Đề tài Thực trạng công tác kế toán kế toán tại cửa hàng thương mại Cát Linh thuộc công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi

Chương 1 Thực trạng công tác kế toán tại cửa hàng thương mại cát linh thuộc công ty thương mại dịch vụ tràng thi I. Đặc điểm tình hình của Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi được thành lập ngày 29/04/1993 theo Quyết định số 1787 QĐ/UB của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội cho phép đăng ký thành lập doanh nghiệp Nhà nước theo Nghị định 388/HĐBT của Hội đồng Bộ trưởng. Theo Quyết định số 2884 QĐ/UB đổi tên và xác định nhiệm vụ của Công ty kim khí Hà Nội thành tên mới: Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi thuộc Sở thương nghiệp Hà Nội. Địa chỉ giao dịch: 12 phố Tràng Thi- quận Hoàn Kiếm - Hà Nội. Cửa hàng thương mại Cát Linh là một trong những cửa hàng trực thuộc Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi, có địa chỉ liên hệ tại 47 Cát Linh. 1. Chức năng, nhiệm vụ, phương hướng hoạt động, vị trí của Công ty với ngành. 1.1 Chức năng, nhiệm vụ Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi là doanh nghiệp Nhà nước có tư cách pháp nhân, hạch toán kinh tế độc lập. Công ty chịu sự quản lý của Nhà nước của Sở doanh nghiệp Hà Nội và các Sở ban ngành liên quan. Công ty hoạt động theo điều lệ của Công ty do Uỷ ban nhân dân thành phố phê duyệt. Vì vậy Công ty có chức năng nhiệm vụ như sau: * Kinh doanh bán buôn, bán lẻ các hàng hoá tiêu thụ, tư liệu sản xuất, vật tư, hoá chất, thiết bị phương tiện phục vụ mọi nhu cầu của thị trường. * Làm đại lý cho các thành phần kinh tế trong và ngoài nước. * Tổ chức sản xuất gia công, dịch vụ sửa chữa đồ dùng điện tử, điện lạnh, phương tiện đồ điện. * Tổ chức các hoạt động dịch vụ kinh doanh khách sạn, cho thuê văn phòng đại diện và các dịch vụ du lịch. * Liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng các hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu sản xuất dịch vụ của doanh nghiệp. 1.2 Phương hướng hoạt động của cửa hàng thương mại Cát Linh Xuất phát từ nhiệm vụ của ngành thương mại Hà Nội là phát triển kinh doanh những mặt hàng tiêu dùng, tư liệu sản xuất, vật liệu xây dựng, vật tư hoá chất, thiết bị phowng tiện, dịch vụ sửa chữa phục vụ mọi nhu cầu thị trường. Vì vậy các đơn vị trong công ty tuỳ theo vị trí địa lý của mình để phát triển các ngành nghề thích hợp, phù hợp với khả năng của đơn vị mình. Cửa hàng tiếp tục củng cố và duy trì những mặt hàng truyền thống và tìm ra phát triển những mặt hàng mới để phục vụ nhu cầu của người tiêu dùng như: vật liệu xây dựng, nội thất... 1.3 Vị trí của Công ty - Cửa hàng với ngành. Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi là một trong những đơn vị dẫn đầu ngành thương mại Hà Nội và có doanh thu thuộc loại cao nhất. Công ty có mạng lưới kinh doanh rộng phục vụ đa dạng hoá các mặt hàng và các mạng lưới nằm hầu hết ở các quận nội, ngoại thành. Hàng năm số tiền mà Công ty nộp cho ngân hàng nhà nước rất cao (Công ty có 11 cửa hàng trực thuộc). Cửa hàng thương mại Cát Linh là một đơn vị trong 11 đơn vị trực thuộc của Công ty và tổng doanh thu đứng hàng thứ hai. Mặt hàng kinh doanh chủ yếu của Cửa hàng là màng mỏng nilon và tấm lợp nhựa. Với sản phẩm là mạng mỏng thì cửa hàng là một trong những đại lý độc quyền ở phía Bắc của công ty nhựa Rạng Đông thành phố Hồ Chí Minh. Cửa hàng là nơi độc quyền phân phối các sản phẩm tôn ván nhựa tại thị trường miền Bắc. Cửa hàng thương mại Cát Linh có trụ sở văn phòng tại 47 Cát Linh và mạng lưới bán lẻ gồm 4 quầy bán hàng nằm trên 6 địa điểm của nhiều khu vực bao gồm: quầy tổng hợp, quầy Đống Đa, quầy vật liệu xây dựng, quầy Đồng Xuân. * Trong nền kinh tế thị trường diễn ra dưới sự cạnh tranh gay gắt, cửa hàng gặp không ít khó khăn song vẫn luôn khẳng định được vị trí của mình, làm ăn có hiệu quả, thực hiện đầy đủ mọi nghĩa vụ đối với nhà nước, đời sống công nhân viên ngày càng cải thiện điều này được thể hiện thông qua bảng sau: STT Chỉ tiêu Năm Năm 2001 Năm 2002 Năm 2003 1 Tổng nguồn vốn cố định 1.268.000.000 1.428.250.000 1.678.545.000 2 Tổng nguồn vốn kinh doanh 1.110.900.000 1.345.400.000 1.546.254.000 3 Doanh thu bán hàng 770.795.000 896.875.000 911.245.000 4 Nộp ngân sách nhà nước 54.488.000 70.825.155 75.447.500 5 Thu nhập bình quân/người 1.020.000 1.100.000 1.150.000 2. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Cửa hàng. Cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty được thể hiện qua sơ đồ dưới đây Giám đốc Phó giám đốc phụ trách xây dựng cơ Phó giám đốc phụ trách tài chính Phó giám đốc phụ trách XNK Phòng tổ chức hành chính Phòng kế toán Phòng kinh doanh xuất nhập khẩu CHTM Tràng Thi CHTM Tràng Tiền CHTM Cát Linh CHTM Cửa Nam CHTM Thuốc Bắc CHTM Đại La CHTM Giảng Võ CHTM Đồng Xuân Cửa hàng thương mại Gia Lâm Xí nghiệp Ôtô xe máy Xí nghiệp điện lạnh Qua sơ đồ trên ta thấy được cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi. Công ty được tổ chức theo mô hình quản lý trực tiếp. Trong đó mỗi bộ phận đều được phân công các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn một cách rõ ràng cụ thể: * Giám đốc là người có quyền hạn cao nhất trong tổ chức của bộ máy công ty, có quyền và nghĩa vụ pháp lý trước pháp luật và nhà nước. * Phó giám đốc phụ trách cơ bản: phụ trách về việc thanh tra khiếu nại. * Phó giám đốc phụ trách tài chính phụ trách xây dựng kế hoạch kinh doanh và các mặt hoạt động tài chính của công ty cũng như các mặt hoạt động chuyên môn và kinh tế. * Phó giám đốc phụ trách xuất nhập khẩu: Phụ trách các mặt kinh doanh của công ty và các mặt hàng kinh doanh xuất nhập khẩu. * Các phòng ban, các trưởng phó phòng là người trực tiếp chịu trách nhiệm về việc điều hành và báo cáo hoạt động lên giám đốc. Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng ban: Phòng tổ chức hành chính: Có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc và giúp cho công việc quản lý của giám đốc. Phòng kế toán: Có nhiệm vụ hạch toán chi tiết, tổng hợp, lập báo cáo, phân tích các hoạt động kinh tế của Công ty, báo cáo tình hình tài chính với cơ quan chức năng của nhà nước, xây dựng kế hoạch tài chính của công ty, xác định nhu cầu về vốn, tình hình hiện có và biến động của các loại tài sản trong công ty. Công ty thương mại dịch vụ Tràng Thi có 11 cửa hàng thực thuộc. Các cửa hàng là các đơn vị hạch toán kinh tế nội bộ trực thuộc công ty (hoạt động theo quy định chung đối với doanh nghiệp trực thuộc nhà nước) và có chức năng nhiệm vụ quyền hạn cụ thể. Cơ cấu tổ chức quản lý tại cửa hàng thương mại dịch vụ Tràng Thi Cửa hàng trưởng Quầy tổng hợp Quầy Đống Đa Quầy vật liệu xây dựng Quầy Đồng Xuân Phòng kế toán 3. Tổ chức bộ máy kế toán của cửa hàng 3.1 Tổ chức bộ máy kế toán Với đặc thù là một cửa hàng thương mại hạch toán kinh tế nội bộ nên hình thức kế toán của cửa hàng là tập trung. Phòng kế toán của cửa hàng đặt dưới sự lãnh đạo của phòng kế toán công ty chịu trách nhiệm thực hiện mọi công tác từ việc thu nhận sử lý những chứng từ, ghi chép sổ kế toán, sổ chi tiết, bảng kê số 8 và nhật ký chứng từ số 8, ghi vào sổ cái. Kế toán cửa hàng định kỳ tổng hợp số liệu gửi về kế toán của công ty để lập báo cáo kế toán. Sơ đồ bộ máy tổ chức kế toán của cửa hàng thương mại Cát Linh Kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp Kế toán quầy Kế toán LĐTL Kế toán quỹ Kế toán TSCĐ Kế toán Là một phòng ban quan trọng nhưng Phòng kế toán của cửa hàng chỉ gồm 4 nhân viên: 1 kế toán trưởng kiêm kế toán tổng hợp, 1 kế toán quầy, 1 kế toán kho và 1 kế toán quỹ. * Kế toán trưởng là người chịu trách nhiệm cao nhất về hoạt động kế toán trong cửa hàng, là người chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của bộ máy kế toán. Chức năng quan trọng nhất của kế toán trưởng là tham mưu cho Ban giám đốc đưa ra những quyết định đúng đắn trong kinh doanh. Hơn nữa còn thực hiện công tác kế toán tổng hợp theo dõi và lập báo cáo kế toán. * Kế toán quầy: Theo dõi và lập sổ sách kế toán ở quầy bán hàng * Kế toán kho: Theo dõi tình hình nhập xuất kho hàng hoá. * Kế toán quỹ: có nhiệm vụ thu chi và bảo quản tiền mặt của cửa hàng. Mặc dù quy định nhiệm vụ và chức năng của từng phần hành nhưng giữa các bộ phận lại liên quan chặt chẽ với nhau, thống nhất và cùng hỗ trợ cho nhau hoàn thành tốt nhiệm vụ kế toán của cửa hàng. 3.2 Hình thức kế toán của cửa hàng thương mại Cát Linh sử dụng hình thức kế toán: Nhật ký chứng từ để tổ chức hệ thống sổ sách kế toán. Sơ đồ trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chứng từ Chứng từ gốc và các bảng phân bổ Nhật ký chứng từ Sổ chi tiết Bảng kê Sổ cái Báo biểu kế toán Sổ Quỹ Bảng tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng tháng Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức Nhật ký chứng từ này gồm có các loại sổ kế toán: * Nhật ký chứng từ * Bảng kê * Sổ cái * Sổ chi tiết Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc kế toán vào thủ quỹ cho nghiệp vụ thu, chi quỹ vào bảng kê, sổ chi tiết theo yêu cầu quản lý của Cửa hàng. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết kế toán vào Nhật ký chứng từ có liên quan. Cuối tháng căn cứ vào sổ chi tiết để vào tổng hợp các chi tiết. Cuối tháng căn cứ vào bảng kê và tổng hợp các chi tiết kế toán. Số liệu tổng cộng ở sổ cái và một số chi tiết trong nhật ký chứng từ, bảng kê tổng hợp chi tiết được dùng để lập báo cáo tài chính. II. Thực trạng tổ chức công tác kế toán bán hàng tại cửa hàng TMDV Cát Linh. Công tác nghiệp vụ bán hàng ở cửa hàng dịch vụ Cát Linh 1.1 Đặc điểm nghiệp vụ bán hàng hoá tại cửa hàng TMDV Cát Linh ( thuộc công ty TMDV Tràng Thi ) 1.1.1 Phương pháp theo dõi doanh thu cửa hàng đã bán ra - Doanh thu là tổng số tiền mà công ty đã thu về hoặc có quyền đòi về do việc bán các sản phẩm, hàng hoá trong một thời gian nhất định. - Thời điểm xácđịnhdoanh thu bán hàng là khi người bán trao hàng cho người mua, người mua trả tiền hoặc chấp nhận thanh toán. Doanh thu bán hàng bao gồm giá chưa có GTGT trên hoá đơn bán hàng, các khoản doanh thu bán hàng bị giảm trừ như : Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại và các loại thuế gian thu. + Hàng bán bị trả lại : Đây là trị giá của số hàng hoá đã tiêu thụ, bị khách trả lại do không đúng quy cách phẩm chất hoặc do vi phạm hợp đồng kinh tế. + Giảm giá hàng bán : Là khoản giảm trừ cho khách hàng được công ty chấp nhận ngoài hoá đơn hay hợp đồng cung cấp do các nguyên nhân như : Hàng kém phẩm chất, không đúng quy cách, giao hàng không đúng tuyến độ…Hay số tiền thưởng cho khách hàng do mua với số lượng lớn ( giảm bớt giá ) hoặc số lượng hàng mua trong một khoảng thời gian nhất định là không đáng kể . + Các loại thuế gián thu gồm: - Thuế GTGT: Là loại thuế gian thu được tính trên khoảng giá trị tăng thêm của hàng hoá dịch vụ phát sinh trong quá trình từ sản xuất lưu thông đến tiêu dùng . - Thuế xuất nhập khẩu : Là loại thuế gian thu đánh vào các loại hàng hoá xuất nhập khẩu qua cửa khẩu biên giới Việt Nam . - Thuế tiêu thụ đặc biệt : Là loại thuế gian thu đánh vào một số hàng hoá dịch vụ nhất định , hàng hoá dịch vụ đặc biệt . 1.1.2 . Phương pháp xác định doanh thu thuần: Doanh thu thuần về bán = bằng doanh thu – chiết khấu – giảm giá - hàng bán – thuế phải nộp thực tế về hàng bán - thương mại – hàng bán – bị trả lại – khâu tiêu thụ . 1.1.3 Phương pháp xác định giá vốn của hàng đã bán . Để xác định đúng đắn kết quả kinh doanh , trước hết cần xác định trợ giá vốn hàng bán. Trị giá vốn hàng bán được sử dụng để xác định kết quả kinh doanh là toàn bộ chi phí kinh doanh liên quan đến quá trình tiêu thụ bao gồm: Trị giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng , chi phí quản lý doanh nghiệp phân bổ cho số hàng đã bán ra . * Tính trị giá vốn hàng xuất kho để bán: Trị giá vốn hàng xuất kho . Trước hết phải tính trị giá mua thực tế cửa hàng còn lại cuối kỳ bằng cách lấy số lượng hàng còn lại cuối kỳ nhân với đơn giá mua lẫn cuối trong tháng . = Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Trị giá mua Thực tế hàng Thực tế hàng + Thực tế hàng - Thực tế hàng Xuất kho đầu kho nhập trong kỳ còn cuối kỳ Để tính trị giá vốn thực tế cửa hàng xuất kho cần phải phân bổ chi phí mua cho số hàng đã xuất kho theo công thức.: Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho + trị giá mua của hàng xuất kho Chi phí phân bổ Chi phí mua hàng x = Cho hàng đầu kỳ phát sinh trong kỳ + Trị giá mua của Trị giá mua của Hàng còn đầu kỳ hàng nhập trong kỳ Trên cơ sở trị giá mua thực tế của hàng xuất kho và chi phí mua thực tế của hàng xuất kho đã tính được , kế toán tổng hợp lại để xác định trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho. * Tính trị giá vốn của hàng đã bán: Sau khi đã tính được trị giá vốn của hàng xuất kho để bán , chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp của số hàng đã bán, kế toán tổng hợp lại để tính trị giá vốn của hàng đã bán. + = Trị giá vốn của Trị giá chi phí hàng đã bán mua hàng mua hàng 1.1.4 Phương pháp xác định thuế GTGT phải nộp: Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, hàng tháng kế toán phải kê khai thuế GTGT và nộp tờ khai thuế cho cơ quan thuế trong vòng 10 ngày đầu của tháng tiếp theo, theo các mẫu biểu quy định và chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc kê khai thuế. Số thuế GTGT phải nộp được tính theo công thức: Số thuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra – thuế GTGT đầu vào. Trong đó: -Thuế GTGT được xác định như sau: Thuế GTGT = Giá tính thuế của hàng hoá x thuế suất thuế GTGT của hàng hoá đầu ra dịch vụ chịu thuế bán ra dịch vụ bán ra tương ứng +Thuế GTGT đầu vào: Là số thuế GTGT được ghi trên hoá đơn GTGT của hàng hoá dịch vụ mà công ty mua vào hoặc của chứng từ nộp thuế GTGT của hàng hoá nhập khẩu (nếu có) … Nếu số thuế GTGT đầu vào được khấu trừ lớn hơn số thuế GTGTđầu ra thì chỉ khấu trừ thuế GTGT đầu vào bằng thuế GTGT đầu ra của tháng đó . Số thuế GTGT đầu vào còn lại được khấu trừ tiếp vào kỳ tính thuế sau (Hoặc được xét hoàn thuế theo chế độ hiện hành). 2. Chế độ bán hàng tại cửa hàng thương mại dịch vụ Cát Linh 2.1. Quá trình tiêu thụ hàng hoá sử dụng các chứng từ sổ sách sau * Các chứng từ: - Phiếu xuất kho - Thẻ quầy hàng - Báo cáo bán hàng - Sổ chi tiết - Giấy nộp tiền - Hoá đơn GTGT bán hàng cho khách - Bảng kê hoá đơn chứng từ - Tờ khai thuế GTGT * Sổ kế toán - Sổ chi tiết: + Sổ tổng hợp doanh thu + Sổ tổng hợp giá xuất kho hàng bán - Sổ tổng hợp: + Bảng kê số 8 + Nhật ký chứng từ số 8 + Sổ cái tài khoản 511, TK 632, TK911 2.2 Trình tự luân chuyển chứng từ và hạch toán quá trình bán hàng Thẻ quầy hàng Báo cáo bán hàng Hoá đơn GTGT Tờ kê chi tiết TK511 NKCT số 8 Sổ cái Phiếu xuất kho Giấy nộp tiền Tờ kê thuế Bảng kê số 8 Ghi chú: Ghi hàng ngày Ghi hàng tháng 2.3 Tài khoản sử dụng Để hoạch toán tổng hợp các nghiệp vụ bán hàng, kế toán công ty sử dụng các tài khoản sau: * TK 511 “Doanh thu bán hàng”: Tài khoản này dùng để phản ánh tổng doanh thu bán hàng thực tế. Từ đó xác định doanh thu thuần trong kỳ của doanh nghiệp. Nội dung ghi chép của tài khoản này như sau: Bên nợ: - Chiết khấu thương mại, giảm giá bán hàng, hàng bán bị trả lại được kết chuyển. -Số thuế TTĐB và thuế xuất khẩu phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế. Bên có: - Phản ánh tổng số doanh thu bán hàng thực tế trong kỳ. - Phần doanh thu chưa thực hiện được kết chuyển. Tài khoản 511 không có số dư cuối kỳ. * Tài khoản 1561 “Hàng hoá” * Tài khoản 632: “Giá vốn hàng bán” * Tài khoản 911: “Xác định kết quả kinh doanh ” * Ngoài ra còn sử dụng các TK khác như: TK 111, TK 112, TK 131, TK3331... 2.4. Phương pháp lập chứng từ và sổ kế toán chi tiết tổng hợp: Lưu chuyển hàng hoá bán lẻ là bán hàng trực tiếp cho các đối tượng tiêu dùng để thoả mãn nhu cầu về tiêu dùng của cá nhân và tập thể đồng thời thu lợi nhuận cho cửa hàng. Số lượng bán một lần nhỏ, lẻ thanh toán giữa người bán và người mua bằng tiền mặt là chủ yếu. Lưu chuyển hàng hoá bán lẻ mở rộng tăng khả năng cung ứng hàng hoá trên thị trường , từ đó ổn định giá cả , tăng sức mua của đồng tiền dẫn đến ổn định lưu thông tiền tệ. Cửa hàng thương mại Cát Linh thuộc công ty TMDV Tràng Thi bán các mặt hàng với chất lượng tốt giá cả phải chăng hợp lý đáp ứng được nhu cầu của người tiêu dùng . Nhân viên kế toán của cửa hàng phải căn cứ vào các chứng từ của nhân viên bán hàng theo từng ngày nhằm ghi chép sổ sách, các số liệu, tên chứng từ để từ đó vào sổ sách cuối tháng. Qua quá trình tìm hiểu về công ty em thấy có rất nhiều mặt hàng, nhưng vì thời gian có hạn nên em chỉ đi sâu vào nghiên cứu cửa hàng TMDV Cát Linh với một nhóm mặt hàng và em xin lấy số liệu ở tháng 5 năm 2004. 2.4.1 Phiếu xuất kho * Mục đích: Phiếu xuất kho dùng để theo dõi chặt chẽ những số lượng vật tư, sản phẩm, hàng hoá xuất kho cho các đơn vị. Người tiêu dùng làm căn cứ để hoạch toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm và việc kiểm tra sử dụng thực hiện một cách dúng quy định. Phiếu xuất kho lập cho một hoặc cùng nhiều mặt hàng cùng một đối tượng hoạch toán chi phí hoặc cùng một mục đích sử dụng. *Yêu cầu Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ dàng, không tẩy xoá, phải có đầy đủ chữ ký xác nhận thì mới hợp lệ. * Nội dung ghi chép Khi lập phiếu xuất kho phải ghi rõ dàng tên cửa hàng. Lập phiếu và xuất kho sản phẩm hàng hoá. - Cột A, B, C, D : Để ghi rõ thứ tự, tên hàng, mã số, đơn vị tính. - Cột số lượng : Phản phản ánh được số lượng hàng hoá xuất kho theo đúng giá cả thoả thuận. Kế toan trưởng kiểm tra chính xác số hàng đã bán. - Cột đơn giá : Kế toán phải ghi rõ giá cả của từng mặt hàng theo đúng giá quy định. - Cột thành tiền : Kế toán nhân số lượng với giá của từng sản phẩm. Nếu không còn mặt hàng nào khác kế toán phải ghạch chéo giá cước để tránh tình trạng lợi dụng. - Dòng cộng : Ghi tổng số tiền của vật tư hàng hoá thực tế đã xuất kho. Tổng số tiền phải được ghi bằng chữ sau khi cộng. Cuối phiếu phải có chữ ký của người nhận phiếu, phải có đầy đủ chữ ký thì mới hợp lệ. * Phương pháp ghi chép Mỗi mặt hàng được ghi một dòng theo số thứ tự, tên hàng,mã số, đơn vị tính,số lượng,đơn giá, thành tiền. Đến mặt hàng cuối phải đánh chéo để tránh hiện tượng không tốt xảy ra làm ảnh hưởng đến lợi nhuận của cửa hàng Mẫu số 03-VT-3LL Ban hành theo QĐ số1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 1/11/1995 Của bộ tài chính BS/01 – B NO : 036121 Đơn vị …….. Điạ chỉ ……. Phiếu xuất kho Kiêm vận chuyển nội bộ Ngày 4/5/2004 Liên 2: Dùng để vận chuyển hàng. Căn cứ lệnh điều động số……. Ngày …..tháng….năm…… Của………… về việc………… Họ tên người vận chuyển…….. Hợp đồng số……………… Phương tiện vận chuyển……… Xuất tại kho : 47 Cát Linh. Nhập tại kho : Quầy tổng hợp. STT Tên nhãn hiệu, quy cách phẩm chất vật tư (sản phẩm hàng hoá) Mã Số Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C D 1 2 3 Tấm lợp nhựa Tấm lợp nhựa 2,5m 2,5m Tấm Tấm 400 400 38.500 38.500 15.400.000 15.400.000 Tấm lợp nhựa Tấm lợp nhựa 2m 2m Tấm Tấm 1.600 400 30.800 31.110 49.280.000 12.444.000 Tấm lợp nhựa Tấm lợp nhựa 1,8m 1,8m Tấm Tấm 600 200 27.720 28.000 16.632.000 5.600.000 Tấm lợp nhựa Tấm lợp nhựa 1,5m 1,5m Tấm Tấm 1.600 400 23.100 23.330 36.960.000 9.332.000 Cộng 161.204.000 Cộng thành tiền ( viết bằng chữ ): Một trăm sáu mươi mốt triệu hai trăm linh bốn ngàn đồng chẵn. Người nộp phiếu (Ký, ghi rõ họ tên) Thủ kho phát xuất (Ký, ghi rõ họ tên) Người vận chuyển (Ký, ghi rõ họ tên) Quầy ký nhận (Ký, ghi rõ họ tên) 2.4.2 Thẻ quầy hàng * Mục đích. Phải ghi rõ số lượng và căn cứ vào phiếu xuất kho, hoá đơn mua vào ra ( nếu có ). Hàng ngày kế toán chính xác hàng nhập, xuất, còn, tồn lại kho từng loại hàng hoá theo từng tháng. * Yêu cầu. Mỗi mặt hàng kinh doanh phải được theo dõi trực tiếp, chính xác về số lượng hàng – nhập – xuất – tồn trong ngày cho đến hết tháng trên thẻ quầy hàng. * Nội dung Khi lập thẻ quầy hàng phải ghi rõ tên hàng, số đăng ký, ngày đăng ký, tên hàng, quy cách vật tư, đơn vị tính. Thẻ quầy hàng gồm các cột sau : Cột 1 : Ngày tháng Cột 2 : Họ tên người bán hàng Cột 3 : Tồn đầu kỳ Cột 4 : Nhập từ kho trong ngày trong ( ca ) Cột 5 : Nhập khác trong ngày trong ( ca ) Cột 6 : Cộng nhập và tồn kho trong ngày trong ( ca ) Cột 7 : Cột xuất bản ghi số hàng hoá bán trong ngày và số tiền tu đựoc của hàng hoá bán ra trong ngày. Cột 8 : Cột xuất khác Cột 9 : Cột tồn cuối ngày ( ca ) Mẫu số 15 – B4 QĐ : 1141/TC/QĐ/CDRT Ngày 1/1/1995 của BTC Công ty TMDV Tràng Thi Cửa hàng TM Cát Linh Quầy tổng hợp Thẻ bán hàng Tờ số : Tên hàng : Tấm lợp nhựa 2,0 m Quy cách: Đợn vị tính : Tấm Đơn giá : Bán 6 Ngày tháng Tên người bán hàng Tồn đầu kỳ Nhập từ kho Nhập từ khác Cập nhập & tồn kho từ ngày Xuất Lương Bán Tiền Xuất khác Tồn cuối ngày (ca) A B 1 2 3 4 5 6 7 8 4/5 4/5 12/5 13/5 15/5 16/5 19/5 24/5 25/5 27/5 29/5 Tháng 5 400 200 400 1000 400 450 350 450 650 400 200 200 600 50 100 200 450 400 600 100 250 400 0 200 400 1000 400 450 350 450 650 400 2.4.3 Báo cáo bán hàng * Mục đích: Là một chứng từ được lập nhằm theo dõi một cách cụ thể chung thực với mặt hàng, tránh tình trạng nhầm lẫn. * Yêu cầu: Báo cáo bán hàng đòi hỏi nhân viên bán hàng phải ghi chép rõ dàng, chính xác để xác định doanh thu của quầy trong một ngày. * Nội dung. Báo cáo bán hàng phản ánh toàn bộ doanh thu bán hàng của tất cả các mặt hàng trong ngày theo đúng tên hàng, đơn vị tính, số lượng, giá cả và quan trọng hơn là số tiền thu được sau khi bán hàng của từng mặt hàng trong ngày và tổng doanh thu của từng cửa hàng. - Cột tên hàng: Phải phản ánh chính xác tên của từng mặt hàng đã báo. - Cột số lượng : Cần phải ghi rõ số lượng bán hàng thật chính xác không tẩy xoá. - Cột đơn vị tính : Ghi đơn vị tính theo từng loại hàng. - Cột giá bán : Phản ánh giá bán hàng hoá và thành tiền theo đơn giá bán của mặt hàng đã bán ra trong ngày. Mẫu số 3/B QĐ : Liên bộ TCTKTIT Số b21 - LB Báo cáo bán hàng hàng ngày Ngày 5/5/2004 Công ty TMDV Tràng Thi Cửa hàng TM Cát Linh Quầy tổng hợp STT Tên hàng và quy định phẩm chất Đơn vị tính Số lượng Theo giá bán Theo giá vốn Giá đơn vị Thành tiền 1 2 3 4 5 6 7 8 1. 2. Ván nhựa PVC dầy 0,9mm dài 2,4m x 0,8m Ván nhựa PP dầy 0,7mm dài 2,4m x 0,8m Thuế GTGT 10% Tổng tiền Lãi HDTC số 0091277 Tấm Tấm 190 400 45.000 24.700 8.550.000 9.880.000 18.430.000 1.843.000 20.273.000 1694.200 42.820 21.500 8.135.800 8.600.000 16.785.800 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi triệu hai trăm bảy ba ngàn đòng chẵn. Mậu dịch viên Kế toán ( Ký, họ tên ) ( Ký, họ tên ) 2.4.4 Hoá đơn thuế GTGT * Mục đích: Hoá đơn là chứng từ của đơn vị bán xác nhận số lượng, chất lượng đơn giá và số tiền bán của sản phẩm hàng hoá cho người mua. Hoá đơn là căn cứ để người bán ghi số doanh thu vào sổ kế toán có liên quan, các chứng từ cho người mua, người vận chuyển hàng. * Yêu cầu. Hoá đơn thuế GTGT đòi hỏi nhân viên bán hàng phải ghi rõ dàng đầy đủ chính xác thuận tiện cho việc theo dõi nhà nước. * Nội dung Khi lập hoá đơn phải ghi rõ họ tên cơ sở kinh doanh, số tài khoản và mã số của đơn vị. - Cột A,B,C dùng để ghi số thứ tự, tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính. Hàng hoá xuất kho đúng giá cả thoả thuận. - Cột đơn giá :Kế toán phải ghi rõ giá cả từng mặt hàng theo đúng quy định. - Cột số lượng : Phản ánh số lượng hàng hoá bán ra. - Cột thành tiền : Kế toán nhân số lượng hàng hoá với đơn giá của từng sản phẩm đề ra số tiền (Cột 3 = Cột 1 x Cột 2 ). - Dòng cộng : Ghi tổng số tiền bán hàng chưa có thuế. - Dòng tính thuế : Tính thuế 10% cho toàn bộ mặt hàng. Kế toán ghi tổng số tiền bán hàng sau khi tính thuế. Tổng số tiền được viết bằng chữ sau khi cộng. * Phương pháp ghi chép - Ghi rõ ngày tháng lập hoá đơn - Ghi rõ hình thức thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền mặt - Ghi rõ tài khoản và tên ngân hàng đã đăng ký số tài khoản của đơn vị. - Cuối hoá đơn mà vẫn thừa phải gạch chéo để tránh ghi thêm. Hoá đơn giá trị gia tăng Mẫu số : 01 GTKD 311 HA/ 2003 B 0091277 Liên 3 : Nội bộ Ngày 5/5/2004 Đơn vị bán hàng : Công ty TMDV Tràng Thi – Cửa hàng TMDV Cát Linh Địa chỉ : 47 Cát Linh Số TK:…………. Điện thoại:…….. Họ tên người bán hàng : Đỗ Thị Tâm Tên đơn vị : Công ty TNHH Khánh Tâm Địa chỉ : 35B ngõ 86 Hào Lam - Đống Đa – Hà Nội Số TK:………. Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS: 0100365639 - 1 STT Tên hàng hoá dịch vụ đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền A B C 1 2 3 1. 2. Ván nhựa PVC dầy 0,9mm dài 2,4m x 0,8m Ván nhựa PP dầy 0,7mm dài 2,4m x 0,8m Cộng tiền hàng Thuế GTGT 10% : Tiền thuế GTGT ∑ Cộng thành tiền thanh toán Tấm Tấm 190 400 45.000 24.700 8.550.000 9.880.000 18.430.000 1.843.000 20.273.000 Số tiền viết bằng chữ : Hai mươi triệu hai trăm bảy mươi ba ngàn đông chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị ( Ký và ghi dã tên ) ( Ký và ghi dã tên ) ( Ký và ghi dã tên ) 2.4.5 Giấy nộp tiền Cùng với việc lập báo cáo hàng ngày khi hết ca bán hàng mậu dịch viên kiểm kê số tiền đã bán được trong ca để xem số tiền nộp với số tiền phải nộp như trong báo cáo có thừa thiếu hoặc đủ không. * Yêu cầu : Giấy nộp tiền phải ghi rõ họ tên cửa hàng, tên quầy nộp tiền, đồng thời phải ghi rõ ngày tháng nộp tiền. - Phải ghi bằng chữ số tiền nộp * Phương pháp ghi sổ : Giấy nộp tiền bao gồm 5 cột - Cột 1 : Ghi số thứ tự - Cột 2 : Ghi loại tiền - Cột 3 : Ghi số tờ - Cột 4 : Ghi thành tiền của