Đề tài Một số giải pháp nhằm hoàn thiện quy trình nhập khẩu tại Công ty TNHH Thanh Phong

Chương I Lý luận chung về quy trình nhập khẩu Vai trò của nhập khẩu với nền kinh tế quốc dân Khái niệm Nhập khẩu là hoạt động mua hàng hoá và dịch vụ từ nước ngoài để phục vụ cho nhu cầu trong nước hoặc tái xuất khẩu nhằm mục đích thu lợi. Hoạt động nhập khẩu có các đặc điểm sau: Một là, thị trường nhập khẩu rất đa dạng. Mỗi quốc gia có lợi thế về sản xuất một số loại hàng hoá nhất định, do đó nhà nhập khẩu có thể lựa chọn nhập khẩu hàng hoá từ những quốc gia đem lại lợi ích cao nhất cho hoạt động nhập khẩu của mình. Hai là, khách hàng đầu vào (nguồn cung ứng), đầu ra (khách hàng) của doanh nghiệp rất đa dạng nó được thay đổi theo nhu cầu tiêu dùng trong nước. Nguồn cung ứng hoặc khách hàng đầu ra có thể ổn định hoặc biến đổi, tập trung hoặc đa dạng phụ thuộc vào điều kiện kinh doanh của doanh nghiệp, khả năng thích nghi và đáp ứng nhu cầu thị trường cũng như những biến động của nguồn cung ứng. Với đặc điểm này doanh nghiệp có thể có cơ hội lựa chọn các đối tác kinh doanh phù hợp để đem lại lợi nhuận cao nhất cho doanh nghiệp của mình. Ba là, có nhiều phương thức thanh toán. Có nhiều phương thức thanh toán trong kinh doanh nhập khẩu giữa các bên như : phương thức nhờ thu ( Collection), phương thức chuyển tiền ( Remitance), phương thức tín dụng chứng từ( Documentary credit),… Việc sử dụng phương thức thanh toán nào là do hai bên tự thoả thuận và được quy định trong điều khoản của hợp đồng. Do vậy, nhà nhập khẩu cần chú ý để lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp nhất với điều kiện của mình. Bốn là, hoạt động nhập khẩu chịu sự chi phối của nhiều hệ thống luật pháp, tập quán. Nhập khẩu là hoạt động có sự tham gia của các đối tác có quốc tịch khác nhau nên chịu sự chi phối của các hệ thống luật pháp như luật quốc tế, tập quán buôn bán quốc tế, luật quốc gia. Năm là, có nhiều phương thức vận chuyển. Hoạt động nhập khẩu liên quan trực tiếp đến yếu tố nước ngoài, hàng hóa được vận chuyển qua biên giới các quốc gia, hàng hoá thường có khối lượng lớn và được vận chuyển qua đường biển, đường hàng không, đường sắt, hay đa phương thức. 2. Vai trò của hoạt động nhập khẩu Đối với doanh nghiệp: Hoạt động nhập khẩu làm đa dạng hoá đầu vào cho các doanh nghiệp, góp phần giúp doanh nghiệp kinh doanh có hiệu quả hơn. Đầu vào ở đây có thể là máy móc thiết bị hiện đại, nguyên phụ liệu, linh kiện cần thiết đối với các doanh nghiệp sản xuất, lắp ráp; là hàng hoá, dịch vụ đối với các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Tham gia vào hoạt động kinh doanh nhập khẩu sẽ tạo điều kiện cho đội ngũ cán bộ, nhân viên của doanh nghiệp được nâng cao trình độ nghiệp vụ chuyên môn của mình, đặc biệt là trong việc giao dịch, đàm phán, kí kết và thực hiện hợp đồng thương mại quốc tế. Nhập khẩu có hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh, giúp doanh nghiệp có thể đầu tư kinh doanh vào những lĩnh vực khác, mở rộng phạm vi kinh doanh của mình. Đối với nền kinh tế quốc dân: Thứ nhất, nhập khẩu giúp tận dụng năng lực sản xuất của quốc gia khác, làm cho thị trường hàng hoá dịch vụ trong nước thêm phong phú. Trong nền kinh tế hàng hoá hiện nay, đặc biệt là trong xu thế hội nhập và phân công lao động quốc tế thì nhu cầu về hàng hoá, dịch vụ phục vụ cho sản xuất và sinh hoạt của người dân là rất lớn và thường xuyên biến đổi, sản xuất trong nước tất nhiên không thể đáp ứng đầy đủ cho tất cả các nhu cầu của nền kinh tế, chính vì vậy nhập khẩu có vai trò rất quan trọng trong việc bổ xung những hàng hoá mà trong nước chưa sản xuất được, sản xuất được nhưng chưa đủ đáp ứng nhu cầu, hoặc sản xuất với chi phí quá cao. Nhập khẩu giúp cho cung cầu trở lên trùng khớp hơn, nâng cao sự lựa chọn cho người dân. Mặt khác, việc nhập khẩu sẽ làm cho tính cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá dich vụ tăng lên, thúc đẩy các doanh nghiệp trong nước phải nâng cao hiệu quả sản xuất, nâng cao chất lượng và hạ giá thành sản phẩm để nâng cao khả năng cạnh tranh, điều này làm tăng lợi ích cho người tiêu dùng. Thứ hai, nhập khẩu giúp chúng ta có thể chuyên môn hoá sản xuất, nâng cao hiệu quả sản xuất, thay thế các máy móc thiết bị lạc hậu bằng các máy móc thiết bị hiện đại, góp phần vào quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước. Trong điều kiện của nước ta hiện nay, việc nhập khẩu máy móc thiết bị hiện đại, nhập khẩu công nghệ là rất cần thiết. Bởi lẽ, nước ta là một nước chậm phát triển, đang trong giai đoạn đầu của quá trình công nghiệp hoá, hiện đại hoá và tham gia vào quá trình phân công lao động quốc tế, chúng ta rất cần các máy móc hiện đại, nguyên vật liệu, linh kiện để phục vụ cho quá trình sản xuất. Cùng với việc nhập khẩu các sản phẩm hàng hóa, dịch vụ đơn thuần là việc nhập khẩu công nghệ, chuyển giao công nghệ và kinh nghiệm sản xuất. Thứ ba, nhập khẩu giúp làm lạnh mạnh hoá thị trường trong nước, nâng cao tính cạnh tranh, giảm độc quyền. Việt nam hiện nay vẫn đang trong quá trình đổi mới, do đó vẫn còn khá nhiều tàn dư mà thời bao cấp để lại như là tình trạng độc quyền của một số tổng công ty, doanh nghiệp nhà nước, tác phong quản lý mệnh lệnh tập trung và quan liêu, hiệu quả sản xuất thấp. Hoạt động nhập khẩu sẽ giúp cho hàng hoá dịch vụ ở thị trường trong nước trở lên phong phú hơn, làm cho các doanh nghiệp muốn tồn tại thì phải nâng cao khả năng cạnh tranh của mình về chất lượng, giá cả, thái độ phục vụ khách hàng. Cuối cùng, nhập khẩu giúp cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một quốc gia không thể chỉ có xuất khẩu mà không nhập khẩu. Nhập khẩu là một trong hai hoạt động chính của hoạt động ngoại thương, nó một mặt làm cân bằng cán cân thanh toán quốc tế, một mặt thúc đẩy xuất khẩu phát triển, đây là hai hoạt động không thể tách rời nhau của một nền kinh tế. Các phương thức nhập khẩu Có nhiều phương thức nhập khẩu khác nhau. Mỗi doanh nghiệp thực hiện kinh doanh nhập khẩu theo một hay một số phương thức xác định phù hợp với điều kiện và mục tiêu cụ thể của mình. Dưới đây, là các phương thức nhập khẩu chủ yếu: Nhập khẩu trực tiếp Hàng hoá được mua trực tiếp của nước ngoài không thông qua trung gian. Bên xuất khẩu giao hàng trực tiếp cho bên nhập khẩu. Trong phương thức này, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải trực tiếp thực hiện các hoạt động tìm kiếm đối tác, đàm phán ký kết hợp đồng ... và phải tự bỏ vốn để tổ chức kinh doanh hàng nhập khẩu, phải chịu mọi chi phí giao dịch, nghiên cứu thị trường, giao nhận, lưu kho bãi, nộp thuế, tiêu thụ hàng hoá. Trên cơ sở nghiên cứu kĩ thị trường trong nước và quốc tế, tính toán chính xác chi phí, đảm bảo hiệu quả kinh doanh nhập khẩu, tuân thủ đúng chính sách, luật pháp quốc gia và pháp luật quốc tế. Các doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu phải hoàn toàn chịu trách nhiệm đối với các hoạt động của mình. Mức độ rủi ro của hoạt động nhập khẩu trực tiếp cao hơn so với nhập khẩu uỷ thác nhưng nó đem đến sự chủ động hơn cho nhà nhập khẩu, giảm thiểu những hiểu lầm không đáng có, giảm được chi phí trung gian. Nhập khẩu uỷ thác Là hình thức nhập khẩu gián tiếp thông qua trung gian thương mại, bên nhờ uỷ thác sẽ phải trả một khoản tiền cho bên nhận uỷ thác dưới hình thức là phí uỷ thác, còn bên nhận uỷ thác có trách nhiệm thực hiện đúng như nội dung của hợp đồng uỷ thác đã được ký kết giữa các bên. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ không phải bỏ vốn, không phải xin hạn ngạch, không cần quan tâm nhiều đến thị trường tiêu thụ cho hàng hoá mà chỉ nhận đại diện cho bên uỷ thác tiến hành giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng, làm thủ tục nhập hàng cũng như thay mặt bên uỷ thác khiếu nại, đòi bồi thường với đối tác nước ngoài khi có tổn thất. Khi tiến hành nhập khẩu uỷ thác, doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu nhận uỷ thác sẽ phải lập hai hợp đồng là hợp đồng nhập khẩu ký với đối tác nước ngoài và một hợp đồng nhận uỷ thác nhập khẩu với bên uỷ thác. Nhập khẩu liên doanh Nhập khẩu liên doanh là hoạt động kinh doanh nhập khẩu hàng hoá trên cơ sở liên kết kinh tế một cách tự nguyện giữa các doanh nghiệp trong đó có ít nhất một bên là doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp nhằm phối hợp các kĩ năng để cùng giao dịch và đề ra các chủ trương, biện pháp có liên quan đến hoạt động kinh doanh nhập khẩu, hướng hoạt động này sao cho có lợi nhất cho tất cả các bên tham gia, cùng chia lợi nhuận và cùng chịu lỗ theo tỷ lệ vốn góp trong liên doanh. So với hình thức nhập khẩu trực tiếp thì doanh nghiệp sẽ bớt rủi ro vì mỗi doanh nghiệp tham gia liên doanh nhập khẩu sẽ phải góp một phần vốn nhất định. Quyền hạn và trách nhiệm của mỗi bên tỷ lệ theo vốn đóng góp. Việc phân chia chi phí, nộp thuế hay chia lỗ lãi đều dự trên tỷ lệ vốn đóng góp đã được thoả thuận. Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu trực tiếp trong liên doanh phải ký hai loại hợp đồng, một hợp đồng với đối tác bán hàng nước ngoài và hợp đồng liên doanh với các doanh nghiệp khác. Nhập khẩu hàng đổi hàng Nhập khẩu hàng đổi hàng cùng với trao đổi bù trừ là hai loại nghiệp vụ chủ yếu của buôn bán đối lưu, nó là hình thức nhập khẩu đi đôi với xuất khẩu, thanh toán cho hoạt động này không dùng tiền mà chính là hàng hoá. Mục đích của nhập khẩu đổi hàng là vừa thu lãi từ hoạt động kinh doanh nhập khẩu và vừa xuất khẩu được hàng hoá trong nước ra nước ngoài. Hình thức này rất có lợi vì cùng một lúc vừa nhập khẩu lại có thể xuất khẩu hàng hoá. Hàng hoá nhập khẩu và xuất khẩu có giá trị tương đương nhau, cân bằng về mặt hàng, giá cả, điều kiện giao hàng cũng như tổng giá trị trao đổi hàng hoá. Trong hình thức này thì người mua cũng đồng thời là người bán . Nhập khẩu tái xuất Đây là phương thức mà theo Nghị định 57/1998/NĐ-CP và Quyết định 1311/1998/QĐ-BTM quy định: “ tạm nhập tái xuất là việc thương nhân Việt nam mua hàng của một số nước rồi bán cho một nước khác, có làm thủ tục nhập khẩu hàng hoá vào Việt nam và làm thủ tục xuất khẩu chính hàng hoá đó ra khỏi Việt nam”. Giao dịch này là nhằm thu về một lượng ngoại tệ lớn hơn so với số vón bỏ ra ban đầu. Quy trình nhập khẩu tại các doanh nghiệp Hoạt động nhập khẩu nói riêng và hoạt động thương mại quốc tế nói chung là những hoạt động rất phức tạp, hàm chứa nhiều rủi ro đòi hỏi người thực hiện phải có trình độ nghiệp vụ, năng lực chuyên môn cao. Do đó, hoạt động nhập khẩu hàng hoá muốn có hiệu quả thì phải tuân thủ một quy trình khoa học, nội dung từng nghiệp vụ trong quy trình phải được thực hiện thật tốt. Tuy nhiên, số lượng và nội dung các nghiệp vụ trong quy trình mà các nhà nhập khẩu áp dụng không nhất thiết phải giống nhau. Bởi lẽ, số lượng và nội dung công việc mà nhà nhập khẩu phải làm chịu ảnh hưởng và phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như: Phụ thuộc vào sự quản lý của nhà nước đối với mặt hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu; theo đó, có những mặt hàng phải xin giấy phép xuất nhập khẩu, có những mặt hàng không cần xin giấy phép. Điều này được thể hiện rõ trong quyết định 46/2001/QĐ-TTg ngày 04 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ, quy định rõ những mặt hàng nào thuộc diện: Cấm nhập, cấm xuất; nhập, xuất có điều kiện. Phụ thuộc vào phương thức và điều kiện thanh toán quốc tế : Mỗi phương thức thanh toán quốc tế đòi hỏi nhà nhập khẩu phải thực hiện các công việc khác nhau vào các giai đoạn khác nhau để đảm bảo việc thanh toán được diễn ra trôi chảy. 1. Nghiên cứu thị trường Nghiên cứu thị trường là một khâu rất quan trọng trong quy trình nhập khẩu. Nghiên cứu thị trường sẽ là nền tảng, cơ sở để từ đó công ty có kế hoạch, chiến lược nhập khẩu hàng hóa. Khi nghiên cứu thị trường, nhà nhập khẩu phải trả lời được các câu hỏi sau: Nhập khẩu mặt hàng gì? Nhập vào thời điểm nào thì tốt nhất? Dung lượng của thị trường , thị phần của Công ty là bao nhiêu? Việc nghiên cứu thị trường trong hoạt động nhập khẩu không những đòi hòi phải nghiên cứu thị trường trong nước để xác định nhu cầu mà còn phải nghiên cứu thị trường ngoài nước để từ đó lựa chọn nguồn cung ứng tốt nhất. Nghiên cứu thị trường trong nước Nghiên cứu thị trường trong nước là bước đầu tiên mà doanh nghiệp cần phải làm trước tiến hành hoạt động khẩu hàng hóa. Việc nghiên cứu thị trường trong nước giúp cho doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường, mặt hàng cần nhập khẩu và giá cả, mức độ cạnh tranh trong việc cung ứng hàng hoá mà doanh nghiệp muốn nhập khẩu. Khi nghiên cứu thị trường trong nước, nhà nhập khẩu cần căn cứ vào: tình hình tiêu thụ mặt hàng đó ở trong nước; tình hình giá cả mặt hàng đó trong nước; tình hình sản xuất mặt hàng đó ở trong nước; khả năng của doanh nghiệp trong việc đáp ứng nhu cầu. 1.2 Nghiên cứu thị trường nước ngoài Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc giúp nhà nhập khẩu xác định được nguồn hàng, giá cả và chất lượng nguồn hàng, lựa chọn được nhà cung ứng…Nghiên cứu thị trường nước ngoài là công việc rất khó khăn và phức tạp do sự khác biệt lớn giữa các nước về kinh tế, chính trị, xã hội, địa lý. Nghiên cứu thị trường nước ngoài bao gồm những nội dung sau: Nghiên cứu đối tác kinh doanh nước ngoài: Đây là một khâu quan trọng đòi hỏi nhà nhập khẩu phải tiến hành nghiên cứu thận trọng và chính xác. Cần tiến hành nghiên cứu xác định xem tình hình sản xuất, cung ứng mặt hàng này trên thị trường quốc tế như thế nào. Có bao nhiêu đối tác có thể cung ứng mặt hàng này. Cần phải nghiên cứu kỹ các đối tác về: tình hình sản xuất kinh doanh, khả năng cung ứng hàng hóa, uy tín trong kinh doanh, chất lượng và giá cả hàng hóa. Từ đó, nhà nhập khẩu sẽ lựa chọn một đối tác thích hợp nhất cho mình. Nghiên cứu về giá cả hàng hóa: Việc xác định đúng giá hàng hóa nhập khẩu có ý nghĩa rất lớn đối với việc nâng cao hiệu quả kinh doanh của nhà nhập khẩu. Giá cả trong hoạt động nhập khẩu là giá cả quốc tế, giá quốc tế có tính chất đại diện đối với một loại hàng hóa trên thị trường thế giới. Giá đó phải là giá giao dịch thương mại thông thường, không kèm theo một điều kiện đặc biệt nào và thanh toán bằng ngoại tệ tự do chuyển đổi được. Giá cả của hàng hoá phụ thuộc vào các nhân tố : nhân tố chu kỳ; nhân tố cạnh tranh; quan hệ cung cầu; sự biến động của tỉ giá hối đoái. Trên cơ sở phân tích đúng đắn các nhân tố làm ảnh hưởng tới giá cả, nhà nhập khẩu nắm được xu hướng biến động của chúng. Từ đó, nhà nhập khẩu tiến hành việc xác định mức giá cho loại hàng mà họ có chủ trương nhập khẩu. 2. Giao dịch, đàm phán, ký kết hợp đồng Việc giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng là hết sức quan trọng đối với nhà nhập khẩu, nó ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của hoạt động nhập khẩu và các nghiệp vụ tiếp theo trong quy trình. Do vậy, nhà nhập khẩu cần nghiên cứu kỹ càng trước khi thực hiện các nghiệp vụ này, nó bao gồm các công việc chính sau: 2.1 Giao dịch Giao dịch trong thương mại quốc tế được hiểu là việc trao đổi thông tin về các điều kiện thương mại giữa các bên tham gia. 2.1.1 Các bước giao dịch Hỏi giá ( Inquiry ) Hỏi giá là việc người mua đề nghị người bán cho biết giá cả và các điều kiện thương mại cần thiết khác để mua hàng; việc hỏi giá không ràng buộc trách nhiệm pháp lý nên người mua có thể gửi hỏi giá đến nhiều nơi khác nhau. Trên cơ sở thông tin thu được, người mua sẽ quyết định lựa chọn người cung cấp. Chào hàng, báo giá ( Offer ) Chào hàng là một đề nghị kí kết hợp đồng mua bán hàng hoá với nội dung quy định về: Tên hàng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán…Chào hàng có thể do người bán hoặc người mua đưa ra, khi người bán đưa ra thì gọi là chào bán hàng, khi người mua đua ra thì gọi là chào mua hàng. Có hai loại chào hàng là: chào hàng cố định ( Firm offer ), và chào hàng tự do ( Free offer ). Trong thư chào hàng cần giới thiệu về hoạt động của công ty mình, khả năng buôn bán kinh doanh mặt hàng gì và uy tín của công ty để bên bán, bên mua có sự hiểu biết nhất định về đối tác kinh doanh. Từ đó tạo được lòng tin và mở ra khả năng giao dịch buôn bán cao hơn. Thư chào hàng cần xác định giá giao dịch hợp lý, bao gồm tất cả chi phí phát sinh cùng các điều kiện khác trong giao dịch buôn bán. Đặt hàng ( Order ) Đặt hàng là lời đề nghị kí kết hợp đồng thương mại của người mua, về nguyên tắc nó phải đảm bảo đầy đủ nội dung cần thiết cho việc kí kết hợp đồng. Trên thực tế, người ta chỉ đặt hàng với các khách hàng có quan hệ thường xuyên. Do vậy, đặt hàng chỉ nêu: tên hàng, quy cách, phẩm chất, số lượng, thời gian giao hàng. Những điều kiện khác, hai bên áp dụng điều kiện chung đã thỏa thuận hoặc theo hợp đồng đã ký trong giao dịch trước. Hoàn giá ( Counter- offer ) Khi người nhận chào hàng không chấp thuận hoàn toàn chào hàng đó, đưa ra đề nghị mới, thì đề nghị này được gọi là hoàn giá. Khi có hoàn giá, chào hàng trước đó coi như hủy bỏ. Chấp nhận ( Acceptance ) Chấp nhận là sự đồng ý tất cả các điều kiện của chào hàng. Lúc đó, một hợp đồng được thành lập. Xác nhận ( Confirmation ) Sau khi thống nhất với nhau các điều kiện giao dịch, hai bên ghi lại các kết quả đã đạt được và trao đổi cho nhau, đó là xác nhận. Xác nhận thường được lập thành hai bản, được hai bên kí kết và mỗi bên giữ một bản. 2.1.2 Các phương thức giao dịch chủ yếu Dưới đây là một số phương thức giao dịch thường sử dụng: Giao dịch trực tiếp: Là giao dịch mà người bán và người mua trực tiếp quan hệ với nhau bằng cách gặp mặt thông qua thư từ điện tín, để bàn bạc và thỏa thuận với nhau về các điều kiện giao dịch. Khi sử dụng giao dịch trực tiếp cần chuẩn bị tốt một số công việc: nghiên cứu tìm hiểu kỹ về bạn hàng, hàng hóa định mua bán, các điều kiện giao dịch đưa ra trao đổi, xác định rõ mục đích và yêu cầu của công việc. Giao dịch qua trung gian: trong hình thức này, mọi quan hệ giữa người bán với người mua và việc quy định các điều kiện mua bán phải thông qua một người thứ ba. Người thứ ba này gọi là người trung gian, thường là đại lý và môi giới. Giao dịch tại sở giao dịch hàng hóa: Thông qua người môi giới do sở giao dịch chỉ định, người ta mua bán các loại hàng hóa có chất lượng lớn, có tính chất đồng loại, có phẩm chất có thể thay thế được với nhau. Giao dịch tại hội chợ triển lãm: tại hội chợ triển lãm, người bán đem trưng bày hàng hóa của mình và tiếp xúc với người mua để ký kết hợp đồng mua bán. Gia công quốc tế: là phương thức giao dịch mà trong đó bên đặt gia công ở nước ngoài cung cấp máy móc, thiết bị, nguyên phụ liệu hoặc bán thành phẩm để bên nhận gia công trong nước tổ chức quá trình sản xuất thành sản phẩm theo yêu cầu của bên đặt gia công. Toàn bộ sản phẩm làm ra bên nhận gia công sẽ giao lại cho bên đặt gia công để nhận về một khoản thù lao ( gọi là phí gia công ) theo thoả thuận. 2.2 Đàm phán 2.2.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại, nguyên tắc cơ bản trong đàm phán. Khái niệm: Đàm phán là quá trình đối thoại giữa người mua và người bán nhằm thống nhất những mối quan tâm chung và giải quyết bất đồng dựa trên các yếu tố thiết yếu của một hợp đồng thương mại. Đặc điểm: Một là, đàm phán ngoại thương là quá trình không ngừng tự điều chỉnh các nhu cầu, lợi ích của các bên đàm phán nhằm mục đích cuối cùng là đi đến kí kết hợp đồng với những điều khoản có lợi cho cả đôi bên. Hai là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là quá trình thống nhất các lợi ích trong khi vẫn giữ được mối quan hệ tốt đẹp giữa đôi bên trong hợp đồng. Ba là, đàm phán hợp đồng ngoại thương là một môn khoa học, đồng thời cũng là một nghệ thuật. Phân loại: Dựa vào hình thức đàm phán, ta có thể chia đàm phán thành các loại: đàm phán qua thư tín, đàm phán qua điện thoại, gặp mặt trực tiếp để đàm phán. Nguyên tắc cơ bản: Thứ nhất, lợi ích chung của các bên trong hợp đồng ngoại thương phải được quan tâm hàng đầu. Thứ hai, đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính công khai và bình đẳng. Thứ ba, người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải là người biết thoả hiệp, biết lập phương án và xác định đúng mục tiêu đàm phán. 2.3 Ký kết hợp đồng Việc giao dịch đàm phán nếu có kết quả sẽ dẫn tới việc ký kết hợp đồng ngoại thương. Hợp đồng ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sở kinh doanh tại các quốc gia khác nhau, theo đó một bên gọi là bên bán ( xuất khẩu ) có nghĩa vụ chuyển quyền sở hữu cho một bên khác gọi là bên mua ( nhập khẩu ) một tài sản nhất định gọi là hàng hoá. Bên mua có nghĩa vụ trả cho bên bán một khoản tiền ngang giá trị hàng bằng các phương thức thanh toán quốc tế. Khi ký kết hợp đồng ngoại thương, các bên cần lưu ý các vấn đề sau: Hợp đồng phải được xây dựng trên cở sở pháp lý vững chắc, các cơ sở đó là: luật quốc tế, luật quốc gia, các quy tắc hoặc thông lệ quốc tế. Về hình thức thì Điều 48 Luật Thương mại của Việt nam quy định: hợp đồng ngoại thương phải được lập thành văn bản, các giao dịch mua bán bằng miệng với nước ngoài ở Việt nam đều không có giá trị pháp lý. Cần có sự thỏa thuận thống nhất về mọi điều khoản trong hợp đồng dựa trên sự tự nguyện của hai bên trước khi ký kết. Chủ thể của hợp đồng phải có đủ tư cách pháp lý. Hàng hoá theo hợp đồng phải là hàng hoá được phép mua bán theo quy định của luật Việt nam và luật của nước xuất khẩu. Hợp đồng phải đảm bảo nội dung chủ yếu của hợp đồng mua bán hàng hoá. Đó là: tên hàng, số lượng, quy cách, phẩm chất, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn giao nhận hàng. 3. Xin giấy phép nhập khẩu Doanh nghiệp kinh doanh nhập khẩu cần chú ý theo dõi và cập nhật thông tin của nhà nước về danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập khẩu có điều kiện…để từ đó xem xét xem hàng hoá mình định nhập khẩu có thuộc diện phải xin giấy phép nhập khẩu hay không. Doanh nghiệp có thể tham khảo danh mục hàng hoá cấm nhập, nhập có điều kiện tại Quyết định số 46/2001/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ về về xuất nhập khẩu hàng hoá. Nếu hàng nhập khẩu thuộc danh mục hàng hoá phải xin phép nhập khẩu thì Công ty phải xin giấy phép nhập khẩu từ cơ quan nhà nước có thẩm quyền. 4. Thuê phương tiện vận tải Có nhiều phương thức vận tải quốc tế khác nhau như: Vận tải đa phương thức, vận tải bằng đường không, vận tải bằng đường biển. ứng với các phương thức vận tải khác nhau là các phương tiện vận tải khác nhau. Việc thuê phương tiện vận tải nào là tuỳ vào điều kiện cơ sở giao hàng và sự tính toán của bên có nghĩa vụ thuê phương tiện vận tải. Nghiệp vụ thuê tàu: Doanh nghiệp nhập khẩu đa phần là người có hàng nhưng lại không có phương tiện vận tải để chuyên chở. Vì vậy, khi có nghĩa vụ chuyên trở trong việc thực hiện hợp đồng nhập khẩu, người nhập khẩu phải đi thuê tàu của các tổ chức vận tải biển để chuyên chở hàng hóa. Thuê tàu là nghiệp vụ mà chủ hàng tự mình đứng ra hoặc thông qua người thứ ba, người môi giới, liên hệ với chủ tàu hoặc người chuyên chở đường biển thuê một phần hay cả chiếc tàu để chuyên chở hàng hóa từ một hay nhiều cảng này đến một hay nhiều cảng khác. Thông thường, đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu sẽ ủy thác việc thuê tàu cho một công ty giao nhận chuyên nghiệp. Các công ty giao nhận lớn ở Việt nam hiện nay là: Hiệp hội kho vận giao nhận Việt nam ( VIFAS), Tổng công ty giao nhận và kho vận ngoại thương ( Vietrans). 4.1 Thuê tàu chợ Thuê tàu chợ còn gọi là lưu cước tàu chợ ( Bookings Shipping Space ) là phương thức thuê tàu trong đó người chủ hàng trực tiếp hoặc thông qua môi giới yêu cầu chủ tàu hoặc người chuyên trở giành cho mình thuê một phần chiếc tàu chợ ( Liner ) để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và trả giá cước theo biểu phí định sẵn. Trong vai trò là người thuê phương tiện vận tải, dựa vào các đặc điểm của tàu chợ như: khối lượng hàng hoá chuyên trở thường không lớn, thường là hàng khô, hàng có bao bì; tuyến đường, thời gian, cước phí biết trước…thì ta sẽ lựa chọn sao cho việc thuê tàu có hiệu quả nhất. Quy trình nghiệp vụ thuê tàu chợ như sau: Nghiên cứu lịch trình tàu chạy rồi chọn ra tàu phù hợp nhất. Kí đơn xin lưu khoang ( Booking note ) với chủ tàu hoặc hãng đại lý, đóng tiền cước. Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng theo hợp đồng để ta giao cho tàu. Lấy vận đơn ( Bill of Lading- B/L ). Chuẩn bị để nhận hàng tại cảng đích. 4.2 Thuê tàu chuyến Thuê tàu chuyến ( Voyage Charter ) là việc người thuê chở đề nghị chủ tàu cho thuê toàn bộ con tàu để chở hàng từ cảng này đến một hay nhiều cảng khác và phải trả một khoản cước thuê do hai bên thoả thuận. Khi nhà nhập khẩu thuê tàu chuyến thì họ tận dụng được một số ưu điểm của phương thức này như: giá cước tàu chuyến rẻ hơn giá cước tàu chợ; người thuê không bị ràng buộc về những điều kiện ràng buộc sẵn trong B/L mà được tự do thoả thuận trong hợp đồng thuê tàu; việc vận chuyển hàng nhanh chóng về thời gian và thuận tiện về lịch trình do người thuê tàu yêu cầu…Tuy nhiên, việc thuê tàu chuyến cũng có một số nhược điểm như: nghiệp vụ thuê tàu chuyến khá phức tạp; giá cước thuê tàu chuyến biến động theo mùa vụ, hãng tàu, vùng biển kinh doanh. Do vậy, nhà nhập khẩu cần cân nhắc kĩ trước khi quyết định lựa chọn phương thức thuê tàu. Quy trình thuê tàu chuyến: Xác định loại hình tàu để thuê: thuê một chuyến ( Single voyage ), thuê khứ hồi ( Round voyage ), thuê nhiều chuyến liên tục ( Consecutive voyage ), hay thuê bao cả tàu trong một thời gian ( Lumpsun ). Người thuê tàu ( Charterer ) trực tiếp hoặc uỷ thác cho công ty giao nhận đàm phán kí kết hợp đồng thuê tàu ( Voyage charter party ) với hãng tàu ( Charter ). Yêu cầu bên bán tập kết hàng tại cảng để ta giao lên tàu. Nhận hàng tại tại đích và thanh toán tiền cho chủ tàu. 5. Mua bảo hiểm Bảo