Đề tài Phương pháp quản trị và đánh giá hệ thống thông tin cobit

ĐẠI HỌC THĂNG LONG BỘ MÔN TIN HỌC CHUYÊN ĐỀ TỐT NGHIỆP HỆ THỐNG THÔNG TIN Đề tài : PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG THÔNG TIN COBIT SINH VIÊN : DƯƠNG TÂN VIỆT – A08661. TRẦN DUY DƯƠNG – A08959. GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN : THS.NGUYỄN TUẤN KHANG. HÀ NỘI 8/ 2009 BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT Ký hiệu Giải nghĩa tiếng anh Giải nghĩa tiếng việt AI Acquire and Implement Xây dựng và thực hiện AIS Accounting Information System Hệ thống thông tin kế toán CNTT Công nghệ thông tin CMM Capability Maturity Model Mẫu đánh giá khả năng CRM Customer Relationship Management Quản lý quan hệ khách hàng CSDL Cơ sở dữ liệu COBIT Control objected for information and related technology Quản trị, đánh giá hệ thống thông tin và giải pháp công nghệ. DS Deliver and Support Triển khai và hỗ trợ ERP Enterprise Resource Planning Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp HTTT Hệ thống thông tin ITIL Information Technology Infrastructure Library Thư viện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin. ME Monitor and Evalute Kiểm soát và đánh giá PO Plan and Organise Hoạch định và tổ chức TMĐT Thương mại điện tử Mục lục hình ảnh Hình 2.1 Mô hình Governance. 25 Hình 2.2 Cấp độ CNTT 29 Hình 2.3 Sơ đồ tiếp cận chiến lược CNTT 31 Hình 2.4 ITIL trong hoạt động của doanh nghiệp. 37 Hình 2.5 Thành phần của ITIL 38 Hình 2.6 Quy trình hoạt động của ITIL. 39 Hình 2.7 Sơ đồ phân tích hiện trạng và mục tiêu. 40 Hình 2.8 Cấp độ tổ chức và cấp độ quy trình trong ITIL. 44 Hình 2.9 Khối lập phương COBIT. 45 Hinh 3.1 Các phiên bản COBIT 45 Hinh 3.2 Thành phần COBIT 45 Hinh 3.3 Sơ đồ yêu cầu. 45 Hinh 3.4 Mối quan hệ qua lại giữa các thành phần COBIT. 45 Hinh 3.5 Quy trình làm việc 45 Hinh 3.6 Cách xây dựng quy trình. 45 Hình 4.1 Biểu đồ đánh giá hiện trạng về trình ứng dụng trong HTTT của InforWay 45 Hình 4.2 Quy trình hoạt động chính 45 Hình 4.3 Chức năng quản trị. 45 Hình 4.4 Quy trình hoạch định 45 Hình 4.5 Biểu đồ đánh giá HTTT CRM chuẩn theo hãng SAP 45 Hình 4.6 Đánh giá tình hình thông tin có thể thay đổi trước và sau khi triển khai hệ thống. 45 MỤC LỤC CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 4 1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 4 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin (information system) 4 1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý 7 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 9 2.1. Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý 9 2.2. Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tin 10 3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP 12 3.1. Những loại hình hệ thống thông tin doanh nghiệp cần quan tâm 13 3.2. HTTT Kế toán (Accounting Information System - AIS) 16 3.3 Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) 19 3.4 Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp (ERP) 21 CHƯƠNG II: VỊ THẾ CỦA COBIT GIỮA NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆN NAY 25 1. GIẢI PHÁP NÀO CHO NHỮNG CHIẾN LƯỢC PHÁT TRIỂN CNTT HIỆN NAY? 26 1.1 Chiến lược CNTT của quốc gia 26 1.2 Chiến lược ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp 27 1.3 Phương pháp nào có ưu thế trong tiếp cận và lập chiến lược CNTT? 29 2. TỔNG QUAN NHỮNG PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ, ĐÁNH GIÁ CNTT HIỆN NAY VÀ ƯU THẾ CỦA COBIT 32 2.1 Phương pháp quản trị và đánh giá ITIL 36 2.2 Phương pháp quản trị và đánh giá CMMi 42 2.3 Phương pháp quản trị và đánh giá ISO 17799 45 2.4 Phương pháp quản trị và đánh giá COBIT 45 2.5 So sánh chung về các phương pháp quản trị và đánh giá trên 45 CHƯƠNG III: GIỚI THIỆU PHƯƠNG PHÁP QUẢN TRỊ HTTT COBIT 45 1. TỔNG QUAN VỀ COBIT 45 1.1. Giới thiệu 45 1.2. Lịch sử phát triển 45 1.3. Các phiên bản: 45 1. 4. Nhiệm vụ COBIT 45 1.5. Tư tuờng COBIT 45 1.6. Lợi ích của doanh nghiệp khi áp dụng COBIT 45 2. CẤU TRÚC COBIT 45 2.1 Thành phần COBIT 45 2.2. Phạm vi, Quy trình, Mục tiêu kiểm soát 45 3. QUY TRÌNH LÀM VIỆC CỦA COBIT 45 3.1. Cách thức xây dựng quy trình 45 3.2. Ví dụ về xây dựng quy trình 45 CHƯƠNG IV: TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG COBIT 45 1. GIỚI THIỆU ĐỐI TƯỢNG TRIỂN KHAI ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP COBIT 45 1.1. Giới thiệu về công ty thực hiện ứng dụng phương pháp COBIT 45 1.2. Những khó khăn hiện tại trong hoạt động kinh doanh của công ty InforWay 45 1.3. Xác định phạm vi và đánh giá hiện trạng 45 1.4. Những chiến lược phát triển CNTT của công ty 45 2. QUẢN TRỊ VÀ ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI XÂY DỰNG CHIẾN LƯỢC CNTT 45 2.1. Nhận định quy trình hoạt động và hướng triển khai xây dựng CNTT trong doanh nghiệp 45 2.2. Hoạch định và tổ chức dự án xây dựng chiến lược CNTT 45 2.3. Tiến trình và ra quyết định 45 2.4. Hỗ trợ và triển khai dịch vụ ứng dụng CNTT 45 2.5. Kiểm soát và đánh giá 45 3. NGHIÊN CỨU RỦI RO, NHỮNG CHÚ Ý VÀ BÀI HỌC 45 TỔNG KẾT 45 GIỚI THIỆU CHUNG Trong bối cảnh nền kinh tế tri thức hiện tại và tương lai, việc xây dựng một hệ thống thông tin hỗ trợ và tạo lợi thế cạch tranh cho các tổ chức doanh nghiệp là một nhu cầu tất yếu. Tuy nhiên, một hệ thống thông tin thế nào là tốt? Hệ thống thông tin có thể phù hợp với tổ chức này nhưng có phù hợp với tổ chức khác không? Và hệ thống thông tin dùng trong doanh nghiệp đang “chuẩn” ở mức nào? Cần tiến tới mục tiêu nào để tạo lợi thế cạnh tranh so với các tổ chức, doanh nghiệp khác?... Để trả lời được các nhà quản lý phải trang bị một phương pháp quản trị và đánh giá hệ thống thông tin doanh nghiệp của mình. Một phương pháp tốt sẽ quản trị và đánh giá hệ thống thông tin của doanh nghiệp tốt, xác định được vị trí hiện tại và mục tiêu cần tiến đến của doanh nghiệp sẽ được đảm bảo thành công hơn… Trải qua những kinh nghiệm trong nhiều năm và đã tổng hợp thành những phương pháp quản trị hữu ích, đến nay thế giới có một số phương pháp quản trị phổ biến như: ITIL, COBIT, ISO17799/ ISO27001, CMMi, COSO, PMBOX… Đề tài này tìm hiểu về COBIT, là một trong những phương pháp đó, tuy còn khá xa lạ với Việt Nam nhưng phương pháp này có nhiều tính ưu việt, nhất là tính ứng dụng rộng, phù hợp với nhiều tổ chức, kinh doanh. Và phương pháp COBIT hiện đang là phương pháp hàng đầu trong sự lựa chọn của đa số tổ chức, doanh nghiệp trên thế giới. Khái quát nội dung đề tài Ngoài phần mở đầu và kết luận thì nội dung chuyên đề này gồm 4 phần: Phần I: Giới thiệu về hệ thống thông tin quản lý: Phần đầu tiên này mang đến người đọc những khái niệm về HTTT, giới thiệu chung về thành phần của HTTT. Bên cạnh đó sẽ đưa ra vai trò của CNTT đối với HTTT .Và thông qua những HTTT hữu ích (HTTT có sự tham gia của CNTT) đang được triển khai trong những tổ chức doanh nghiệp hiện nay (ví dụ: HTTT kế toán, HTTT CRM, HTTT ERP…) để nêu bật lên vị trí quan trọng mang tính chiến lược của một HTTT áp dụng CNTT vào quản lý và hoạt động. Tuy nhiên con đường để tiến tới thành công của một HTTT hữu ích không phải dễ dàng, đã có nhiều bài học kinh nghiệm, những khó khăn được đưa ra. Điều này dẫn đến sự cấp thiết có một phương pháp hướng dẫn xây dựng những HTTT tốt, phù hợp với doanh nghiệp. Kết thúc phần này, chúng ta sẽ đặt ra một hỏi: Cần phương pháp nào để triển khai xây dựng HTTT thành công? Phần II: Vị thế của COBIT giữa những phương pháp quản trị và đánh giá hiện nay: Mở đầu phần này bằng 2 bài toán về xây dựng HTTT của quốc gia và doanh nghiệp ở nước ta để nhận định rằng phương pháp COBIT giải quyết được 2 bài toán đó. Bước khởi đầu là bước khó khăn nhất, và ở đây tiếp cận chính là bước đầu tiên để xây dựng HTTT thành công, phương pháp COBIT có quy trình trong bước tiếp cận bởi vậy COBIT sẽ là phương pháp có những bước tiến vững chắc ngay từ ban đầu. Có thể nào việc chọn COBIT là chủ quan? Bằng cách giới thiệu các phương pháp hàng đầu hiện nay trên thế giới như ITIL, CMMI, ISO… và kết thúc bằng sự so sánh giữa các phương pháp đó với COBIT một lần nữa khẳng định vị trí hàng đầu của phương pháp quản trị và đánh giá COBIT, ưu thế của COBIT cũng là vượt trội. Thiết thực nhất là COBIT đảm bảo giải quyết được 2 bài toán về quốc gia và doanh nghiệp, đồng thời trả lời cho câu hỏi ở phần 1, “phương pháp COBIT là phương pháp để triển khai và xây dựng HTTT thành công !”. Kết thúc phần 2 thúc đẩy chúng ta đến công việc nghiên cứu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT. Phần III: Giới thiệu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT: Tập trung đi sâu vào tìm hiểu phương pháp quản trị và đánh giá COBIT. COBIT xuất phát từ đâu? Gồm thành phần nào và quy trình hoạt động của COBIT diễn ra như thế nào? Đây là phần nghiên cứu về phương pháp COBIT và tìm hiểu cách ứng dụng phương pháp COBIT. Phần 2 và 3 đã nêu lên ưu thế và chức năng, thành phần của phương pháp COBIT nhưng quan trọng là nó được dùng thế nào vào thực tiễn? Câu trả lời sẽ đến ở phần 4. Phần IV: Triển khai ứng dụng phương pháp quản trị và đánh giá COBIT: Triển khai COBIT với việc xây dựng chiến lược phát triển CNTT ở công ty InforWay. Mang đến những bài học, chú ý khi triển khai xây dựng hệ thống thông tin và áp dụng cách quản trị, đánh giá của COBIT vào quá trình xây dựng để đảm bảo sự thành công của chiến lược CNTT trong doanh nghiệp đó. Phần này trả lời cho câu hỏi “Dùng COBIT thế nào?”. Bên cạnh đó là những khó khăn, thử thách mà phương pháp COBIT cũng như một số phương pháp khác gặp phải. Nêu lên khó khăn để chú ý và khắc phục là cách đảm bảo thành công khi xây dựng chiến lược phát triển CNTT trong doanh nghiệp, tổ chức. Kết luận: Tổng kết lại những ý chính và nêu ý nghĩa của tiểu luận về phương pháp quản trị, đánh giá COBIT. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN 1. KHÁI NIỆM HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1. Khái niệm hệ thống thông tin (information system) Là một hệ thống mà mục tiêu, nhiệm vụ của nó là cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó. Ta có thể hiểu hệ thống thông tin là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệ giữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin. Chúng ta phải dựa vào hệ thống thông tin để trao đổi và duy trì hoạt động. Hệ thống thông tin thường là sự trao đổi thông tin của hệ thống các công việc: Thu thập thông tin: là nhập những thông tin đầu vào, cần thiết để hệ thống hoạt động.Ví dụ như nhập tồn kho, nhập chi phí sản xuất, chi phí tiêu thụ và nhập doanh thu giúp hệ thống kế toán tính được lợi nhuận của doanh nghiệp… Truyền thông tin: là sự trao đổi thông tin từ nơi nhập thông tin đến nơi xử lý thông tin và từ nơi xử lý thông tin đến nơi hiển thị ra kết quả hoặc lưu trữ chúng. Thường là những thiết bị truyền thông như đường điện thoai, đường internet… để truyền đạt thông tin đến nơi cần thiết nhanh nhất trong hệ thống thông tin. Lưu trữ: là chứa những thông tin dưới dạng dữ liệu, cất dữ những thông tin đó để phục vụ cho những hoạt động xử lý thông tin khác. Có thể là kho lưu trữ hồ sơ, có thể là các thiết bị như ổ cứng, usb … là tất cả những gì dùng ðể cất dữ thông tin. Phục hồi: là giai đoạn lấy những lại những thông tin cũ và dùng lại làm yêu tố đầu vào cho hoạt động của hệ thống thông tin. Xử lý: là hoạt động tính toán, phân tích, đánh giá … các thông tin đầu vào để đạt được kết quả nào đó. Ví dụ tính doanh thu, nghiên cứu thị trường… Hiển thị: là việc đưa ra kết quả của hệ thống thông tin. Có thể ở dạng báo cáo, tổng kết, biểu đồ, những kết quả phân tích được … Một số ví dụ về hệ thống thông tin đơn giản: Kho dữ liệu Thiết bị đầu cuối Bộ vi xử lý của máy tính Hình 1.1 Máy tính là một hệ thống thông tin. Máy vi tính chính là một hệ thống thông tin, nhiệm vụ của máy vi tính là xử lý thông tin và cung cấp thông tin phục vụ hoạt động của con người. Máy vi tính thông thường luôn gồm 3 thành phần: thiết bị đầu cuối, bộ vi xử lý và kho lưu trữ dữ liệu. Các thành phần này luôn liên hệ và có sự trao đổi thông tin như sau: thiết bị đầu vào (input) đưa thông tin vào máy tính, bộ xử lý thực hiện tính toán, phân tích, sắp xếp… dữ liệu được xử lý đưa vào bộ lưu trữ, khi cần lại tải dữ liệu từ bộ lưu trữ ra xử lý, cuối cùng dữ liệu được hiển thị ra người dùng ở thiết bị ra (output). Rộng hơn là một ví dụ về hệ thống thông tin có sử dụng máy tính, như hình ảnh sau đây: Hệ thống máy tính Hoạt động báo cáo kết quả Hoạt động thu thập tin File lưu trữ Hình 1.2 Hệ thống thông tin có sử dụng máy tính. Các hệ thống thông tin trong các tổ chức kinh tế xã hội như hệ thống quản lý nhân sự, hệ thống kế toán, hệ thống quản lý lịch công tác là các ví dụ điển hình về hệ thống thông tin có sự tham gia của máy tính. Một công ty sản xuất muốn đưa ra sản phẩm mới hệ thống thông tin sẽ hoạt động như sau: Thu thập thông tin mong muốn của khách hàng, đưa dữ liệu vào máy tính để tính toán và phân tích xem xu thế về sản phẩm nào được mong muốn nhất, máy tính lưu ra file các kết quả phân tích được, lập báo cáo giúp nhà quản lý đưa ra chiến lược sản xuất sản phẩm mới. Trong hệ thống thông tin này, máy tính chỉ đóng vai trò là một thành phần trong cả hệ thống và cùng với bộ phận thu thập tin, bộ phận sản xuất, bộ phận lãnh đạo… tạo thành hệ thống thông tin sản xuất sản phẩm mới. Trong 2 ví dụ trên máy tính đóng vai trò như một hệ thống thông tin hay một thành phần quan trọng nhưng trước khi có máy tính thì không có hệ thống thông tin hay sao? Trước khi có máy tính con người đã có tổ chức, có nền kinh tế và có các cơ sở kinh doanh sản xuất... Và bất kỳ một tổ chức hay cơ sở kinh doanh nào cũng có hệ thống thông tin khi đó không hề có sự hiện diện của máy tính hay bất cứ thứ gì liên quan đến công nghệ thông tin. Chúng ta cần phân biệt khái niệm về hệ thống thông tin và công nghệ thông tin. Phân biệt 2 khái niệm Hệ thống thông tin (HTTT) và Công nghệ thông tin (CNTT): HTTT: mô tả các thành phần, tài nguyên cần thiết để cung cấp một chức năng nghiệp vụ hay thông tin cụ thể trong một tổ chức doanh nghiệp. CNTT: đề cập tới việc sử dụng các thiết bị phần cứng, phần mềm, mạng, thiết bị lưu trữ dữ liệu cần thiết để duy trì hoạt động một HTTT. HTTT ngày nay thường được ngầm hiểu là có sử dụng tới máy tính (CNTT). Các chuyên gia nghiệp vụ phải sử dụng rất nhiều loại HTTT có sử dụng máy tính và CNTT. Đơn giản là do máy tính và công nghệ thông tin ngày nay đã quá phổ biến và được dùng ở bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào, hơn nữa CNTT ngày càng hỗ trợ, gắn liền với từng thành phần của mỗi hệ thống thông tin. Do vậy, thuật ngữ HTTT và CNTT đôi khi được sử dụng hoán đổi cho nhau, với nghĩa tương tự nhau. 1.2. Khái niệm hệ thống thông tin quản lý Nói đến hệ thống thông tin quản lý nghĩa là nói đến tầm quan trọng và vai trò của hệ thống thông tin trong tổ chức và doanh nghiệp. Phần lớn hệ thống thông tin thường được xây dựng nhằm phục vụ cho một hoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một số công việc quản lý thông thường như tính toán, thống kê. Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tin tốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cách tổng thể - hệ thống thông tin quản lý. Ví dụ về hệ thống thông tin quản lý: Hệ thống quản lý nhân sự trong một cơ quan. Hệ thống quản lý sinh viên trong một trường đại học. Hệ thống kế toán trong một siêu thị. Hệ thống trợ giúp công tác điều hành bay. Hoặc hệ thống quản lý bàn hàng của một công ty. Nhiệm vụ hệ thống thông tin quản lý là cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Thành phần chiếm vị trí quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánh cấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diển ra trong hệ thống. Với hạt nhân là cơ sở dữ liệu hợp nhất, hệ thống thông tin quản lý có thể hỗ trợ cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, hệ thống thông tin quản lý có các chức năng như: Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học. Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới. Phân phối và cung cấp thông tin. Chất lượng của hệ thống thông tin quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trong đáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của hệ thống. Hầu hết các hệ thống thông tin đều có vai trò trong công tác quản lý và luôn được nâng cao chất lượng để phục vụ công tác quản lý, bởi vậy nhắc đến một hệ thống thông tin thì ta luôn hiểu là một hệ thống thông tin quản lý của tổ chức hoặc doanh nghiệp nào đó. 2. CÁC THÀNH PHẦN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Hình 1.3 Các thành phần của hệ thống thông tin. Hình ảnh thể hiện luồng hoạt động chung của một HTTT bất kỳ gồm nhập dữ liệu, xử lý dữ liệu được thực thi điều khiển và lưu trữ, cuối cùng dữ liệu chuyển thành thông tin hiển thi ra ngoài. Để hoạt động thì HTTT phải đủ các thành phần: Tài nguyên nhân lực, tài nguyên phần mềm, tài nguyên phần cứng (thiết bị máy móc), tài nguyên mạng, tài nguyên dữ liệu (thông tin thu thập). 2.1. Hoạt động của một hệ thống thông tin quản lý Hoạt động của hệ thống thông tin luôn bao gồm các bước: nhận nguồn dữ liệu đầu vào (input) bằng các thiết bị quét mã vạch, nhận dạng đầu vào… Tiếp theo sẽ xử lý dữ liệu như tính toán giá trị hàng hóa, tính lương, giao dịch kế toán… Dữ liệu được xử lý có thể hiển thị kết quả ra ngoài (output) và cũng có thể lưu trữ lại trong hệ thống. Thường sẽ lưu trữ về thông tin khách hàng đã mua sản phẩm, nhân viên đã bán sản phẩm, sản phẩm được tiêu thụ nhiều. Nhà quản lý đọc thông tin kết quả đó ở thiết bị ra dưới dạng báo cáo, sau đó xem xét và ra quyết định chiến lược kinh doanh. Bên cạnh quá trình truyền thông tin trong hệ thống thì việc kiểm soát và bảo vệ những nguồn thông tin ấy là vô cùng quan trọng có ý nghĩa sống còn hoặc quyết định lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp. Bởi vậy phải luôn kiểm soát nguồn dữ liệu, tạo ra các tín hiệu cảnh báo có chủ ý về sự kiện nào đó để kiểm soát tình hình hoạt động. Với mỗi hoạt động trong hệ thống đều có sự hiện diện của CNTT, sử dụng CNTT càng hiện đại dữ liệu càng truyền nhanh, xử lý hiệu quả, chính xác, lưu trữ đa dạng… và quan trọng nhất là an ninh cũng đảm bảo hơn. Hiện nay, với mỗi hoạt động đều có phần cứng và phần mềm hỗ trợ, tuy nhiên xu hướng tạo ra một chỉnh thể thống nhất đã và đang được phát triển, hình thành nên những hệ thống thông tin tích hợp quản lý toàn bộ hoạt động của hệ thống thông tin. 2.2. Các loại tài nguyên trong hệ thống thông tin Là những tài nguyên trong hình 1.3, chúng là dữ liệu, là thông tin, là những yếu tố chính mà HTTT cần xử lý. Quản lý HTTT doanh nghiệp chính là quản lý những tài nguyên này. Tài nguyên nhân lực: Đề cập đến vấn đề con người, con người là một yếu tố quan trọng của hệ thống thông tin. Con người có kĩ thuật, có khả năng để điều khiển mọi hoạt động của HTTT và con người cũng chính là chủ thể là mục tiêu mà HTTT phục vụ. Các chuyên gia HTTT, những người điều khiển hệ thống như chuyên gia phân tích viên hệ thống, chuyên gia phát truyển, quản trị hệ thống… Người dùng cuối là tất cả những người sử dụng HTTT trong  doanh nghiệp , từ các nhà lãnh đạo, các cấp quản lý, cho đến các nhân viên thừa hành và tác nghiệp. Tài nguyên phần mềm: Là những ứng dụng, những chương trình góp phần điều khiển và xử lý thông tin trong toàn bộ hệ thống. Nhận sự điều khiển của con người và thực hiện xử lý thông tin theo lộ trình đã được thiết lập sẵn. Các chương trình: Hệ điều hành, các chương trình ứng dụng, các chương trình nghiệp vụ như tính lương, quản lý khách hàng… (dùng để điều khiển máy tính xử lý thông tin). Các quy trình thủ tục: cho nhập liệu, để sửa lỗi, kiểm tra… (dùng để điều chỉnh hoạt động của con người). Tài nguyên phần cứng: Là máy móc, là thiết bị hiện hữu, trực tiếp thao tác, vận hành trong hệ thống. Máy móc: máy tính, màn hình, các ổ đĩa, máy in, máy quét… (tức là các thiết bị dùng trong xử lý). Môi trường (hay media): đĩa mềm, đĩa cứng, đĩa CD, bìa nhớ, giấy, v.v (tức là các phương tiện dùng để lưu trữ). Tài nguyên mạng: Mang yếu tố của hoạt động truyền thông trong hệ thống, giúp truyền thông tin dữ liệu trong hệ thống và giữa hệ thống với bên ngoài. Môi trường truyền thông, quản lý và truy cập mạng, các dịch vụ mạng. Tài nguyên dữ liệu (Data resources): Dữ liệu là những thông tin được đưa vào hệ thống, chúng được xử lý, phân tích và lưu trữ trong hệ thống thông tin. Dữ liệu là nhân tố chính để hệ thống thông tin hoạt động, là yêu tố đầu vào cho hệ thống, là cái mà hệ thống cần phải thao tác, lưu trữ… và bảo vệ mật thiết (an ninh thông tin). Mô tả dữ liệu: các bản ghi của khách hàng, các hồ sơ nhân viên, thông tin sản phẩm, CSDL. Cơ sở tri thức: những kiến thức, những thông tin kinh doanh, hoạt động thị trường… Việc xây dựng một HTTT với các thành phần như trên đòi hỏi phải có một cái nhìn hệ thống không chỉ về mặt công nghệ, mà còn về tổ chức  doanh nghiệp của bạn, và một tầm nhìn xa về các biện pháp đưa hệ thống CNTT vào tổ chức đó phục vụ cho công việc  kinh doanh của  doanh nghiệp. Đó là một cách nhìn, một cách tiếp cận hết sức cơ bản, xem xét các sự vật trong các mối tương quan của chúng khi hoạt động nhằm đạt đến mục tiêu đã định, gọi là tiếp cận hệ thống, hay quan điểm hệ thống. 3. VAI TRÒ CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP Hệ thống thông tin đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và tùy vào vị trí, khả năng ứng dụng của hệ thống mà nó có những vai trò quan trọng khác nhau. Dưới đây là một số vai trò phổ biến của hệ thống thông tin đối với doanh nghiệp: Hỗ trợ các quy trình và hoạt động nghiệp vụ. Các HTTT sử dụng máy tính để hỗ trợ nhân viên ghi nhận các hóa đơn bán hàng, quản lý kho, trả lương, nhập hàng… Nghiệp vụ kế toán cần sự chính xác và có quy trình vào ra rõ ràng của các thông tin bởi vậy rất cần sự hỗ trợ của hệ thống thông tin. Hỗ trợ nhân viên và các nhà quản lý trong công việc ra quyết định dựa trên hiện trạng của doanh nghiệp. HTTT hỗ trợ người quản lý và các chuyên gia nghiệp vụ trong việc đưa ra những quyết định hợp lý với xu hướng phát truyển. Bởi sau khi tổng hợp dữ liệu tình hình nghiên cứu, phát triển HTTT thường có nhiệm vụ tạo báo cáo để hỗ trợ việc đưa ra quyết định… Quyết định xem nên duy trì mặt hàng nào, loại bỏ mặt hàng nào ít tiềm năng, đầu tư thêm những gì …HTTT tổng hợp ý kiến khách hàng, tổng hợp đánh giá chất lượng sản phẩm và báo cáo tất cả bởi vậy giúp so sánh và loại sản phẩm kém hơn. Hỗ trợ đưa ra các chiến lược phát truyển và nâng cao năng lực cạnh tranh.Xây dựng một chiến lược nhằm dành lấy lợi thế so với đối thủ, sử dụng những ứng dụng thông tin chiến lược. Ví dụ như cài đặt các kiosk điện tử để bày bán hàng tự động tại nhiều địa điểm khác nhau, xây dựng các website quảng bá và bán hàng trên mạng theo mô hình thương mại điện tử… Một hệ thống thông tin là cần thiết và không thể thiếu trong bất cứ tổ chức hay doanh nghiệp nào bởi vậy vai trò của nó là không thể phủ nhận. Và có một hệ thống tốt đồng nghĩa với việc hệ thống đó sẽ thực hiện vai trò của nó tốt hơn. 3.1. Những loại hình hệ thống thông tin doanh nghiệp cần quan tâm Doanh nghiệp có thể áp dụng các HTTT khác nhau tùy thuộc mục đích ứng dụng, quy mô hoạt động, và các điều kiện khác. Nhìn chung khi ứng dụng CNTT, cụ thể là các HTTT,  doanh nghiệp đều nhằm đến các mục tiêu từ thấp đến cao sau đây: hỗ trợ cho các hoạt động tác nghiệp, hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý, và hỗ trợ việc xây dựng các chiến lược nhằm đạt lợi thế cạnh tranh. Các HTTT được xây dựng là nhằm đáp ứng các nhu cầu kinh doanh nói trên trong sự phát triển của chúng, đồng thời cũng phản ánh sự tiến hóa rất nhanh của bản thân CNTT. Kết quả là có một danh sách rất rộng các HTTT dùng cho  doanh nghiệp. Có nhiều cách để phân loại các HTTT đó. Hình 4 dưới đây là một sơ đồ phân loại dựa trên việc chúng cung cấp cho  doanh nghiệp loại hỗ trợ nào. Các HTTT Các hệ thống hỗ trợ quản lý Các hệ thống hỗ trợ hoạt động Hệ thống xử lý giao dịch (Xử lý giao dịch kinh doanh). Hệ thống điều khiển tiến trình (đk các quá trình công nghiệp). Hệ thống cộng tác xí nghiệp (Hỗ trợ giao tiếp, cộng tác). Hệ thống thông tin điều hành (thông tin cho lãnh đạo cấp cao). Hệ thống hỗ trợ quyết định (Hỗ trợ quyết định tương tác). Hệ thống thông tin quản lý (các báo cáo theo mẫu). Hình 1.4 Phân loại HTTT theo dạng thức hỗ trợ. Các hệ thống hỗ trợ hoạt động: Hay các HTTT tác nghiệp, xử lý các dữ liệu dùng cho các hoạt động  kinh doanh và sinh ra trong các hoạt động đó. Các hệ thống này sinh ra nhiều sản phẩm thông tin dùng bên trong và bên ngoài  doanh nghiệp. Tuy nhiên chúng không chú trọng vào việc tạo ra các sản phẩm thông tin mang đặc thù quản lý (muốn có các thông tin dạng đó phải tiến hành xử lý tiếp  trong các HTTT quản lý). Các hệ thống hỗ trợ hoạt động này thường đảm nhận các vai trò như là xử lý một cách hiệu quả các giao dịch kinh doanh; điều khiển các tiến trình công nghiệp (thí dụ quá trình chế tạo sản phẩm); hỗ trợ việc giao tiếp và cộng tác trong toàn xí nghiệp; cập nhật các CSDL cấp Công ty (vi dụ: Marketing, kế toán (AIS), tài chính (FIS))… Các hệ thống hỗ trợ quản lý: trợ giúp các nhà quản lý trong việc ra quyết định. Chúng cung cấp các thông tin và các hỗ trợ để ra quyết định về quản lý, là các nhiệm vụ ph