Đề tài Nghiệp vụ tín dụng tại chi nhánh ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn Huyện Mộc Châu

LỜI NÓI ĐẦU Là một chi nhánh của Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn tỉnh Sơn La, Ngân hàng nông nghiệp và phát triển nông thôn huyện Mộc Châu trải qua 20 năm hoạt động đã đạt tăng trưởng đáng kể trong mở rộng quy mô, nâng cao chất lượng hoạt động kinh doanh. Đặc biệt Ngân hàng No&PTNT huyện Mộc Châu hoạt động trên một địa bàn có nền kinh tế còn rất khó khăn, kém phát triển, đời sống người dân còn nghèo đói, lạc hậu, dân trí thấp, nhưng với chức năng hoạt động chính của ngân hàng nông nghiệp là hoạt động trong lĩnh vực nông nghiệp, nông thôn, nhằm thực hiện mục tiêu nâng cao đời sống người nông dân và phát triển kinh tế nông nghiệp nên Ngân hàng Nông nghiệp huyện Mộc Châu đã vượt mọi khó khăn, thách thức để góp phần đầu tư vốn cho phát triển kinh tế nông nghiệp, từ đó cải thiện đời sống nhân dân trong huyện. Việc thực tập tại chi nhánh NHNo huyện Mộc Châu đã giúp người viết hệ thống hoá và củng cố những kiến thức đã học, vận dụng những kiến thức đó vào thực tế, làm quen và tăng cường kỹ năng thực tế, năng lực chuyên môn về nghiệp vụ ngân hàng nói chung, đặc biệt là nghiệp vụ tín dụng. Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành tới các cán bộ công nhân viên tại Chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu đã giúp đỡ tác giả hoàn thành bài viết này. Bài viết có kết cấu gồm 2 chương: Chương I: Khát quát về tổ chức và hoạt động của chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu. Chương II: Phần thực tập nghiệp vụ tại Chi nhánh. Chương I: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CHI NHÁNH NHNo&PTNT HUYỆN MỘC CHÂU 1. Giới thiệu chung Chi nhánh Ngân hàng Nông nghiệp huyện Mộc Châu được hình thành vào năm 1988, là chi nhánh cấp 3 trực thuộc chi nhánh cấp 2 là Ngân hàng No&PTNT Tỉnh Sơn La, có trụ sở chính đặt tại trung tâm huyện là Thị trấn Mộc Châu, là đơn vị trực tiếp kinh doanh và nhận khoán tài chính với NHNo&PTNT tỉnh Sơn La theo quy định 946A của NHNo&PTNT Việt Nam. Ngân hàng Nông nghiệp huyện Mộc Châu có một Phòng giao dịch trực thuộc mình là Phòng giao dịch Thảo nguyên đặt tại thị trấn Nông trường Mộc Châu. Hoạt động của Chi nhánh được chia làm ba giai đoạn chính như sau: Giai đoạn thứ nhất: Từ năm 1988 – 1990: Ra đời và định hình, đây là giai đoạn cam go nhất vì bước đầu đổi mới trên mọi phương diện từ tổ chức cán bộ, nghiệp vụ kinh doanh, cơ chế chính sách và nhất là về tư tưởng cán bộ. Giai đoạn thứ hai: Từ năm 1991 – 1996: Tiếp tục củng cố, ổn định bộ máy, tìm kiếm khách hàng, cải tiến nghiệp vụ… giai đoạn này 3 năm đầu tuy đã có nhiều đề xuất, cải tiến nhưng tài chính vẫn bị lỗ. Từ năm 1994 thực hiện khoán tài chính, cơ chế kế hoạch, mở rộng cho vay kinh tế hộ nên đã có lãi, có lương cho cán bộ. Giai đoạn thứ ba: Từ năm 1997 đến nay: Đây là giai đoạn mở rộng thị trường, đổi mới công nghệ, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật một cách mạnh mẽ nhằm đưa vị thế ngân hàng ngày càng cao, phục vụ đắc lực cho sự phát triển kinh tế của huyện. 2. Phạm vi hoạt động Chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu hoạt động chủ yếu trên địa bàn huyện Mộc Châu. Mộc Châu là huyện cửa ngõ của tỉnh Sơn La thuộc địa bàn vùng núi cao của miền Tây Bắc, có đường Quốc lộ 6 chạy dọc theo chiều dài của huyện khoảng 68 km. Toàn huyện có 29 xã, thị trấn, trong đó có 6 xã, thị trấn thuộc khu vực I, 15 xã thuộc khu vực II (4 xã thuộc diện các xã vùng đồng bào dân tộc khó khăn), và 8 xã thuộc khu vực III. Trung tâm là thị trấn Mộc Châu, diện tích tự nhiên 2.025 km2, phần lớn là đất lâm nghiệp, còn đất nông nghiệp chỉ chiếm 16,7%. Dân số là 131.462 người, mật độ bình quân 64 người/1km2. Địa bàn kinh tế động lực của huyện gồm 2 thị trấn, các xã vùng I, vùng dọc Quốc lộ 6, có thế mạnh về một số cây con chủ lực như: bò sữa, chè, cây ăn quả, cây lương thực, chăn nuôi đại gia súc, chế biến nông sản, một số ngành dịch vụ cũng khá phát triển như khách sạn, nhà hàng, cửa hàng tạp hoá, cửa hàng ô tô, xe máy, … Đây là vùng tập trung chủ yếu các doanh nghiệp nhỏ và vừa, các hộ gia đình, cá nhân có nhu cầu lớn về vốn để tập trung cho đầu tư sản xuất, kinh doanh, dịch vụ. Đây là thị trường để ngân hàng đầu tư tín dụng. Chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu có mạng lưới tín dụng rộng khắp 29/29 xã, thị trấn. Chi nhánh và Phòng giao dịch Thảo nguyên trụ sở đều đặt tại hai thị trấn là trung tâm kinh tế - văn hoá - xã hội của huyện. Tuy nhiên trên địa bàn huyện Mộc Châu còn có Ngân hàng Đầu tư và phát triển Việt Nam, Kho bạc Nhà nước, Ngân hàng chính sách xã hội, dịch vụ tiết kiệm của Bưu điện huyện và ba Quỹ tín dụng nhân dân là những đối thủ cạnh tranh của Chi nhánh. Do đó cạnh tranh luôn diễn ra rất quyết liệt cả về mặt huy động vốn lẫn đầu tư tín dụng. 3. Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban 3.1. Cơ cấu tổ chức Chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu thực hiện quy trình sắp xếp, bố trí các phòng, tổ nghiệp vụ từ trung tâm huyện đến PGD, công tác quy hoạch cán bộ theo đúng quyết định số 646/QĐ-HĐQT-TCCB của chủ tịch HĐQT NHNo&PTNTVN và chỉ đạo trực tiếp của giám đốc NHNo&PTNT Tỉnh Sơn La. Sơ đồ 1: Mô hình tổ chức của NHNo&PTNT huyện Mộc Châu GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC Phòng giao dịch Thảo nguyên NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu Tổ tín dụng Phòng tín dụng Phòng KT – NQ - HC Tổ Kế toán – Ngân quỹ Tổ Kiểm tra- Kiểm soát nội bộ 3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng, ban 3.2.1. Phòng tín dụng (tổ tín dụng): Nghiên cứu, thẩm định dự án của KH, hướng dẫn KH vay vốn. Kiểm tra, quản lý, thu thập, phân tích thông tin kinh tế-xã hội cũng như thông tin về KH, đánh giá và xếp loại KH. Xây dựng kế hoạch tín dụng và đề xuất phương án, dự án của KH. Phân loại nợ đồng thời phòng ngừa rủi ro tín dụng. 3.2.2. Phòng kế toán – ngân quỹ (tổ KT-NQ): Thực hiện các nghiệp vụ kế toán ngân hàng, hạch toán, thanh toán, phát hành thẻ, giải ngân…, xây dựng các chỉ tiêu kế hoạch, thu chi tài chính, quản lý và sử dụng các quỹ chuyên dùng. Chịu trách nhiệm kiểm tra, kiểm soát,lưu trữ chứng từ, bảo vệ kho tiền, đảm bảo an toàn trong hoạt động tiền tệ. Xử lý các nghiệp vụ thừa, thiếu quỹ trong ngày. Thực hiện nguyên quy tắc ra vào, bảo quản kho tiền theo đúng trình tự và phương thức quy định. 3.2.3. Phòng hành chính: Quản lý nhân sự, làm công tác hậu cần, nhận công văn, tiếp dân, phục vụ phương tiện đi lại, kiểm tra theo dõi việc chi trả lương cho các cán bộ viên chức trong Ngân hàng. Đảm bảo việc tổ chức và đào tạo cán bộ theo đúng quy định của nhà nước, của ngành đã ban hành. 3.2.4. Tổ Kiểm tra – kiểm soát nội bộ: Chịu trách nhiệm kiểm tra công tác điều hành của chi nhánh và các đơn vị trực thuộc. Chấp hành nghiệp vụ kinh doanh, các quy định của NHNN về đảm bảo an toàn trong hoạt động tiền tệ. 4. Khái quát các hoạt động tại Chi nhánh NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu năm 2009 4.1. Hoạt động huy động vốn Tổng nguồn vốn huy động đến 31/12/2009 là 207.693 triệu đồng, tăng so với cùng kỳ năm trước là 80.956 triệu đồng, tốc độ tăng trưởng 63,88%, đạt 115,4% kế hoạch được giao. B¶ng 1: KÕt qu¶ huy ®éng vèn t¹i NHNo&PTNT HuyÖn Méc Ch©u (Nguån vèn ph©n theo thêi gian) §¬n vÞ: TriÖu ®ång chØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 So s¸nh Sè tiÒn Tû träng (%) Sè tiÒn Tû träng (%) T¨ng(+) Gi¶m(-) Tû lÖ % T¨ng Gi¶m Tæng nguån vèn huy ®éng 126.737 100 207.693 100 +80.956 +63,88 1. TG kh«ng kú h¹n 26.121 20,6 79.427 38,2 +53.306 +204,1 2. TG cã kú h¹n d­íi 12 th¸ng 10.19 8 45.428 21,9 +35.238 +345,8 3. TG cã kú h¹n tõ 12 th¸ng trë lªn 90.443 71,4 82.838 39,9 - 7.605 - 8,4 (Nguån sè liÖu lÊy tõ b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô kinh doanh n¨m 2008-2009) B¶ng 2: KÕt qu¶ huy ®éng vèn t¹i NHNo&PTNT HuyÖn Méc Ch©u (Ph©n theo tÝnh chÊt nguån vèn) §¬n vÞ: TriÖu ®ång chØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 So s¸nh Sè tiÒn Tû träng (%) Sè tiÒn Tû träng (%) T¨ng(+) Gi¶m(-) Tû lÖ % T¨ng Gi¶m Tæng nguån vèn huy ®éng 126.737 100 207.693 100 +80.956 +63,88 1. TG d©n c­ 103.613 81,7 141.531 68,1 +37.918 +36,6 2. TG tæ chøc kinh tÕ 16.691 13,2 60.133 29,0 +43.442 +260,3 3. TG TCTD 6.433 5,1 6.029 2,9 - 0.404 - 6,3 (Nguån sè liÖu lÊy tõ b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô kinh doanh n¨m 2008-2009) B¶ng 3: KÕt qu¶ huy ®éng vèn t¹i NHNo&PTNT HuyÖn Méc Ch©u (Nguån vèn ph©n theo lo¹i tiÒn tÖ) §¬n vÞ: TriÖu ®ång chØ tiªu N¨m 2008 N¨m 2009 So s¸nh Sè tiÒn Tû träng (%) Sè tiÒn Tû träng (%) T¨ng(+) Gi¶m(-) Tû lÖ % T¨ng Gi¶m Tæng nguån vèn huy ®éng 126.737 100 207.693 100 +80.956 +63,88 1. Néi tÖ 121.355 95,75 204.460 98,7 +83.105 +68,48 2. Ngo¹i tÖ 5.382 4,25 2.764 1,3 - 2.618 - 48,64 (Nguån sè liÖu lÊy tõ b¸o c¸o kÕt qu¶ thùc hiÖn nhiÖm vô kinh doanh n¨m 2008-2009) Huy động vốn là một trong những công tác không thể thiếu trong sự tồn tại và phát triển của mọi ngành nghề trên mọi lĩnh vực. Nắm vững điều ấy, ngay từ đầu Chi nhánh luôn coi công tác huy động vốn là mục tiêu số một để mở rộng kinh doanh, do vậy đã chủ động đa dạng hoá hình thức huy động vốn, áp dụng lãi suất linh hoạt, thực hiện giao khoán huy động vốn cho từng cá nhân, phòng, tổ, đặc biệt chú ý phong cách giao dịch lịch sự, chu đáo và tiện ích để thu hút KH, có chế độ khen thưởng kịp thời cho cá nhân có thành tích xuất sắc trong công tác huy động vốn. Chi nhánh cũng thường xuyên tổ chức công tác thông tin, tuyên truyền, tiếp thị, quảng bá sản phẩm dịch vụ nhằm đáp ứng nhu cầu của người dân và đã đạt được những thành quả nhất định. 4.2. Hoạt động cho vay Tổng dư nợ đến ngày 31/12/2009 đạt 305.537 triệu đồng, tăng 46.618 triệu đồng so với cuối năm 2008, tốc độ tăng trưởng 18%, vốn thông thường là 291.446 triệu đồng đạt 100% kế hoạch. Hình thức cho vay của Chi nhánh Huyện Mộc Châu khá đa dạng và phong phú, bao gồm: Cho vay hộ gia đình, cá nhân và hợp tác xã; Cho vay thông qua tổ, nhóm thuộc các tổ chức xã hội; Cho vay tiêu dùng; Cho vay xuất khẩu lao động; Bảo lãnh, bảo hiểm, thế chấp, trả góp, uỷ thác cũng đang được nâng cao và phát triển. 4.3. Hoạt động thanh toán Thực hiện quy trình thu, chi, chuyển tiền điện tử, thanh toán bù trừ, kinh doanh ngoại hối, chi trả kiều hối, trả lương qua tài khoản, bố trí phân công cán bộ (trong đó có 01 cán bộ tin học làm công tác kế toán kiêm chịu trách nhiệm quản trị hệ thống mạng, mở rộng mạng lưới thanh toán). Từ đầu tháng 10/2008 triển khai chương trình IPCAS giai đoạn II, hoạt động thanh toán chuyển tiền điện tử, gửi một nơi rút nhiều nơi, ghi Có ngay vào tài khoản KH. Doanh số hoạt động thanh toán đến cuối năm 2008 là 2.895 tỷ đồng, tăng 844 tỷ đồng, tốc độ tăng trưởng 41% so với năm 2007. 4.4. Hoạt động ngân quỹ Doanh số thu tiền mặt: 2.065.895 triệu đồng, tăng 840.047 triệu đồng so với năm 2008; Doanh số chi tiền mặt: 2.060.779 triệu đồng, tăng 834.297 triệu đồng so với năm 2008; Số tiền trả KH khi KH nộp thừa: 149 món (tương đương 185.684 ngàn đồng), món cao nhất là 14 triệu đồng; Thu giữ 79 tờ tiền giả, tổng mệnh giá: 11.190 ngàn đồng. Trong năm công tác kho quỹ ở Ngân hàng cơ sở đã thực hiện nghiêm túc chế độ quản lý chìa khoá kho tiền, ra vào kho tiền, chế độ giao nhận và vận chuyển tiền trên đường đi, chế độ uỷ quyền, bàn giao hệ thống kho tiền đảm bảo đủ tiêu chuẩn. Thực hiện bảo vệ 24/24h trong ngày (kể cả ngày nghỉ, ngày lễ). 4.5. Các hoạt động khác Ngoài những hoạt động cơ bản trên, NHNo&PTNT cơ sở còn có một số hoạt động kinh doanh khác như: làm đại lý bảo hiểm, đại lý mạng Viettel. 5. Kết quả tài chính của Chi nhánh năm 2009 Tổng thu 58.630 triệu đồng (trong đó lãi dự thu 5.362 triệu đồng, thu nợ đã xử lý rủi ro 3.162 triệu đồng, thu dịch vụ 866 triệu đồng). Tổng chi phí 52.157 triệu đồng (trong đó lãi dự chi 4.630 triệu đồng, trả lãi tiền vay 18.180 triệu đồng, trả lãi tiền gửi 12.996 triệu đồng, chi dự phòng 9.696 triệu đồng, chi mua sắm công cụ lao động 382 triệu đồng). Quỹ thu nhập: 14.469 triệu đồng. Bình quân lãi suất đầu vào: 0,813% Bình quân lãi suất đầu ra: 1,256% Chênh lệch lãi suất đạt: 0,443% Đạt hệ số lương theo quy định. Chương II: PHẦN THỰC TẬP NGHIỆP VỤ NGÂN HÀNG A. Tình hình thực hiện các nghiệp vụ chung tại Chi nhánh I. Nghiệp vụ kế toán tại Chi nhánh Cùng với xu hướng phát triển của đất nước NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu cũng thực hiện đổi mới chính sách kinh doanh, chuyển từ “ giao dịch nhiều cửa ” sang “ giao dịch một cửa ” - IPCAS – nâng cao chất lượng giao dịch và chất lượng phục vụ KH. Tổng quan về hệ thống IPCAS tại NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu: Khái niệm: IPCAS là một phần mềm tin học nhằm hiện đại hoá hệ thống thanh toán kế toán và quản lý KH. Các chức năng cơ bản: + Quản lý hoạt động của chi nhánh và quản lý trụ sở chính (mô hình cấp 2). TRỤ SỞ CHÍNH Ví dụ: Mộc Châu 7902 Thị xã 7901 Sơn La 7900 … + Xử lý công việc hiệu quả và năng suất cao. Xử lý giao dịch trực tuyến: tất cả các bút toán giao dịch do giao dịch viên thực hiện đều được cập nhập tại trụ sở chính và được quản lý tập trung tại trụ sở chính. Thiết kế mở dễ dàng và thích hợp với các hệ thống khác. Đặc tính: Hỗ trợ trực tuyến cho GDV, quản lý theo tham số, đa ngôn ngữ, quản lý về tin nhắn, quản lý về ngày nghỉ ngày lễ, quản lý các khoản mục dồn tích, báo cáo theo lô, hạch toán tự động, quản lý kỳ hạn, giao diện với hệ thống khác… Hệ thống tài khoản kế toán: 1.1. Đặc điểm của hệ thống tài khoản kế toán: Hiện nay NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu áp dụng hệ thống TK kế toán Ngân hàng ban hành theo Quyết định số 1161/ NHNo – TCKT ngày 03/ 08/ 2004 của Tổng Giám đốc NHNo&PTNT VN. Hệ thống TK kế toán gồm các TK trong bảng cân đối kế toán và các TK ngoài bảng cân đối kế toán, được chia thành 09 loại: + Các TK trong bảng cân đối kế toán gồm 08 loại (từ loại 01 - 08); + Các TK ngoài bảng cân đối kế toán gồm 09 loại (loại 09) Các TK được bố trí theo hệ thống số thập phân nhiều cấp từ TK cấp I đến TK cấp V, ký hiệu từ 2 - 6 chữ số: + TK cấp I, II, III là những TK tổng hợp do Thống đốc NHNN quản lý làm cơ sở để hạch toán và lập báo cáo gửi NHNN; + TK cấp V được mở trên cơ sở TK cấp II, III của NHNN phù hợp với yêu cầu hạch toán kế toán của NHNo&PTNT VN; + TK cấp V ký hiệu bằng 06 chữ số, 03 số đầu (từ trái sang phải) là ký hiệu TK cấp II, số thứ 04 là số thứ tự TK cấp III trong TK cấp II, ký hiệu từ 01 – 09 (những TK NHNN chỉ mở đến cấp II thì số thứ tự là số 0), 02 số thứ 05 và thứ 06 bắt đầu từ 01 – 99 (chữ số cuối cùng khác 0) là số thứ tự của TK cấp V (NHNo&PTNT không mở TK cấp IV). Định khoản ký hiệu TK chi tiết: TK chi tiết (tiểu khoản) dùng để theo dõi phản ánh chi tiết các đối tượng hạch toán của TK tổng hợp. Số hiệu TK chi tiết gồm 02 phần: + Phần 1: Số hiệu TK tổng hợp và ký hiệu tiền tệ thực hiện theo nguyên tắc: Đa tệ: TK tổng hợp chỉ sử dụng TK nội tệ cấp V quy định trong hệ thống TK của NHNo&PTNT VN, không phân biệt nội tệ và ngoại tệ; TK cho vay chỉ mở TK nợ cho vay hoặc nợ khó đòi, không phân chia TK tổng hợp theo thời gian nợ quá hạn; TK cho vay không mở theo thành phần kinh tế, tính chất nguồn vốn mà chỉ mở theo thời hạn vay vốn (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn); Các TK đa tệ cấp V về cho vay, huy động vốn, thanh toán…được lập từ TK cấp II (trường hợp NHNN chỉ mở đến cấp II) hoặc TK cấp III nội tệ của NHNN, ghi thêm vào bên phải 3 hoặc 2 chữ số bắt đầu từ 001 hoặc 01; Khi lập bảng cân đối kế toán hàng tháng, định kỳ, năm phải thực hiện tách nội tệ, ngoại tệ, phân chia thời gian nợ quá hạn, thành phần kinh tế, nguồn vốn theo đúng hệ thống TK của NHNo&PTNT VN để tổng hợp cân đối toàn ngành và gửi NHNN. + Phần 2: Số thứ tự tiểu khoản trong TK tổng hợp: Nếu 01 TK tổng hợp có dưới 10 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng 01 chữ số từ 01 - 09; Nếu 01 TK tổng hợp có dưới 100 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng 02 chữ số từ 01 - 99; Nếu 01 TK tổng hợp có dưới 1.000 tiểu khoản, số thứ tự tiểu khoản được ký hiệu bằng 03 chữ số từ 001 - 999; Nhóm TK quan hệ với KH (tiền gửi, tiền vay) số thứ tự tiểu khoản thống nhất quy định 06 chữ số bắt đầu từ 000001; Số lượng chữ số các tiểu khoản trong cùng 01 TK tổng hợp bắt buộc phải ghi thống nhất theo quy định trên ( 1, 2, 3 chữ số …) nhưng không bắt buộc phải ghi thống nhất số lượng chữ số của các tiểu khoản giữa các TK tổng hợp khác nhau. Số thứ tự tiểu khoản được ghi vào bên phải của số hiệu TK tổng hợp và ký hiệu tiền tệ, giữa số hiệu TK tổng hợp, ký hiệu tiền tệ và số thứ tự tiểu khoản, ghi thêm dấu chấm (.) để phân biệt. Hệ thống hạch toán theo IPCAS việc phản ánh chi tiết đối tượng hạch toán của TK tổng hợp không mở số thứ tự tiểu khoản mà theo dõi bằng mã nghiệp vụ của đối tượng hạch toán; Hệ thống TK kế toán đa tệ không tách riêng các TK hạch toán nghiệp vụ nội tệ. Các nghịêp vụ liên quan đến các loại tiền tệ được theo dõi mã ngoại tệ. Hệ thống TK kế toán không được sử dụng để hạch toán thống kê, không có TK lưỡng tính, TK chỉ thuộc tài sản Có (dư Nợ) và TK nợ (dư Có). Các nghiệp vụ kinh tế tăng phản ánh vào sổ cái dựa trên cơ sơ liên kết giữa mã nghiệp vụ và mã tổng hợp. Mã số KH và mã số TK khách hàng do hệ thống tự động tạo ra. Hệ thống TK kế toán đơn giản, phản ánh đầy đủ các khoản tài sản Nợ – Có, phù hợp thông lệ quốc tế. 1.2. Kết cấu của hệ thống tài khoản kế toán: - Hệ thống TK kế toán chia thành 6 nhóm: + Nhóm TK phản ánh TS Nợ: Loại 4; + Nhóm TK phản ánh TS Có: Loại 1, 2, 3, 5; + Nhóm TK phản ánh nguồn vốn: Loại 6; + Nhóm TK phản ánh thu nhập: Loại 7; + Nhóm TK phản ánh chi phí: Loại 8; + Nhóm TK phản ánh nghiệp vụ ngoại bảng: Loại 9. Các TK trong bảng cân đối kế toán được chia thành 9 loại: + Loại 1: Vốn khả dụng và các khoản đầu tư; + Loại 2: Hoạt động tín dụng; + Loại 3: TSCĐ và TS Có khác; + Loại 4: Các khoản phải trả; + Loại 5: Thanh toán; + Loại 6: Vốn chủ sở hữu; + Loại 7: Thu nhập; + Loại 8: Chi phí: + Loại 9: Ngoại bảng. 2. Hệ thống chứng từ, sổ sách: 2.1. Chứng từ sử dụng: a, Đặc điểm chung của chứng từ: Sử dụng chủ yếu là chứng từ điện tử. Chứng từ chủ yếu được lưu trữ trên máy. Quy trình luân chuyển chứng từ ngắn gọn, dễ sử dụng, tiện lợi. Giao dịch viên vừa làm kế toán vừa làm thủ quỹ và trực tiếp giao nhận chứng từ với KH. Chữ ký trên chứng từ chủ yếu là 2 chữ ký: 01 chữ ký của thanh toán viên và 01 chữ ký của kiểm soát viên. Chứng từ gồm có nhiều loại: Chứng từ gốc, chứng từ ghi sổ, chứng từ tiền mặt, chứng từ chuyển khoản, giấy nộp tiền, giấy lĩnh tiền, bảng kê các loại tiền nộp, bảng kê các loại tiền lĩnh, giấy uỷ quyền, giấy báo và các chứng từ hạch toán nội bảng. b, Quy trình lập chứng từ: Việc ghi chép sổ sách của kế toán phải dựa trên các chứng từ đã giao dịch hợp pháp, hợp lệ. Chứng từ phải được lập đúng mẫu và ghi đầy đủ, rõ ràng, không tẩy xoá, không ghi 2 loại mực theo các yếu tố đã quy định. Không được sử dụng chứng từ in lại hoặc dùng chứng từ của Ngân hàng khác. Các chứng từ nhiều liên phải viết lồng giấy than hoặc lập một lần trên máy vi tính. Đối với các chứng từ viết tay không được dùng mực đỏ viết lên chứng từ và phải viết cùng màu mực trên 01 liên. Các thông tin trên chứng từ phải điền đầy đủ, chính xác, rõ ràng. Số tiền ghi trên chứng từ phải viết cả bằng chữ và bằng số, khi xuống dòng phải viết vào đầu dòng (không được bỏ cách viết ra giữa dòng), chữ cái đầu của số tiền phải viết hoa. Trên chứng từ phải có đầy đủ họ tên, chữ ký, đóng dấu (nếu có) của các bên có liên quan. Không được ký hộ, ký thay, lồng giấy than khi ký. Các chứng từ viết sai thanh toán viên phải huỷ và lập chứng từ mới theo đúng quy định. Đối với séc yêu cầu KH phải lập trên mẫu in sẵn của Ngân hàng và số seri trên séc phải phù hợp với số seri của Ngân hàng (nơi mở TK) đã bán cho KH. c, Kiểm soát chứng từ: Đây là một khâu quan trọng trong công tác kế toán. Sau khi lập chứng từ, kế toán viên phải kiểm tra, kiểm soát chứng từ xem các thông tin trên chứng từ đã đầy đủ, chính xác chưa? Có hợp pháp, hợp lệ không? Nếu sai thì chứng từ phải được lập lại. Nếu đúng thì thanh toán viên mới được hạch toán, thanh toán theo quy định và chương trình giao dịch mới. 2.2. Sổ sách sử dụng: a, Sổ cái: Khái niệm: Sổ cái là phần hành nghiệp vụ có chức nằn quản lý duy trì hệ thống tài khoản kế toán dùng để hạch toán trong hệ thống nói chung (bao gồm các TK hạch toán tự động và các TK hạch toán thủ công). Các báo cáo tài chính liên quan đến các nghiệp vụ của Ngân hàng, tất cả các nghiệp vụ đều được phản ánh vào sổ cái và được quản lý theo các tài khoản liên quan. Nhập giao dịch sổ cái: Nhập giao dịch sổ cái là có thể hạch toán nhiều Nợ nhiều Có nhưng chỉ có thể hạch toán đơn tệ. Ví dụ: Chi thanh toán hợp đồng xăng dầu, số tiền: 11.000.000đ trong đó VAT đầu vào là: 1.000.000đ. KH yêu cầu chi bằng TM. Hạch toán: Nợ TK loại 8 : 10.000.000 Nợ TK loại 3 : 1.000.000 Có TK loại 1 : 11.000.000 IPCAS: Vào G/L (Sổ cái) -> chọn G/L Entry (hạch toán vào TK hệ thống) -> chọn loại tiền -> gõ số tiền -> chọn kiểu trả / nhận -> mã KH -> số KH -> chọn Debit / Credit (dư Nợ / dư Có). Huỷ nhập giao dịch sổ cái: Khi TTV phát hiện sai sót như: sai loại tiền, số tiền trong TK, mã KH, sai nội dụng hạch toán… sẽ thực hiện bút toán huỷ giao dịch. Vào G/L -> G/L Entry -> chọn Cancel G/L Entry -> gõ ngày giao dịch -> chọn bút toán cần huỷ -> OK. Chọn từng dòng -> Huỷ bỏ -> nhấn Chấp nhận. Khoá sổ hàng ngày của TTV: Điều kiện khoá sổ: Việc nhập – xuất của TTV bằng xuất – nhập của TTV đối ứng. TK CCA (TK thanh toán bù trừ của TTV) bằng 0. Tồn quỹ TM của TTV phải nộp về quỹ chính theo quy định. Xác nhận các giao dịch đã thực hiện trong ngày của TTV Vào G/L -> Daily Closing -> User Daily Account Close. Huỷ khoá sổ TTV: Sau khi TTV đã khoá sổ nếu phát sinh thêm giao dịch thì TTV phải xử lý như sau: Vào G/L -> Daily Closing -> Cancel User Daily Account Close -> Tìm kiếm (tình trạng bắt buộc phải là: Close) -> chọn Reset All. b, Nhật ký quỹ: Trên màn hình giao dịch vào G/L (Sổ cái) -> chọn Cash (TK tiền mặt)/ Check (TK thanh toán Séc)/ CCA (TK thanh toán bù trừ của TTV) -> chọn Inquiry Cash Transaction Reprot -> chọn Loại tiền -> nhấn Tìm kiếm. 3. Phương pháp hoạch toán trên các tài khoản: Phương pháp sử dụng để hạch toán là phương pháp hạch toán kép Nợ – Có cho cả nghiệp vụ nội bảng và ngoại bảng: Các TK ngoại bảng cân đối kế toán luôn có số dư Có; Loại TK đối ứng có số dư Nợ; Các TK trong bảng cân đối kế toán (được chia làm 3 loại): + Loại TK thuộc TS Có: luôn có số dư Nợ; + Loại TK thuộc TS Nợ: luôn có số dư Có; + Loại TK thuộc TS Nợ – Có: lúc có số dư Có, lúc có số dư Nợ, lúc có cả 2 số dư. Khi lập bảng cân đối TK tháng, năm phải phản ánh đầy đủ và đúng tính chất số dư của các loại TK nói trên (đối với TK thuộc TS Có - TK thuộc TS Nợ) và không được bù trừ giữa 2 số dư Nợ – Có (đối với TK thuộc TS Nợ - Có). Phương pháp hạch toán kinh doanh ngoại tệ: + Hệ thống IPCAS đánh giá kết quả kinh doanh ngoại tệ (lỗ, lãi) theo từng bút toán. + Đánh giá chênh lệch tỷ giá vào thời điểm cuối tháng theo tỷ giá cuối tháng do Trung ương thông báo: Tỷ giá thực mua; Tỷ giá thực bán; Tỷ giá cơ bản. Phương pháp hạch toán vàng: Hạch toán vàng như 1 ngoại tệ, hạch toán bằng hiện vật vàng tiêu chuẩn 99,99% và giá trị khi hạch toán tổng hợp phải quy đổi ra VND theo tỷ giá vàng thực tế mua vào tại thời điểm lập báo cáo. Phương pháp hạch toán các khoản mục dồn tích (có 4 khoản mục dồn tích): + Lãi dự thu; + Lãi dự chi; + Chi phí chờ phân bổ; + Doanh thu chờ phân bổ. II. Dịch vụ tại Chi nhánh 1. Dịch vụ bảo lãnh: NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu thực hiện nhiều hình thức bảo lãnh như bảo lãnh dự thầu, bảo lãnh công trình xây dung… nhưng chủ yếu là 2 hình thức: bảo lãnh bằng tài sản (Không gắn liền với QSD đất) và bảo lãnh bằng tài sản (Gắn liền với QSD đất). Trong năm 2008, NHNo cơ sở đã tiến hành bảo lãnh cho hơn 500 món với tổng số tiền trên 3.000 triệu đồng và chưa xẩy ra trường hợp rủi ro trong bảo lãnh. Đây là một dấu hiệu đáng mừng để thúc đẩy dịch vụ này ngày càng phát triển. 2. Dịch vụ tín chấp: Tín chấp là việc tổ chức chính tri – xã hội tại cơ sở bằng uy tín của mình bảo đảm cho cá nhân, hộ gia đình nghèo vay một khoản tiền theo lãi suất thương mại tại NHNo để sản xuất, kinh doanh, làm dịch vụ. Trên địa bàn của Huyện có khá nhiều hộ gia đình nằm trong danh sách hộ nghèo khó. Các hộ không đủ điều kiện để trực tiếp đến vay vốn Ngân hàng đã được các tổ chức chính tri – xã hội tại cơ sở như: Hội nông dân VN, Mặt trận Tổ quốc VN đứng ra giúp đỡ các hộ sản xuất kinh doanh, xoá đói giảm nghèo. 3. Dịch vụ bảo hiểm: Ngoài những dịch vụ trên NHNo&PTNT cơ sở còn làm đại lý bảo hiểm với các loại hình như: bảo hiểm tài sản, bảo hiểm phi nhân thọ…và đã góp phần làm tăng khoản thu nhập mới cho Ngân hàng. 4. Dịch vụ uỷ thác: NHNo&PTNT Huyện Mộc Châu thực hiện cho vay uỷ thác của Chính phủ, của tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước theo hợp đồng nhận uỷ thác cho vay đã ký kết với cơ quan đại diện. Ngân hàng được hưởng phí uỷ thác và các khoản hoa lợi thoả thuận trong hợp đồng nhận uỷ thác cho vay theo đúng quy định của Pháp luật đã ban hành. III. Tình hình thực hiện nghiệp vụ tín dụng tại Chi nhánh 1. Kết quả thực hiện mục tiêu cho vay Năm 2009 kết quả thực hiện mục tiêu kinh doanh tại Ngân hàng cơ sở tiếp tục tăng thể hiện trên tổng dư nợ, so với năm 2008 tổng dư nợ tăng 46.618 triệu đồng, tốc độ tăng