Đề tài Tình hình tổ chức, quản lý các dự án và một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công ty kinh doanh nước sạch hà nội

Chương I Những vấn đề chung về dự án và quản lý dự án Những khái niệm cơ bản Khái niệm về đầu tư Khái niệm về đầu tư có nhiều cách hiểu khác nhau, tuỳ thuộc vào phạm vi phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư mà có quan niện về khác nhau. Theo nghĩa rộng, đầu tư là sự hy sinh các nguồn lực hiện tại để tiến hành các hoạt động nào đó nhằm thu về cho người đầu tư các kết quả nhất định trong tương lai lớn hơn các nguồn lực đã bỏ ra để đạt được kết quả đó. Theo nghĩa hẹp, đầu tư chỉ bao gồm các hoạt động sử dụng các nguồn nhân lực hiện tại nhằm đem lại cho nền kinh tế xã hội những kết quả trong tương lai lớn hơn các nguồn nhân lực đã sử dụng để đạt được kết quả đó. Từ đây ta có định nghĩa như sau: Đầu tư phát triển là hoạt động sử dụng các nguồn lực tài chính, nguồn lực vật chất, nguồn nhân lực và tài sản trí tuệ, hoặc duy trì hoạt động của các tài sản và nguồn nhân lực sẵn có thuộc phạm trù đầu tư theo nghĩa hẹp hay phạm trù đầu tư phát triển. Khái niệm về dự án Tầm quan trọng của hoạt động đầu tư, đặc điểm và sự phức tạp về mặt kỹ thuật, hậu quả và hiệu quả tài chính, kinh tế xã hội của hoạt động đấu tư đòi hỏi hoạt động đầu tư phải được tiến hành một cách thận trọng theo kế hoạch. Khái niệm dự án đầu tư được xem xét trên nhiều góc độ. Về mặt hình thức: Dự án đầu tư là một tập tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được kết quả và thực hiện nhữnh mục tiêu nhất định trong tương lai. Trên góc độ quản lý: dự án đầu tư là công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế xã hội trong thời gian dài Trên góc độ kế hoạch hoá: Dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiêu của công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quan điểm đầu tư và tài trợ. Xét về mặt nội dung: Dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan tới nhau nhằm kế hoạch hoá các mục tiêu đã định, bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn nhân lực xác định. Như vậy một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính: Mục tiêu của dự án: bao gồm mục tiêu phát triển và mục tiêu trước mắt + Mục tiêu phát triển: là các lợi ích đem lại của dự án + Mục tiêu trước mắt là mục tiêu cụ thể cần đạt được của việc thực hiện dự án Các kết quả: là cái cụ thể được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án. Các hoạt động: là những nhiện vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự án để tạo ra các kết quả nhất định. Các nhiệm vụ hoặc hành động này cùng với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch của dự án. Các nguồn lực: về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án. Trong 4 thành phần trên kết quả là cái cuối cùng của dự án, do vậy phải theo dõi đánh giá dự án thông qua kết quả đạt được. Khái niệm về hiệu quả Khái niệm: Hiệu quả là sự so sánh giữa kết quả và chi phí bỏ ra để đạt được kết quả đó. Các tiêu chuẩn hiệu quả Tiêu chuẩn cơ bản của hiệu quả tài chính là lợi nhuận cao nhất và ổn định. Trong hoạt động của doanh nghiệp mình chủ doanh nghiệp thường đặt ra các mục tiêu cụ thể sau: + Thu lợi nhuận cao nhất, lợi nhuận là tiêu chuẩn để thiết lập các chi tiêu về hiệu quả. + Chi phí nhỏ nhất. + Chiếm lĩnh thị trường hoặc đạt được lượng hàng hoá bán ra nhiều nhất. + Nâng cao chất lượng phục vụ khách hàng. + Duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp, tránh sự phá sản. + Đạt được ổn định nội bộ. + Đạt được mức độ nào đó về lợi nhuận. + V.v.... Các mục tiêu trên có thể quy tụ thành mục tiêu cơ bản quyết định sự hoạt động của doanh nghiệp, đó là lợi nhuận cao và ổn định. Với mục tiêu này tiêu chuẩn cơ bản của hiệu quả tài chính là lợi nhuận ổn định. Tiêu chuẩn cơ bản của hiệu quả kinh tế xã hội là giá trị gia tăng quốc gia Trong hoạt động kinh tế của đất nước, xã hội thường đặt ra các mục tiêu sau: + Tăng thu nhập quốc dân. + Tạo công ăn việc làm. + Công bằng xã hội. + Bảo vệ môi sinh. + Đảm bảo chủ quyền đất nước. Vậy nền kinh tế quốc dân là hệ thống đa mục tiêu: kinh tế, chính trị, xã hội và sinh thái. Các mục tiêu này có quan hệ mật thiết với nhau, đôi khi lại mâu thuẫn với nhau. Các mục tiêu này thường thể hiện trong quá trình phát triển kinh tế xã hội của đất nước. Quản lý dự án Phương pháp quản lý dự án là một phương pháp tiên tiến, ngày càng được áp dụng rộng rãi trong thực tế. Có hai nhân tố thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của các phương pháp quản lý dự án. Đó là nhu cầu ngày càng tăng về hàng hoá đòi hỏi sản xuất phức tạp, công nghệ hiện đại, trong khi nhu cầu của con người ngày càng khắt khe, tri thức ngày càng mở rộng. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoặch tổng thể điều phối và quản lý một dự án từ khi bắt đầu tới khi kết thúc nhằm đạt được những mục tiêu về thời gian, chi phí, kỹ thuật và chất lượng. Quá trình hình thành và thực hiện một dự án đầu tư. 1. Các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án đầu tư Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư trải qua ba giai đoạn: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư. Nội dung các bước công việc của mỗi giai đoạn, của mỗi dự án là không giống nhau tuỳ thuộc vào lĩnh vực đầu tư, tính chất của tái sản xuất,... Do vậy khi vận dụng vào một dự án cụ thể có thể thêm hoặc bớt một số công việc. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư có thể bao gồm những hoạt động sau: - Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư. - Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án. - Nghiên cứu khả thi (lập dự án - luận chứng kinh tế kỹ thuật ). - Đánh giá và quyết định (thẩm định dự án) Giai đoạn thực hiện đầu tư. - Đàm phán và ký hợp đồng. - Thiết kế và lập dự án thi công xây lắp công trình. - Thi công xây lắp công trình. - Chạy thử và nghiệm thu sử dụng. Giai đoạn vận hành các kết quả đầu tư. - Sử dụng chưa hết công suất. - Sử dụng công suất ở mức cao nhất. - Công suất giảm dần và thanh lý. Các bước công việc này thực hiện một cách tuần tự, gối đầu nhau tạo nên tính liên tục trong hoạt động của dự án, ở giai đoạn đầu vấn đề chất lượng độ chính xác của kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất, chi phí cho giai đoạn này chiếm khoảng 0,5 - 15% vốn đầu tư của dự án. Trong giai đoạn thứ hai thời gian là quan trọng hơn cả. Chi phí của giai đoạn này chiếm từ 85-99,5% tổng vốn đầu tư và nắm khê đọng trong suốt thời gian thực hiện đầu tư. Giai đoạn này kéo dài càng làm phát sinh chi phí. Giai đoạn 3: Nếu kết quả tốt đạt được của giai đoạn 2 thì hiệu quả và mục tiêu của dự án chỉ phụ thuộc vào tổ chức quản lý hoạt động của kết quả đầu tư. Soạn thảo dự án đầu tư thuộc vào giai đoạn chuẩn bị đầu tư, bao gồm 3 bước: - Nghiên cứu cơ hội đầu tư - Nghiên cứu tiền khả thi - Nghiên cứu khả thi 2. Quá trình soạn thảo dự án đầu tư. 2.1 Nghiên cứu cơ hội đầu tư. Đây là giai đoạn hình thành dự án và là bước nghiên cứu sơ bộ nhằm đánh gía cơ hội mang lại hiệu quả và phù hợp với chiến lược sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, của ngành trong chiến lược tổng thể của xã hội. Trong nghiên cứu cơ hội đầu tư có cơ hội đầu tư chung và có cơ hội đầu tư cụ thể. Cơ hội đầu tư chung là cơ hội đầu tư được xem xét ở cấp độ ngành, vùng hoặc cả nước. Việc nghiên cứu này sẽ phát hiện ngành, lĩnh vực, những bộ phận hoạt động kinh tế – xã hội có thể được đầu tư trong từng thời kỳ. Các bộ phận có liên quan tham gia vào việc sàng lọc ra các dự án, chọn lọc ra một số dự án phù hợp và có hiệu quả. Cơ hội đầu tư cụ thể là cơ hội đầu tư được xem xét ở cấp độ từng đơn vị sản xuất kinh doanh dịch vụ nhằm phát hiện những khâu, những giải pháp kinh tế kỹ thuật trong hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị cần và có thể được đầu tư trong từng kỳ kế hoạch để vừa phục vụ cho việc thực hiện chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh của đơn vị vừa đáp ứng mục tiêu phát triển của ngành, vùng và đất nước. Để phát triển các cơ hội đầu tư cần căn cứ vào những yếu tố sau: - Chiến lược phát triển kinh tế xã hội của vùng đất nước hoặc chiến lược phát triển kinh doanh của ngành, cơ sở đó - Nhu cầu trong nước và ngoài nước về loại hàng hoá sẽ được tạo ra - Hiện trạng của của sản xuất và cung cấp các mặt hàng và hoạt động dịch vụ đó trong cả nước và trên thế giới còn chỗ trống trong một thời gian dài, ít nhất cũng vượt thời gian thu hồi vốn. - Tiềm năng sẵn có về tài nguyên thiên nhiên, lao động, tài chính, quan hệ quốc tế …có khả năng khai thác để có thể chiếm lĩnh được chỗ trống trong sản xuất và tiến hành các hoạt động dịch vụ trong nước và thế giới. Những lợi thế so sánh, so với thị trường ngoài nước, so với các địa phương và các đơn vị khác trong nước. Những kết quả tài chính, kinh tế – xã hội sẽ đạt được nếu đầu tư. Mục đích của việc nghiên cứu cơ hội để xác định liệu có nên triển khai tiếp tục các giai đoạn tiếp theo không. Nghiên cứu tiền khả thi. Nghiên cứu tiền khả thi là bước tiếp theo của giai đoạn nghiên cứu cơ hội, giai đoạn này sàng lọc các cơ hội đầu tư có khả thi không. Giai đoạn này có thể bỏ qua với các dự án quy mô nhỏ, không phức tạp về khía cạnh kinh tế – xã hội Nội dung của nghiên cứu tiền khả thi bao gồm những vấn đề sau: Các bối cảnh chung về kinh tế, xã hội, pháp luật có ảnh hưởng đến dự án. Nghiên cứu thị trường. Nghiên cứu kỹ thuật. Nghiên cứu về tổ chức quản lý và nhân sự. Nghiên cứu tài chính. Nghiên cứu các lợi ích về kinh tế xã hội. Sản phẩm của giai đoạn này là luận chứng tiền khả thi. Nội dung của luận chứng bao gồm những vấn đề sau: Giới thiệu chung về cơ hội đầu tư. Chứng minh tính đúng đắn của việc quyết định đầu tư. Những vấn đề khó khăn cản trở cho đầu tư và vận hành kết quả đầu tư sau này, đòi hỏi các tổ chức phải có nghiên cứu chức năng hoặc nghiên cứu hỗ trợ. Nội đung của nghiên cứu hỗ trợ của các dự án thường khác nhau phụ thuộc vào từng đặc điểm dự án. Nghiên cứu hỗ trợ có thể tiến hành song song với nghiên cứu khả thi và có thể cũng nghiên cứu sau nghiên cứu khả thi tuỳ thuộc vào thời điểm phát hiện khía cạnh cần phải tổ chức nghiên cứu sâu hơn. Chi phí cho nghiên cứu hỗ trợ nằm trong chi phí nghiên cứu khả thi. Nghiên cứu khả thi Kết quả của bước này là lựa chọn được dự án tối ưu, ở giai đoạn này phải khẳng định cơ hội đầu tư có khả thi không ? Có vững chắc không? Có hiệu quả không? ở bước nghiên cứu này, nội dung nghiên cứu cũng tương tự ở giai đoạn nghiên cứu tiền khả thi. Nhưng khác nhau ở mức độ chi tiết hơn, chính xác hơn. Mọi khía cạnh đều được nghiên cứu trạng thái động. Xem xét sự vững chắc hay không của dự án trong điều kiện có sự tác động của các yếu tố bất định, hoặc cần có biện pháp tác động gì bảo đảm cho dự án có hiệu quả. Tất cả ba giai đoạn nghiên cứu nói trên phải được tiến hành với các dự kiến đầu tư lớn, đầy đủ và chi tiết hơn, phát hiện và khắc phục dần những sai sót ở các giai đoạn nghiên cứu trước thông qua việc tính toán lại, đối chiếu các dữ kiện, các thông số, thông tin thu nhập được qua mỗi giai đoạn. Điều này đảm bảo cho các hiệu quả nghiên cứu khả thi đạt độ chính xác cao. Quản lý dự án Chức năng của quản lý dự án. Chức năng kế hoạch: Hoạch định là một quá trình ổn định những nhiệm vụ những mục tiêu và phương pháp tốt nhất để thực hiện những mục tiêu và những nhiệm vụ đó. Chức năng tổ chức: Chức năng tổ chức trong quản lý dự án bao gồm các nội dung sau: Thiết lập cơ cấu tổ chức quản lý dự án: lựa chọn một trong ba hình thức tổ chức quản lý dự án cơ bản đó là cơ cấu chức năng, cơ cấu theo dự án, cơ cấu ma trận Xác định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của những đơn vị và cá nhân tham gia quản lý dự án Lựa chọn, đào tạo và sử dụng cán bộ quản lý dự án Lựa chọn những đơn vị tham gia thực hiện dự án Các công cụ chủ yếu được sử dụng để thực hiện chức năng tổ chức là: Biểu đồ phân tích công việc của dự án Sơ đồ tổ chức Ma trận nhiệm vụ, trách nhiệm Chức năng điều hành: Là quá trình tác động lên các con người trong doanh nghiệp một cách có chủ đích để họ tự nguyện và nhiệt tình phấn đấu đạt được các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp. Chức năng kiểm tra và điều chỉnh: Kiểm tra là một chức năng cơ bản của người có trách nhiệm trong doanh nghiệp. Là sự đo lường và chấn chỉnh việc thực hiện nhằm bảo đảm cho các mục tiêu và kế hoạch của doanh nghiệp vạch ra để đạt tới mục tiêu này đã đang được hoàn thành. Điều chỉnh là thường xuyên theo dõi sự vận động của hệ thống để kịp thời phát hiện mọi sự rối loạn trong tổ chức và luôn luôn cố gắng duy trì các mối quan hệ bình thường giữa bộ phận điều hành và bộ phận chấp hành. Bản chất của quản lý dự án Quản lý là sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý và dự án đầu tư có thể được xem xét là tập hợp công việc cần làm để đạt được mục đích. Như vậy quản lý dự án là sự tác động có mục đích của chủ thể quản lý trong quá trình lập và thực hiện dự án. Hoạt động của dự án có thể chia thành 2 loại cơ bản: Hoạt động vận hành và vận động kinh doanh.  Hoạt động của dự án. Hoạt động vận hành Hoạt động kinh doanh Tổ chức bộ máy và sự hoạt động của dự án Điều hành sản xuất kinh doanh của dự án Kế hoạch sản xuất kinh doanh của dự án Các định mức kinh tế kỹ thuật Phân phối thu nhập(.) nội bộ dự án Hoạt động của dự án trên thị trường tài chính Hoạt động của dự án trên thi trường tư liệu sản xuất Hoạt động của dự án trên thị trường hàng hoá Quan hệ của dự án đối với nhà nước Hoạt động vận hành là các hoạt động trong nội bộ dự án, hoạt động kinh doanh là hoạt động vượt ra ngoài phạm vi tổ chức của dự án. Hai hoạt động này có thể được minh hoạ hình dưới đây: Hình 1.1: Các hoạt động của dự án Nội dung của quản lý dự án Do vị trí quan trọng của dự án nên trong hoạt động quản lý của dự án cần phải xem xét trên cả hai góc độ vĩ mô và vi mô. Quản lý vĩ mô với các dự án. Quản lý vĩ mô hay quản lý nhà nước là tổng thể các biện pháp tác động đến các yếu tố của quá trình hoạt động của dự án nhằm tạo ra môi trường thuận lợi cho sự hoạt động của dự án, hướng được dự án hoạt động theo một qui chế và thực sự là hạt nhân của tăng trưởng kinh tế. Quản lý vĩ mô dự án sẽ được xem xét theo hoạt động vận hành và hoạt động kinh doanh. Quản lý vĩ mô với hoạt động vận hành của dự án Trong quá trình đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư, Nhà nước vừa là chủ thể thực hiện những biện pháp hỗ trợ thúc đẩy đồng thời cũng là người theo dõi, định hướng cho các dự án đi theo hướng mà Nhà nước, xã hội mong muốn. Quản lý nhà nước với hoạt động kinh doanh của dự án. Hoạt độnh vận hành của dự án có quan hệ chặt chẽ với hoạt động kinh doanh của chính dự án Dự án tồn tại trong mối quan hệ với thị trường cả đầu vào và đầu ra. Trong quá trình hoạt động của dự án luôn quan hệ với cơ quan quản lý nhà nước Nhà nước tác động đến các hoạt động kinh doanh thông qua một hệ thống pháp luật và chính sách kinh tế xã hội. Các chính sách và pháp luật tác động tới dự án theo hai hướng: một là khuyến khích thúc đẩy dự án mà mang lại lợi ích cho xã hội, chiều hướng thứ hai là hạn chế việc đầu tư của các dự án vào những lĩnh vực cụ thể nào đó mà nhà nước không mong muốn. Quản lý tầm vĩ mô là vấn đề rất phức tạp hiện nay, đòi hỏi bức xúc là phải xây dựng một hệ thống pháp luật đầy đủ để tạo ra sự thông thoáng trong hoạt động và với hành lang pháp lý đầy đủ để tạo điều kiện thuận lợi cho quản lý các dự án. Điều mà lâu nay được quan tâm mới chỉ thuộc bộ phận của hoạt động đầu tư của dự án, đó là đầu tư xây dựng cơ bản. Công cụ của quản lý vĩ mô. Chiến lược, định hướng và kế hoạch đầu tư. Quy hoạch phát triển kinh tế xã hội tổng thể và quy hoạch xây dựng tổng thể theo các địa phương và vùng lãnh thổ. Hệ thống tổ chức bộ máy quản lý đầu tư từ trung ương đến địa phương, đặc biệt là các tổ chức quản lý đầu tư và phát triển ngân hàng, tài chính tổ chức quản lý xây lắp Hệ thống luật pháp và các quy định có liên quan đến đầu tư như: luật đầu tư nước ngoài, luật khuyến khích đầu tư trong nước, luật xây dựng, luật đất đai, điều lệ quản lý đầu tư và xây dựng… Hệ thống chính sách có liên quan tới dự án đầu tư: chính sách thuế, tín dụng, giá cả, chính sách huy động các nguồn vốn, chính sách ưu đãi trong đầu tư… Hệ thống chính sách, tiêu chuẩn, định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan tới đầu tư và xây dựng Thông tin dự báo…các biện pháp khác để tạo môi trường thuận lợi cho các hoạt động đầu tư trong khuôn khổ pháp luật Quản lý vi mô với các dự án đầu Quản lý vi mô là quá trình quản lý với các dự án cụ thể bao gồm các công việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra. Các hoạt động của dự án, việc quản lý của dự án theo các giai đoạn được minh hoạ trong hình 1.2, quản lý theo lĩnh vực được mô tả hình 1.3 Hình 1.2: Quá trình thực hiện dự án Quy trình công nghệ Xác định nhu cầu về sản phẩm hoặc dịch vụ Xác định mục tiêu và tầm quan trọng của dự án Lựa chọn tiêu chuẩn đo lường hoạt động Dự toán ngân sách Xác định kế hoạch Tổng hợp kế hoạch dự án Thực hiện dự án Kiểm soát và điều phối dự án Đánh giá thành công của dự án Lập kế hoạch tổng quan Lập kế hoạch Quản lý những thay đổi Quản lý phạm vi Xác định phạm vi Lập kế hoạch phạm vi Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian Xác định công việc Dự tính thời gian Quản lý tiến độ Quản lý chi phí lập kế hoạch nguồn lực Tính toán chi phí Lập dự toán Quản lý chi phí Quản lý chất lượng -Lập kế hoạch chất lượng Đảm bảo chất lượng Quản lý chất lượng Quản lý nhân lực Lập kế hoạch Tuyển dụng Quản lý lương,thưởng Quản lý thông tin -Lập kế hoạch -Phân phối thông tin -Báo cáo tiến độ Quản lý rủi ro -Xác định rủi ro -Chương trình quản lý rủi ro -Phản ứng đối với rủi ro Quản lý thời gian -Kế hoạch cung ứng -Lựa chọn nhà cung ứng -Quản lý hợp đồng Hình 1.3: Các lĩnh vực quản lý dự án Quản lý phạm vi: Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát thực hiện mực tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi dự án. Quản lý thời gian: Quản lý thời gian là việc quản lý kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm bảo đảm thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc tiến hành trong bao lâu, khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ hoàn thành. Quản lý chi phí: Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát việc thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. Quản lý chất lượng: Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm của dự án phải đáp ứng nhu cầu của chủ đầu tư. Quản lý nhân lực: Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động hiệu quả ở mức nào. Quản lý thông tin: Quản lý thông tin là quá trình bảo đảm các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: Ai cần thông tin về dự án?, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? Quản lý rủi ro: Quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và các kế hoạch đối phó cho từng loại rủi ro. Quản lý hợp đồng và các loại mua bán: quản lý hợp đồng và các loại mua bán là quá trình lựa chọn thương lượng, quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ…cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá, dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung cấp, dạng cung như thế nào Lập kế hoạch tổng quan: Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Quản lý theo chu kỳ dự án. Chu kỳ của dự án đầu tư trải qua 3 giai đoạn lớn: Giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện đầu tư, vận hành kết quả đầu tư. Giai đoạn chuẩn bị đầu tư Đây là giai đoạn khởi đầu của một dự án, tuy chiếm một phần chi phí không lớn khoảng 0,5 - 15%, nhưng lại là giai đoạn quan trọng chứa toàn bộ những vấn đề chiến lược quyết định sự thành bại của các giai đoạn tiếp theo, do vậy nghiên cứu trong giai đoạn này cần phải tập chung nghiên cứu thận trọng, vấn đề quản lý được đặt ra là chất lượng của công tác nghiên cứu Các công việc cần làm trong giai đoạn này: Giai đoạn hình thành Xây dựng ý tưởng, xem xét có thể làm được dự án nào. Cần thu thập thông tin có liên quan. Xác định cơ hội đầu tư Xác định mục tiêu. Đánh giá rủi ro Dự tính nguồn lực Giai đoạn phát triển Giai đoạn này xem xét dự án thực hiện như thế nào. Nó được xem là giai đoạn chứa nhiều công việc phức tạp nhất của một dự án, nội dung tập chung vào công tác thiết kế, lập kế hoạch tổng quan và lập kế hoạch chi tiết Thành lập nhóm dự án Lập kế hoạch tổng quan Phân tách công việc của dự án Lập kế hoạch tiến độ thời gian Lập kế hoạch ngân sách Thiết lập quy trình sản xuất Lập kế hoạch nguồn lực cần thiết Lập kế hoạch chi phí và nguồn lực, dự báo dòng tiền thu Xin phê chuẩn thực hiện Giai đoạn thực hiện đề án đầu tư Giai đoạn này chiếm đại đa số vốn (80- 99%). Số vốn này bị khê đọng không sinh lời trong suốt thời gian thực hiện dự án. Đây là giai đoạn tạo cơ sở vật chất cho sự vận hành của dự nán sau này, bao gồm nội dung sau: Xin giao hoặc thuê đất Xin giấy phép xây dựng Thực hiện giải phóng mặt bằng, thực hiện kế hoạch định cư và phục hồi chuẩn bị xây dựng (nếu có) Mua sắm thiết bị công nghệ Thực hiện khảo sát thiết kế xây dựng Thẩm định, phê duyệt thiết kế, tổng dự toán và dự toán công trình. Tiến hành thi công xây lắp Kiểm tra và thực hiện các hợp đồng Quản lý kỹ thuật, chất lượng thiết bị, chất lượng xây dựng. Vận hành thử, thử nghiệm, quyết toán vốn đầu tư, bàn giao và bảo hành sản phẩm Nội dung trọng tâm của các công việc, các hoạt động của giai đoạn này là phải thực hiện theo lịch trình chặt chẽ và tuân thủ những yêu cầu về chất lượng, chi phí, thời gian mà giai đoạn chuẩn bị đầu tư đã xem xét. Quản lý thời gian và tiến độ dự án Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thành lập mạng công việc, xây dựng thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và lập kế hoạch quản lý tiến độ thực hiện dự án. Mục đích của quản lý thời gian là đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian quy định trong phạm vi kinh phí và nguồn lực hạn chế Quản lý thời gian là cơ sở để quản lý và giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho dự án Để quản lý thời gian một cách hiệu quả người ta thường sử dụng mạng công việc làm cơ sở cho việc tiến hành các công việc của dự án. Sơ đồ mạng là bản sao trình tự các hoạt động của dự án và các quan hệ lôgic của những hoạt động đó. Trong sơ đồ mạng trình bày thứ tự của công việc cùng với thời gian của từng công việc, thời điểm bắt đầu nắt đầu và kết thúc của mỗi công việc cũng như toàn bộ dự án. Thời gian dự trữ của từng công việc và từ đó tìm ra cách bố trí lại tất cả các công việc sao cho tổng chi phí là nhỏ nhất Quản lý chi phí Quản lý chi phí bao gồm các công việc: Phân tích dòng chi phí, kiểm soát chi phí và thanh toán đầu tư a/ Phân tích dòng chi phí Là việc xem xét, phân tích các chi phí được thực hiện theo từng công việc và số ngày hoàn thành công việc đó Phân tích dòng chi phí giúp cho các nhà đầu tư có kế hoạch chủ động trong việc tìm kiếm nguồn vốn để cung cấp theo tiến độ, đồng thời quản lý chi phí một cách hiệu quả b/ Kiểm soát chi phí. Kiểm soát chi phí là việc theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi theo kế hoạch, trên cơ sở đề xuất những giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án, kiểm soát chi phí thực chất là việc qủan lý quá trình thanh toán vốn đầu tư nhằm: Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch. Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở. Thông tin cho cấp có thẩm quyền về những thay đổi được phép. Để theo dõi chi phí cần xác định chi phí cơ sở, quản lý những thay đổi thực tế, xác định nguyên nhân tạo ra sự thay đổi so với đường chi phí cơ sở. c/ Quản lý thanh toán vốn đầu tư. Là việc quản lý các hình thức thanh toán, khối lượng quy trình tạm ứng vốn, thu hồi vốn tạm ứng đối với một dự án. Các quy định về quản lý quá trình thanh toán vốn đầu tư được nhà nước quy định như sau: Đối với dự án hoặc gói thầu xây lắp thực hiện theo hình thức chỉ định thầu thì việc thanh toán vốn đầu tư căn cứ theo khối lượng thực hiện được nghiệm thu hàng hoá theo hợp đồng đã ký kết Trách nhiệm thanh toán cho chủ thầu thuộc về chủ đầu tư, cơ quan tài chính ngân hàng (tuỳ theo nguồn vốn đầu tư của dự án) Với những dự án hoặc gói thầu xây lắp, tổ chức đấu thầu thực hiện tạm ứng và thanh toán khối lượng ho