Đề tài Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân

Mục lục Phần mở đầu Hiện nay với sự hoạt động của hệ thống ngân hàng 2 cấp, Ngân hàng Nhà nước và các Ngân hàng thương mại đã đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế, phục vụ tốt các đối tượng của mình. Đặc biệt trong thời kỳ mở cửa của nền kinh tế, với sự hoạt đông của nhiều thành phần kinh tế, dưới sự quản lý của nhà nước. Nó tạo ra môi trường hoạt động thuận lợi làm cho các chức năng của ngân hàng ngày càng được hoàn thiện và bộc lộ rõ nét nhất. Cùng với sự phát triển của các ngành kinh tế trong cả nước, hệ thống Ngân hàng đã có một bước phát triển về mọi mặt theo định hướng của đất nước và phục vụ tốt nhiệm vụ phát triển kinh tế, xã hội trên phạm vi cả nước. Trước đây ngân hàng tồn tại hình thức mà ở đó các nhà kinh doanh tiền tệ tức là ngân hàng nhận giữ tiền cho khách hàng, rồi tiến tới các nghiệp vụ đổi tiền, chuyển tiền, thanh toán hộ. Và ngân hàng chính thức ra đời gắn liền với nghiệp vụ chính là huy động tiền gửi để cho vay và là trung gian để thanh toán cho nền kinh tế. Nhưng lúc đó Ngân hàng tồn tại theo một hệ thống trong đó các ngân hàng độc lập với nhau gọi là hệ thống ngân hàng 1 cấp. Cùng với sự phát triển của nền kinh tế và đòi hỏi sự ổn định trong lưu thông thì hệ thông ngân hàng 2 cấp ra đời, với chức năng của Ngân hàng Thương mại là trung gian tín dụng, trung gian thanh toán đối với nền kinh tế. Đây là cả một quá trình phát triển và là những bước ngoặc trong quan hệ lưu thông kinh tế, khi hệ thống ngân hàng ra đời cùng với sự ra đời của chức năng trung gian, thanh toán không dùng tiền mặt đã mang lại một ý nghĩa hết sức to lớn. Từ đó ngân hàng đứng ra thực hiện các dịch vụ thanh toán cho khách hàng như: (chuyển tiền, thanh toán tiền hàng, dịch vụ ) trên cở sở tổ chức một mạng lưới thanh toán, dịch vụ trên phạm vi toàn hệ thống. Để thực hiện chủ trương không ngừng đổi mới công nghệ thanh toán của ngân hàng như hiện đại hoá công nghệ ngân hàng, đổi mới phương thức phục vụ khách hàng, từng bước hội nhập với ngân hàng tế giới. Như tăng nhanh tốc độ thanh toán, luân chuyển vốn, chuyên môn hoá việc thanh toán, tăng nguồn vốn của ngân hàng .v.v. Là một yêu cầu cần thiết và khách quan của nền kinh tế nói chung và của ngành ngân hàng nói riêng. Trong đó có hệ thống Ngân hàng Công thưong Việt Nam đã nhanh chóng thực hiện áp dụng phương thức thanh toán điện tử đã ra đời theo quyết định số 966 ngày 25/06/1995 của Tổng giám đốc Ngân hàng Công thương Việt Nam. Tuy phương thức thanh toán điện tử trong hệ thống Ngân hàng Công thương Việt Nam mới được thực hiện từ ngày 01/07/1996 đến nay nhưng kết quả đã cho thấy việc thanh toán điện tử là rất cần thiết, và việc thanh toán rất nhanh chóng, từ đó giảm được một khối lượng tiền mặt trong lưu thông trên thị trường, thúc đẩy quá trình đổi mới công nghệ thanh toán ngân hàng. Bên cạnh những ưu điểm thì phưong thức thanh toán điện tử cũng còn một số hạn chế cần được nghiên cứu để hoàn thiện hơn nữa. Xuất phát từ mong muốn góp phần nhỏ bé của mình vào việc nghiên cứu các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thanh toán của Ngân hàng thương mại nói chung và của Chi nhánh Ngân hàng Công thương Thanh Xuân nói riêng. Vì vậy tôi đã mạnh dạn chọn đề tài : “ Một số giải pháp nhằm nâng các hiệu quả phương thức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân”. Nội dung của đề tài : Ngoài lời đầu và kết luận, luận văn được bố cục thành 3 chương. Chương I: Cơ sở lý luận về thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng. Chưong II: Thực trạng tổ chức thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. Chưong III: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình thanh toán điện tử tại Ngân hàng Công thương Thanh Xuân. Chương I Lý luận chung về thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng. I/ Sự cần thiết và vai trò của thanh toán không dùng tiền mặt nói chung và thanh toán giữa các ngân hàng nói riêng. 1. Sự cần thiết: Quá trình tồn tại và phát triển của sản xuất, trao đổi lưu thông hàng hoá gắn liền với sự ra đời và phát triển của tiền tệ. Trong mối quan hệ này (cùng với sự chuyển hoá chung của sản phẩm lao động thành hàng hoá, thì hàng hoá cũng chuyển thành tiền tệ) “Các Mác”, tiền tệ có thể biểu hiện theo định nghĩa sau: Tiền tệ là phương tiện trao đổi (H - T - H) với tính chất môi giới làm cho mọi quan hệ trở nên dễ dàng và cùng với sự phát triển của sản xuất lưu thông hàng hoá, tiền là phương tiện để thanh toán các khoản nợ về hàng hoá , dịch vụ trao đổi trước đây. Khi chức năng phương tiện thanh toán xuất hiện tức là phát sinh quan hệ tín dụng giữa người mua và bán chịu hàng hóa điều đó làm thay đổi khối lượng cần thiết cho lưu thông. Trong quá trình tái sản xuất, xã hội được diễn ra liên tục và không ngừng mở rộng, trong đó phát sinh nhiều quan hệ phức tạp đa dạng giữa người sản xuất này và người sản xuất khác, giữa các đơn vị với nhau. Thực hiện chức năng phương tiện thanh toán như thanh toán về các khoản mua bán về hàng hoá, dịch vụ nộp thuế, trả lương.v.v.. cho nên việc tổ chức thanh toán không dùng tiền mặt là rất cần thiết và quan trọng nó góp phần vào việc rút ngắn thời gian chu chuyển vốn và phát triển sản xuất. Mặt khác thanh toán khối lượng giá trị lớn thì rất khó mà còn là nguyên nhân ảnh hưởng đến nền kinh tế. Như việc quan hệ thanh toán ngày càng nhiều với giá trị lớn, các bên thanh toán lại ở xa nhau thì đòi hỏi phải cần một khối lượng tiền mặt rất lớn để đáp ứng nhu cầu thanh toán trên. Trong trường hợp này sẽ làm mất ổn định về tiền tệ, không an toàn trong việc thanh toán. Để khắc phục được những tồn tại trên, phương thức thanh toán không dùng tiền mặt ra đời. Nó không những giúp giải quyết các khoản nợ trong nền kinh tế một cách dễ dàng, nhanh chóng mà còn đem lại hiệu quả to lớn cho nền kinh tế. 2. Vai trò : Ngân hàng đóng một vài trò rất quan trọng trong nên kinh tế cùng với sự chuyển đổi sang nền cơ chế thị trường và hoạt động đa năng của hệ thống Ngân hàng trong cả nước. Nền kinh tế chỉ có thể phát triển với tốc độ phát triển cao nếu có một hệ thông Ngân hàng mạnh. Không thể có một nền kinh tế phát triển trong khi hệ thống tổ chức và hoạt động của Ngân hàng yếu kém và lạc hậu. Xuất phát từ nhiều yêu cầu trên đòi hỏi Ngành ngân hàng Việt Nam phát triển tương xứng và hoạt động có hiệu quả trong lĩnh vực lưu thông Tiền tệ - Tín dụng. Thúc đẩy quá trình luân chuyển vốn, tập trung nguồn vốn nhàn rỗi trong nền kinh tế. Bên cạnh đó Ngân hàng với vai trò là tổ chức trung gian tài chính đã tập trung được các nguồn lực trong nền kinh tế đem lại cho các Doanh nghiệp và các tầng lớp dân cư trong XH vay, tạo điều kiện và thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Có thể nói đây là nét nổi bật của hệ thống Ngân hàng. Tổ chức tốt công tác thanh toán giữa các Ngân hàng trong nền kinh tế được nhanh chóng, chính xác từ đó góp phần phát triển nhanh tốc độ luân chuyển vốn. Tăng cường quá trình kiểm soát và nghiệp vụ thanh toán, hạn chế việc thanh toán bằng tiền mặt giữa các địa phương với nhau , tránh hiện tượng tham ô, đảm bảo an toàn về tài sản, giảm chi phí. Phát huy vai trò của Ngân hàng trong việc tập trung công tác thanh toán của nền kinh tế, tăng cường nguồn vốn cho hoạt động Ngân hàng. Quá trình thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một khâu của quá trình thanh toán không dùng tiền mặt. Để đáp ứng nhu cầu của nền kinh tế thị trường, sản xuất phát triển việc lưu thông hàng hoá ngày càng phát triển cho nên việc thanh toán giữa các tổ chức , đơn vị kinh tế, hoặc cá nhân với nhau đòi hỏi phải được nhanh chóng và đa dạng vì thực tế hiện nay các đơn vị, tổ chức kinh tế cá nhân họ có quyền mở tài khoản ở các Ngân hàng khác nhau. Vì vậy việc thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau là một yêu cầu rất cần thiết và khách quan. 3. Các nguyên tắc: a. Quy định đối với khách hàng: * Quy định đối với bên mua (bên phải trả) ''Để thực hiện thanh toán đầy đủ, kịp thời, các chủ tài khoản (bên trả tiền) phải có đủ số dư trên tài khoản. Mọi trường hợp thanh toán vượt quá số dư trên tài khoản tiền gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước là vi phạm chế độ thanh toán và phải bị xử lý theo pháp luật ''. Quy định này nhằm tránh tình trạng chiếm dụng vốn lẫn nhau giữa các bên tham gia thanh toán, giúp cho người chi trả cũng như người thụ hưởng chủ động vốn của mình trong quá trình sản xuất kinh doanh, góp phần tăng nhanh vòng quay vốn của các đơn vị kinh tế cũng như tăng nhanh tốc độ luân chuyển vốn trong toàn bộ nền kinh tế. *. Quy định đối với bên bán (bên thụ hưởng) ''Người thụ hưởng khi nhận được các chứng từ thanh toán phải kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ này (ghi đầy đủ mọi yếu tố quy định, không sửa chữa tẩy xoá các chữ ký và dấu phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký ở ngân hàng). Nộp các chứng từ thanh toán vào ngân hàng đúng với thời gian quy định cho từng loại chứng từ. Nếu thiếu một trong các điều kiện trên, giấy tờ thanh toán sẽ không hợp lệ, không có giá trị thanh toán ''. Quy định này nhằm bảo vệ an toàn tài sản cho các khách hàng kể cả người chi trả, người thụ hưởng và ngân hàng tránh tình trạng sơ hở để kẻ gian lợi dụng tham ô. b. Quy định đối với ngân hàng (người thực hiện thanh toán). Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước có trách nhiệm thực hiện các uỷ nhiệm thanh toán của chủ tài khoản, đảm bảo chính xác, kịp thời, an toàn, thuận tiện. Các Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước có trách nhiệm chi trả bằng tiền mặt hay chuyển khoản trong phạm vi số dư tài khoản tiền gửi theo yêu cầu của chủ tài khoản. Ngân hàng Thương mại và kho bạc Nhà nước có trách nhiệm kiểm tra khả năng thanh toán của chủ tài khoản (bên trả tiền) trước khi thực hiện việc thanh toán, đồng thời được quyền từ chối thanh toán nếu tài khoản không đủ tiền hoặc chứng từ thanh toán không đầy đủ các yếu tố quy định. Ngân hàng Thương mại hay kho bạc nhà nước không chịu trách nhiệm về nội dung liên đới của hai bên khách hàng. Nếu do thiếu sót trong quá trình thanh toán gây thiệt hại cho khách hàng thì ngân hàng và kho bạc nhà nước phải bồi thường thiệt hại tuỳ theo mức độ. - Ngân hàng Thương mại và kho bạc nhà nước chỉ cung cấp số liệu trên tài khoản khách hàng cho các cơ quan bên ngoài khi có văn bản của cơ quan có thẩm quyền theo qui định của pháp luật. - Khi thực hiện các dịnh vụ thanh toán cho khách hàng, ngân hàng được thu phí theo qui định của Thống đốc ngân hàng nhà nước. Qui định này đã hoàn toàn xoá bỏ mặc cảm trước đây của khách hàng về thanh toán ngân hàng, tạo sự tin tưởng tuyệt đối của khách hàng khi mà họ có số lượng vốn không nhỏ giữ tại ngân hàng và uỷ quyền cho ngân hàng thanh toán. Qui định cũng phân biệt trách nhiệm vật chất, pháp lý rõ ràng giữa ngân hàng và khách hàng khi một trong hai bên vi phạm chế độ thanh toán, nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng và quy định những khoản phí mà họ phải trả cho ngân hàng khi thực hiện thanh toán. Việc thu phí dịch vụ thanh toán làm tăng khoản thu nhập của ngân hàng. 4. Các phương thức thanh toán: Để phù hợp với điều kiện phát triển của nền kinh tế và ngày càng hoàn thiện phương thức thanh toán không dùng tiền mặt. Ngân hàng Nhà nước Việt Nam luôn đưa ra các văn bản, thể lệ, qui định mới nhằm đổi mới nâng cấp và mở rộng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt. Đặc biệt các văn bản gần đây nhất ban hành năm 1994, đưa ra một số vấn đề đổi mới phương thức thanh toán không dùng tiền mặt với sự mở rộng của phương thức thanh toán bằng ngân phiếu và séc cá nhân. Về thanh toán không dùng tiền mặt quyết định của Thống đốc NHNN ban hành “ Thể lệ thanh toán không dùng tiền mặt ” số 22/QH - NH1 ngày 21/02/1994, thông tư 08/TT ngày 02/06/1994 và QĐ 30, thông tư 07 /TT - NH1 ngày 27/12/1996 về hướng dẫn thực hiện quy chế phát hành và sử dụng séc. Ngoài các nhiệm vụ của Ngân hàng thì công tác tập trung và điều hòa vốn trong từng hệ thống Ngân hàng, hoặc cấp phát về vốn cố định , cũng đòi hỏi phải tổ chức nghiệp vụ thanh toán giữa các Ngân hàng với nhau. Do cơ cấu tổ chức của hệ thông Ngân hàng Việt Nam hiện nay, các Ngân hàng Thương mại được tổ chức thành lập từ trung ương đến cơ sở hạch toán toàn ngành. Vì vậy thanh toán giữa giữa các đợn vị và tổ chức kinh tế với nhau thì ngân hàng thực hiện theo các phương thức sau: Phương thức thanh toán liên hàng. Phương thức thanh toán bù trừ. Phương thức thanh toán qua tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước hoặc qua tài khoản tiền gửi tại tổ chức tín dụng khác. Phương thức thanh toán uỷ nhiệm chi thu hộ, chi hộ. Sau đây là nội dung của từng phương thức từ đó nêu lên ưu nhược điểm, của phương thức đó. a/ Phương thức thanh toán liên hàng: Phương thức thanh toán liên hàng được áp dụng trong cùng một hệ thống, mỗi Chi nhánh NH tham gia thanh toán liên hàng có số hiệu liên hàng riêng do Tổng giám đốc Ngân hàng Thương mại đó qui định. Các nghiệp vụ giao dịch thanh toán liên hàng của các Chi nhánh theo sự uỷ nhiệm của Ngân hàng Thương mại cấp trên và được áp dụng theo quy định hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong toàn hệ thống. Đối với phương thức thanh toán liên hàng thì thực hiện kiểm soát tập trung và đối chiếu tập trung: phương thức này đòi hỏi việc sử lý của NHA và NHB và của Trung tâm thanh toán phải chính xác, nhanh chóng đồng thời điều kiện về kỹ thuật tin học, thông tin giữa các NH và Trung tâm thanh toán phải đồng bộ, đạt trình độ phát triển cao. Thực hiện chủ trương của Chủ tịch hội đồng quản trị NHCT Việt Nam, cải tiến công tác thanh toán từng bước tiến tới hiện đại hóa Ngân hàng, NHCT Việt Nam đã thực hiện phương thức thanh toán điện tử từ ngày 01/07/1997. b/ Phương thức thanh toán bù trừ: Thanh toán bù trừ giữa các NH khác hệ thống trên cùng một địa bàn có mở tài khoản tiền gửi tại NHNN do NHNN đó tổ chức, là thành viên của Trung tâm thanh toán bù trừ, thực hiện theo nguyên tắc tổ chức và kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ giữa các NH với nhau theo QĐ số 181 NH - QĐ ngày 10/10/1991 của Thống đốc NHNN Việt Nam. Còn các NH cùng hệ thống thì chỉ tham gia giao nhận séc ngoại bảng , Uỷ nhiệm thu với nhau tại Trung tâm thanh toán bù trừ. l Điều kiện tham gia thanh toán bù trừ: Phải có tài khoản tiền gửi tại NHNN Phải tuân thủ và thực hiện đúng đầy đủ các nguyên tắc tổ chức kỹ thuật nghiệp vụ của NHNN chủ trì Phải có giấy đề nghị tham gia thanh toán bù trừ Phải đảm bảo số liệu nhất trí với nhau, số liệu trong thanh toán bù trừ phản ánh đúng. l Nguyên tắc thanh toán bù trừ: + Xác định kết quả thanh toán bù trừ của các thành viên NH thì NHNN (chủ trì ) phải tổng hợp số liệu phải thu hoặc phải trả, phải thanh toán giữa các NH thành viên này với tất cả các thành viên khác. + Nếu thiếu khả năng thanh toán thì các NH thành viên phải khẩn trương nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu và TKTG tại NHNN. Trường hợp NH thành viên không có đủ tiền mặt hoặc ngân phiếu để nộp, thì NH thành viên đó xin vay bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ (với lãi suất ngày 0,06 % ngày). + Nếu 3 lần liên tiếp các NH thành viên đó không có khả năng thanh toán NHNN chủ trì sẽ đình trỉ việc thanh toán bù trừ của NH thành viên đó. l Tài khoản sử dụng: Tại NHNN (chủ trì ) thanh toán bù trừ sử dụng TK 5010. Tài khoản dùng để hạch toán kết quả thanh toán bù trừ của các NH thành viên tham gia thanh toán bừ trừ. Tại các NH thành viên tham gia thanh toán bù trừ sử dụng TK 5012 dùng để phản ánh toàn bộ các khoản phải thu hoặc phải trả có tham gia thanh toán bù trừ: l Chứng từ thanh toán trong thanh toán bù trừ: - Chứng từ làm cơ sơ trong thanh toán bù trừ: ơ Bảng kê nộp séc ơ Uỷ nhiệm thu, Uỷ nhiệm chi - Các loại bảng kê do NH lập: + NH thành viên lập ơ Bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ (biểu 12) ơ Bảng kê thanh toán bù trừ (biểu 14) - NH chủ trì hoặc Trung tâm thanh toán bù trừ lập ơ Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 15) ơ Bảng tổng hợp kết quả thanh toán bù trừ (biều 16) Các bên tham gia thanh toán bù trừ các NH thành viên, NHNN (chủ trì) phải chấp hành đầy đủ các quy định trong thanh toán. Vì vậy các NH phải tăng cường nghiên cứu, đổi mới công nghệ, phục vụ tốt cho công tác thanh toán bù trừ, vì đây là phương thức thanh toán phổ biến hiện nay. c/ Phương thức thanh toán qua TKTG tại NHNN hoặc qua TKTG tại tổ chức tín dụng khác: l Tại NHNN bên trả tiền: Đối với khoản thanh toán của khách hàng trả tiền cho đơn vị bán hàng, hoặc cung ứng lao vụ.v.v.. tại NHB mà khác hệ thống, khác thành phố, tỉnh thì NH phục vụ bên mua phải lập 3 bảng kê (mẫu số 3) kèm với chứng từ của khách hàng mang đến NHNN, nơi NH mình mở TKTG để nộp. Bảng kê chứng từ được lập riêng cho từng Ngân hàng. Ngân hàng Nhà nước nhận được bảng kê và kèm chứng từ trên, sau khi kiểm soát hợp lệ, đủ điều kiện để thanh toán, NHNN tiến hành thanh toán ngay. Đối với NH thụ hưởng mở TK khác tỉnh, thành phố. + 1 liên bảng kê kèm chứng từ Nợ : TKTG của NH bên trả tiền Có : TK thích hợp (liên hành đi) + 1 liên bảng kê và kèm chứng từ làm giấy báo nợ cho NH trả tiền (vì NHNN thực hiện thanh toán điện tử) - Đối với NH thụ hưởng mở TK tại NHNN trên cùng tỉnh, thành phố, sau khi NHNN nhận được chứng từ và kèm bảng kê sau khi kiểm tra kiểm soát chứng từ hợp lệ kế toán hạch toán: Nợ : TKTG Ngân hàng bên trả tiền Có : TKTG Ngân hàng bên thụ hưởng ( Đối với trường hợp này thì rất ít vì chủ yếu các NH đều tham gia thanh toán bù trừ). l Tại NH bên nhà nước thụ hưởng: Nhận được giấy báo có liên hàng (điện tử ) sau khi kiểm tra sử lý chứng từ theo quy định của chế độ thanh toán liên hàng. Ngân hàng Nhà nước thụ hưởng hạch toán: Nợ : Liên hàng đến Có : TK thích hợp (Các thành viên NH) Đồng thời giữ giấy báo có cho các thành viên Ngân hàng Căn cứ vào giấy báo có cho khách hàng phương thức thanh toán qua TK tiền gửi tại NHNN của trường hợp trên hiện nay ít thực hiện, vì thực tế chủ yếu những món liên hàng đến hết giờ thanh toán bù trừ thì NHNN mới hạch toán vào TK tiền gửi của các NH thành viên. Thanh toán theo phương thức trên thì làm cho tốc độ thanh toán vốn chậm. l Phương thức thanh toán Uỷ nhiệm Thu - Chi hộ: Đây là việc tổ chức tín dụng mở TK Tiền gửi thanh toán tại 1 NH khác để giao dịch thanh toán - Uỷ nhiệm, Chi hộ, Thu hộ giữa các NH, tổ chức tín dụng có quan hệ thanh toán với nhau theo hợp đồng 2 bên đã ký quy định và thỏa thuận với nhau. Trường hợp phát sinh các khoản Thu hộ - Chi hộ NH phát sinh phải giữ các chứng từ thanh toán cho NH có quan hệ. Phương thức này ít áp dụng, hiện nay chủ yếu các kho bạc nhà nước sử dụng phương thức này. Trong những năm qua hệ thống NH nói chung và NH công thương nói riêng đã thực hiện chủ trương hiện đại hoá công nghệ NH, đây là một trong định hướng lớn của ban lãnh đoạ NHNN đề ra cho toàn nghành thực hiện trong giai đoạn 1996 - 2000. Thực hiện chủ trương trên, trong lĩnh vực thanh toán của các NH thương mại đã được những kết quả to lớn và rất cơ bản, đã chuyển từ phương pháp thủ công sang điện tử tin học, từng bước hội nhập với các hoạt động của tổ chức tài chính tiền tệ trong khu vực và trên thế giơí. Kể từ ngày 01/07/1996 NHCT Việt Nam đã thực hiện quy trình thanh toán điện tử. II - Phương thức thanh toán điện tử ở NHCT Việt Nam : 1- Khái niệm và các quy định chung: Quy trình thanh toán điện tử thay thế quy trình thanh toán liên hàng là quy trình hạch toán quản lý điều hành vốn tập trung trong hệ thống NHCT Việt Nam. Mọi khách hàng giao dịch với NHCT Việt Nam đều được tham gia hệ thống thanh toán diện tử theo cơ chế thanh toán qua NH ban hành theo quyết định số 22 - QĐ NH1 của Thống đốc NHNN và các văn bản hướng dẫn của Tổng giám đốc NHCT Việt Nam. Khi có nhu cầu thanh toán điện tử trong hệ thống NHCT, khách hàng (Người khởi tạo lệnh thanh toán) phải lập và nộp chứng từ vào Chi nhánh NHCT nơi phục vụ mình (NH khởi tạo) theo đúng quy định đã được NHCT Việt Nam hướng dẫn. Các nghiệp vụ phát sinh trong thanh toán điện tử được hoàn tất trong một ngày làm việc. Trường hợp khách hàng yêu cầu Chi nhánh NHCT phục vụ chuyển nhanh và hoàn tất trong thời gian từ 1 à 3 giờ, khách hàng phải chịu thêm chi phí theo quy định. Mọi khoản thanh toán điện tử đều phải áp dụng khoá điệm mật của nghiệp vụ thanh toán và của kỹ thuật điện toán. Hệ thống thanh toán điện tử gắn liền nghiệp vụ thanh toán và quản lý vốn của NHCT Việt Nam đối với từng Chi nhánh. Trung tâm thanh toán chịu trách nhiệm hướng dẫn quy trình nghiệp vụ thanh toán đồng thời tổ chức việc nhận, hạch toán và chuyển thông tin từ NH khởi tạo đến NH nhận, đảm bảo theo dõi chặt chẽ, hạch toán đầy đủ các nghiệp vụ thanh toán và hạn mức vốn, đồng thời tính lãi điều hòa vốn cho các Chi nhánh và ngày 20 hàng tháng. Trung tâm điện toán căn cứ vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ trong quy chế này để thiết kế và viết chương trình ứng dụng, tổ chức hệ thống đảm bảo kỹ thuật nhằm đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ và thực hiện thống nhất trong toàn hệ thống NHCT Việt Nam đảm bảo nhanh chóng - chính xác - an toàn. Các trưởng phòng kế toán Chi nhánh NHCT chịu trách nhiệm trước Giám đốc về việc kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ thanh toán, về các quyết định chuyển tiền Đi và Đến cũng như hạch toán vào các TK thích hợp. Trung tâm điện toán NHCT Việt Nam chịu trách nhiệm về đảm bảo kỹ thuật các thông tin trên đường truyền từ trung tâm thanh toán đến các Chi nhánh NHCT. Căn cứ chức năng nhiệm vụ được giao, cá nhân tham gia quy trình thanh toán chấp hành nghiêm túc quy định và thực hiện tốt nhiệm vụ sẽ được khen thưởng kịp thời, cá nhân vi phạm chế độ, tuỳ theo mức độ hậu quả sẽ phải bồi thường vật chất hoặc bị kỷ luật hành chính thích đáng. 2- Tài khoản và chứng từ sử dụng: a/ Tài khoản: TK 5191.01 Điều chuyển vốn trong kế hoạch TK 5191.02 Điều chuyển vốn ngoài kế hoạch Các TK trên được thực hiện qua mạng máy tính trên cơ sở các chứng từ thanh toán điện tử Đi và Đến. Các TK còn lại chỉ để hach toán đối ứng tại CN NHCT hoặc Trung tâm thanh toán (TTTT) trên cơ sở thực hiện mói quan hệ với 2 TK trên. TK 5191.04 Điều chuyển vốn uỷ thác đến TK 5191.05 Điều chuyển vốn khoan nợ TK 5191.06 Điều chuyển vốn kỹ quỹ TK 5191.08 Điều chuyển vốn chờ thanh toán b/ Chứng từ điện tử: NHCT Việt Nam quy định chứng từ hạch toán tại CNNHCT trong thanh toán điện tử, sau khi các chứng từ nhận chứng từ của khách hàng và được kiểm soát hợp lệ, hợp pháp được chuyển sang bộ phận thanh toán viên điện tử, nếu đủ điều kiện thì thanh toán viên điện tử chuyển hoá thành 1 lệnh chuyển tiền điện tử theo từng thể thức thanh toán theo mẫu quy định thống nhất và có đủ các điều kiện Có ký mật do trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền tính) Giải mã thanh toán điện tử Đi và Đến. l Chứng từ gốc được chuyển hoá thành chứng từ điện tử gồm có: + Uỷ nhiệm chi, Uỷ nhiệm thu + Séc chuyển khoản + Séc bảo chi + Nộp tiền mặt hoặc ngân phiếu + Chuyển tiền nội bộ (Chứng từ chuyển khoản) + Điện tra soát Chứng từ điện tử được lập và sử dụng đối với khách hàng có quan hệ thanh toán qua NH trừ các nghiệp vụ tiêng gửi tiết kiệm, phát hành cổ phiếu, tín phiếu kho bạc. Chứng từ điện tử được lập chính xác, có đầy đủ các cyếu tố trên chứng từ, có ký hiệu mật, khi nhận được chứng từ của bộ phận kiểm soát chuyển sang thì thanh toán viên điện tử phải chuyển hóa ngay thành chứng từ điện tử theo đúng yêu cầu của khách hàng (như chuyển thường hoặc khẩn). Mẫu chứng từ điện tử NH khởi tạo : Mã NH (đã được cài đặt sẵn) NH nhận : Thanh toán viên điện tử nhập mã NHB Mã tỉnh NH B : (nếu có) (Đối với chứng từ chuyển khác hệ thống, khác tỉnh, thành phố) Mã NH: Số giao dịch : Số bảng kê Ngày lập chứng từ (máy cài đặt sẵn) Số chứng từ gốc: Ký hiệu mật Loại chứng từ gốc : Loại nghiệp vụ: Thông thường (hoặc khẩn) theo yêu cầu của khách hàng. Các yếu tố còn lại trên chứng từ thanh toán điện tử: - Đơn vị trả tiền: Số tài khoản : Tại Ngân hàng : - Đơn vị nhận tiền: Số tài khoản : Tại Ngân hàng : Số tiền bằng số: Nội dung thanh toán: Số tiền bằng chữ: NH khởi tạo ghi số ngày: (máy cài đặt) NH nhận ghi số ngày (máy cài đặt) Ttviên Kiểm soát l Quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ kế toán gồm nhiều loại chứng từ: Uỷ nhiệm chi (UNC), Uỷ nhiệm thu (UNT), Séc.v.v. mỗi loại chứng từ trên đều có giá trị thanh toán tiền hàng, cung ứng dịch vụ. Trong những năm qua ngành NH có nhiều bước đổi mới, trên cơ sở các chứng từ thanh toán nửa thủ công, nửa máy móc, đến nay đã được quyết định của Thống đốc NHNN chuyển sang loại chứng từ thanh toán theo công nghệ kỹ thuật mới phù hợp với sự phát triển của nền kinh tế. Chứng từ thanh toán điện tử được lập, chuyển hóa theo đúng mẫu quy định và đảm bảo tính hợp pháp của chứng từ, được hạch toán ghi chép vào sổ sách của kế toán NH một cách chính xác và đầy đủ. Việc lập và sử dụng chứng từ thanh toán điện tử đều tự động trên máy vi tính, giữa các Chi nhánh, với Trung tâm thanh toán với nhau là kết quả của một quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa ngành NH, có thể nói đây là một bước ngoặc, một thành quả lao động mang tính chất cách mạng khoa học, công nghệ Ngân hàng. Thay vì việc lập chứng từ liên hàng thủ công trước đây.Từ ngày 01/07/1996 hệ thống NHCT Việt Nam đã triển khai thực hiện q