Đề tài Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí 30-4

Lời nói đầu Trong thời kỳ đổi mới, các doanh nghiệp Việt Nam đã và đang có bước phát triển mạnh mẽ cả về hình thức, qui mô và hoạt động sản xuất kinh doanh. Cho đến nay, cùng với chính sách mở cửa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh đã góp phần quan trọng trong việc hình thành nền kinh tế thị trường và đẩy nền kinh tế thị trường trên đà ổn định và phát triển. Thực hiện hạch toán trong cơ chế mới, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tự lấy thu nhập của mình để bù đắp những chi phí bỏ ra và có lãi. Để thực hiện được yêu cầu đó, đòi hỏi các đơn vị phải quan tâm tới tất cả các khâu trong quá trình sản xuất từ khi bỏ vốn ra cho đến khi thu được vốn về, đảm bảo thu nhập cho đơn vị, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước và thực hiện tái sản xuất mở rộng. Muốn vậy, các đơn vị sản xuất kinh doanh phải thực hiện tốt công tác quản lý trong hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Hạch toán kế toán là một trong những công cụ cơ bản nhất để phản ánh khách quan và Giám đốc có hiệu quả trong quá trình sản xuất kinh doanh của mọi đơn vị… Muốn cho hoạt động sản xuất kinh doanh mang lại hiệu quả cao thì bắt buộc các doanh nghiệp sản xuất phải hết sức quan tâm đến việc giảm chi phí và hạ giá thành sản phẩm. Yếu tố này cùng với chất lượng sản phẩm đã quyết định tới số lượng sản phẩm tiêu thụ trên thị trường. Hơn nữa ta thấy chi phí vật liệu là một trong những yếu tố chi phí cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, thông thường chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm của doanh nghiệp. Do vậy, việc quản lý chi phí, đặc biệt là chi phí vật liệu chính là việc giám sát chặt chẽ quá trình sản xuất. Trong sản xuất chỉ cần một sự biến động nhỏ về chi phí vật liệu cũng ảnh hưởng đến giá thành sản phẩm tức là cũng ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp. Chính vì thế mà bắt buộc các doanh nghiệp phải quan tâm đến việc tiết kiệm chi phí vật liệu, vật tư theo thiết kế. Đây là biện pháp cần thiết để có thể tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Có được điều này phải kể đến vai trò của kế toán. Vì, kế toán với chức năng là công cụ quản lý thì phải quản lý như thế nào để đáp ứng được các yêu cầu trên. Để biết rõ hơn về công tác kế toán, đặc biệt là kế toán vật liệu trong việc quản lý chi phí ở Công ty Cơ khí 30-4, em đã đi vào nghiên cứu vấn đề về “Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí 30-4”. Nội dung của đề tài này gồm những phần sau: Phần I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất. Phần II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí 30-4. Phần III: Một số nhận xét về công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cơ khí 30-4 và một vài ý kiến đề xuất nhằm góp phần hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại công ty. **************************** Phần thứ I: Lý luận chung về kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất I- Sự cần thiết phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu: 1- Vị trí của nguyên vật liệu đối với quá trình sản xuất: Vật liệu là đối tượng lao động - một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sản phẩm. Mặt khác, tất cả mọi vật thiên nhiên ở xung quanh ta mà lao động có ích có thể tác động vào để tạo ra của cải vật chất cho xã hội đều là đối tượng lao động. Nếu đối tượng lao động được con người tác động vào thì đối tượng lao động đó trở thành nguyên liệu. Đồng thời ta cũng thấy rằng bất cứ một thứ nguyên liệu nào cũng là đối tượng lao động, nhưng không phải bất cứ đối tượng lao động nào cũng là nguyên vật liệu, mà chỉ có trong điều kiện đối tượng lao động thay đổi do lao động thì đối tượng lao động đó mới là nguyên vật liệu. Vậy đến đây ta có thể thấy rằng nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thay đổi do lao động có ích của con người tác động vào đó. Như đã nói ở trên, nguyên vật liệu (gọi tắt là vật liệu) là cơ sở vật chất để hình thành nên sản phẩm mới. Do đó nếu thiếu vật liệu sẽ không thể tiến hành các hoạt động sản xuất vật chất nói chung và sản xuất xây dựng nói riêng. Trong quá trình tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và chuyển giá trị một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Do vậy việc cung cấp vật liệu có đầy đủ, kịp thời hay không có ảnh hưởng lớn đến kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp, cụ thể là quá trình sản xuất sẽ bị đình trệ nếu không có vật liệu. Nhưng khi có vật liệu thì vật liệu đó phải đảm bảo đúng qui định, chất lượng thì sản phẩm tạo ra mới đáp ứng được yêu cầu. Trong doanh nghiệp sản xuất, chi phí vật liệu thường chiếm từ 60 - 70% trong tổng chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm cũng như trong giá thành sản phẩm. Bởi vậy, cần tập trung quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các khâu như thu mua, bảo quản, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu nhằm hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm. Có thể nói nguyên vật liệu giữ vị trí quan trọng không thể thiếu được trong quá trình sản xuất. Từ những điều nói trên ta thấy vật liệu có vai trò, vị trí hết sức quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và sản xuất xây dựng nói riêng. 2. Yêu cầu quản lý Quản lý vật liệu là yêu cầu khách quan của mọi nền sản xuất xã hội. Tuy nhiên do trình độ sản xuất khác nhau nên phạm vi, mức độ và phương pháp quản lý cũng khác nhau. Trong điều kiện ngày nay nền sản xuất ngày càng mở rộng và phát triển tren cơ sở thoả mãn không ngừng những nhu cầu vật chất và văn hoá của mọi tầng lớp trong xã hội thì việc sử dụng vật liệu một cách tiết kiệm, hợp lý và có hiệu quả ngày càng được coi trọng. Công tác quản lý vật liệu là nhiệm vụ hàng đầu của nhà doanh nghiệp. Công tác hạch toán vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến việc hạch toán giá thành. Cho nên để đảm bảo tính chính xác của việc hạch toán giá thành thì trước hết hạch tán vật liệu cũng phải chính xác. Xuất phát từ vai trò, đặc điểm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh đòi hỏi phải quản lý vật liệu chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản tới khâu dự trữ và sử dụng. Quản lý vật liệu còn là điều kiện để xác định hiệu quả kinh doanh và đánh giá lại tài sản của doanh nghiệp một cách đầy đủ xác thực đảm bảo tính trung thực, khách quan của thông tin trình bày trên báo cáo tài chính của doanh nghiệp. Trước hết trong khâu thu mua, vật liệu phải được quản lý về khối lượng, qui cách, chủng loại, giá mua và chi phí thu mua, thực hiện kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời gian phùhợp với kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Bộ phận kế toán tài chính cần có ý kiến tham gia ngay từ đầu trong việc lựa chọn nguồn vật tư, địa điểm giao hàng, thời hạn cung cấp, phương tiện vận chuyển và nhất là về giá mua, cước phí vận chuyển, bốc dỡ… Cần phải dự toán những biến động về cung cầu và giá cả vật tư trên thị trường để đề ra biện pháp thích ứng. Đồng thời thông qua việc thanh toán, kế toán vật liệu cần phải kiểm tra lại giá mua vật liệu, các chi phí vận chuyển, bốc dỡ và tình h ình thực hiện hợp đồng của người bán vật tư, người vận chuyển bốc dỡ. Việc tổ chức tốt kho tàng bến bãi, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật liệu, tránh hư hỏng, mất mát, hao hụt quá định mức cho phép, đảm bảo an toàn cũng là một trong các yêu cầu quản lý đối với vật liệu. Trong khâu dự trữ đòi hỏi doanh nghiệp phải xác định được định mức dự trữ tối đa, tối thiểu để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh được bình thường không bị ngừng trệ, gián đoạn do việc cung ứng vật tư không kịp thời hoặc gây ứ đọng vốn do dự trữ vật tư quá nhiều. Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở các định mức tiêu hao và dự toán chi phí có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất, giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp. Do vậy trong sử dụng cần phải tổ chức tốt việc ghi chép các chứng từ sổ sách phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Định kỳ tiến hành việc phân tích tình hình sử dụng vật liệu cũng như khoản chi phí vật liệu cho quá trình sản xuất sản phẩm nhằm tìm ra nguyên nhân dẫn đến tăng hoặc giảm chi vật liệu cho một đơn vị sản phẩm đồng thời cũng khuyến khích việc phát huy sáng kiến, cải tiến, sử dụng tiết kiệm vật liệu, thay thế và ngăn ngừa tình trạng lãng phí, hư hỏng, mất mát vật liệu trong khâu sử dụng. Tóm lại quản lý vật liệu từ khâu mua, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu là một trong những nội dung quan trọng của công tác quản lý doanh nghiệp luôn được các nhà quản lý doanh nghiệp quan tâm. Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý, xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu của việc quản lý vật liệu, xuất phát từ các chứng từ kế toán, kế toán vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất cần phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với các nguyên tắc yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. Đây chính là nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu. 3. Nhiệm vụ của kế toán vật liệu: - Tổ chức đánh giá, phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc, yêu cầu quản lý thống nhất của Nhà nước và yêu cầu quản trị doanh nghiệp. - Tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ kế toán phù hợp với phương pháp hạch toán hàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép, phân loại, tổng hợp số liệu về tình hình hiện có và sự biến động tăng giảm của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, cung cấp số liệu kịp thời để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm. - Thực hiện việc phân tích, đánh giá tình hình thực hiện kế hoạch mua, tình hình sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. II- phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: 1- Phân loại nguyên vật liệu : Để sản xuất ra sản phẩm các doanh nghiệp thường phải sử dụng nhiều loại nguyên vật liệu khác nhau, mỗi loại có vai trò, công cụ và tính năng lý hoá học khác nhau và biến động thường xuyên liên tục hàng ngày trong quá trình sản xuất. Để có thể quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu, đảm bảo cung cấp đầy đủ nguyên vật liệu phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và hạch toán chính xác nguyên vật liệu đòi hỏi phải nhận biết được từng loại, từng thứ nguyên vật liệu. Tuỳ thuộc từng loại hình doanh nghiệp cụ thể thuộc các ngành sản xuất khác nhau mà nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp có sự phân chia khác nhau, song nhìn chung trong doanh nghiệp sản xuất, căn cứ vào nội dung kinh tế, vai trò của vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp mà vật liệu được chia thành các loại sau: Nguyên vật liệu chính (bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài): Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh nghiệp sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm. Đối với nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất ra sản phẩm hàng hoá cũng được coi là nguyên vật liệu chính. Trong ngành xây dựng cơ bản cần phải phân biệt vật liệu xây dựng, vật kết cấu và thiết bị xây dựng. Các loại vật liệu này đều là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên sản phẩm của đơn vị xây dựng, các hạng mục công trình xây dựng… nhưng chúng có sự khác nhau. Vật liệu xây dựng là sản phẩm của ngành công nghiệp chế biến được sử dụng trong đơn vị xây dựng để tạo nên những các hạng mục công trình, công trình xây dựng như gạch, xi măng, sắt thép, đá… Vật kết cấu là những bộ phận của sản phẩm công trình xây dựng mà đơn vị xây dựng sản xuất hoặc mua của đơn vị khác để lắp vào sản phẩm công trình xây dựng của đơn vị như thiết bị vệ sinh, thông gió, hệ thống thu sét… Vật liệu phụ: là những vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nhưng không cấu thành thực thể chính của sản phẩm. vật liệu phụ chỉ có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo ra sản phẩm như: Làm tăng chất lượng nguyên vật liệu chính là sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho nhu cầu công nghệ… Nhiên liệu: Bao gồm các loại ở thể lỏng, thể khí, thể rắn như: xăng dầu, than, củi, hơi đặt dùng để phục vụ cho công nghệ sản xuất sản phẩm, cho các phương tiện máy móc, thiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phụ tùng thay thế: bao gồm các phụ tùng, chi tiết dùng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải… Thiết bị xây dựng cơ bản: bao gồm các loại thiết bị, phương tiện lắp đặt và các công trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp. Phế liệu: là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: gỗ, sắt, thép vụn hoặc phế liệu thu hồi trogn quá trình thanh lý tài sản cố định… Tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý và kế toán chi tiết của từng doanh nghiệp mà trong từng loại vật liệu nêu trên lại được chia thành từng nhóm, thứ vật liệu được sử dụng một ký hiệu riêng bằng hệ thống các chữ số thập phân để thay thế tên gọi, nhãn hiệu, qui cách của vật liệu. Tập hợp các ký hiệu đó được gọi là sổ danh điểm vật liệu và sử dụng sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp. Việc phân loại vật liệu như vậy giúp cho kế toán tổ chức các tài khoản cấp I, cấp II phản ánh tình hình hiện có và sự biến động của các loại vật liệu đó trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, từ đó có biện pháp thích hợp trong việc tổ chức quản lý và sử dụng có hiệu quả các loại vật liệu. 2- Đánh giá nguyên vật liệu: Đánh giá vật liệu là xác định trị giá của chúng theo một nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Đánh giá vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong công tác hạch toán và quản lý vật liệu. Thông qua việc đánh gía vật liệu kế toán mới ghi chép đầy đủ, có hệ thống các chi phí cấu thành nên giá vật tư mua vào, giá trị vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh từ đó xác định được chính xác giá vật tư sản phẩm sản xuất ra trong kỳ, cung cấp đầy đủ kịp thời thôgn tin cho người quản lý, góp phần quản lý có hiệu quả các hoạt động về thu mua vật tư và quá trình sản xuất sản phẩm của doanh nghiệp. 2.1. Yêu cầu đánh giá nguyên vật liệu: Để xác định chính xác, hợp lý giá của vật liệu, việc đánh giá vật liệu phải đảm bảo được các yêu cầu sau: - Yêu cầu xác thực. - Yêu cầu thống nhất. 2.2. Các nguyên tắc đánh giá nguyên vật liệu: Có rất nhiều nguyên tắc đánh giá vật liệu, song trong phạm vi đề tài này em chỉ trình bày những nguyên tắc kế toán cơ bản có liên quan đến đánh giá vật liệu đó là: - Nguyên tắc giá phí. - Nguyên tắc nhất quán, liên tục. - Nguyên tắc thận trọng. Các nguyên tắc kế toán được thừa nhận sử dụng trong kế toán vật liệu nhằm hướng dẫn việc tính toán, ghi chép trị giá vật liệu và yêu cầu đánh giá vật liệu đảm bảo thông tin kế toán vật liệu và tình hình tài chính của doanh nghiệp được sát thực hơn. 2.3. Phương pháp đánh giá nguyên vật liệu: Về nguyên tắc kế toán nhập, xuất, tồn kho vật liệu phải phản ánh theo trị giá vốn thực tế. a- Giá vốn thực tế nguyên vật liệu nhập kho: Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá trị thực tế của vật liệu nhập kho được xác định như sau: - Đối với nguyên vật liệu mua ngoài thì giá trị thực tế là giá mua ghi trên hoá đơn (bao gồm cả các khoản thuế nhập khẩu, thuế khác (nếu có) + các chi phí mua thực tế (bao gồm chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, chi phí thuê kho, thuê bãi, tiền phạt, tiền bồi thường, chi phí nhân viên…) - Đối với vật liệu do doanh nghiệp tự gia công, chế biến thì giá thực tế nhập kho bao gồm: giá thực tế vật liệu xuất kho gia công chế biến và chi phí giá công, chế biến. - Đối với nguyên vật liệu thuê ngoài gia công chế biến thì giá thực tế nhập kho là giá thực tế vật liệu xuất thê chế biến + các chi phí vận chuyển bốc dỡ đến nơi thuê chế biến và từ nơi đó về doanh nghiệp cùng với số tiền phải trả cho đơn vị nhận gia công chế biến. - Trường hợp các đơn vị khác góp vốn liên doanh bằng vật liệu thì giá thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liên doanh đánh giá và công nhận. - Phế liệu được đánh giá theo giá ước tính (giá thực tế có thể sử dụng được hoặc bán được). b- Giá vốn thực tế xuất kho: Khi xuất dùng vật liệu kế toán phải tính toán chính xác giá vốn thực tế của vật liệu xuất kho có thể tính theo một trong các phương pháp sau: - Tính theo đơn giá của nguyên vật liệu tồn đầu kỳ: Theo phương pháp này giá thực tế vật liệu xuất kho được tính trên cơ sở số lượng vật liệu xuất dùng và đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ. + Giá thực tế xuất kho = (số lượng xuất kho) x (đơn giá vật liệu tồn đầu kỳ). Đơn giá vật liệu đầu kỳ = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ I Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ - Tính theo đơn giá bình quân gia quyền của vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ: về cơ bản phương pháp này giống phương pháp trên nhưng đơn giá vật liệu được tính bình quân cho cả số tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ. Đơn giá bình quân gia quyền = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế xuất kho cũng được tính bằng cách lấy số lượng vật liệu xuất kho nhân với đơn giá bình quân. - Tính theo giá thực tế đích danh: Phương pháp này được áp dụng đối với các loại vật liệu có giá trị cao, các loại vật tư đặc chủng. Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào đơn giá thực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất kho theo từng lần nhập đó. - Phương pháp nhập trước xuất trước: Theo phương pháp này ta phải xác định được đơn giá thực tế và số lượng nhập kho của từng lần nhập. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế xuất kho theo nguyên tắc: Tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho trước, số còn lại (tổng số xuất kho số xuất thuộc lần nhập trước) được tính theo đơn giá thực tế các lần nhập sau. Như vậy giá thực tế của vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vật liệu nhập kho thuộc các lần mua vào sau cùng. - Tính theo giá nhập sau, xuất trước: Ta cũng phải xác định đơn giá thực tế và số lượng của từng lần nhập nhưng khi xuất sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tế của những lần nhập kho lần cuối cùng so với lần xuất. - Phương pháp hệ số giá: Trong trường hợp doanh nghiệp sử dụng giá hạch toán (loại giá ổn định được sử dụng thống nhất trong phạm vi doanh nghiệp) để theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất hàng ngày, cuối tháng cần phải điều chỉnh giá hạch toán theo giá thực tế vật liệu xuất dùng dựa vào hệ số giá thực tế với giá hạch toán vật liệu. Hệ số giá vật liệu = Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế vật liệu nhập trong kỳ Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + Giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho được tính: Giá thực tế vật liệu xuất kho = (Giá hạch toán xuất kho) x (hệ số giá vật liệu) Tuỳ thuộc vào đặc điểm, yêu cầu quản lý của doanh nghiệp sản xuất mà hệ số giá vật liệu có thể tính riêng cho từng thứ, nhóm hoặc cho cả loại vật liệu. III- Tổ chức hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1- Chứng từ sử dụng: Để đáp ứng yêu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được thực hiện theo từng kho, từng loại, nhóm thứ vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ. Theo chứng từ kế toán qui định ban hành kèm theo QĐ 1141 TC/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ trưởng Bộ Tài chính, các chứng từ về kế toán vật liệu bao gồm: Phiếu nhập kho (mẫu 01 - VT) Phiếu xuất kho (mẫu 02 - VT) Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (mẫu 03 - VT) Phiếu xuất vật tư theo hạn mức (mẫu 04 - VT) Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05 - VT) Thẻ kho (mẫu 06 - VT). Hoá đơn GTGT Hoá đơn bán hàng Ngoài các chứng từ mang tính bắt buộc sử dụng thống nhất theo qui định của Nhà nước trong các doanh nghiệp có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán hướng dẫn và các chứng từ khác tuỳ thuộc vào đặc điểm tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp thuộc các doanh nghiệp hoạt động, thành phần kinh tế khác nhau. Đối với các chứng từ kế toán thống bắt thuộc phải được lập kịp thời, đầy đủ theo đúng qui định về mẫu biểu, nội dung, phương pháp lập. Những người lập chứng từ phải chịu trách nhiệm về việc ghi chép, tính chính xác về số liệu của nghiệp vụ kinh tế. Mọi chứng từ kế toán về vật liệu phải được tổ chức luân chuyển theo trình tự thời gian do kế toán trưởng qui định phục vụ cho việc phản ánh ghi chép tổng hợp kịp thời số liệu liên quan của các bộ phận, cá nhân có liên quan. 2- Sổ sách kế toán chi tiết dùng để hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Sổ kế toán là sổ theo mẫu qui định, dùng để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở chứng từ hợp pháp. Sổ kế toán chi tiết phục vụ cho việc hạch toán chi tiết các nghiệp vụ liên quan đến đối tượng kế toán cần hạch toán chi tiết. Tuỳ thuộc các phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu áp dụng trong doanh nghiệp và kế toán chi tiết vật liệu sử dụng các sổ (thẻ) kế toán chi tiết sau: - Thẻ kho - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu - Sổ đối chiếu luân chuyển - Sổ số dư Trong đó thẻ kho được dùng để hạch toán ở kho không phân biệt hạch toán chi tiết vật liệu theo phương pháp nào. Thẻ kho (mẫu 06 - VT)được sử dụng để theo dõi chi tiết lượng nhập, xuất, tồn kho của từng tứ vật liệu hàng ngày theo từng kho. Nội dung và cách ghi sổ như sau: - Thẻ kho do thủ kho giữ và ghi chép, căn cứ ghi vào thẻ kho và các phiếu nhập phiếu xuất kho. - Mỗi thứ vật liệu được theo dõi ở một thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng. - Sau mỗi lần nhập, xuất hoặc cuối mỗi ngày phải tính ra số lượng tồn kho. Cuối tháng, sau khi hết phiếu nhập kho, phiếu xuất kho phải cộng tổng số lượng nhập, tổng số lượng xuất trong tháng và tính ra số lượng tồn kho cuối tháng. - Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán phải xuống kho để đối chiếu, kiểm tra số lượng nhập xuất kho và ký xác nhận vào thẻ kho. Đơn vị………… Tên kho………. Thẻ kho Người lập thẻ………….. Tờ số………………….. Tên, nhãn hiệu, qui cách vật tư…………….. Đơn vị tính…………………………………. Mã số………………………………………. Số TT Chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Kết quả xác nhận của kế toán Số hiệu Ngày tháng Nhập Xuất Tồn A B C D E 1 2 3 4 Còn số (thẻ) kế toán chi tiết, sổ đối chiếu luân chuyển, sổ số dư được sử dụng để hạch toán nhập, xuất, tồn vật liệu về mặt giá trị hoặc cả lượng và giá trị phụ thuộc vào phương pháp hạch toán chi tiết áp dụng trong doanh nghiệp. Ngoài các sổ kế toán chi tiết nêu trên, còn có thể sử dụng các bảng kê nhập, xuất, các bảng luỹ kế tổng hợp nhập - xuất, tồn kho vật liệu phục vụ cho việc ghi sổ kế toán chi tiết được đơn giản nhanh chóng và kịp thời. 3- Các phương pháp kế toán chi tiết nguyên vật liệu: Trong doanh nghiệp sản xuất, việc quản lý vật liệu do nhiều bộ phận tham gia. Song việc quản lý tình hình nhập, xuất, tồn kho vật liệu hàng ngày được thực hiện chủ yếu bộ phận kho và phòng kế toán doanh nghiệp. Trên cơ sở các chứng từ kế toán về nhập, xuất vật liệu thủ kho và kế toán vật liệu tiến hành hạch toán kịp thời, chính xác tình hình nhập, xuất tồn kho vật liệu hàng ngày theo từng loại vật liệu. Sự liên hệ và phối hợp với nhau trong việc ghi chép vào thẻ kho, cũng như việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa kho và phòng kế toán doanh nghiệp có thể thực hiện theo các phương pháp sau: Phương pháp thẻ song song, phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển, phương pháp sổ số dư. Mỗi phương pháp nêu trên đều có những ưu điểm riêng. Trong việc tổ chức hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán cần có sự nghiên cứu, lựa chọn phương pháp thích hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp, và như vậy phải cần thiết nắm vững nội dung, ưu điểm, nhược điểm và điều kiện áp dụng của mỗi phương pháp đó. 3.1. Phương pháp thẻ song song: Nội dung của phương pháp thẻ song song là hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng kế toán: * ở kho: Việc ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho do thủ kho tiến hành trên thẻ kho và chỉ ghi theo chỉ tiêu số lượng. Khi nhận chứng từ nhập, xuất vật liệu, thủ kho phải kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ rồi tiến hành ghi chép số thực nhập, xuất từ chứng từ vào thẻ kho. Cuối ngày tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giao (hoặc do kế toán kế toán xuống kho nhập) các chứng từ nhập, xuất đã được phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. * ở phòng kế toán: Kế toán sử dụng sổ (thẻ) kế toán chi tiết vật liệu để ghi chép tình hình nhập - xuất - tồn theo chỉ tiêu hiện vật và giá trị. Cơ sở để ghi sổ (thẻ) chi tiết vật liệu là chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, sau khi cũng đã được kiểm tra, hoàn chỉnh đầy đủ. Việc lập và sắp xếp các loại vật liệu trong sổ chi tiết và sổ kho phải phù hợp. Cuối tháng kế toán cộng sổ chi tiết và tiến hành kiểm tra đối chiếu với thẻ kho. Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp, cần phải tổng hợp số liệu kế toán chi tiết từ các sổ (thẻ) chi tiết vật liệu vào bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn kho vật liệu, côn