Đề tài Quản lý thư viện

Đề tài: Quản Lý Thư Viện GVHD: Trần Thị Xuân Trang SVTH: Lê Thị Bảo Nhi Phạm Thị Hoa Lớp: 07s Mở đầu Ngành công nghệ thông tin (CNTT) trong những năm gần đây đã có những bước phát triển vượt bậc trên thế giới cũng như trong nước. CNTT đã góp phần rất lớn cho sự phát triển kinh tế của nước ta trong thời kì đổi mới. Chính vì thế nhu cầu tin học hóa các chương trình quản lý trong thư viện cũng đang rất cần thiết để có thể đổi mới với quy trình quản lý, đạt hiệu quả cao. Ứng dụng tin học trong công tác quản lý đã phát triển mạnh mẽ giúp cho công tác quản lý ngày càng trở lên hiệu quả hơn như nâng cao hiệu suất trong công việc, đưa ra các báo cáo, các số liệu thống kê một cách nhanh chóng chính xác và kịp thời. Đồng thời nhờ có việc ứng dụng tin học đã tiết kiệm được rất nhiều thời gian, công sức của con người,nó làm giảm nhẹ bộ máy quản lý vốn rất cồng kềnh từ trước tới nay. Trong quá trình học tập chúng em thấy hệ thống thư viện ngày càng gần gũi với học sinh sinh viên trong trường từ việc mượn trả sách đến việc đọc sách trong thư viện cũng là cách học hết sức bổ ích. Chính vì lý do đó, em đã chọn đề tài quản lý thư viện để xây dựng phần mềm cho môn học của mình. Với đề tài " Chương trình quản lý thư viện " em đã xây dựng một chương trình khảo sát hoàn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như tìm kiếm cho người sử dụng. Sau đây sẽ là chương trình khảo sát của em về mô hình hệ thống thư viện. Chương trình đã được khảo sát thực trên, về mặt mô hình quản lý thư viện trong trường học. Chương I: Tìm hiểu nhu cầu I. Nhu cầu thực tế: I.1.Giới thiệu về hệ thống quản lý thư viện: Thư viện quản lý khoảng 15000 đầu sách và tài liệu liên quan, phục vụ cho học sinh, sinh viên, giảng viên (độc giả). Việc phân công quản lý trong thư viện được thực hiện như sau: Chủ nhiệm Phó chủ nhiệm Tổ nghiệp vụ Tổ thông tin tư liệu Tổ phục vụ bạn đọc Bổ xung tài liệu Phân loại, cập nhật Tạo lập CSDL Hoàn thiện bộ máy điện tử Cấp thẻ đọc giả Lập phiếu mượn, trả Phân công phục vụ Bộ phận quản lý: Gồm 2 người: Chủ nhiệm và phó chủ nhiệm. Chủ nhiệm thư viện: điều hành chung toàn bộ các công tác trong thư viện. Phó chủ nhiệm: có nhiệm vụ quản lý về cơ sở vật chất (quản lý tài liệu,…) Bộ phận nhân viên: Gồm 3 tổ chuyên môn : Tổ nghiệp vụ: bổ sung tài liệu định kỳ, phân loại tài liệu (phân loại theo chuyên ngành khoa học hoặc theo khu phân chia đã có), mô tả tài liệu để đưa lên mục tra cứu tài liệu (tra theo truyền thống hoăc tra điện tử). Tổ thông tin tư liệu: tạo lập CSDL của các đầu sách, luôn cập nhật thông tin quản lý sách, độc giả cho thư viện. Tổ phục vụ bạn đọc: Có trách nhiệm cấp thẻ độc giả, lập các phiếu mượn, trả sách, phân công phục vụ các quầy mượn trên kho. Sách được phân chia thành các kho: Kho giáo trình: Kho này chứa những giáo trình được giảng dạy tai trường, độc giả có thể mượn. Kho sách tham khảo: Những độc giả sinh viên, giảng viên thuộc sự quản lý của nhà trường được mượn về nhà. Kho sách ngoại văn: kho này chứa các tài liệu tiếng nước ngoài. Kho tra cứu và tài liệu liên quan: chứa các tài liệu như từ điển , sổ tay .. Kho cao học và tài liệu quý hiếm: chứa tài liệu nghiên cứu khoa học và tài liệu quý. Đối với tài liệu ở các kho giáo trình, kho sách tham khảo và kho sách ngoại văn, độc giả( thuộc sự quản lý của nhà trường) có thể mượn sách về nhà. Các kho còn lại, độc giả chỉ được đọc tại chỗ. I.2. Các biểu mẫu thu thập được: Tổ nghiệp vụ có trách nhiệm căn cứ vào thẻ để tiến hành cập nhật vào danh mục sách của thư viện. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường …… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU QUẢN LÝ SÁCH Mã sách:………………. Nhan đề:……………………………… Số trang:…………………………......... Số lượng:……………………………… Năm xuất bản:………………………... Mã ngôn ngữ:……………………….... Ngôn ngữ:……………………………... Mã nhà xuất bản:…………………….. Nhà xuất bản:………………………….. Mã phân loại:…………………………. Thể loại:…………………………......... Mã tác giả:…………………………… Tác giả:……………………………….. Mã vị trí:…………… Kho:………….. Kệ:……….. …... Ngăn:……………… Ngày … Tháng… Năm 20… Xác nhận của cơ quan nơi làm việc khi độc giả đến đăng ký làm thẻ, tổ phục vụ bạn đọc tiến hành phát phiếu đăng ký cho độc giả. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU ĐĂNG KÝ LÀM THẺ Họ và tên:……………………………….. Năm sinh:…………………………………. Số CMND:………………………………………. Địa chỉ thường trú:……………………………………… Nghề nghiệp:………………………………………………………………. Nơi công tác:…………………………………………………………….. Ngày lập thẻ:………………………………………………………………… Ngày … Tháng… Năm 20… Xác nhận của cơ quan nơi làm việc Sau khi nộp phiếu đăng ký làm thẻ, độc giả sẽ được phòng phuc vụ cấp thẻ và trong thẻ sẽ được gán mã số độc giả. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc THẺ ĐỘC GIẢ Họ và tên:……………………………………………………. Ngày sinh:………………………………………………… Nghề nghiệp:………………………………………………….. Nơi công tác:…………………………………………………………. Khoa:………………………………………………………. Vị trí:………………………………………………………….. Ngày đăng ký:……………………………………… Ngày hết hạn:…………………………………… Ngày … Tháng… Năm 20… Trưởng phòng công tác bạn đọc Nếu độc giả mất thẻ thì phải làm lại thẻ thì mới được mượn sách Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ĐƠN XIN CẤP LẠI THẺ THƯ VIỆN Họ tên:…………………………........... Năm sinh…………………………................. Địa chỉ:……………………………...... Nghề nghiệp:………………………………… Nơi công tác:…………………………………………………………………………….. Lý do cấp lại thẻ:……………………... Mã thẻ đã được cấp:……………………… Xác nhận của thư viện Người viết ký tên Ngày…tháng…năm 20… Khi độc giả đến mượn sách phải ghi đầy đủ thông tin vào phiếu mượn sách và giao cho tổ phục vụ bạn đọc. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc PHIẾU MƯỢN SÁCH Số thẻ:……………………………………………………………………………. Họ tên:…………………………………………………………… Nghê nghiệp:…………………………………………………………………… Nơi công tác:……………………………………………………………… Địa chỉ:………………………………………………………………………… Khoa:……………………………………………………………………… Vị trí:………………………………………………………………………. Hình thức mượn:………………………………………………………............. Mã sách Tên sách Tên tác giả Mã Phân loại Ngày… tháng… năm 20… Người lập phiếu Tổ thông tin tư liệu phải theo dõi độc giả mượn sách quá hạn để gửi giấy nhắc thông báo trả sách tới độc giả. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc GIẤY YÊU CẦU TRẢ SÁCH Kính gửi:……………………………………………………………….................... Địa chỉ:…………………………………………………………………………… Đề nghị độc giả trả sách đã quá hạn mượn. Mã sách: ………………………………………………………………………… Tên sách:……………………………………………………………………… Ngày mượn:……………………………………………………………………… Đã quá hạn:……………………………………………………………………… Vậy xin độc giả vui lòng đem sách đến trả cho thư viện. Ngày… tháng… năm 20… Người đề nghị Tổ thông tin tư liệu thống kê số độc giả theo thời gian chỉ định, từ đó nắm được số độc giả trong kỳ và báo cáo các sách đã mượn. Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường …… Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO TÌNH HÌNH ĐỘC GIẢ Từ ngày…………. đến ngày………… Mã độc giả Họ và tên Địa chỉ Số sách mượn Ngày… tháng… năm 2010 Người lập phiếu Đại học…… Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Đại học Đà Nẵng Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Thư viện trường ……. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc BÁO CÁO MƯỢN SÁCH Từ ngày………… đến ngày………. Mã sách Tên sách Tác giả Lần mượn Ngày… tháng… năm 20… Người lập phiếu II. Mô tả quy trình quản lý tại thư viện: II.1.Nhập sách: (Do tổ nghiệp vụ thực hiện) Theo định kỳ khoảng 3 tháng một lần, thư viện có bổ sung sách mới về cho kho, việc đặt mua sách được miêu tả như sau: Theo nhu cầu bạn đọc, thư viện xem xét, chọn những sách cần mua và bổ xung và đưa lên chủ nhiêm duyệt. Sau khi được chủ nhiệm thông qua, thư viện sẽ tiến hành lập hợp đồng với đối tác. Hóa đơn sẽ được gửi cho bộ phận tài vụ của nhà trường thanh toán. Sau đó thư viện nhận sách về. Trong trường hợp sách nhận về không đạt yêu cầu, thư viện sẽ gửi trả lại sách cho đối tác theo điều khoản đã có trong hợp đồng. Sách sau khi mua về sẽ được bộ phận nghiệp vụ tiến hành phân loại. Việc phân các đầu sách vào các kho tùy theo loại sách, kích cỡ sách để đưa vào các kho khác nhau và lập thẻ quản lý cho sách. Mỗi khi có bổ sung sách mới vào thì tổ nghiệp vụ có trách nhiệm rà xét xem số sách đó đã có hay chưa, nếu chưa có thì tiến hành tạo lập thẻ quản lý và cho mã số mới. Còn đã có rồi thì ta chỉ việc cập nhật số lượng thêm. II.2.Cấp thẻ độc giả: Hàng năm thư viện tiến hành làm thẻ thư viện cho sinh viên trong trường. Thư viện dựa vào danh sách yêu cầu làm thẻ của các lớp để tiến hành làm thẻ cho sinh viên. Sau khi hoàn thành thủ tục đăng ký, sinh viên sẽ được tổ phục vụ bạn đọc cấp thẻ thư viện (thẻ bạn đọc). Thẻ thư viện gồm các thuộc tính: Số thẻ, họ tên, ngày sinh, nghề nghiệp, lớp, khoa, địa chỉ. Đối với những độc giả mất thẻ, muốn làm lại thì phải có đơn yêu cầu. Thẻ được cấp với mã mới. Đối với sinh viên ở lại lớp, khi hết thời hạn sử dụng thẻ. Sinh viên phải làm lại thẻ nếu muốn mượn sách. Đối với giáo viên, nhân viên trong trường và cán bộ thư viện muốn mượn sách họ cũng phải làm thủ tục như sinh viên. II.3. Mượn trả sách: Để mượn được sách, độc giả tiến hành tra cứu ở danh mục có sẵn của thư viện. Sau đó, sẽ điền các thông tin cần thiết vào phiếu yêu cầu mượn sách. Nhân viên phục vụ bạn đọc căn cứ vào phiếu này để tìm, đồng thời kiểm tra sách có còn trong kho hay không để cho độc giả mượn. Phiếu yêu cầu bao gồm các thông tin: Họ tên, tên sách1, tên sách2, ký hiệu, ngày mượn, ký tên của người giao sách và của người mượn. Khi mượn sách, mỗi độc giả chỉ được mượn nhiều nhất 3 cuốn, thời hạn mượn là 7 ngày. Độc giả có thể gia hạn mượn sách thêm 1 lần nữa. Độc giả là giáo viên, nhân viên, cán bộ thư viện thì có thể mượn được nhiều sách và thời hạn mượn có thể lâu hơn độc giả là sinh viên. Các hình thức xử phạt của thư viện: Khi độc giả trả sách, nhân viên phục vụ bạn đọc sẽ xem trên phiếu trả sách, nếu quá 7 ngày thì độc giả bị xử phạt 500 đồng /1 ngày. Thư viện cũng có hình thức xử phạt thích đáng cho những độc giả trả sách không còn nguyên vẹn: Sách bị hư hỏng 20% so với tình trạng mượn ban đầu phạt số tiền 10% giá sách. Hỏng 50% phạt 20% giá sách…. Trường hợp làm mất sách, độc giả phải mua đền đúng sách đó, nếu không có sách thì độc giả phải đền bằng tiền theo giá sách, đồng thời chịu một mức phạt theo quy định( không được mượn sách trong 1 tháng). Đối với những học sinh, sinh viên không trả sách cho thư viện thì cuối khóa thư viện sẽ gửi danh sách cho phòng giáo vụ và đối tượng đó sẽ không được nhận bằng tốt nghiệp. Thư viện cũng xử phạt tương tự đối với lớp trưởng của những đối tượng này. Thư viện luôn cập nhật tin tức với phòng giáo vụ để tránh nhầm lẫn trong việc không cấp bằng tốt nghiệp cho lớp trưởng của những sinh viên bị đuổi học. II.4. Hủy đầu sách: Hàng năm, có kiểm tra định kỳ các kho sách. Các sách bị hư hỏng (không dùng được nữa) hoặc sách không có độc giả mượn được lập thành danh sách sách thanh lý. Quyết định hủy sách do hội đồng (có chủ nhiệm thư viện, phó chủ nhiệm và các thành viên nhà trường) đưa ra. Sách có quyết định hủy được lấy ra khỏi kho và giao cho bộ phận bảo quản sách xử lý. Bộ phận xử lý thông tin loại các đầu sách này ra khỏi CSDL. II.5. Hủy độc giả: Đối với độc giả là sinh viên, thẻ có giá trị sử dụng trong suốt khóa học. Hết thời hạn trên, thẻ sẽ bị hủy. II.6. Báo cáo thống kê: Đối với công tác phòng đọc, ngoài công việc phục vụ bạn đọc, định kỳ hàng tháng hay theo từng cách chọn thời gian nhân viên còn phải thống kê, lập báo cáo về sách đã mượn, hiện trạng của sách, độc giả gửi lên ban chủ nhiệm thư viện. Chương II. Phân Tích Và Thiết Kế Hệ Thống I.Phân tích hệ thống về chức năng: I.1.Sơ đồ ngữ cảnh:Độc giả TT độc giả Thẻ độc giả Kết quả tìm kiếm Sách Bộ phận nhân viên Nhà cung cấp Hệ thống quản lý thư viện Giao hàng TT độc giả TT đặt hàng Kết quả cập nhật TT sách Bộ phận quản lý I.2.Xây dựng sơ đồ phân rã chức năng của hệ thống: 1.2.1.Sơ đồ phân cấp chức năng: Hệ thống quản lý thư viện Quản lý kho sách Quản lý danh mục Quản lý độc giả Quản lý mượn trả Báo cáo thống kê Tra cứu sách Phân loại sách DM sách còn Cấp mới thẻ TT tác giả Mượn sách Cập nhật sách Tìm kiếm độc giả TT nhà xuất bản DM sách đang mượn Trả sách Tìm kiếm sách Hiệu chỉnh TT thông tin TT Phân loại sách DM sach thanh lý Xử lý vi phạm Gia hạn sách TT thanh lý Tạo thẻ thư viện TT ngôn ngữ DM sách trễ hạn Chức năng mượn sách : Độc giả sẽ sử dụng bản client để tìm kiếm sách nếu tìm thấy sách cần mượn sẽ cung cấp thông tin sách cần mượn đến người quản lý mượn trả. Thông tin bao gồm: tên sách, mã sách. tài khoản của độc giả. Nếu hệ thống kiểm tra tài khoản người mượn là đúng sẽ cho phép gửi thông tin. Sau khi gửi thông tin độc giả ngồi đợi thông báo phản hồi từ người quản lý mượn trả (có thể cho mượn sách đó hay không hoặc thông báo đến nhận sách) Chức năng tìm kiếm: Người dùng chương trình có thể thực hiện các thao tác tìm kiếm như: tìm kiếm sách trong kho, thông tin người mượn, sách đã mượn, sách đang mượn v.v… Chức năng cho mượn sách : Khi một độc giả gửi yêu cầu mượn sách đến người cho mượn trả sách người này phải thực hiện thao tác kiểm tra xem sách có thể cho mượn được không nếu được sẽ lấy sách và gửi thông báo nhận sách cho độc giả yêu cầu Nếu độc giả không gửi yêu cầu mượn sách mà trực tiếp đến liên hệ với nhân viên mượn trả sách thì nhân viên cần kiểm tra tài khoản của độc giả trước khi thực hiện thao tác cho mượn sách. Trong khi thực hiện thao tác cho mượn sách hệ thống sẽ kiểm tra tư cách mượn của độc giả (đã mượn sách chưa trả, thẻ hết hạn sử dụng…), và tư cách sách ( sách là giáo trình hay là các loại khác) mà kiểm tra xem có thể cho độc giả này mượn quyển sách này hay không. Chức năng trả sách : Để thực hiện thao tác này độc giả phải đem sách đến người quản lý mượn trả. Người này phải kiểm tra tư cách mượn trả của độc giả (có quá hạn mượn sách hay không, sách có bị hư hỏng gì không…) sau đó mới thực hiện thao tác cho độc giả trả sách. Chức năng quản lý tài khoản độc giả : Người mượn muốn được tạo thẻ độc giả phải gửi cho thư viện các thông tin số thẻ sinh viên ( hoặc CMND), họ tên, ngày sinh, địa chỉ. Hệ thống hỗ trợ các thao tác tạo mới thẻ làm lại thẻ. Ngoài ra hệ thống hỗ trợ trong việc in thẻ cho độc giả ( hình của độc giả đã scan vào máy) Chức năng quản lý sách : Phân loại sách : Phân loại cho sách mới nhập về kho hay thay đổi lại loại sách Cập nhật sách khi sách mới nhập về người thủ kho phải nhập thông tin cần thiêt cho sách như tên sách, tác giả, năm xuất bản v.v… Hệ thống sẽ tự động tạo mã cho sách Kiểm kê sách : Kiểm tra số lượng sách trong kho sách đã mượn v.v… Chức năng quản lý tài khoản : Tạo tài khoản : Ngưòi Admin mới có quyền tạo tài khoản mới, khi tạo tài khoản sẽ không tạo mật khẩu mà để mật khẩu trống cho người truy cập lần sau vào đặt mật khẩu Thay đổi thông tin : Người dùng có thể thay đổi thông tin cá nhân của mình khi đăng nhập vào hệ thống, thay đổi mât khẩu đăng nhập . Tuy nhiên không thể thay đổi quyền truy cập Chức năng báo cáo thống kê : Thống kê sách được mượn, sách thanh lý , sách quá hạn v.v… II. Phân tích hệ thống về dữ liệu: II.1.Phân tích dữ liệu: Một thư viện cần quản lý việc đăng ký thẻ độc giả, mượn sách và trả sách của các độc giả thư viện. Sau đây là phần mô tả theo các nghiệp vụ hằng ngày của thư viện như sau: Thủ thư tiếp nhận sách, mỗi quyển sách có một mã sách để phân biệt với các quyển sách khác. Các quyển sách có cùng tên sách nhưng mã sách khác nhau, sách có thể nhiều sách giống nhau ứng với các mã sách đó. Để trở thành độc giả của thư viện, thì mỗi độc giả phải đăng ký và cung cấp các thông tin cá nhân của mình. Thủ thư sẽ cấp cho độc giả một thẻ thư viện, trên đó có số thẻ thư viện của độc giả để phân biệt với các độc giả khác. Thẻ này có giá trị trong suốt các năm học kể từ ngày đăng ký là thẻ và độc giả phải nộp tiền theo định kỳ của thư viện. Một tháng trước ngày hết hạn thẻ, thủ thư sẽ thông báo cho độc giả biết để trả sách thư viện. Mượn sách Khi mượn sách, độc giả đến phòng thư viện để gặp trực tiếp thủ thư. Thủ thu sẽ kiểm tra thông tin thẻ thư viện và chương trình sẽ hiển thị thông tin về độc giả có số thẻ đó như : Mã độc giả, Họ tên, ….và ngày hết hạn thẻ. Trả sách Khi sách được trả, thủ thư kiểm tra thông tin thẻ thư viện có đúng với độc giả đó không và chương trình sẽ hiện thị thông tin về Mã sách, tên sách, tác giả, thể loại,…Tiếp đến những thông tin của độc giả liên quan đến quyển sách ngày cũng được truy xuất và hiện thị ra màn hình. Sau khi thực hiện xong quá trình trả sách đối với các độc giả này thì thủ thư sẽ sắp xếp các quyển sách này vào vị trí của kệ sách trong kho và những thông tin trả sách cũng được ghi nhận lại trong hệ thống. Phát sinh báo cáo thống kê. Thủ thư sẽ thống kê hằng năm để báo cáo lên ban giám hiệu trường như: Thống kê về sách thư viện, thống kê về tình hình mượn và trả sách của độc giả, và thống kê độc giả, số sách đã mượn trong khoảng thời gian, số sách mượn bị trễ, sách thanh lý và nhu cầu cung cấp thêm sách cho thư viện (nếu có). 2.Sơ đồ luồng dữ liệu: 2.1. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0: Quản lý hệ thống thư viện Độc giả Nhân viên thư viện Thông tin mượn trả sách Yêu cầu mượn trả sách Yêu cầu thống kê tình hình mượn trả sách Kết quả thống kê Truy xuất dữ liệu Cập nhật dữ liệu Mức 0 thì hệ thống được thể hiện bởi 2 chức năng chính đó là quản lý thông tin độc giả và giải quyết các thủ tục. Quản lý thông tin độc giả chính là quản lý con người bao gồm : cập nhật thông tin về độc giả và sử dụng thông tin đó để tìm kiếm và thống kê độc giả.Với chức năng giải quyết các thủ tục thì giúp độc giả thực hiện các yêu cầu về lập thẻ độc giả, cấp thẻ khi mất... Chức năng này được thực hiện trên những thông tin được cập nhật về độc giả và mọi thay đổi qua các thủ tục đều được lưu vào CSDL. 2.2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1:mô tả chức năng tạo thẻ độc giả Với sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 này thì thông qua chức năng kiểm tra dữ liệu và lưu thông tin. Nhưng ở mức này chỉ giải quyết các thủ tục một các tổng quát. Chức năng tổng quát của hệ thống được phân rã thành những chức năng con sau: Quản lý mượn trả sách, báo cáo thống kê. Chức năng giải quyết các thủ tục được cụ thể hóa hơn. Tức là để tiến hành bất kì một thủ tục nào thì thông tin đầu tiên phải được kiểm tra đó là thông tin cá nhân của độc giả thông qua chức năng kiểm tra phiếu đăng ký làm thẻ của độc giả. Khi thông tin độc giả hoàn toàn hợp lệ thì mới tiếp tục tiến hành thủ tục. Sau khi đã hoàn tất mọi thông tin và kiểm tra xong thì hoàn thành thủ tục Độc giả Nhân viên 1.3 Trả sách 1.4 Tìm kiếm sách 1.5 Thống kê 1.2 Mượn sách 1.1 Lập thẻ thư viện Yêu cầu lập thẻ Cung cấp thẻ Yêu cầu mượn sách Cung cấp thông tin Thông tin tìm kiếm Tìm kiếm Xuất thẻ kiểm tra Thông tin mượn sách Thông tin phiếu mượn Yêu cầu thống kê sách Kết quả Thông tin trả sách 2.3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2 2.3.1: Sơ đồ mức 2 mô tả quá trình mượn sách. Khi có yêu cầu mượn sách của độc giả gửi đến bộ phận mượn trả, trước tiên độc giả phải đưa ra thẻ độc giả của mình, thủ thư sẽ tiến hành kiểm tra các thông tin về độc giả xem độc giả đó có quyền mượn sách hay không, khi các thông tin về độc giả đều hợp lệ thì kiểm tra đến sách mà độc giả muốn mượn có còn đủ số lượng cần để cho mượn hay không, khi hoàn tất công việc này thì thủ thư sẽ thiến hành lập phiếu mượn và lưu thông tin vào CSDL cho mượn sách của thư viện. 1.2.1 Mượn sách Độc giả 1.2.2 Kiểm tra thẻ 1.2.3 Kiểm tra sách Hợp lệ Sách hết ra Cung cấp TT Sách còn Yêu cầu Không hợp lệ 1.2.4 Tiến hành cho mượn PHIẾU MƯỢN Thống kê Thông tin sách mượn 2.3.2: Sơ đồ mức 2 mô tả quá trình trả sách Để tiến hành công việc trả sách, thu thư sẽ kiểm tra đã quá hạn hay chưa và sách có bị hư hỏng gì không ( nếu có sẽ bị phạt theo quy định của thư viện) rồi tiến hành trả sách. 1.3.3 Phạt PHIẾU MƯỢN Độc giả 1.3.2 Gia hạn sách 1.3.5 Cập nhật 1.3.1 Kiểm tra sách 1.3.4 Kiểm tra thông tin Hoàn trả Trả đúng hạn Gia hạn Trả lời Sách hỏng, quá hạn… Lưu trữ và tìm kiếm Thống kê Thông tin sách mượn TT không hợp lệ II.2. Từ điển dữ liệu: STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Diễn giải 1 MSNV char 10 Mã nhân viên 2 MATMA varchar 50 Mật mã 3 HOTENNV nvarchar 50 Họ tên nhân viên 4 DIACHINV navrchar 100 Dịa chỉ nhân viên 5 NGAYSINHNV datetime 8 Ngày sinh nhân viên 6 GIOITINHNV char 1 Giới tính nhân viên 7 DIENTHOAINV varchar 15 Điện thoại nhân viên 8 EMAILNV varchar 50 Email nhân viên 9 NGAYVAOLAM datetime 8 Ngày vào làm 10 HINHANHNV varchar 50 Hình ảnh nhân viên 11 SOPHIEUMUON numeric 9 Số phiếu mượn 12 MSDG char 10 Mã số phiếu mượn 13 MSNV char 10 Mã số nhân viên 14 NGAYMUON datetime 8 Ngày mượn 15 MSSACH char 10 Mã số sách 16 HANTRA datetime 8 Hạn trả 17 NGAYTRA datetime 8 Ngày trả 18 MSNHAXB char 9 Mã số nhà xuất bản 19 TENNXB nvarchar 200 Tên nhà xuất bản 20 DIACHINXB nvarchar 100 Địa chỉ nhà xuất bản 21 WEBSITENXB varchar 50 Website nhà xuất bản 22 THONGTINKHACNXB nvarchar 1000 Thông tin khác NXB 23 MSDG char 10 Mã số độc giả 24 LYDOPHAT nvarchar 50 Lý do phạt 25 TENSACH nvarchar 1000 Tên sách 26 TACGIA nvarchar 2000 Tác giả 27 MALOAISACH char 10 Mã loại sách 28 NAMXB varchar 4 Năm xuất bản 29 LANXB varchar 2 Lần xuất bản 30 SOLUONG int 4 Số lượng 31 NOIDUNGTOMLUOC nvarchar 4000 Nội dung tóm lược 32 TENDG nvarchar 50 Tên độc giả 33 DIACHI nvarchar 100 Địa chỉ 34 NGAYSINH datetime 8 Ngày sinh 35 EMAIL nvarchar 50 Email 36 GIOITINH char 1 Giới tính 37 THONGTINKHAC nvarchar 1000 Thông tin khác 38 HINHANHDG varchar 50 Hình ảnh độc gỉa 39 LOAISACH nvarchar 50 Loại sách II.3. Sơ đồ dữ liệu E/R: II.3.1. Xây dựng các thực thể: Thực thể nhân viên (NHANVIEN): Thực thể nhân viên gồm có các dữ liệu: (MSNV (khóa chính), MATMA, HOTENNV, DIACHINV, NGAYSINHNV, GIOITINHNV, DIENTHOAINV, EMAILNV, NGAYVAOLAM, HINHANHNV). STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Thuộc tính Diễn giải 1 MSNV char 10 Khóa chính Mã nhân viên 2 MATMA varchar 50 Mật mã 3 HOTENNV nvarchar 50 Họ tên nhân viên 4 DIACHINV nvarchar 100 Địa chỉ 5 NGAYSINHNV datetime 8 Ngày sinh 6 GIOITINHNV char 1 Giới tính 7 DIENTHOAINV nvarchar 15 Điện thoại 8 EMAILNV varchar 50 Email 9 NGAYVAOLAM datetime 8 Ngày vào làm 10 HINHANHNV varchar 50 Hình ảnh Thực thể độc giả (DOCGIA): Thực thể độc giả gồm có các dữ liệu: (MSDG (khóa chính), TENDG, DIACHI, NGAYSINH, EMAIL, GIOITINH, THONGTINKHAC, HINHANHDG). STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Thuộc tính khóa Diễn giải 1 MSDG char 10 Khóa chính Mã độc giả 2 TENDG nvarchar 50 Họ tên độc giả 3 DIACHI nvarchar 100 Địa Chỉ 4 NGAYSINH datetime 8 Ngày sinh 5 EMAIL nvarchar 50 Email 6 GIOITINH char 1 Giới tính 7 THONGTINKHAC nvarchar 1000 Thông tin khác 8 HINHANHDG varchar 50 Hình ảnh độc giả Thực thể phiếu mượn (MUONSACH): Thực thể phiếu mượn gồm có các dữ liệu: ( SOPHIEUMUON (khóa chính), MSDG, MSNV, NGAYMUON). STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Thuộc tính khóa Diễn giải 1 SOPHIEUMUON numeric 9 Khóa chính Mã phiếu mượn 2 MSDG char 10 Mã độc giả 3 MSNV char 10 Mã nhân viên 4 NGAYMUON datetime 8 Ngày mượn Thực thể sách (QUYENSACH): Thực thể sách gồm có các dữ liệu: ( MSSACH ( khóa chính), TENSACH, TACGIA, MSNHAXB, MALOAISACH, NAMXB, LANXB, SOLUONG, NOIDUNGTOMTAT ). STT Tên trường Kiểu dữ liệu Kích thước Thuộc tính khóa Diễn giải 1 MSSACH char 10 Khóa chính Mã sách 2 TENSACH nvarchar 1000 Tên sách 3 TACGIA nvarchar 2000 Tác giả 4 MSNHAXB char 9 Mã số NXB 5 MALOAISACH char 10 Mã loại sách 6 NAMXB varchar 4 Năm xuất bản 7 LANXB varchar 2 Lần xuất bản 8 SOLUONG int 4 Số lượng 9 NOIDUNGTOMTAT nvarchar 4000 Nội dung TT II.3.2. Mô hình E/R: LOAISACH MALOAISACH LOAISACH QUYENSACH MSSACH TENSACH MALOAISACH MSNHAXB TACGIA ........... MUONSACH SOPHIEUMUON MSDG MSNV NGAYMUON DOCGIA MSDG TENDG DIACHI ……. NHAXB MSNHAXB TENNXB ……. NHANVIEN MSNV MATMA HOTENNV DIACHINV ……. Thuộc Thuộc Thuộc Thuộc Thuộc 1- n 1- n 1- 1 1- 1 1- n 1- 1 1- n 1- n 1- n 1- n 1- n 1-1 1- n 1- n 1- n TRASACH SOPHIEUMUON MSSACH MSNV 1-1 Xác nhận 1- n Xác nhận 1- n CHITIET PHIEUMUON SOPHIEUMUON MSSACH HANTRA SOLUONG PHAT MSSACH MSDG II.4. Ma trận khóa: Thực thể Khóa NHANVIEN DOCGIA NHAXUATBAN LOAISACH MUONSACH CTPHIEUMUON PHAT QUYENSACH TRASACH MSNV X O O MSDG X O X MSNHAXB X O MALOAISACH X O SOPHIEUMUON X X X MSSACH X X X X Ghi chú: “ X “ là khóa chính