Đề tài Tin học văn phòng

Lời nói đầu Nói đến tin học là nói đến một ngành khoa học trẻ ở Việt Nam. Chưa bao giờ nó lại gây được ấn tượng và sức hấp dẫn mạnh đặc biệt là giới trẻ như ngày nay. Bởi tin học đã trở thành chuẩn mẫu về con người mới trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Mặc dù được hoà nhập vào Việt Nam khá muộn nhưng THVP một phần rất nhỏ trong bộ môn tin học đã mang lại lợi ích to lớn đối với người sử dụng. Đặc biệt là trong lĩnh vực văn phòng, tài chính, kế toán…tại các công sở, cơ quan, trường học… Chính vì tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong cuộc sống cũng như công việc. Em đã tích luỹ và học hỏi được rất nhiều điều bổ ích và thiết thực về bộ môn THVP . Điều đó chính là động lực thúc đẩy tôi có quyết tâm làm bài báo cáo này. Giới thiệu chung 1.Tổng quan về máy tính. Máy tính điện tử được ra đời vào những năm1964 tại Hoa Kỳ và từ đó nó được phát triển rất nhanh, ngày càng được cải tiến gọn nhẹ hơn qua các thế hệ: +. Máy tính thế hệ thứ nhất:(những năm 1950). Trong thời kỳ này các máy tính chủ yếu sử dụng đèn điện tử “bóng điện tử chân không” ,kích thước lớn, tiêu hao năng lượng nhiều,tốc độ xử lý dữ liệu rất chậm mà giá thành lại cực đắt. +. Máy tính thế hệ thứ 2: (những năm 1960). Máy tính thế hệ này sử dụng bóng đèn bằng “ chất bán dẫn” kích thước đã giảm đáng kể, điện năng tiêu tốn ít hơn, tốc độ xử lý đạt khoảng vài chục ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 3: (những năm 1970). Thế hệ này máy tính được xây dựng dựa trên những mạch tổng hợp IC với công nghệ “vi mạch tích hợp IC”. Máy có kích cỡ nhỏ gọn hơn nhiều, tiêu thụ năng lượng ít hơn, tốc độ xử lý nhanh hơn đến vài trăm ngàn phép tính trên một giây. +. Máy tính thế hệ thứ 4: (những năm 1980). Máytính thế hệ này sử dụng những mạch tổng hợp cỡ lớn (VLSI – very large sale integation). Những máy tính sử dụng công nghệ VLSI này làm cho kích cỡ của nó nhỏ đến mực tối thiểu. Tốc độ xử lý cao hơn nhờ công nghệ ép vi mạch. Bởi thế những máy tính trong thế hệ này được gọi là máy vi tính. Máy vi tính của thế hệ thứ 4 có ba loại được sử dụng trên thị trường lúc đó. -. Siêu máy tính -. Máy mini -. Máy vi tính: Loại máy này ra đời năm 1982 và có rất nhiều ưu điểm, giá rẻ, kích thước nhỏ gọn, dễ dàng di chuyển, tiêu thụ năng lượng ít và ít bị hư hỏng hơn. Nó bắt đầu xuất hiện tại Việt Nam những năm 1980. +. Máy tính thế hệ thứ 5: Đó là những máy tính đang có mặt trên thị trường và được sử dụng khá phổ biến hiện nay. Bởi nhiều ưu điểm nổi trội như nhỏ gọn, tốc độ xử lý dữ liệu cao hàng chục tỷ phép tính trên một giây. Vì thế máy tính từ thế hệ này được phát triển và nâng cấp rất nhanh về dung lượng bộ nhớ và cấu hình của máy. 2.ứng dụng của tin học văn phòng. Mỗi khi nói đến THVP là người sử dụng biết ngay đây là một phần mềm khá tiện ích về văn phòng trong đó có Word, excel…Nó giúp cho người sử dụng có thể tính toán, ghi chép, lưu giữ thông tin dưới số lượng lớn. Đây là phần mềm được sử dụng phổ biến trong nhiều lĩnh vực như văn phòng, cơ quan, công sở, trường học…và rất nhiều ngành nghề khác trong đời sống xã hội ngày nay. ở đâu cũng có bộ môn tinhọc được ứng dụng. Bởi vì nhờ có bộ môn THVP mà nó đã góp phần lớn cho sự phát triển kinh tế, văn hoá, khoa học xã hội của nhân loại. Không chỉ có vậy THVP còn làm thay đổi hẳn quan niệm, cách thức làm việc, năng suất và hiệu quả lao động trong xã hội hiện đại. Ngày nay ở Việt Nam THVP thực sự trở thành một phương tiện để giao dịch cho nhiều lĩnh vực. Đó là một giải pháp rất hữu dụng đối với người sử dụng, bởi nó tiết kiệm thời gian và công sức cho các đơn vị, cơ quan hay cá nhân mình. Tuy vậy để khai thác những khả năng tuyệt vời của THVP thì trước hết bạn cần có kiến thức thực tế về nó để có thể sử dụng nó sao cho có hiệu quả cao nhất trong một số ứng dụng cụ thể. +.Tại các văn phòng,THVP được sử dụng rất phổ biến, vì nó giúp cho các văn phòng tiện quản lý công việc chuyên môn cũng như các công tác giao dịch giấy tờ khác. THVP có một vai trò hết sức đặc biệt bởi nó giúp các văn phòng quản lý nhân sự, quản lý danh sách khách hàng cùng nhiều vấn đề mang tính bảo mật cao. +.Tại các trường học thì THVP là một thành phần không thể thiếu. Nhờ có THVP mà nhà trường có thể lưu giữ những thông tin về học sinh, sinh viên,giáo viên như quê quán, kết quả học tập…của từng thành viên một cách chi tiết. Không chỉ có vậy mà mỗi khi cần thiết, thông qua phần mềm THVP mà nhà trường có thể tạo ra những giấy tờ liên quan đến từng người. +.Đối với các công sở, cơ quan, nha máy, xí nghiệp…thì THVP góp phần đáng kể trong sự nghiệp phát triển của họ. Nếu không có THVP thì họ rrất khó quản lý, lưu trữ thông tin về nhân viên cũng như những hoạt động giao dịch tài chính khác. +.Tại các cơ quan quân sự thì THVP đóng góp một phần rất lớn cho việc lưu giữ hồ sơ tội phạm một cách đầy đủ và chi tiết. +.Còn tại các ngân hàng thì THVP là một công cụ đắc lực giúp họ quản lý hồ sơ khách hàng và những vấn đề mang tính bảo mật khác. +.Ngoài ra còn rất nhiều lĩnh vực khác cũng sử dụng tin học văn phòng phục vụ công việc của họ… 3.Quan điểm chọn đề tài. Nhờ tầm quan trọng và thông dụng của THVP trong công việc cũng như trong cuộc sống mà bản thân em thấy rằng nó là một phần không thể thiếu được trong cuộc sống của chúng ta. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Có thể nói THVP là một ngành mũi nhọn của thế kỷ 21 và là một công cụ không thể thiếu được trong đời sống cũng như mọi hoạt động của con người. Vì ở bất cứ lĩnh vực gì dù lớn hay nhỏ đều cần sự có mặt của THVH. Tại Việt Nam của chúng ta có đến 80% nhân viên văn phòng sử dụng tin học phục vụ cho công việc của mình. Vì thế mà trong thời gian học tập cũng như thực hành ở trường em nhận thấy trong THVP có một phần đặc biệt hay và thiết thực trong cuộc sống của chúng ta. Nó tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức của người sử dụng. “Các phương pháp sao chép dữ liệu trong word”, và “ các thủ thuật tính toán trong excel” là một phần như vậy. Nhờ “các phương pháp sao chép dữ liệu của word” mà người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh gọn. Đây là một chương trình tiện ích rất hay và thông dụng bởi nó có thể sao chép thông tin từ một cơ sở dữ liệu mẫu để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Giúp cho người sử dựng có thể làm công việc của mình được nhanh hơn và đỡ nhàm trán đó là phương pháp tiết kiệm thời gian cũng như công sức của họ. Chính vi vậy mà em thấy nó rất phù hợp với thời đại ngày nay. Còn với “các thủ thuật tính toán trong excel”. Vi vậy đây là việc làm thường xuyên của những người kế toán, văn thư, thống kê…..nhờ có chương trình này mà người sử dụng có thể tính toán mọi việc theo nhu cầu sử dụng bằng các hàm tính toán đã có sẵn. Chính vì lẽ đó em thấy đề tài này rất hay và thiết thực, em muốn giới thiệu nó cho mọi người quan tâm cùng tham khảo thêm. A.Nội dung I.Windows là gì? Windows là hệ điều hành giao diện đồ hoạ, nó là sản phẩm của Microsoft. Đây là phần mềm cho phép chúng ta sử dụng máy tính một cách dễ dàng nhờ vào giao diện đồ hoạ trình bầy đẹp mắt, hấp dẫn, gọn gàng và phong phú với nhiều biểu tượng (icon). Trong môi trường Windows chúng ta chạy tất cả các chương trình ứng dụng của nó (windows applications) như soạn thảo văn bản, tạo hình ảnh, chương trình đồ hoạ, chương trình quản lý file, thư mục…và các ứng dụng khách bên ngoài Windows. Đặc biệt là nó có thể trao đổi thông tin giữa các ứng dụng. Mỗi ứng dụng của Windows được chạy trên một phần của màn hình nền (Desktop) còn được gọi là cử sổ. Không chỉ có vậy Windows còn là hệ điều hành hỗ trợ rất tốt cho các thiết bị ngoại vi, máy in, màn hình, ổ đĩa, modem…và kết nối mạng máy tính. Trải qua thời gian và năm tháng hệ điều hành Windows luôn luôn được cải tiến và hoàn thiện. Từ phiên bản (version) đầu tiên là Microsoft 1.0 đến nay đã có rất nhiều version được đưa ra như Win3.1, Win3.11, Win95, Win97, Win98, WinXP, Win2000. 1.Khởi động Windows. Sau khi bật công tắc nguồn thì Windows tự động khởi động và màn hính nền giao diện của Windows xuất hiện. Trên màn hình nền (Desktop) là tất cả các biểu tượng của chương chình tuỳ theo sự cài đặt của người sử dụng. Chúng ta có thể thêm hoặc xoá icon nếu chúng không cần thiết. Màn hình nền của Windows có hai loại biểu tượng, biểu tượng mặc nhiên (là loại biểu tượng có sẵn ngay sau khi cài đặt), loại biểu tượng này người sử dụng không được xoá bỏ.Biểu tượng đường tắt là những biểu tượng do người sử dụng tạo ra. 2.Một vài biểu tượng quan trọng của màn hình. +. Mycomputer là biểu tượng xem tài nguyên có trong máy tính đang dùng. Nó quản lý các tệp tin, thư mục và được mở bằng cách nhấn đúp chuột vào biểu tượng của nó. +. Recycle Bin (thùng giác) sử dụng để lưu trữ tạm thời các tệp dữ liệu bị xoá và có thể dùng nó để phục hồi các tệp dữ liệu bị xoá nhầm. +. Internet explorer biểu tượng sử dụng kết nối với Internet. +. Microsoft Outlook biểu tượng dùng để gửi và nhận thư điện tử. +. Network Neighborhood biểu tượng xem tài nguyên đang có trên mạng nếu máy tính đang hay có thể gắn vào một mạng. +.Ngoài ra còn có các biểu tượng Shortcut (có dấu mũi tên) đây là những biểu tượng dùng để truy nhập nhanh một biểu tượng nào đó do người sử dụng tạo ra. +.Menu Start là Menu mà từ cửa sổ Windows người sử dụng có thể khởi động để mở một chương trình ứng dụng nào đó như Word, excel, paint… 3.Các thao tác cơ bản của chuột. Chuột là một thiết bị không thể thiếu khi làm việc với trong môi trường Windows. Nó được cấu tạo bởi hai nút điều khiển, nút chuột trái và nút chuột phải. Các thao tác cơ bản của chuột. -Nhấn chuột (Click): nhấn một lần rồi nhả chuột, thao tác này dùng để lựa chọn một thông số, một câu lệnh… -Nhấn đúp chuột (Double click): nhấn nhanh nút chuột hai lần liên tiếp, thao tác này để mở một cửa sổ của một chương trình ứng dụng. -Kéo chuột (Drag): nhấn và giữ chuột trong khi di chuyển chuột, thao tác này dùng để chọn một khối văn bản, hay di chuyển một đối tượng trên màn hình. 4.Thoát khỏi Windows và tắt máy. Để thoát khỏi Windows trước hết chúng ta thoát khỏi hoàn toàn những chương trình ứng dụng của nó nhấn (Alt+F4) rồi sau đó nhấn vào Start/Shut down/Shut down/Ok hoăc ấn Ctrl+U). Nếu bạn chọn Restart là khởi động lại máy. 5.Các phiên bản của Windows đang được sử dụng hiện nay. Ms-Windows có rất nhiều phiên bản nhưng hiện nay người sử dụng đang sử dụng phổ biến là các phiên bản sau: *.Win98 Win98 là một hệ điều hành đang được sử dụng khá phổ biến ngày nay tại các cơ quan, trường học, nhà máy, xí nghiêp…Nó là một hệ điều hành được chắt lọc khá cẩn thận với nhiều tính năng tốt đặc biệt là rất ít mắc lỗi trong khi sử dung, do đó người sử dụng rất tín nhiệm nó. -Win98 là hệ điều hành có dung lượng bộ nhớ từ 16MB đến 32MB, bộ cài của nó là bộ office97. *.WinXP WinXP là một hệ điều hành có giao diện đồ hoạ khá đẹp mắt và ấn tượng. Đây là một hệ điều hành có cấu hình rất cao hỗ trợ khá tốt về phần mạng. Nhưng nó là một hệ điều hành không được ổn định, do đó không được sự tín nhiệm của người sử dụng. *Win2000 Win2000 là một hệ điều hành có nhiều ưu điểm vượt trội so với các hệ điều hành trước bởi tính năng (Pnp-plug and play) giao diện có nhiều thay đổi giúp cho dễ sử dụng hơn. Các hộp thoại có nhiều cải tiến với nhiều chức năng mới. -Đây là hệ điều hành có hai bộ cài là Ms-Win2000 Server là hệ điều hành mạng dành cho máy chủ, Ms-Win2000 Professional dành cho máy trạm và máy sách tay. Dung lượng bộ nhớ trong của hệ điều hành này là từ 64MB trở nên. không chỉ có vậy Win2000 còn là một hệ điều hành có đọ tin cậy khá cao bởi những cải tiến trong thiết kế. Hệ điều hành này có khả năng ngăn ngừa người sử dụng hay các ứng dụng làm thay đổi các tệp cơ bản của hệ thống. Ngoài ra Win2000 còn có tính năng bảo mật tốt nhằm bảo vệ thông tin cho người sử dụng. -Win2000 còn cho phép người sử dụng có thể cài đặt, sửa chữa, cập nhật, kiểm tra các ứng dụng một cách dễ dàng. Nó cho phép người sử dụng có thể di động làm việc ở bất cứ nơi đâu, khi nào. Họ có thể làm việc với các tệp của họ khi họ không kết nối vào mạng và sau đó đồng bộ dữ liệu khi họ kết nối vào mạng. Đây còn là một hệ điều hành tự động cấu hình hệ thống, tăng cường chức năng tiết kiệm năng lượng và quản lý pin. II.Chương trình Microsoft Word. 1.Vài nét về Ms-Word. Ms-Word là phần mềm soạn thảo văn bản cấp cao chạy trong môi trường Windows. Nó là phần mềm chuyên dùng cho các công tác soạn thảo các loại văn bản, giấy tờ, sách báo…nhằm phục vụ cho các công tác văn phòng tại các công sở, trường học, công ty,…Đây là một phần mềm rất được ưa chuộng bởi một số tính năng sau: +.Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống Menu đẹp, cùng các hộp thoại mang tính thẩm mĩ cao, khả năng giao tiếp dữ liệu chuẩn và nhanh. +.Có bộ chương trình tiện ích trợ giúp người sử dụng có thể tạo các công văn giấy tờ đặc biệt, tiết kiệm thời gian và công sức. Không chỉ có vậy Word còn cung cấp chương trình kiểm tra, sửa lỗi chính tả, gõ tắt và một số trợ giúp khác. Nó giúp người sử dụng không chỉ soạn thảo văn bản bằng tiếng việt mà còn bằng cả tiếng nước ngoài với tốc độ nhanh. +.cho phép người sử dụng không chỉ có soạn thảo văn bản mà còn dễ dàng lập bảng biểu, tính tổng, đánh công thức toán học. Điều đặc biệt của Word là người sử dụng có thể thiết kế trang Web trên nó một cách dễ dàng và thuận tiện. Chính vì những ưu điểm tiện dụng như vậy mà Word ngày càng được người sử dụng tin dùng trong nhiêù lĩnh vực của đời sống xã hội ngày nay. 2.ứng dụng của Microsoft Word. Nói đến Word thì ai cũng biết đến vô vàn ứng dụng của nó trong đời sống hàng ngày. Đặc biệt là thời đại ngày nay, thời đại của công nghệ thông tin và máy tính. Nhưng em xin đưa ra một vài tính năng của Word mà em thấy rất hay và tiện dụng trong công việc của người làm công tác văn phòng. Sau đây là một số tính năng mà em rất tâm đắc . Em muốn đưa nó ra để mọi người có thể tham khảo thêm. *.Để làm việc với chương trình Microsoft Word các bạn phải thực hiện các thao tác sau: Cách 1: Kích chuột vào Start/Programs/ Microsoft Word. Cách 2: Kích đúp chuột vào biểu tượng Microsoft Word trên màn hình nền Desktop của cửa sổ Windows. Cách 3: ấn đồng thời hai phím Ctrl+ESC chọn Programs/ Microsoft Word. Cả ba cách trên chọn trên đều xuất hiện màn hình soạn thảo Microsoft Word. Tables and Borders Thanh Formatting Thanh Scroll Thanh Drawing Thanh Standard Màn hình soạn thảo Màn hình soạn thảo của Word với đầy đủ các chức năng và công cụ để người sử dụng có thể dùng nó. 2.1.Phương pháp kết hợp thư (Mail Merge). Mail Merge là một phương pháp kết hợp thư, nó giúp cho người sử dụng có thể tối ưu hoá công việc của mình một cách nhanh nhất. Đây là một trình tiện ích trong Word vì nó lấy thông tin từ một cơ sở dữ liệu gốc sao chép để tạo ra nhiều bản sao của tài liệu đó. Mỗi bản sao sẽ có những thông tin trong cơ sở dữ liệu gốc. Chức năng của Mail Merge tỏ ra rất hữu dụng trong nhiều lĩnh vực, cụ thể là những lĩnh vực sau. +.Soạn thư mời, thư hiếu hỷ…cho bạn bè, người thân. +.Soạn thư từ, báo cáo giữa các bộ phận trong cùng cơ quan. +.Soạn báo cáo cho nhiều địa chỉ khác nhau. +.Soạn các loại giấy tờ, văn bằng, giấy chứng nhận của các cơ quan, trường học. Ví dụ: Bạn cần tạo một mẫu giấy mời để gửi cho 10 người khác nhau. Đúng trình tự thì bạn phải ngồi tạo 10 giấy mời với nội dung là giống nhau nhưng chỉ khác nhau là tên người nhận. Việc phải làm đi làm lại một công việc thì thật là nhàm chán vì vậy Mail Merge sẽ giúp bạn thực hiện công việc này một cách nhanh trong mà không làm bạn nhàm chán. Công việc mà ban cần phải làm là: +.Bước1:Mở một văn bản mới,chọn kiểu chữ VnTime, cỡ chữ 12. Tạo một danh sách khách mời (văn bản phụ) gồm các thông tin như “họ và tên, chức vụ, địa chỉ…”để chèn vào văn bản chính. Trên văn bản phụ bắt buộc phải tạo ở dạng bảnh biểu. Sau đó ghi lai và đặt tên cho nó. VD: Mang tên “anhoat2”.Đóng văn bản anhoat2 lại. Họ và tên Chức vụ Địa chỉ Phan Thị Thiên Anh TP Công ty thiết kế Nội Thất Anna Trần Đăng Linh GĐ Công ty lắp máy số 3 Hà Gia Du TP Công ty TNHH Hoàng Long Nghiên Thiên Giã PGĐ Công ty xây dựng Hà Nội Trương Văn Khước GĐ Công ty thầu xây dựng số 7 Trần Thu Trang TP Công ty May 10 Trần Văn Lực PP Công ty du lịch Hà Nội Triệu Gia Linh PGĐ Công ty thiết kế thời trang Hà Huy Hoàng TP Công ty xuất nhập khẩu Tân Thanh Nguyễn Thị Hường PP Công ty TNHH Anh Anh +.Bước 2: Mở một văn bản mới thứ hai Nhập đoan văn bản chính vào (nội dung của giấy mời). Đoạn văn bản chính này không đánh tên, địa chỉ của người nhân. Bạn căn chỉnh cho thật đep rồi ghi văn bản chính lại và đặt tên cho nó. VD: Mang tên “anhoat1”. Đóng văn bản anhoat1 lại. Chú ý: Hai văn bản này các bạn không được ghi dưới cùng một tên mà phải ghi bằng hai tên khác nhau. Bước 3: Cách kết hợp thư (Mail merge). Mở văn bản chính anhoat1 ra. --Vào Tools chọn Mail merge hộp thoại Mail merge helper xuất hiện có dạng sau: Nhấn Greate Nhấn vào Greate một danh sách đổ xuống có dạng: Chọn Form letters xuất hiện một hộp thoại . Nhấn vào Active Windows Nhấn chọn Actice Windows màn hình trở lại với hộp thoại Mail merge helper. Nhấn Get data chọn Open a data source (mở văn bản phụ-anhoat2). Hộp thoại Open data source xuất hiện, chọn văn bản anhoat2 rồi nhấn Open . Xuất hiện một hộp thoại. Nhấn Edit Main Document Nhấn Edit Main Document.Kết quả màn hình của tài liệu mẫu xuât hiện thêm thanh công cụ Mail Merge. Thanh công cụ Mail Merge Bước 4: Cách chèn dữ liệu: -Khi màn hình xuất hiện thanh công cụ Mail Merge thì công việc của bạn lúc này là chèn đầy đủ thông tin còn thiếu trong mẫu giấy mời. -Đưa con trỏ về chữ “Trân trọng kính mời Ông (ba):”trong văn bản rồi nhấn insert Merge Field trên thanh công cụ Mail Merge. Nhấn vào đây chọn dữ liệu chèn vào chỗ con trỏ Chọn mục “Ho-va-ten”. Kết quả mục dữ liệu “Họ và tên” sẽ được chèn vào vị trí con trỏ. Dữ liệu được chèn vào vị trí con trỏ -Làm tương tự như trên để chèn mục dữ liệu cho: Dòng “Chức vụ” vào sau chữ “Chức vụ”. Dòng “Địa chỉ” vào sau chữ “Địa chỉ”. *Kết quả văn bản của chúng ta có dạng như sau: Bước 5: Cách kết hợp thư (Meil Merge): Chúng ta nhấn vào Merge to new document trên thanh công cụ Mail Merge. Nhấn chọn Merge to new document -Bạn tạo khung cho giấy mời bằng cách: Kích vào biểu tượng hình chữ nhật trên thanh công cụ Drawing để vẽ khung. -Kết quả màn hình xuất hiện toàn bộ nội dung giấy mời của các vị khách mà ban đã tạo, mỗi mẫu giấy mời là một trang văn bản. Ví dụ trang số 1 là giấy mời của bà Phan Thị Thiên Anh, chức vụ TP, địa chỉ Công ty thiết kế nội thất Anna. Trang số 1 của danh sách khách mời. Trang cuối cùng của danh sách khách mời. Cuối cùng là toàn bộ công việc mà bạn phải làm. Bạn lưu tập tin dưới một tên thích hợp. VD anhoat3. Lưu ý: Ngoài cách kết hợp thư tôi đã trình bầy ở trên ra còn co một cách khác nữa. 2.2.Phương pháp sao chép khối. Để sao chép khối thì trước hết bạn phải lựa chọn được khối văn bản vậy: 2.2.1.Khối văn bản là gì? Khối văn bản là một phần văn bản được lựa chọn (trên màn hình nền của văn bản thuộc khối có nền mầu đen). Để lựa chọn một khối văn bản ta có thể sử dụng một trong hai cách sau: *Cách 1: Dùng chuột. +.Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, kéo chuột đến vị trí cuối khối văn bản. +. Nháy chuột vào vị trí đầu của khối văn bản, giữ Shift và đưa con trỏ đến vị trí cuối cùng của khối. +.Chọn toàn bộ văn bản, giữ Ctrl và nháy chuột vào khoảng trống bên trái văn bản. +.Chọn một câu giữ Ctrl và nháy vào câu đó. +.Chọn một số dòng, rê chuột ở khoảng trông bên trái các dòng. +.Chọn một đoạn (Paragraph) nháy đúp chuột vào khoảng trống bên trái đoạn. *Cách 2: Dùng bàn phím. +.Chọn toàn bộ văn bản ấn Ctrl+A. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối văn bản ấn Shift+Ctrl+End. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu văn bản ấn Shift+Ctrl+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến đầu dòng văn bản Shift+Home. +.Chọn từ vị trí con trỏ đến cuối dòng văn bản Shift+End. +.Chọn một khối văn bản giữ phím Shift, bấm các phím ,PgUp, PgDn, Home, End đến vị trí cuối khối. +.Chọn khối hình chữ nhật ấn Ctrl+Shift+F8 và thả. 2.2.2.Sao chép một khối. Để sao chép một khối các bạn thực hiện theo cách sau: *Sao chép bằng Menu. Chọn khối bằng cách bôi đen khối . Thực hiện lệnh Edit/copy (Ctrl+C) để Copy khối, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Thực hiện lệnh Edit/paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Sao chép bằng thanh Standard. Chon khối bằng cách bôi đen khối. Copy một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Paste một khối thực hiện kích chuột vào biểu tượng của thanh Standard. 2.2.3.Di chuyển một khối. Để di chuyển một khối thì trước hết bạn phải bôi đen khối đó. *Di chuyển khối bằng Menu. Chọn khối bằng cách bôi đen khối. Thực hiện lệnh Edit/cut (Ctrl+X) để cut khối,di chuyển con trỏ tới vị trí mới . Thực hiện lệnh Edit/Paste (Ctrl+V) để Paste khối. *Di chuyển khối bằng thanh Standard. Chọn khối bằng cách bôi đen khối. Kích chuột vào nút Cut trên thanh Standard, di chuyển con trỏ tới vị trí mới. Thực hiện kích chuột vào nút Paste trên thanh Standard. 2.2.4.Xoá một khối. Để xoá một khối văn bản, chúng ta thực hiên theo các bước sau: Chọn đoạn văn bản cần xoá bằng cách bôi đen nó. Nháy chuột vào biểu tượng Cut trên thanh Standard hoặc nhấn phím Delete trên bàn phím hoặc gõ phím cách. 2.3.Một vài công cụ tiện ích khi soạn thảo văn bản. Trong khi soạn thảo văn bản bằng tiếng việt bạn cần lưu ý một vài công cụ tiện ích để khi soạn thảo được dễ dàng hơn. Sau đây tôi xin giới thiệu một vài công cụ tiện ích đó: 2.3.1.Auto correct. -Trong khi soạn thảo văn bản có một số từ hoặc cụm từ được lặp đi lặp lại nhiều lần trong văn bản. Để tránh việc lặp lại kí tự đó các bạn có thể sử dụng công cụ gõ tắt sau. +.Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Cộng hoà xã hội chủ nghĩa việt nam Độc lập – Tự do – Hạnh phúc +.Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. VD: +.Bước 3: Bạn vào Tools/Auto correct/ một hộp thoại Auto correct xuất hiện. Chọn nhãn Auto correct. Vào Tools chọn AutoCorrect +.Bước 4:Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. Sau đó nhấn Add. Nhập chữ viết tắt vào khung Replace. Cuối cúng nhấn Ok. +.Bước 5: Nhấn Add rồi nhấn Ok. +.Bước 6: Công việc cuối cùng của bạn đã hoàn tất, vì vậy khi nào bạn cần đến cụm từ đó thì bạn chỉ cần đánh chữ viết tắt rồi nhấn phím cách Space Bar thì dòng văn bản của ban sẽ xuất hiện ra. Tương tự như vậy bạn có thể tạo những cụm từ thích hợp cho bạn. Chúc các bạn thành công. 2.3.2.Auto text. Tương tự như cách trên: *Bước1: Bạn soạn từ hoặc đoạn văn bản cần gõ tắt. VD: Bộ giáo dục và đào tạo Trường ĐHBK Hà Nội *Bước 2: Bôi đen đoạn văn bản mà bạn vừa tạo ra. *Bước 3: Vào insert/Auto text/New. Hộp thoại Create auto text xuất hiện. Cuối cùng nhấn Ok Vào Tools chọn AutoText rồi chọn New (Alt+F3). Đánh chữ viết tắt vào đây. Đánh chữ viết tắt cho văn bản vào khung Please name your AutoText entry, cuối cùng nhấn Ok. *Bước 4: Tất cả công việc của bạn đã xong, mỗi khi cần đến cụm từ này bạn chỉ cần đánh cụm từ viết tắt sau đó nhấn phím F3 là phần văn bản của bạn xuất hiện. 2.3.3.Đánh số trang trong tài liệu. Để đánh số trang trong tài liệu bạn thực hiện theo các thao tác sau: Hộp thoại Page Numbers Vào insert/Page number hộp thoại Page number xuất hiện. Vào insert chon Page Numbers Mục Position là chọn vị trí đánh số trang bên trên hay bên dưới. Mục Alignment chọn vị trí bên trái, bên phải hay giữa. Mục Show number on first page hiển thị có đánh số trang đầu tiên không. Mục Format đẻ xác định số trang ban đầu. Thực hiện xong các thao tác lựa chọn bạn nhấn Ok. 2.3.4.Làm tiêu đề đầu trang chân trang. Để tạo tiêu đề đầu trang, chân trang thì trước hết bạn vào: insert/Header and Footer. -Màn hình chuyển sang chế độ soạn thảo cho Header and Footer và xuất hiện một thanh công cụ có các nút chức năng sau: Insert auto text chèn vào một đoạn văn bản tắt. Number chèn số trang. Date/Time chèn ngày giờ Close thoát. Để xoá Header and Footer ta vào lại mục Header and Footer và làm sạch chúng sau đó thoát ra. 2.4.Thoát khỏi Word. Để thoát khỏi chương trình ứng dụng trước tiên bạn phải ghi những cái cần thiết lại sau đó đóng nut Close hay ấn tổ hợp phím (Alt+F4) để thoát khỏi Microsoft Word. II.Chương trình Microsoft excel. 1.Vài nét về Microsoft excel. Microsoft excel là một chương trình phần mềm phục vụ cho các công tác tính toán trong kế toán, tài chính, văn thư…tại các văn phòng, trên môi trường Windows. Nhờ phần mềm excel mà người sử dụng có thể thực hiện được rất nhiều phép tính từ đơn giản đến phức tạp ở tất cả mọi lĩnh vực tính toán. Khác với Word, excel là một phần mềm được trình bầy dưới dạng bảng tính rất tiện lợi. Nó gồm 256 cột (được kí hiệu là các chữ cái A, B, C…) và 65536 hàng (được đánh số từ 1,2…,65536). Giúp người sử dụng tính toán và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng tính như bảng lương, bảng kế toán, bảng danh sách, bảng thống kê… Điều đặc biệt của phần mềm excel là mỗi khi người sử dụng thay đổi dữ liệu thì bảng tính tự động tính toán lại dữ liệu theo số liệu mới mà không cần đến sự can thiệp của con