Đề tài Quản lý tài sản lưu động và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động ở công ty vật tư kỹ thuật xi măng

Lời nói đầu š&› Tài sản lưu động đóng vai trò tối quan trọng trong mọi quá trĩnh sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Do đó, bất kỳ doanh nghiệp nào muốn tồn tại và phát triển cũng phải quan tâm tới việc quản lý và sử dụng tài sản lưu động (TSLĐ) sao cho có hiệu quả. Việc quản lý và sử dụng TSLĐ trong doanh nghiệp có tác động rất lớn đến việc tăng hay giảm chi phí sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp (lợi nhuận). Do đó vấn đề quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản lưu động đang là vấn đề rất bức xúc mọi doanh nghiệp trong nền kinh tế . Trước kia, trong cơ chế bao cấp, các doanh nghiệp Nhà nước được Nhà nước bao cấp về đầu vào và đầu ra nên hầu như không được quan tâm đến việc quản lý và sử dụng tài sản của mình sao cho có hiệu quả. Hiện nay, trong bối cảnh tồn tại sự cạnh tranh gay gắt giữa các thành phần kinh tế, các doanh nghiệp Nhà nước không thích ứng được đã lâm vào tình trạng thua lỗ, một số doanh nghiệp do thực hiện tốt việc quản lý, sử dụng các tài sản của mình nên đã đứng vững và tiếp tục phát triển Trong bối cảnh khó khăn hiện nay Công ty vật tư kỹ thuật xi măng đã có những chính sách, biện pháp đúng đắn trong kinh doanh và trong công tác quản lý tài sản nói chung, TSLĐ nói riêng nên đã đứng vững, trở thành một nhà phân phối xi măng lớn trên thị trường các tỉnh phía Bắc, ổn định và không ngừng nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên. Sau tời gian thực tập tại Công ty vật tư kỹ thuật xi măng, tôi đã bước đầu làm quen với thực tiễn của Công ty và ngược lại, từ thực tiễn giúp tôi hiểu rõ hơn những lý luận đã học. Qua quá trình thực tập, tôi đã thấy rõ tầm quan trọng của việc quản lý và sử dụng tài sản lưu động ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng và tôi đã chọn đề tài nghiên cứu: Quản lý TSLĐ và một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Kết cấu đề tài gồm 3 chương: Chương I: Những vấn đề chung về TSLĐ và quản lý TSLĐ. Chương II: Thực trạng quản lý và sử dụng TSLĐ ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. Chương III: Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng TSLĐ ở Công ty vật tư kỹ thuật xi măng. chương I những vấn đề chung về tài sản lưu động và quản lý tài sản lưu động. I. Tài sản lưu động và nội dung quản lý Tài sản lưu động 1. Tài sản lưu động. 1.1. Khái niệm vai trò TSLĐ và quản lý TSLĐ Để tiến tới hành động sản xuất kinh doanh, mọi doanh nghiệp đều cần phải có tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Trong đó TSLĐ chủ yếu đóng góp vai trò đối tượng lao động, từ đó ta có thể thấy vai trò quan trọng của TSLĐ đối với mọi quá trình sản xuất kinh doanh. Tài sản lưu động của doanh nghiệp là những tài sản ngắn hạn và thường xuyên luân chuyển, do đó nó giúp cho doanh nghiệp có thể quay vòng vốn nhânh hơn, giảm chi phí sử dụng vốn, hạ giá thành sản phẩm. Khác với TSCĐ, tài sản lưu động luôn thay đổi hình thái biểu hiện trong quá trình tạo ra sản phẩm. Vì vậy giá trị của TSLĐ được dịch chuyển một lần vào giá trị sản phẩm. Sau khi kết thúc quá trình tiêu thụ sản phẩm, người ta lại dùng tiền để tái đầu tư những TSLĐ phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh tiếp theo. Do đó đặc điểm nổi bật của TSLĐ là thời gian quay vòng ngắn nên có thể giảm chi phí vốn, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Tóm lại: Tài sản lưu động là một phần tài sản của doanh nghiệp bao gồm tiền mặt, đầu tư tài chính ngắn hạn, các khoản phải thu, dự trữ tồn kho và các tài sản có khả năng chuyển đổi thành tiền trong vòng một năm trở lại đây mà không làm gián đoạn các hoạt động bình thường của doanh nghiệp . Quản lý tài sản lưu động là việc sử dụng tổng hợp các biện pháp duy trì một khối lượng các tài sản lưu động với cơ cấu hợp lý để nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Quản lý tài sản lưu động thực chất là việc trả lời câu hỏi: Doanh nghiệp có nên dự trữ tiền mặt không và dự trữ bao nhiêu? Có nên bán chịu hay không? Nếu bán chịu thì cần có những điều khoản nào? Có nên mua chịu hay là đi vay để trả tiền ngay?... nói chung có rất nhiều vấn đề đặt ra cho công tác quản lý TSLĐ. Nếu công tác quản lý TSLĐ được làm tốt, doanh nghiệp có cơ cấu TSLĐ hợp lý thì vốn của doanh nghiệp không bị ứ đọng mà vẫn đáp ứng được các yêu cầu của sản xuất,s vẫn đảm bảo khả năng thanh toán, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ngược lại nếu quản lý tài sản lưu động không tốt có thể dẫn tới vốn của doanh nghiệp bị thất thoát, bị chiếm dụng, nếu dự trữ quá nhiều tiền mặt, hàng hoá, nguyên vật liệu,... sẽ đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp, đảm bảo cho quá trình sản xuất được liên tục, tuy nhiên lượng tài sản đó không sinh lời, làm giảm hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp. Nói cách khác chất lượng công tác quản lý tài sản lưu động là một trong những nguyên nhân cơ bản quyết định sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp. 1.2. Kết cấu TSLĐ: Để có thể thực hiện tốt công tác quản lý TSLĐ, trước tiên ta cần hiểu rõ từng khoản mục của TSLĐ. * Tiền mặt: tiền mặt hiện có của một doanh nghiệp bao gồm toàn bộ lượng tiền trong két và các khoản tiền gửi ngắn hạn tại ngân hàng. Nó được sử dụng để trả lương cho công nhân viên, trả tiền mua nguyên vật liệu, dịch vụ,... đặc điểm của tiền mặt là loại tài sản không sinh lời hoặc sinh lời thấp, do đó mục tiêu quản lý đối với tiền mặt là giữ một lượng tiền mặt vừa đủ để đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp bao gồm: - Có đủ tiền mặt đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn, góp phần nâng cao uy tín của doanh nghiệp. - Có đủ tiền mặt có thể nắm bắt, tận dụng được các cơ hội trong kinh doanh. - Có tiền mặt chi trả, doanh nghiệp có thể được hưởng chiết khấu thanh toán. Tiền mặt còn dùng trong các chiến dịch quảng cáo, marketing, khuyến mại... Công việc của nhà quản lý tài chính là giải bài toán để trả lời câu hỏi: doanh nghiệp nên giữ một lượng tiền mặt bao nhiêu là hợp lý, phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh của từng thời kỳ? * Các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn. Chính vì tiền mặt là loại tài sản không sinh lời nên các doanh nghiệp muốn duy trì một lượng tài sản có tính lỏng cao thường đầu tư vào các loại chứng khoán ngắn hạn. Chứng khoán ngắn hạn bao gồm tíns phiếu kho bạc và thương phiếu ngắn hạn. Khác với tiền mặt việc đầu tư vào các chứng khoán ngắn hạn vẫn đảm bảo tính lỏng của tài sản và còn đem lại thu nhập cho doanh nghiệp. với sự phát triển của công nghệ thông tin hiện nay, các nhà tài chính có thể dễ dàng chuyển đổi từ tiền mặt sang các loại chứng khoán ngắn hạn và ngược lại. Khi số tiền mặt trong két cao hơn mức cần thiết, các nhà tài chính có thể bán bớt chứng khoán ngắn hạn thu tiền mặt, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh . * Các khoản phải thu: Đây là một trong những bộ phận quan trọng của TSLĐ. Khi doanh nghiệp bán hàng hoá của mình cho các doanh nghiệp khác, thông thường người mua chưa trả tiền ngay lúc giao hàng. Các hoá đơn chưa được thanh toán này thể hiện quan hệ tín dụng thương mại và chúng tạo nên khoản mục "phải thu khách hàng". Hình thức tín dụng thương mại này đang được sử dụng rộng rãi trong nền kinh tế. Nó thể hiện sự tin tưởng lẫn nhau giữa người mua và người bán, tạo cơ sở cho mối quan hệ làm ăn lâu dài. Qui mô của các khoản phải thu không chỉ phụ thuộc vào qui mô của doanh nghiệp mà nó còn phụ thuộc vào chính sách tín dụng của doanh nghiệp. Thường thì các doanh nghiệp có tiềm lực tài chính sẽ dễ dàng bán chịu do đó sẽ đẩy mạnh khối lượng sản phẩm tiêu thụ. Tuy nhiên yếu tố chính tác động đến chính sác tín dụng thương mại của các doanh nghiệp là tình hình cân bằng cung - cầu về loại sản phẩm của các doanh nghiệp đó trên thị trường trong từng thời kỳ. Nếu trên thị trường cung lớn hơn cầu tức là dư thừa hàng hoá thì bán hàng trả chậm cũng là một hình thức cạnh tranh rất có hiệu quả, ngược lại nếu thị trường khan hiếm hàng hoá thì các nhà cung cấp các nhà phân phối sẽ thắt chặt chính sách tín dụng thương mại để tăng nhanh tốc độ quay vòng vốn. Do vậy nhiệm vụ của các nhà tài chính là đưa ra quyết định có nên bán chịu hay không? nên bán chịu cho những đối tượng nào? điều khoản của việc bán chịu ra sao? Đây là những vấn đề hết sức khó khăn vì nếu chỉ đưa ra một quyết định sai lầm sẽ có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của doanh nghiệp, hình thành các khoản nợ dây dưa khó đòi. Theo một số liệu thống kê của Bộ Tài Chính thì tổng số nợ khó đòi giữa các doanh nghiệp Nhà nước kể từ 30/4/1991 trở về trước lên tới 13.500 tỷ đồng đã được Nhà nước "khoanh lại" còn sỗ nợ khó đòi hình thành trong thời gian từ năm 1991 trở lại đây đã lên tới gần 200.000 tỷ đồng. Hiện nay Nhà nước đang xem xét việc thành lập "Công ty mua bán nợ" để giải quyết các khoản nợ giữa các doanh nghiệp. Qua đó ta cũng thấy được tầm quan trọng của công tác quản lý các khoản phải thu, nếu quản lý tốt, xác định được chính sách tín dụng thương mại hợp lý sẽ giữ được khách hàng, tăng số lượng sản phẩm tiêu thụ nhưng nếu quản lý không tốt sẽ dẫn đến tình trạng thất thoát tài sản của doanh nghiệp. Ngoài "phải thu khách hàng" doanh nghiệp còn có các khoản phải thu khác như thu tiền trả trước cho người bán, thu nội bộ,... nhưng chiếm tỷ trọng nhỏ, không làm ảnh hưởng nhiều tới tình hình tài chính doanh nghiệp. * Dự trữ (tồn kho): là toàn bộ nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, vật tư, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hoá... tồn tại trong các kho của doanh nghiệp. ở đây ta chỉ xem xét lượng dự trữ hợp lý, đảm bảo cho quá trình hoạt động bình thường của doanh nghiệp chứ không xem xét khía cạnh dự trữ bất đắc dĩ tức là sản phẩm hàng hoá bị ứ đọng, không bán được, sản xuất bị ngưng trệ. Quản lý dự trữ là việc tính toán duy trì một lượng nguyên vật liệu, sản phẩm dở dang, hàng hoá với cơ cấu hợp lý, đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục và có hiệu quả. Như ta đã biết, chi phí cho dự trữ không chỉ bao gồm chi phí đặt hàng, chi phí lưu kho, trông nom bảo quản mà còn có cả chi phí cơ hội của vốn. Tuy nhiên việc dự trữ nhiều hàng hoá nhiều khi mang lại lợi ích lớn hơn là đem tiền đầu tư chứng khoán ngắn hạn khi thị trường trở lên khan hiếm loại hàng hoá mà doanh nghiệp đang dự trữ khi đó doanh nghiệp sẽ không bị bỏ lỡ cơ hội trong kinh doanh mà còn củng cố uy tín của doanh nghiệp trên thị trường. * Tài sản lưu động khác. Đây là những bộ phận tài sản lưu động của doanh nghiệp không thuộc các nhóm trên như tạm ứng chi phí trả trước, chi phí chờ kết chuyển, tài sản thiếu chờ xử lý, các khoản ký cược ký quĩ... 1.3. Các chính sách tài trợ cho TSLĐ: Các nguồn tài trợ do TSLĐ có thể là tất cả các khoản mục bên "nguồn vốn" của bảng cân đối kế toán. ở đây ta có thể tạm chia thành các nguồn tài trợ dài hạn và các nguồn tài trợ ngắn hạn. * Các nguồn tài trợ dài hạn gồm có: - Vốn chủ sở hữu: là nguồn vốn của các chủ sở hữu doanh nghiệp, nó bao gồm vốn pháp định (liên doanh, cổ phần, vốn ngân sách) và vốn tự bổ sung trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. - Vay dài hạn: các khoản vay ngân hàng hoặc phát hành trái phiếu... Tỷ trọng của các nguồn vốn trong chính sách tài trợ TSLĐ bằng các nguồn tài trợ dài hạn gọi là cơ cấu vốn của doanh nghiệp. Để sử dụng các nguồn vốn này, chúng ta hãy xem xét chi phí sử dụng vốn của từng loại: khi sử dụng vốn chủ sở hữu, các doanh nghiệp phải trả cổ tức cho cổ đông (đối với công ty cổ phần), chia lợi nhuận cho các bên liên doanh (đối với công ty liên doanh), trả các khoản thu sử dụng vốn (đối với các doanh nghiệp Nhà nước). Còn nếu sử dụng vay dài hạn doanh nghiệp phải chi trả lãi vay hay còn gọi là chi phí vốn vay, lãi tiền vay là một khoản chi phí trước thuế. - Ưu điểm: chính sách tài trợ dài hạn có đặc điểm là tính ổn định cao, trong quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, doanh nghiệp không phải chịu sức ép trả nợ ngay, tránh được việc phải bán rẻ sản phẩm hoặc phải vay ngắn hạn để trả nợ. - Nhược điểm: chi phí sử dụng vốn cao hơn các nguồn tài trợ ngắn hạn. Tuy nhiên trong thực tế quản lý tài chính hiếm khi các doanh nghiệp sử dụng các nguồn tài trợ dài hạn để tài trợ cho TSLĐ. Chính sách tài trợ này chỉ được các doanh nghiệp sử dụng nếu mới đi vào hoạt động và chủ yếu đối với các doanh nghiệp kinh doanh thương mại (có TSLĐ chiếm tỷ trọng lớn). * Nguồn tài trợ ngắn hạn: - Tín dụng thương mại: đây là khoản tín dụng được hầu hết các doanh nghiệp tận dụng một cách triệt để, nó còn được gọi là tín dụng nhà cung cấp. Các khoản tín dụng thương mại được hình thành một cách tự nhiên trong quan hệ mua bán chịu, mua hàng trả chậm. Nguồn vốn tín dụng thương mại có ảnh hưởng hết sức to lớn không chỉ với các doanh nghiệp mà đối với toàn bộ nền kinh tế. ở nhiều doanh nghiệp, nguồn vốn tín dụng thương mại dưới dạng các khoản nợ phải trả có thể chiếm tới 30-40% tổng nguồn vốn của doanh nghiệp. Tín dụng thương mại là một phương thức tài trợ tiện lợi và linh hoạt trong kinh doanh mặt khác nó còn tạo khả năng mở rộng quan hệ hợp tác kinh doanh lâu bền. Thời hạn của tín dụng thương mại được qui định cụ thể trong hợp đồng mua bán, do đó điều quan trọng nhất khi sử dụng tín dụng thương mại là luôn phải đảm bảo khả năng thanh toán các khoản nợ đến hạn của doanh nghiệp tránh nhữgn rủi ro có thể xảy ra khi sử dụng tín dụng thương mại được vượt quá khả năng thanh toán của doanh nghiệp. Sử dụng nguồn vốn tín dụng thương mại không phải là không có chi phí. Khi mua hàng trả chậm, thường thì người mua phải chấp nhận mức giá cao hơn so với mua thanh toán ngay. Trong thực tế hiện nay, tín dụng thương mại rất được ưa thích vì nó là một nguồn tài trợ ngắn hạn có chi phí thấp, thủ tục đơn giản hơn nhiều so với vay ngân hàng. Đây là một nguồn tài trợ phù hợp để tài trợ cho TSLĐ, tuy nhiên sử dụng tín dụng thương mại tài trợ cho TSLĐ ở mức độ nào là nhiệm vụ của các nhà tài chính, tuỳ theo tình hình tài chính của doanh nghiệp ở từng thời điểm. - Tín dụng ngân hàng: một trong những nguồn tài trợ khá quan trọng cho TSLĐ là vay ngắn hạn tại các Ngân hàng thương mại. Các ngân hàng có thể đáp ứng nhu cầu vốn của doanh nghiệp với các thời hạn đa dạng từ vài tháng tới một năm, khối lượng cho vay phụ thuộc vào nhu cầu và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Đối với TSLĐ là những tài sản thường có thời gian quay vòng dưới một năm nên dùng vay ngắn hạn để tài trợ cho TSLĐ là rất phù hợp. Tuy nhiên nó không được ưa thích bằng "tín dụng thương mại" do chi phí cao hơn và thủ tục phức tạp hơn. Để vay được tiền ở Ngân hàng thương mại, các doanh nghiệp phải lập bộ "hồ sơ xin vay vốn" ít nhất gồm có đơn xin vay và phương án sản xuất kinh doanh. Phương án trả nợ,...sau khi các cán bộ ngân hàng thẩm định xong hồ sơ thì doanh nghiệp mới có thể vay được vốn. Các thủ tục bắt buộc này cộng với một số yếu tố khác gây chậm trễ, nhiều khi làm mất đi cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp. 2. Nội dung quản lý tài sản lưu động: 2.1. Quản lý vốn bằng tiền và các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn: Quản lý tiền ở đây đề cập tới tiền trong két của doanh nghiệp và tiền gửi ngắn hạn tại các ngân hàng. Vì lượng tài sản này hầu như không sinh lãi nên các doanh nghiệp đều muốn duy trì lượng tiền ở mức thấp nhất có thể. Nhưng tiền mặt lại rất cần thiết cho các hoạt động hàng ngày của doanh nghiệp như thanh toán cho nhà cung cấp, trả lượng, tạm ứng... do đó nhiệm vụ đặt ra cho các nhà quản lý tài chính là làm sao duy trì một lượng tiền mặt hợp lý nhất vừa tránh lãng phí vốn vừa đảm bảo nhu cầu tiền mặt của doanh nghiệp. Quản lý tiền mặt có liên quan chặt chẽ đến quản lý các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, đặc biệt là các loại chứng khoán có tính thanh khoản cao. Các loại chứng khoán này có thể là tín phiếu kho bạc, thương phiếu... chúng có khả năng chuyển đổi ra tiền mặt một cách dễ dàng và ngược lại, chi phí chuyển đổi nhỏ nên trong quản trị tài chính người ta sử dụng chứng khoán có tính thanh toán cao để duy trì tiền mặt ở mức mong muốn. Trong thực tế sản xuất kinh doanh dòng tiền vào ra tại doanh nghiệp hầu như chẳng theo qui luật nào cả. Tuy nhiên, các nhà tài chính học đã đưa ra công thức tính lượng tiền mặt tối ưu của doanh nghiệp trong năm như sau: Q = Mô hình dự trữ tiền mặt này chỉ hoạt động tốt trong điều kiện doanh nghiệp dự trữ tiền mặt một cách đều đặn. Nhưng điều này không thường xảy ra trên thực tế. Có thể trong một vài tuần nào đó doanh nghiệp thu được một số tiền từ các hoá đơn bán hàng và vì vậy nó có thêm một khoản thu thuần tuý bằng tiền mặt, cũng có thể trong một vài tuần khác doanh nghiệp phải trả cho người bán và lượng tiền mặt đột nhiên giảm đi. Các nhà kinh tế và khoa học quản lý đã xây dựng các mô hình phù hợp hơn với thực tế, tức là các mô hình này có tính đến cả những khả năng tiền ra vào ngân quỹ. = 3 x Mô hình này chỉ ra rằng nếu doanh nghiệp luôn luôn duy trì được mức cân đối tiền mặt theo như thiết kế ban đầu thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá được chi phí giao dịch và chi phí do lãi suất gây ra. Để sử dụng mô hình này cần tiến hành các bước. Bước thứ nhất: doanh nghiệp cần phải xác định giới hạn dưới của cân đối tiền mặt, giới hạn dưới có thể bằng 0 và có thể lớn hơn 0 để đảm bảo mức an toàn tối thiểu. Bước thứ hai: doanh nghiệp cần phải ước tính phương sai của thu chi ngân quĩ. Chẳng hạn có thể dựa vào thu chi ngân quĩ của 100 ngày trước đo để tính toán phương sai cho mẫu gồm 100 ngày này. Việc chọn mẫu tuỳ theo loai hình doanh nghiệp mà xác định, nếu doanh nghiệp sản xuất theo mùa thì cần phải chọn mẫu theo từng mùa đặc thù. Bước thứ ba: quan sát lãi suất và chi phí giao dịch của mỗi lần mua và bán chứng khoán. Bước thứ tư: tính toán giới hạn trên và mức tiền mặt theo thiết kế đồng thời đưa ra những thông tin để các nhân viên tài chính thực hiện chiến lược kiểm soát tiền mặt theo mô hình Miller - Orr. Nếu lượng tiền mặt ở mức thấp nhất (giới hạn dưới) thì doanh nghiệp phải bán chứng khoán ngắn hạn để bổ sung vào tiền mặt cho đủ mức dự kiến ngược lại khi tiền mặt bằng hoặc vượt giới hạn trên thì doanh nghiệp mua chứng khoán ngắn hạn. Khoảng dao động của mức cân đối tiền mặt phụ thuộc vào 3 yếu tố. - Mức do động của thu chi ngân quĩ hàng ngày lớn hay nhỏ. Sự dao động này thể hiện ở phương sai của thu chi ngân quĩ. Phương sai của thu chi ngân quĩ là tổng các bình phương (độ chênh lệch) của thu chi ngân quĩ thực tế và thu chi bình quân. Phương sai càng lớn thì thu chi ngân quĩ thực tế càng có xu hướng khác biệt so với thu chi bình quân. Khi đó doanh nghiệp cũng sẽ qui định khoảng dao động tiền mặt cao. - Chi phí cố định của việc mua bán chứng khoán, khi chi phí này lớn người ta muốn giữ tiền mặt nhiều hơn và khi đó khoảng dao động của tiền mặt cũng lớn hơn. - Lãi suất càng cao các doanh nghiệp sẽ giữ ít tiền mặt và do đó khoảng dao động tiền mặt sẽ giảm xuống. Tóm lại tiền mặt là tài sản sinh lời thấp, chứng khoán ngắn hạn có tính thanh khoản cao nên lợi tức đem lại cũng nhỏ hơn so với các loại chứng khoán dài hạn. Do đó tổng số tiền mặt và chứng khoán ngắn hạn chỉ nên giữ một lượng vừa đủ đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp. 2.2. Quản lý dự trữ: Đối với các doanh nghiệp sản xuất, tài sản dự trữ chiếm tỷ trọng khá lớn khoảng 50 - 70% giá trị TSLĐ, do đó quản lý dự trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản lưu động. Khi doanh nghiệp dự trữ hàng hoá sẽ liên quan tới hàng loạt chi phí như chi phí bốc xếp, chi phí đặt hàng, chi phí bảo hiểm, chi phí bảo quản,... những chi phí này được chia ra: * Chi phí lưu kho (chi phí tồn trữ) đây là những chi phí liên quan tới việc tồn trữ hàng hoá, chúng bao gồm: - Chi phí hoạt động: chi phí bốc xếp hàng hoá, chi phí bảo hiểm hàng hoá, chi phí do hao hụt mất mát, chi phí bảo quản,... - Chi phí tài chính: chi phí sử dụng vốn như trả lãi tiền vay, thuế, khấu hao,... * Chi phí đặt hàng bao gồm chi phí quản lý giao dịch và vận chuyển hàng hoá. Chi phí đặt hàng thường là chi phí cố định, không phụ thuộc vào khối lượng mỗi lần đặt hàng. Do đó vấn đề đặt ra là khi nào thì bắt đầu tiến hành đặt hàng và khối lượngcủa mỗi lần đặt hàng là bao nhiêu để cho tổng chi phí dự trữ hàng hoá là thấp nhất. Điểm đặt hàng: trong thực tiễn hoạt động, doanh nghiệp không khi nào đợi hết nguyên vật liệu trong kho thì mới tiên hành đặt hàng, vì như vậy sẽ làm cho sản xuất bị gián đoạn. Vậy thì khi nào bắt đầu đặt hàng là thích hợp, tránh tình trạng ứ hàng trong kho gây lãng phí, tăng chi phí lưu kho. Điểm đặt hàng ở đây chính là khối lượng nguyên vật liệu còn tồn kho phải đủ để sử dụng cho tới khi lô hàng mới về. Điểm đặt hàng = Lượng dự trữ an toàn: khối lượng nguyên vật liệu sử dụng, hàng hoá tiêu thụ mỗi ngày không phải là con số cố định mà thay đổi hàng ngày, thay đổi theo mùa vụ. Do đó để đảm bảo sự ổn định của quá trình sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp phải duy trì một lượng hàng hoá tồn kho. Khối lượng hàng hoá dự trữ an toàn phụ thuộc vào tình hình sản xuất cụ thể của doanh nghiệp. Lượng dự trữ an toàn này được cộng thêm vào "Điểm đặt hàng" để xác định thời điểm đặt hàng thực sự. 2.3 Quản lý các khoản phải thu. Để sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao, các doanh nghiệp đều muốn tiêu thụ càng nhiều hàng hoá càng tốt. Để tăng lượng sản phẩm tiêu thụ, ngoài các yếu tố như chất lượng sản phẩm, giá cả, quảng cáo,... thì điều kiện thanh toán cũng là một yếu tố có tính cạnh tranh cao trên thị trường. Tất nhiên, trong kinh doanh thì bán hàng thu tiền ngay là điều mà bất cứ chủ doanh nghiệp nào cũng mong muốn nhưng trong điều kiện thị trường cạnh tranh quyết liệt như hiện nay thì việc phải cấp "Tín dụng thương mại" cho khách hàng là điều không thể tránh khỏi nếu muốn bán được hàng. Do đó mục tiêu của các doanh nghiệp là làm sao bán được nhiều hàng nhất chứ không phải là bán hàng thu tiền ngay. Vấn đề đặt ra là nên bán chịu cho những đối tượng nào và quản lý các khoản phải thu này như thế nào. Quản lý các khoản phải thu tốt tức là doanh nghiệp phải đưa ra chính sách tín dụng thương mại hợp lý, các điều kiện ràng buộc giúp doanh nghiệp có thể nhanh chóng thu hồi được tiền hàng, giảm số ngày thu tiền bình quân, hạn chế lượng vốn bị khách hàng chiếm dụng, tạo điều kiện mua sắm đầu tư cho chu kỳ sản xuất tiếp theo. 2.3.1 Nội dung chính sách tín dụng thương mại. * Các điều khoản bán hàng: Để bán hàng hoá, doanh nghiệp cần phải có những điều khoản bán hàng cụ thể trong đó thể hiện các yếu tố: - Thời kỳ cấp tín dụng thương mại (còn gọi là thời kỳ tín dụng) - Chiết khấu tiền mặt và thời kỳ chiết khấu - Loại công cụ tín dụng thương mại Thời kỳ tín dụng thương mại là khoảng thời gian mà doanh nghiệp cho khách hàng chịu tiền. Thời hạn này dao động trong khoảng thời gian từ 30 ngày đến 150 ngày. Nếu trong điều khoản bán hàng có đề nghị chiết khấu tiền mặt thì thời kỳ tín dụng thương mại sẽ gồm hai phần: thời kỳ tín dụng thương mại thuần tuý và thời kỳ chiết khấu tiền mặt. Thời kỳ tín dụng thương mại thuần tuý là thời hạn tối đa cho khách hàng nợ, hết thời gian này, khách hàng bắt buộc phải trả tiền. Thời kỳ này bắt đầu kể từ khi doanh nghiệp viết hoá đơn bán hàng cho khách hàng. Thời kỳ chiết khấu tiền mặt: là khoảng thời gian do người bán qui định, nếu người mua thanh toán tiền hàng trong khoảng thời gian này thì sẽ được hưởng một tỷ lệ % nhất định trên tổng giá trị thanh toán. VD: 2/10 toàn bộ 30 có nghĩa là khách hàng được quyền nợ tối đa 30 ngày trong đó 10 ngày đầu là khoảng thời gian chiết khấu nếu khách hàng thanh toán trong vòng 10 ngày sẽ được hưởng một khoản chiết khấu 2% trên tổng giá trị lô hàng. Chiết khấu tiền mặt là một biện pháp quản lý "các khoản phải thu". Mục đích của chiết khấu tiền mặt là để hỗ trợ cho chính sách tín dụng thương mại của doanh nghiệp, trong khi vẫn cho khách hàng chịu tiền để tiêu thụ được sản phẩm thì chiết khấu tiền mặt lại thúc ép khách hàng trả tiền nhanh để được hưởng giá trị chiết khấu. Mức lãi suất chiếu khấu được hưởng thoạt trông có vẻ là nhỏ nhưng lãi suất tương đương năm của nó lại rất lớn, đủ cho mọi khách hàng phải quan tâm (trong ví dụ trên lãi suất chiết khấu qui đổi ra lãi suất tương đương là 37%/năm). Mặt khác thiết khấu tiền mặt còn giúp cho doanh nghiệp có thể định giá cao hơn đối với những khách hàng muốn kéo dài thời gian trả tiền. Các công cụ thường dùng trong chính sách tín dụng thương mại là hoá đơn, thương phiếu trả ngay, thương phiếu có thời hạn, hợp đồng... * Tác động của chính sách tín dụng thương mại. - Tác động tới doanh thu: nếu doanh nghiệp chấp nhận bán chịu thì doanh nghiệp sẽ bị chậm trễ trong việc thu tiền, trong khi đó người mua lại có lợi thế trong việc trả tiền chậm. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng có thể bán với giá cao hơn nếu doanh nghiệp đồng ý cấp tín dụng cho người mua và điều này có thể làm tăng lượng hàng hoá bán được, do đó tổng doanh thu tăng lên. - Tác động của chi phí: cho dù doanh nghiệp có thể bị chậm trễ trong việc thu tiền do việc doanh nghiệp cấp tín dụng thương mại cho người mua thì ngay cả trong trường hợp bán hàng thu tiền ngay cũng có những chi phí nhất định (doanh nghiệp phải bán với giá thấp hơn). Việc chọn phương thức bán thu tiền ngay hay phương thức bán chịu là việc doanh nghiệp cần cân nhắc, dù theo phương thức nào thì doanh nghiệp cũng đều phải tốn chi phí cho n