Đề tài Kỹ năng đặt câu hỏi - Lưu Mỹ Thanh

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TP. HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG TRUNG CẤP BẾN THÀNH ¶¶¶¶ ĐỀ TÀI : “ KỸ NĂNG ĐẶT CÂU HỎI ” GIÁO VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN ĐẶNG DUNG SINH VIÊN THỰC HIỆN : LƯU MỸ THANH LỚP : TC 24 T Ngày 22 tháng 03 năm 2011 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU...Tr 3 NỘI DUNG....Tr 4 1.MỤC ĐÍCHTr 4 2.NÊN BẮT ĐẦU BẰNG MỘT CÂU HỎI DỄ TRẢ LỜI....Tr 7 3.NHỮNG SAI LẦM KHI ĐẶT CÂU HỎI...Tr 8 4.CÁC LOẠI CÂU HỎI..Tr 10 5.ĐẶT CÂU HỎI THÔNG MINH NHƯ THẾ NÀOTr 13 6.SƠ ĐỒ ĐẶT CÂU HỎI HIỆU QUẢ...Tr 14 KINH NGHIỆM CHIA SẼ.Tr 15 LỜI MỞ ĐẦU Trong cuộc sống, trong giao tiếp hàng ngày con người luôn phải ứng phó với biết bao tình huống, có lúc dễ dàng xử lý, có lúc thật phức tạp, khó xử. Xã hội càng văn minh thì nhu cầu trong giao tiếp của con người càng cao. Ứng xử một cách thông minh, khôn khéo, tế nhị, kịp thời, có hiệu quả, đạt tới mức độ nghệ thuật, ngày nay còn được coi như bí quyết thành công trong cuộc sống, trong công việc . “Tại sao?” là câu hỏi tưởng như để tìm hiểu quá khứ nhưng thực ra lại thể hiện mối quan tâm đến tương lai. “Tại sao?” mới chính là câu hỏi quan trọng nhất. Nó giúp ta hiểu được mình đã làm gì đúng và làm gì sai, từ đó rút ra những kinh nghiệm cần thiết cho bản thân trong tương lai. Albert Einstein từng nói "điều quan trọng là đừng bao giờ ngừng đặt câu hỏi". Có những câu hỏi rất "thông minh" nhưng cũng có những câu hỏi rất "ngớ ngẩn". Có những câu hỏi giúp bạn mở được ổ khóa thành công, mở được trái tim người khác! Nhưng cũng có những câu hỏi làm bạn mất đi cơ hội thành công, mất đi cơ hội được sẻ chia tâm sự cùng bạn bè. Để mở rộng thêm vấn đề câu hỏi, chúng ta cùng tìm hiểu sâu thêm về nội dung trên. Ñaët caâu hoûi ñuùng laø thaønh coâng moät nöõa. NỘI DUNG Ø Xaùc ñònh vaán ñeà (WHAT ?) Ø Xaùc ñònh nguyeân nhaân (WHY ?) Ø Thu thaäp thoâng tin caàn thieát (WHEN ?, WHERE ?, WHO ?, WHICH ?) Ø Tìm kieám phöông phaùp giaûi quyeát (How?) 1. MỤC ĐÍCH : Một cuộc họp / hội thảo không có đối thoại là một cuộc họp / hội thảo chết. Để khởi xướng một cuộc tranh luận, để kích thích tư duy phê phán, để kiể tra xem thông tin nào đã tới được người tham dự, người điều hành thường đặt ra các câu hỏi. Đặt câu hỏi là cách nhanh chóng để thu hút người tham dự và tạo ra một không khí cuộc họp / hội thảo sống động. Mục đích hỏi Người điều hành đặt ra các câu hỏi để : - Thúc đẩy người tham dự tìm hiểu các lĩnh vực tư duy mới - Thách thức các ý tưởng hiện tại - Thăm dò kiến thức người tham dự - Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn - Lấy ý kiến của người tham dự XAÙC ÑÒNH MUÏC ÑÍCH TRÖÔÙC KHI HOÛI : Quy trình hỏi Trước hết, cần xác định rõ mục đích hỏi - Tại sao tôi hỏi & hỏi để làm gì ? - Liệu người tham dự có đủ kinh nghiệm và kiến thức sẵn có để trả lời không ? Trình tự vấn đáp Bắt đầu bằng một câu hỏi hẹp, cụ thể rồi tiếp tục với những câu hỏi rộng hơn, trừu tượng hơn. 1. Ra câu hỏi cho cả cuộc họp / hội thảo . 2. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 5 ) 3. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu câu hỏi (quan sát phản ứng của người tham dự) 4. Chờ vài giây ( hãy thầm đếm đến 7) để mọi người có thời gia suy nghĩ câu trả lời 5. Mời người tham dự đưa ra câu trả lời, có thể để họ tình nguyện trả lời hoặc mời đích danh một vài người bắt đầu 6. Ghi lại ý kiến người tham dự lên bẳng hoặc giấy / thẻ giấy để tất cả mọi người nhìn rõ 7. Đặt thêm những câu hỏi làm rõ ý, những câu hỏi thăm dò và những câu hỏi kiểm chứng 8. Tìm kiếm sự nhất trí của mọi người với những ý kiến đưa ra Thăm dò : Thăm dò là một kỹ thuật “đào xới” suy nghĩ của người tham dự để tìm ra thực sự trong đầu họ có gì! Các kỹ xảo có hiệu quả : - Im lặng – cho phép người tham dự có thời gian suy nghĩ và có thể nói với bạn nhiều hơn - Khích lệ - “Xin cứ tiếp tục.” - Chi tiết hóa – “Hãy cho tôi biết thêm.” - Làm rõ – “Ý anh / chị định nói gì với ” - Thách thức – “Nhưng nếu điều đó đúng, thì điều gì sẽ .” - Bằng chứng – “Anh / chị có bằng chứng gì cho thấy rằng .” - Sự liên quan – “Phải, nhưng áp dụng vào đây như thế nào” - Ví dụ ---“Cho tôi một ví dụ thực tế về ” Hãy nhớ rằng : Nếu người tham dự không trả lời câu hỏi, hằn có điều gì không ổn trong các câu hỏi hoặc phần diễn giải của người điều hành. Vì thế, hãy chắc chắn về các câu hỏi của bạn – xây dựng trước các câu hỏi – vận dụng các kỹ xảo hợp lý khi hỏi và rồi đáp ứng thích đáng với câu trả lời. Đặt ra những câu hỏi hay là một hoạt động đầy thử thách, đối với cả người điều hành lẫn người tham dự! 2.NÊN BẮT ĐẦU BẰNG MỘT CÂU HỎI DỄ TRẢ LỜI Thường thì ai cũng thích trả lời đúng, vì vậy việc bạn mở đầu bằng một câu hỏi dễ trà lời sẽ làm người đối thoại cảm thấy thoải mái, tự tin muốn trả lời câu hỏi tiếp theo của bạn. Vậy câu hỏi thế nào là câu hỏi dễ trả lời ? Câu hỏi dễ trả lời là câu hỏi mà người được hỏi có sẳn thông tin, có thể lựa chọn nhiều thông tin khác nhau cho câu trả lời của mình. Câu hỏi tốt : Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn, rõ ý hỏi, giúp người tham dự định hướng, suy nghĩ và suy nghĩ hiệu quả - Câu hỏi tốt là câu hỏi có mục đích hỏi rõ ràng hay ý hỏi rõ ràng . Khi đặt câu hỏi, cần biết rõ là mình đang tìm kiếm những thông tin gì hoặc muốn người được hỏi nghĩ về điều gì. Khi mục đích hỏi rõ ràng thì mới chọn được từ hỏi đúng. Ý hỏi không rõ ràng nếu cẩu hỏi “mở” quá, chung chung quá. Ví dụ : Dạo này tình hình anh thế nào ? Các anh chị nghĩ thế nào về ngày hôm nay ? Những câu hỏi trên cần nêu rõ hơn “tình hình” gì ví dụ “ sức khỏe hay công việc”; hay “điều gì” về ngày hôm nay, ví dụ thời tiết, kết quả làm việc hay sức khỏe. - Câu hỏi tốt là câu hỏi ngắn gọn. Tránh những câu hỏi dài với quá nhiều giải thích như : Khi lựa chọn một phương án có rất nhiều yếu tố cần phải cân nhắc. Cần phải xác định tính khả thi, bền vững của nó. Cần phải tính toán xem chi phí cần thiết có đáng để thực hiện không. Cần phải xem phương án đó có ảnh hưởng gì đến môi trường không. Và còn có rất nhiều yếu tố khác như thực hiện mất bao lâu, tác động của nó đến mỗi bền là thế nào. Theo kinh nghiệm của các anh / chị, phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ? Chỉ cần hỏi : Phần khó khăn nhất trong quá trình lựa chọn phương án giải quyết vấn đề là gì ? - Câu hỏi tốt chỉ có một ý hỏi . Tránh đưa ra nhiều ý hỏi cùng một lúc khiến người tham dự không biết bắt đầu trả lời từ đâu. Ví dụ : Cơ cấu quản lý dự án của các anh / chị hiện nay bắt đầu từ cấp nào, mỗi cấp có bao nhiêu người tham dự, chức năng của những người đó là gì , hiệu quả của cơ cấu đó ra sao, và cần thay đổi gì để nâng cao hiệu quả ? - Câu hỏi tốt dùng từ ngữ phù hợp với vốn từ và trình độ, kinh nghiệm của người nghe 3. NHÖÕNG SAI LAÀM KHI ÑAËT CAÂU HOÛI : -Thuyeát trình thay vì ñaët caâu hoûi. -Ñeå haï phaåm giaù ngöôøi khaùc -Hoûi nhaèm khai thaùc , ñieàu khieån ñoái taùc. -Khoâng laéng nghe caâu traû lôøi. -Caâu hoûi khoâng phuø hôïp ñoái töôïng. -Daøi doøng khoâng roõ muïc ñích. -Khoâng nhaèm muïc ñích laáy thoâng tin. -Hoûi theo suy nghó thaéng thua. -Thôøi gian, khoâng gian, khoâng hôïp. TA ÑANG HOÛI GÌ ? TA NEÂN HOÛI GÌ ? LÀM SAO CÓ THỂ TÌM CHÌA KHÓA CHO CÁC Ổ KHÓA J KHÔNG DỄ CHÚT NÀO.. TA ÑAÕ BAO GIÔØ CHUAÅN BÒ CAÙCH ÑAËT CAÂU HOÛI CHÖA ? 4. CÁC LOẠI CÂU HỎI : Câu hỏi tình hình : – Công ty anh/chị có bao nhiêu nhân viên? – Anh/chị đang sử dụng thiết bị nào? – Anh/chị đã mua hẳn thiết bị này hay đang thuê? – Anh/chị đã sử dụng thiết bị này lâu chưa? – Ai là người chịu trách nhiệm về chất lượng của thiết bị được mua? Câu hỏi vấn đề: – Anh/chị có hài lòng với mức lợi nhuận hiện tại của công ty không? – Chắc với thiết bị này khó lòng đạt được định mức công việc cần phải có sự chính xác cao như thế này? – Sau một thời gian sử dụng thiết bị lâu như thế, anh/chị đã gặp phải trục trặc nào chưa? – Sự trục trặc nào khó giải quyết nhất? Câu hỏi gợi ‎ý: – Vì những trục trặc này chắc lợi nhuận của công ty sẽ bị ảnh hưởng? – Vì lợi nhuận giảm, anh/chị có buộc phải giảm bớt tiền thưởng hoặc quyết định tăng lương cho nhân viên không? – Điều này chắc làm các nhân viên không được hài lòng? – Trong trường hợp như thế, liệu họ có bỏ đi tìm việc khác không? Câu hỏi định hướng: – Nếu mua thiết bị này thì có giúp ích được gì cho anh/chị không? – Tại sao điều này lại có lợi? – Anh/chị nói gì về việc tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ? – Có bõ công không, nếu các sự cố ít đi và chi phí cho lĩnh vực này sẽ giảm tới 10%? – Sếp của anh/chị có thể quan tâm đến điều gì ở những thiết bị mới? Câu hỏi đóng : Các câu hỏi đóng thường giới hạn – chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc trả lời rất ngắn Ví dụ: - Anh / chị nào đã đọc báo cáo này rồi - Các anh / chị muốn làm việc cá nhân hay làm việc nhóm - Các anh / chị có muốn nghỉ giải lao 5 phút trước khi sang nội dung tiếp theo không ? Câu hỏi mở: Các câu hỏi mở thường đòi hỏi có tính kích thích và thử thách. Các câu hỏi mở thường sử dụng các từ để hỏi như “Tại sao?”, “Như thế nào?”, Ví dụ : - Anh / chị có thể làm gì để tiết kiệm các chi phí hành chính của cơ quan ? - Tại sao chúng ta thấy nên chọn giải pháp này ? - Làm thế nào để buổi họp sau kết thúc đúng giờ hơn ? Các cấp độ câu hỏi : Người điều hành cần biết lựa chọn câu hỏi tùy theo việc họ muốn nhận được những thông tin gì trong công trả lời. Các câu hỏi có thể được phân thành 3 mức độ như sau : Câu hỏi nhớ lại/ miêu tả: Câu hỏi ở cấp độ này giúp người trả lời miêu tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của các sự vật, hiện tượng đã xảy ra. Ví dụ - Trong quý vừa rồi chúng ta đã làm được những việc gì ? - Chiêu hôm qua, các anh/ chị được giao nhiệm vụ gì ? - Câu hỏi đầu buổi họp của chị Giang là gì? Tuy nhiên, câu hỏi loại này cũng có thể giúp người trả lời hình dung được những điều sẽ xảy ra trong tương lai Ví dụ: - Trong cuộc họp giao ban ngày mai, chúng ta sẽ bàn những việc gì ? - Khi nào anh / chị sẽ tiến hành nghiên cứu này ? Câu hỏi phân tích: Cấp độ câu hỏi này đòi hỏi người trả lời phải so sánh, giải thích, tổ chức thông tin, sắp xếp các bước trong một tiến trình, phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt – hợp lý và chưa hợp lý, đánh giá sự vật và hiện tượng, đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề. Ví dụ: - Phân tích – Phần nào của quá trình này là quyết định nhất ? - So sánh – Hai phương án này có điểm gì chung ? - Giải thích – Tại sao anh muốn lựa chọn biện pháp này ? - Tổ chức – Chị có thể sắp xếp thông tin này như thế nào cho hợp lý hơn ? - Xếp thứ tự - Các bước này cần được thực hiện theo thứ tự nào ? - Đánh giá – Anh / chị thấy mục tiêu dự án đạt được ở mức độ nào ? Câu hỏi ứng dụng: Cấp độ này đòi hỏi người trả lời phải tìm ra những thông tin mới dựa trên những điều đã được phân tích. Ví dụ: + Áp dụng – Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng dầu hòa thay vì dùng xăng ? + Ví dụ - Hãy cho một số ví dụ khác mà anh / chị nghĩ có thể ứng dụng kỹ năng này ? + Dự báo – Dựa trên cân đối thu chi năm ngoái, năm nay chúng ta có thể lãi bao nhiêu ? + Khái quát hóa – Anh / chị nghĩ sẽ vận dụng các kỹ năng mới này như thế nào ? Ba cấp độ câu hỏi yêu cầu mức độ tư duy khác nhau cả phía người hỏi và người trả lời. Câu hỏi nhớ lại / miêu tả là loại dễ hỏi và dễ trả lời nhất, câu hỏi ứng dụng là câu hỏi khó tìm câu hỏi và cũng khó trả lời nhất. Trong họp và hội thảo, nên sử dụng cả cấp độ câu hỏi nói trên ngay trong từng phần thảo luận. Để phù hợp với tiến trình tâm lý, và tư duy của người tham dự, người điều hành thường hỏi các câu hỏi nhắc lại trước, sau đến câu hỏi phân tích, và cuối cùng là câu hỏi ứng dụng. 5.Đặt một câu hỏi thông minh như thế nào ? Một câu hỏi rõ ràng, không ỷ lại, thực sự cầu thị khiến cho câu trả lời nhận được mau chóng, xác đáng. Khiến người trả lời cảm thấy thú vị, sẵn sàng bỏ thời gian giúp đỡ. Và hơn thế nữa người đặt câu hỏi được coi trọng vì trí tuệ phong phú, chính xác, cũng như cách làm việc nghiêm túc, chân thành phản ánh qua câu hỏi. “ Neáu muoán thoâng minh baïn phaûi hoïc caùch hoûi hôïp lyù, caùch laéng nghe chaêm chuù, caùch traû lôøi thoâng minh vaø ngöøng noùi khi khoâng coøn gì noùi nöõa.” Danh ngoân CAÂU HOÛI NGÔÙ NGAÅN CAÂU HOÛI THOÂNG MINH TAI SAO ? AI ? CAÙI GÌ ? NEÁU ? CAÙCH NAØO ? KHI NAØO ? 6. Sơ đồ đặt caâu hoûi hieäu quaû : KINH NGHIỆM CHIA SẼ : Việc đặt ra những câu hỏi sẽ giúp cho bạn có được thời gian để suy nghĩ. Việc này tốt hơn là việc bạn luôn nôn nóng vì nghĩ rằng mình đã hiểu vấn đề, tốt hơn là nên đặt vài câu hỏi để tìm ra sự thật. Bạn sẽ được trang bị tốt hơn để phản ứng lại một cách hợp lý, bình tĩnh, và chính xác. Bạn có thể nói chuyện với những người thực sự nắm luật chơi; họ là những người luôn đặt câu hỏi trong khi những người khác lại đang phản ứng lại, đang hoang mang, hiểu sai vấn đề, kiêu căng, mất tự chủ và nói chung đang cư xử một cách tồi tệ. Hãy luôn tự hỏi bản thân, hỏi xem tại sao bạn nghĩ rằng bạn đúng hay sai, tại sao bạn lại làm theo phương pháp đó. Hãy hỏi bản thân bạn một cách kiên quyết và nghiêm khắc bởi vì có thể sẽ không có ai làm điều đó cả. Và bạn cần điều đó. Tất nhiên có những khi chúng ta không nên đặt câu hỏi, dù đó là câu hỏi về ai khác hay về bản thân. Chúng ta phải biết khi nào nên im lặng. Quả thực, phải mất nhiều thời gian chúng ta mới học được tất cả những điều này và chắc chắn sẽ phạm sai lầm. Nếu thật sự bạn đã nắm vững và vận dụng được một số kiến thức trên thi bạn đã là người thành công . C CUOÁI CUØNGCHUÙC BAÏN THAØNH COÂNGC - THE END -