Đề tài Phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành

MỤC LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin HĐLĐ Hợp đồng lao động DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU- SƠ ĐỒ- HÌNH VẼ Hình 1.1: Biểu đồ số lượng nhân sự công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành qua các năm Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CN. Cty TNHH Dược Phẩm Đô Thành Hình 1.3:Biểu đồ các thương hiệu dẫn đầu trong nhóm sản phẩm dẫn đầu thị trường Hình 2.1: Các thành phần cấu thành nên hệ thống thông tin Hình 2.2: Mô hình thác nước vòng đời của phần mềm Hình 3.1: Sơ đồ chức năng (DFD) Hình 3.2: Biểu đồ mức ngữ cảnh của hệ thống quản lý nhân sự Hình 3.3: Biểu đồ mức O của hệ thống quản lý nhân sự Hình 3.4: Biểu đồ mức 1 của chức năng 1.0 ‘Cập nhật dữ liệu” Hình 3.5: Biểu đồ mức 1 của chức năng 2.0 ‘Hỗ trợ tác nghiệp” Hình 3.6: Biểu đồ mức 1 của chức năng 3.0 “Báo cáo, thống kê” Hình 3.7: Biểu đồ mức 1 của chức năng 4.0 “Tìm kiếm” LỜI NÓI ĐẦU Trong những thập niên gần đây, công nghệ thông tin là một trong những ngành khoa học đạt nhiều thành tựu rực rỡ và có nhiều ứng dụng rộng rãi nhất. Công nghệ thông tin áp dụng sâu rộng trên nhiều lĩnh vực: y học, quân sự..và đặc biệt trong kinh tế. Nó góp phần thúc đẩy mạnh mẽ nền kinh tế . Nó có nhiều ứng dụng giúp thay đổi đáng kể phương thức kinh doanh, sản xuất và quản lý. Nó giúp các tổ chức, doanh nghiệp tăng lợi nhuận, mở rộng thị trường kinh doanh, giảm bớt chi phí nguồn nhân lực, tăng năng suất, hiệu quả kinh tế. Thực sự, công nghệ thông tin đã đi vào cuộc sống xã hội, kinh tế như một tất yếu của nền kinh tế tri thức, hiện đại. Ngày nay, tin học hoá áp dụng trong công tác quản lý, sản xuất, kinh doanh thường là xu hướng của các doanh nghiệp. Khi xử lý khối lượng thông tin lớn cần tính chính xác, nhanh gọn, hiệu quả, các doanh nghiệp đã đầu tư những phần mềm quản lý tương ứng và phù hợp. Các phần mềm quản lý thông dụng như: quản lý nhân sự, quản lý TSCĐ, quản lý hàng hoá, quản lý dịch vụ, phần mềm tính lương, phần mềm kế toán… Một trong những phần mềm đóng vai trò quan trọng và phổ biến đó là phần mềm quản lý nhân sự. Phần mềm phổ biến bởi các doanh nghiệp, tổ chức đều cần phải quản lý nguồn nhân lực, nhân sự; Phần mềm này quan trọng bởi lẽ việc quản lý nhân sự là cần thiết, đem lại hiệu quả cao trong việc quản lý nguồn nhân lực, con người; giảm tải được các công việc, tác nghiệp của phòng hành chính- nhân sự. Trước đây, việc quản lý nhân sự được thực hiện chủ yếu trên sổ sách, giấy tờ. Mỗi sự biến động của nhân lực như: việc thuyên chuyển vị trí công tác, nâng hạ bậc lương, thay đổi ngạch, bậc v.v... buộc các nhà quản lý phải lập lại hồ sơ, sổ sách. Đây là sự phiền toái và không khỏi nhầm lẫn.Việc ứng dụng tin học vào quản lý nhân sự thực sự đã đem lại hiệu quả rõ nét. Đó không chỉ đối với nhà quản lý mà từ đó gợi mở ra ứng dụng tin học vào các lĩnh vực khác của đời sống xã hội. Nhiều cơ quan xí nghiệp đã lên kế hoạch tin học hoá toàn bộ các khâu quản lý của đơn vị mình, đặc biệt là hệ thống quản lý cán bộ với sự trợ giúp của máy tính. Nhìn chung bây giờ nhu cầu thông tin cho các cán bộ quản lý đã trở nên phức tạp, đòi hỏi mức độ chi tiết và báo cáo nhanh hơn bao giờ hết. Đặc biệt trong lĩnh vực quản lý nhân sự – một lĩnh vực khá quan trọng hiện nay, luôn luôn đòi hỏi cụ thể, chi tiết, chính xác và cập nhật thường xuyên. Vì vậy, đối với hoạt động này giải pháp thích hợp là sử dụng phần mềm tin học, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý dữ liệu nhằm giúp công tác tác nghiệp được thuận lợi, nhanh chóng và chính xác. Do vậy, trong quá trình thực tập em đã khảo sát, phân tích hệ thống quản lý, tình hình sử dụng tin học hoá tại cơ sở thực tập, em đã quyết định lựa chọn đề tài “ Phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành”. Khảo sát thực tế về cơ sở thực tập và đặt vấn đề về bài toán quản lý, lựa chọn đề tài Cơ sở lý thuyết và công cụ sử dụng Phân tích hệ thống quản lý nhân sự và xây dựng, thiết kế chương trình Chương trình quản lý nhân sự này tập trung quản lý hồ sơ lý lịch của từng nhân viên, quá trình đào tạo, thông tin cá nhân và theo dõi quá trình lên lương của nhân viên trong công ty. Chương trình cho phép người quản lý có thể thêm, xoá hoặc tìm kiếm dễ dàng bất kỳ thông tin về một nhân viên nào đó... Phần phân tích và thiết kế chi tiết bài toán xin mời thầy cô và các bạn xem ở phần tiếp theo của đồ án. CHƯƠNG 1:KHẢO SÁT THỰC TẾ VỂ CƠ SỞ THỰC TẬP “CHI NHÁNH CÔNG TY THHH DƯỢC PHẨM ĐÔ THÀNH 1.1/ GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM ĐÔ THÀNH CHI NHÁNH HÀ NỘI Công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành (Saigonpharma) là một trong những doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam trong lĩnh vực phân phối những sản phẩm, dịch vụ chất lượng vượt trội về dược phẩm, hàng tiêu dùng và thú y & thủy sản để đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng, cộng đồng cũng như nỗ lực đem lại giá trị cho nhà đầu tư và nhân viên. Với gần 20 năm kinh nghiệm, Công ty có hệ thống kênh phân phối sản phẩm bao phủ toàn quốc, đã tiếp cận và phân phối tới nhiều Quốc gia trên thế giới như Trung quốc, Myanmar, Philipin, Campuchia, Thái lan,… và đặc biệt là thị trường Mỹ. Với phương châm phát triển bền vững Công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành đã từng bước khẳng định mình, đã có chỗ đứng trên thị trường Việt nam. Sau đây là một số thông tin về công ty: Tên công ty : CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM ĐÔ THÀNH Tên tiếng Anh : SAIGON PHARMA Co., Ltd. Logo của công ty : Trụ sở chính : Lô 51, Đường số 2, KCN Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM, Việt Nam Điện thoại: (84-8) 750-7496 Fax : (84-8) 877-1010 Văn phòng : 781/A11, Lê Hồng Phong, P. 12, Quận 10, TP.HCM, Việt Nam Điện thoại : (84-8) 8623747. Fax : (84-8) 8623748. Chi nhánh Hà Nội: :465 Nguyễn Trãi, P. Thanh Xuân Nam, Q. Thanh Xuân, TP. Hà Nội, Việt Nam Điện thoại : (84-4) 8549255 Fax : (84-4) 8549257 Ngành nghề : Kinh doanh Dược – Sữa – Nguyên liệu và thuốc thú y thủy sản – Nguyên liệu và thức ăn chăn nuôi – Dụng cụ y tế – Hóa mỹ phẩm 1.2/ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY Công ty đã có hơn 20 năm trong lĩnh vực phân phối dược phẩm, hàng tiêu dùng 1988     Công ty dược phẩm Đô Thành hoạt động với tư cách là một nhà phân phối dược phẩm trực thuộc Tendipharco. 1995     Công ty TNHH dược phẩm Đô Thành (Saigon pharma) chính thức thành lập 1997     Công ty phân phối độc quyền sữa Mead Johnson . Công ty phân phối độc quyền viên bổ sủi bọt Pluzzzs 1998 Chi nhánh Saigon Pharma tại Hà Nội chính thức đi vào hoạt động. 2001 Công ty TNHH S.P.M chính thức ra đời vào ngày 26/03/2001. Công ty S.P.M là công ty nhà cung cấp chính sản phẩm dược cho Đô Thành. 2002 SPM được cấp chứng nhận đạt tiêu chuẩn GMP-ASEAN (good manufacturing practices – Thực hành sản xuất thuốc tốt), trong đó cũng có phòng thí nghiệm đạt tiêu chuẩn, GLP-ASEAN (good labolatory practices – Thực hành kiểm nghiệm thuốc tốt), hệ thống kho theo tiêu chuẩn GSP-ASEAN (good storage practices – Thực hành bảo quản thuốc tốt) cho các dây chuyền sản xuất thuốc viên, viên nang, thuốc nhỏ mắt và thuốc dùng ngoài da. 2003 SPM được cấp chứng nhận GMP Asean cho phân xưởng sản xuất viên sủi bọt. Đô Thành chính thức phân phối MyVita trên thị trường Việt Nam 2005 Sản phẩm MyVita của SPM xuất đi thị trường Mỹ Sản phẩm MyVita Multi là sản phẩm bán chạy nhất của Việt Nam 2005 (theo công ty nghiên cứu thị trường IMS) Công ty phân phối sản phẩm sữa bột cao cấp Milmax do Lypack – Hà Lan sản xuất Công ty mở rộng ngành hàng thú ý - thủy sản 2006     SPM được cấp chứng nhận quản lý hệ thống chất lượng ISO 9001:2000 do UKAS (Anh) chứng nhận. SPM được cấp chứng nhận GMP-WHO theo tiêu chuẩn của tổ chức Y tế Thế giới. Sản phẩm MyVita Multi là sản phẩm bán chạy nhất của Việt Nam 2006 (theo IMS) Ngày 12/2/2007, Công ty chuyển đổi hình thức từ công ty TNHH S.P.M thành Công ty Cổ Phần S.P.M. 1.3/ SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ CỦA CN CÔNG TY: Công ty TNHH Dược Phẩm phân phối và sản xuất một số mặt hàng trong các ngành sau: Ngành dược phẩm Ngành hàng tiêu dùng Ngàng thuốc Thú Y – Thủy sản 1.3.1/Dược phẩm *Dược phẩm trong nước Sản phẩm trong nước chủ yếu do SPM sản xuất Sản phẩm trong nước do SPM sản xuất hiện tại gồm có: 45 sản phẩm thuộc 6 nhóm công dụng (Kê toa/điều trị (Rx) và không kê toa (OTC)). Danh mục sản phẩm hiện nay đã có: Bảng 1. Danh mục sản phẩm SPM Stt Nhóm sản phẩm Sản phẩm 1 Vitamin, Khoáng chất, Thuốc bổ Myvita Multi; Myvita C75 cam; Myvita C75 chanh; Myvita Kids; Myvita C1000mg; NutriGinsen; Superton; Enpovid A, D; Enpovid E 400 natural; Enpovid 3B; Adofex; Galepo; Galepo extra; Nifot; Nutriseltzer Vitamin C 1000mg; Nutriseltzer Kids A+ Multivitamin; Nutriseltzer Multivitamin (dòng Nutriseltzer dành cho thị trường Mỹ thị trường) 2 Giảm đau, Hạ nhiệt, Kháng viêm, Chống dị ứng Cerlergic; My Para; Septidase; Aldozen; Neosamin 3 Tim Mạch, Thần kinh, Giãn cơ Cerepril 5mg; Cerepril 10mg; Medirel; Devomir; Septidase; Livastan; Enpocetin; Maltronyl 4 Tai mũi họng, Hô hấp Recotus; Muscino 5 Kháng sinh, Kháng nấm, Trị giun Sepratis; Biseptol; Clathrimax 250; Clathrimax 500; Infecin 0.75; Infecin 1.5; Infecin 3; Maxgel; Morcina; Pentinox 6 Tiêu Hóa, Thận niệu, Gan mật Helinzole; Detriat; Digelase *Dược phẩm nhập từ nước ngoài Công ty đã và đang phân phối nhiều sản phẩm của nhiều hãng thuộc các quốc gia tiên tiến trên thế giới: Đức: Berlhyrox – 100 mcg, Fastum gel, Dicloberl 50 mg, Glutasin E 500 ml, Bromhexin 8BC, Espumisan, Prostamol, Haes 6 %, Haes 10 %, Regadrin, Voluven Nhật: Mitomycin 2 mg, Mitomycin 10 mg; Leunase Ba Lan: Tarcefoksym, Biseptol, Indapen, Polfilin Retard, Opacorden 200mg, Simvasterol Hungary: Nitromint, Vitamin C (inj) 5 ml, Cardilopin… 1.3.2/ Hàng tiêu dùng Nhóm ngành hàng tiêu biểu là sữa bột cao cấp Milmax được sản xuất từ công ty Lypack của Hà Lan – một trong các công ty sản xuất xuất lớn nhất của Hà Lan. * Milmax Angel: Sữa bột cho em bé 0 – 6 thaùng 6 – 12 thaùng 1 - 3 tuoåi 3 – 6 tuoåi Các sản phẩm Milmax Angel * Milmax Mama: Sữa bột cho bà mẹ Sản phẩm Milmax Mama (mới) 1.3.3/ Thuốc thú y – thủy sản Ngành hàng này mới phát triển từ năm 2005. Hiện đang nhập khẩu và phân phối các sản phẩm từ Hà Lan và Ấn Độ 1.4/ NGUỒN NHÂN LỰC: Nguồn nhân lực của công ty luôn được chú trọng và ưu tiên phát triển về cả lượng và chất theo sự phát triển quy mô của công ty. Sự phát triển đó thể hiện từ con số 25 người năm 1995 đến 692 người năm 2007. Khi công ty mở rộng chi nhánh, nhà máy ...thì lượng nhân sự tăng lên khá nhanh đòi hỏi khả năng quản lý nhân sự phải không ngừng cải thiện để đáp ứng kịp với tốc độ phát triển của nhân lực. Hình 1.1/Biểu đồ số lượng nhân sự công ty TNHH Dược phẩm Đô Thành qua các năm NHÂN SỰ CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM ĐÔ THÀNH: Hiện tại, chi nhánh công ty có 217 nhân viên gồm: + Bộ phận quản lý- văn phòng: 43 người + Bộ phận kinh doanh (Giám sát bán hàng, Sale bán hàng, trình dược viên trên toàn miền Bắc): Ngành Dược phẩm: 73 người Ngành hàng tiêu dùng: 89 người Ngành thuốc thú y, thủy sản: 12 người Tình hình biến động nhân sự thường xảy ra ở bộ phận kinh doanh : đánh giá nhiều theo năng lực bán hàng, thực hiện doanh số...-> có sự đào thải thay thế các nhân viên hoạt động kém 1.5/SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY: BAN GIÁM ĐỐC PHÒNG TỔ CHỨC- NHÂN SỰ PHÒNG KẾ TOÁN- TÀI CHÍNH PHÒNG KINH DOANH NGÀNH DƯỢC PHẨM NGÀNH HÀNG TIÊU DÙNG NGÀNH THUỐC THÚ Y- THỦY SẢN BỘ PHẬN KHO VÂN Hình 1.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của CN. Cty TNHH Dược Phẩm Đô Thành Chức năng, nhiệm vụ chính của các phòng ban Ban giám đốc: gồm GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH (GĐĐH) là người lãnh đạo cao nhất chi nhánh công ty, có quyền quyết định mọi hoạt động của chi nhánh (điều hành, quản lý, kiểm soát....công tác hành chính, công tác tổ chức, quản lý kinh doanh) Phòng tổ chức- nhân sự: có các chức năng, công việc sau: + Phụ trách tuyển dụng nhân sự, tổ chức đào tạo nâng cao nghiệp vụ +Xây dựng các quy chế nội quy công ty, xây dựng các văn bản, hợp đồng, theo dõi công, theo dõi nề nếp làm việc, lao động của cán bộ, nhân viên+Quản lý, phụ trách công tác văn thư, lưu trữ, lễ tân, đối nội, đối ngoại (chăm lo đời sống văn hóa, tinh thần...của cán bộ nhân viên; chăm sóc các khách hàng VIP, các đối tác công ty...) +Quản lý tài sản cố định của công ty: trang thiết bị, máy móc văn phòng, nhà khách.... +Điều phối phương tiện giao thông phục vụ cho các bộ phận, phòng ban khác: xe công tác, xe vận chuyển hàng hóa... +Tính công, tính lương cán bộ nhân viên văn phòng +Đề xuất khen thưởng, kỷ luật; tăng giảm lương; +Thực hiện các chế độ cho cán bộ nhân viên (làm BHXH, giải quyết chế độ...) theo quy định của pháp luật +Thực thi theo quy định của pháp luật trong công tác an ninh, trật tự, phòng cháy nổ... tại chi nhánh công ty. +Thực hiện các công việc phát sinh khác do GĐĐH giao cho +Ngoài ra, phòng hành chính có 1 nhân viên IT (information technology) quản trị mạng, sửa chữa máy tính, chuẩn bị trang thiết bị truyền thông cho các công tác đào tạo, hội họp...của công ty. Phòng kế toán- tài chính: có chức năng sau: +Lập kế hoạch tài chính đảm bảo cho sự hoạt động kinh doanh thông suốt và đảm bảo quỹ tiền lương cho cán bộ công nhân viên + Quản lý và kiểm soát nguồn vốn , huy động vốn... +Quản lý, tổng hợp, lưu trữ hồ sơ, tài liệu về hạch toán, kế toán, quyết toán, thống kê và các báo cáo theo quy định của nhà nước +Thực hiện các khoản nộp thuế, ngân sách theo quy định +Thực hiện các nghiệp vụ: thu, chi, thanh toán, theo dõi công nợ, thống kê, kiểm kê... +Tính lương cho các bộ phận kinh doanh (bộ phận này lương bao gồm thưởng doanh số, thưởng tiêu chí...nên phải có sự kiểm soát về số liệu của phòng kế toán) +Kiểm soát hàng hóa, các chương trình khuyến mại của phòng kinh doanh: theo dõi xuất- nhập – tồn hàng hóa, lô kệ hàng hóa, đơn hàng đã xuất duyệt, kiểm tra tổng kết các chương trình khuyến mại, chính sách chiết khấu...của phòng kinh doanh. +Thực hiện các công việc khác liên quan (GĐĐH giao, phối hợp hỗ trợ cho phòng kinh doanh...) Phòng kinh doanh: có chức năng về công tác marketing, phân phối sản phẩm, dịch vụ, bán hàng, hợp tác kinh doanh...phòng kinh doanh có 3 ngành: +Ngành dược phẩm: kinh doanh, phân phối các loại sản phẩm trong nước (do chính công ty SPM sản xuất) và các sản phẩm nước ngoài (Nhật, Đức, Hungary...) +Ngành hàng tiêu dùng: phân phối độc quyền sản phẩm Sữa bột cao cấp mang nhãn hiệu Milmax – sản xuất từ Hà Lan +Ngành thuốc thú y- Thủy sản: nhập khẩu và phân phối các sản phẩm từ Hà Lan và Ấn Độ Bộ phận kho- vận: +Quản lý lưu trữ hàng hóa, nhập- xuất hàng hóa; Kết hợp với phòng kế toán trong việc theo dõi, kiểm soát hàng hóa (thống kê hàng tồn kho theo lô, kệ, date hàng theo yêu cầu). Hàng tháng kiểm kê số liệu. +Vận chuyển hàng hóa tới khách hàng theo đơn hàng, theo chỉ đạo của BGĐ, phòng kinh doanh … 1.6/ THỰC TRẠNG, KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG, PHƯƠNG HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH DƯỢC PHẨM ĐÔ THÀNH 1.6.1/ Thực trạng, kết quả hoạt động của chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô thành: Hiện nay, công ty TNHH Dược phẩm Đô thành đang sản xuất và phân phối các sản phẩm dược phẩm, hàng tiêu dùng, thuốc thú y-thủy sản. Về sản xuất: Có nhà máy sản xuất tại Lô 51, Đường số 2, KCN Tân Tạo, Q. Bình Tân, TP.HCM, Việt Nam một số mặt hàng dược phẩm: MyVita, galepo... Trong các sản phẩm trên, công ty đã tách hai sản phẩm để làm thương hiệu là MyVita và Galepo. Thương hiệu MyVita ra đời từ năm 2003, hai năm sau (2005) đã dẫn đầu thị trường, 2006 cũng tiếp tục dẫn đầu.Thương hiệu Galepo đang đứng thứ hai về thuốc bổ mắt Hình 1.3 :Biểu đồ các thương hiệu dẫn đầu trong nhóm sản phẩm dẫn đầu thị trường: MyVita Multivitamin: số 1, MyVita Vit C: Số 5, MyVita Kid: Số 14, DailyVit: Số 18 - Đối với sản phẩm Sữa Milmax, nhãn hiệu sữa chưa thực sự nổi trội nhưng đã có chỗ đứng trong thị trường vì sản phẩm Sữa Milmax đảm bảo an toàn và dinh dưỡng (qua Bộ y tế kiểm nghiệm không có chứa Melamine và đủ hàm lượng đạm theo công bố) - Đối với các sản phẩm thuốc thú y- thủy sản: ngành hàng này luôn cập nhật các sản phẩm thuốc thú y-thủy sản trên thị trường thế giới để phân phối các sản phẩm phù hợp với thị trường Việt Nam (có nền nông nghiệp, chăn nuôi phát triển 1.6.2/Phương hướng phát triển của chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô thành: Hiện tại, Chi nhánh đang xây dựng khu liên hiệp văn phòng và sản xuất mới tại đường Phạm Hùng-Quận Cầu Giấy- Hà Nội Về sản phẩm: trong thời gian sắp đến, SPM tăng lên thêm các nhóm sản phẩm mới và sản phẩm mới trong các nhóm. Dự kiến đến năm 2009, sản phẩm của SPM có được hơn 200 sản phẩm. Kế hoạch phân phối: tiếp tục phân phối các sản phẩm hiện có, và nghiên cứu, phân tích để phân phối thêm một số sản phẩm khác (dược phẩm và thú y-thủy sản) Đối với sản phẩm Sữa Milmax, sẽ đặt hàng thay đổi nhãn mác mới, cải tiến hơn về chất lượng để thu hút khách hàng; Kết hợp với việc marketting, các chương trình khuyến mại khách hàng hấp dẫn và phù hợp hơn. Phát triển thị trường: Phấn đấu xâm nhập thị trường nước ngoài, cạnh tranh về giá cả với các sản phẩm dược phẩm tự sản xuất trong nước 1.7/ THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO QUẢN LÝ VÀ NGHIỆP VỤ TẠI CN CÔNG TY: 1.7.1/ Về vấn đề quản lý hàng hóa, bán hàng, kế toán: Công ty có phần mềm quản lý chuyên dụng , kết nối sử dụng trên toàn quốc (Trụ sở chính- Văn phòng tại TP.HCM – Chi nhánh Hà nội) Các chức năng của phần mềm đang sử sụng: +Quản lý hàng hóa: Nhập- Xuất – Tồn hàng hóa ; quản lý lô-kệ hàng hóa trong kho (date sử dụng, tình trạng hàng hóa....) +Quản lý bán hàng: Doanh số bán hàng, Doanh sô khoán; Các chương trình khuyến mại đi kèm... +Quản lý nghiệp vụ kế toán: thực hiện các công việc kế toán (thu, chi hoạch toán, theo dõi công nợ, các loại sổ quỹ...) Nói chung về nghiệp vụ kế toán và kinh doanh, công ty đã và đang sử dụng phần mềm khá thuận lợi và có quy mô lớn. Đáp ứng các hoạt động cho phòng kinh doanh, phòng kế toán... cung cấp báo cáo, thống kê, dữ liệu tổng hợp cho Ban giám đốc. Phần mềm quản lý hàng hóa, bán hàng, kế toán này, do đặc thù của công việc kinh doanh, phân phối phải luôn linh động, đổi mới phù hợp với thực tế (cách thay đổi các chương trình khuyến mại hay muốn quản lý theo chiều sâu hơn...; hay sự thay đổi trong các chuẩn mực kế toán do nhà nước ban hành...). Nghĩa là, song song với sự phát triển, biến động của tình hình thực tế thì phần mềm này cũng cần có những sự bảo trì thích nghi, hoàn thiện hoặc có thể đổi mới để phù hợp. Có thể thấy rõ sự việc này qua các lần chuyển đổi giữa các phần mềm quản lý hàng hóa, bán hàng,kế toán tại công ty: -Năm 2007: Bắt đầu sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa, bán hàng, kế toán -Năm 2008: Sử dụng phần mềm trên bằng cải tiến: Sử dụng bộ mã hóa tên sản phẩm, tên khách hàng có giới hạn mở rộng hơn. Phần mềm cũ việc đặt mã chủ yếu là dùng mã gợi mở (vd: Sữa Milmax Mama loại 400g là: Mamanho; Mama loại 900g là Mamato; Đại lý Hải Phòng là DLHAIPHONG.....; nhưng đến phần mềm năm 2008 đã chuyên nghiệp hơn trong cách sử dụng mã hóa tổng hợp và mã hóa seri vd: Mama 400g là n010010601; Mamaloại 900g là n010010602; Đại lý Hải phòng là CNP00005...) Thay đổi cách theo dõi các chương trình khuyến mại: các chương trình khuyến mại được cài đặt nội dung chương trình bằng công thức trên phần mềm. Có thể tự động thêm khuyến mại vào các đơn hàng thỏa mãn điều kiện, xuất trực tiếp theo đơn hàng-> tránh được nhiều thiếu sót cho quá trình đánh đơn, xuất hàng.... ...... -Năm 2009: đã nâng cấp phần mềm này theo quy mô lớn. Phần mềm được kết nối với máy chủ tại công ty TNHH Dược phẩm Đô thành tại TP. HCM. Sử dụng kết nối toàn quốc, do vậy việc sử dụng phần mềm bị chậm hơn do luôn trực tuyến nối với máy chủ. Khi đường truyền thông quá tải thì phần mềm này chạy khá chậm. Nhưng đổi lại, những ưu việt như: sự nhất quán trong phần mềm; sự quản lý cao cấp và chuyên nghiệp hơn (các lãnh đạo tại công ty có thể xem, truy xuất dữ liệu cần thiết trên phạm vi toàn quốc...). Do đó phần mềm mới trợ giúp nhiều trong việc ra quyết định, điều hành công ty của các cấp lãnh đạo. Đó là sự thay đổi ngày càng hoàn chỉnh hơn, phù hợp hơn với sự phát triển của công ty, áp dụng những tiến bộ mới trong công nghệ truyền thông. 1.7.2/ Vấn đề quản lý việc sử dụng điện thoại: Hiện tại, việc sử dụng điện thoại của công ty là các nhân viên văn phòng, các nhân viên giám sát, sales, TDV được hỗ trợ tiền điện thoại hàng tháng. Công ty sử dụng điện thoại qua tổng đài (số máy 043.8549255) và các máy lẻ nội bộ. Công ty cho mỗi phòng ban một định mức tiền điện thoại hàng tháng (tùy phòng ban) và giới hạn quy định thời gian gọi (gọi di động không vượt quá 7 phút, gọi cố định không vượt quá 10 phút, 2 cuộc gọi đi liên tiếp tới cùng 1 số sẽ bị cộng dồn làm 1 cuộc gọi đi). Nếu các phòng ban cũng như cá nhân nào gọi quá định mức trên sẽ phải chịu chi phí cho thời gian gọi quá đó. Việc theo dõi các cuộc gọi dựa trên số máy lẻ gọi đi và số gọi đến, thời gian gọi. Tuy nhiên việc theo dõi máy lẻ nào gọi quá giờ và nhân viên nào gọi quá giờ vẫn còn nhiều bất cập. Khi theo dõi, chỉ phát hiện được máy lẻ gọi đi và số gọi đến. Nhưng một máy lẻ có thể có một số người cùng sử dụng, do đó phải có thao tác truy tìm thủ công, dò hỏi từng nhân viên sử dụng máy lẻ đó về cuộc gọi quá thời gian. Điều đó sẽ gây ra việc khó truy được nhân viên đã gọi quá giờ hoặc gây nhầm lẫn, sai sót (vì số gọi đến có thể là của nhiều khách hàng, đối tượng...). Để giải quyết vấn đề này cần khắc phục và cải tiến phần mềm theo dõi điện thoại như sau: Từ việc xác định số gọi đi theo máy lẻ chuyển sang xác định số gọi đi theo từng nhân viên. Để phân biệt được từng nhân viên thì mỗi nhân viên cần có một mã số riêng. Khi sử dụng thì người sử dụng vào mã của mình để máy có thể lưu mã này và xác định được người sử dụng. Có thể nhóm một số đối tượng, nhân viên theo phòng ban, đơn vị để tiện lợi cho việc theo dõi định mức khoán tiền điện thoại cho nhóm đó. Cuối tháng tổng hợp tổng tiền sử dụng điện thoại của nhóm để tính chi phí cho các nhân viên trong nhóm đó nếu sử dụng vượt quá mức tiền điện thoại khoán trong tháng . 1.7.3/ Vần đề quản lý nhân sự: Hiện tại, số lượng nhân viên của chi nhánh Hà nội có 217 nhân viên đang làm việc tại các tỉnh khu vực miền Bắc. Mọi công tác quản lý nhân sự của chi nhánh công ty đều do phòng tổ chức- hành chính quản lý, điều chỉnh. Trưởng phòng có nhiệm vụ quản lý về nhân lực cũng như theo dõi và báo cáo thường xuyên các vấn đề có liên quan. Hồ sơ nhân sự được lưu trữ tại phòng tổ chức – hành chính. Thông tin về hồ sơ nhân sự được cập nhật từ hồ sơ xin việc và các thông tin được bổ sung sau khi nhận vào công ty như: bộ phận công tác, chức vụ đảm nhiệm, công việc được giao, các tham số tương ứng… Khi có sự thay đổi thông tin trong hồ sơ nhân viên phải có các chứng từ, báo cáo cho trưởng phòng của đơn vị mình và trưởng phòng sẽ chuyển thông tin này cho phòng tổ chức -hành chính để sửa đổi cập nhật. Còn khi nhân viên nghỉ việc thì hồ sơ của nhân viên đó sẽ bị huỷ nhưng thông tin vẫn được lưu trữ lại (lưu danh sách trên File). Do phòng tổ chức - hành chính là nơi trực tiếp quản lý nhân viên nên trưởng phòng có nhiệm vụ theo dõi để tham mưu cung cấp cho Ban Giám đốc những thông tin cần thiết như: đề xuất khen thưởng/kỷ luật, đề xuất danh sách cử đi đào tạo nâng cao nghiệp vụ; đề bạt tăng lương, thay đổi vị trí công tác cho một số nhân viên, cán bộ có khả năng đảm trách nhiệm vụ cao hơn dựa vào trình độ, khả năng quản lý điều hành cũng như những đóng góp cho công ty trong quá trình công tác của cá nhân đó. Phòng tổ chức- hành chính thực hiện ký kết – theo dõi hợp đồng lao động. Ngoài ra, phòng hành chính nhân sự còn thực hiện các chế độ, chính sách ưu đãi, chăm sóc đối với các nhân viên (đóng bảo hiểm, nghỉ chế độ, thưởng ngày lễ tết, quà tặng sinh nhật….) Thực tế, Phòng tổ chức- hành chính vẫn đang sử dụng phần mềm văn phòng căn bản (word, excel) để quản lý, giải quyết các công việc trên mà chưa có phần mềm chuyên dụng. Từ những khảo sát, phân tích về tình hình ứng dụng tin học vào quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Dược phẩm Đô thành em thấy vấn đề quản lý nhân sự cần được cải thiện, phát triển thêm để giảm tải công việc, nghiệp vụ của phòng hành chính nhân sự. Vì thực tế nhân sự của 3 ngành (Dược phẩm, thuốc thú y-thuỷ sản, hàng tiêu dùng) có sự biến động nhiều về nhân sự, nên cần có phần mềm quản lý nhân sự riêng đáp ứng việc quản lý khối lượng lớn dữ liệu. Việc phát triển phần mềm theo dõi điện thoại cũng cần được lưu tâm, nhưng ý nghĩa quan trọng, cần thiết của phần mềm này chưa cần thiết bằng việc phát triển phần mềm quản lý nhân sự. Hiện tại có thể khắc phục một cách thủ công nhược điểm của phần mềm quản lý điện thoại. Còn phần mềm quản lý hàng hóa, bán hàng, kế toán đã khá hoàn chỉnh, chi tiết, chuẩn xác, thống nhất và có quy mô lớn, vẫn nên sử dụng phần mềm này. Do đó, em chọn đề tài sau: “Phát triển phần mềm quản lý nhân sự tại chi nhánh công ty TNHH Dược Phẩm Đô thành” *Người sử dụng: +Nhân viên phòng hành chính thực hiện cập nhật hồ sơ, thông tin +Trưởng phòng nhân sự truy xuất, tìm kiếm, và xem các báo cáo tổng hợp; kiểm soát các thông tin trên phần mềm +Trưởng phòng nhân sự in báo cáo tổng hợp cho Ban giám đốc và cung cấp cho các phòng ban khác