Đề tài Thực trạng công tác văn thư - Lưu trữ tại công ty cơ điện và phát triển nông thôn

Chương I Sự hình thành và phát triển của công ty cơ điện và phát triển nông thôn 1. Sự hình thành và phát triển: Tiền thân của công ty cơ điện và phát triển nông thông là xưởng 250A – Bạch Mai – Hà Nội. Xưởng 250A được thành lập theo quyết định số 47QĐ/BNN do Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp ký ngày 08/03/1956. Đồng chí Trương Công Đồng được giao làm giám đốc. Nhiệm vụ của xưởng là phục vụ và sửa chữa các loại máy kéo phục vụ cho nông nghiệp. Từ ngày thành lập xưởng, toàn bộ công nhân viên là từ quân đội chuyển sang và chủ yếu là làm các nghề cơ khí, hàn tiện... Cho tới nay xưởng nằm ở địa bàn phường Phương Mai - Đống Đa – Hà Nội với tổng diện tích là 40.000m2. Do đặc thù công việc, nên năm 1977 Bộ Nông nghiệp quyết định đổi tên xưởng 250A thành xưởng đại tu máy kéo. Nhiệm vụ lúc này là sửa chữa tất cả máy kéo cho phía Bắc. Năm 1987 do ở phía Bắc thành lập quá nhiều các đơn vị đại tu máy kéo nên Bộ Nông nghiệp quyết định chuyển nhiệm vụ từ đại tu máy kéo sang làm các công việc cơ khí với nhiệm vụ lúc này là chuyển đổi thiết kế các phụ tùng thay thế. Do trào lưu chung của đất nước trong đó có ngành nông nghiệp đổi mới cơ chế quản lý từ quan liêu bao cấp sang cơ chế thị trường (1986 – 1990), để phù hợp với tình hình chung, năm 1993 xưởng đã chuyển từ cơ chế bao cấp sang cơ chế tự cung tự cấp. Bộ Nông nghiệp quyết định đổi tên xưởng 250A thành Công ty cơ điện và phát triển Nông thôn như hiện nay do đồng chí Hoàng Công Lại làm giám đốc và trực thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển Nông thôn quản lý. Đây là điểm ghi nhận bước chuyển biến mới của công ty. Công việc chủ yếu của công ty là sản xuất thiết bị phù tùng máy móc Nông nghiệp, kinh doanh bán buôn, bán lẻ, sản xuất các thiết bị bơm thuỷ lợi, sản xuất các thiết bị điện, nhận các công trình xây dựng cơ sở. Trải qua gần 45 năm hoạt động, với những ưu thế về cơ chế quản lý, đổi mới các thiết bị sản xuất, đổi mới các công nghệ cũ, và thay vào đó là những thiết bị với công nghệ hiện đại, với đội ngũ cán bộ công nhân chủ chốt có trình độ, tay nghề cao, công ty cơ điện và phát triển nông thôn vẫn luôn là doanh nghiệp mũi nhọn trong lĩnh vực sản xuất phụ tùng và sửa chữa các thiết bị cho ngành Nông nghiệp. Tới nay công ty được cả nước biết đến với tín nhiệm cao. Vào ngày 21/04/1994 công ty được nhà nước tặng thưởng huân chương hạng Ba. 2. Hệ thống tổ chức bộ máy của công ty. Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất. Giám đốc trực tiếp quản lý các hoạt động của công ty cùng với sự giúp đỡ của các phó giám đốc. Phó giám đốc tài chính chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động có liên quan đến tài chinhs thông qua phòng tài vụ – kế toán. Phó giám đốc kỹ thuật chịu trách nhiệm trước giám đốc về các hoạt động có liên quan đến khoa học – kỹ thuật, công nghệ, chất lượng sản phẩm thông qua các phân xưởng và phòng kỹ thuật. Phó giám đốc kinh doanh chịu trách nhiệm trước giám đốc về các nhiệm vụ như Marketing, giao dịch, tìm đối tác để tạo công ăn việc làm cho công nhân. Phòng hành chính là nơi kiểm tra, giám sát các hoạt động của công ty về mặt hành chính tổ chức và lao động tiền lương. Phòng y tế và phòng bảo vệ cũng được coi là hai phòng chức năng giúp cho giám đốc trong công việc chăm lo sức khoẻ cho cán bộ và công nhân lao động và các vấn đề liên quan đến an ninh của công ty. 3. Cơ cấu nhân lực: - Giám đốc công ty do Bộ Nông nghiệp bổ nhiệm và chịu sự quản lý của Bộ và chịu trách nhiệm hoàn toàn trước công ty về nhân viên cũng như mọi hoạt động của công ty. - Các phó giám đốc, trưởng phòng do giám đốc đề cử rồi lấy ý kiến của các cán bộ bằng bỏ phiếu kín, sau đó ra quyết định bổ nhiệm. - Về số lượng: tính đến ngày 31/12/2001 tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 310 người trong đó lao động trực tiếp 273 người và lao động gián tiếp là 37 người. 4. Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty. giám đốc Đảng uỷ Phó giám đốc Tài chính PGĐ Khoa học kỹ thuật PGĐ Kinh doanh thương mại Các phòng nghiệp vụ Phòng tài chính kế toán Phòng khoa học kỹ thuật Phòng kinh doanh thương mại Phòng hành chính Xưởng Cơ khí chế tạo Xưởng Máy nông nghiệp Xưởng Bơm nhựa trừ sâu Xưởng Cơ khí sửa chữa * Các đơn vị thành viên. Hiện tại công ty cơ điện và phát triển nông thông có 4 đơn vị thành viên: - Xưởng cơ khí chế tạo - Xưởng máy nông nghiệp - Xưởn bơm nhựa trừ sâu - Xưởng cơ khí sửa chữa. Các xưởng này chịu sự kiểm tra, giám sát của các phòng ban trong công ty giúp cho các hoạt động sản xuất kinh doanh tiến hành thuận lợi. 5. Nhiệm vụ của công ty: Như đã đăng ký với Nhà nước và Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn khi thành lập và đổi nhiệm vụ thì nhiệm vụ chủ yếu của công ty cơ điện và phát triển nông thôn là: - Sản xuất các máy phục vụ cho nông nghiệp. - Tập trung nghiên cứu chế tạo động cơ các loại. - Sản xuất và chế tạo máy chế biến cà phê, máy say sát lúa. - Tham gia đấu thầu các công trình thuỷ lợi, đê điều nhỏ. 6. Một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh. Trong những năm gần đây công ty đã có những bước tiến rõ rệt về mặt tổ chức và quản lý. Những bước tiến đó được thể hiện qua bảng thống kê sản xuất kinh doanh như sau: TT Các chỉ tiêu Năm 1999 Năm 2000 So sánh (Năm 2000/1999) 1 Giá trị TSL (1000.000 đồng) 15.000 16.500 +10% 2 Doanh thu (1000.000 đồng) 20.000 22.000 +10% 3 Nộp ngân sách (1000 đồng) 596.500 871.150 +46% 4 Lợi nhuận (1000.000 đồng) 10.0 15.0 +150% 5 Số lao động (Người) 210 300 +43% 6 Thu nhập bình quân (nghìn đồng/người/tháng) 800 950 +19% 7. Dự định trong tương lai - Tham gia việc di chuyển nhà máy đường Linh Cảm vào Trà Vinh. - Đẩy mạnh các công trình phục vụ các công trình thuỷ lợi. - Đẩy mạnh sản xuất máy chế biến cà phê và máy xay sát lúa. - Tăng sản lượng kinh doanh thương mại như việc cho thuê bến bãi do đất rộng chưa sử dụng đến, nhập khẩu các thiết bị do chưa tự chế tạo được. + Cụ thể như sau: - Tham gia di chuyển nhà máy đường và Trà Vinh bao gồm tháo dỡ, lắp đặt, cung ứng thiết bị. - Chương trình phục vụ chế biến cà phê bao gồm lắp đặt dây chuyền chế biến ướt 4,5T cho Nghệ An, Yên Bái, Quảng Trị, Lâm Đồng. - Sản xuất máy xay sát vỏ cà phê năng suất 0,3T/h; 1T/h cho Sơn La, Thanh Hoá, Nghệ An, Khánh Hoà. - Chương trình thuỷ lợi: Tham gia thi công các công trình: - Cống Liêu Mạc - Trạm Văn Thai A (Bắc Ninh) - Trạm Cảm Hà 2 (Sơn Sơn) - Trạm Kim Bôi 2 (Bắc Ninh) - Chương trình cơ giới hoá Nông nghiệp: Do nhu cầu mua của thị trường giảm sút nên các sản phẩm của công ty phục vụ chương trình cơ giới hoá (NN) còn hạn chế. Công ty chủ yếu sản xuất và khôi phục phụ tùng máy kéo MTZ, DT75, như trục quay vòng MTZ, bán trục, bánh đề DT75, ống xả MTZ, trục động cơ, máy bơm cao áp, như lưỡi cày 2 lưỡi, 3 lưỡi. - Về thông số kỹ thuật: Tập trung ổn định thông số kỹ thuật các sản phẩm chính của công ty như máy chế biến cà phê, thiết bị phục vụ thuỷ lợi, mía đường... - Hoàn thiện việc chế tạo đầu phá thuỷ lực: Dụng cụ tháo nhanh kèm theo đầu phá thuỷ lực cùng với quy trình sử dụng. - Xây dựng, lựa chọn chế tạo dây chuyền chế biến nông sản quy mô nhỏ 1T/h phục vụ cho quy mô cụm gia đình vùng sâu, vùng xa. - Dự kiến đào tạo nhân lực: Đào tạo 20 người, với các yêu cầu chuyên môn khác nhau, gồm: - Thiết kế trên máy vi tính: 10 người - Lập trình: 6 người - Vận hành: 12 người - Hàn điện kỹ thuật cao: 4 người. Qua 2 năm 1999 – 2000 tuy có nhiều khó khăn xong công ty đã cố gằng thay đổi và bổ xung thêm một số thiết bị mới để nâng cao năng suất lao động cho công nhân và các yếu tố an toàn lao động. Do đó các chỉ tiêu quan trọng của năm 2000 đều tăng so với năm 1999. Thêm vào đó đã tạo ra nhiều sản phẩm mới phục vụ kịp thời cho nhu cầu thị trường. * Đánh giá kết quả hoạt động của công ty. Qua những gì công ty đạt được cho ta thấy công ty là một trong những công ty có bộ máy hoạt động tương đối tốt. Từ Ban giám đốc có trình độ học vấn cao cho đến cá bộ (CNV) đều có tay nghề vững. Điều đó được thể hiện qua công tác tuyển chọn nhân viên rất chặt chẽ và nghiêm túc. 8. Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính: Đây là phòng đầu mối truyền đạt mọi thông tin từ lãnh đạo công ty tới các phòng ban, phân xưởng và ngược lại, đây cũng là nơi tổ chức mọi công tác hành chính của công ty. * Chức năng và nhiệm vụ: Tham mưu, giúp lãnh đạo công ty và trực tiếp thực hiện các công việc sau: - Xây dựng tổ chức bộ máy quản lý, sản xuất, công tác. - Quản lý chế độ, chính sách đối với các cán bộ công nhân viên trong công ty đúng pháp luật. - Thực hiện ký kết hợp đồng lao động, điều động, khen thưởng, kỷ luật, nâng lương theo định kỳ. - Tổ chức cho cán bộ công nhân viên thực hiện nghĩa vụ về nghĩa vụ quân sự, lao động công ích... - Lập kế hoạch đào tạo. - Quản lý, bảo vệ, lập kế hoạch sửa chữa kho, xưởng, máy móc... - Giải quyết thủ tục hành chính, in ấn, tiếp khách, phục vụ hội nghị. - Bảo vệ sức khoẻ, phòng chống dịch, bệnh cho cán bộ công nhân viên 9. Sơ đồ tổ chức phòng hành chính: 1. Trưởng phòng 1. Phó phòng 1. Nhân viên văn thư - lưu trữ 1. Nhân viên y tế 2. Nhân viên phụ trách tiền lương - LĐ 1. Bảo vệ 2. Tạp vụ 1. Lái xe Phòng hành chính gồm có 10 người trong đó: 1. Đồng chí trưởng phòng phụ trách chung 1. Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng 1. Nhân viên văn thư - lưu trữ 1. Nhân viên y tế 2. Nhân viên phụ trách lao động tiền lương 1. Bảo vệ 2. Nhân viên tạp vụ 1. Nhân viên lái xe. Chương II Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại công ty cơ điện và phát triển nông thôn. I. Tại công ty đã có các nội quy quy định về công tắc văn thư lưu trữ với các nội dung chính là: * Công tác văn thư: Nhiệm vụ của nhân viên văn thư: Nhận và vào sổ công văn đến + Trình độ lãnh đạo + Sau khi lãnh đạo phê duyệt thì nhân bản và phân phối “Công văn đến cho các phòng ban xử lý theo lệnh của lãnh đạo”. + Theo dõi việc giải quyết công văn. + đối với công văn đi: + Kiểm tra thể thức công văn xem có đầy đủ: số ký hiệu, trích nội dung, nơi gửi, ngày gửi, số lượng bản đi, chữ ký của cấp có thẩm quyền. + Đóng dấu. + Vào sổ công văn đi. + Lập hồ sơ và nộp hồ sơ lưu trữ. * Công tác lưu trữ: Nhiệm vụ của nhân viên văn thư: Hướng dẫn các cán bộ nhân viên trong công ty lập hồ sơ, thu thập hồ sơ, tài liệu theo quy định của nhà nước. - Xếp hồ sơ tài liệu của phòng tổ chức hành chính theo quy định chung như: Thống kê hồ sơ nhận được, phân loại hồ sơ và quy định thời hạn bảo quản để tra cứu. - Phục vụ của các phòng ban, phân xưởng: Những tài liệu sau khi đã được giải quyết, xử lý các cán bộ chuyên môn của các phòng nghiệp vụ thống kê, sắp xếp và lập hồ sơ lưu trữ tại phòng mình. Sau đó đưa tài liệu vào phòng lưu trữ của công ty theo quy định. * Đánh giá và tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ: Những công văn giấy tờ sau khi hết hạn bảo quản nếu thấy không cần để lại thì phải đánh giá lại và tiêu huỷ. Quá trình đánh giá lại và tiêu huỷ tài liệu được thực hiện như sau: - Thành lập hội đồng đánh giá và tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu gồm: + Giám đốc và các phó giám đốc trong công ty. + Trưởng phòng tổ chức hành chính. + Thanh tra công nhân. + Cán bộ phụ trách ban hành ra văn bản đó. + Cán bộ quản lý hồ sơ lưu trữ. - Thống kê số lượng hồ sơ, tài liệu cần tiêu huỷ. - Lập biên bản. - Tiến hành huỷ. Việc tiến hành huỷ tài liệu, hồ sơ này thường diễn ra vào cuối năm tức là tính theo 12 tháng. II. Thực trạng công tác văn thư - lưu trữ tại công ty cơ điện và phát triển nông thôn. A. Thực trạng công tác văn thư. 1. Công tác ban hành văn bản và quản lý văn bản, giấy tờ: Phòng hành chính công ty được giao cho nhiệm vụ là đầu mối quản lý các loại công văn giấy tờ của cơ quan. Công văn giấy tờ của cơ quan phân theo từng loại “Công văn đến” và “Công văn đi” khối lượng công văn được phân theo các nguồn như sau: + Công văn đến trong một ngày khoảng 10 đầu bản gồm: - Văn bản của chính phủ, văn phòng chính phủ. - Văn bản của Bộ tài chính. - Văn bản của Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn. - Văn bản của Chi cục thuế. - Văn bản của các xưởng thành viên. - Văn bản của Bộ thương maịi. + Công văn đi trong một ngày khoảng 5 đầu bản gồm các giấy tờ, công văn gửi tới: - Các xưởng thành viên. - Bộ thương mại. - Bộ tài chính. - Bộ Nông nghiệp. - Thủ trưởng các xưởng thành viên. - Giấy mời họp. - Văn phòng chính phủ. Trong 1 năm có khoảng gần 5000 lượt công văn đến và đi cần giải quyết. + Các văn bản này được tổ chức giải quyết và quản lý như sau: Tất cả các văn bản, tài liệu, báo chí, thư từ đến công ty đều được nhân viên văn thư vào sổ công văn đến, đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến theo mẫu sổ công văn đến. Ngày đến Số đến Tác giả Số và kí hiệu Ngày tháng của VB Tên loại và trích yếu nội dung Đơn vị người nhận Kí nhận Ghi chú ... Sau đó, văn bản được nhân viên văn thư chuyển cho trưởng phòng hành chính để xem xét, xử lý. Căn cứ vào yêu cầu nội dung cần giải quyết của văn bản và chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban cụ thể và trả lại cho văn thư để chuyển giao đến các cán bộ có trách nhiệm xử lý để giải quyết văn bản. Khi các cán bộ nhận văn bản phải kí nhận vào sổ công văn đến của văn thư. Đối với những văn bản có liên quan hoặc cần phổ biến đến nhiều cán bộ sẽ được sao gửi đến từng người có liên quan, bản chính lưu lại văn thư. Đối với những văn bản không thuộc thẩm quyền của trưởng phòng hành chính thì giám đốc công ty sẽ trực tiếp xử lý và lưu trữ. Sơ đồ hoá đường đi của văn bản đến. Văn bản đến Phân loại sơ bộ Bóc bì Vào sổ Sao Lưu Trình lãnh đạo xem xét, phân phối Đơn vị, cán bộ giải quyết Văn thư * Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi. - Lãnh đạo công ty giao cho các cán bộ chuyên môn ở các phòng ban soạn thảo văn bản theo nội dung yêu cầu nhiệm vụ của các phòng ban. Các cán bộ soạn thảo văn bản sẽ phải chịu trách nhiệm về nội dung và khâu soạn thảo đến khâu ban hành văn bản thì chuyển sang nhân viên văn thư. Nhân viên văn thư sau khi tiếp nhận văn bản sẽ kiểm tra lại thể thức của văn bản sau đó trình giám đốc ký hoặc trưởng phòng ký rồi vào sổ công văn theo mẫu sau: Ngày tháng của VB Số và kí hiệu Tên loại và trích yếu nội dung Người kí Nơi nhận Đơn vị hoặc người nhận bản lưu Số lượng bản Chi chú ... Sau khi đã đăng ký, công văn sẽ được nhân bản, vào sổ công văn đi, ghi số và ngày tháng, đóng dấu rồi chuyển đi. Nếu là văn bản thông thường thì văn thư sẽ đem văn bản gửi đi bưu điện. Còn nếu là văn bản khẩn hoặc mật sẽ được một cán bộ tín nhiệm do lãnh đạo cử đi đưa đến tận nơi. + Tổ chức và giải quyết văn bản nội bộ: Những văn bản giấy tờ, sổ sách sử dụng trong nội bộ công ty gọi là văn bản nội bộ của công ty gồm: Báo cáo, giấy giới thiệu, thông báo, quyết định các loại văn bản nội bộ trên được đăng ký ở một sổ riêng và cũng được ghi rõ số, kí hiệu ngày ban hành, người kỳ, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận. Các văn bản này khi giao cho cán bộ cũng được ký nhận ở sổ văn bản nội bộ và được lưu bản chính ở văn thư. 2. Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu: Việc quản lý và sử dụng con dấu rất quan trọng vì con dấu khẳng định giá trị pháp lý của các văn bản, thủ trục trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, tổ chức. Nắm được tầm quan trọng của con dấu nên lãnh đạo công ty đã giao nhiệm vụ bảo quản con dấu cho nhân viên văn thư. Hàng ngày nhân viên văn thư sử dụng con dấu để đóng lên các văn bản đã được kiểm tra thể thức, nội dung, có đủ chữ kỹ của các cấp thẩm quyền. Khi hết giờ làm việc hay có việc đi ra ngoài thì nhân viên văn thư phải cho vào két sắt khoá lại cẩn thận. 3. Trang thiết bị và phương tiện trong công tác văn thư. Việc tổ chức và trang bị khoa học chỗ làm việc sẽ góp phần nâng cao năng suất và hiệu quả công tác đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư. Nắm rõ được yêu cầu đó cho nên công ty đã bố trí hợp lý, thuận tiện và phù hợp với công việc từng người như trang thiết bị máy vi tính, máy fax, máy in, máy photocopy để nâng cao năng suất lao động của cán bộ văn thư, giảm nhẹ sức lao động của nhân viên văn thư và phục vụ nhanh chóng kịp thời mọi yêu cầu của cán bộ lãnh đạo. B. Thực trạng công tác lưu trữ. Các văn bản, tài liệu đi, đến hay nội bộ của công ty sau khi được nhân viên văn thư tại phòng hành chính vào sổ để đưa đi giải quyết còn các văn bản gốc sẽ được lưu ở các phòng ban cụ thể thuỳ theo yêu cầu của văn bản và nhiệm vụ của các phòng ban đó. Các hồ sơ tài liệu này sẽ được phân loại, đưa vào lưu trữ hay huỷ bỏ theo quy định của các phòng ban. - Phòng hành chính sẽ quản lý các văn bản, tài liệu liên quan đến quá trình thành lập và phát triển của công ty, các văn bản quản lý nhà nước liên quan đến hoạt động của công ty. Các văn bản giấy tờ này sẽ được nhân viên văn thư phân loại theo mục A, B, C ... trong tủ hồ sơ của phòng hành chính. Sau 01 năm thì những hồ sơ đó sẽ được cán bộ văn thư xác định giá trị để xem văn bản nào sẽ được tiếp tục lưu trữ tại phòng lưu trữ của công ty, những văn bản nào sẽ bị loại bỏ. - Phòng kế toán – tài vụ, phòng kế hoạch sẽ quản lý các văn bản giấy tờ thuộc nghiệp vụ kế toán tài vụ, tiền lương, báo cáo dự án... sẽ đưa vào lưu trữ theo quy định của từng phòng và sẽ lưu trữ tại phòng lưu trữ của công ty. Nhìn chung thì cách tổ chức lưu trữ như Công ty đang áp dụng sẽ làm giảm bớt khối lượng công việc cho nhân viên văn thư, song nó lại nảy sinh một vấn đề là các cán bộ của các phòng kế toán tài vụ, kế hoạch nghiệp vụ không có chuyên môn về công tác văn thư lưu trữ nhưng lại được giao nhiệm vụ lập hồ sơ và thống kê tài liệu lưu trữ nên những cán bộ này sẽ không đánh giá được hết giá trị tài liệu của tài liệu lưu trữ dẫn đến việc lập hồ sơ không khoa học khó tìm khi cần và khi đưa vào lưu trữ có thể sẽ nhầm lẫn, thiếu sót tài liệu. Chương III Một số ý kiến nhằm hoàn thiện một bước công tác văn thư - lưu trữ đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công ty cơ điện và phát triển nông thôn I. Đánh giá về công tác văn thư - lưu trữ tại công ty. Lãnh đạo công ty đã đánh giá đúng vai trò của công tác văn thư lưu trữ giúp cho việc điều hành quản lý công ty nên đã chú ý đến việc tổ chức tốt công tác này. Cụ thể là đã bố trí một cán bộ văn thư có năng lực chuyên môn và đã đầu tư đầy đủ trang thiết bị như máy móc hiện đại nhằm giảm bớt khó khăn trong công tác văn thư nâng cao hiệu quả công việc. Về công tác soạn thảo văn bản ở công ty chưa được thống nhất. Cụ thể là văn bản lại do các phòng ban tự soạn thảo riêng cho mình do đó thiếu nhất quán về mặt hình thức và nội dung. Do đó đã xảy ra rất nhiều sai sót không thể tránh khỏi. Mặt khác, công ty mới chú trọng tới công tác văn thư còn công tác lưu trữ thì chưa được quan tâm nhiều. Các cán bộ thống kê tài liệu lưu trữ ở các phòng ban không được đào tạo về chuyên môn nghiệp vụ vì thế họ không đánh giá được đúng giá trị của tài liệu. Với sự quan tâm của lãnh đạo công ty, trong thời gian qua công tác văn thư - lưu trữ của công ty đã thực hiện tốt một số mặt nhưng bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề cần sớm khắc phục, đó là: - Số lượng văn bản đi, đến của Công ty là rất lớn, nhưng chỉ có một nhân viên văn thư vì thế việc tiếp nhận, chuyển giao văn bản đến tay người thực hiện thường chậm. Nhưng văn bản khi gửi đi rồi thì không nắm được tình hình triển khai. - Một số văn bản đi của Công ty vẫn còn có một số sai sót về mặt thể thức, nhất là ở mặt số ký hiệu của văn bản, ví dụ như: + Văn bản thông báo về việc uỷ nhiệm trưởng phòng hành chính đi công tác. Đáng lẽ ra có số và ký hiệu như sau: 25/CT-TB thì văn bản của Công ty lại có số và ký hiệu: 25/TB-GĐ - Công tác lập hồ sơ và lưu trữ chưa thống nhất giữa các phòng ban. - Chưa đầu tư đầy đủ trang thiết bị cho công tác lưu trữ. Phòng lưu trữ thì chật, nóng không có phươg tiện chống mối mọt dễ gây hư hại cho tài liệu. II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện một bước công tác văn thư lưu trữ. Như chúng ta đã biết công văn giấy tờ là phương tiện cần thiết trong hoạt động của mọi cơ quan doanh nghiệp. Bằng công văn giấy tờ, các cơ 2quan, xí nghiệp nói lên tiếng nói của mình. Vì vậy, việc giải quyết công tác công văn giấy tờ và công tác lưu trữ đóng một vai trò hết sức quan trọng. Không những thế mà tài liệu lưu trữ còn là phương tiện ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí nghiệp. Nó chứa đựng nội dung, giá trị hiện tại và còn làm căn cứ đáng tin cậy để xây dựng những chương trình, kế hoạch, định hướng cho sự phát triển trong tương lai. Qua thời gian thực tập tại Công ty cơ điện và phát triển Nông thôn em nhận thấy Công ty cơ điện và phát triển Nông thôn thực hiện công tác văn thư - lưu trữ tương đối tốt những vẫn còn một số hạn chế. Sau đây, em xin đưa ra một số ý kiến nhằm hoàn thiện hơn về công tác này: 1. Về công tác soạn thảo văn bản và ban hành văn bản. Hiện nay công tác soạn thảo văn bản tại công ty đang được giao cho các cán bộ ở các phòng phụ trách theo chức năng và nhiệm vụ của phòng. Việc làm này cũng tốt xong việc làm này muốn có hiệu quả cao thì công ty nên có một mẫu hoá văn bản phù hợp với đặc điểm của mình mà vẫn đảm bảo tuân thủ theo quy định, pháp chế của Nhà nước về việc soạn thảo và thể thức văn bản. Sau đó, đăng ký mẫu lên máy vi tính và các phòng ban trong công ty cứ thế mà làm theo mẫu này và chỉ khác về mặt nội dung của văn bản. Việc làm này sẽ giảm bớt những sai sót về trình bày văn bản của công ty. 2. Về công tác văn thư. Công tác văn thư là việc giải quyết toàn bộ văn bản đi, đến của công ty, mà trong thực tế số lượng văn bản đi đến trong một ngày là rất lớn, không những thế trong quá trình này còn phát sinh các chi tiết công việc đòi hỏi văn thư giải quyết nhanh chóng. Vì vậy, để nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của công tác văn thư và đảm bảo cho công tác văn thư được thực hiện chính xác, có hiệu quả cao thì nhân viên văn thư cần được đào tạo chuyên sâu về nghiệp vụ. 3. Về công tác lưu trữ. Hiện nay công tác lưu trữ của công ty vẫn chưa được quan tâm đúng mức, thiếu phương tiện hiện đại, phòng lưu trữ quá nhỏ chỉ có 6m2 nóng bức dễ gây hư hỏng tài liệu, nếu có sự cố như hoả hoạn xảy ra thì rất khó cứu lấy tài liệu. Phòng lưu trữ ở tầng 1 mà lại không có các giá đỡ mà chỉ có 2 cái tủ lớn rất nặng nếu xảy ra lũ lụt thì cũng khó có thể cứu vớt tài liệu. Vì vậy, em đã đề xuất công ty nên bố trí một phòng to hơn, thoáng hơn và đầu tư trang thiết bị hiện đại như máy vi tính, máy điều hoà, các giá đỡ, phương tiện phòng cháy như bình chữa cháy để bảo quản tài liệu. 4. Việc cần làm ngay là lãnh đạo công ty cần nhận thức đúng tầm quan trọng của công tác văn thư - lưu trữ không phải chỉ là việc đăng ký, vào sổ đóng dấu các tài liệu, công văn, giấy tờ và chuyển chúng cho các bộ phận giải quyết mà công tác văn thư bao gồm hàng loạt các công việc liên quan đến nhiệm vụ soạn thảo, quản lý và sử dụng các loại văn bản. Nó góp phần không nhỏ vào thành tích hoạt động kinh doanh của công ty. Từ đó, có thể quan tâm nhiều hơn đến công tác văn thư - lưu trữ như: - Tạo cho bộ phận văn thư có chỗ làm việc khang trang, thuận tiện, có đầy đủ phương tiện làm việc. - Có chế độ khuyến khích các cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ (Quan tâm, khen thưởng). - Đào tạo và bồi dưỡng số cán bộ trực tiếp theo dõi và thực hiện công văn thư - lưu trữ trong công ty. 5. Một vấn đề nữa mà em rất quan tâm đó là hiện nay trong công ty cơ điện và phát triển nông thôn, cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ lại không phải là người có đúng chuyên ngành của mình (tốt nghiệp khoa kế toán) mà lại đảm nhận công tác văn thư - lưu trữ. Mặc dù cán bộ văn thư đã cố gắng làm tốt công việc của mình được giao, tuy vậy, theo em công ty vẫn nên đào tạo hoặc tuyển cán bộ có đúng nghiệp vụ về văn thư lưu trữ nhằm đáp ứng yêu cầu tốt hơn. Các đề xuất trên đây đã được trao đổi với các cán bộ có trách nhiệm của Công ty Cơ điện và phát triển nông thôn và có cơ sở thấy có thể chấp nhận được, sẽ cố gắng thực hiện trong thời gian tới.