Đề tài Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác quản trị nhân sự tại Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội

Lời mở đầu Ngày nay hầu hết các quốc gia trên thế giới đều nhận thức rõ đường lối phát triển kinh tế là yếu tố đầu tiên quyết định sự thành bại trong quá trình phát triển kinh tế của một đất nước. Thực tế cho thấy Chính phủ các nước Châu á sau nhiều thập kỷ thực hiện chiến lược giảm siêu đã nhận ra được những mặt hạn chế của nó, và ngay đầu thập kỷ 60 đã có sự chuyển hướng chiến lược đẩy mạnh sản xuất trong nước tăng cường xuất khẩu. Với khoảng thời gian 25-30 năm họ đã đưa đất nước trở thành “Những con rồng Châu á”. ở Việt Nam để hội nhập với sự phát triển của khu vực trong khoảng 15 năm trở lại đây Chính phủ đã đề ra đường lối đổi mới đó là sự chuyển đổi cơ cấu từ tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường có sự điều tiết vĩ mô của Nhà nước. Đã chuyển sang nền kinh tế hàng hoá nhiều thành phần vận động theo cơ chế thị trường có sự quản lý của Nhà nước và định hướng xã hội chủ nghĩa. Trong điều kiện này Nhà nước khuyến khích tự do sản xuất kinh doanh, cạnh trạnh trên thị trường, chính vì vậy mà các Công ty xí nghiệp doanh nghiệp quốc doanh và cá thể đã được thành lập và ra đời ngày càng đông đảo, tạo điều kiện thúc đẩy nền kinh tế phát triển. Mỗi một tổ chức được thành lập với chức năng và nhiệm vụ nhất định, nhưng đối với các cơ quan đơn vị hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thì mục tiêu hàng đầu của họ là vấn đề lợi nhuận, kinh doanh có lãi để đáp ứng được nhu cầu tối thiểu là đảm bảo sự tồn tại và phát triển của đơn vị mình. Tuy chuyển sang cơ chế kinh tế mới nhưng lại quen nếp với tính chất trông chờ ỷ lại vào cấp trên, các cơ quan đơn vị phải đương đầu với nhiều thử thách khó khăn trong mọi lĩnh vực để tồn tại và phát triển. Từ xây dựng cơ cấu tổ chức, tuyển dụng lao động…đến việc hạch toán sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp đều phải tự lo liệu tất cả. Để cơ quan đơn vị hoạt động kinh doanh có hiệu quả, thực hiện tốt các kế hoạch đề ra thì con người là yếu tố con người. Yếu tố con người là quan trọng nhất, nó quyết định đến sự thành bại của cơ quan đơn vị, là chủ thể của mọi quá trình hoạt động. Chính vì vậy Công ty, xí nghiệp, doanh nghiệp luôn luôn quan tâm đến công tác QTNS. Thắng lợi hay thất bại trong kinh doanh cũng đều do con người tạo nên, con người quyết định hết thẩy. Các nhà lãnh đạo, các nhà quản lý trước khi thành lập doanh nghiệp thì công việc đầu tiên phải quan tâm đến vấn để nhân sự. Vấn đề sử dụng con người thế nào cho có hiệu quả, để khai thác được hết tiềm năng vốn có của họ, là một công việc có vai trò quan trọng. Đòi hỏi các nhà quản trị phải có phương pháp tiếp cận khoa học, có cách thức nắm bắt năng khiếu, hiểu được tâm lý từng người …trên cơ sở đó bố trí sắp xếp họ vào những công việc thích hợp để triệt để tận dụng được khả năng sáng tạo của người lao động, tinh thần say mê và lòng nhiệt tình của họ. Cũng giống như các cơ quan đơn vị khác tồn tại trong nền kinh tế thị trường Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội đã đặc biệt quan tâm chú trọng đến việc QTNS, hoạch định bố trí sử dụng con người. Trong báo cáo này, bắng những kiến thức khoa học đã nghiên cưú trong quá trình học tập tại trường, kết hợp với quá trình thực tập tốt nghiệp, đi sâu vào thực tế tại Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội, tôi muốn đề cập đến vai trò to lớn của công tác QTNS trong văn pnòng Công ty thông qua đề tài "Một số biện pháp nhằm nâng cao công tác QTNS tại Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội ". Chính công tác QTNS khi đã được áp dụng một cách khoa học và đúng hướng cùng với nỗ lực của toàn bộ CBCNV trong công ty đã giúp cho công ty tồn tại và hiện nay đang từng bước lớn mạnh và ngày càng phát triển. Để thấy được vai trò to lớn của công tác QTNS trong Công ty, trong báo cáo này ta phải đi sâu tìm hiểu thực trạng tổ chức QTNS tại Công ty từ đó đưa ra đưa ra các biện pháp nâng cao nhằm phát huy công tác này. Chương I Một số nét cơ bản về tình hình hoạt động của Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội I. khái quát Quá trình thành lập và phát triển của Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội 1. Quá trình hình thành : Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội trực thuộc sở Thương mại Hà nội, tiền thân trước đây là Công ty sửa chữa nhà cửa Thương nghiệp Hà nội, được thành lập ngày 30 tháng 9 năm 1970 theo quyết định số 569/QĐ-UB của Uỷ ban nhân dân Thành phố Hà nội, trên cơ sở sát nhập 3 đơn vị: Xí nghiệp sửa chữa nhà cửa của Sở lương thực, Đội xây dựng ăn uống và đội Công trình 12 của Sở Thương nghiệp. Sau nhiều lần đổi tên: Công ty sửa chữa nhà cửa và trang thiết bị Thương nghiệp-Công ty Xây lắp Thương nghiệp- nay đổi tên là Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội, theo Quyết định số 2863/QĐ-UB ngày 07 tháng 8 năm 1995 của UBND Thành phố Hà nội. Công ty Đầu tư Xây lắp Thưong mại Hà nộii có tên giao dịch viết tắt ICT. Co, có trụ sở chính đặt tại số 8 Giảng võ- Phường Cát linh-Đống Đa-Hà nội. 2. Chức năng và nhiệm vụ của Công ty: Thời kỳ mới thành lập nhiệm vụ chủ yếu của Công ty là sửa chữa, duy tu, quét vôi, sơn cửa mạng lưới kho tàng, nhà xưởng, cửa hàng phục vụ sản xuất kinh doanh theo kế hoạch của sở Thương nghiệp Hà nội giao. Sản lượng hàng năm khoảng vài chục triệu đồng với tổng số CBCNV là vài trăm người. Sau khi đổi tên Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội xác định lại nhiệm vụ cho mình: -Đầu tư và xây dựng các công trình: Thương mại, công nghiệp dân dụng, văn hóa phúc lợi và công trình xây dựng hạ tầng, nông thôn mới. -Kinh doanh bất động sản, khách sạn, du lịch, thương mại phục vụ mọi yêu cầu của khách trong và ngoài nước. -Sản xuất, chế biến các hàng lâm sản, đồ mộc, vật liệu xây lắp… -Làm dịch vụ sửa chữa, lắp đặt các trang thiết bị, dịch vụ tư vấn, dự án, luận chứng kinh tế kỹ thuật. -Được xuất khẩu các sản phẩm hàng hoá của Công ty và sản phẩm hàng hoá liên doanh liên kết, nhập khẩu các thiết bị, nguyên liệu vật tư, hàng hoá phục vụ xây lắp và tiêu dùng. -Liên doanh liên kết các thành phần kinh tế trong và ngoài nước để mở rộng các hoạt động đầu tư xây lắp và thương mại của Công ty. 3. quá trình phát triển của Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội : 3.1.Từ khi thành lập đến năm 1975: Công ty hoạt động theo cơ chế thời chiến tranh, sản phẩm chủ yếu là sửa chữa, cải tạo nhà xưởng, kho tàng, cửa hàng, quét vôi, sơn cửa cho ngành Thương nghiệp. 3.2.Từ năm 1976 đến năm 1985: Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch hàng năm của Sở Thương nghiệp ở quy mô nhỏ, kết quả duy trì ở mức bình thường, các mặt không phát triển, sản lượng xây dựng, sửa chữa chiếm khoảng 20% yêu cầu của toàn ngành. Tổ chức nhân sự ít có sự biến động thay đổi. 3.3.Từ năm 1986 đến năm 1987: Công ty lâm vào tình trạng khủng hoảng trầm trọng, mất tín nhiệm với khách hàng. Vốn không còn, công nhân nhiều, không có việc làm dẫn đến nguy cơ phá sản. Đến cuối năm 1987, lãnh đạo Sở Thương mại Hà Nội và Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội đã có quyết định tăng cường cán bộ lãnh đạo, sắp xếp tổ chức Công ty. Bước vào kế hoạch năm 1988, với quyết tâm cao, lãnh đạo Công ty đã vạch kế hoạch và động viên CBCNV khắc phục khó khăn thực hiện chương trình tổ chức lại đơn vị. Với tinh thần nhìn thẳng vào thực tế, đặc biệt là thực tế yếu kém, Công ty soát xét lại tiềm năng của đơn vị, định hướng mục tiêu kinh doanh: không phải chỉ là vấn đề kinh tế đơn thuần mà còn là vấn đề xã hội, công ăn việc làm cuộc sống của hàng trăm con người, là bản chất của kinh doanh xã hội chủ nghĩa, để tìm lối ra khẳng định hướng đi lên của một đơn vị kinh tế quốc doanh. Trong chiến lược của mình, Công ty quyết tâm khai thác tối đa ưu điểm thế mạnh của nhân tố xã hội chủ nghĩa của nền kinh tế nước ta đã có sẵn, đồng thời khai thác triệt để về ưu điểm công tác quản lý tổ chức sản xuất của nền kinh tế thị trường. Từng bước, từng bước nhằm xây dựng đơn vị đi theo tư tưởng kinh doanh đúng đắn , xây dựng một tập thể con người có bản lĩnh có truyền thống, có mục tiêu đoàn kết nhất trí cao để làm ăn đúng đạo lý, đúng pháp luật. Lấy chữ tín hàng đầu và xuyên suốt. Lấy thời gian, lấy ý trí nội lực con người để tạo dựng lại cơ nghiệp. 3.4. Giai đoạn 1988 đến năm 1990: ổn định tổ chức, khôi phục sản xuất kinh doanh để tồn tại, với mục tiêu là phục hồi lại sản xuất kinh doanh để tồn tại. Công ty đã dựa vào sức mình, đoàn kết một lòng, bằng mọi biện pháp, huy động mọi tiềm năng trụ lại với cơ chế thị trường để chuyển mình đi tiếp các bước vững chắc sau này. 3.5. Giai đoạn 1991 - 1995: Phát huy kết quả bước đầu, mục tiêu phấn đấu giữ thế ổn định và tạo tiền đề phát triển. Mở rộng thị trường , mở rộng ngành nghề đa dạng hoá công việc, nâng cao hiệu quả trong sản xuất , đảm bảo chất lượng xây dựng công trình, cải tiến và nâng cao một bước công nghệ, tạo những bước khởi sắc mới. 3.6. Giai đoạn 1996 - 2000: Phát huy các kết quả đã đạt được, mở rộng ngành nghề tạo bước đột biến đưa Công ty vào thế phát triển vững chắc lâu dài. Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội được thành lập rất sớm (1970) nhưng để thực sự đi vào sản xuất và phát triển phải đến năm 1991mới thực sự ổn định. Trải qua bao thăng trâm đến nay (năm 2000) Công ty đã đạt được những kết quả khả quan đảm bảo sự phát triển và tồn tại sau này. Sau đây là bảng kết quả đã đạt được trong những năm qua: Kết quả thực hiện kế hoạch từ năm 1991 - 1995 Diễn giải Đơn vị 1991 1992 1993 1994 1995 KH TH KH TH KH TH KH TH KH TH Sản lượng Tỷ đ 3 3,9 4,5 11,8 12 12,8 14,5 20 22 22,5 Nộp ngân sách Tr.đ 90 124,3 130 279,5 300 407 410 433,9 550 570 Lợi nhuận Tr.đ 56,6 118,2 226,7 229,5 184,5 Thu nhập BQ người/tháng 1.000đ 100 103 150 200 250 280 320 350 400 430 Kết quả thực hiện kế hoạch từ 1996-2000 Diễn giải Đơn vị 1996 1997 1998 1999 2000 KH TH KH TH KH TH KH TH KH TH Sản lượng Tỷ đ 25 28,006 33,4 35,195 38 101 42 46,5 47 60,2 Nộp ngân sách Tr.đ 600 696,5 825 1141 1450 320 1850 2000 2300 3000 Lợi nhuận Tr.đ 86,2 550 360 400 500 600 Thu nhập BQ người/tháng 1.000đ 450 480 600 650 700 680 750 780 800 Tóm lại: Quá trình thành lập của Công ty là một quá trình phức tạp đầy gian nan và thử thách. Những điều nổi bật nhất đáng quan tâm nhất ở đây là mỗi giai đoạn lịch sử, trước tình hình mới, nhiệm vụ mới đòi hỏi phải có bộ máy tổ chức nhân sự phù hợp có đủ trình độ năng lực để hoàn thành nhiệm vụ được giao. II. cơ cấu Tổ chức vàchức năng nhiệm vụ của côngty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội: 1 Cơ cấu tổ chức của Công ty: Cũng giống như các Công ty thuộc sở xây dựng khác, Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội có cơ cấu tổ chức khoa học và hợp lý. Bộ máy cơ cấu tổ chức của đơn vị chủ yếu được chia thành 2 khối lớn: -Khối văn phòng -Khối trực tiếp sản xuất 1.1.Khối văn phòng Công ty: gồm có 4 phòng chính -Phòng Tổ chức Hành chính. -Phòng Tài chính Kế toán. -Phòng nghiệp vụ Kĩ thuật Xây lắp. -Trung tâm kinh doanh nhà Đây là 4 phòng ban nằm trong khối văn phòng của Công ty, mỗi phòng đều có chức năng nhiệm vụ riêng. Nhưng mục tiêu hàng đầu của cả khối là “xây dựng”sao cho Công ty ngày càng phát triển. Để thực hiện được mục tiêu đó các phòng phải chịu sự giám sát trực tiếp của lãnh đạo, đóng vai trò là người giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, quản lý ở Công ty. 1.2.Khối trực tiếp sản xuất:bao gồm -Xí nghiệp Xây lắp trung tâm -Xí nghiệp Xây lắp số 9 -Xí nghiệp Xây lắp số 4 -Xí nghiệp Xây lắp Thương mại số 10 +Đội xây lắp số 1 +Đội xây lắp số 2 +Đội xây lắp số 5 +Đội xây lắp số 6 +Đội xây lắp số 7 +Đội xây lắp số 8 +Đội sơn, quét vôi +Xưởng sản xuất vật liệu và xưởng mộc nội thất Với cơ cấu được tổ chức bố trí tương đối hợp lý, từ khi thành lập đến nay số CBCNV của Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội luôn có sự thay đổi phát triển ngày càng tốt hơn hoàn thiện hơn đáp ứng qui mô của Công ty . Đến nay (theo số liệu báo cáo ngày 22/2/2000) tổng số CBCNV của Công ty hiện còn 184 người với trình độ học vấn tương đối cao , đáp ứng yêu cầu kĩ thuật đưa Công ty ngày càng vững chắc đi lên chiếm một vị trí xứng đáng trong cơ chế thị trường . Báo cáo thống kê chất lượng cán bộ (Đến ngày 22 tháng 2 năm 2000) Các chỉ tiêu Tổng số Trong đó nữ - Tổng số CBCNV 184 58 - Đảng viên 54 10 1. Trình độ văn hoá: - Cấp 3 - Cấp 2 - Cấp 1 53 17 15 12 2. Trình độ chuyên môn: - Trên đại học - Đại học - Trung cấp - Sơ cấp 01 83 30 01 19 10 3. Trình độ chính trị: - Cao cấp - Trung cấp - Sơ cấp 02 52 10 4. Số đào tạo lại 5. Cán bộ quản lý - Giám đốc - PGĐ, kế toán trưởng - Trường phòng và tương đương - Phó phòng và tương đương 01 04 14 12 2 2 6. Cán bộ công đoàn (BCH, chủ tịch, P.chủ tịch, ĐBP) 29 12 Tóm lại : Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội có cơ cấu tổ chức được bố trí hợp lý trong tình hình hiện tại của Công ty kết hợp với đội ngũ CBCNV lành nghề đang từng bước được chuyên môn hoá. 1.3.Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà nội: Ban giám đốc Công ty Đầu tư xây lắp thương mại Hà Nội Phòng Tổ chức hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp Trung tâm kinh doanh nhà XN Xây lắp trung tâm XN Xây lắp số 9 XN Xây lắp số 4 XN Xây lắp số 10 Đội Xây lắp số 1 Đội Xây lắp số 2 Đội Xây lắp số 5 Đội Xây lắp số 6 Đội Xây lắp số 7 Đội Xây lắp số 8 Đội sơn vôi Xưởng SXVL và xưởng mộc nội thất 2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong Công ty Đầu tư Xây lắp Thương mại Hà Nội : Như đã mô tả và trình bày ở phần trên, Công ty Đầu tư Xây lắp thương mại Hà nội có sự phân cấp quản lý lãnh đạo trực tuyến, quản lý gắn liền với tổ chức sản xuất, thông qua các phó giám đốc kiêm giám đốc các xí nghiệp và sự phân cấp uỷ quyền cho Trưởng các đơn vị: kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước ban giám đốc, chịu trách nhiệm điều hành và quản lý tài chính, đảm bảo vốn cho sản xuất kinh doanh phát triển theo yêu cầu mục tiêu của giám đốc Công ty chỉ đạo. Giám đốc có trách nhiệm xây dựng mục tiêu kế hoạch kinh tế-xã hội, vạch chủ trương kế hoạch công tác trọng tâm theo thời kỳ kế hoạch năm, quý, tháng. Các phó Giám đốc tổ chức chỉ đạo các phòng ban, các đơn vị thực hiện. Với sự phân công này đây là bước thử nghiệm ban đầu yêu cầu mọi thành viên có sự phối hợp chặt chẽ gắn bó nhằm nâng cao hiệu quả điều hành. Hoạt động quản lỷ hành chính trong Công ty được thực hiện thông qua các mệnh lệnh và qua các văn bản quản lý hành chính. Hoạt động quản lý hành chính của Công ty chủ yếu được hoạt động thông qua 4 phòng nghiệp vụ: -Phòng Tổ chức Hành chính -Phòng Tài chính Kế toán -Phòng nghiệp vụ kĩ thuật xây lắp -Trung tâm kinh doanh nhà 2.1.Phòng Tổ chức Hành chính: Phòng tổ chức hành chính là phòng chuyên môn nghiệp vụ có chức năng tham mưu giúp việc cho giám đốc Công ty về công tác Tổ chức- Chính sách- Hành chính Quản trị. Nhiệm vụ trung của phòng là xây dựng, tổ chức thực hiện tốt các công tác chuyên môn nghiệp vụ thuộc các lĩnh vực: -Tổ chức lao động tiền lương, thi đua khen thưởng kỷ luật. -Thanh tra bảo vệ nội bộ. -Hành chính, Quản trị, Bảo vệ, Tiếp dân, Ytế, Tiếp khách trong Công ty… 2.1.1.Công tác Tổ chức Lao động Tiền lương, Thi đua Khen thưởng, Kỷ luật: *Công tác Tổ chức: -Lập kế hoạch, phương án về Tổ chức và nhân sự phục vụ sản xuất, lập tờ trình báo cáo lãnh đạo Công ty( cơ quan quản lý cấp trên) quyết định thành lập, sát nhập, giải thể, bổ sung sửa đổi cơ cấu tổ chức phù hợp với bước đi mô hình phát triển của Công ty trong từng thơì kỳ. -Tổ chức triển khai thực hiện các quyết định của lãnh đạo Công ty. -Chủ trì phối hợp với các đơn vị chức năng, các đơn vị trực thuộc xây dựng chức năng, nhiệm vụ chế độ, trách nhiệm, mối quan hệ công tác theo hoạt động của tổ chức trong Công ty. -Giải quyết các nghiệp vụ về quản lý nhân lực bao gồm: bồi dưỡng, đề bạt, phân công, công tác, xếp lương, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật… -Phối hợp với các bộ phận có liên quan lập kế hoạch, quy hoạch cán bộ, tổ chức đào tạo, nâng cao nghiệp vụ đội ngũ CBCNV trong Công ty, đáp ứng yêu cầu của phát triển sản xuất kinh doanh. -Nghiên cứu thực hiện và hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn, chính sách cán bộ, bố trí và sử dụng hợp lý phát huy năng lực, sở trường của mọi CBCNV trong Công ty. -Thực hiện quản lý thống nhất đội ngũ cán bộ về chất lượng, số lượng, lập báo cáo định kỳ, đột xuất với lãnh đạo Công ty, Sở Thương mại Hà nội và với cơ quan Đảng Nhà nước có liên quan. Quản lý Hồ sơ CBCNV *Công tác lao động tiền lương, chế độ chính sách: -Hướng dẫ, thống nhất tổ chức thực hiện Bộ luật lao động và các văn bản của Nhà nước về lao động tiền lương của toàn Công ty. -Xây dựng đơn giá và kế hoạch quỹ tiền lương theo đơn giá, kế hoạch và quy chế đã được duyệt. Báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch quỹ lương theo quy định của chế độ báo cáo thống kê. Phối hợp với các phòng ban chức năng tổ chức sát hạch thi tay nghề nâng bậc lương theo quy định. -Giải quyết kịp thời, đúng luật lao động, các chế độ chính sách đối với người lao động như: khen thưởng, kỷ luật, hưu trí, mất sức, thôi việc, thuyên chuyển, tiếp nhận, điều động và chấm dứt hợp đồng lao động… Nghiên cứu đề xuất, tham mưu giúp Giám đốc Công ty áp dụng hình thức tổ chức lao động đúng Luật lao động và phù hợp với cơ chế quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty. *Công tác thi đua, khen thưởng: -Nắm bắt kịp thời chủ trương chỉ đạo của thành phố, Sở Thương mại Hà nội về phong trào thi đua để triển khai, phát động thi đua trong toàn Công ty. Thi đua gắn liền với sản xuất kinh doanh với mục tiêu năng suất- Chất lượng- Hiệu quả. Phối hợp với công đoàn và các phòng ban giúp lãnh đạo Công ty chỉ đạo tốt công tác thi đua, khen thưởng kịp thời, thường xuyên và đột xuất cho đơn vị, cá nhân có thành tích trong hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. 2.1.2.Công tác thanh tra bảo vệ nội bộ: -Lập kế hoạch và thường xuyên tổ chức thanh tra mọi mặt hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo đúng quy định của pháp lệnh Thanh tra. -Thanh tra và giải quyết kịp thời, đúng thẩm quyền đơn thư khiếu tố, khiếu nại của CBCNV, đảm bảo đoàn kết trong toàn nội bộ Công ty. -Tổ chức thanh tra việc chấp hành bộ luật lao động, chế độ chính sách đối với người lao động trong toàn Công ty. -Thực hiện đầy đủ kịp thời báo cáo Thanh tra, theo quy định, giúp lãnh đạo Công ty giám sát việc thực hiện các quy chế dân chủ, quy chế bảo mật trong Công ty, giúp Công ty bảo vệ bí mật trong kinh doanh, giúp CBCNV hiểu rõ tầm quan trọng, quyền hạn và trách nhiệm trong công tác bảo vệ nội bộ. -Có kế hoạch bảo mật. -Quản lý chất lượng Chính trị CBCNV. -Tổ chức thực hiện tốt công tác Phòng cháy chữa cháy toàn Công ty. -Quan hệ chặt chẽ với các cơ quan Công an, Quân sự địa phương để bảo vệ an toàn tuyệt đối với đơn vị đóng quan. 2.1.3. Công tác Hành chính Quản trị: -Chuẩn bị sự kiểm tra đúng đắn về mặt nội dung, thủ tục, thể thức pháp lý Hành chính của các phương án, các quyết định, tờ trình…trước khi trình Giám đốc quyết định hoặc Giám đốc Công ty công trình cấp trên phê chuẩn( nội dung, phương án, quy định, tờ trình…do các phòng và các bộ phận chuẩn bị và chịu trách nhiệm). -Trợ lý Giám đốc Công ty hoàn thành biên bản các cuộc họp được bố trí, sắp xếp. -Quản lý nhà làm việc, nhà ở và hệ thống nhà xưởng sản xuất kinh doanh của Công ty (Bao gồm cả việc quản lý hồ sơ, giấy tờ có liên quan như giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu, biên lai thu thuế sử dụng đất…) tham gia lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp cơ sở vật chất kinh tế của Công ty. -Kiểm tra quản lý việc mua sắm, sử dụng tài sản, phương tiện đồ dùng vật chất phục vụ cho công tác của cơ quan với phương châm tiết kiệm và có hiệu quả. -Giúp giám đốc giải quyết tốt các mối quan hệ của đơn vị với các đơn vị bạn và các cơ quan chức năng của thành phố tạo thuận lợi cho việc hoàn thành kế hoạch sản xuất. -Thực hiện công tác khánh tiết trang trí những ngày lễ tết, hội họp, tiếp dân, tiếp khách đến làm việc tại cơ quan, đảm bảo yêu cầu trang trọng, văn minh,lịch sự. -Thay mặt Công ty tổ chức thăm hỏi động viên gia đình CBCNV khi gặp việc buồn khi ốm đau, tang lễ, chúc mừng ngày vui phân cấp của Công ty. *Công tác văn thư lưu trữ: -Tiếp nhận công văn giấy tờ cho toàn Công ty, trực điện thoại, chuyển giao công văn giấy tờ đi, đến đúng địa chỉ kịp thời, chính xác. +Tất cả công văn đi, công văn đến đều phải ghi vào sổ để tiện theo dõi công việc và tìm kiếm công văn đi cần thiết. Việc ghi vào sổ “số công văn đến” và “số công văn đi” phải làm đúng, nhanh gọn trong ngày hôm công văn được ký hoặc chậm nhất là ngày hôm sau: +Công văn đến phải được phân phối đến tay người có trách nhiệm nghiên cứu hoặc giải quyết trong thời hạn ngắn nhất. +Những công văn có đóng dấu “hoả tốc”, dấu “thượng khẩn” phải được gửi đi hoặc phân phối ngay lập tức. +Việc gửi nhận, phân phối các công văn “mật”, “tối mật”, “tuyệt mật” phải theo đúng chế độ quản lý của Nhà nước. -Tất cả công văn giấy tờ của Công ty đã được giải quyết phải được sắp xếp phân loại để bảo quản lưu trữ một cách khoa học theo quy định của nhà nước để tiện cho việc tra cứu, sử dụng khi cần thiết. *Đánh máy, in ấn: -Thực hiện công tác đánh máy, in ấn tài liệu đầy đủ, kịp thời đảm bảo đúng thể thức và chính tả, ngữ pháp chuyển giao cho người có trách nhiệm. Bảo quản tốt các máy móc thiết bị đượcgiao. -Thực hiện đóng dấu, quản lý con dấu đúng quy định của Nhà nước và phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc giữ, đóng dấu. Thực hiện tốt quy chế bảo mật. *Công tác Y tế, phục vụ. +Ytế: Sơ cứu, chăm sóc sức khoẻ cho cán bộ khối cơ quan, tổ chức theo dõi và mua Bảo hiểm ytế cho CBCNV toàn Công ty. +Lái xe: Sẵn sàng phương tiện phục vụ kịp thời và an toàn tuyệt đối cho người, phương tiện trong các chuyến công tác theo yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, sửa chữa điện nước thông thường. +Tạp vụ: thực hiện vệ sinh thường xuyên nơi làm việc đảm bảo yêu cầu: nơi làm việc khang trang, sạch, đẹp. +Nhà ăn: tổ chức tốt bữa ăn trưa cho CBCNV khối văn phòng cơ quan Công ty. *Công tác bảo vệ: -Tổ chức thực hiện công tác tuần tra bảo vệ cơ quan 24/24 giờ, đảm bảo an toàn tuyệt đối mọi phương tiện, tài sản của Công ty, phương tiện của CBCNV, khách đến làm việc tại Công ty. -Tổ chức thực hiện tốt công tác phòng cháy chữa cháy văn phòng Công ty. -Thường trực kiểm tra khách ra vào Công ty, báo cáo lãnh đạo Công ty bố trí thời gian tiếp và làm việc. Nghiêm cấm tình trạng để khách tự tiện lên gặp lãnh đạo Công ty. 2.2.Phòng Tài chính Kế toán: Phòng Tài chính có chức năng tham mưu giúp việc cho Giám đốc để điều hành quản lý các hoạt động, tính toán kinh tế, kiểm tra việc bảo vệ sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn nhằm đảm bảo quyền chủ động sản xuất kinh doanh và tự chủ tài chính của Công ty. Phòng Tài chính Kế toán có các nhiệm vụ sau: -Tổng hợp lập kế hoạch sản xuất kinh daonh, các kế hoạch biện pháp cho từng kế hoạch tháng, quý, năm và dài hạn. -Chịu trách nhiệm lập kế hoạch nghiên cứu các chính sách Tài chính và tổ chức huy động các nguồn vốn phục vụ sản xuất kinh doanh, các nhu cầu đầu tư của Công ty. -Ghi chép, tính toán, phản ánh số liệu có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiềnvốn, quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng chi phí hợp lý của đơn vị. -Lập báo cáo, cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, phân tích hoạt động kinh tế tài chính phục vụ giám đốc để chỉ đạo sản xuất kinh doanh kịp thời. -Lập báo cáo thống kê tài chính theo kỳ kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, quý, năm báo cáo kịp thời cho Giám đốc và cấp trên theo quy định của nhà nước. Chịu trách nhiệm kiểm tra các đơn vị toàn Công ty về thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng cac loại tài sản, vật tư, tiền vốn, kinh phí. Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời vi phạm chính sách chế độ, kỷ luật kinh tế, tài chính của Nhà nước. -Thực hiện thống nhất trong phạm vi toàn Công ty: +Hệ thống chứng từ ghi chép ban đầu. +Hệ thống tài khoản và sổ sách. +Hệ thống phiếu mẫu báo cáo. +Hệ thống và phương pháp tính các chỉ tiêu kinh tế, tài chính. +Các đơn vị đo lường. +Niên độ kế toán thống kê -Quản lý và bảo quản, sử dụng số liệu kế toán thống kê theo chế độ bảo mật của Nhà nước về quản lý kinh tế. -Cán bộ kế toán được đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ theo đúng quy định trong các chế độ kế toán Nhà nước hiện hành. 2.3.Phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp: Phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp có chức năng làm tham mưu giúp việc cho Giám đốc, quản lý chỉ đạo công tác xây lắp, công tác quản lý kỹ thuật, chất lượng và an toàn lao động. Ngoài chức năng trên phòng nghiệp vụ kỹ thuật xây lắp còn có các nhiệm vụ: -Theo dõi tiến độ xây lắp các công trình, làm báo cáo thống kê sản lượng theo từng kỳ, kế hoạch để chỉ đạo sản xuất. -Quản lý thiết bị và lập kế hoạch tiến bộ khoa học kỹ thuật. -Nghiên cứu, lập phương án sử lý kỹ thuật phát sinh trong thi công, giúp Giấm đốc chỉ đạo các đơn vị lập hồ sơ, duyệt các phương án thám gia đấu thầu, biện pháp thi công… -Tham gia hội đồng nghiệm thu kỹ thuật cơ sở. -Thực hiện công tác an toàn lao động. -Tham mưu xét duyệt sáng kiến, cải tiến kỹ thuật. -Phối hợp với phòng tổ