gia: thuế, các khoản nộp ngân sách khác… Kế toán là một môn khoa học quản lý, là kỹ thuật ghi chép, phân loại, tập hợp cung cấp số liệ về hoạt động sản xuất kinh doanh, về tình hình tài chính của doanh nghiệp và giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định thích hợp. Hạch toán kế toán là một hệ thống thông tin và kiểm tra hoạt động sản xuất kinh doanh , là quá trình quan sát và ghi nhận, hệ thống hoá và xử lý các hiện tượng kinh tế phát sinh trên góc độ tiền tệ, hạch toán kế toán trong quản lý hoạt động của doanh nghiệp chỉ thực hiện tốt khi công tác kinh tế được tổ chức khoa học và hợp lý. Để quản lý được tốt nghiệp vụ bán hàng thì kế toán với tư cách là một công cụ quản lý kinh tế cũng phải được thay đổi và hoàn thiện cho phù hợp với tình hình mới. Trong thời gian học tập tại trường và thực tập tại Công ty TNHH STM, qua tìm hiểu thực tế nhận thấy rõ tầm quan trọng của công tác bán hàng, em chọn đề tài “ Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp thương mại – Khảo sát thực tế tại Công ty TNHH STM”. Đề tài này được chia làm 3 phần: Phần 1: Lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết qr. Phần 2: Tình hình thực tế về kế toán bán hàng và xác định kết quả. Phần 3: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả tại Công ty TNHH STM. Phần i Cơ sở lý luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả I. bán hàng, xác định kết quả và yêu cầu quản lý 1. Vai trò, vị trí của bán hàng và xác định kết quả trong doanh nghiệp: a. Hàng hoá: Là loại vật tư, sản phẩm có hình thái vật chất, doanh nghiệp mua về với mục đích để bán (bán buôn hoặc bán lẻ). Trong doanh nghiệp hàng hoá được biểu hiện trên hai mặt: hiện vật và giá trị - Hiện vật được cụ thể bởi khối lượng hay số lượng và chất lượng. - Giá trị chính là giá thành của hàng hoá nhập kho hay giá vốn của hàng hoá đem bán. b. Bán hàng Là việc chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng, doanh nghiệp thu tiền hay được quyền thu tiền. Đó chính là quá trình vận động của vốn kinh doanh từ vốn thành phẩm hàng hoá sang vốn bằng tiền và xác định kết quả. Bán hàng là một chức năng chủ yếu của doanh nghiệp, bên cạnh đó nó còn nhiều chức năng khác nhau như: mua hàng, dự trự hàng…Bất kỳ một doanh nghiệp thương mại cũng phải thực hiện hai chức năng mua và bán. Hai chức năng này có sự liên hệ với nhau mua tốt sẽ tạo điều kiện cho bán tốt. Để thực hiện tốt các nghiệp vụ trên đòi hỏi phải có sự tổ chức hợp lý các hoạt động, đồng thời tổ chức nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu người tiêu dùng. Như vậy tiêu thụ sản phẩm là tổng thể các biện pháp về mặt tổ chức và nắm bắt nhu cầu của thị trường . Chỉ có thông qua việc bán hàng – giá trị sản phẩm dịch vụ mới được thực hiện do đó mới có điều kiện để thực hiện mục đích của nền sản xuất hàng hoá và tái sản xuất kinh doanh không ngừng được mở rộng. Doanh thu bán hàng sẽ bù đắp được các chi phí bỏ ra, đồng thời kết quả bán hàng sẽ quyết định hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Bán hàng tự thân bó không phải là một quá trình sản xuất kinh doanh nhưng nó lại là một khâu cần thiết của tái sản xuất xã hội. Vì vậy bán hàng góp phần nâng cao năng suất lao động, phục vụ sản xuất tiêu dùng và đời sống xã hội. Nhờ có hoạt động bán hàng, hàng hoá sẽ được đưa đến tay người tiêu dùng và thoả mãn nhu cầu của người tiêu dùng về số lượng và cơ cấu chất lượng hàng hoá , việc tiêu thu hàng hoá góp phần cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng. Kết quả cuối cùng của thương mại tính bằng mức lưu chuyển hàng hoá mà việc mức lưu chuyển hàng hoá lại phụ thuộc vào mức bán hàng nhanh hay chậm. Doanh nghiệp càng tiêu thụ được nhiều hàng hoá thì sức mạnh của doanh nghiệp càng tăng lên. Như vậy bán hàng sẽ quyết định sự sống còn của doanh nghiệp, có bán được hàng hoá thì doanh nghiệp mới có khả năng tái sản xuất . Tiêu thụ hàng hoá có ý nghĩa trong nền kinh tế quốc dân nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. Nền kinh tế quốc dân thực hiện bán hàng là tiền đề cân đối giữa sản xuất và tiêu dùng, giữa tiền – hàng trong lưu thông. Đặc biệt là đảm bảo cân đối giữa các ngành, các khu vực trong nền kinh tế . Các đơn vị trong nền kinh tế thị trường không thể tồn tại và phát triển một cách độc lập mà giữa chúng có mối quan hệ qua lại khăng khítt với nhau. Quá trình bán sản phẩm có ảnh hưởng trực tiếp tới quan hệ cân đối sản xuất giữa các ngành, các đơn vị với nhau nó tác động đến quan hệ cùng cầu trên thị trường. Bản thân doanh nghiệp, thực hiện tốt khâu bán hàng là phương pháp gián tiếp thúc đẩy sản xuất phát triển ,tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp, tạo điều kiện mở rộng tái sản xuất . Trong doanh nghiệp kế toán sử dụng như một công cụ sắc bén và có hiệu lực nhất để phản ánh khách quan và giám đốc toàn diện mọi hoạt động sản xuất của SXKD của một đơn vị. Kế toán bán hàng là một trong những nội dung chủ yếu của kế toán trong doanh nghiệp thương mại. Qua những điều trên ta thấy rằng bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng. Bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển đều không thể thiếu đi chức năng này. 2. Sự cần thiết quản lý hàng hoá và các yêu cầu quản lý Việc quản lý hàng hoá trong doanh nghiệp ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ…có ý nghĩa rất quan trọng trong việc hạ thấp giá thành nhập kho của hàng hoá. Để tổ chức tốt công tác quản lý hàng hoá đòi hỏi các doanh nghiệp phải đáp ứng các yêu cầu sau: - Phân loại từng chủng loại hàng hoá , sắp xếp trật tự gọn gàng có khoa học để thuận tiện cho việc nhập – xuất tồn kho được dễ dàng. - Hệ thống kho tàng đầy đủ, phải được trang bị các phương tiện bảo quản, cân, đong, đo đếm cần thiết để hạn chế việc hao hụt mất mát hàng hoá trong toàn doanh nghiệp. - Phải quy định chế độ trách nhiệm vật chất cho việc quản lý hàng hoá toàn doanh nghiệp. Kế toán nói chugn và kế toán hàng hoá nói riêng là công cụ đắc lực để quản lý tài chính và quản lý hàng hoá. Kế toán hàng hoá cung cấp kịp thời chính xác thông tin về tình hình mua, bảo quản, dự trự và sử dụng hàng hoá. 3. Sự cần thiết quản lý bán hàng và yêu cầu quản lý Bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị hàng hoá , tức là chuyển hàng hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái hiện vật (hàng) sang hình thái tiền tệ ( tiền). Hàng được đem bán có thể là thành phẩm, hàng hoá vật tư hay lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng . Việc bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của cá nhân đơn vị ngoài doanh nghiệp gọi là bán hàng ra ngoài. Cũng có thể được cung cấp giữa các cá nhân đơn vị cùng Công ty , một tập đoàn …gọi là bán hàng nội bộ. Quá trình bán hàng được coi là hoàn thành khi có đủ hai điều kiện: - Gửi hàng cho người mua. - Người mua trả tiền hay chấp nhận trả tiền. Tức là nghiệp vụ bán hàng chỉ xảy ra khi giao hàng xong, nhận tiền được tiền hay giấy chấp nhận thanh toán của người mua. Hai công việc này diễn ra đồng thời cùng một lúc với các đơn vị giao hàng trực tiếp. Phần lớn việc giao tiền và nhận hàng tách rời nhau: Hàng có thể giao trước, tiền nhận sau hoặc tiền nhận trước giao hàng sau. Từ đó dẫn đến doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ không đồng thời. Khi thực hiện việc trao đổi hàng tiền, doanh nghiệp phải bỏ ra những khoản chi gọi là chi phí bán hàng. Tiền bán hàng gọi là doanh thu bán hàng. Doanh thu bán hàng bao gồm doanh thu bán hàng ra ngoài và doanh thu bán hàng nội bộ. Tiền bán hàng nhập quỹ phản ánh toàn bộ số tiền mua hàng mà người mua đã trả cho doanh nghiệp. Phân biệt được doanh thu bán hàng và tiền bán hàng nhập quỹ giúp doanh nghiệp xác định chính xác thời điểm kết thúc quá trình bán hàng, giúp bộ phận quản lý tìm ra phương thức thanh toán hợp lý và có hiệu quả, chủ động sử dụng nguồn vốn đem lại nguồn lợi lớn nhất cho doanh nghiệp. Doanh thu bán hàng cuả doanh nghiệp được ghi nhận khi hàng hoá được chuyển cho người mua và thu được tiền bán hàng ngay hoặc chấp nhận trả tiền tuỳ theo phương thức thanh toán. + Trường hợp thu ngay được tiền khi giao hàng: Doanh thu bán hàng chính là tiền bán hàng thu được. + Trường hợp nhận được thanh toán gồm: - Hàng hoá xuất cho người mua được chấp nhận thanh toán đến khi hết thời hạn thanh toán chưa thu được tiền về vẫn được coi là kết thúc nghiệp vụ bán hàng. Doanh thu bán hàng trong trường hợp này được tính cho kỳ này nhưng kỳ sau mới có tiền nhập quỹ. - Trường hợp giữa khách hàng và doanh nghiệp có áp dụng phương thức thanh toán theo kế hoạch thì khi gửi hàng hóa cho người mua, số tiền bán hàng gửi bán được chấp nhận là doanh thu bán hàng. Từ những phân tích trên đây ta thấy rằng thực hiện tốt công tác bán hàng thu doanh thu về cho doanh nghiệp có ý nghĩa rất quan trọng, do vậy trong công tác quản lý nghiệp vụ bán hàng cần phải nắm bắt, theo dõ chặt chẽ từng phương thức bán hàng, từng thể thức thanh toán, từng khách hàng và từng loại hàng hoá bán ra. Đôn đốc thanh toán, thu hồi kịp thời tiền vốn của doanh nghiệp. Để tăng cường công tác chỉ đạo sản xuất kinh doanh , kế toán thực sự là công cụ quản lý sắc bén , có hiệu lực , thì kế toán bán hàng phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức theo dõi, phản ánh chính xác đầy đủ, kịp thời và giám đốc chặt chẽ về tình hình có và sự biến động ( nhập – xuất) của từng loại hàng hoá trên cả hai mặt hiện vật và giá trị. - Theo dõi, phản ánh và giám đốc chặt chẽ quá trình bán hàng , ghi chép kịp thời, đầy đủ các khoản chi phí , thu nhập bán hàng , xác định kết qủa kinh doanh thông qua doanh thu bán hàng một cách chính xác. - Cung cấp những thông tin kinh tế cần thiết cho các bộ phận liên quan, đồng thời định kỳ có tiến hành phát triển kinh tế đối với hoạt động bán hàng và xác định kết quả. II. nhiệm vụ kế toán và nội dung tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả A. Kế toán hàng hoá Trong nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần, các đơn vị mua bán hàng hoá trong nước phải giám sát thị trường, tiến hành hoạt động mua bán hàng hoá theo có chế tự hạch toán kinh doanh . Trong hoạt động kinh doanh, các đơn vị phải thường xuyên tìm hiểu thị trường, nắm bắt nhu cầu và thị hiếu của dân cư để có tác động tới phát triển sản xuất , nâng cao chất lượng hàng hoá. Hàng hoá của doanh nghiệp gồm nhiều loại, nhiều thứ phẩm cấp nhiều thứ hàng cho nên yêu cầu quản lý chúng về mặt kế toán không giống nhau. Vậy nhiệm vụ chủ yếu của kế toán hàng hoá là: - Phản ánh giám đốc tình hình thu mua, vận chuyển bảo quản và dự trữ hàng hoá, tình hình nhập xuất vật tư hàng hoá. Tính giá thực tế mua vào của hàng hoá đã thu mua và nhập kho, kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua, dự trữ và bán hàng nhằm thúc đẩy nhanh tốc độ luân chuyển hàng hoá. - Tổ chức tốt kế toán chi tiết vật tư hàng hoá theo từng loại từng thứ theo đúng số lượng và chất lượng hàng hoá. Kết hợp chặt chẽ giữa kế toán chi tiết với hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng, thực hiện đầy đủ chế độ kiểm kê hàng hoá ở kho, ở quầy hàng đảm bảo sự phù hợp số hiện có thực tế với số ghi trong sổ kế toán. - Xác định đúng đắn doanh thu bán hàng, thu đầy đủ kịp thời tiền bán hàng, phản ánh kịp thời kết quả mua bán hàng hoá. Tham gia kiểm kê và đánh giá lại vật tư, hàng hoá. 1. Đánh giá hàng hoá: Đánh giá hàng hoá là việc xác định giá trị của chúng theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định, đảm bảo tính trung thực, thống nhất. Trong kế toán có thể sử dụng hai cách đánh giá hàng hoá : Đánh giá theo giá thực tế và đánh giá theo hạch toán. 1.1 Đánh giá theo giá thực tế Trị giá hàng hoá mua vào bao gồm: - Đốivới doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế, giá trị hàng hoá mua vào là giá mua thực tế không có thuế GTGT đầu vào + chi phí thu mua thực tế. - Đối với doanh nghiệp thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thế GTGT, giá trị hàng hoá mua vào là tổng giá thanh toán ( bao gồm cả thuế GTGT đầu vào) + chi phí thu mua thực tế. - Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hoá về bán nhưng cần phải qua sơ chế phân loại, chọn lọc thì giá mua của hàng hoá bao gồm giá mua + chi phí gia công sơ chế. Đối với hàng hoá xuất kho cũng được tính theo giá vốn thực tê. Tuỳ theo đặc điểm riêng của từng doanh nghiệp mà áp dụng một trong các phương pháp sau: * Giá thực tế bình quân gia quyền: Công thức tính: Đơn giá bình quân đơn vị hàng hoá = Trị giá của hàg hoá tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng hoá nhập trong kỳ Số lượng hàng hoá Tồn đầu kỳ + Số lượng hàng hoá Nhập trong kỳ Từ đó trị giá vốn hàng hoá xuất kho trong kỳ là: Trị giá vốn thực tế Hàng hoá xuất kho = Số lượng hàng hoá Xuất kho + Đơn giá thực tế Bình quân Theo phương pháp này trong tháng giá thành thực tế của hàng hoá xuất kho chưa được ghi sổ mà cuối tháng khi kế toán tính theo công thức mới tiến hành ghi sổ: * Phương pháp nhập trước, xuất trước: Theo cách này giả thiết những lô hàng nào nhập kho trước thì tính giá mua vào của nó cho hàng hoá xuất trước, nhập sau thì tính sau: Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lượng, đơn giá, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho. *Phương pháp nhập sau, xuất trước: Theo cách giả thiết này những lô hàng nào nhập kho sau được tính giá mua vào của nó cho lô hàng nào xuất trước, nhập trước thì tính: Trị giá vốn của hàng hoá xuất kho trong kỳ = Giá mua thực tế đơn vị hàng hoá nhập kho theo từng lần nhập kho trước x Số lượng hàng hoá xuất kho trong kỳ thuộc số lượng từng lần nhập kho Theo phương pháp này kế toán phải ghi sổ kế toán chi tiết mở cho từng thứ hàng cả về số lưọng, đơn gia, và số tiền của từng lần nhập, xuất kho hàng hoá. *Phương pháp tính giá thực tế đích danh Khi ta nhận biết giá thực tế của từng thứ hoặc loại hàng hoá theo tưng flần nhập kho thì có thể định giá cho nó theo giá thực tế đích danh. *Phương pháp giá thực tế tồn đầu kỳ: Căn cứ vào giá trị thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ để tính giá thực tế bình quân, sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho và đơn giá bình quân đầu kỳ để tính ra giá thực tế xuất kho. Giá thực tế Hàng hoá xuất kho = Đơn giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ x Số lượng hàng hoá sản xuất trong kỳ Giá thực tế Hàng hoá tồn đầu kỳ = Giá thực tế hàng hoá tồn đầu kỳ Số lượng hàng hoá tồn đầu kỳ 1.2 Đánh giá theo giá hạch toán: Doanh nghiệp có thể sử dụng giá hạch toán để ghi chép kịp thời tình hình biến động hàng ngày của hàng hoá một cách ổn định. Giá có thể chọn hoặc làm cơ sở xây dựng giá hạch toán là giá kế hoạch hay là giá nhập kho, hệ số giữa giá thực tế với giá hạch toán làm cơ sở tính giá thực tế hàng hóa xuất kho trong kỳ. Công thức tính: Giá thực tế hàng hóa xuất trong kỳ = Giá hạch toán hàng hóa xuất trong kỳ x Hệ số giá (H) Hệ số giá = Giá thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Giá thực tế hàng hóa nhập kho trong kỳ Giá hạch toán hàng hóa tồn kho đầu kỳ + Giá hạch toán hàng hóa nhập kho trong kỳ Hệ số giá được tính cho từng loại, từng nhóm, từng thứ hàng hóa tùy thuộc vào yêu cầu và trình độ quản lý của doanh nghiệp. 2. Kế toán nhập xuất kho hàng hóa: 2.1. Kế toán chi tiết hàng hóa: * Chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ biến động của hàng hóa đều phải được phản ánh, ghi chép vào chứng từ ban đầu phù hợp theo đúng nội dung quy định. Các chứng từ chủ yếu gồm: - Phiếu nhập kho - Mẫu số 01VT/BB - Phiếu xuất kho - Mẫu số 02VT/BB - Hóa đơn kiêm phiếu xuất kho - Hóa đơn bán hàng, biên bản kiểm kê... Trên cơ sở chứng từ kế toán về sự biến động của hàng hóa để phân loại tổng hợp và ghi sổ kế toán cho thích hợp. * Hạch toán chi tiết hàng hóa là công việc phá phức tạp, đòi hỏi phải tiến hành ghi chép hàng ngày cả về số lượng và giá trị theo từng hóa hàng hóa ở từng kho trên cả hai loại chỉ tiêu: Hiện vật và giá trị. - Tổ chức hạch toán chi tiết hàng hóa được thực hiện ở kho và phòng kế toán, doanh nghiệp phải căn cứ vào yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế, trình độ nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp để lựa chọn, vận dụng phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp. Hiện nay có 3 phương pháp hạch toán chi tiết hàng hóa: - Phương pháp ghi sổ song song: Sơ đồ 1: Thẻ kho Sổ chi tiết hàng hóa Chứng từ xuất Chứng từ nhập Bảng tổng hợp N-X-T Sổ tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1 1 2 2 3 4 5 - Phương pháp ghi sổ số dư: Sơ đồ 2: (1) (1) Thẻ kho Chứng từ xuất Chứng từ nhập (2) (4) (2) Sổ số dư Bảng giao nhận CT nhập Bảng giao nhận CT xuất (6) (3) (3) Sổ tổng hợp N-X-T (5) Bảng lũy kế N-X-T - Phương pháp đối chiếu luân chuyển Thẻ kho Sổ đối chiếu luân chuyển Phiếu xuất Phiếu nhập Sổ kế toán tổng hợp Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu kiểm tra 1 1 2 2 4 5 Bảng kê xuất Bảng kê nhập 3 3 Sơ đồ 3: Đặc điểm chung của ba phương pháp này là công việc ghi chép của thủ kho là giống nhau, được thực hiện trên thẻ kho (theo chỉ tiêu số lượng). - Theo phương pháp ghi sổ song song ở phòng kế toán sử dụng sổ (hay thẻ) kế toán chi tiết để phản ánh tình hình nhập xuất, tồn kho hàng hóa cho từng loại hàng hóa theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị, cuối tháng đối chiếu với thẻ kho làm căn cứ lập bảng kê. - Phương pháp ghi sổ số dư theo từng kho dùng cho cả căn để ghi số tồn kho của từng loại, nhóm hàng hóa vào cuối tháng theo chỉ tiêu giá trị. Cuối tháng đối chiếu số liệu trên sổ số dư và bảng kê tổng hợp nhập, xuất, tồn hàng hóa. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, kế toán lại mở sổ đối chiếu luân chuyển để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn của từng loại hàng hóa theo từng kho dùng cho cả năm. Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp. - Mỗi phương pháp đều có ưu nhược điểm riêng. Với phương pháp ghi sổ song song có ưu điểm là ghi chép đơn giản dễ kiểm tra đối chiếu nhưng lại có nhược điểm là việc ghi chép còn có sự trùng lặp giữa kho và phòng kế toán về chỉ tiêu số lượng. Mặt khác việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng do vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán. Nên phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp trong các doanh nghiệp ít chủng loại hàng hóa, khối lượng nghiệp vụ ít không thường xuyên. - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển có ưu điểm là khối lượng ghi chép ít vì chỉ ghi một lần vào cuối tháng. Tuy nhiên vẫn có sự theo dõi trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, hơn nữa công việc kiểm tra đối chiếu chỉ tiến hành vào cuối tháng nên hạn chế chức năng của kế toán. Vì vậy phương pháp này chỉ áp dụng thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, khối lượng, chủng loại hàng hóa nhập xuất không nhiều, không có điều kiện ghi chép, theo dõi hàng ngày. Còn phương pháp ghi sổ số dư lại có ưu điểm là khối lượng công việc giảm bớt và được tiến hành đều đặn trong tháng. Nhưng do kế toán chỉ ghi theo giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết trước số hiện có và tình hình nhập xuất của từng loại hàng hóa mà muốn biết phải xem số liệu trên thẻ kho. Bên cạnh đó, việc kiểm tra phát hiện sai sót nhầm lẫn sẽ khó khăn. Phương pháp này áp dụng thích hợp trong doanh nghiệp có chủng loại hàng hóa nhiều, việc xuất kho hàng hóa diễn ra thường xuyên, doanh nghiệp đã xây dựng được hệ thống giá hạch toán và trình độ của cán bộ kế toán tương đối cao. 2.2. Kế toán tổng hợp hàng hóa: Hàng hóa là tài sản lưu động thuộc nhóm hàng tồn kho của doanh nghiệp. Việc mở tài khoản tổng hợp ghi chếp sổ kế toán hàng tồn kho, xác định giá trị hàng hóa xuất kho, tồn kho tùy thuộc vào doanh nghiệp áp dụng phương pháp kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp keekhai thường xuyên hay phương pháp kiểm kê định kỳ. - Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp phản ánh ghi chép thường xuyên liên tục các tài khoản và sổ kế toán tổng hợp. Phương pháp này đảm bảo tính chính xác tình hình biến động của hàng hóa. Sơ đồ 4: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKTX TK 154 TK 156 TK 157 TK 338 (3381) TK 632 TK 412 TK 111, 334, 138... Giá thành sản xuất thực tế hàng hóa nhập kho Trị giá thực tế hàng gửi đi bán Trị giá thực tế hàng hóa thừa chưa rõ nguyên nhân Trị giá vốn thực tế hàng hóa bán, trả lương, tặng Đánh giá tăng tài sản Trị giá hàng hóa thiếu Đánh giá giảm tài sản - Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp kế toán không phải theo dõi thường xuyên liên tục tình hình nhập xuất, tồn kho trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ. Cuối tháng kế toán tiến hành kiểm kê và xác định số thực tế của hàng hóa để ghi vào tài khoản hàng tồn kho. Sơ đồ 5: Sơ đồ kế toán tổng hợp hàng hóa theo phương pháp KKĐK TK 156, 157 TK 632 TK 156, 157 (1) (3) TK 911 TK 631 (4) (2) (1) Kết chuyển trị giá vốn (giá gốc) thực tế hàng hóa tồn kho đầu kỳ hoặc đang gửi đi bán. (2) Giá thành sản xuất thực tế của hàng hóa nhập kho. (3) Căn cứ vào kết quả kiểm kê hàng hóa tồn kho. (4) Kết chuyển trị giá vốn của hàng hóa xuất kho đã bán để tính KQKD. Hai phương pháp tổng hợp hàng hóa nêu trên đều có những ưu điểm và hạn chế, cho nên tùy vào đặc điểm SXKD của doanh nghiệp mà kế toán lựa chọn một trong hai phương pháp để đảm bảo việc theo dõi, ghi chép trên sổ kế toán. B. Kế toán bán hàng và xác định kết quả: a) Kế toán bán hàng theo phương thức bán hàng trực tiếp: Bán hàng trực tiếp là phương thức giao hàng cho người mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các PX không qua kho) của doanh nghiệp. Khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp đã nhận được tiền hoặc có quyền thu tiền của người mua, giá trị của hàng hóa đã được thực hiện. Vì vậy qua bán đã bán hoàn thành. Để phản ánh tình hình bán hàng theo phương thức giao hàng trực tiếp, kế toán sử dụng tài khoản 632 (giá vốn hàng bán). Đối với đơn vị kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX: 1. Căn cứ vào phiếu xuất kho giao hàng trực tiếp cho khách hàng, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 156 : Hàng hóa Trường hợp doanh nghiệp thương mại mua bán hàng giao tay ba, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 131 : Phải trả cho người bán. Trường hợp doanh nghiệp sản xuất sản phẩm hoàn thành nhưng không nhập kho mà chuyển bán ngay, kế toán ghi: Nợ TK 632 : Giá vốn hàng bán Có TK 154 : Chi phí SXKD dở dang 2. Ghi nhận doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 111, 112 : Số đã thu bằng tiền Nợ TK 131 : Số bán chịu cho khách hàng Có TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 511 : Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ. 3. Các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh: 3.1. Các khoản giảm giá hàng bán, chiết khấu thương mại chấp nhận cho khách hàng được hưởng (nếu có): Nợ TK 521 : Chiết khấu thương mại Nợ TK 532 : Giảm giá hàng bán Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra (nếu có) Có TK 111, 112 : Trả lại tiền cho KH Có TK 131 : Trừ vào số tiền PTCK Có TK 3388 : Số giảm giá chấp nhận nhưng chưa thanh toán cho KH. 3.2. Trường hợp hàng bán bị trả lại: - Phản ánh doanh thu và thuế GTGT của HBTL: Nợ TK 531 : DT hàng bán trả lại Nợ TK 33311 : Thuế GTGT đầu ra Có TK 111, 112, 131, 3388 (tổng giá thanh toán) - Phản ánh giá gốc của hàng bán trả lại: Nợ TK 156 : Hàng hóa (nhập kho) Nợ TK 157 : Hàng gửi đi bán (gửi tại kho người mua) Nợ TK 911 : Xác định KQKD (nếu hàng bị trả lại không thể bán được hoặc sửa chữa được) Có TK 632 : Giá vốn hàng bán 4. Cuối kỳ kế toán, kết chuyển toàn bộ các khoản giảm trừ doanh thu để xác định doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 : Doanh thu bán hàng Có TK 521 : CKTM Có TK 531 : DTHBTL Có TK 531 : GGHB 5. Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 511 : DTBH và cung cấp dịch vụ Có TK 911 : Xác định KQKD 6. Cuối kỳ kết chuyển trị giá vốn hàng bán của hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ: Nợ TK 911 : Xác định KQKD Có TK 632 : GIá vốn hàng bán Sơ đồ 6: Sơ đồ kế toán tổng hợp bán hàng theo phương thức trực tiếp TK 154, 155, 156 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111, 112, 131 TK 521, 531, 532 1 6 5 2 3 TK 33311 3 b. Kế toán bán hàng theo phương thức gửi hàng đi cho khách: TK 521, 531, 532 Phương thức gửi hàng đi cho khách là phương thức bên bán gửi hàng đi cho khách hàng theo các điều kiện của hợp đồng kinh tế đã ký kết. Số hàng gửi đi vẫn