Đề tài Hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội

Lời Nói đầu Thực hiện công cuộc đổi mới của Đảng và nhà nước, đất nước ta đã có nhiều biện pháp chuyển đổi nền kinh tế bao cấp sang cơ chế thị trường có sự quản lý của nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa. Cơ chế thị trường mở ra như một luồng gió mới làm thức tỉnh các doanh nghiệp sau bao nhiêu năm ngủ say. Đồng thời khuyến khích các thành phần kinh tế phát triển thu hút vốn đầu tư trong và ngoài nước. Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, kỹ thuật công nghệ thông tin vì mục tiêu”Công nghiệp hoá, Hiện đại hoá” nước ta đã cùng hoà mình vào xu hướng của xã hội, của khu vực cũng như của thế giới trên nguyên tắc bình đẳng các bên cùng có lợi và ngày càng phát triển tạo ra mối quan hệ hợp tác giữa các nước trên nhiều phương tiện mở ra xu thế phát triển chung của xã hội đó là khu vực hoá, quốc tế hoá toàn cầu. Sự đổi mới trong nền kinh tế của nước ta là một bước tiến dài đã góp phần cải thiện và tạo điều kiện cho nền kinh tế trong nước nói riêng và kinh tế đối ngoại nói chung phát triển ngày càng mạnh mẽ. Trong điều kiện nền kinh tế thị trường để tồn tại và phát triển thì đòi hỏi các doanh nghiệp phải thực hiện hạch toán kinh doanh, tự lấy thu bù chi, sao cho thu nhập cao nhất, chi phí bỏ ra ít nhất, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh của mình vẫn có lãi. Để đạt được mục đích đó các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cả các khâu của quá trình sản xuất và thực hiện đồng thời nhiều biện pháp quản lý kinh tế có hiệu quả. Kinh tế là một công cụ quản lý hữu hiệu nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý kinh tế đó. Công ty Cổ phần Pin Hà Nội sản xuất sản phẩm là các loại Pin chủ yếu theo công nghệ Hồ Điện. Vì vậy để sản xuất ra sản phẩm là các loại Pin thứ không thể thiếu để cấu thành nên 1 sản phẩm hoàn chỉnh đó chính là nguyên vật liệu.Nguyên vật liệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình sản xuất của các doanh nghiệp nói chung và của Công ty Cổ phần Pin Hà Nội nói riêng. Hiện tại công ty đang có những biện pháp rất hiệu quả để có thể tiết kiệm được nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất sản phẩm 1 cách tốt nhất. Nội dung của chuyên đề thực tập được chia làm 3 phần như sau: Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội Chương 2: Thực trạng Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Chương 3: Hoàn thiện Kế toán Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Chương 1: Đặc điểm và tổ chức quản lý Nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội 1.1 Đặc điểm Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội Danh mục các loại Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội * Khái niệm: Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động được thể hiện dưới dạng vật hóa, nguyên vật liệu chỉ tham gia vào chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và khi tham gia vào quá trình sản xuất, dưới tác động của lao động, chúng bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo ra hình thái vật chất của sản phẩm. Đối với các doanh nghiệp nói chung và Công ty cổ phần Pin Hà Nội nói riêng, để tiến hành sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, mà sản phẩm để cấu thành nên 1 quả Pin hoàn chỉnh ở Công ty đó chính là nguyên vật liệu. Đây là tài sản dự trưc thuộc loại tài sản lưu động khi tham gia vào quá trình sản xuất là cơ sở vật chất để hình thành nên 1 sản phẩm mới. Và quá trình sản xuất vật liệu được đưa vào tiêu dùng là sự chuyển dịch toàn bộ vào giá trị sản phẩm. * Các loại nguyên vật liệu công ty sử dụng bao gồm: Kẽm thỏi, Mũ sắt, ZnCl dung dịch, Muối Amôn, Bột MnO2 Cao Bằng, MnO2 điện giải, Bột Graphit, Graphit vẩy cá, Muội Axêtylen, Cực âm, cực dương, Cọc than, Giấy tẩm hồ, Nhựa đường, Ống, Nắp nhựa, Đáy Pin, Keo làm kín miệng Pin, Hòm giấy, Hộp tá, Nhãn tóp Pin, Tóp đôi R20, Tóp vỉ, Hộp tướng, Băng dính, Đồng ống các loại, giấy kráp, Nhãn nhôm, Kẽm thỏi, Muối kẽm tinh thể, Sáp, ô xuýt kẽm. * Đặc điểm: Chi phí về các loại vật liệu thường chiếm một tỉ trọng lớn trong toàn bộ chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất. Do đó vật liệu không chỉ quyết định đến mặt số lượng của sản phẩm, mà nó còn ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm tạo ra. NVL có đảm bảo đúng quy cách, chủng loại, sự đa dạng thì sản phẩm sản xuất mới đạt được yêu cầu và phục vụ cho nhu cầu tiêu dùng ngày càng cao của Xã hội. Để tiến hành sản xuất kinh doanh các doanh nghiệp cần phải có đầy đủ các yếu tố cơ bản, đó là: lao động, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Nguyên vật liệu là đối tượng lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất Chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất bị tiệu hao toàn bộ và khi tham gia vào quá trình sản xuất nguyên vật liệu thay đổi hoàn toàn hình thái vật chất ban đầu và giá trị được chuyển toàn bộ một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Trong công ty cổ phần pin Hà Nội, chi phí NVL chiếm tỉ trọng lớn trong tổng số chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm. Vì vậy, công ty đã tập trung quản lý chặt chẽ vật liệu ở khâu thu mua, bảo quản dự trữ và sử dụng nhằm hạ thấp chi phí vật liệu trong quá trình sản xuất, có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp chi phí sản xuất sản phẩm. Pin là sản phẩm điện hóa được tạo ra bởi phản ứng hóa học giữa MnO2 và Zn tạo ra dòng điện 1,5V (chênh lệch hiệu điện thế giữa nguyên tử Mn và Zn là 1,5V) Với đặc tính là sản phẩm điện hóa như nêu trên, sản phẩm Pin cần rất nhiều nguyên vật liệu khác nhau để cấu thành nên 1 sản phẩm hoàn thiện đó là: - Cực dương: nguyên vật liệu chính bao gồm hàm lượng MnO2, Muội Axêtylen, Bột Graphit, Muối kẽm ZnCl2, Muối Amôn NH4Cl… - Cực âm: nguyên vật liệu chính là Kẽm ( Zn). ống kễm có 2 chức năng đó là: Cực âm và bình chứa cực dương. - Chất điện ly: nguyên vật liệu chính là giấy tẩm hồ,… - Ngoài ra còn có những phụ kiện khác để tạo ra sản phẩm hoàn thiện đó là: Cọc than, mũ sắt, mũ giả, nắp nhựa,… - Vật liệu phụ để tạo nên sản phẩm đó là: các loại phụ kiện giấy trong cấu tạo sản phẩm, các loại nhãn mác, hộp giấy, hòm giấy,… 1.1.2 Phân loại và phân nhóm nguyên vật liệu của công ty. Để sản xuất ra sản phẩm là Pin thì công ty phải sử dụng một khối ượng lớn nguyên vật liệu gồm rất nhiều danh điểm, chủng loại với quy cách, phẩm chất, công dụng, mục đích sử dụng khác nhau. Do đó, muốn quản lý chặt chẽ và hạch toán chính xác về nguyên vật liệu thì công ty phải tiến hành phân loại nguyên vật liệu. Trong điều kiện công ty là đơn vị sản xuất Pin nên việc phân loại nguyên vật liệu để quản lý và hạch toán có hiệu quả là điều tất yếu. Tuy nhiên, do đặc điểm kin doanh của công ty là Nguyên vật liệu vừa được nhập khẩu, vừa được mua trong nước, nên nguyên vật liệu không phân theo nguồn nhập mà được phân chủ yếu theo vai trò, tác dụng của chúng trong sản xuất. Nguyên vật liệu trong công ty cổ phần Pin Hà Nội được phân làm 3 loại chính: Nguyên vật liệu chính, Nguyên vật liệu phụ, Nhiên liệu. Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất nó cấu thành thực thể vật chất của sản phẩm, Bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài với mục đích tiếp tục quá trình sản xuất. Những vật liệu chính của công ty bao gồm: kẽm thỏi, Mũ sắt, ZnCl dung dịch, Muối Amôn, Bột MnO2 Cao Bằng, MnO2 Điện giải, Bột Graphit, Graphit vẩy cá, Muối Axêtylen, Cực âm, Cực dương, Cọc than, Giấy tẩm hồ, Nhựa đường, Ống, Nắp nhựa, Đáy pin, Keo làm kín miệng… Nguyên vật liệu phụ: Là những vật liệu tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nhưng không phải là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành lên sản phẩm. Nguyên vật liệu phụ được sử dụng ở công ty là: Hòm giấy, Hộp tá, Nhãn tóp Pin, Tóp đôi R20, Tóp vỉ, Hộp tướng, Băng dính, Đồng ống các loại, Giấy Kráp, Nhãn nhôm… Nhiên liệu: là những nguyên liệu có tác dụng cung cấp nhiệt lượng trong quá trình sản xuất của công ty bao gồm: Củi, Dầu Do, Than cám, Than củi, Gas lỏng, Xăng A93, Dầu diesel.. Ngoài 3 loại vật liệu trên, Công ty còn sử dụng: Phụ tùng thay thế bao gồm: Bàn trượt đồng, Cối dập ống kẽm (R20, R14, R03...), Chày dập ống kẽm (R20, R14, R03…), Lốp ô tô là những chi tiết phụ tùng để phục vụ cho việc thay thế, sửa chữa các máy móc thiết bị, phương tiện vận tải… Vật liệu thiết bị XDCB: Bao gồm các vật liệu và thiết bị mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích cho XDCB như: Bột chịu lửa, Cát vàng (đen), Gạch đỏ… Phế liệu là các loại vật liệu thu được trong quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản như: Kẽm phế, Sắt phế, Giấy vụn, Pin phế.. Mã hóa nguyên vật liệu của công ty: Mã hoá nguyên vật liệu là vấn đề cần thiết đối với các công ty sản xuất có nhiều loại Nguyên vật liệu để tiện cho công tác quản lý. Do đơn vị sử dụng phần mềm Sao Việt và sử dụng khối lượng lớn nguyên vật liệu để sản xuất pin nên vật tư được mã hoá như sau: - Đối với nguyên vật liệu chính: Ký hiệu VLC kèm theo 3 chữ số đứng sau. Ví dụ: VLC 001: Kẽm thỏi VLC 105: Đáy pin R14 - Đối với nguyên vật liệuphụ : Ký hiệu VLP kèm theo 3 chữ số đứng sau. Ví dụ: VLP 032: Tóp vỉ R03 VLP 497: Đồng ống phi 100- 200. - Đối với nhiên liệu: Ký hiệu NL kèm theo 3 chữ số đứng sau. Ví dụ: NL 001: Củi NL 010: Gas lỏng - Đối với phụ tùng thay thế: Ký hiệu bằng các chữ cái như: A, B, C, D, E, H, K, M, N, R, Q, S, T, V, Đ…. kèm theo 3 chữ số đứng sau. - Đối với vật liệu, thiết bị XDCB: Ký hiệu XD kèm theo 3 chữ cái đứng sau. Ví dụ: XD 006: Bột chịu lửa XD 134: Thoát nước Inox. 1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Pin Hà Nội. 1.2.1 Các phương thức hình thành nguyên vật liệu tại công ty Đối với Công ty cổ phần Pin Hà Nội, nguyên vật liệu chính chiếm phần lớn giá trị sản xuất của công ty, Vì vậy công ty thường tìm những đối tác lâu dài là các công ty uy tín có chất lượng vật tư tốt. Công ty thường nhập nguyên vật liệu chính, nguyên vật liệu phụ, từ nước ngoài và thường được mua với số lượng lớn. Cụ thể: Bánh kẽm, Mangan Điện giải, Nắp mũ được nhập ở Trung Quốc Muội Axêtylen được nhập ở Thái Lan Kẽm được nhập ở Hàn Quốc Đối với các loại vật tư được nhập với số lượng không lớn như nhiên liệu, phụ tùng thay thế, thiết bị xây dựng… công ty thường mua ở trong nước. Điều này là phù hợp với đặc điểm sản xuất của công ty, vì sẽ tiết kiêm cho công ty chi phí thu mua và chi phí vận chuyển, cũng như thời gian, mà đối với các doanh nghiệp, thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng, tác động lớn đến số lượng sản xuất và chất lượng sản xuất của công ty. Công ty thường nhập các loại vật tư này ở các tỉnh lân cận Hà Nội và trong khu vực miền Bắc từ Thanh Hóa trở vào. 1.2.2 Hệ thống kho bãi chứa đựng nguyên vật liệu tại công ty. Nguyên vật liệu là một yếu tố không thể thiếu được của quá trình sản xuất – kinh doanh ở doanh nghiệp. Giá trị nguyên vật liệu thường chiếm tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất – kinh doanh. Vì vậy quản lý tốt khâu thu mua, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu là điều kiện cần thiết để đảm bảo chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, giảm giá thành, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Để quá trình sản xuất kinh doanh được liên tục và sử dụng vốn tiết kiệm thì doanh nghiệp phải dự trữ nguyên vật liệu ở mức độ hợp lý. Do vậy, các doanh nghiệp phải xây dựng định mức tồn kho tối đa và tối thiểu cho từng loại nguyên vật liệu, tránh việc dự trữ quá nhiều hoặc quá ít một loại nguyên vật liệu nào đó. Định mức tồn của nguyên vật liệu còn là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua nguyên vật liệu. Để bảo quản tốt nguyên vật liệu dự trữ, giảm thiểu hư hao, mất mát, các doanh nghiệp phải xây dựng hệ thống kho tàng, bến bãi đủ tiêu chuẩn kỹ thuật, bố trí nhân viên thủ kho có đủ phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn để quản lý nguyên vật liệu tồn kho và thực hiện các nghiệp vụ nhập, xuất kho. Nhận thức được điều này Công ty tiến hành tổ chức việc bảo quản dự trữ nguyên vật liêu toàn công ty theo sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2: Hệ thống kho bãi tại công ty cổ phần Pin Hà Nội: Kho Công ty Kho Phân xưởng I Kho phân xưởng Phụ kiện Kho Phân xưởng II Nguyên vật liệu nhập về được nhập vào kho của công ty. Sau đó theo kế hoạch sản xuất của các phân xưởng thì thủ kho của công ty sẽ xuất NVL xuống các kho của phân xưởng. Kho phân xưởng I chứa: cọc than R6, R03. Bột graphit, keo, giấy tẩm hồ, cụm mũ sắt vòng gang R03, mũ sắt vòng gang R6, tóp in nhãn, tóp vỉ… Kho phân xưởng II chứa: Muội Axetylen, Mangan điện giải, cọc than sản xuất Pin R20,R40, Nhựa thong, Băng dính trắng, Băng dính lô gô, Muối A môn, Sáp, Chỉ R40… Kho phân xưởng Phụ kiện chứa: Kẽm, Chì cán, Graphit vẩy cá, Dầu DO, Cađimi… Các kho của công ty được sắp xếp hợp lý, gần các phân xưởng sản xuất. Các kho đều được trang bị các trang thiết bị cần thiết cho việc bảo quản, phòng chống cháy nổ… do đó chất lượng vật tư được bảo quản tốt Việc quản lý các kho nguyên vật liệu Công ty giao cho thủ kho phụ trách, thủ kho có trách nhiệm bảo quản nguyên vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất nguyên vật liệu thông qua các hoá đơn, chứng từ. Đến kỳ gửi các hoá đơn đó lên phòng kế toán cho kế toán vật liệu ghi sổ. 1.2.3 Đánh giá Nguyên vật liệu nhập kho – xuất kho 1.2.3.1 Đánh giá nguyên vật liệu nhập kho. Ở công ty, NVL nhập kho được tính theo nguyên tắc giá thực tế (giá gốc) đúng quy định chuẩn mực kế toán hiện hành, tức là nhập, xuất nguyên vật liệu đều theo giá thực tế để ghi sổ . Khi nguyên vật liệu nhập kho kế toán nguyên vật liệu căn cứ vào hóa đơn sổ chi tiết đã lập tiến hành quản lý trên máy vi tính. NVL ở công ty chủ yếu là mua ngoài, và có một phần nhỏ NVL là do thuê ngoài gia công chế biến, với cách tính cụ thể như sau: - Giá thực tế vật liệu mua ngoài bao gồm: Giá mua thực tế (giá ghi trên hóa đơn) trừ các khoản chiết khấu thương mại và giảm giá hàng mua cộng cả thuế nhập khẩu hoặc thuế khác (nếu có) cộng với chi phí thu mua thực tế. Giá thực tế NVL mua ngoài = Giá mua thực tế ghi trên hóa đơn (không bao gồm thuế GTGT nhưng có cả thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua thực tế - Chiết khấu thương mại, giảm giá (nếu có) Chi phí thu mua thực tế của công ty bao gồm: + Chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản từ nơi mua về đến công ty + Chi phí thuê kho bãi, tiền phạt, tiền bồi dưỡng + Công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập Công ty có mua nguyên vật liệu theo phương thức nhận tại kho, nhưng phần lớn nguyên vật liệu được mua tại nơi cung ứng. Do đó, chi phí vận chuyển bốc dỡ đều được bên cung ứng tính vào giá bán. Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho chính là giá đã được ghi trên hóa đơn. Ví dụ: Ngày 27/04/2010 Công ty mua kẽm thỏi của CN Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Gia Kim tại Hà Nội, theo hoá đ. 100.000 kg, đơn giá chưa có thuế là 56.184đ/ kg. Thành tiền là : 5.618.400.000đ Thuế suất GTGT 10% là : 561.840.000đ Tổng số tiền thanh toán là : 6.180.240.000đ Hàng về nhập kho đủ, chi phí vận chuyển do chi nhánh Công ty TNHH Thương mại và Đầu tư Gia Kim chịu. Do vậy giá thực tế nhập kho của kẽm thỏi được thể hiện trên phiếu nhập kho là: 5.618.400.000đ 1.2.3.2 Đánh giá nguyên vật liệu xuất kho Nguyên vật liệu xuất kho tại công ty chủ yếu là dùng cho sản xuất Pin, xuất bán, xuất cho các bộ phận như bán hàng, quản lý. Việc xác định trị giá vốn thực tế của nguyên vật * Phương pháp FIFO (nhập trước xuất trước): đối với các loại vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng… nguyên nhân của các chủng loại vật liệu này có số nghiệp vụ kinh tế phát sinh tương đối ít, việc nhập mua và xuất cho sản xuất chủ yếu thực hiện theo đơn đặt hàng của các đơn vị, do vậy việc công ty lựa chọn phương pháp xác định giá FIFO để phản ánh kịp thời, chính xác chi phí phát sinh. * Phương pháp bình quân gia quyền: áp dụng đối với các loại nguyên vật liệu chính cấu thành nên sản phẩm, nguyên vật liệu chính có khối lượng nghiệp vụ nhập xuất lớn, các nghiệp vụ nhập xuất phát sinh liên tục do đó công ty lựa chọn phương thức giá bình quân trên cơ sở dựa vào khả năng sẵn có của phần mềm kế toán. Việc xuất kho nguyên vật liệu chính được thực hiện như sau: Căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức, kế toán thực hiện việc cập nhật số lượng nguyên vật liệu chính vào phần mềm và sử dụng giá tạm tính để ghi sổ (Nợ TK 621/ Có TK 152.01). Kết thúc kỳ kế toán (tháng) phần mềm kế toán sẽ thực hiện việc xác định giá bình quân của từng loại nguyên vật liệu chính căn cứ vào khối lượng, giá trị nhập trong kỳ. Kế toán trưởn thực hiện lệnh phân bổ tự động chi phí nguyên vật liệu chính ( Nợ TK 621,632( nếu có)/ Có TK 152.01 phần mềm sẽ tự động tính toán, phân bổ và ghi sổ căn cứ vào số lượng nguyên vật liệu chính xuất kho cho sản xuất (ghi nhận căn cứ vào phiếu xuất kho theo định mức) và hoá đơn bán hàng nếu có (ghi nhận căn cứ vào các hoá đơn bán hàng) Theo phương pháp này thì trị giá vốn thực tế của nguyên vật liệu xuất kho được tính như sau: Trị giá vốn nguyên vật liệu xuất kho = Số lượng xuất x Đơn giá bình quân Đơn giá bình quân NVL trong kỳ = Trị giá NVL tồn đầu kỳ + Trị giá NVL nhập trong kỳ Số lượng NVL tồn đầu kỳ + S lượng NVL nhập trong kỳ Phương pháp này có đặc điểm là đơn giản, dễ làm, không tốn nhiều công sức vì tính toán không nhiều, thích hợp với các nghiệp vụ xuất hàng của công ty. - Giá thực tế nguyên vật liệu xuất kho: Giá thực tế NVL xuất kho trong ngày = Số lượng NVL xuất kho x Đơn giá bình quân trong ngày 1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội Công ty Cổ phần Pin Hà Nội là một doanh nghiệp sản xuất có lượng Nguyên vật liệu tiêu hao cho sản xuất là rất lớn. Hầu hết Nguyên vật liệu ở công ty có tính chất lý hoá khác nhau, thời gian sử dụng khác nhau và phụ thuộc rất lowngs vào điều kiện môi trường, điều kiện bảo quản. Công tác quản lý nguyên vật liệu ở công ty được thực hiện rất chặt chẽ trên tất cả các mặt vừa đảm bảo chất lượng nguyên vật liệu, lại vừa đảm bảo tính tiết kiệm, tính hiệu quả trong sử dụng, hạn chế đến mức thấp nhất việc hư hỏng, thất thoát vật liệu. 1.3.1 Mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội Sơ đồ 1.3: Mô hình tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty PGĐ phụ trách sản xuất Phòng kế toán tài chính Phòng kế hoạch vật tư Sổ theo dõi chi tiết NVL Kho vật tư Ghi chú: Quản lý : Đối chiếu ngày : Đối chiếu hàng tháng : 1.3.2 Chức năng nhiệm vụ của các cá nhân, tổ chức quản lý nguyên vật liệu tại công ty cổ phần Pin Hà Nội Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của công ty trong tháng quý đều được phòng kế hoạch vật tư lên kế hoạch nhập xuất nguyên vật liệu, trình lên Phó Giám đốc phụ trách sản xuất kí duyệt. Việc quản lý nguyên vật liệu được thực hiện song song cả ở phòng kế hoạch- vật tư và phòng kế toán tài chính. Quá trình quản lý được diễn ra ở Công ty như sau: - Phòng kế hoạch- vật tư: quản lý bằng các sổ theo dõi nhập xuất, kèm theo các chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, chứng từ được lưu ở phòng kế hoạch vật tư. - Tại kho vật tư: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép phản ánh hàng ngày tình hình nhập – xuất – tồn của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng. Hàng ngày khi nhận được các chứng từ nhập, xuất về nguyên vật liệu thủ kho tiến hành nhập, xuất kho và ghi số lượng thực nhập, thực xuất. Cuối ngày thủ kho ghi thẻ kho theo từng chứng từ, mỗi chứng từ nhập, xuất ghi một dòng và tính ra số tồn kho cuối ngày của từng thứ vật liệu. Sau đó thủ kho sắp xếp phân loại chứng từ và lập phiếu giao nhận chứng từ chuyển về phòng kế toán. Thẻ kho gồm nội dung sau: + Số với ngày của chứng từ + Diễn giải nơi cung cấp, nơi nhận NVL của công ty + Ngày xuất NVL + Số lượng NVL nhập - xuất - tồn + Tổng cộng số nhập, xuất trong tháng và số lượng tồn cuối tháng. Tuy phương pháp ghi thẻ song song có nhược điểm là ghi chép còn trùng lặp giữa kho và phòng kế toán, nhưng viêc ghi chép lại đơn giản, dễ hiểu, dễ đối chiếu số liệu và phản ánh được những ghi chép sai sót. - Phòng kế toán tài chính: quản lý vật tư bằng phần mềm căn cứ vào các chứng từ nhập xuất theo dõi qua TK 152 và sổ chi tiết vật liệu dưới hình thức mã hoá cho tất cả các loại nguyên vật liệu chính, phụ, nhiên liệu, phụ tùng,... Đối với nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm do khối lượng nghiệp vụ xuất là rất lớn và lặp đi lặp lại thì sử dụng sổ theo dõi hàng xuất được lập song song giữa đơn vị sử dụng và kho vật tư. Hàng ngày cập nhật khối lượng xuất cho sản xuất vào hệ thống sổ nói trên ký giao nhận đến hết tháng tổng hợp khối lượng xuất dùng trong tháng thực tế có đối chiếu giữa kho vật tư và đơn vị sử dụng để lập chứng từ xuất cho sản xuất với khối lượng là tổng khối lượng đã xuất dùng trong tháng. Chương 2 Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Pin Hà Nội 2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty đang áp dụng phương pháp ghi thẻ song song, việc hoạch toán này được diễn ra ở kho công ty như sau: Hàng ngày khi nhận được phiếu nhập kho, xuất kho, thủ kho tiến hành kiểm tra lại tính hợp lệ, hợp pháp của chứng từ nhập, xuất kho rồi ghi chép sổ thực nhập, thực xuất gốc chứng từ và thẻ kho theo chỉ tiêu số lượng, cuối ngày phải khoá sổ và tính số tồn kho và ghi vào thẻ kho. Cuối tháng thủ kho lên phòng kế toán để kiểm tra đối chiếu cùng với nhân viên cấp phát của phòng vật tư. Sơ đồ 2.1: Trình tự kế toán chi tiết hàng tồn kho theo phương pháp thẻ song song tại công ty được thể hiện qua sơ đồ sau: Thẻ kho Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho Sổ chi tiết VL, DC Bảng kê tổng hợp nhập, xuất tồn VL, DC Sổ kế toán tổng hợp Ghi chú: Ghi hàng ngày : Đối chiếu hàng ngày : Ghi cuối tháng : Đối chiếu cuối tháng : * Thẻ kho Mẫu số S12 - DN (Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính) Biểu 01 Đơn vị : Công ty cổ phần Pin Hà Nội Địa chỉ : Thị trấn Văn Điển – Thanh Trì - Hà Nội Thẻ (sổ) Kho - Tên, nhãn hiệu, quy cách vật tư : kẽm thỏi - Đơn vị tính : Kg - Mã số : VLC 001 Stt Ngày tháng Số hiệu chứng từ Diễn giải Ngày nhập xuất Số lượng Ghi chú Nhập Xuất Nhập Xuất Tồn A B C D E F 1 2 3 G Tồn đầu tháng 1. 14/04 PN 174 Mua kẽm thỏi 14/04 97.637 97.637 2. 27/04 PN 196 Mua kẽm thỏi 27/04 100.000 197.637 3. 29/04 PN 204 Mua kẽm thỏi 29/04 1.737 199.374 4. 29/04 PX 25ĐM Phiếu định mức tháng4/2010 29/04 199.374 0 Cộng x 199.374 199.374 0 Người lập (ký, họ tên) Kế toán trưởng (ký, họ tên) Ngày 29 tháng 04 năm 2010 Giám đốc (ký, họ tên, đóng dấu) 2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty Cổ phần Pin Hà Nội * Chứng từ kế toán công ty cổ phần Pin Hà Nội sử dụng: Để hạch toán nguyên vật liệu có rất nhiều chứng từ kế toán được Công ty sử dụng, do đặc điểm Công ty sử dụng nhiều vật liệu để sản xuất Pin nên phải phản ánh, theo dõi chặt chẽ tình huống nhập, xuất, tồn kho của từng loại nguyên liệu. Thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu ở Công ty được theo dõi chặt chẽ số liệu hiện có và tình hình biến động của từng thứ nguyên vật liệu cả về số lượng, chất lượng và giá trị. Các chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý ban đầu để ghi sổ kế toán bao gồm: - Phiếu xuất vật tư theo định mức đối với nguyên vật liệu chính, nhiên liệu, vật liệu phụ. - Phiếu xuất kho đối với phụ tùng. - Phiếu nhập kho đối với vật liệu mua ngoài. - Hoá đơn giá trị gia tăng. * Phiếu xuất vật tư theo định mức. Biểu số: 02 Phiếu xuất vật tư theo định mức (Dùng cho các loại vật tư chính phụ có mức) Ngày 20 tháng 04 năm 2010 Đơn vị lĩnh vật tư: Phân xưởng Pin số 1. Số : 16ĐM Stt Mã VT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 065 Nắp nhựa R20 PP Cái 4.670 18 84.060 2 076 Giấy tẩm hồ R20 kg 1.770 53.400 94.518.000 Phân xưởng Phòng tài chính kế toán Thủ kho (Đã ký) (Đã ký) (Đã ký) Biểu số: 03 Phiếu xuất vật tư theo định mức (Dùng cho các loại vật tư chính phụ có mức) Ngày 29 tháng 04 năm 2010 Đơn vị lĩnh vật tư: Phân xưởng Pin số 02. Số : 21ĐM Stt Mã VT Tên vật tư ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền 1 041 Bột MnO2 Cao Bằng Kg 78.050 4440 346.542.000 2 053 Muội Axêtylen Kg 5.250