Đề tài Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công ty TNHH TM và XD Đức Việt

LỜI MỞ ĐẦU Ngày nay cùng hoà nhịp với sự phát triển chung của nền công nghệ thông tin trên thế giới, thì nền công nghệ thông tin của nước ta trong những năm gần đây đã có những bước phát triển mạnh mẽ trên nhiều lĩnh vực. Cụ thể là trong lĩnh vực quản lý, đây là lĩnh vực mà máy tính được sử dụng nhiều nhất. Máy tính điện tử không còn là phương tiện quý hiếm mà đang ngày một gần gũi với con người và là một phương án tối ưu trong công việc quản lý và sử dụng thông tin. Trước sự chuyển dịch của nền kinh tế thị trường, thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp là điều không thể tránh được, và lợi nhuận luôn là mục tiêu hướng tới của các doanh nghiệp. Để có thể đứng vững trong cạnh tranh và không ngừng phát triển mở rộng thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp phải chú trọng tới tất cả các khâu của quá trình kinh doanh từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, làm sao thu được hiệu quả kinh tế cao nhất trong khi bỏ ra chi phí thấp nhất. Đồng thời các doanh nghiệp phải thực hiện các biện pháp tổ chức quản lý theo một quy trình công nghệ hiện đại, và có sự quản lý chặt chẽ của con người. Đối với doanh nghiệp kinh doanh các mặt hàng trên một thị trường rộng lớn và có tính cạnh tranh cao như Công ty TNHH TM và XD Đức Việt thì việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cách chính xác, nhanh chóng và tiện lợi sẽ chiếm được lòng tin của khách hàng và từ đó đem lại hiệu quả kinh tế cao cho công ty. Điều đó đòi hỏi công ty phải tìm mọi biện pháp để xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nhằm tin học hoá các hoạt động tác nghiệp của các đơn vị và trong việc quản lý kinh doanh của công ty. Sau một thời gian thực tập tại bộ phận Kế hoạch hàng hoá của công ty em đã chọn đề tài: ”Phân tích thiết kế và xây dựng phần mềm Quản lý hàng hoá tại công ty TNHH TM và XD Đức Việt ” với ngôn ngữ để xây dựng phần mềm này là:”Visual Basic 6.0”, từ đó đi sâu tìm hiểu về công tác quản lý hàng hoá của doanh nghiệp để tìm ra những nhược điểm, ưu điểm và qua đó có thể đề xuất những biện pháp, cách quản lý để công tác quản lý hàng hoá của công ty được hoàn thiện hơn.Em xin giới thiệu một cách tổng quát về Công ty TNHH TM và XD Đức Việt và tình hình ứng dụng tin học tại công ty qua bản báo cáo này. CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH TM VÀ XD ĐỨC VIỆT I. Những thông tin về Công ty TNHH TM và XD Đức Việt 1. Giới thiệu về công ty Công ty TNHH TM và XD Đức Việt là một doanh nghiệp tư nhân được thành lập và đi vào hoạt động từ tháng 8/2001. Trong những năm qua Công ty đã cung cấp một số mặt hàng vật liệu xây dựng cho các cửa hàng, công trình khu vực Hà nội và một số vùng lân cận. Với lòng nhiệt tình và mong muốn mang đến cho khách hàng sự hài lòng về những sản phẩm chất l ượng cao và mang tính thẩm mỹ, Công ty luôn cải tiến và tìm những giải pháp mới để giải quyết các vướng mắc trong hoạt động quản lý cũng như hoạt động kinh doanh của khách hàng. Đức Việt tin rằng các tiêu chí để tạo sự tin tưởng nơi khách hàng chính là: sự phục vụ nhiệt tình của đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm; áp dụng quy trình kiểm tra chất lượng một cách nghiêm ngặt; chính sách không ngừng cải tiến và hoàn thiện mẫu mã sản phẩm. Quan trọng hơn cả, Đức Việt xây dựng đội ngũ chuyên nghiệp, chuyên sâu để nắm vững nghiệp vụ và giải pháp về mẫu mã ,chất lượng và giá cả cho từng loại công trình, từ đó thấu hiểu công việc và mong muốn của khách hàng, cùng khách hàng chia sẻ kinh nghiệm để cùng đi tới thành công. Với mục tiêu trở thành nhà cung cấp ch ính cho hệ thống các cửa hàng vật liệu xây dựng tại khu vực, Đức Việt cam kết duy trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với khách hàng. Trên nguyên tắc “cùng đi tới thành công”, sự thành công của khách hàng chính là động lực để Đức Việt phát triển và hướng tới. Công ty chuyên cung cấp các loại sản phẩm gạch ốp lát, các loại thiết bị sứ vệ sinh và các sản phẩm sen vòi cho các cửa hàng khu vực Hà nội và một số vùng lân cận. Tên công ty Tên tiếng Việt : Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Tên tiếng Anh : Duc Viet trading and production Co.,LTD Địa chỉ liên hệ: - Trụ sở chính: Kho 47 Cát Linh , Đống Đa ,Hà Nội Điện thoại: 844 3736 5236 Fax : Email : ducviet120 @yah oo.com - Chi nhánh : Số 120 Hoàng Quốc Việt , Ba Đình , Hà Nội Điện thoại: 844 38232403 Giấy phép thành lập công ty : Số đăng ký 5234/GF do Sở Kế hoạch đầu tư Hà Nội cấp ngày 18 tháng 12 năm 2002 Vốn điều lệ : 1.500.000.000 ( Một tỷ năm trăm triệu đồng ) 2. Quá trình hình thành và phát triển Khi mới thành lập trụ sở chính của Công ty đặt tại kho 47 Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội.L úc n ày công ty chỉ cung cấp các mặt hàng chủ yếu cho thị trường khu vực Cát Linh, sau 1 năm hoạt động công ty đã mở rộng thị trường ra các vùng lân cận và mở thêm chi nhánh tại số 120 đường Hoàng Quốc Việt, Ba Đình, Hà Nội Trong kinh doanh, công ty luôn chú trọng việc mở rộng thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Do đó hàng hoá của công ty đa dạng về chủng loại, đảm bảo về chất lượng với mức giá hợp lý.Khi mới thành lập công ty chỉ kinh doanh trên một thị trường nhỏ, sau một thời gian tiến hành khảo sát, ban lãnh đạo công ty nhận thấy Hà Nội là một thị trường tiềm năng trong ngành xây dựng đã quyết định nâng cấp và mở rộng cơ sở hạ tầng, trang thiết bị, bồi dưỡng chuyên môn cho đội ngũ công nhân viên, từng bứơc tiếp cận các khu vực thị trường lân cận. Năm 2007 công ty đạt mức doanh thu xấp xỉ 52 tỷ đồng, đến năm 2008 do tình hình biến động chung của nền kinh tế thế giới ảnh hưởng đến nền kinh tế Việt Nam, doanh thu của công ty đã giảm xuống mức 44 tỷ. Đầu năm 2009,ban lãnh đạo công ty đã họp và đưa ra một số quyết định mới về giá cả và chủng loại sản phẩm hàng hoá, các chương trình khuyến mại nhằm chiếm lĩnh thị trường vật liệu xây dựng. 3. Hoạt động của công ty - Cung cấp các mặt hàng sản xuất trong nước và nhập khẩu : Gạch men, granit ốp lát cao cấp : đây là mặt hàng chính của công ty, sản phẩm của các hãng : Long H ầu, Viglacera, Prime, Mikado, và sản phẩm nhập khẩu Venus, Shinchen Thiết bị sứ vệ sinh : American Standard, Viglacera Các sản phẩm sen vòi: American Standard, Viglacera, Selta - Các dịch vụ : Vận tải hàng hoá Lắp đặt, sửa chữa các thiết bị sứ vệ sinh và sản phẩm sen vòi,bình nóng lạnh 4. Hệ thống chức năng của công ty Cơ cấu tổ chức của công ty gồm có: Giám đốc , phó Giám đốc và các bộ phận được thể hiện dưới đây : Chi nhánh Bộ phận Kế toán Bộ phận Kinh doanh Bộ phận Kế hoạch hàng hoá Bộ phận Kỹ thuật Bộ phận Bán hàng Bộ phận Kế toán Bộ phận Bán hàng Trụ sở chính Phó Giám đốc Giám đốc -Giám đốc: + Là người đứng đầu công ty ,có trách nhiệm quản lý về mọi mặt hoạt động tổ chức, kinh doanh, kỹ thuật. + Điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của công ty trước pháp luật. + Tuyển dụng , cho thôi việc, khen thưởng, kỷ luật các nhân viên theo quy chế đề ra + Ký các báo cáo, văn bản, chứng từ, hợp đồng các bộ phận trong công ty trình nên cần xét duyệt -Phó giám đốc: + Là người đứng sau trợ giúp cho giám đốc, có nhiệm vụ chỉ huy, điều hành cụ thể lĩnh vực do mình nắm giữ. +Thay mặt giám đốc điều hành công ty khi giám đốc đi vắng và sẽ trực tiếp ban chỉ thị từ giám đốc tới các bộ phận, giao nhiệm vụ cho các bộ phận và chịu trách nhiệm về các bộ phận của mình quản lý. - Bộ phận Bán hàng: Chủ yếu là bán hàng qua điện thoại +Tiếp nhận những yêu cầu thông tin về hàng hoá từ khách hàng, kiểm tra và thông báo về số lượng còn tồn, quy cách của mặt hàng mà khách hàng yêu cầu. +Tổng hợp số liệu của các hoá đơn bán hàng để cuối kỳ lập báo cáo và đối chiếu sổ sách chứng từ với bộ phận kho và kế toán. - Bộ phận Kế toán: +Mọi số liệu chứng từ liên quan đến tài chính của công ty do bộ phận này quản lý xác nhận, giám sát kiểm tra trình duyệt theo vụ việc, hoặc theo yêu cầu đột xuất. Hàng năm sẽ thực hiện quyết toán theo định kỳ của công ty. + Xây dựng kế hoạch tài chính để giúp ban lãnh đạo chủ động cân đối việc đầu tư và phát triển kinh doanh + Cùng với các bộ phận phối hợp để tổ chức thanh quyết toán, nghiệm thu các hợp đồng kinh tế, lên các báo cáo theo đúng yêu cầu của ban giám đốc. + Bộ phận quản lý tài chính theo đúng pháp lệnh của nhà nước nói chung và của công ty nói riêng - Bộ phận Thị trường: Đây là phòng có đội ngũ cán bộ công nhân viên có năng lực, chuyên môn cao. + Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty được bộ phận này thực hiện và chỉ đạo, tham mưu cho giám đốc để định hướng chiến lược trong lĩnh vực kinh doanh thương mại của công ty để đạt hiệu quả cao nhất. +Xây dựng các kế hoạch tiêu thụ, quảng bá sản phẩm của công ty, nghiên cứu và xâm nhập vào các thị trường mới và mở rộng thị trường tiêu thụ cho công ty, mở rộng lĩnh vực kinh doanh. + Các nhân viên trong bộ phận sẽ giao dịch trực tiếp với các cửa hàng bán lẻ và các chủ công trình, do đó có trách nhiệm tạo dựng uy tín cho công ty và thực hiện trên cơ sở những điều khoản đã cam kết. +Mọi phương án kinh doanh phải trình giám đốc phê duyệt để đảm bảo tính khả thi cao nhất. + Theo dõi, cập nhật thông tin với khách hàng về chất lượng, mẫu mã sản phẩm. -Bộ phận Kỹ thuật: +Nhiệm vụ của phòng này là lắp đặt, bảo dưỡng, bảo hành thiết bị nhằm đảm bảo chất lượng của sản phẩm. +Báo cáo những vấn đề liên quan đến chất lượng hàng hoá để có những quyết định đúng đắn trong việc kinh doanh mặt hàng này -Bộ phận Kế hoạch hàng hoá: +Chịu trách nhiệm về việc quản lý kho hàng hoá, nhập từ nhà cung cấp và xuất cho bộ phận bán hàng. +Khảo sát và lập bản dự trù gửi lên ban lãnh đạo. II. Khái quát về Bộ phận kế hoạch hàng hoá 1. Nhiệm vụ của quản lý hàng hoá + Cùng với bộ phận kinh doanh và bộ phận bán hàng tổ chức đánh giá phân loại hàng hoá cho phù hợp với nhu câù thị trường thông qua việc tập hợp các Bản dự trù hàng hoá của các bộ phận này + Tổ chức chứng từ tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp, ghi chép phản ánh tổng hợp số liệu tình hình mua vận chuyển, bảo quản nhập - xuất - tồn. + Kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo dưỡng và bảo hành hàng hoá, quản lý các chi phí phát sinh trong quá trình bảo dưỡng, bảo hành. + Tham gia kiểm tra đánh giá mẫu mã và chất lượng của hàng hoá .Phân tích tình hình thu mua bảo quản dự trữ và bảo hành nhằm giảm thiểu các chi phí. + Quản lý chặt chẽ trong quá trình nhập xuất hàng, tránh tình trạng thất thoát 2 Các phương pháp kế toán chi tiêt hàng hoá Hạch toán chi tiết hàng hoá là một công việc có khối lượng lớn và là khâu hạch toán phức tạp của doanh nghiệp. Việc hạch toán chi tiết vật tư đòi hỏi phản ánh cả giá trị số lượng và chất lượng vật liệu theo từng người phụ trách . Trong thực tế có ba phương pháp hạch toán chi tiết hàng hoá và tuỳ vào điều kiện của mình mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phương pháp thích hợp: - Phương pháp thẻ song song - Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển - Phương pháp số dư Sơ đồ hạch toán chi tiết hàng hoá của công TNHH TM và XD Đức Việt. Công ty tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ và cuối tháng lập các báo cáo tài chính. Ghi chú: Phiếu nhập kho Sổ chi tiết vật tư Bảng tổng hợp nhập xuất tồn hàng hoá Phiếu xuất kho Sổ nhật ký chung Sổ cái tài khoản 152,154 Bảng tính giá thành sản phẩm : Ghi cuối tháng : Quan hệ đối chiếu : Ghi hàng ngày ` 3. Chứng từ trong Quản lý hàng hoá + Biên bản kiểm nghiệm hàng hoá + Phiếu nhập kho + Phiếu xuất kho + Hoá đơn cước vận chuyển + Phiếu báo hàng hoá còn lại cuối kỳ + Biên bản kiểm kê hàng hoá +Bản dự trù hàng hoá 4.Quy trình thực hiện quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Như chúng ta đã biết hàng hoá trước khi xuất ra thị trường phải trải qua các công đoạn phân tích, lựa chọn, thu mua, kiểm kê, bảo quản,do đó công việc quản lý hàng hoá là vô cùng quan trọng đối với một doanh nghiệp kinh doanh. Đối với Công ty TNHH TM và XD Đức Việt công tác quản lý hàng hoá được giao cho phòng Kế hoạch hàng hoá. Và các hoạt động chính của công tác quản lý hàng hoá được diễn ra như sau: gồm hai bộ phận, bộ phận nhập hàng và xuất hàng. a. Bộ phận nhập hàng Bộ phận này có nhiệm vụ tổng hợp toàn bộ các bản dự trù mà các bộ phận, các đơn vị trong công ty gửi lên. Và tổng hợp tất cả các bản dự trù này thành một bản dự trù chung gửi lên ban giám đốc, ban giám đốc sẽ duyệt và gửi cho bộ phận đặt hàng. Bộ phận đặt hàng sẽ lựa chọn nhà cung cấp,lập và gửi đơn đặt hàng đến cho nhà cung cấp. Khi hàng về cùng với hoá đơn bộ phận nghiệm thu sẽ có nhiệm vụ kiểm tra số lượng, chất lượng hàng hoá vật tư. - Nếu như hàng hoá đúng như hoá đơn đặt hàng sẽ cho nhập vào kho. - Nếu không đáp ứng được các tiêu chuẩn như hoá đơn đã ghi thì sẽ lập biên bản kiểm nghiệm, không nhận lượng hàng đó và trả lại cho nhà cung cấp. b. Bộ phận xuất hàng Sau khi nhận hoá đơn từ bộ phận bán hàng, tiến hành kiểm tra lượng hàng tồn phù hợp với số lượng yêu cầu, nhất là loại mặt hàng gạch ốp lát ,yêu cầu lượng hàng xuất ra phải cùng lô trong một ngày và một ca, tránh tình trạng chênh lệch về kích thước và màu sắc đối với một mã hàng. -Khi kiểm kê hàng đủ số lượng yêu cầu tiến hành xuất hàng -Nếu không đủ hàng gửi trả lại hoá đơn. Tuy nhiên trong trường hợp số lượng hàng trong hoá đơn lớn thì bộ phận xuất hàng sẽ yêu cầu bộ phận nhập hàng tiến hành nhập đủ số lượng yêu cầu. Cuối mỗi ngày bộ phận quản lý hàng hoá sẽ tiến hành kiểm kê, tổng hợp và đưa ra danh sách các hàng hoá về số lượng đã nhập xuất tồn. Để từ đó giúp cho bộ phận bán hàng nắm bắt được tình hình nhập - xuất - tồn khi cần thiết và phục vụ cho công việc bán hàng ngày hôm sau. Khi hàng về nhập vật tư vào trong kho thủ kho phải làm những công việc sau: - Quản lý nhập hàng hoá: + Lập phiếu nhập kho hàng hoá. + Cập nhật hoá đơn hàng về. Khi hàng hoá đã được nhập kho, công ty có thể lựa chọn các hình thức thanh toán đó là: thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản hoặc cũng có thể là mua trả chậm nếu công ty chưa có điều kiện thanh toán khi bên bán chấp thuận. - Quản lý xuất hàng hoá: công ty xuất hàng hoá từ các kho trực tiếp cho các bộ phận bán hàng. Thủ kho của công ty quản lý hàng hoá theo sổ kho của mình. + Nếu hàng hoá trong kho còn đủ đáp ứng yêu cầu thì thủ kho sẽ xuất hàng hoá trực tiếp từ các kho và lập phiếu xuất kho. + Nếu hàng hoá nào không đủ chất lượng mà đã nhập kho công ty sẽ trả lại. Nhưng mặt hàng này sẽ được lưu tại kho để chờ xử lý + Nếu như hàng hoá trong kho đã hết và không đủ đáp ứng thì thủ kho phải lập bản dự trù hàng nhập gửi lên ban giám đốc. Cuối mỗi tuần, tháng, quý thủ kho sẽ gửi thông tin lên phòng kế toán lập các báo cáo sản xuất kinh doanh gồm có: báo cáo chi tiết hàng hoá, báo cáo tổng hợp nhập - xuất - tồn. Định kỳ hàng năm vào cuối năm thủ kho cùng các bộ phận thực hiện kiểm kê, xác định chính xác số lượng , chất lượng và giá trị các mặt hàng hiện có. Báo cáo lập định kỳ từ ngày 27 đến ngày 30 của tháng cuối quý và hàng năm từ ngày 1 đến ngày 10 tháng 1 của năm sau. Các báo cáo gồm : - Báo cáo chi tiết - Báo cáo tổng hợp tình hình hàng hoá nhập – xuất – tồn - Báo cáo chi tiết hàng tồn Mẫu biểu Phiếu nhập kho và Phiếu xuất kho Đơn vị:Công ty TNHH TM và SX Đức Việt Mẫu số:01-VT Địa chỉ : Kho 47 Cát Linh - Đống Đa Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐTC Hà Nội Ngày 1 tháng11 năm 1995 PHIẾU NHẬP KHO Số:…….. Nợ :…… Ngày lập phiếu:……./……../………. Có:……. Họ ,tên người giao hàng :…………………………………………………. Theo:…………………….…………………................................................ Lý do nhập:…………………………………………………………….. Nhập tại kho ………………………………………………………………. STT Tên nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực chứng từ nhập Đơn giá Thànhtiền A B C D 1 2 3 4 Cộng Cộng thành tiền (viết bằng chữ ):............................................................................ ………………………………………................................................................... Nhập ,ngày ……tháng…...năm 200 PHÒNG KHHH (Ký, họ tên đóng dấu) THỐNG KÊ (Ký, họ tên) NGƯỜI GIAO HÀNG (Ký, họ tên) THỦ KHO (Ký, họ tên) Đơn vị:Công ty TNHH TM và SX Đức Việt Mẫu số:01-VT Địa chỉ : Kho 47 Cát Linh - Đống Đa Theo QĐ:1141- TC/QĐ/CĐTC Hà Nội Ngày 1 tháng11 năm 1995 PHIẾU XUẤT KHO Số:………… Nợ:……. Ngày lập phiếu:……./……./200… Có:……. Họ ,tên người nhận hàng :…………………………………………………. Lý do xuất kho:……………………………………………………………. Xuất tại kho ………………………………………………………………. STT Tên nhãn hiệu ,quy cách phẩm chất vật tư (Sản phẩm hàng hoá) Mã số Đơn vị tính Số lượng Theo Thực chứng từ nhập Đơn giá Thànhtiền A B C D 1 2 3 4 Cộng cộng thành tiền (viết bằng chữ ):............................................................................ ………………………………………................................................................... Xuất, ngày ……tháng……..năm 200 PHÒNG KHHH (Ký, họ tên đóng dấu) THỐNG KÊ (Ký, họ tên) NGƯỜI NHẬN (Ký, họ tên) THỦ KHO (Ký, họ tên) III. Tình hình ứng dụng tin học quản lý tại Công ty Qua thời gian thực tập tại phòng kế hoạch hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt, có thể đưa ra một số nhận xét về tình hình quản lý của công ty như sau: Tại bộ phận kế hoạch hàng hoá có ba máy tính :hai máy tính có cấu hình là 256 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 40GB, hệ điều hành WINDOWS XP,máy còn lại 512 MB RAM, dung lượng đĩa cứng 80 GB, hệ điều hành WINDOW XP. Tại bộ phận kế toán cũ ng được trang bị tương t ự nhưng chỉ dùng để soạn thảo văn bản ,in các mẫu hoá đơn, mẫu phiếu thanh toán. Các nhân viên trong công ty chủ yếu ghi chép bằng tay, chỉ có kế toán làm những công việc liên quan đến máy tính nhưng rất hạn chế. Công ty không sử dụng máy tính thường xuyên nên Giám đốc chưa có kế hoạch cho nhân viên đi học thêm tin học ứng dụng và mua thêm máy tính mới.Trong công ty, bộ phận quản lý hàng hoá luôn phải quản lý và cập nhật một khối lượng lớn hàng hoá mỗi ngày với hàng trăm mã hàng khác nhau,việc tính toán phức tạp dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách cồng kềnh, dễ nhầm lẫn, thất lạc... Vì vậy khi Ban Giám đốc cần thông tin thì sẽ không đáp ứng kịp thời, do đó không đảm bảo được sự nhanh nhạy chính xác trong việc xử lý thông tin. IV. Tính cấp thiết của đề tài Công ty chuyên cung cấp một số lượng lớn mặt hàng vật liệu xây dựng và thiết bị vệ sinh cho các cửa hàng bán lẻ khu vực Hà Nội và một số vùng lân cận, vì vậy công việc quản lý về số lượng, qui cách, chủng loại hàng hoá đòi hỏi phải chính xác và nhanh nhạy để đáp ứng kịp thời nhu cầu thị trường.Tuy công việc không quá khó khăn nhưng việc ghi chép nhiều, thao tác tìm kiếm mất nhiều thời gian và việc tính toán dễ nhầm lẫn, việc quản lý sổ sách phức tạp dễ thất lạc không đảm bảo chính xác trong việc xử lý thông tin. Do đó việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng.Vì vậy việc áp dụng công nghệ thông tin, đưa máy tính vào công tác quản lý vật tư là yêu cầu cấp bách cần được giải quyết. Việc theo dõi tình hình nhập xuấtng ty chuyên sản xuất một mặt hàng đặc biệt như vậy,, khối lượng tồn kho trong toàn công ty còn rất khó khăn. Muốn biết tình hình kinh doanh của công ty tại một thời điểm nào đó thì nhà quản lý phải thông báo cho các bộ phận trong công ty, đưa ra các báo cáo về tình hình nhập - xuất - tồn. Sau đó lọc từng thông báo và so sánh, những công việc này rất mất thời gian. Công việc ghi chép quản lý tên, ký hiệu hàng hoá còn chưa thống nhất gây khó khăn cho người có trách nhiệm theo dõi tổng hợp. Từ đó có thể dẫn đến sai sót trong việc quản lý khối lượng hàng hoá lớn làm ảnh hưởng nghiêm trọng trong quá trình hạch toán kinh doanh của công ty. Với những lý do trên, việc xây dựng một chương trình quản lý hàng hoá của công ty là rất cần thiết đáp ứng được thông tin trong công tác quản lý một cách chính xác và nhanh chóng. Bài toán quản lý hàng hoá bằng máy tính phần nào thay thế được một phần công việc cho nhân viên ở bộ phận kế hoạch hàng hoá đồng thời tạo điều kiện giúp cho nhân viên trong công ty tiếp xúc và làm quen với máy tính. Thực hiện cơ chế tự động hoá trong các khâu quản lý bằng máy tính. Do vậy nhân viên không phải thực hiện công việc ghi chép và tìm kiếm thủ công nữa, đồng thời đưa tin học vào ứng dụng rộng rãi. V. Một số vấn đề về đề tài nghiên cứu 1. Mục Tiêu Của Đề Tài Lợi nhuận là cái đích cuối cùng của các doanh nghiệp. Chính vì vậy mà việc giải quyết những bất cập và hạn chế trong bộ máy quản lý h àng ho á, và việc phát triển đề tài quản lý hàng hoá tại công ty Công ty TNHH TM và XD Đức Việt là rất đúng đắn ,thực sự cần thiết cho công ty để có thể phát triển kinh doanh. Đề tài này ra đời nhằm khắc phục được những nhựơc điểm của hệ thống cũ và hệ thống mới cần đạt những yêu cầu sau: - Hệ thống mới phải tối ưu hoá về tính năng sử dụng như phải dễ dàng cập nhật các hoá đơn nhập - xuất, đưa ra báo cáo tổng hợp tồn kho theo yêu cầu của nhà quản lý. - Tự động hoá hệ thống tránh việc cập nhật thông tin một cách thủ công . - Màn hình giao diện đẹp, bài trí rõ ràng và khoa học. - Đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu. - Đảm bảo xử lý thông tin nhanh gọn, chính xác số lượng tồn - nhập - xuất hàng hoá. 2 . Chức năng của đề tài Hệ thống: Thực hiện quản lý tất cả các thông tin về người dùng và quyền hạn của họ. Phần chương trình này bao gồm: Quản lý nhóm người sử dụng Quản lý trực tiếp người sử dụng Danh mục: Thực hiện cập nhật toàn bộ các thông tin được sử dụng chung trong chương trình. Phần này bao gồm : Danh mục hàng hoá Danh mục nhà cung cấp Danh mục tài khoản Danh mục loại chứng từ Danh mục kho Phân loại hàng hoá Cập nhật : Phần này bao gồm toàn bộ các quy trình nhập hoá đơn, chứng từ Lập phiếu nhập hàng Lập phiếu xuất hàng Lập đơn đặt hàng: Lập bản dự trù hàng nhập Báo cáo Nhập - xuất - tồn Chi tiết hàng tồn kho Chênh lệch 3. Các thông tin trong đề tài - Thông tin đầu vào: +Hoá đơn bán hàng +Bản dự trù hàng nhập +Phiếu nhập kho +Phiếu xuất kho -Thông tin đầu ra: +Bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn +Báo cáo chi tiết 4. Phương pháp nghiên cứu -Các bước xây dựng một hệ thống quản lý hàng hoá Thông qua việc khảo sát thực tế để từ đó đưa ra được những phân tích và thiết kế cơ sở dữ liệu là ba việc rất quan trọng để xây dựng được một chương trình quản lý và nó được xây dựng như sau: 1. Khảo sát: Đây là công việc rất quan trọng, tiến hành tìm hiểu khảo sát hệ thống hiện tại, nhằm mục đích phát hiện ra những nhược điểm còn tồn tại của hệ thống hiện tại, để từ đó đề xuất phương án khắc phục và đưa ra bài toán khả thi giúp tối ưu hoá công tác quản lý cho giai đoạn tiếp theo trong hệ thông mới 2. Phân tích hệ thống: Tiền hành phân tích hệ thống hiện tại để xây dựng các lược đồ khái niệm cho hệ thống mới và việc phân tích được chia làm hai công đoạn : + Phân tích về xử lý: Sử dụng biểu đồ phân cấp chức năng và biểu đồ luồng dữ liệu. + Phân tích về dữ liệu: Sử dụng lược đồ về dữ liệu theo mô hình thực thể liên kết. 3. Thiết kế hệ thống: Bao gồm hai giai đoạn thiết kế tổng thể và thiết kế chi tiết. 5. Đối tượng hưởng lợi từ hệ thống - Chủ yếu là nhân viên trong bộ phận Kế hoạch hàng hoá, những người trực tiếp quản lý về hàng hoá. Ngoài ra, hệ thống cập nhật một cách chính xác và nhanh chóng, đáp ứng kịp thời các thông tin về hàng hoá do đó rất tiện lợi cho bộ phận bán hàng, ban giám đốc, và cả đối với khách hàng. 6. Yêu cầu của HTTT quản lý hàng hoá tại Công ty TNHH TM và XD Đức Việt Phần mềm đó phải đạt được các yêu cầu sau: 1. Xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất. 2. Đảm bảo các cập nhật, quản lý, tìm kiếm nhanh cho người quản lý. 3. Giao diện với người dùng phải thuận tiện và mang tính trực quan. 4. Đặc biệt phải linh động và dễ dàng nâng cấp khi có nhu cầu. Về phần chương trình phải đảm bảo các chức năng: Đảm bảo được tính bảo mật cơ sở dữ liệu. Hỗ trợ người dùng cập nhật, sửa đổi, tìm kiếm thông tin... thông qua các form và tự động tính toán các thông số. Hỗ trợ làm báo cáo thống kê tình hình nhập -xuất -tồn theo định kỳ. Lưu trữ thông tin về quy cách chủng loại hàng hoá. VII. Định hướng về đề tài nghiên cứu Trong giai đoạn hiện nay các công ty kinh doanh về lĩnh vực vật liệu xây dựng ra đời hàng loạt làm cho thị trường mặt hàng này ngày càng phong phú, tuy nhiên đó cũng là một khó khăn cho các doanh nghiệp. Việc cố gắng đáp ứng nhu cầu một cách nhanh chóng, kịp thời sẽ không tránh khỏi những sai sót và bất cẩn trong quá trình giao nhận hàng đối với một kho hàng. Các thiệt hại về hàng hoá , trang thiết bị như mất cắp, đổ vỡ gây tổn thất cho công ty. Thông thường công ty có đề ra một chính sách về loại hàng hoá bị mất mát, hư hỏng đó và đưa ra các quy định quản lý để hạn chế việc thất thoát .Trong khi đó, công việc quản lý hàng hoá vẫn dựa trên các giấy tờ rất cồng kềnh ,và rất mất công trong qúa trình tính toán. Mọi sự thành công đều có điểm xuất phát. Quản lý hàng hoá của công ty tốt sẽ là nền tảng của mọi kế hoạch được thực hiện , bởi nó là nguồn thu nhập chính phục vụ cho sự tồn tại và phát