Đề tài Thực trạng công tác lập và quản lý dự án đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng tại công ty tư vấn đầu tư xây dựng giao thông công chính Hà Nội

Chương I: Cơ sở lý luận chung của công tác lập và quản lý dự án đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng. I. Những vấn đề cơ bản về đầu tư và đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng 1. Định nghĩa về đầu tư Đầu tư nói chung là sự hy sinh các nguồn lực ở hiện tại để tiến hành các hoạt động nào đó nhằm thu về các kết quả nhất định trong tương lai lớn hơn các nguồn lực đã bỏ ra để đạt được các kết quả đó. Nguồn lực đó có thể là tiền, là tài nguyên thiên nhiên, là sức lao động và trí tuệ. Những kết quả đó có thể là sự tăng thêm các tài sản tài chính (tiền vốn), tài sản vật chất (nhà máy, đường xá…), tài sản trí tuệ (trình độ văn hoá, chuyên môn, khoa học kỹ thuật…) và nguồn nhân lực có đủ điều kiện để làm việc có năng suất trong nền sản xuất xã hội. Trong những kết quả đã đạt được trên đây, những kết quả trực tiếp của sự hy sinh các nguồn lực là các tài sản vật chất, tài sản trí tuệ và nguồn nhân lực tăng thêm có vai trò quan trọng trong mọi lúc, mọi nơi không chỉ đối với người bỏ vốn mà cả đối với toàn bộ nền kinh tế. Những kết quả này không chỉ người đầu tư mà cả nền kinh tế xã hội thụ hưởng. Chẳng hạn một nhà máy được xây dựng, tài sản vật chất của người đầu tư trực tiếp tăng thêm, đồng thời tài sản vật chất, tiềm lực sản xuất của nền kinh tế cũng được tăng thêm. Lợi ích trực tiếp do sự hoạt động của nhà máy này đem lại cho nhà đầu tư là lợi nhuận, còn cho nền kinh tế là thoả mãn nhu cầu tiêu dùng (cho sản xuất và cho sinh hoạt) tăng thêm của nền kinh tế, đóng góp cho ngân sách, giải quyết việc làm cho người lao động… Trình độ nghề nghiệp, chuyên môn của người lao động tăng thêm không chỉ có lợi cho chính họ (để có thu nhập cao, địa vị cao trong xã hội) mà còn bổ sung cho nguồn nhân lực có kỹ thuật cho nền kinh tế để có thể tiếp nhận công nghệ ngày càng hiện đại, góp phần nâng cao dần trình độ công nghệ và kỹ thuật của nền sản xuất quốc gia. Mục tiêu của mọi công cuộc đầu tư là đạt được những kết quả lớn hơn so với những hy sinh mà người đầu tư phải gánh chịu khi tiến hành đầu tư. Đối với từng cá nhân, đơn vị, đầu tư là điều kiện quyết định sự ra đời, tồn tại và tiếp tục phát triển mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ. Đối với nền kinh tế, đầu tư là yếu tố quyết định sự phát triển nền sản xuất xã hội, là chìa khoá của sự tăng trưởng. 2. Đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng Đổi mới công nghệ và mua sắm thiết bị xây dựng là việc sử dụng các kỹ thuật mới, các loại máy móc mới có hiệu quả hơn, thể hiện ở chỗ khối lượng và chất lượng sản phẩm tăng lên nhưng số lao động tham gia vào quá trình sản xuất vẫn giữ nguyên hoặc ít hơn, hoặc là khối lượng sản phẩm vẫn giữ nguyên nhưng tiêu hao lao động ít hơn, đồng thời không làm tăng số lượng thiết bị. Đầu tư vào công nghệ và máy móc thiết bị theo chiều sâu gắn liền với việc đổi mới kỹ thuật, mua sắm mới các thiết bị hiện đại hoàn hảo hơn. Đầu tư theo chiều rộng là đầu tư mở rộng quy mô sản xuất, mở rộng việc sử dụng máy móc thiết bị với công nghệ và kỹ thuật lặp lại như cũ. Đầu tư theo chiều sâu sẽ làm tăng hiệu quả kinh tế tính cho một đồng vốn đầu tư nhưng lại đòi hỏi vốn đầu tư cơ bản để mua sắm thiết bị xây dựng và công nghệ lớn hơn. Đầu tư theo chiều rộng về cơ bản không làm tăng hiệu quả kinh tế tính cho một đồng vốn đầu tư nhưng đòi hỏi vốn đầu tư ban đầu bỏ ra ít hơn, phù hợp với hoàn cảnh thiếu vốn. Nhìn về lâu dài, đầu tư theo chiều rộng cũng có những tác dụng quan trọng, nhất là ở giai đoạn đầu của phát triển kinh tế vì nó cũng tạo ra điều kiện chuẩn bị cho phát triển và đầu tư theo chiều sâu. Để đầu tư đổi mới công nghệ và máy móc thiết bị xây dựng có thể tiến hành một số hình thức đầu tư sau: Thay thế những thiết bị đã lạc hậu về mặt công nghệ và kỹ thuật bằng các thiết bị thi công tiến bộ và có hiệu quả cao hơn, có chi phí quy đổi tính cho một đơn vị sản phẩm của thiết bị làm ra bé hơn khi so sánh ở giai đoạn lập dự án, giai đoạn thiết kế hoặc nhập khẩu máy nhưng chưa chắc đã có chi phí quy đổi bé hơn ở khâu sử dụng sau này, bởi vì nó chịu ảnh hưởng của nhiều nhân tố có liên quan đến đặc điểm của ngành sản xuất xây dựng và nhất là liên quan đến khâu quản lý dự án đầu tư. Vấn đề hiệu quả kinh tế của việc đầu tư vào công nghệ và thiết bị xây dựng phụ thuộc vào các điều kiện sử dụng cụ thể, gắn liền với quá trình quản lý dự án đầu tư. Tiến hành cải tạo, hiện đại hoá các máy xây dựng hiện có đã lạc hậu. Cải tiến kỹ thuật sử dụng máy và công nghệ xây dựng cơ giới hoá tại các công trường xây dựng, các phương án sử dụng máy theo công suất… Cải tiến kỹ thuật trong khâu bảo dưỡng, sửa chữa máy. Đầu tư tăng năng lực thiết bị thi công phục vụ cho chiến lược cạnh tranh, chiến lược phát triển của doanh nghiệp Đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng phục vụ cho một dự án cụ thể. Thông thường, khi không bị hạn chế về vốn đầu tư và đặc biệt không bị chi phối bởi đầu ra của công việc, tức là có điều kiện để thiết bị phát huy công suất càng lớn càng tốt thì việc đầu tư thiết bị mới, có công nghệ và kỹ thuật mới lẽ dĩ nhiên càng cao càng tốt. Khi thiếu vốn đầu tư, thị trường đầu ra bị hạn chế và tình trạng lao động dư thừa thì có thể xem xét việc đầu tư vào công nghệ và thiết bị theo hướng đầu tư vào thiết bị có công nghệ kỹ thuật cũ, giá thấp vừa đủ cho các loại hình công việc và tạo điều kiện cho việc sử dụng lao động thủ công. Ngày nay, đối với doanh nghiệp xây dựng cơ sở hạ tầng, do việc sử dụng nhân công rất linh hoạt, việc đầu tư vào máy móc và công nghệ phụ thuộc chủ yếu vào hai nhân tố: Thị trường công việc và vốn đầu tư. 3. Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng trong doanh nghiệp xây dựng Có rất nhiều nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng, trong đó có thể kể đến các nhân tố chủ yếu sau: 3.1. Nhân tố thị trường Đây là nhân tố chi phối nhiều nhất tới hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng, cả trong giai đoạn hiện nay và trong những năm tới. Nhân tố thị trường bao gồm: Thị trường công việc, thị trường thiết bị, thị trường đối tác…Các nhân tố này có ảnh hưởng đến mục tiêu đổi mới, quy mô và tốc độ đổi mới thiết bị ở các doanh nghiệp. Nó có tác động rất lớn đến hiệu quả đầu tư. 3.2.Định hướng phát triển lâu dài và mục tiêu đầu tư của doanh nghiệp Đầu tư xây dựng cơ bản nói chung và đầu tư đôỉ mới công nghệ máy móc xây dựng nói riêng không phải là một việc làm nhất thời mà là một vấn đề có tính chiến lược lâu dài của doanh nghiệp. Bởi vậy đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị thi công trước hết là nhằm phục vụ những nhiệm vụ, mục tiêu có tính chiến lược của doanh nghiệp. Các nhiêm vụ, mục tiêu đó thường được hoạch định trong chiến lược kinh doanh, chiến lược đầu tư và chiến lược trang bị kỹ thuật của doanh nghiệp. Trong một chừng mực nhất định, mục tiêu nhiệm vụ đó vừa là căn cứ để lập dự án đầu tư, vừa là cơ sở để phân tích lựa chọn dự án. Các dự án đầu tư vào công nghệ và máy móc thiết bị có thể có các mục tiêu sau: + Cực tiểu chi phí và cực đại lợi nhuận. + Cực đại khối lượng sản phẩm xây dựng. + Đạt được một mức thoả mãn nào đó về hiệu quả tài chính của dự án. + Duy trì sự tồn tại của doanh nghiệp trong tình hình cạnh tranh hay phục hồi doanh nghiệp thoát khỏi sự tụt dốc suy thoái. + Nâng cao chất lượng sản phẩm xây dựng và uy tín đối với chủ đầu tư để chiếm lĩnh thị trường. + Đầu tư chiều sâu đổi mới công nghệ + Đầu tư để cùng nhà thầu nước ngoài liên doanh nhằm tranh thủ công nghệ mới và mở rộng thị trường. + Đầu tư để đảm bảo điều kiện lao động, đảm bảo yêu cầu môi trường… 3.3. Các đặc điểm của ngành sản xuất xây dựng Các nhiệm vụ sản xuất có tính cá biệt và đơn chiếc cao. Cho nên ở giai đoạn lập dự án đầu tư mua sắm thiết bị ban đầu, việc lập dự án chỉ có tính chất dự báo gần đúng và chưa tính hết đến các đặc điểm cụ thể của công trường sau này. Đặc điểm này có thể làm đảo lộn hiệu quả của dự án. Do đó để tăng độ chính xác cần phải bổ xung hay xem xét gắn liền với quá trình quản lý dự án. Điều kiện sản xuất không ổn định, luôn biến động theo địa điểm và giai đoạn xây dựng công trình dẫn đến tính chất lưu động của thiết bị thi công. Chu kỳ sản xuất thường dài ảnh hưởng lớn đến hiệu quả dự án, nhất là việc tính toán huy động vốn và khi thành lập dòng tiền của dự án. Tính đơn dụng và đa dụng của máy móc xây dựng. Tuy phân loại thiết bị theo chức năng nhưng trong thực tế sản xuất xây dựng có nhiều loại thiết bị sử dụng đa năng nên cần phải kết hợp giữa việc lập dự án cho từng loại thiết bị và cho tập hợp các thiết bị thi công. Mặt khác, do một thiết bị có thể sử dụng vào nhiều loại hình công việc khác nhau, nhiều dự án khác nhau nên cần phải chú ý khi tính toán khối lượng sản phẩm trong lập và quản lý dự án. Đối với ngành xây dựng, khác với các ngành khác, khi lập dự án đầu tư máy móc xây dựng, có nhiều trường hợp địa điểm sản xuất chưa được xác định, thậm chí có thể ảnh hưởng đến khả năng không có thị trường do thực trạng phụ thuộc vào khả năng thắng thầu của doanh nghiệp trong điều kiện cạnh tranh gay gắt trên thị trường. Thời tiết cũng là một yếu tố tác động mạnh mẽ đến hoạt động sản xuất của ngành xây dựng 3.4. Các giải pháp huy động và sử dụng vốn Thông thường giữa vốn tài chính và nhu cầu đầu tư đổi mới công nghệ thiết bị xây dựng là mâu thuẫn với nhau. Vốn có hạn, phạm vi lãi suất và các điều kiện vay khác nhau, còn nhu cầu đầu tư cho cả chiều rộng lẫn chiều sâu đều lớn, nhất là trong điều kiện hiện nay. Mặt khác, thị trường vốn vay trong những năm gần đây biến động rất phức tạp và phong phú. Việc lựa chọn được giải pháp huy động và sử dụng vốn hợp lý sẽ tạo điều kiện cho doanh nghiệp giảm bớt chi phí lãi vay và quay vòng đồng vốn phù hợp với điều kiện của doanh nghiệp mình. 3.5. Thực trạng thiết bị và sức cạnh tranh của doanh nghiệp. ở nước ta, đây cũng là một nhân tố có ảnh hưởng đến đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng của các công ty xây dựng. Đặc điểm này kết hợp với các yêu cầu của hồ sơ thầu, yêu cầu của chủ đầu tư, của kỹ sư tư vấn và nhất là đối với các gói thầu thực hiện đấu thầu quốc tế cho phép quyết định các giải pháp đầu tư hợp lý nhằm từng bước đổi mới thiết bị, tăng khả năng cạnh tranh, phù hợp với thực trạng và chiến lược phát triển của doanh nghiệp. 3.6. Tiến bộ khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng Tiến bộ về khoa học công nghệ trong lĩnh vực xây dựng cơ sở hạ tầng đòi hỏi sự phù hợp của thiết bị thi công về mặt chất lượng, kỹ thuật, công nghệ trên cơ sở đáp ứng yêu cầu của chủ đầu tư, năng lực của doanh nghiệp và bảo đảm về hiệu quả kinh tế. 3.7. Nhân tố con người trong hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng Đây là nhân tố rất quan trọng, có ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công tác lập và quản lý dự án đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị thi công của doanh nghiệp xây dựng. Nhân tố con người thể hiện trên hai mặt: phẩm chất đạo đức và năng lực trình độ. Trong điều kiện xuất phát thấp của nền kinh tế nước ta cộng với sự cạnh tranh gay gắt trên thị trường xây dựng cơ sở hạ tầng, nếu không chú trọng đến nhân tố này có thể dẫn tới sự sai lệch về mục tiêu cũng như hiệu quả đầu tư của doanh nghiệp. Có thể tổng hợp các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng theo sơ đồ sau Các nhân tố ảnh hưởng tới hoạt động đầu tư đổi mới công nghệ và thiết bị xây dựng Nhân tố thị trường Định hướng phát triển và mục tiêu của doanh nghiệp Đặc điểm sản xuất ngành xây dựng Giải pháp huy động và sử dụng vốn Thực trạng thiết bị và sức cạnh tranh của doanh nghiệp Tiến bộ KHCN trong xây dựng cở sở hạ tầng Nhân tố con người Công việc Thiết bị Đối tác Đạo đức Năng lực II. Khái niệm về lập và quản lý dự án đầu tư 1. Khái niệm cơ bản về dự án đầu tư Dự án đầu tư có thể xem xét từ nhiều góc độ. Về mặt hình thức, dự án đầu tư là một tập hồ sơ tài liệu trình bày một cách chi tiết và có hệ thống các hoạt động và chi phí theo một kế hoạch để đạt được những kết quả và thực hiện được những mục tiêu nhất định trong tương lai. Trên góc độ quản lý, dự án đầu tư là một công cụ quản lý việc sử dụng vốn, vật tư, lao động để tạo ra các kết quả tài chính, kinh tế – xã hội trong một thời gian dài. Trên góc độ kế hoạch hoá, dự án đầu tư là một công cụ thể hiện kế hoạch chi tiết của một công cuộc đầu tư sản xuất kinh doanh, phát triển kinh tế xã hội, làm tiền đề cho các quyết định đầu tư và tài trợ. Dự án đầu tư là một hoạt động kinh tế riêng biệt nhỏ nhất trong công tác kế hoạch hoá nền kinh tế quốc dân nói chung. Xét về mặt nội dung, dự án đầu tư là một tập hợp các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hoá nhằm đạt được các mục tiêu đã định bằng việc tạo ra các kết quả cụ thể trong một thời gian nhất định, thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định. Như vậy một dự án đầu tư bao gồm 4 thành phần chính: Mục tiêu của dự án được thể hiện ở 2 mức: 1/Mục tiêu phát triển là những lợi ích kinh tế – xã hội do thực hiện dự án đem lại. 2/ Mục tiêu trước mắt là các mục đích cụ thể cần phải đạt được của dự án. Các kết quả: đó là những kết quả cụ thể, có thể định lượng, được tạo ra từ các hoạt động khác nhau của dự án. Đây là điều kiện cần thiết để thực hiện được các mục tiêu của dự án. Các hoạt động: Là những nhiệm vụ hoặc hành động được thực hiện trong dự án để tạo ra những kết quả nhất định. Những nhiệm vụ hoặc hành động này cùng với một lịch biểu và trách nhiệm cụ thể của các bộ phận thực hiện sẽ tạo thành kế hoạch làm việc của dự án. Các nguồn lực: về vật chất, tài chính và con người cần thiết để tiến hành các hoạt động của dự án. Giá trị hoặc chi phí của các nguồn lực này chính là vốn đầu tư cần cho dự án. Trong 4 thành phần trên thì kết quả được coi là cột mốc đánh dấu tiến độ của dự án. Vì vậy, trong quá trình thực hiện dự án phải thường xuyên theo dõi đánh giá các kết quả đạt được. Những hoạt động nào có liên quan trực tiếp đối với việc tạo ra các kết quả được coi là hoạt động chủ yếu cần phải được đặc biệt quan tâm. 2. Quá trình hình thành và phát triển một dự án đầu tư Quá trình hình thành và thực hiện dự án đầu tư trải qua 3 giai đoạn: Chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư. Các bước công việc, các nội dung nghiên cứu ở các giai đoạn được tiến hành tuần tự nhưng không biệt lập mà đan xen gối đầu cho nhau, bổ xung cho nhau nhằm nâng cao dần mức độ chính xác của các kết quả nghiên cứu và tạo thuận lợi cho việc tiến hành nghiên cứu ở các bước kế tiếp. Các bước công việc của các giai đoạn hình thành và thực hiện một dự án đầu tư có thể được tóm tắt trong bảng sau: Chuẩn bị đầu tư Thực hiện đầu tư Vận hành kết quả đầu tư Nghiên cứu phát hiện cơ hội đầu tư Nghiên cứu tiền khả thi sơ bộ lựa chọn dự án Nghiên cứu khả thi Đánh giá và quyết định (thẩm định dự án) Hoàn tất thủ tục để triển khai thực hiện đầu tư Thiết kế và lập dự toán xây lắp công trình Thi công xây lắp công trình Chạy thử và nghiệm thu sử dụng Sử dụng chưa hết công suất Sử dụng công suất ở mức cao nhất Công suất giảm dần và thanh lý Trong 3 giai đoạn trên đây, giai đoạn chuẩn bị đầu tư tạo tiền đề và quyết định sự thành công hay thất bại ở giai đoạn sau, đặc biệt là đối với giai đoạn vận hành kết quả đầu tư. Do đó, đối với giai đoạn chuẩn bị đầu tư, vấn đề chất lượng, vấn đề chính xác của các kết quả nghiên cứu, tính toán và dự đoán là quan trọng nhất. Trong quá trình soạn thảo dự án phải dành đủ thời gian và chi phí theo đòi hỏi của các nghiên cứu. Tổng chi phí cho giai đoạn chuẩn bị đầu tư chiếm từ 0.5 – 15% vốn đầu tư của dự án. Làm tốt công tác chuẩn bị đầu tư sẽ tạo tiền đề cho việc sử dụng tốt 85 – 99.5% vốn đầu tư của dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư (đúng tiến độ, không phải phá đi làm lại, tránh được những chi phí không cần thiết khác…). Điều này cũng tạo cơ sở cho quá trình hoạt động của dự án được thuận lợi, nhanh chóng thu hồi vốn đầu tư và có lãi (đối với các dự án sản xuất kinh doanh), nhanh chóng phát huy hết năng lực dự kiến (đối với các dự án xây dựng kết cấu hạ tầng và dịch vụ xã hội). Trong giai đoạn 2, vấn đề thời gian là quan trọng nhất. ở giai đoạn này, vốn đầu tư của dự án được chi ra nằm khê đọng trong suốt những năm thực hiện đầu tư. Đây là những năm vốn không sinh lời. Thời gian thực hiện đầu tư càng kéo dài, vốn ứ đọng càng nhiều, tổn thất càng lớn, lại thêm những tổn thất do thời tiết gây ra đối với vật tư thiết bị chưa hoặc đang được thi công, đối với các công trình đang được xây dựng dở dang. Đến lượt mình, thời gian thực hiện đầu tư lại phụ thuộc nhiều vào chất lượng công tác chuẩn bị đầu tư, vào việc quản lý quá trình thực hiện đầu tư, quản lý việc thực hiện những hoạt động khác có liên quan trực tiếp đến các kết quả của quá trình thực hiện đầu tư đã được xem xét trong dự án đầu tư. Giai đoạn 3: Vận hành các kết quả của giai đoạn thực hiện đầu tư (giai đoạn sản xuất kinh doanh dịch vụ) nhằm đạt được các mục tiêu của dự án. Nếu các kết quả do giai đoạn thực hiện đầu tư tạo ra đảm bảo tính đồng bộ, giá thành thấp, chất lượng tốt, đúng tiến độ, tại địa điểm thích hợp, với quy mô tối ưu thì hiệu quả trong hoạt động của các kết quả này và mục tiêu của dự án chỉ còn phụ thuộc trực tiếp vào quá trình tổ chức, quản lý hoạt động các kết quả đầu tư. Làm tốt các công việc của giai đoạn chuẩn bị đầu tư và thực hiện đầu tư tạo thuận lợi cho quá trình tổ chức quản lý phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư.Thời gian phát huy tác dụng của các kết quả đầu tư chính là đời của dự án, nó gắn với đời sống của sản phẩm (do dự án tạo ra) trên thị trường 3. Quản lý dự án đầu tư Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự Mỹ vào những năm 50, đến nay nó nhanh chóng được ứng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế, quốc phòng và xã hội. Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là: (1) nhu cầu ngày càng tăng của những hàng hoá và dịch vụ sản xuất phức tạp, kỹ thuật tinh vi trong khi khách hàng càng “khó tính”; (2) kiến thức của con người (hiểu biết tự nhiên, xã hội, kinh tế, kỹ thuật) ngày càng tăng. Quản lý dự án là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu. Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định. Lập kế hoạch. Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự lôgic mà có thể biểu diễn dưới dạng sơ đồ hệ thống. Điều phối thực hiện dự án. Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là quản lý và điều phối tiến độ thời gian. Giai đoạn này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án (khi nào bắt đầu, khi nào kết thúc). Giám sát là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng. Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án theo hình sau: Lập kế hoạch Thiết lập mục tiêu Điều tra nguồn lực Xây dựng kế hoạch Điều phối thực hiện Điều phối tiến độ thời gian Phân phối nguồn lực Phối hợp các nỗ lực Khuyến khích và động viên cán bộ và nhân viên Giám sát Đo lường kết quả So sánh với mục tiêu Báo cáo Giải quyết vấn đề Hình 1: Chu trình quản lý của dự án Quản lý dự án đầu tư bao gồm các nội dung sau: 3.1- Quản lý vĩ mô và vi mô đối với các dự án a. Quản lý vi mô đối với dự án Quản lý vĩ mô hay quản lý Nhà nước đối với các dự án bao gồm tổng thể các biện pháp vĩ mô tác động đến quá trình hình thành, hoạt động và kết thúc dự án. Trong quá trình triển khai thực hiện dự án, Nhà nước mà đại diện là cơ quan quản lý Nhà nước về kinh tế luôn theo dõi chặt chẽ, định hướng và chi phối hoạt động của dự án nhằm đảm bảo cho dự án đóng góp tích cực vào việc phát triển kinh tế- xã hội. Những công cụ quản lý vĩ mô chính của Nhà nước để quản lý dự án bao gồm các chính sách, kế hoạch, quy hoạch như chính sách tiền tệ, tỷ giá, lãi suất, chính sách đầu tư, chính sách thuế, hệ thống luật pháp, những qui định về chế độ kế toán, thống kê, bảo hiểm, tiền lương,… b. Quản lý vi mô đối với hoạt động dự án Quản lý dự án ở tầm vi mô là quá trình quản lý các hoạt động cụ thể của dự án. Nó bao gồm nhiều khâu công việc như lập kế hoạch, điều phối, kiểm soát,…các hoạt động dự án. Quản lý dự án bao gồm hàng loạt vấn đề như quản lý thời gian, chi phí, nguồn vốn đầu tư, rủi ro, quản lý hoạt động mua bán,…Quá trình quản lý được thực hiện trong suốt các giai đoạn từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư đến giai đoạn vận hành kết quả của dự án. Trong từng giai đoạn, tuy đối tượng quản lý cụ thể có khác nhau nhưng đều phải gắn với ba mục tiêu cơ bản của hoạt động quản lý dự án là: thời gian, chi phí và kết quả hoàn thành. 3.2- Lĩnh vực quản lý dự án Theo đối tượng quản lý, quản lý dự án bao gồm các nội dung như trong bảng dưới. Quản lý dự án bao gồm chín lĩnh vực chính cần được nghiên cứu, xem xét ( theo Viện nghiên cứu Quản trị Dự án Quốc tế- PMI) là: Quản lý phạm vi. Quản lý phạm vi dự án là việc xác định, giám sát việc thực hiện mục đích, mục tiêu của dự án, xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án. Quản lý thời gian. Quản lý thời gian là việc lập kế hoạch, phân phối và giám sát tiến độ thời gian nhằm đảm bảo thời hạn hoàn thành dự án. Nó chỉ rõ mỗi công việc kéo dài bao lâu, khi nào bắt đầu khi nào kết thúc và toàn bộ dự án bao giờ sẽ hoàn thành. Quản lý chi phí. Quản lý chi phí của dự án là quá trình dự toán kinh phí, giám sát thực hiện chi phí theo tiến độ cho từng công việc và toàn bộ dự án, là việc tổ chức, phân tích số liệu và báo cáo những thông tin về chi phí. Quản lý chất lượng. Quản lý chất lượng dự án là quá trình triển khai giám sát những tiêu chuẩn chất lượng cho việc thực hiện dự án, đảm bảo chất lượng sản phẩm dự án phải đáp ứng mong muốn của chủ đầu tư. Quản lý nhân lực. Quản lý nhân lực là việc hướng dẫn, phối hợp những nỗ lực của mọi thành viên tham gia dự án vào việc hoàn thành mục tiêu dự án. Nó cho thấy việc sử dụng lực lượng lao động của dự án hiệu quả đến mức nào? Quản lý thông tin. Quản lý thông tin là quá trình đảm bảo các dòng thông tin thông suốt một cách nhanh nhất và chính xác giữa các thành viên dự án và với các cấp quản lý khác nhau. Thông qua quản lý thông tin có thể trả lời được các câu hỏi: ai cần thông tin về dự án, mức độ chi tiết và các nhà quản lý dự án cần báo cáo cho họ bằng cách nào? Quản lý rủi ro. Quản lý rủi ro là việc xác định các yếu tố rủi ro của dự án, lượng hoá mức độ rủi ro và có kế hoạch đối phó cũng như quản lý từng loại rủi ro. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán. Quản lý hợp đồng và hoạt động mua bán của dự án là quá trình lựa chọn, thương lượng và quản lý các hợp đồng và điều hành việc mua bán nguyên vật liệu, trang thiết bị, dịch vụ,…cần thiết cho dự án. Quá trình quản lý này giải quyết vấn đề: bằng cách nào dự án nhận được hàng hoá và dịch vụ cần thiết của các tổ chức bên ngoài cung cấp cho dự án, tiến độ cung, chất lượng cung như thế nào. Lập kế hoạch tổng quan. Lập kế hoạch tổng quan cho dự án là quá trình tổ chức dự án theo một trình tự lôgic, là việc chi tiết hoá các mục tiêu dự án thành những công việc cụ thể và hoạch định một chương trình để thực hiện các công việc đó nhằm đảm bảo các lĩnh vực quản lý khác nhau của dự án đã được kết hợp một cách chính xác và đầy đủ. Hình 3 : Các lĩnh vực quản lý của dự án Lập kế hoạch tổng quan * Lập kế hoạch * Thực hiện kế hoạch * Quản lý những thay đổi Quản lý phạm vi * Xác định phạm vi * Lập kế hoạch phạm vi * Quản lý thay đổi phạm vi Quản lý thời gian * Xác định công việc * Dự tính thời gian * Quản lý tiến độ Quản lý chi phí * Lập kế hoạch nguồn lực * Tính toán chi phí * Lập dự toán * Lập kế hoạch nguồn lực * Tính toán chi phí * Lập dự toán * Lập kế hoạch chất lượng * Đảm bảo chất lượng * Quản lý chất lượng * Lập kế hoạch quản lý thông tin * Phân phối thông tin * Xác định rủi ro * Chương trình quản lý rủi ro * Phản ứng với rủi * Kế hoạch cung ứng * Lựa chọn nhà cung * Lập kế hoạch * Thực hiện kế hoạch * Quản lý những * Xác định phạm vi * Lập kế hoạch phạm vi * Quản lý thay đổi phạm vi * Quản lý chi phí Quản lý chất lượng * Lập kế hoạch chất lượng * Đảm bảo chất lượng * Quản lý chất lượng Quản lý nguồn lực * Lập kế hoạch nhân lực * Tuyển dụng * Phát triển nhóm Quản lý thông tin *Lập kế hoạch quản lý thông tin * Phân phối thông tin * Báo cáo tiến độ Quản lý rủi ro dự án * Xác định rủi ro * Chương trì