Đề tài Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán tổng hợp

Lời nói đầu Bộ máy chính quyền Nhà nước được tổ chức thành một hệ thống thống nhất theo nguyên tắc tập trung dân chủ bao gồm chính phủ và chính quyền các cấp địa phương, mỗi cấp chính quyền có quỹ NSNN riêng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình. NSNN là toàn bộ các khoản thu chi của NN trong dự toán đã được cơ quan NN có thẩm quyền quyết định và thực hiện trong một năm để đảm bảo thực hiện các chức năng và nhiệm vụ của NN. Cơ quan Tài chính và kho bạc nhà nước( KBNN) có trách nhiệm quản lý NSNN, các quỹ khác và tài sản của NN ở các cấp NS. Để quản lý NSNN có hiệu quả, cần phải được cung cấp thông tin kinh tế kịp thời và đầy đủ. Các đơn vị dự toán và các cấp chính quyền phải tổ chức bộ máy kế toán ngân sách phù hợp để thực hiện chức năng cung cấp thông tin và chức năng kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế. Kế toán có vai trò là công cụ quản lý kinh tế quan trọng nhất trong hệ thống công cụ phục vụ quản lý kinh tế, cung cấp thông tin kinh tế có tính đầy đủ hợp lý, khách quan và rất tin cậy giúp cho các cấp lãnh đạo NN hoạch định chiến lược và đề ra các kế hoạch, chính sách, biện pháp quản lý kinh tế vĩ mô và có hiệu lực phù hợp với từng giai đoạn phát triển của nền kinh tế và làm căn cứ để kiểm tra, kiểm soát tình hình thực hịên các kế hoạch, các chính sách và biện pháp kinh tế của NN đề ra. Kế toán NSNN là nghệ thuật phản ánh, ghi chép và kiểm soát các hoạt động kinh tế có liên quan đến quá trình hình thành, phân phối và sử dụng NSNN. Được sự đồng ý của Ban giám hiệu trường TH Kinh tế Hà Nội và sự giúp đỡ của trường THCS Vĩnh Hưng. Em đã thực tập tại đơn vị hơn 1 tháng, với khoảng thời gian này em đã giúp em hiểu thêm về tầm quan trọng, ý nghĩa công việc kế toán HCSN. Trong quá trình học tập em đã được các thầy cô giáo trang bị những kiến thức nhất định và khi thực tập em đã được sự chỉ dẫn nhiệt tình của các cô chú trong đơn vị. Đó là những hành trang giúp em bước vào ngành, em có dịp làm quen với công tác kế toán ở " môi trường mới ". Hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác kế toán em đã chọn đi sâu vào đề tài: Kế toán HCSN là kế toán tổng hợp. Mục lục Báo cáo gồm 3 phần chính: Phần 1: Các vấn đề chunng về kế toán HCSN Phần 2:Thực tế kế toán HCSN ở trường THCS Vĩnh Hưng Phần 3: Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở đơn vị. Trong quá tình nghiên cứu tìm hiểu đề tài do chưa có kinh nghiệm nên không tránh khỏi những thiếu xót. Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các cô chú trong phòng TC-KT và cô Đặng Minh Tuệ người đã hướng dẫn em làm báo cáo này để báo cáo của em đạt kết quả tốt. Em xin chân thành cảm ơn. Chương I: các vấn đề chung về kế toán hcsn I. Khái niệm, nhiệm vụ và yêu cầu chung của kế toán HCSN 1.1 Khái niệm. Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. 1.2. Nhiệm vụ kế toán đơn vị HCSN. Kế toán hành chính sự nghiệp là kế toán chấp hành ngân sách nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp và các cơ quan hành chính các cấp, (gọi chung là các đơn vị hành chính sự nghiệp). Kế toán hành chính sự nghiệp là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công; tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước ở đơn vị. Kế toán hành chính sự nghiệp với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong quá trình chấp hành ngân sách nhà nước tại đơn vị hành chính sự nghiệp, được nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén có hiệu lực trong việc quản lý ngân sách nhà nước tại đơn vị, góp phần đắc lực vào việc sử dụng các nguồn vốn (trong đó cơ bản là vốn ngân sách) một cách tiết kiệm, hiệu quả. Để thực sự là công cụ sắc bén, có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau: - Thu thập, phản ánh xử lý và tổng hợp thông tin về nguồn kinh phí được cấp, được tài trợ, được hình thành và tình hình sử dụng các khoản kinh phí; sử dụng thu phát sinh ở đơn vị. - Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế của nhà nước, các tiêu chuẩn định mức kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư, tài sản ở đơn vị, kiểm tra việc chấp hành tình hình thu nộp NSNN, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách nhà nước. - Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi, quyết toán của các đơn vị cấp dưới. - Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp trên và cơ quan tài chính theo qui định. Cung cấp thông tin tài liệu cần thiết để phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu.Phân tích đánh giá hiệu quả sử dụng nguồn kinh phí, vốn quỹ ở đơn vị. 1.3. Yêu cầu công tác kế toán trong các đơn vị HCSN. - Phản ánh đầy đủ kịp thời chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế tài chính phát sinh ở đơn vị. - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. - Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm baỏi cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. II. Nội dung của tổ chức công tác kế toán trong đơn vị hành chính sự nghiệp. Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải đáp ứng được những yêu cầu sau: - Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quĩ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị. - Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và phương pháp tính toán. - Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị. - Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả. 2.1. Tổ chức công tác ghi chép ban đầu. Mọi nghiệp kinh tế phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của mọi đơn vị HCSN đều phải lập chứng từ kế toán đầy đủ, kế toán phải căn cứ vào chế độ chứng từ do nhà nước ban hành trong chế độ kế toán HCSN để ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ cụ thể và xác định trình tự luân chuyển chứng từ cho từng loại chứng từ một cách khoa học, hợp lý phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, tổng hợp số liệu thông tin kinh tế tài chính để đáp ứng yêu cầu quản lý của đơn vị.Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ do kế toán trưởng của đơn vị qui định. 2.2 Vận dụng hệ thống tài chính kế toán : Tài khoản kế toán được sử dụng trong đơn vị HCSN để phản ánh và kiểm soát thường xuyên, liên tục tình hình vận động của kinh phí ở đơn vị HCSN. Trong hệ thống tài khoản kế toán thống nhất có qui định những tài khoản kế toán dùng cho mọi đơn vị thuộc mọi loại hình HCSN. Các đơn vị HCSN căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị cũn như yêu cầu quản lý các hoạt động đó, các đơn vị qui định những tài khoản kế toán cấp 1, cấp 2, cấp 3 và có thể qui định thêm một số tài khoản cấp 2, cấp 3 có tính chất riêng của đơn vị mình để sử dụngđảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt đông kinh tế tài chính trong đơn vị, đáp ứng thông tin và kiểm tra phục vụ công tác quản lý của nhà nước. 2.3. Lựa chọn hình thức kế toán: Tuỳ thuộc vào qui mô đặc điểm hoạt động yêu cầu và trình độ quản lý điều kiện trang thiết bị, mỗi đơn vị kế toánđược phép lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với đơn vị mình nhằm đảm bảo cho kế toán có thể thực hiện tốt nhiệm vụ thu nhận, xử lý và cung cấp đầy đủ kịp thời chính xác tàI liệu, thông tin kinh tế phục vụ cho công tác qủn lý hoạt đọng kinh tế tài chính trong đơn vị.các hình thức kế toán dược áp dụng gồm: - Hình thức kế toán nhật ký chung; - Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán nhật ký - sổ cái. A.Hình thức nhật ký - sổ cái. ã Đặc điểm của hình thức nhật ký - sổ cái _Kết hợp trình tự ghi sổ theo thứ tự thời gian với trình tự ghi sổ phân loại theo hệ thống toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào một sổ kế toán tổng hợp duy nhất là nhật ký - sổ cái. -Tách rời việc ghi sổ kế toán tổng hợp với việc ghi sổ kế toán chi tiết . ã Sổ kế toán sử dụng: - Sổ kế toán tổng hợp: Sổ này để ghi các nghiêp vụ kinh tế tàI chính vừa theo thứ tự thời gian vừa theo hệ thống. Sổ được mở cho tưng niên độ kế toán và được khoá sổ hàng tháng. _ Sổ kế toán chi tiết: Được mở cho các tài khoản cấp 1 cần theo dõi chi tiết. Số lượng sổ kế toán chi tiết tuỳ thuộc vào yêu cầu thông tin chi tiết phục vụ cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ đơn vị HCSN, như sổ tài sản cố định, Sổ chi tiết vật liệu , thẻ kho... ã Trình tự và phương pháp ghi sổ Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc kế toán tiến hành định khoản rồi ghi vào nhật ký sổ cái. Mỗi chứng từ ghi vào nhật ký sổ cái một dòng. Cuối kỳ tiến hành khoá sổ các tài khoản, tính ra và đối chiếu số liệu đảm bảo các quan hệ cân đối sau: ²Tổng cộng số tiền Tổng số PS Nợ Tổng số PS Có ở phần NK (cột SPS) = của các TK (Sổ Cái) = của các Tk (sổ cái) ²Tổng số dư Nợ cuối kỳ của Tổng số dư Có cuối kỳ của tất Tất cả các tài khoản = cả các tài khoản ² KháI quát trình tự ghi sổ theo hình thức Nhật ký – Sổ Cái: Sơ đồ trình tự kế toán của hình thức nhật ký – sổ cái. Sổ quỹ Bảng cân đối phát sinh Báo cáo kinh tế Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - sổ cái Sổ, thẻ kế toán chi tiết Chứng từ gốc Ghi hàng ngày. Ghi cuối tháng. Quan hệ đối chiếu. ã Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng của hình thức Nhật ký – sổ cái: _ Ưu điểm: của hình thức kế toán này là mẫu sổ đơn giản, cách ghi chép vào sổ đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, dễ đối chiếu, kiểm tra. _ Nhược điểm :của hình thức kế toán này là khó phân công lao động kế toán tổng hợp đối với đơn vị có qui mô vừa và vừa lớn, sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều hoạt động kinh tế, do vậy sổ tổng hợp sẽ cồng kềnh không thuận tiện cho việc ghi sổ. B. Hình thức chứng từ ghi sổ. ã Đặc điểm của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Các hoạt động kinh tế tài chính được phản ánh ra chứng từ gốc đều được phân loại,tổng hợp, lập chứng từ ghi sổ sau đó sử dụng chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ kế toán tổng hợp liên quan. Tách rời trình tự ghi sổ theo theo thứ tự thời gian với trình tự ghi trên sổ kế toán tổng hợp : Sổ cái các tài khoản và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ ã Sổ kế toán sử dụng : - Sổ kế toán tổng hợp : bao gồm Sổ cái và Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Sổ cái: Là sổ dùng để hạch toán tổng hợp . Mỗi tài khoản được phản ánh trên một trang sổ cái. Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ: Là sổ ghi theo thời gianphản ánh toàn bộchứng từ đã lập trong tháng. Sổ này dùng để quản lý chứng từ ghi sổ và kiểm tra đoói chiếu số liiêụ với sổ cái. Mọi chứng từ ghi ổ sau khi đã lập xongđều phải đăng ký vào sổ nàyđể lấy số hiệu ngày tháng . - Sổ kế toán chi tiết : dùng để theo dõi các đối tượng kế toán được phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp nhằm phục vụ nhu cầu thông tin chi tiết cho công tác quản lý tài sản, và các hoạt động kinh tế trong đơn vị. Ngoài ra, kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ còn sử dụng Chứng từ ghi sổ và Bảng cân đối tài khoản. Bảng cân đối tài khoản: là báo cáo tài chính tổng hợp, phản ánh tổng quát tình hình kinh phí và sử dụng kinh phí, tình hình tài sản và nguồn hình thành tài sản,kết quả hoạt động của đơn vị. Chứng từ ghi sổ: là sổ định khoản theo tờ.Chứng từ ghi sổ sau khi đã vào Sổ đăng ký chứng từ thì mới được làm căn cứ ghi vào sổ cái. Quan hệ cân đối: Tổng só tiền trên = Tổng số phát sinh Nợ (hoặc Có) sổ đăng ký chứng từ ghi sổ của tất cả các TK trong sổ cái (hay BCĐ tài khoản). Sơ đồ trình tự ghi sổ kt của hình thức ct ghi sổ. Báo cáo tài chính Sổ quỹ Bảng cân đối tài khoản Bảng tổng hợp chi tiết Sổ cái Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ gốc (bảng tổng hợp chứng từ gốc) Chứng từ ghi sổ Sổ, thẻ hạch toán chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ phù hợp với mọi loại hình đơn vị với quy mô khác nhau. Ưu điểm: mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận lợi cho công tác phân công lao động kế toán. Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp, khối lượng công việc ghi chép nhiều, công việc đối chiếu, kiểm tra thường dồn vào cuối kỳ ảnh hưởng đến thời hạn lập và gửi báo cáo kế toán. C. Hình thức Nhật ký chung. ² Đặc điểm: Tách rời việc ghi chép kế toán tổng hợp với việc ghi chép kế toán chi tiết để ghi vào hai loại sổ kế toán riêng biệt. ² Sổ kế toán sử dụng: Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; Sổ cái; Sổ, thẻ kế toán chi tiết. ² Trình tự ghi sổ: thể hiện qua sơ đồ sau: Bảng cân đối tài khoản Sổ quỹ Sổ, thẻ kế toán chi tiết Báo cáo tài chính Sổ cái Sổ Nhật ký chung Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chi tiết Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng Quan hệ đối chiếu Hình thức kế toán Nhật ký chung thường được áp dụng cho các đơn vị có qui mô vừa, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh không nhiều. Ưu điểm: hình thức kế toán rõ ràng, dễ hiểu, mẫu số đơn giản, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán, cơ giới hoá công tác kế toán. Nhược điểm: việc ghi chép bị trùng lặp. III.Hình thức kế toán trên máy vi tính: a) đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính: là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên MVT .Có nhiều chương trình phần mềm KT khác nhau về tính năng kĩ thuật và tiêu chuẩn ,điều kiện áp dụng .Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức KT quy định trên đây .Phần mềm Kt tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ KT nhưng phảI đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toánvá báo cáo tài chính theo quy định . Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại đơn vị phảI đảm bảo các yêu cầu sau: -Có đầy đủcác sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết cần thiết để đáp ứng yêu cầu kế toán theo quy định. -Thực hiện đúng các quy định về mở sổ ,ghi sổ ,khoá sổ và sửa chữa sổ kế toán theo quy định của Luật kế toán ,.các văn bản hướng dẫn thi hành Luật KT của chế độ kế toán này. -Đơn vị phảI căn cứ vào các tiêu chuẩn ,điều kiện của phần mềm kế toán do bộ tài chính quy định Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày 24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và điều kiện của đơn vị . b) Các loại của hình thức kế toán trên MVT :phần mềm kế toán dược thiết kế theo loại sổ của hình thức kế toán đó .Đơn vị có thể thiết kế mẫu sổ không hoàn toàn giống sổ kế toán ghi bằng tay ,tuy nhiên phảI đẩm bảo các nội dung theo quy định . c) Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT : Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra ,xác định tài khoản ghi Nợ ,tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy tính theo các bảng ,biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán . Theo quy trình của phần mềm kế toán ,các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ cáI hoặc Nhật ký –Sổ cái) và các sổ ,thẻ kế toán chi tiết có liên quan . Cuối tháng ,kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính .Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự đoọng và luôn đảm bảo chính xác ,trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ.Người làm kế toán có thể kiểm tra ,đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán vói báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy. Cuối kỳ kế toán ,sổ kế toán được in ra giấy ,đong sthành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay . Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên MVT được thể hiện như sau: Sổ kế toán Phần mềm kế toán -sổ tổng hợp -sổ chi tiết. Chứng từ kế toán Báo cáo tài chính Máy vi tính Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Nhập số liệu hàng ngày In sổ ,báo cáo cuối tháng đối chiếu ,kiểm tra 3. Lập và gửi báo cáo tài chính. Việc lập báo cáo tài chính khâu cuối cùng của quá trình trong công tác kế toán. Số liệu trong báo cáo tài chính mang tính tổng quát, tình hình tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của nhà nước…và tình hình sử dụng từng loại kinh phí theo những chỉ tiêu kinh tế tài chính phục vụ cho việc kiểm tra kiểm soát các khoản chi, quản lý tài sản của nhà nước, tổng hợp phân tích đánh giá các hoạt động của mỗi đơn vị. Việc lập báo cáo tài chính đối với đơn vị HCSN có tác dụng và ý nghĩa rất lớn trong vịêc quản lý sử dụng nguồn kinh và quản lý NSNN.Vì vậy đòi hỏi các đơn vị HCSN phải lập và nộp đầy đủ kịp thời các báo cáo tàI chính theo đúng mẫu biểu qui định Kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị phải chị trách nhiệm về số liệu báo cáo, vì vậy cần kiể tra chặt chẽ số liệu trước khi gửi đi. 3.1. Tổ chức kiểm tra kế toán. Kiểm tra kế toán là biện pháp đảm bảo cho các nguyên tắc, qui định về kế tóan được chấp hành nghiêm chỉnh, số liệu kế toán chính xác, trung thực, khách quan. Các đơn vị HCSN không những chịu kiểm tra kế toán của đơn vị kế toán cấp trên và cơ quan tàI chính mà bản thân đơn vị phải tự tổ chức kiểm tra công tác kế toán của đơn vị mình.Công việc kiểm tra kế toán phải được tiến hành thường xuyên liên tục. Nội dung kiểm tra kế toán là kiểm tra việc ghi chép trên chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo tài chính , kiểm tra việc nhận và sử dụng nguồn kinh phí, kiểm tra việc thực hiện các khoản thu, kiểm tra việc chấp hành các chế độthể lệ tài chính. Thủ trưởng đơn vị và kế toán trưởng phảI chấp hành lệnh kiểm tra kế toán và có trách nhiệm cung cấp số liệu cần thiết cho công tác kiểm tra kế toán được thuận lợi. 3.2. Tổ chức công tác kiểm kê tài sản. Kiểm kê tài sản là một phương pháp xác định tại chỗ số thực có về tài sản vật tư, tiền quỹ, công nợ của đơn vị tại một thời điểm nhất định. Cuối niên độ kế toán trước khi khoá sổ kế toán, các đơn vị phải thực hiện kiểm kê tài sản, vật tư, hàng hoá, tiền quỹ, đối chiếu và xác nhận công nợ hiện có để đảm bảo cho số liệu trên sổ kế toán khớp đúng với thực tế. Ngoài ra, các đơn vị cần phải tiến hành kiểm kê bất thường khi cần thiết (trong trường hợp bàn giao, sáp nhập, giải thể đơn vị...). 3.3. Tổ chức bộ máy kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm nhiều công việc khác nhau như: lựa chọn loại hình tổ chức bộ máy kế toán (loại hình tập trung, phân tán hay nửa tập trung nửa phân tán), xác định các phần hành kế toán và phân công lao động kế toán. ở các đơn vị HCSN, bộ máy hoạt động được tổ chức theo ngành phù hợp với từng cấp chính quyền, từng cấp ngân sách. Trong từng ngành, các đơn vị hành chính sự nghiệp được chia thành 3 cấp bao gồm các đơn vị dự toán cấp I, cấp II và cấp III. Đối với các đơn vị dự toán chỉ có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ kế toán của cấp I và cấp III. Bộ máy kế toán của các đơn vị dự toán này được thể hiện qua sơ đồ sau: Trưởng phòng kế toán đơn vị Kế toán vốn bằng tiền Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán nguồn kinh phí Kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính Bộ phận kế toán các khoản chi Bộ phận kế toán thanh toán Các nhân viên kế toán ở các bộ phận trực thuộc ở những ngành, cơ quan có đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc (chỉ có 2 cấp: cấp I và cấp III hoặc có đầy đủ 3 cấp), bộ máy kế toán của ngành được tổ chức gồm một phòng kế toán của đơn vị dự toán cấp I và các phòng kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc (cấp II và cấp III). Bộ máy kế toán trong các ngành này được thể hiện qua sơ đồ sau: Trưởng phòng kế toán đơn vị dự toán cấp trên Bộ phận kế toán tổng hợp lập Báo cáo tài chính Kế toán nguồn kinh phí, kế toán các khoản chi Kế toán thanh toán Kế toán vật tư, tài sản cố định Kế toán vốn bằng tiền Phụ trách kế toán của các đơn vị dự toán cấp dưới Phân chia các công việc theo từng phần hành kế toán 3.4 Nội dung các phần hành kế toán. 3.4.1. Kế toán vốn bằng tiền vKế toán tiền mặt: Để hoạch toán tiền mặt kế toán sử dụng tài khoản 111-Tiền Mặt a) Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu chi và tồn quỹ tiền mặt của đơn vị bao gồm tiền Vịêt Nam (kể cả ngân phiếu) ngoại tệ và các chứng chỉ có giá. b) Nguyên tắc hạch toán tài khoản này: - Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 giá trị tiền mặt, ngân phiếu ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý (đối với các loại vàng bạc, kim khí quý, đá quý, đóng vai trò là thanh toán) thực tế xuất , nhập quỹ. - Kế toán tiền mặt phải phản ánh kịp thời đầy đủ, chính xác số hiện có tình hình biến động của các loại tiền phát sinh trong quá trình hoạt động của đơn vị luôn đảm bảo khớp đúng giữa giá trị ghi trên sổ kế toán và quỹ tiền mặt. Mọi chênh lệch phát sinh phải xác định đúng nguyên nhân báo cáo lãnh đạo. kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. -Kế toán tiền mặt phải chấp hành nghiêm chỉnh và các quy định trong chế độ quản lý lưu thông tiền tệ hiện hành và các quy định về thủ tục chi, thu, nhập quỹ, xuất quỹ kiểm soát trước , giữ quỹ và kiểm kê của Nhà Nước. c) Kết cấu và nội dung: Nợ TK 111 Có Các khoản tiền mặt do: - Nhập quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có giá. - Số thừa quỹ phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (trường hợp tỷ giá tăng) Các khoản tiền mặt giảm, do: - Xuất quỹ tiền mặt, ngoại tệ, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có giá. - Số thiếu phát hiện khi kiểm kê. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại (trường hợp tỷ giá giảm). SD: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý và các chứng chỉ có giá còn tồn quỹ. Tài khoản 111 Tiền Mặt có 4 tài khoản cấp 2: +Tài khoản 1111- tiền Việt Nam- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam(bao gồm cả ngân phiếu) + Tài khoản 1112- Ngoại tệ- phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ ngoại tệ (theo đồng Việt Nam) + Tài khoản 1113- Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý – phản ánh tình hình nhập quỹ, xuất quỹ. + Tài khoản 1114- Chứng chỉ có giá- phản ánh tình hình nhập kho, xuất kho, tồn quỹ loại chứng chỉ có giá trị như: sổ tiết kiệm, kỳ phiếu , tín phiếu. d) Sơ đồ hạch toán tổng hợp tiền mặt : Nộp tiền mặt vào ngân hàng kho bạc Rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc về quỹ tiền mặt TK 112 TK 111- Tiền mặt TK112 Chi tiềnmặt mua vật liệu dụng cụ, hàng hoá Nhận các khoản kinh phí bằng tiền mặt Chi tiền mặt mua vật liệu dụng cụ, hàng hoá TK 461,441,462 TK 152,155 Thu hồi các khoản thu bằng tiền mặt TK 331 TK 211,213 Thu hồi các khoản công nợ hay thu hộ cấp dưới Chi tạm ứng TK 342 TK312 Thu sự nghiệp, phí, lệ phí và các khoản khác bằng tiền mặt Chi tiền mặt cho các khoản chi phí TK 511 TK 622,631,TK241,661 Số thừa quỹ khi kiểm kê Trả nợ, nộp thuế, phí, lệ phí khoản phải nộp theo lương TK331 TK331,332,333 Chênh lệch tăng do đánh giá lại ngoại tệ Chênh lệch giảm do đánh giá lại ngoại tệ TK 413 TK413 Chi tiền mua vật tư hàng hoá TSCĐ (chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) Thu tiền bán hàng hoá, dịch vụ (chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) TK511 TK 152,155,211 Thuế GTGT phải nộp TK 3331 TK3313 Thuế GTGT đầu vào vKế toán tiền gửi Ngân hàng, Kho bạc: Để hạch toán tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc kế toán sử dụng tài khoản 112 “Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc". a. Công dụng : Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có , tình hình biến động tất cả các loại tiền của đơn vị gửi tại Ngân Hàng, Kho Bạc ( bao gồm tiền Vịêt Nam, ngoại tệ, vàng ,bạc, kim khí quý , đá quý ) b) Nguyên tắc hạch toán : - Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 – Tiền gửi Ngân Hàng, Kho Bạc là các giấy báo có, báo nợ hay bảng sao kê của Ngân Hàng , Kho Bạc kèm theo các chứng từ gốc. - Kế toán phải tổ chức thực hiện việc theo dõi riêng từng loại tiền gửi (tiền gửi về kinh phí hoạt động, tiền gửi về vốn đầu tư XDCB và các loại tiền khác theo từng loại Ngân Hàng, kho bạc).Định kỳ phải kiểm tra đối chiếu nhằm đảm bảo số liệu gửi vào, lấy ra và tồn cuối kỳ khớp đúng với số liệu của Ngân Hàng, Kho Bạc quản lý.Nếu có chênh lệch phải báo ngay cho Ngân Hàng ,Kho Bạc để xác nhận và điều chỉnh kịp thời. - Kế toán tiền gửi phải chấp hành nghiêm chỉnh chế độ quản lý lưu thông tiền tệ và những quy định có liên quan đến luật Ngân sách hiện hành của Nhà Nước. c. Kết cấu và nội dung Có TK 112 Nợ - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi lại ngân hàng, kho bạc. - Giá trị ngoại tệ tăng khi đánh giá lại ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng) - Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút tiền gửi ngân hàng, kho bạc. - Giá trị ngoại tệ giảm khi đánh giá lại ngoại tệ (trong trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm) SD: Các loại tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc còn gửi tại ngân hàng kho bac. TK 112 - Tiền gửi ngân hàng, kho bạc có 3 tài khoản cấp 2: + Tài khoản 1121- "Tiền Việt Nam": Phản ánh số tiền hiện có và tình hình biến động các khoản tiền Việt Nam ở đơn vị gửi tại ngân hàng, kho bạc. + Tài khoản