Đề tài Thực trạng hoạt động bán hàng và các biện pháp thúc đẩy hoạt động bán hàng ở công ty Vật tư- Nông sản trong những năm tới

Chương I: Lý luận chung về hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại I- Tầm quan trọng của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại 1. Sự cần thiết của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại. Trong nền kinh tế thị trường, mỗi đơn vị sản xuất kinh doanh là đơn vị hạch toán độc lập, tự tổ chức quản hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. xã hội hoá ngày càng sâu sắc nền thương mại ngày càng phong phú, đa dạng. tính cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường, các doanh nghiệp thương mại luôn đặt lợi ích tìm kiếm lợi nhuận lên hằng đầu và tìm mọi cách để ddạt được .Đối với các doanh nghiệp thương mại cần phải tiến hành rất nhiều hoạt động khác nhau như tạo nguồn mua hàng, nghiên cứu thị trường, quản lý dự trữ …trong đó hoạt động bán hàng là khâu quan trọng mấu chốt nhất. Chỉ có bán được hàng doanh nghiệp thương mại mới có thể thu hồi được vốn kinh doanh, thực hiện được lợi nhuận, tái sản xuất mở rộng kinh doanh. Do đời sống của người dân ngày càng được nâng cao, nhu cầu ngày cũng đa dạng và đòi hỏi phải được đáp ứng tốt hơn, vì vậy để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải giải quyết được vấn đề này. Yếu tố cạnh tranh trong nền kinh tế thị trường diễn ra rất khốc liệt, để bán được hàng các doanh nghiệp cần phải tạo cho sản phẩm của mình có được những ưu thế riêng, đó chính là yếu tố vô hình trong sản phẩm vì khách hàng chỉ chọn những sản phẩm mà họ nhìn thấy được những lợi ích của sản phẩm đó. Trong nền kinh tế thị trường vấn đề về vốn, sử dụng hiệu quả nguồn vốn là điều rất quan trọng đối với mọi doanh nghiệp nhất là các doanh nghiệp Việt Nam. Như vậy chỉ có một cách là các doanh nghiệp thương mại cần đẩy nhanh tốc độ lưu chuyển hàng hoá, có nghĩa là bán hàng được nhanh nhất. 2. Khái niệm và các hình thức bán hàng. Thuật ngữ “ bán hàng” được sử dụng rất rộng rãi trong hoạt động kinh doanh, nhưng tuỳ theo mục tiêu nghiên cứu, góc độ tiếp cận, đối tượng nghiên cứu ứng dụng mà thuật ngữ này có thể hàm chứa những nội dung khác nhau và rất đa dạng. Việc sử dụng thuật ngữ “ bán hàng” chung để trình bày về một đối tượng nghiên cứu có nhiều nội dung và phạm vi khác nhau trong thực tế đã dẫn đến những quan niệm không đầy đủ về bán hàng. Đặc điểm này cần được nhấn mạnh khi tiếp cận và nghiên cứu về bán hàng nhằm mô tả và giải quyết nội dung nghiên cứu một cách khoa học. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một phạm trù kinh tế: Từ góc độ tiếp cận này có tể hiểu biết tốt hơn bản chất của hoạt động bán hàng trong nền kinh tế. Trong trường hợp này, khái niệm về bán hàng. “ Bán hàng”là sự chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền( H-T) nhằm thoả mãn nhu cầu của một tổ chức trên cơ sở thoả mãn nhu cầu của khách hàng về một giá trị sử dụng nhất định” Khái niệm này cho rằng bản chất kinh tế của bán hàng và là khái niệm cơ bản để nghiên cứu và phát triển bán hàng trong kinh doanh. Tuy nhiên, để tổ chức và quản trị tốt hoạt động bán hàng thì việc sử dụng khái niệm này có thể dẫn đến sự hầm lẫn, cần được cụ thể hoá hơn. Trong kinh doanh, việc mô tả và thực hiện hoạt động bán hàng có thể và cần tiếp cận từ những góc độ khác nhau của việc chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi: ở góc độ này, bán hàng được hiểu là một hành động cụ thể trực tiếp thực hiện việc trao đổi Hàng –Tiền gắn với một món hàng cụ thể của người có hàng. Trong trương hợp này có thể hiểu. - “ Bán hàng” là việc chuyển dịch quyền sở hữu hàng hóa đã được thực hiện cho khách hàng đồng thời thu được tièen hàng hoặc được quyền thu tiền hàng. - Mua bán hàng hoá là hành vi thương mại, theo đó người bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho người mua và nhận tiền người mua có nghĩa vụ trả tiền hàng cho người bán và nhận hàng theo thoả thuận của hai bên. Tiếp cận từ góc độ này thường dẫn đến những mối quan tâm tập trung vào hành động cụ thể của từng cá nhân tiếp xúc, đại diện bán hàng của tổ chức khi đối mặt với khách hàng để thương thảo về một thương vụ trực tiếp, cụ thể trong điều kiện các yếu tố cơ bản có liên quan như sản phẩm, dịch vụ giá cả, phương tức thanh toán đã được xác định trước. Trong hệ thống lý thuyếttiếp cận từ góc độ này dẫn đến một loạt những khái niệm bán hàng cá nhân, bán hàng trực tiếp, nghệ thuật/chiến thuật bán hàng cá nhân đàm phán bán hàng…ở mức độ rộng hơn, có thể hiểu bán hàng cá nhân không chỉ được thực hiện khi “mặtđối mặt” mà còn là một chuỗi hoạt động và quan hệ, có thể hiểu bán hàng đồng nghĩa với bán hàng cá nhân(bán trực tiếp) với bán hàng cá nhân là một quá trình (mang tính cá nhân) trong đó người bán tìm hiểu, khám phá,gợi tạo và đáp ứng những nhu cầu hay ước muốn của người mua để đáp ứng quyền lợi thoả đáng lâu daì của cả hai bên.” ở một khía cạnh khác, từ góc độ bán hàng là một hành vi có thể hiểu bán hàng là một nghề, là một nghệ thuật bán hàng của những người trực tiếp tham gia vào lực lượng bán hàng của một tổ chức –nghề của những người chuyên môn trong lĩnh vực bán hàng. Tiếp cận bán hàng với tư cách là một hành vi là cơ sở cơ bản để quản trị bán hàng có nội dung cơ bản là quản trị lực lượng bán hàng của tổ chức. * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một chức năng, một khâu quan trọng, một bộ phận cơ hữu của quá trình kinh doanh. Suy cho đến cùng “ mọi người đều sống bằng cách bán cái gì đó, một tổ chức (doanh nghiệp) tồn tại và phát triển cũng nhờ vào việc bán được sản phẩm/ dịch vụ mà nó thực hiện. Làm ra và bán được cái gì đó là hai mặt thống nhất trong quá trình hoạt động kinh doanh. Đặc điểm này của kinh doanh trong nền kinh tế thị trường dẫn đến yêu cầu tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu trong chuỗi kinh doanh và là một bộ phận cơ hữu của hệ thống tổ chức của quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. “ Bán hàng” là một khâu mang tính quyết định trong hoạt động kinh doanh, một bộ phận cấu thành thuộc hệ thống tổ chức quản lý kinh doanh của doanh nghiệp chuyên môn thực hiện các nghiệp vụ có liên quan đến việc thực hiện chức năng chuyển hoá hình thái giá trị của sản phẩm hàng hoá từ hàng sang tiền của tổ chức đó”. Bán hàng trong trường này được hiểu và nghiên cứu với tư cách là một phần tử độc lập cấu thành trong hệ thống kinh doanh hoặc hệ thống tổ chức có chức năng và nhiệm vụ cụ thể và độc lập tương đối so với các phần tử khác trong hệ thống kinh doanh. Bán hàng theo góc độ tiếp cận này, đến lượt mình lại bao gồm những phần tử nhỏ hơn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau để hoàn thành chức năng, nhiệm vụ (bán hàng ) của hệ thống con. Nội dung của bán hàng trong trường hợp này thường được xác định; Hình 3: nội dung cơ bản của hoạt động bán hàng: Phân tích ,đánh giá và kiểm soát HĐBH Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị LLBH Thiết kế và tổ chức LLBH Xác định các yếu tố và kế hoạch hoá HĐBH * Tiếp cận bán hàng với tư cách là một quá trình. Phụ thuộc vào nhiều quan điểm kinh doanh, quan điểm về bán hàng có thể và trong thực tế nhiều doanh nghiệp chỉ tiếp cận bán hàng với tư cách là một bộ phận chức năng hoặc thậm chí chỉ chú trọng đến bán hàng với tư cách là một hành vi. Điều này đã hạn chế nhiều đến khả năng thực hiện chức năng bán hàng của doanh nghiệp. Bán hàng là khâu kết thúc của một chuỗi kinh doanh, có đặc điểm riêng và có tính độc lập tương đối. Nhưng để hoàn thành tốt nhiệm vụ bán và bán tốt không chỉ phụ tuộc vào cách thức và hiệu quả bán hoạt động của bộ phận bán hàng. Để bán tốt hàng có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng xuất hiện và yêu cầu phải được giải quyết tốt từ khâu trước đó( chiến lược, kế hoạch kinh doanh /đầu tư /tổ chức …) ở các bộ phận nghiệp vụ khác cuả hệ thống tổ chức doanh nghiệp(marketing,tạo nguồn, thu mua,tài chính…)cũng như từ cấp quản trị cao nhất đến các quản trị viên và nhân viên trong hệ thống. Nói cách khác, bán hàng không chỉ được xác định là mục tiêu riêng của bộ phận bán hàng mà cần được khẳng định và điều hành vơí tư cách mục tiêu chung của toàn bộ hệ thống tổ chức của doanh nghiệp. Trong trường hợp này: “ bán hàng là một quá trình thực hiện các hoạt động trực tiếp hoặc gián tiếp ở tất các cấp các phần tử trong hệ thống doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện thuận lợi để biến khả năng chuyển hoá hình thái giá trị của hàng hoá từ hàng sang tiền thành hiện thực một cách có hiệu quả”. Có thể dễ dàng nhận thấy ảnh hưởng của bán hàng- quá trình khi phát triển và ứng dụng marketing trong kinh doanh. Marketing được phát triển nhằm tạo điều kiện thuận lợi và hỗ trợ cho khả năng bán được hàng của doanh nghiệp. Bán hàng với tư cách là một quá trình là cơ sở cho hình thành tư tưởng cơ bản của marketing. Đến lượt mình, thông qua tư tưởng cơ bản và các công cụ của nó marketing đưa ra các định hướng cho hoạt động bán hàng nói chung và bộ phận bán hàng nói riêng của doanh nghiệp. Trong nghiên cứu và điều hành quản trị bán hàng của doanh nghiệp thương mại có thể xác định nội dung quản trị bán hàng tương ứng với việc lưạ chọn cách thức tiếp cận bán hàng cụ thể. Thông thường, để có thể trình bày rõ và thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp nên chọn tiếp cận bán hàng với tư cách là một khâu, một bộ phận của hệ thống kinh doanh. Theo đó “ quản trị bán hàng được hiểu là hoạt động quản trị của những người hoặc thực sự thuộc lực lượng bán hàng của doanh nghiệp với các nội dung: - Xác định các yếu tố và xây dựng kế hoạch bán hàng. - Thiết kế và tổ chức lực lượng bán hàng . - Tổ chức thực hiện kế hoạch và quản trị bán hàng. 3. Vai trò của hoạt động bán hàng ở doanh nghiệp thương mại. Bán hàng là nghiệp vụ kinh doanh cơ bản, trực tiếp thực hiện chức năng lưu thông hàng hoá phục vụ sản xuất và đời sống của nhân dân, là khâu quan trọng nối liền sản xuất với tiêu dùng, đảm bảo cân đối giưã cung và cầu đối với từng mặt hàng cụ thể, góp phần ổn định giá cả thị trường Bán hàng là nghiệp vụ cơ bản thực hiện mục đích kinh doanh của doanh nghiệp là lợi nhuận, vì vậy nó quyết định và chi phối các hoạt động khác của doanh nghiệp như tạo nguồn , mua hàng nghiên cứu thị trường, dịch vụ, dự trữ… - --- Hoạt động bán hàng được thực hiện theo chiến lược và kế hoạch kinh doanh đã vạch ra, hàng hoá của doanh nghiệp được khách hàng chấp nhận,uy tín của đơn vị được giữ vững và củng cố trên thương trường. Bán hàng là khâu hoạt động có quan hệ mật thiết với khách hàng, ảnh hưởng đến niềm tin, uy tín và sự tái tạo nhu câu của người tiêu dùng. Do vậy, đó cũng là vũ khí cạnh tranh mạnh mẽ của doanh nghiệp với các đối thủ cạnh tranh. - Kết quả hoạt động bán hàng phản ảnh kết quả hoạt động kinh doanh, phản ảnh sự đúng đắn, mục tiêu của chiến lược kinh doanh, phản ảnh sự nỗ lực cố gắng của doanh nghiệp trên thị trường đồng thời thể hiện trình độ tổ chức, năng lực điều hành, tỏ rõ thế và lực của doanh nghiệp trên thương trường. - Thị trường luôn luôn biến động, thay đổi không ngừng, vì thế bán hàng không còn là vấn đề mới mẻ nhưng nó luôn mang tính thời sự cấp bách, và là mối quan tâm hàng đầu của các doanh nghiệp trong nên kinh tế quốc dân. Như vậy việc chuẩn hàng hoá để xuất bán cho khách hàng là hoạt động tiếp tục qúa trình sản xuẩt trong khâu lưu thông. Các doanh nghiệp vụ ở các kho bao gồm tiếp tiếp nhận phân loại, bao gói lên nhãn hiệu sắp xếp hàng hoá ở kho, bảo quản và chuẩn bị đồng bộ các lô hàng để xuất bán và vận chuyển hàng theo yêu cầu của khách. Để thực hiện các nghiệp vụ trên và các quá trinh liên quan đến giao nhận và xuất bán sản phẩm đòi hỏi phải tổ chức hợp lý không chỉ trực tiếp ở các kho hangf mà còn phải tổ chức công tác nghiên cứu thị trường, nghiên cứu nhu cầu về các sản phẩm của doanh nghiệp ( ở đây bao gồm cả việc đặt hàng sản xuất, ghép mối bán). Công việc náy do cán bộ kinh doanh của các doanh nghiệp thực hiện. Vì mang tầm quan trọng như vậy mà hoạt động bán hàng ở các doanh nghiệp cần được thực hiện trên một chiến lược từ việc nghiên cứu thị trường, tạo nguồn mua hàng và phân phối hàng hoá của doanh nghiệp vào các hình thức kênh tiêu thụ sản phẩm rồi thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động bán hàng, tuyển chọn các nhân viên, các cán bộ quản lý trong hoạt động bán hàng của doanh nghiệp. II- Kế hoạch hoá hoạt động bán hàng. Cơ sở để bảo đảm khả năng thành công của bán hàng trước hết là toàn bộ hoạt động bán hàng phải được kế hoạch hoá. Tiến trình kế hoạch hoá hoạt động bán hàng bao gồm các bước và nôi dung sau: 1. Nghiên cứu mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp. Giữa mục tiêu phát triển của doanh nghiệp( mục tiêu tổng quát) và mục tiêu bán hàng có mối liên hệ biện chứng. Mục tiêu của doanh nghiệp vừa là mục tiêu định hướng cho bộ phận bán hàng, vừa là xuất phát điểm cho việc triển khai các mục tiêu bán hàng cụ thể. Mục tiêu của doanh nghiệp cần phải được phản ánh và cụ thể hoá thông qua các mục tiêu bán hàng. Xuất phát từ mối quan hệ này, khi xây dựng kế hoạch bán hàng và quản trị bán hàng cần phải nghiên cứu nắm vững mục tiêu phát triển của doanh nghiệp và các nhiệm vụ đặt ra để thực hiện mục tiêu đó. 2. Phân tích môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp Xuất từ mục tiêu phát triển doanh nghiệp, để xác định đúng mục tiêu bán hàng và tạo ra cơ sở thuận lợi cho việc thực hiện mục tiêu bán hàng cần xác định đúng các yếu tố khách quan và chủ quan có khả năng tác động đến hoạt động bán hàng trong kỳ kế hoạch. Các thông tin về thị trường đã được nghiên cứu để đặt mục đích phát triển doanh nghiệp là chưa đủ để xác định và thực hiện mục tiêu bán hàng. Để xác định mục tiêu và kế hoạch bán hàng cần tiếp tục phân tích các yếu tố của môi trường và tiềm lực của doanh nghiệp dưới các góc độ cụ thể và điều kiện cụ thể của bán hàng. Các thông tin và kết luận về môi trường kinh doanh và tiềm lực của doanh nghiệp đã thu thập và xử lý trong quá trình xác định mục tiêu và kế hoạch phát triển của doanh nghiệp có thể được tiếp tục được phân tích để lập kế hoạch bán hàng. Tuy nhiên để có thể xác định chính xác các mục tiêu, chỉ tiêu, giải pháp cụ thể trong hoạt động bán hàng cần có các chương trình nghiên cứu bổ sung chuyên biệt, chi tiết và cụ thể về các yếu tố ảnh hưởng như khách hàng thị trường mục tiêu, đối thủ cạnh tranh … Thông qua chương trình nghiên cứu bán hàng cần đảm bảo các thông tin để xác định được: - Năng lực thị trường: khối lượng hàng bán ra cao nhất có thể đạt đến của một sản phẩm/dịch vụ hoặc dịch vụ công cộng trên thị trường đối với tất cả các đối thủ cạnh tranh trong một giai đoạn nhất định. Năng lực thị trường có thể xác định theo khu vực lãnh và phân loại theo khách hàng. - Doanh số của ngành hàng: Khối lượng hàng bán thực tế của của một ngành nhất định trên tị trượng cụ thể trong một giai đoạn nhất định. Doanh số của ngành hàng tương tự như năng lực thị trường nhưng thường khác nhau do điều kiện để mô tả năng lực thị trường là điều kiện lý tưởng. Năng lực bán hàng của doanh nghiệp: Phản ánh khả năng cần hướng tới vào doanh nghiệp là khối lượng bán hàng cao nhất mà doanh nghiệp có thể đạt được từ năng lực thị trường thị nhờ các nguồn lự sẵn có của doanh nghiệp. Dự báo bán hàng của doanh nghiệp: xác định số lượng bán hàng bằng tiền hoặc theo đơn vị sản phẩm/ dịch vụ trong tương lai của doanh nghiệp đối với từng mặt hàng với khoảng thời gian nhất định trên tất cả các thị trường , từng phân đoạn thị trường mà doanh nghiệp tham gia vào cạnh tranh. 3. Xác định mục tiêu và lập kế hoạch bán hàng. * Mục tiêu: Trong tổ chức và quản trị bán hàng có rất nhiều mục tiêu cần được xác định và thực hiện. Các mục tiêu này hình thành nên hệ thống cây mục tiêu bán hàng của các doanh nghiệp. Các mục tiêu bán hàng được hình thành ở các cấp quản trị(quản trị –tự quản trị) ở các bộ phận, ở các khía cạnh khác nhau của hệ thống bán hàng của doanh nghiệp. - Mục tiêu bán hàng chung của doanh nghiệp. - Mục tiêu bán hàng của các khu vực, vùng , bộ phận cá nhân trong ệ thống bán hàng - Mục tiêu doanh số bán hàng - Mục tiêu chinh phục khách hàng - Các mục tiêu tài chính: lợi nhuận , chi phí - Mục tiêu phát triển lực lượng bán hàng mục tiêu dài hạn ngắn hạn… Tương ứng với yêu cầu của quản trị và các kế hoạch bán hàng cần lựa chọn các mục tiêu phấn đấu để hoàn thành nhiệm vụ bán hàng của doanh nghiệp. Các muc tiêu cụ thể được trình bày dưới dạng định tính hay định lượng. Trong quá trình xây dựng kế hoạch các mục tiêu định tính hay định lượng được sử dụng dưới dạng phương hướng phấn đấu. Các mục tiêu này luôn được xác định trước làm cơ sở cho việc xác định các mục tiêu định lượng. * Chỉ tiêu/hạn ngạch Các mục tiêu định lượng là cụ thể hoá các mục tiêu định tính vào các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các mục tiêu này thường được gọi là các chỉ tiêu hay hạn ngạch bán hàng. Các chỉ tiêu thường được dùng là trong kế hoạch bán hàng. - Khối lượng hàng bán: + Khối lượng hàng bán tương đối + Khối lượng hàng bán tuyệt đối - Doanh số bán hàng + Đã viết hoá đơn + Đã giao hàng + Khách hàng đã nhận được và chấp nhận + Khách hàng đã trả tiền đầy đủ - Chi phí/ chỉ tiêu + Chi phí lưu thông thuần tuý + Chi phí lưu thông bổ xung +Chi phí cố định +Chi phí biến đổi +Chi phí kiểm soát được + Chi phí không kiểm soát được + Chi phí trực tiếp +Chi phí gián tiếp +Chỉ tiêu… * Các dạng kế hoạch. Các chỉ tiêu bán hàng sẽ được trình bày một cách có hệ thống trong các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp. Các kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp và các chỉ tiêu có thể được lập ra và tính toán theo các tiêu thức khác nhau. +) Theo cấp quản lý: - Kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp - Kế hoạch bán hàng của bộ phận - Kế hoạch bán hàng của cá nhân +) Theo sản phẩm - Kế hoạch bán hàng cho toàn bộ các sản phẩm được đưa ra bán hàng của doanh nghiệp - Kế hoạch bán hàng cho nhóm ngành hàng - Kế hoạch bán hàng cho một loại sản phẩm +) Theo khu vực địa lý - Kế hoạch bán ngoại - Kế hoạch bán nội - Kế hoạch bán hàng khu vực - Kế hoạch bán hàng trong tỉnh - Kế hoạch bán hàng trong quận huyện - Kế hoạch bán hàng theo địa bàn trọng điểm +) Theo nhóm khách hàng - Kế hoạch bán buôn - Kế hoạch bán lẻ - Kế hoạch bán hàng theo các thị trường trọng điểm +) Theo hình thức bán - Kế hoạch bán theo tổ đội - Kế hoạch bán hàng trả chậm +) Theo thời gian - Kế hoạch bán năm - Kế hoạch bán theo quý / tháng Trong thực tế, các kế hoạch và tiêu thức trên đây cũng có thể được liên kết và trình bày dưới dạng tổng quát. Nhưng dù dưới dạng tổng quát kế hoạch bán hàng cũng cần được phản ảnh được các yếu tố và các khia cạnh cụ thể của hoạt động bán hàng. * Dự báo Quá trình xác định các chỉ tiêu /hạn ngạch bán hàng đồng thời là quá trình dự bán triển vọng bán hàng. Các chỉ tiêu bán hàng chỉ có thể trở thành cơ sở cho sự thành công khi nó được xây dựng trên các kết quả dự báo bán hàng . Dự báo bán hàng có thể là dự báo dài hạn hoặc ngắn hạn. Dự báo dài hạn thường là các dự báo cho thời kỳ trên một năm , dự báo này rất quan trọng nhưng rất khó khăn, chịu nhiều ảnh hưởng của các nhân tố khó xác định chính xác. mức độ sai số có thể rất lớn. Dự báo ngắn hạn thường đưa ra thời kỳ dưới một năm. Dự báo ngắn hạn có thể dựa trên kết quả phân tích của dự báo dài hạn. các yếu tố ảnh hưởng đến bán hàng có thể tính toán chính xác hơn do biên độ biến động tương đối thấp. Trong điều kiện hạn chế, tốt nhất cần và nên đặt trọng tâm dự báo ngắn hạn. Để dự báo bán hàng có thể sử dụng quy trình tập trung (diễn dịch từ trên xuống) hoạc phân tán . + Dự báo tập trung: là toàn bộ dự báo bán hàng có điểm xuất phát là mức độ kinh doanh ( mục tiêu kinh doanh) chung, chỉ tiêu cung của toàn hệ thống sau đó dự báo bán được chia nhỏ dần cho các bộ phận của hệ thống và kết thúc ở dự báo ở các địa điểm bán hàng. + Dự báo phân tán: được thực hiện theo cách quy bạp tổng hợp, bắt đầu từ dự báo bán hàng cho từng sản phẩm và từng bộ phận sau đó tổng hợp theo các nhóm mặt hàng, ngành hàng và từng bộ phận rồi xác định vị trí dự báo bán hàng của toàn doanh nghiệp. Tham gia vào công tác dự báo có thể là nhân viên bán hàng có kinh nghiệm, các quản trị viên hoặc giám đốc bán hàng. ở các doanh nghiệp lớn dự báo bán hàng có thể do một bộ phận độc lập của doanh nghiệp thực hiện, bộ phân bán hàng chỉ tiếp nhận dự báo kế hoạch để triển khai thực hiện. Nguồn dữ liệu cơ sở phục vụ cho dự báo bán hàng thường được sử dụng là kinh nghiệm, hiểu biết chuyên sâu của hệ thống lực lượng bán hàng của doanh nghiệp, các thông tin thứ cấp được lưu trữ( kế hoạch và tình hình kết quả kỳ trước …) các kết quả nghiên cứu thi trường theo chương trình chuyên biệt… Dự báo bán hàng có thể được xác định theo các phương pháp thông dụng: + Phương pháp chuyên gia: Phương pháp này dựa vào đánh giá khả năng bán hàng của các nhân viên bán hàng , nhà quản trị bán hàng hoặc cả hai để xác định các chỉ tiêu h cuả từng cá nhân, bộ phận hoặc tổng hợp khối lượng bán. Người tham gia dự báo được yêu cầu đánh giá về từng mặt hàng, từng khách hàng dựa trên hiện trạng của tị trường mà họ quan sát được. Bộ phận dự báo sẽ đưa ra kết quả đánh giá này để tổng hơp, phân tích và xácđịnh chỉ tiêu cho kế hoạch bán + Phương pháp điều tra- thăm dó: Phương pháp này dựa trên các kết quả nghiên cứu về khách hàng và người mua tiềm năng và kế hoạch mua hàng của họ, kết hợp với ý kiến của các nhà chuyên môn bên ngoài lực lượng bán hàng của doanh nghiệp. Kết quả dự báo là sự phân tích, tổng hợp từ các thông tin đã thu tập. + Phương pháp dự báo theo nguyên nhân tác động đến khả năng bán. Phương pháp này đưa ra dự báo hồi quy chi tiết nhằm xác định mỗi liên hệ giữa bán hàng và các yếu tố quyết định ảnh hưởng tới bán hàng. Công thức tính thường được áp dụng: n DS = B + ồaixi i=1 Trong đó: DS : Khối lượng bán một loại sản phẩm nào đó, tại thị trường nào đó trong thời gian tính toán. B: Khối lượng bán không đổi ở các mức Xi ai : Hệ số tương ứng của các Xi trong nhóm nhân tố Xi : Nhân tố ảnh hưởng đến khả năng bán hàng của doanh nghiệp i : Số lượng các nhân tố + Phương pháp dự báo theo nhóm thời gian ( thống kê kinh nghiệm) Cơ sở của phương này là mối liên hệ giữa người bán hàng và thời gian. Từ con số thống kê và kinh nghiệm từ thực tê có thể rút ra được tính quy luật (tương đối) về mối quan hệ giữa người bán hàng với cácyếu tố ảnh hưởng cơ bản. Các chỉ tiêu kế hoạch có thể xác định dựa trên các công thức tính khác nhau, đơn giản nhất là tỷ lệ tăng/giảm % so với kỳ báo cáo. DS = B + P*B Trong đó: DS: doanh số bán kế hoạch B: doanh số bán năm báo cáo P: tỷ lệ tăng giảm(%) dự kiến theo kinh nghiệm + Phương pháp dự báo theo xu hướng vận động của các yếu tố thị trường Phương pháp này dựa trên cơ sở phân tích, đánh giá ảnh hưởng của các yếu tố thị trường và xu hướng vận động của nó đến khả năng tăng giảm bán hàng của doạnh nghiệp. Dự báo theo phươ1ng này yêu cầu người làm dự báo phải có chuyên môn sâu, cao, khối lượng thông tin lớn và kỹ thuật tính toán phức tạp. Các yếu tố thị trường có ảnh hưởng đến khả năng bán cần lưu ý: - Chỉ số sức mua-khả năng mua hàng của khách hàng với các tham số về nhân khẩu học, thu nhập của hộ dân cư, hệ thống phân phối( bán lẻ). - Tốc độ tăng trưởng kinh tế của nền kinh tế - Lạm phát và sức mua của đồng tiền … Để có hiệu quả trong dự báo và làm nhẹ đi mức độ khó khăn trong quá trình dự báo, có thể sử dụng các phương pháp đơn giản truyền thống và kết hợp với phân tích ảnh hưởng của các yếu tố thị trường khi đưa ra dự báo chỉ tiêu bán. Một kế hoạch bán hàng hoàn hảo không chỉ dừng lại ở việc xác định được các chỉ tiêu bán hàng mà còn cần được tiếp nối bởi các chính sách, kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng với tư cách là các điều kiện và công cụ thực hiện kế hoạch. Các yếu tố này cũng cần được tính toán và dự kiến trước để có thể triển khai kế hoach vào thực tiễn bán hàng kỳ kế hoạch. Vì tầm quan trọng đặc biệt của nó trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng, các nội dung chủ yếu của hệ thống yểm trợbh được nhấn mạnh ở bước tiếp theo. 4. Xác định kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng * Mục tiêu và kế hoạch bán hàng của doanh nghiệp chỉ có thể được thực hiện tốt khi dựa trên việc xác định và quản trị có hiệu quả các kỹ thuật và hệ tống yểm trợ bán hàng. Kỹ thuật và hệ thống yểm trợ bán hàng liên quan đến cả bán hàng trực tiếp và bán hàng gián tiếp. Tuỳ theo cấu trúc tổ chức và sự phân bổ nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận trong hệ thống tổ chức doanh nghiệp, việc xác định hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng có thể được giao cho một bộ phận độc lập( bộ phận marketing) hoặc trực tiêps cho bộ phận bán hàng của doanh nghiệp. Nhưng, dù trong tình huống nào, hệ thống kỹ thuật yểm trợ bán hàng luôn là một nội dung quan trọng trong hoạt động bán hàng và quản trị bán hàng của doanh nghiệp. Hệ thống kỹ thuật và yểm trợ bán hàng của doanh nghiệp bao gồm nhiều nội dung khác nhau. Trong đó, có các nội dung cơ bản: + Phương thức bán hàng : Bao gồm bán buôn và bán lẻ. Mỗi phương thức bán hàng có ưu và nhược điểm riêng. Doanh nghiệp có thể lựa chọn để chuyên môn hoá vào bán buôn hay bán lẻ hoặc kết hợp cả hai. Việc lựa chọn phương thức bán nào tuỳ thuộc vào đặc điểm cụ thể của sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh, đối tượng khách hàng và quan trọng là mục tiêu phát triển cùng năng lực thực tế của mình. +) Hình thức bán hàng: Có rất nhiều hì