Đề tài Phân tích thiết kế hệ thống thông tin Quản lý 37 nhân sự tại Công ty phần mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST 37

I : giới thiệu Tổng quan Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp fast 1.1 Giới thiệu chung. 1.1.1 Vài nét về lịch sử thành lập Công ty: Người đưa ra ý tưởng thành lập Công ty FAST: Ông Nguyễn Thành Nam. - Các sáng lập viên : + Ông Trương Đình Anh (rút khỏi cổ đông từ tháng 10-1998). + Ông Nguyễn Hồng Chương, hiện là giám đốc Công ty đầu tư kỹ nghệ FINTEC . + Ông Phan Quốc Khánh. + Ông Khúc Trung Kiên, hiện là giám đốc Công ty phần mềm Đan Phong. + Ông Nguyễn Thành Nam, nay là giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu DPT- FSOFT. + Ông Nguyễn Khắc Thành, hiện là giám đốc trung tâm đào tạo FPT- Aptech. + Ông Phan Đức Trung, hiện là trưởng phòng ngoại hối ngân hàng Techcombank. - Thành viên hội đồng quản trị: + Ông Nguyễn Thành Nam: chủ tịch hội đồng quản trị. + Ông Phan Quốc Khánh: phó chủ tịch hội đồng quản trị kiêm giám đốc Công ty. + Ông Phan Đức Trung: phó chủ tịch hội đồng quản trị. - Giới thiệu về các thành viên hội đồng quản trị : + Ông Nguyễn Thành Nam, sinh năm1961; học chuyên toán khối phổ thông chuyên trường (A0) đại học tổng hợp Hà Nội; tốt nghiệp khoa toán đại học tổng hợp Lomonoxov (MGU. Liên Xô); học vị: tiến sỹ (chuyên ngành toán lý); lĩnh vực hoạt động chính hiện nay : phần mềm tin học ; công tác hiện nay: giám đốc Công ty phần mềm xuất khẩu FPT- FSORT. + Ông Phan Quốc Khánh , sinh năm 1951; học chuyên toán trường chuyên Hàm Rồng Thanh Hoá, tốt nghiệp khoa kĩ thuật tính toán và tự động hoá đại học năng lượng Moxcva MEI, Liên Xô); học vị: Tiến sỹ (chuyên ngành điều khiển học và lý thuyết thông tin); lĩnh vực hoat động chính hiện nay: phần mềm tin học ; công tác hiện nay: Giám đốc Công ty FAST. + Ông Phan Đức Trung, sinh năm 1971, học chuyên lý trường chuyên Hà Nội- Amsterdam; tốt nghiệp khoa kinh tế năng lượng đại học Bách Khoa Hà Nội; học vị: cử nhân ; lĩnh vực hoạt động chính hiện nay: trưởng phòng ngoại hối ngân hàng TECHCOMBANK. Thời gian chuẩn bị thành lập Công ty: từ tháng sáu đến tháng tám năm 1996. Ngày bắt đầu có trụ sở làm việc: 01/09/1996 tại 67c Thái Hà, Quận Đống Đa, Thành Phố Hà Nội. Các nhân viên đầu tiên: + Phan Quốc Khánh : Giám đốc. + Phan Đức Trung: Phó Giám đốc(hiện không làm ở FAST). + Phạm Văn Lộc: Nhân viên kỹ thuật (hiện không làm ở FAST). + Phạm Văn Nam: Nhân viên bảo vệ(hiện không làm ở FAST). Tên Công ty: + Tên tiếng việt: Công ty phần mềm quản lý doanh nghiệp FAST. + Tên tiếng Anh: The FAST Sotfware Company. + Tên viết tắt FAST. + Logo : Giấy phép thành lập Công ty: Số 3096/GPUB do UBND Thành Phố Hà Nội cấp ngày 11/01/1997(ngày này được lấy là ngày thành lập Công ty). Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh: Số 15607 do Sở Kế Hoạch và Đầu Tư Hà Nội cấp ngày 18/06/1997. Vốn đăng ký: 1.000.000.000 đ chia thành 10,000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị gía 100.000 đ. Vốn tăng vào đầu năm 2003 là 1.250.000.000đ, được chia thành 125.000 cổ phiếu, mổi cổ phiếu trị giá 10.000). Ngành nghề đăng ký kinh doanh: + Sản xuất kinh doanh các phần mềm máy tính. + Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng (thiết bị điện tử tin học, máy tính). + Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ. + Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ. Lĩnh vực hoạt động kinh doanh: Sản xuất, tư vấn và triển khai ứng dụng phần mềm tài chính kế toán và quản trị sản xuất kinh doanh. 1.1.2 Tổ chức của Công ty : - Các công đoạn trong quy trình sản xuất kinh doanh của Công ty: + Xác định thị trường, khách hàng, sản phẩm và dịch vụ. + Phát triển sản phẩm và dịch vụ. + Quảng cáo và tiếp thị. + Bán hàng. + Cung cấp sản phẩm và dịch vụ : tư vấn thiết kế hệ thống thông tin, sữa đổi sản phẩm theo yêu cầu, cài đặt và đào tạo. + Hổ trợ sữ dụng và bảo hành sản phẩm. + Thu thập phản hồi của khách hàng để làm đầu vào cho công đoạn 1 Tổ chức các phòng ban của FAST: Hội đồng quản trị Ban giám đốc Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm Phòng tồng hợp Câc chi nhánh HN, HCM, ĐN Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính. 1 Hội đồng quản trị Xác định chiến lược phát triển dài hạn của Công ty. 2 Giám đốc Công ty - Điều hành thực hiện các chiến lược đề ra phát triển kinh doanh. - Xây dựng các quy định, chế độ, chính sách chung của Công ty . - Lập kế hoạch năm cho toàn Công ty và từng chi nhánh. 3 Các trợ lý giám đốc (phòng tổng hợp) Trợ lý cho giám đốc Công ty về các vấn đề nhân sự, Marketing, tổ chức sản xuất kinh doanh, làm việc với các đối tác, tài chính kế toán toàn Công ty, xây dựng các dự án phát triển kinh doanh. 4 Phòng nghiên cứu và phát triển sản phẩm - Nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới . - Hổ trợ các bộ phận kinh doanh sữa đổi các sản phẩm theo các yêu cầu đặc thù. 5 Các chi nhánh bộ phận kinh doanh - Bán hàng và dịch vụ khách hàng. - Hiện có chi nhánh Hà Nội, Sài Gòn, Đà Nẵng. Tổ chức của các chi nhánh và bộ phận kinh doanh : Giám đốc chi nhánh Phòng tổng hợp Phòng lập trình ứng dụng Phòng kinh doanh Phòng hổ trợ bảo hành Phòng tư vấn thiết kế Phong kế toán Phòng triển khai Văn phòng Stt Phòng ban, bộ phận Các công việc chính . 1 Giám đốc chi nhánh - Điều hành tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh đặt ra. - Xây dựng các quy định, chế độ chính sách chung của chi nhánh về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. - Tham gia vào xác định chiến lược của Công ty lập kế hoạch năm cho chi nhánh . 2 Các trợ lý giám đốc(phòng tổng hợp ) Trợ lý cho giám đốc về các vấn đề thị trường, tiếp thị, tuyển dụng và đào tạo nhân sự. 3 Phòng kinh doanh - Tìm kiếm khách hàng . - Bán hàng. 4 Phòng tư vấn thiết kế Hổ trợ phòng kinh doanh bán hàng trong các công việc sau: + Khảo sát yêu cầu của khách hàng, xác định bài toán, xác định khối lượng khối lượng công việc để xác định giá bán, nhân sự thực hiện và thời gian thực hiện. + Đề ra phương án thiết kế sơ bộ giải quyết các bài toán cua khách hàng. hổ trợ phòng lập trình và phòng triển khai thực hiện hợp đồng về nghiệp vụ, bài toán đã khảo sát trước đó. 5 Phòng tư vấn ứng dụng(triển khai hợp đồng) Trong phòng này có thể có các nhóm cố định hoặc các nhóm thành lập theo dự án và các nhân viên dự án một người triển khai Mổi chi nhánh có thể có hơn một phòng tư vấn ứng dụng - Khảo sát chi tiết thêm yêu cầu của khách hàng. - Tư vấn về xây dựng hệ thống thông tin. - Phối hợp với phòng lập trình để sữa đổi, test và tiếp nhận chương trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù - Cài đặt và đào tạo. - Hổ trợ sữ dụng trong thời gian đầu. - Hổ trợ sữ dụng và bảo hành chương trình khi cần thiết . 6 Phòng lập trình ứng dụng - Tham gia vào xây dựng phương án thiết kế sơ bộ giải quyết bài toán của khách hàng trong giai đoạn khảo sát- bán hàng. - Hổ trợ phòng triển khai thực hiện hợp đồng trong việc lập trình sữa đổi theo yêu cầu đặc thù. - Bảo hành chương trình sữa đổi. 7 Phòng hổ trợ bảo hành - Hổ trợ khách hàng sữ dụng chương trinh. - Bảo hành sản phẩm. 8 Phòng kế toán Kế toán. 9 Văn phòng - Văn phòng, tổng đài, lễ tân. - Tạp vụ. 1.1.3 Sản phẩm dịch vụ và công nghệ của Công ty: - Sản phẩm: + Phần mềm kế toán Fast accounting 2003.f trên Visual Foxpro. + Phần mềm kế toán Fast Accounting 2003.f trên SQL Server. + Phần mềm tổng hợp báo cáo toàn tổng Công ty Fast Corporate Reporter 2003.w trên nền Web. + Phần mềm quản trị toàn diện doanh nghiệp ERIC ERP của Jupiter Systems Inc. + Phần mềm kế toán và quản trị kinh doanh Fast Business 2004.s trên SQL Server (viết trên ngôn ngữ VB.NET, hổ trợ Unicode và đã hoàn thành vào cuối năm 2003). - Dịch vụ: + Khảo sát yêu cầu và tư vấn xây dựng hệ thống thông tin tài chính kế toán và quản trị kinh doanh. + Sữa đổi và phát triển chương trình theo yêu cầu đặc thù của khách hàng. + Triển khai ứng dụng, cài đặt và đào tạo sữ dụng. + Hổ trợ sử dụng qua đào tạo, bảo hành và bảo trì hệ thống thông tin. + Nâng cấp và mở rộng theo sự phát triển của khách hàng. - Công nghệ: + Ngôn ngữ lập trình : VB.Net, Visual Foxpro, Java, ASP. + Kiến trúc lập trình: Client/Server, File server, Web-based. + Cơ sở dữ liệu: SQL Server, Foxpro. 1.1.4 Hợp tác quốc tế. Từ đầu năm 2003 FAST trở thành nhà phân phối phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp ERIC của Jupiter Systems Inc tại việt nam. Jupiter systems inc. là Công ty phần mềm hàng đầu tại khu vực Đông Nam A trong lĩnh vực phần mềm quản lý toàn diện doanh nghiệp(ERIC). Hiện nay ERIC có hơn 800 khách hàng với hơn 10,000 người sử dụng ERIC trong công việc hàng ngày của mình. 1.1.5 Khách hàng: Hiện nay FAST có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc hoạt động trong lĩnh vực: sản xuất, thương mại, xây dựng, dịch vụ, hành chính sự nghiệp và với nhiều hình thức sở hữu khác nhau: nhà nước, tư nhân, có vốn đầu tư của nước ngoài. Dưới đây là danh sách một số khách hàng trong hơn 800 khách hàng: Khách hàng là các tổng Công ty 90 và 91. - Tổng Công ty dầu khí- Petrovietnam. Tổng Công ty dệt may- Vinatex. Tổng Công ty lắp máy- lilama. Tổng Công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng- Viglacera. Tổng Công ty thép Việt Nam- VSC. Tổng Công ty xây dựng số 1…. Khách hàng là các Công ty lớn: Công ty giấy Bãi Bằng. Công ty xi măng Hà Tiên II, xi măng Hải Phòng, xi măng Bỉm Sơn. Xi măng Hoàng Mai, Xi măng Bút Sơn. Công ty thương mại dầu khí petechim, Công ty Intimex. Công ty dệt Nam Định, dệt Hà Nội, may Đáp Cầu Công ty lắp máy 45-1, Công ty cầu 12. Công ty Kinh Đô, Công ty Đồng Lực… Khách hàng là các Công ty có vốn đầu tư nước ngoài: Công ty sứ vệ sinh INAX (Nhật). Công ty sản xuất ô tô VIDAMCO (Hàn Quốc). Công ty sản xuất xe máy GMN (Thái Lan). Công ty NEWHOPE (Trung Quốc). Công ty thức ăn gia súc Guyomac’h (Pháp). - Công ty Crown workd wide (Hồng Kông). * Biểu dồ phát triển số lượng khách hàng qua các năm: 1.1.6. Nhân lực: - Phân bố nhân viên tại văn phòng Công ty và các chi nhánh: FHN Số nhân viên ở Hà Nội FSG Số nhân viên ở Sài Gòn FDN Số nhân viên ở Đà Nẵng FCL Số nhân viên ở các chi nhánh nhỏ khác - Phân bố nhân viên theo các phòng ban chức năng: - Biểu đồ phát triển số lượng nhân viên qua các năm : 1.1.7. Định hướng phát triển: Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ phục vụ phòng kinh doanh, phòng vật tư, kho hàng và tổ chức nhân sự. Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khác nhau- doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa và doanh nghiệp lớn. 1.1.8.Mục tiêu của FAST - “Đạt được và giữ vững vị trí số 1 trên thị trường Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm tài chính kế toán và quản lý doanh nghiệp”. - “Cùng khách hàng đi đến thành công !” là phương châm hành động của FAST nhằm đạt được mục tiêu đề ra. Bằng nổ lực và lòng tận tuỵ của từng cá nhân và của toàn công ty dựa trên cơ sở hiêu biêt sâu sắc nhu cầu của khách hàng và năng lực không ngừng nâng cao FAST sẽ triển khai các ứng dụng thành công, mang lại hiêu quả cho khách hàng. 1.1.9 Uy tín của FAST trên thị trường: Đạt 6 huy chương vàng liên tục trong các năm 1999 – 2002 tại Việt Nam ComputerWorld Expo. Giải thưởng “sản phẩm công nghệ thông tin” của hội tin học Việt Nam. Đến cuối năm 2003 đã có hơn 800 khách hàng trên toàn quốc. 1.2 giới thiệu đề tài nghiên cứu: 1.2.1 Lý do lựa chọn đề tài: Trong quá trình thực tập tại Công ty, em đã tìm hiểu về hoạt động quản lý và sản xuất kinh doanh của Công ty đặc biệt là hoạt động quản lý nhân sự tại Công ty. Hiện nay công tác quản lý nhân sự của Công ty gặp phải rất nhiều khó khăn: Công ty đang sử dụng phần mềm “Quản lý nhân sự”, phần mềm này đã sử dụng từ khi Công ty bắt đầu thành lập (1998), được viết trên ngôn ngữ Foxpro for Dos, có cơ sở dữ liệu là DBF. Đây là ngôn ngữ lập trình có từ rất lâu, khả năng chạy kém, tính an toàn dữ liệu bảo mật thông tin không cao. Nhất là việc chạy trên MS DOS, nên công việc in ấn gặp rất nhiều khó khăn. Cấu. Trúc cơ sở dữ liệu chưa tối ưu, lượng thông tin phải nhập rất nhiều gây khó khăn cho người sử dụng và lưu trữ tốn kém. Các báo cáo còn thiếu hoặc chưa tự động in ra các báo cáo khai thác thông tin đã nhập. Phần mềm chưa hổ trợ các phương thức tính toán linh hoạt, nhiều phép toán phải tự tính thủ công sau đó mới điền vào máy, mất thời gian. Hiện nay số lượng nhân viên của Công ty ngày càng tăng lại được phân bố ở các chi nhánh khác nhau cho nên công việc quản lý lại càng thêm phức tạp. Chính vì thế việc có một phần mềm “Quản lý nhân sự” phù hợp hơn là rất cần thiết đối với Công ty hiện nay. Xuất phát từ yêu cầu đó, cùng với những quy định về thời gian cũng như khối lượng công việc đối với một đề tài thực tập cho nên em đã chọn đề tài : “Phân tích, thiết kế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý nhân sự tại Công ty Phần Mềm Quản Lý Doanh Nghiệp FAST”. 1.2.2 Mục đích của đề tài nghiên cứu: + Đáp ứng được đầy đủ các nghiệp vụ của Công ty đề ra để nâng cao hiệu quả công việc quản lý. + Giúp cho qúa trình bảo trì, bảo hành dể dàng hơn do chương trình được viết dựa trên sự tìm hiểu sâu sắc về Công ty . + Có khả năng mở rộng, tích hợp với các chương trình trong khác tương lai (nếu có được mã nguồn). + Sử dụng chuẩn unicode theo chuẩn TCVN6960 của Việt Nam quy định. + Sử dụng các công nghệ tiên tiến nhất của công nghệ thông tin hiện nay. Để dể dàng xuất dữ liệu để đưa lên Web. + Nâng cao tính bảo mật. + Dể sử dụng do chương trình được xây dưng theo yêu cầu của nhân viên trực tiếp sử dụng chương trình sau này. 1.2.3 Công cụ để thực hiện đề tài : Lựa chọn ngôn ngữ lập trình đóng một vai trò quan trọng đối với thành công của chương trình. Việc lựa chọn ngôn ngữ lập trình nào là dựa trên nhiều yếu tố khách quan, chủ quan như khả năng của người sử dụng, thói quen của người sử dụng, yều cầu về môi trường phần cứng, phần mềm… Như đã biết, một vấn đề trong chương trình quản lý nhân sự hiện tại của công ty la do lập trình bằng ngôn ngữ Foxpro cho nên khả năng bảo mật thông tin kém. Do đó với đề tài này em đã quyết định sử dụng ngôn ngữ lập trình Microsoft Visual Basic 6.0 kết hợp với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000. Microsoft Visual Basic 6.0 là ngôn ngữ lập trình, nó có các ưu điểm sau đây: + Là một ngôn ngữ lập trình hướng đối tượng gần gũi với các ứng dụng về Windows cho nên công việc lập trình tiến hành được dễ dang hơn. +ứng dụng được viết bằng chạy khá nhanh và nó đang được sử dụng rộng rãi. +Ngôn ngữ cũng tạo ra được một giao diện đẹp, tiện lợi cho người sử dụng chuột và bàn phím. + Microsoft Visual Basic 6.0 có bộ công cụ và kỹ thuật mới giúp truy cập dữ liệu dễ dàng hơn. + Microsoft Visual Basic 6.0 mở rộng khả năng báo cáo với trình báo cáo cho phép, xem trước và in các báo cáo trong Visual Basic Tuy nhiên phần mềm này đòi hỏi khá cao về phần cứng. Để chạy tốt nó yêu cầu cấu hình tối thiểu là: -CPU 30486 -Màn hình SVGA -32 MB RAM -Khoảng 200MB đĩa cứng còn trống. Với hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access 2000 giúp ta có thể tạo ra và duy trì các bảng dữ liệu gọi là các Table. Nhờ Access ta còn có thể tổ chức cơ sở dữ liệu gồm rất nhiều bảng khác nhau, đồng thời tạo ra mối liên kết giữa các bảng thông qua thuộc tính khoá ngoại lai, từ đó có thể trích rút hoặc thao tác trên cơ sở dữ liệu một cách chính xác. Đây chính là mô hình hệ thống quản trị dữ liệu quan hệ. Một nhóm các Table có liên quan với nhau được quản lý bởi một Database. Trong bài toàn này, phần chương trình được tạo ra bởi các mã của Visual Basic và để liên kết với cơ sở dữ liệu trong Access bằng cách sử dụng đối tượng liên kết ADO (ActiveX Data Object) của Microsoft Visual Basic. Các đối tượng trong Microsoft Visual Basic được thể hiện như là những thực thể có thể nhìn thấy được.Ví dụ như một cửa sổ màn hình là một đối tượng kiểu Form…Mỗi đối tượng đều đặc trưng bởi những thuộc tính và hành vi. Ngoài ra, chương trình con sử dụng phần mềm Tiếng Việt trong khi tạo các mã chương trình, đó là bộ gõ Font VietKey 2000. II. cơ sở phương pháp luận của phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý 2.1.Thông tin 2.1.1.Khái niệm thông tin Thông tin là sự phản ánh ghi chép hiện tượng sự vật nào đấy trở thành dữ dữ liệu và dữ liệu đó phải biến thành tri thức của chủ thể nhận phản ánh. Đối tượng được phản ánh Chủ thể nhận phản ánh Phản ánh Tri thức hoá Thông tin kinh tế là một tập hợp các dữ liệu kinh tế có ý nghĩa đối với một đối tượng nhận tin nhất định, có quan hệ với một đối tượng trong một khuôn khổ, một nhiệm vụ cụ thể. Thông tin kinh tế đóng một vai trò hết sức quan trọng nhằm giúp cho người lãnh đạo đưa ra được những quyết đinh đúng đắn, kịp thời trong quá trình quản lý. Bởi vì chỉ có trên cơ sở các thông tin chính xác, kịp thời các cấp lãnh đạo mới có khả năng đưa ra những quyết đinh phù hợp với các yêu cầu của các lĩnh vực và đối tượng quản lý trong một pham vi không gian và thời gian. 2. Đặc trưng của thông tin Để quản lý và sử dụng thông tin một cách có hiệu quả, ta cần phải tìm hiểu các đặc trưng cơ bản của thông tin như sau: Kiểm tra khả năng giảm độ bất định về đối tượng của thông tin. Thông tin về hệ thống ngày càng nhiều, càng đầy đủ thì độ bất định về hệ thống ngày càng giảm. Thông tin phải được định hướng rõ ràng. Thông tin phải có tính thời điểm. Điều này có nghĩa là thông tin chỉ có ích tại một thời điểm nào đó mà không có tính thời kỳ dài. Tính cục bộ của thông tin thể hiện là thông tin chỉ có ý nghĩa trong một hệ thống nhất định có sự điều khiển và sử dụng nó. Thông tin thể hiện tính tổ chức vì thông tin tạo nên sự liên hệ và trao đổi giữa các bộ phận này với bộ phận khác, nó đóng vai trò liên kết các bộ phận trong cùng một hệ thống. Thông tin mang tính tương đối. Thông tin được tạo ra và truyền đi và do đó khó tránh khỏi những sai lệch do các nhiễu thông tin gây ra. Các nhiễu ở đây xuất phát từ nhiều mặt vật lý, ngữ nghĩa, lợi ích giữa các bên… đã làm cho thông tin chỉ phản ánh được một cách tương đối về đối tương đối được phản ánh. 2.2.Hệ thốNG THÔNG TIN 2.2.1.Định nghĩa và các bộ phận cấu thành thông tin. Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người,các thiết bị phần cứng, phần mềm, dữ liệu…thực hiện hoạt động thu thập lưu trữ, xữ lý và phân phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường. Nó được thể hiện bởi những con người, các thủ tục dữ liệu và các thiết bị tin học hoặc không tin học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (sources) và được xữ lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước. Kết quả xử lý (Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage). Nguồn Kho dữ liệu Thu nhập Xử lý và lưu giữ Phân phát Đích Hệ thống thông tin gồm có : Hệ thống chính thức và hệ thống không chính thức. Một hệ thống thông tin chính thức thường bao gồm một tập hợp các quy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rỏ ràng hoặc là ít ra thì cũng được thiết lập theo một truyền thống. Đó là trường hợp hệ thống trả lương được hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoản khách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thống thường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khác nhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chẩn đoán tổ chức. Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứa các hoạt động xử lý thông tin như gửi thư và nhân thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyên điện thoại, các cuộc tranh luận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí, tạp chí. 2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có hai cách phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức hay được dùng. Một cách lấy mục đích phục vụ của thông tin đầu ra để phân loại và một cách lấy nghiệp vụ mà có phục vụ làm cơ sở để phân loại. 2.2.2.1.Phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra. Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhau nhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Hệ thống thông tin xữ lý giao dịch,Hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định, hệ chuyên gia và hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh. Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing System). Như chính tên của chúng đã nói rỏ các hệ thống xử lý giao dịch đã xử lý các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện với khách hàng, nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dich đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trả lương, lập đơn hàng, làm hoá đơn, theo dỏi khách hàng, theo dõi nhà cung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệu cho một thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và thuế phải trả của người nộp thuế… - Hệ thống thông tin quản lý MS (Management Infomatin System). Là những hệ thống trợ giúp những hoạt động quảnlý của tổ chức, các hoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như các nguồn liệu ngoài tổ chức. Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ hoặc theo yêu cầu. Báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ kiện hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các số liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào các dữ liệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin mà chúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ xử lý giao dịch. Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dỏi chi tiêu, theo dỏi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thị trường…là các hệ thống thông tin quản lý. - Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Dicision Support System). Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rỏ ràng là trợgiúp các hoạt động ra quyết định. Quá trình ra quyết định thường được mô tả như là một quy trình được tạo thành từ 3 giai đoạn: Xác đinh vấn đề, xây dựng và đánh giá các phương án giải quyết và lựa chọn một phương án. Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tin cho phép người ra quyết định xác định rỏ tình hình mà một quyết định cần phải ra. Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phân lớp và đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả năng tiệp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô hình để biểu diển và đánh giá tình hình. - Hệ thống chuyên gia ES (Expert System). Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diển bằng các công cụ tin học những tri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó. Hệ thống chuyên gia được hình thành từ một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn. Có thể xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của hệ thống đối thoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng của nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹ thuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao gồm các sự kiện và các quy tắc được chuyên gia sử dụng. - Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh TSCA (Information System for Competitive Advantage). Hệ thống thông tin loại này được sử dụng như một trợ giúp chiến lược. Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý do dẩn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tín đến môi trường trong đó nó được phát triển, ta nghĩ răng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giao dịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một hệ chuyên gia. Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh được thiết kế cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể là một khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác của cùng ngành công nghiệp… (trong khi ở 4 loại hệ thống trên người sủ dụng chủ yếu là cán bộ trong tổ chức). Nếu như những hệ thống được xác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức thì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện các ý đồ chiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược). Chúng cho phép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng canh tranh thể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành công nghiệp. 2.2.2.2.Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp. Các thông tin trong một tổ chức được chia theo cấp quản lý và trong mổi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng được phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này : Tài chính chiến lược Marketing chiến lược